Excel: evaluar un proyecto de inversión: 6 pasos


 

Saturday, 9 August 2014

Excel: evaluar un proyecto de inversión: 6 pasos

Evaluar un proyecto de inversión con Excel
Excel incluye un conjunto de funciones que procesan inversiones y flujos netos de caja aplicando los criterios que toman en cuenta el valor cronológico del dinero en el tiempo, a partir de los cuales se obtienen indicadores de la rentabilidad del proyecto en términos absolutos o relativos, los cuales son necesarios para una adecuada toma de decisiones de inversión o financiamiento. Excel permite analizar de una manera muy rápida el resultado de la evaluación de proyectos, para este efecto pueden usarse las diversas funciones financieras con las que cuenta. Las siguientes son las principales funciones que ha desarrollado Excel para la evaluación de proyectos e inversiones:
 Valor Actual Neto (VNA)
Devuelve el Valor Actual neto o Valor Presente Neto de una anualidad general cuya inversión inicial empieza a fines del primer período y los flujos futuros de caja que ocurren a fines de cada período no necesariamente tienen que ser uniformes.
Sintaxis
VNA(tasa; valor1; valor2, ,,,,)
Tasa Interna de Retorno(TIR)
Devuelve la Tasa Interna de Retorno en proyectos de inversión o financiación donde los flujos de caja no necesariamente son constantes, pero los plazos entre dichos flujos si son uniformes. El argumento valores debe contener por lo menos un valor negativo y uno positivo para calcular la TIR.
Sintaxis
TIR(valores; estimar)

  • Ejemplo1 Calcule el valor presente neto de un proyecto cuyo diagrama de flujo de caja trimestral es el siguiente: -10000, 3000, 3500, 5000. El costo de oportunidad es del 5% efectivo trimestral

Tasa : 5%
Valor1: -10000, valor2: 3000, valor3: 3500, valor4: 5000
Solución:
VNA(5%; -10000; 3000; 3500; 5000) = 334.22
TIR(-10000;3000;3500;5000; 5%) = 6.71%

Evaluar un proyecto de inversión

1 dSi bien ninguna herramienta o predicción Evaluar cada proyecto con un sistema estructurado de análisis aumenta las probabilidades de éxito.puede garantizar el éxito de una inversión, abordar el problema siguiendo un sistema estructurado de análisis aumentará, sin dudas, las probabilidades de éxito. Seguí los pasos que detallamos a continuación para evaluar tus próximos proyectos:
Paso 1. Definir el proyecto de inversión. Esta etapa es de carácter cualitativo y en ella, antes de proponer la solución en forma de un proyecto de inversión, hace falta describir el problema. Por ejemplo, en una pizzería el problema puede ser el crecimiento de la demanda que no se puede responder de forma adecuada con los hornos instalados. O en un local de ropa exclusiva, la apertura de un local separado para outlet, de manera de no afectar el posicionamiento logrado. Así, el proyecto de inversión, será en consecuencia una solución al problema identificado (ver “Toma de decisiones”, para más información sobre cómo generar alternativas y criterios de selección).
Paso 2. Realizar el estudio de mercado. Es clave para estimar si hay demanda potencial para que el proyecto se sostenga en el tiempo y dé los beneficios que se esperan. La profundidad del análisis estará definida por el monto previsto de inversión y la complejidad del emprendimiento. Mientras que la compra de una máquina para una costurera independiente podrá no requerir más que una breve estimación de aumentos de pedidos en base a las tendencias de moda, la apertura de una fábrica de ladrillos con importantes inversiones en planta y maquinarias va a precisar un análisis de mercado completo.
Paso 3. Realizar el análisis técnico. Sobre la base de la demanda estimada en el punto anterior y la naturaleza del proyecto, se debe definir su tamaño, dónde se va a usar o ubicar, qué preparación o capacitación requiere y demás aspectos técnicos relevantes para determinar la inversión inicial y estimar los costos futuros.
Paso 4. Definir los parámetros económicos. En ésta etapa es necesario definir la inversión inicial y cuantificar tanto los beneficios (que a veces pueden ser un ahorro) como los costos que va a generar el proyecto, y usar esta información para construir un cuadro de flujos de fondos para la vida útil de la inversión (ver “Flujos de fondos: 6 errores comunes” y “Cómo armar un flujo de fondos”). En este paso, vale tener en cuenta que factores como los aumentos de costos claves o los cambios drásticos de demanda pueden generar escenarios negativos o positivos para el proyecto, que merecen ser analizados en cuadros de flujos separados.
Paso 5. Calcular indicadores clave. A partir de los flujos de fondos se puede estimar la rentabilidad del proyecto usando indicadores financieros. Estos valores permiten comparar fácilmente entre proyectos alternativos. Los que se emplean con mayor frecuencia son:
  • Valor Actual Neto (VAN), que permite equiparar a valor presente el flujo de fondos.
  • Tasa Interna de Retorno (TIR), que indica la rentabilidad intrínseca del proyecto.
  • Payback o periodo de recuperación de capital, que indica en cuánto tiempo se puede recuperar el desembolso inicial del proyecto.

Paso 6. Comparar resultados y expectativas. Con el proyecto definido, la demanda estimada, beneficios y costos analizados, y varios indicadores financieros calculados, resta comparar los datos obtenidos con las expectativas acerca del proyecto: ¿Son mis objetivos de facturación coherentes con la inversión y la demanda? ¿Existe alguna solución alternativa más rentable al problema que trato resolver? Si las respuestas halladas no satisfacen las expectativas, es necesario revisar el proyecto o hacer ajustes antes de ponerlo en marcha.

Fuente: http://www.gerencie.com/evaluacion-del-proyecto-con-excel.html
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EXCEL: Percibido y devengado: dos formas de contabilizar


 

 Tuesday, 5 August 2014

EXCEL: Percibido y devengado: dos formas de contabilizar

Percibido y devengado: dos formas de contabilizar
AUTOR: Equipo editorial de Buenos Negocios http://www.buenosnegocios.com/notas/697-percibido-y-devengado
No necesitás ser un experto contable para operar tu negocio, pero entender estos criterios básicos te ayudará a tomar mejores decision
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Percibido y devengado: dos formas de contabilizar

 arrIdsIndex = 0;

1 de 1

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La forma de registrar ganancias y de reconocerLejos de ser formas contrapuestas de entender a la empresa, los criterios de lo percibido y de lo devengado se complementan para interpretar de forma integral la compleja realidad de la circulación del dinero. gastos tiende a generar dudas teóricas a la hora de abordar un proyecto de inversión o una decisión importante en la empresa. ¿Tener en cuenta el hecho económico o el financiero? ¿En quémomento y para qué considerar cada uno? Según el objetivo del análisis y el tipo de herramienta que se utilice, puede ser recomendable acudir al criterio contable de lo percibido o al de lo devengado. Vamos a ver a continuación, qué son estos principios y qué papel pueden cumplir en la toma de decisiones en unapyme.

  • El criterio de lo devengado. Este método reconoce un hecho económico (una venta, una compra, una prestación de servicio, etc.) sin preocuparse de los efectos del movimiento de efectivo que genera. A modo de ejemplo práctico, si estás inscripto en el régimen general y hacés una venta a plazo, poco importará para la determinación del IVA a pagar del mes el hecho de que vas a cobrar el dinero de la venta dentro de 60 días; el impuesto en cuestión tiene en cuenta la ocurrencia de la operación, no sus efectos financieros futuros, y así debe pagarse sobre lo facturado. En general, éste es el criterio a usar cada vez que tengas que planificar la estrategia impositiva y contable de tu empresa, decidir políticas de ventas a plazo o prepararte para contraer un préstamo.
  • El criterio de lo percibido. Este método reconoce los movimientos de caja sin considerar cuándo se han producido los hechos económicos que los ocasionan, es decir, que se enfoca en los aspectos financieros. Por ejemplo, si considerás vender el camión de reparto de tu empresa, ¿aceptarás cuotas o vas a preferir un pago al contado? ¿Podés descontar un cheque con fecha futura para hacer pagos que necesitás realizar hoy? ¿Si invertís mañana $100.000 en un negocio que comenzará a operar y generar ingresos dentro de un año, deberán los réditos compensar el tiempo ocioso? En general, siempre y cuando la decisión que se discute dependa más de la liquidez disponible que de la solvencia económica, conviene usar el método de lo percibido. Para armar un flujo de fondos, por ejemplo, el criterio de lo percibido es ideal porque describe eficientemente a la generación de dinero en efectivo dejando de lado a la generación del resultado contable.

En la práctica, los criterios de lo percibido y de lo devengado, lejos de ser formas contrapuestas de entender la administración, se complementan para interpretar de forma integral a la compleja realidad de la circulación de dinero en la vida diaria de un negocio. Si querés profundizar, repasá los ejemplos y los links en esta nota y no dudes enconsultar con tu contador o asesor financiero.

AUTOR: Equipo editorial de Buenos Negocios

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Excel: situación patrimonial


Monday, 4 August 2014

Excel: situación patrimonial

lanilla de excel para Estado de Situación Patrimonial resume de manera simple los activos corrientes y no corrientes de una empresa, así como el pasivo y patrimonio neto.
La equivalencia contable exige que el activo sea igual al patrimonio neto más pasivo. La planilla advierte automáticamente en el caso que esta equivalencia no se esté dando
En cada momento del tiempo es necesario tener conocimiento del estado financiero en que se encuentra una empresa.
El estado de situación patrimonial es un informe financiero que detalla mediante el activo, el pasivo y el patrimonio neto, el estado en que se encuentra la compañía.
Los activos son todas las cuentas que reflejan los valores con que cuenta la empresa para poder obtener dinero.
Los pasivos son las obligaciones que tiene la empresa y que le implicarán futuros egresos de dinero.
El patrimonio neto está compuesto por los aportes de los propietarios de la empresa más los resultados no distribuidos.

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Excel: Tasa interna de retorno


 Excel: Tasa interna de retorno

Excel: Tasa interna de retorno

La tasa interna de retorno (TIR) es una tasa de rendimiento utilizada en el presupuesto de capital para medir y comparar la rentabilidad de las inversiones. También se conoce como la tasa de flujo de efectivo descontado de retorno. En el contexto de ahorro y préstamos a la TIR también se le conoce como la tasa de interés efectiva. El término interno se refiere al hecho de que su cálculo no incorpora factores externos (por ejemplo, la tasa de interés o la inflación).
tasa interna de retorno tir

Definición de la TIR

La tasa interna de retorno de una inversión o proyecto es la tasa efectiva anual compuesto de retorno o tasa de descuento que hace que el valor actual neto de todos los flujos de efectivo (tanto positivos como negativos) de una determinada inversión igual a cero.
En términos más específicos, la TIR de la inversión es la tasa de interés a la que el valor actual neto de los costos (los flujos de caja negativos) de la inversión es igual al valor presente neto de los beneficios (flujos positivos de efectivo) de la inversión.
Las tasas internas de retorno se utilizan habitualmente para evaluar la conveniencia de las inversiones o proyectos. Cuanto mayor sea la tasa interna de retorno de un proyecto, más deseable será llevar a cabo el proyecto. Suponiendo que todos los demás factores iguales entre los diferentes proyectos, el proyecto de mayor TIR probablemente sería considerado el primer y mejor realizado.

Fórmula de la TIR

formula tir
donde
t – el tiempo del flujo de caja
i – la tasa de descuento (la tasa de rendimiento que se podría ganar en una inversión en los mercados financieros con un riesgo similar) .
Rt – el flujo neto de efectivo (la cantidad de dinero en efectivo, entradas menos salidas) en el tiempo t. Para los propósitos educativos, R0 es comúnmente colocado a la izquierda de la suma para enfatizar su papel de (menos) la inversión.

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TIR

Devuelve la tasa interna de retorno de los flujos de caja representados por los números del argumento valores. Estos flujos de caja no tienen por que ser constantes, como es el caso en una anualidad. Sin embargo, los flujos de caja deben ocurrir en intervalos regulares, como meses o años. La tasa interna de retorno equivale a la tasa de interés producida por un proyecto de inversión con pagos (valores negativos) e ingresos (valores positivos) que ocurren en períodos regulares.

Sintaxis
TIR(valores;estimar)
Valores es una matriz o una referencia a celdas que contienen los números para los cuales desea calcular la tasa interna de retorno.

  • El argumento valores debe contener al menos un valor positivo y uno negativo para calcular la tasa interna de retorno.
  • TIR interpreta el orden de los flujos de caja siguiendo el orden del argumento valores. Asegúrese de introducir los valores de los pagos e ingresos en el orden correcto.
  • Si un argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lógicos o celdas vacías, esos valores se pasan por alto.

Estimar es un número que el usuario estima que se aproximará al resultado de TIR.

  • Microsoft Excel utiliza una técnica iterativa para el cálculo de TIR. Comenzando con el argumento estimar, TIR reitera el cálculo hasta que el resultado obtenido tenga una exactitud de 0,00001%. Si TIR no llega a un resultado después de 20 intentos, devuelve el valor de error #¡NUM!
  • En la mayoría de los casos no necesita proporcionar el argumento estimar para el cálculo de TIR. Si se omite el argumento estimar, se supondrá que es 0,1 (10%).
  • Si TIR devuelve el valor de error #¡NUM!, o si el valor no se aproxima a su estimación, realice un nuevo intento con un valor diferente de estimar.

Observaciones
TIR está íntimamente relacionado a VNA, la función valor neto actual. La tasa de retorno calculada por TIR es la tasa de interés correspondiente a un valor neto actual 0 (cero). La fórmula siguiente demuestra la relación entre VNA y TIR:
VNA(TIR(B1:B6),B1:B6) es igual a 3,60E-08 [Dentro de la exactitud del cálculo TIR, el valor 3,60E-08 es en efecto 0 (cero).]

Ejemplo
El ejemplo puede resultar más fácil de entender si lo copia en una hoja de cálculo en blanco.
Mostrar¿Cómo?

  1. Cree un libro o una hoja de cálculo en blanco.
  2. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. No seleccione los encabezados de fila o de columna.
Seleccionar un ejemplo de la Ayuda
Seleccionar un ejemplo de la Ayuda
  1. Presione CTRL+C.
  2. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.
  3. Para alternar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven los resultados, presione CTRL+` (acento grave) o, en el menú Herramientas, elija Auditoría de fórmulas y, a continuación, haga clic en Modo de auditoría de fórmulas.
1
2
3
4
5
6
7
A B
Datos Descripción
-70.000 Costo inicial de un negocio
12.000 Ingresos netos del primer año
15.000 Ingresos netos del segundo año
18.000 Ingresos netos del tercer año
21.000 Ingresos netos del cuarto año
26.000 Ingresos netos del quinto año
Fórmula Descripción (Resultado)
=TIR(A2:A6) Tasa interna de retorno de la inversión después de cuatro años (-2%)
=TIR(A2:A7) Tasa interna de retorno después de cinco años (9%)
=TIR(A2:A4;-10%) Para calcular la tasa interna de retorno de la inversión después de dos años, tendrá que incluir una estimación (-44%)

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¿Cómo hacer un Control de Stock en Excel?


sto1

Para cualquier empresa, la gestión del inventario desempeña un papel importante en el gráfico de beneficios del negocio.

Ya se trate de una unidad de fabricación, una empresa comercial o incluso una tienda al por menor, el inventario se debe mantener bien/correctamente/apropiadamente para que el propietario tenga una idea clara sobre el flujo de mercancías dentro de la empresa.

El inventario se refleja como el activo actual en el balance de cualquier empresa, ya que es igual a la entrada de efectivo, al ser vendido.

 

La Gestión del inventario

La gestión o el control de inventario requiere de una vigilancia constante y esto se puede realizar más eficientemente usando el software de MS, MS Excel. El proceso de gestión del inventario implica tres aspectos principales:

  • La transferencia del control de las materias primas y productos terminados dentro y fuera de la compañía, respectivamente.
  • El cálculo de las existencias reguladoras, con el fin de mantener la empresa funcionando sin interrupción.
  • Llevar un registro de los bienes en progreso (materiales que pasan por el proceso de producción), con el fin de ajustar los pedidos aceptados.

 

sto2

 

Control de Acciones con Excel

Cuando la empresa es pequeña, la gestión del inventario no es muy complicada. Mientras que en las empresas grandes, la propia base de datos es bastante grande y la gestión computarizada del inventario se vuelve inevitable. En dicho establecimiento, el control y la gestión de acciones se necesitan hacer en diferentes ubicaciones dentro de una premisa o dentro de una única red de suministro.

Microsoft Excel proporciona la plataforma perfecta para un registro de seguimiento de inventario detallado que incluye todos los elementos como los artículos de los bienes, el costo, el porcentaje de las ventas totales, el costo por cada unidad, el precio de venta, el porcentaje de las ventas y otra información importante similar.

Tal inventario ayudará a los gerentes de la empresa a realizar un seguimiento de los productos terminados, el consumo de materias primas y la cantidad de las existencias reguladoras que se deben mantener para que el proceso de producción de la empresa se dé sin dificultades, al mismo tiempo teniendo cuidado de no tener un exceso de acciones, que se verá muy mal en la gráfica fiscal de la empresa. La gestión meticulosa del inventario precede el curso regular y planificado de la producción, las existencias y el suministro de productos terminados.

 

sto2

 

Crear una Lista de Acciones en Excel

Excel es una herramienta fácil de usar y tan potente a la vez, que incluso un novato que sólo tiene experiencia práctica con el programa puede adaptarse con facilidad a este para crear una lista de acciones. Sin embargo, la persona debe tener una buena comprensión de los productos, el proceso de fabricación y de la cadena de suministros de la empresa para poder crear una hoja de Excel con todo incluido.

 

sto5

 

Paso 1: Crear Columnas

Anota el número de columnas que se deben crear en la hoja de cálculo y crea las columnas correspondientes con el ancho apropiado usando el ratón para arrastrar la línea entre las columnas.

 

Paso 2: Ajustar el ancho de las columnas

Esto se puede hacer teniendo en cuenta la cantidad de espacio que cada elemento de la columna va a ocupar. Una vez más la persona que hace la hoja de cálculo debe tener una buena comprensión de las mercancías manipuladas en la empresa.

 

Paso 3: Introducción de texto

Ahora introduce el título de la hoja de cálculo y los encabezados de columna. Después de introducirlos, dale a «Ajustar texto» y alinea el encabezado de columna para centrar la alineación. Parte del encabezado tiene que extenderse sobre más de una columna, que se puede hacer fusionando las celdas y pulsando el botón «Ajustar texto».

 

Paso 4: Resaltar la fuente

Los encabezamientos de título y de columna deben ser resaltadas en negrita seleccionando estos títulos y pulsando el símbolo ‘B ‘ en negrita de las herramientas que se encuentran arriba.

 

Paso 5: Resaltar y sombrear las columnas

Esto se hace para marcar las columnas importantes para que sea posible una mirada rápida por los datos pertinentes.

 

Paso 6: Fórmulas

Esta es la parte principal de la hoja de trabajo que ayuda a llegar a una cifra calculada a partir de la disposición de datos. Por lo tanto, se debe tener cuidado al formularlas. En columnas como el precio por unidad, el precio de venta, el porcentaje de ventas, el rango de ventas, la cantidad de reposición y el balance de acciones, aplica las fórmulas y pégalas en toda la longitud de la columna para que se aplique a lo largo de toda la hoja. Por ejemplo: Cantidad de pedido = mínimo de acciones a mano – cantidad disponible.

 

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Ahora que las columnas están listas, puedes introducir los datos y los detalles calculados correspondientes estarán disponibles en Excel.
 
sto4
 

El secreto para el éxito empresarial es mantener el nivel de acciones necesarias para satisfacer tus ventas. Esto se puede hacer mediante el uso de la hoja de cálculo de Excel y la evaluación de los valores calculados durante un periodo de tiempo, por algunas semanas, para que el propietario pueda llegar a una conclusión sobre el porcentaje de ventas y la cantidad de acciones que debería tener.

– See more at: http://www.egafutura.com/es/wiki/control-stock-excel#sthash.UCwpmjOI.dpuf

Excel: Trigonometría


trigo1

 

La trigonometría es una rama de la matemática, cuyo significado etimológico es ‘la medición de los triángulos‘. Deriva de los términos griegos τριγωνο trigōno ‘triángulo’ y μετρον metron ‘medida’.[1]

En términos generales, la trigonometría es el estudio de las razones trigonométricas: seno, coseno; tangente, cotangente; secante y cosecante. Interviene directa o indirectamente en las demás ramas de la matemática y se aplica en todos aquellos ámbitos donde se requieren medidas de precisión. La trigonometría se aplica a otras ramas de la geometría, como es el caso del estudio de las esferas en la geometría del espacio.

 

Posee numerosas aplicaciones, entre las que se encuentran: las técnicas de triangulación, por ejemplo, son usadas en astronomía para medir distancias a estrellas próximas, en la medición de distancias entre puntos geográficos, y en sistemas de navegación por satélites.

En la medición de ángulos y, por tanto, en trigonometría, se emplean tres unidades, si bien la más utilizada en la vida cotidiana es el grado sexagesimal, en matemáticas es el radián la más utilizada, y se define como la unidad natural para medir ángulos, el grado centesimal se desarrolló como la unidad más próxima al sistema decimal, se usa en topografía, arquitectura o en construcción-

  • Radián: unidad angular natural en trigonometría. En una circunferencia completa hay 2π radianes (algo más de 6,28).
  • Grado sexagesimal: unidad angular que divide una circunferencia en 360 grados.
  • Grado centesimal: unidad angular que divide la circunferencia en 400 grados centesimales.

 

trigo

 

 

 

En Excel:

 

FUNCIONES MATEMATICAS Y TRIGONOMETRICAS (EXCEL)

ex1

ABS(número): Devuelve el valor absoluto del argumento número. Ejemplos:

La funcion ABS(-5) da como resultado 5

La funcion ABS(10) da como resultado 10.

La función ABS(-2) da como resultado 2.

ACOS(número): Esta función devuelve el arco coseno del argumento número. Número debe ser mayor o igual que –1 y menor o igual que 1. Los valores devueltos por la función están comprendidos en el intervalo 0 a pi.

En el ejemplo de la figura No.2 puede apreciar que en cada una de las celdas de la columna B se calcula el arco coseno para el argumento presente en cada celda correspondiente de la columna A. Al lado derecho se muestra la gráfica generada por Excel con los valores calculados.

Para ver el gráfico seleccione la opción «Descargar» del menú superior

ACOSH(número): Esta función calcula el coseno hiperbólico inverso del argumento número. En la figura No. 3 puede observar que en cada una de las celdas de la columna B se ha calculado el coseno hiperbólico inverso, tomando como argumento cada uno de los valores de la correspondiente celda de la columna A. A la derecha se muestra la gráfica generada por Excel utilizando los datos calculados. El argumento dado a esta función debe ser un valor mayor o igual a uno.

Para ver el gráfico seleccione la opción «Descargar» del menú superior

 

ex2

 

ALEATORIO(): Esta función devuelve un valor al azar comprendido entre 0 y 1. Esta función no tiene argumentos. Cada vez que se genere un valor aleatorio será diferente al anteriormente calculado.

ASENO(número): Devuelve el arcoseno del argumento número. El valor devuelto por esta función está expresado en radianes. El argumento número debe ser mayor o igual que –1 y menor o igual que 1.

El valor devuelto está comprendido en el intervalo comprendido entre -pi/2 a pi/2. En la figura No. 4 se presenta el ejemplo correspondiente. En cada una de las celdas de la columna B se ha calculado el arcoseno tomando como argumento el valor de cada celda correspondiente de la columna A.

Para ver el gráfico seleccione la opción «Descargar» del menú superior

ASENOH(número): Esta función calcula el seno hiperbólico inverso del argumento número. En el ejemplo de la figura No. 5 puede apreciar que en cada una de las celdas de la columna B se calcula el seno hiperbólico inverso, tomando como argumento el valor de cada celda correspondiente de la columna A. Observe que a la derecha se muestra la gráfica generada por los valores calculados. El argumento de esta función puede ser cualquier valor numérico positivo o negativo.

Para ver el gráfico seleccione la opción «Descargar» del menú superior

 

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ATAN(número): Esta función calcula el arco tangente del argumento número. En la figura No. 6 puede apreciar, en cada una de las celdas de la columna B se calcula el arco tangente del argumento representado por celda correspondiente en la columna A.

Para ver el gráfico seleccione la opción «Descargar» del menú superior

ATAN2(coord_x,coord_y): Esta función devuelve la tangente inversa de las coordenadas especificadas por los argumentos coord_x y coord_y. El valor devuelto por la función es un ángulo. El resultado viene dado en radianes. Ejemplo:

ATAN2(2,1) da como resultado 0.46 radianes.

ATAN2(1,1) da como resultado 0.79 radianes.

ATANH(número): Esta función devuelve la tangente hiperbólica inversa del argumento número. En la figura No. 7 se observa que en cada una de las celdas de la columna B se ha calculado la tangente hiperbólica inversa, tomando como argumento el valor correspondiente de cada celda de la columna A. El argumento debe ser un valor mayor que –1 y menor que 1.

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COMBINAT(número,tamaño): El resultado de la función es el número de combinaciones para un determinado número de elementos. Número representa el número de elementos. El argumento tamaño indica el número de elementos en cada combinación. Ejemplo:

COMBINAT(25,2) da como resultado 300

COMBINAT(12,12) da como resultado 1

COMBINAT(12,3) da como resultado 220

COS(número): Esta función calcula el coseno del argumento número. El ángulo viene expresado en radianes. Por ejemplo, como puede apreciar en la figura No. 8, en cada una de las celdas de la columna B se calcula el coseno para la celda correspondiente en la columna A. Al lado derecho de la figura puede apreciar la gráfica generada por Excel para los datos introducidos.

Para ver el gráfico seleccione la opción «Descargar» del menú superior

COSH(número): Calcula el coseno hiperbolico del argumento número. En el ejemplo de la figura No. 9, en cada celda de la columna B se calcula el coseno hiperbólico para el valor dado como argumento que es cada celda correspondiente de la columna A. A la derecha aparece la gráfica generada por Excel tomando los datos del coseno hiperbólico.

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EX5

 

ENTERO(número): Devuelve la parte entera del número, sin importar la magnitud de la parte decimal. Es decir, devuelve el número eliminando la parte decimal. Por ejemplo:

ENTERO(3.1) da como resultado 3

ENTERO(3.9) da como resultado 3

ENTERO(2.95) da como resultado 2

ENTERO(5) da como resultado 5

ENTERO(-10) da como resultado –10.

EXP(número): El resultado de esta función es el número e elevado a la potencia indicada en el argumento. Como puede observar en el ejemplo de la figura No. 10, en cada una de las celdas de la columna B se calculó la función exp, tomando como argumento el contenido de cada celda correspondiente en la columna A. Como puede observar, a la derecha, Excel generó la gráfica correspondiente tomando como base los valores calculados por la función exp.

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FACT(número): Esta función devuelve el factorial del valor especificado como argumento. Por ejemplo,

FACT(3) da como resultado 6

FACT(5) da como resultado 120

GRADOS: Convierte el argumento expresado en radianes a grados. Por ejemplo,

GRADOS(PI()) da como resultado 180 grados

GRADOS(PI()/2) da como resultado 90 grados.

LN(número): Calcula el logaritmo natural del valor dado como argumento. El logaritmo natural está definido únicamente para valores mayores que cero. Observe el ejemplo de la figura No. 11, en cada celda de la columna B se calcula el logaritmo natural para cada valor correspondiente de la celda de la izquierda, en la columna A. Observe a la derecha, la gráfica generada por Excel para el logaritmo natural.

LOG(número,base): Calcula el logaritmo del argumento número, la base está dada por el segundo argumento. Si no se le da valor al argumento base, lo calcula con la base 10. El logaritmo está definido para valores positivos. En la figura No. 11 puede apreciar que en cada celda de la columna C se ha calculado el logaritmo con base 5, siendo el argumento número su correspondiente valor de la celda de la columna A. Como puede observar, a la derecha aparece la gráfica generada por Excel para logaritmo con base 5.

LOG10(número): Calcula el logaritmo con la base 10 del argumento número. El logaritmo está definido para valores positivos. En la figura No. 11 puede apreciar que en la columna D se ha calculado el logaritmo con base 10, tomando como argumento su correspondiente valor en cada celda de la columna A. Observe que al lado derecho aparece la gráfica para el logaritmo con base 10.

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EX5

 

MDETERM(matriz): Devuelve el determinante de una matriz. El argumento matriz puede ser un rango de celdas o una constante. Esta función devuelve un único valor. Se genera el código de error #¡VALOR! si al menos una celda de la matriz contiene un valor no numérico o si la celda está vacía. La matriz debe tener el mismo número de filas y de columnas; Si no se cumple con esta restricción, la función devuelve el código de error #¡VALOR!

Ejemplo: Observe la figura No. 12, en la celda D6 se ingresó la fórmula para calcular el determinante de la matriz comprendida en el rango A2:C4. También pudo ingresarse el argumento de la siguiente forma, como constante: =MDETERM({2;1;5\6;1;2\3;2;1}), dando como resultado 39.

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MINVERSA(matriz): El resultado generado por esta función es la matriz inversa del argumento que es de tipo matriz. En el siguiente ejemplo, se explica cómo calcular la matriz inversa. Cuando una función devuelve una matriz, como es este caso, el procedimiento varía levemente, tal como se explicará en el siguiente ejemplo:

Se va a calcular la inversa de la matriz presente en el rango A2:C4 que aparece en la figura No. 13. Debe seleccionar las celdas en las cuales va a quedar la matriz resultante, en este caso, el rango A8:C10. Haga clic en el ícono Pegar función de la barra de herramientas estándar. Se muestra el cuadro de diálogo «Pegar función», como puede apreciar en la figura No. 14. En «Nombre de la función:» seleccione MINVERSA y presione el botón Aceptar

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Se Muestra el cuadro de diálogo indicado en la figura No. 15, en el cual puede seleccionar la matriz que es el argumento de la función. Haga clic en el rectángulo que aparece al frente del nombre del argumento. Se cierra temporalmente este cuadro de diálogo para que seleccione el rango del argumento, tal como se indica en la figura No. 16. Después de seleccionado el rango, presione la tecla INTRO y de nuevo se encontrará en la figura No. 15, ya con el argumento establecido.

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Finalmente, presione las siguientes teclas, sostenidas: <CONTROL>+<MAYUSC>+<INTRO> y en el rango A8:C10 ha quedado el resultado de la función, tal como puede apreciar en la figura No. 17.

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MMULT(matriz1,matriz2): El resultado de la función es el producto matricial de matriz1 y matriz2. El número de columnas de matriz1 debe ser el mismo número de filas que matriz2. La matriz resultado tiene el mismo número de filas que matriz1 y el mismo número de columnas que matriz2. Recuerde que como se trata de una función que devuelve una matriz, el procedimiento es similar al explicado para la función MINVERSA.

Ejemplo: En la figura No.18 Se calculó el producto matricial de dos matrices, matriz1 se encuentra en el rango A3:C6. Matriz2 tiene el rango A9:E11. El rango que se le dio a la matriz resultado fue H3:L6. Matriz1 tiene 3 columnas y matriz2 tiene 3 filas, cumpliéndose la condición de que el número de columnas de matriz1 debe ser igual al número de filas de matriz2. La matriz resultado tiene 4 filas y 5 columnas, es decir, tiene el mismo número de filas de matriz1 y el mismo número de columnas que matriz2.

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ex6

 

Si al menos una celda de matriz1 o matriz2 contiene un valor no numérico o está vacía, se genera el código de error #¡VALOR!, en todas las celdas de la matriz resultante. También se genera el código de error #¡VALOR! si la matriz1 no tiene el mismo número de columnas que el número de filas de matriz2.

En la figura No. 19 puede observar, por ejemplo, que en el rango A6:E11 se incluyó la función para el cálculo del producto matricial de las matrices en los rangos A2:B3 y D2:E3. El producto matricial da como resultado una matriz de dos filas y dos columnas. Las celdas sobrantes devuelven el código de error #N/A. En este caso, debió definirse como matriz resultante la comprendida en el rango A6:B7.

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MULTIPLO.INFERIOR(número, cifra_significativa): El múltiplo de un número es aquel que contiene a otro un número exacto de veces, es decir que el resultado de la división es un valor entero. Ejemplo, 15 es múltiplo de 3 y 5 porque 15/3=5 y 15/5=3. En cambio, 15 no es múltiplo de 4 porque 15/4 da como resultado 3.75 que es un valor con parte decimal.

La función MULTIPLO.INFERIOR devuelve el múltiplo del argumento cifra_significativa que es menor y más próximo al argumento número. Para el caso de valores negativos, busca el múltiplo del argumento cifra_significativa que es mayor y más próximo al argumento número. Ejemplo:

MULTIPLO.INFERIOR(25,3) da como resultado 24. Porque 24 es el múltiplo de 3, que es menor y más próximo al número 25.

MULTIPLO.INFERIOR(18,5) da como resultado 15 porque 15 es el múltiplo de 5 más próximo a 18.

NUMERO.INFERIOR(-18,-5) da como resultado –15 porque –15 es el múltiplo de –5 más próximo a –18. Observe que para el caso de valores negativos, busca el número mayor que es múltiplo, no menor para el caso de valores positivos.

NUMERO.INFERIOR(-25,-3) da como resultado –24.

NUMERO.INFERIOR(-30,2) da como resultado el error #NUM! Porque los dos argumentos tienen diferentes signos, el primero negativo y el segundo positivo.

MULTIPLO.SUPERIOR(Número,Cifra_significativa): Devuelve el valor que es múltiplo de cifra_significativa, siendo mayor y más próximo al argumento Número. Para valores negativos busca el valor que es múltiplo de cifra_significativa, siendo menor y más próximo al argumento número. Ejemplo:

MULTIPLO.SUPERIOR(25,3) da como resultado 27. Porque 27 es el múltiplo de 3, siendo mayor que y al mismo tiempo más próximo al número 25.

MULTIPLO.SUPERIOR(-25-3) da como resultado –27. Porque –27 es el múltiplo de –3, siendo menor y al mismo tiempo más próximo a –25.

MULTIPLO.SUPERIOR(255,6) da como resultado 258. Porque 258 es el múltiplo de 6 que es mayor y al mismo tiempo más próximo a 255.

MULTIPLO.SUPERIOR(-25, 4) da como resultado #NUM! Indicando que los dos argumentos son de diferente signo, por lo tanto no es posible hallar el valor.

NUMERO.ROMANO(número,forma): Esta función toma el argumento número y lo convierte a su equivalente en romano. El argumento forma, es el tipo de número romano deseado, entre las opciones presentadas enseguida:

Forma Tipo de romano
omitido Clásico
0 Clásico
1 Más conciso
2 Más conciso
3 Más conciso
4 Simplificado
VERDADERO Clásico
FALSO Simplificado

A continuación se muestran algunos ejemplos que indican la utilización de la función número.romano:

NUMERO.ROMANO(399,0) da como resultado «CCCXCIX»

NUMERO.ROMANO(399,1) da como resultado «CCCVCIV»

NUMERO.ROMANO(399,2) da como resultado «CCCVCIV»

NUMERO.ROMANO(256,FALSO) da como resultado «CCLVI»

PI(): Da como resultado el valor de la constante matemática pi.

POTENCIA(número,potencia): Toma el argumento número y lo eleva a la potencia indicada por el argumento potencia. Ejemplo,

POTENCIA(2, 5) da como resultado 32

POTENCIA( 10, 3) da como resultado 1000

POTENCIA(2,4) da como resultado 16

POTENCIA(3,3) da como resultado 27.

PRODUCTO(número1,número2,…): Multiplica todos los valores dados como argumentos y devuelve su resultado. Por ejemplo, en la figura No. 20 se ha incluido en la celda B13 la función para calcular el producto de los rangos A2:A11 y C2:C4. También hubiera podido incluir como argumentos, constantes o valores numéricos directamente ingresados, también se pueden incluir celdas individuales. Todos los argumentos van separados por comas.

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RADIANES(ángulo): Esta función toma el argumento ángulo, que está expresado en grados y devuelve su equivalente expresado en radianes. Por ejemplo:

RADIANES(90) da como resultado 1.571, es decir PI/2

RADIANES(180) da como resultado 3.142, es decir PI

RAIZ(número): Devuelve la raíz cuadrada del argumento número. Por ejemplo,

RAIZ(25) da como resultado 5

RAIZ(81) da como resultado 9

RAIZ(12) da como resultado 3.46.

REDONDEA.IMPAR(número): Toma el argumento número y lo aproxima al siguiente entero impar, que es mayor que él. Cuando el argumento es un valor negativo, lo aproxima al siguiente entero impar que es menor que él. Ejemplo:

REDONDEA.IMPAR(1.3) da como resultado 3.

REDONDEA.IMPAR(-1.3) da como resultado –3

REDONDEA.IMPAR(-4.6) da como resultado -5

REDONDEA.IMPAR(4.6) da como resultado 5

REDONDEA.IMPAR(7) da como resultado 7. Se puede apreciar que aplicar esta función a un número entero impar da como resultado el mismo número.

REDONDEA.PAR(número): Toma el argumento número y lo aproxima al siguiente entero par que es mayor que él. En el caso de que el argumento sea un valor negativo, lo aproxima al siguiente entero par que es menor que él. Ejemplos:

REDONDEA.PAR(4.3) da como resultado 6

REDONDEA.PAR(-4.3) da como resultado -6

REDONDEA.PAR(7) da como resultado 8.

REDONDEA.PAR(8) da como resultado 8. Al aplicar esta función a un número entero par da como resultado el mismo número.

REDONDEAR(número, núm_decimales): Devuelve el argumento número, con la cantidad de decimales especificados en el argumento núm_decimales, realizando las aproximaciones de redondeo respectivas.

Por ejemplo,

REDONDEAR(1.4545, 2) da como resultado 1.45

REDONDEAR(2.94388,3) da como resultado 2.944

REDONDEAR(125.6898) da como resultado 125.69

REDONDEAR(35.458,2) da como resultado 35.46

REDONDEAR(-18.97,1) da como resultado –19.0

REDONDEAR(18.97,1) da como resultado 19.

REDONDEAR.MAS(número,número_decimales): Tal como con la función REDONDEAR, devuelve el argumento número con la cantidad de decimales especificados en el argumento número_decinales En este caso, las aproximaciones de los decimales siempre los hace a los valores superiores. En el caso en que el argumento número es un valor negativo, las aproximaciones siempre van a ser al valor menor. Por ejemplo,

REDONDEAR.MAS(3.2222,2) da como resultado 3.23

REDONDEAR.MAS(4.52,1) da como resultado 4.6

REDONDEAR.MAS(-3.25,1) da como resultado –3.3

REDONDEAR.MAS(3.25,1) da como resultado 3.3

REDONDEAR.MENOS(número,núm_decimales): Devuelve el argumento número con la cantidad de decimales especificada en el argumento núm_decimales. Las aproximaciones de los decimales siempre las hace al valor inferior más próximo. Cuando el argumento número es negativo, las aproximaciones las hace al valor mayor. Ejemplo:

REDONDEAR.MENOS(3.99992,2) da como resultado 3.99

REDONDEAR.MENOS(4.52,1) da como resultado 4.5

REDONDEAR.MENOS(-3.28,1) da como resultado –3.2

REDONDEAR.MENOS(3.28,1) da como resultado 3.2

RESIDUO(número,núm_divisor): La función divide el argumento número entre núm_divisor y devuelve el residuo o resto de esta división. Si la división es exacta, el residuo da como resultado cero. Ejemplo,

RESIDUO(20,5) da como resultado 0

RESIDUO(9,4) da como resultado 1

RESIDUO(12,8) da como resultado 4.

SENO(número): Esta función devuelve el seno del ángulo especificado en el argumento número. El ángulo va expresado en radianes. Por ejemplo, en la figura No. 21 se puede observar que en cada una de las celdas de la columna B, se calcula el seno para el valor correspondiente de cada una de las celdas de la columna A. A la derecha se ha incluido la gráfica de la función seno.

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SENOH(número): Devuelve el seno hiperbólico del valor dado como argumento. Se puede dar como argumento cualquier número real. En la figura No. 22 puede apreciar que en cada una de las celdas de la columna B se calculó el seno hiperbólico, tomando como argumento el valor correspondiente de cada una de las celdas en la columna A. Al lado derecho aparece la gráfica generada por Excel, tomando como base los valores de seno hiperbólico.

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SIGNO(número): Esta función devuelve –1 si el argumento número es negativo; devuelve cero si el argumento número es cero; devuelve 1 si el argumento número es positivo. Ejemplo:

SIGNO(12) da como resultado 1

SIGNO(-10) da como resultado –1

SIGNO(0) da como resultado 0

SUBTOTALES(núm_función;ref1,..): Devuelve el subtotal del rango o rangos dados como argumentos. El argumento núm_función es un número entre 1 y 11 que indica el tipo de cálculo que debe realizarse con los valores dados como argumento, por ejemplo, si es el promedio, producto, etc. Los argumentos ref1, ref2, etc., son referencia a una celda o un rango de celdas. Essta función no acepta como argumento una constante. Todas las opciones de núm_función puede verlas en la tabla que se muestra a continuación:

Núm_función Función
1 PROMEDIO
2 CONTAR
3 CONTARA
4 MAX
5 MIN
6 PRODUCTO
7 DESVEST
8 DESVESTP
9 SUMA
10 VAR
11 VARP

Por ejemplo, en la figura No. 23 puede apreciar que en la celda B9 se calculó el promedio de los valores comprendidos en el rango B1:B7 utilizando la función SUBTOTALES. En la celda B10 se cuenta la cantidad de celdas que contiene números en el rango B1:B7, dando como resultado 7.

En la celda B11 se determinó el valor mayor presente en el rango B1:B7, dando como resultado 7. En la celda B12 la función devolvió el menor valor encontrado en el rango B1:B7, siendo su resultado 2.

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SUMA(número1,número2,…): El resultado devuelto por esta función es la suma de los argumentos número1, número2, etc.. Los valores no numéricos no son tenidos en cuenta para el cálculo. Los argumentos número1, número2, etc., pueden ser una constante, la dirección de una celda, un rango de celdas. Ejemplo:

SUMA(3,3,5,8) da como resultado 19

SUMA(2.5,3,6,8) da como resultado 19.5

SUMA(18,26,12,22,6) da como resultado 84.

SUMA.CUADRADOS(número1,número2,…): El resultado de la función es la suma de los cuadrados de los argumentos número1, número2, etc. Es decir, eleva al cuadrado cada valor y va calculando la suma total. Ejemplo:

SUMA.CUADRADOS(2,2,4,1) da como resultado 25

SUMA.CUADRADOS(2.5,7,2) da como resultado 59.25

SUMA.CUADRADOS({2;3;4\1;2;3}) da como resultado 43.

SUMAPRODUCTO(matriz1,matriz2,matriz3,…): Los argumentos de esta función son mínimo dos matrices y máximo 30. Todas las matrices deben tener el número de filas, del mismo modo, todas las matrices deben tener el mismo número y de columnas. A continuación se muestran los subindices para matriz1 y matriz2.

Matriz1 Matriz2
A11 A12 A13 B11 B12 B13
A21 A22 A23 B21 B22 B23

La función sumaproducto, multiplica los componentes de las matrices y los suma como se muestra enseguida: SUMAPRODUCTO(matriz1,matriz2) calcula A11*B11 + A12*B12 + A13*B13 + A21*B21 + A22*B22 + A23*B23. En este caso se trata de dos matrices de 2 filas y tres columnas, el cálculo es similar para las matrices que tengan cualquier dimensión.

Ejemplos:

SUMAPRODUCTO({2;1\3;2},{6;4\1;2}) da como resultado 23.

SUMAPRODUCTO({2;3;5\1;2;2},{6;4\1;2}) da como resultado #¡VALOR! porque las dos matrices son de diferentes dimensiones.

En la figura No. 24 puede apreciar que en la celda A7 calculó el valor de la función SUMAPRODUCTO. Tomando como argumentos tres matrices formadas por los rangos A2:B4, D2:E4 y G2:H4.

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ex7

 

SUMAR.SI(rango,criterio,rango_suma): Esta función se utiliza para sumar un conjunto de valores, dependiendo si cumplen con una condición determinada. El argumento rango, es en donde se va a evaluar la condición. El argumento criterio, es la condición que debe cumplirse para llevar a cabo la suma. El argumento rango_suma establece los valores que se van a sumar si se cumple con la condición. Si se omite el argumento rango_suma, se suman los valores del argumento rango.

Por ejemplo, en la figura No. 25 puede ver que la hoja de cálculo contiene una lista. En la columna A aparece tipo de triángulo, en la columna B el área en metros cuadrados, por último, en la columna C la cantidad de triángulos de ese tipo y con el área especificada. En la celda E11

Se incluyó la fórmula para sumar la cantidad de triángulos equilateros presentes en la lista. En el rango A2:A9 se va a establecer si se cumple con la condición «Equilatero». Aquellos registros que cumplan con la condición sumarán los valores correspondientes. El rango de suma va a ser C2:C9. En este ejemplo se suman los valores de las celdas C3 y C5 que cumplen con la condición «Equilatero» en las celdas A3 y A5 respectivamente. El resultado a esta función es el valor 10.

Se hubiera podido incluir la función del siguiente modo: SUMAR.SI(B2:B9,»>=28″,C2:C9). En este caso, esta determinando cuáles triángulos tienen un área mayor o igual a 28, estableciendo la cantidad total de triángulos que cumplen con esta condición.

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SUMAX2MASY2(matriz_x,matriz_y): Calcula la sumatoria de los cuadrados de los elementos que contienen las matrices. A continuación aparecen la matriz1 y la matriz2 y se indicará cómo se llevan a cabo los cálculos:

SUMAX2MASY2(matriz1,matriz2) se calcula (A11)2 + (B11)2 + (A12)2 + (B12)2 + (A13)2 + (B13)2 + (A21)2 + (B21)2 + (A22)2 + (B22)2 + (A23)2 + (B23)2. Se puede generalizar el procedimiento.

Matriz1 Matriz2
A11 A12 A13 B11 B12 B13
A21 A22 A23 B21 B22 B23

Los dos argumentos son de tipo matriz y las matrices deben ser del mismo tamaño, de no ser así, la función devuelve el código de error #N/A. Ejemplo:

SUMAX2MASY2({2;3;5\1;2;3},{1;2;2\3;2;2}) da como resultado 78

SUMAX2MASY2({3;5\2;3},{2;3\4;4}) da como resultado 92.

Observe la figura No. 26, en la celda C5 se incluyó la función SUMAX2MASY2, tomando como argumento las matrices en los rangos A2:C3 y E2:G3. El resultado es 124.

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ex8

 

SUMAX2MENOSY2(matriz_x,matriz_y): Esta función devuelve la sumatoria de la diferencia de los cuadrados de los componentes de las matrices, como se aclara enseguida:

Matriz1 Matriz2
A11 A12 A13 B11 B12 B13
A21 A22 A23 B21 B22 B23

SUMAX2MENOSY2(matriz1,matriz2) se calcula (A11)2 – (B11)2 + (A12)2 – (B12)2 + (A13)2 – (B13)2 + (A21)2 – (B21)2 + (A22)2 – (B22)2 + (A23)2 – (B23)2. Para los casos en que las matrices tienen diferentes dimensiones, la función realiza los cálculos de manera similar. Matriz_x debe tener el mismo número de filas que matriz_y, además, matriz_x debe tener el mismo número de columnas que matriz_y. Por ejemplo,

SUMAX2MENOSY2({2;3\1;4},{2;6\3;7}) da como resultado –68

SUMAX2MENOSY2({4;»a»},{2;3}) da como resultado 12. Como el segundo elemento de matriz1 no es numérico, no hace ningún cálculo tampoco con el segundo elemento de matriz2.

En la figura No. 27 puede apreciar que en la celda D6 incluyó el cálculo de la función SUMAX2MENOSY2, tomando como argumentos las matrices ubicadas en los rangos A2:C3 y E2:G3.

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SUMAXMENOSY2(matriz_x,matriz_y): Dadas las matrices que aparecen enseguida, esta función lleva a cabo el siguiente cálculo, el resultado de esta función es un único valor numérico:

Matriz_x Matriz_y
A11 A12 A13 B11 B12 B13
A21 A22 A23 B21 B22 B23

SUMAXMENOSY2(matriz_x,matriz_y) se calcula (A11-B11)2 + (A12-B12)2 + (A13- B13)2 + (A21-B21)2 + (A22-B22)2 + (A23-B23)2. En este caso se trata de dos matrices que tienen 2 filas y 3 columnas, sin embargo, el lector puede comprender el procedimiento para matrices con cualquier número de filas y de columnas. Debe cumplirse con la condición de que el número de filas de matriz_x es igual al número de filas de matriz_y y el número de columnas de matriz_x es igual al número de columnas de matriz_y. Por ejemplo:

SUMAXMENOSY2({3;5\1;2},{4;7\6;5}) da como resultado 39

SUMAXMENOSY2({1;2;3\4;2;5},{2;3;6\1;2;7}) da como resultado 24

SUMAXMENOSY2({2;3\3;1\4;2},{2;2\1;5}) da como resultado #N/A, indicando que hay error debido a que las matrices son de diferentes dimensiones.

En la figura No. 28 puede observar que en la celda C8 se calculó la función SUMAXMENOSY2 tomando como argumentos las matrices comprendidas en los rangos B2:C5 y E2:G5. Las dos matrices tienes 4 filas y 3 columnas.

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TAN(número): Esta función calcula la tangente del ángulo dado en el argumento. El ángulo viene expresado en radianes. En la figura No. 29 puede apreciar que en cada celda de la columna B se calcula la tangente para cada celda correspondiente de la columna A. A la derecha puede apreciar la gráfica generada por Excel. Para que la gráfica tenga sentido, debe recordarse que esta es una función discontinua, por lo tanto debe graficarse en un intervalo. En el ejemplo de la figura No. 29 se graficó para valores mayores que PI/2 y para valores menores que 3PI/2.

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TANH(número): Esta función devuelve la tangente hiperbólica del valor dado como argumento. El argumento puede ser cualquier valor real. Observe la figura No. 30, en cada una de las celdas de la columna B se calcula la tangente hiperbólica, tomando como argumento el valor correspondiente de cada una de las celdas de la columna A. Como puede darse cuenta, al lado derecho se muestra la gráfica generada por Excel para la tangente hiperbólica.

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TRUNCAR(número,núm_decimales): Esta función toma el argumento número, conservando la cantidad de dígitos decimales especificados en núm_decimales. Los demás dígitos decimales más a la derecha los elimina. En este caso, no realiza redondeo, sencillamente quita los decimales sobrantes. Ejemplo:

TRUNCAR(4.6545789, 3) da como resultado 4.654.

TRUNCAR(35.999,1) da como resultado 35.9

TRUNCAR(18.25,1) da como resultado 18.2

 

Fuente: Diego Francisco Bermúdez Medina

Bogotá D.C. Colombia

Leer más: http://www.monografias.com/trabajos16/funciones-matematicas/funciones-matematicas.shtml#ixzz31vehHbO3

 

 

Herramientas para empresas financieras en Excel (sinopsis)


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Microsoft Excel es un componente de software para hojas de cálculo de la Suite Microsoft Office que permite hacer todo, desde rastreadores de fondos para vacaciones hasta contadores de consumo de calorías, pero tiene múltiples usos para el mundo de las finanzas empresariales. Excel va desde ser un simple «contador» a algo que puede automatizar los cálculos de un negocio, permitir una línea de tiempo de cambios, producir efectos visuales y ahorrar tiempo.

 

Macros

Es posible que los negocios quieran aprovechar las macros de Excel para minimizar su carga de trabajo. Si bien crear una macro involucra un procesamiento paso a paso, la idea es diseñar una macro funcional y luego dejar que Excel haga el resto del trabajo. Las empresas financieras que a menudo generan una lista de etiquetas de correo para informes trimestrales, por ejemplo, pueden crear una macro que reúna la información y la ordene en el formato de la etiqueta de dirección. Cuando se requiera imprimir la etiqueta de nuevo, simplemente hay que ejecutar la macro.

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Gráficos

Incluso los usuarios de Excel más nuevos están familiarizados con su capacidad para generar gráficos, pero las empresas financieras pueden hacer uso de esta herramienta para transformar los números en palabras. Para cualquier tipo de ayuda visual, como un reporte anual, un cartel, folleto o documento, usa la función de gráficos en Excel, disponible en la pestaña «Insertar» de la parte superior de la pantalla. Entre sus opciones se encuentran los gráficos circulares y los de barras, pero Excel puede ir más adelante con gráficos de dispersión, burbujas, donas y radares. Incluso tiene el poder de manipular los colores del gráfico, renombrar los ejes y configurar las leyendas del mismo.

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Tablas

Al observar una hoja de cálculo de Excel en blanco, la pantalla completa se ve similar a una tabla con sus columnas, filas y celdas. Pero esos simplemente son los fundamentos de Excel, usar tablas dentro de este programa proporciona una forma ideal de llevar el control, analizar o comparar información. El proceso de crear una tabla en Excel comienza con el botón de la pestaña «Insertar». Excel te pregunta en dónde encontrar la información, luego abre una pestaña llamada «Herramientas para tablas» en la parte superior de la pantalla. Esta proporciona la habilidad de cambiar los colores de la tabla, crear cálculos, separar encabezados de los cálculos y hacer conversiones sin una calculadora.

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Revisión

De forma similar a las opciones de revisión de su software hermano Microsoft Word, Excel ofrece a las empresas financieras la oportunidad de trabajar conjuntamente en un proyecto, por ejemplo una propuesta de ventas, sin perder el aporte individual de cada miembro del equipo. En la pestaña «Revisión» de Excel existen opciones para añadir comentarios, que se asocian a una celda de la hoja de cálculo. Los comentarios no bloquean la celda; un pequeño triángulo representa una celda con comentario. Excel registra automáticamente el nombre de inicio de sesión o el del propietario de la computadora y lo coloca junto al comentario. Los miembros del equipo pueden desplazarse a través de los comentarios, eliminarlos todos o uno por uno, o proteger una hoja de cálculo para evitar que se guarden comentarios.

 

Fuente:  http://www.ehowenespanol.com/herramientas-empresas-financieras-excel-info_48056/

 

 

Balance de comprobación en Excel Hoja de trabajo en Excel (PCGE)


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Tener un formato o plantilla en excel del Balance de comprobación y/o Hoja de trabajo ya sea full fórmulas o con la ayuda de macros es indispensable para analizar la situación de la empresa, mediante la lectura de los movimientos contables, saldos, etc; como bien sabemos el balance de comprobación se alimenta de los asientos contables registrados en libro diario; por tanto un correcto registro y buen control de este libro nos permite obtener los saldos correctos. (al final de esta publicación puedes descargar un archivo excel que contiene al libro diario, balance de comprobación, asientos de cierre, vale decirles que toda la información es real y pertenece a una empresa del sector minero).

excel para contadores - libro diario contabilidad

En la imagen superior puede apreciarse una buena distribución y facil lectura de los asientos contables, esto facilita el trabajo a la hora de elaborar el balance de comprobación, sabemos que las primeras dos columnas contienen los saldos que deben ser iguales tanto para el debe como el haber y esto se demuestra con la siguiente imagen.

Balance de comprobacion en excel - columnas saldos

Para construir el balance de comprobación y/o hoja de trabajo en excel se debe tener en cuenta un criterio muy en especial que siempre lo he recomendado:

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Si no conoces mucho de excel no te compliques haciendo fórmulas que no sabes y aplica solo las necesarias. Por ejemplo para determinar los saldos del inventario es necesario usar formulas para los elementos 1,2,3,4,5 ; por tanto para que elaborar una fórmula que evalue a la cuenta contable y determine a que elemento pertenece, simplemente dichas celdas que no cumplen con esa condicion quedarán sin fórmula.

Formulas para el balance de comprobación en excel

A continuación puedes descargar un archivo excel que contiene lo siguiente:

Libro diario Formato 5.1 – Todos los asientos contables han sido registrado bajo el plan contable general para empresas PCGE.

Asientos contables para el cierre del ejercicio, esto es un adicional y sirve para guiarse o tenerlo de referencia.

Balance de comprobación muy bien estructurado y formulado en excel; toda la información es real y como mencioné lineas arriba se trata de una empresa del sector minero.

Por cierto si alguien anda buscando el balance de comprobación con su estructura SUNAT lo pueden descargar aqui.

Descargar Balance de comprobación en Excel – Hoja de trabajo full fórmulas.xls

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Fuente: http://www.excelnegocios.com/balance-de-comprobacion-en-excel/

 

Diseñar una base de datos con multiples tablas.:


access

 

Es comprensible que queramos poner a funcionar ya nuestra base de datos. Pasar directamente a introducir datos y sacarle provecho a nuestro flamanteAccess. Pero como hemos visto anteriormente el diseño de la base de datos previamente a su creación es un paso imprescindible y fundamental, en un buen diseño esta la diferencia entre una base de datos ágil y funcional o por el contrario encontrarnos con problemas a cada clic de ratón que nos hará desesperante la mas mínima búsqueda de datos.Por eso vamos a diseñar lo masdidácticamente posible un ejemplo para nuestra base de datos.Supongamos que trabajamos en una empresa. Cualquier empresa. Toda empresa tiene una actividad principal que es vender algo, que en este caso a ese algo lo llamaremos producto. Vamos a partir desde aquí.

Los datos que necesitamos para cada venta son:
Qué hemos vendido (Nombre de producto), Cuanto hemos vendido (Cantidad), A quien se lo hemos vendido (cliente) y Numero de cuenta para cobrárselo (NCcliente).

 

Pero según trabajemos con estos datos necesitaremos otros datos del cliente, como son el nombre de la empresa para la que trabaja (Empresa), Sus apellidos (Apellidos), Puesto que desempeña (Puesto), Teléfono de contacto (Teléfono), Los datos para enviar los pedidos (Dirección, Población, CP)

 

Pero claro, podríamos pedirle algo mas a nuestra base de datos, también seria conveniente que cada venta tuviese en cuenta las existencias del almacén y que llegado el caso se notificase la necesidad de hacer un nuevo pedido al proveedor.

Es evidente que si añadimos mas campos a nuestra tabla pronto se convertiría en un dolor de cabeza mas que en una ayuda. Para ello debemos unificar los campos por criterios como ya sabemos.

Empezaremos con la tabla de los datos referidos exclusivamente al cliente.

 

Ahora veremos los datos referidos exclusivamente al producto

 

Quizás sea necesario explicar aquí la necesidad de algunos campos. «CodigoProducto» es el campo clave necesario para distinguir unos productos de otros y relacionarlos con otras tablas.
Tal vez no sea tan evidente la necesidad de un campo para el proveedor, veámoslo mas detenidamente. En realidad el producto no tiene solo su nombre, digamos que también tiene apellidos, esta relacionado con la empresa que lo distribuye, no basta decir que necesitamos producto «DentifricoMasBlanco», necesitamos pedírselo a quien pueda proporcionárnoslos. Y para esto necesitamos los datos del Proveedor.

Pero la primera norma es agrupar campos por afinidad y aunque es evidente que los campos del producto dependen de la tabla del proveedor, también es fácil ver que la tabla del proveedor no depende de los productos. Es decir que un solo proveedor tiene muchos productos pero que además podemos utilizar los datos de la tabla proveedores para otras funciones distintas, por ejemplo para tener contactos con los comerciales, o para desarrollar nuevas líneas de negocio.

Así pues la solución es crear un campo que relacione una con otra tabla para aprovechar todas las ventajas de las bases de datos relacionales, y el vinculo entre las dos tablas es el campo «IDProveedor»

Vamos a complicar aun más las cosas,

En esta tabla de pedidos vemos que hay tres campos de Códigos, el primero «CodigoPedido» es el propio a la tabla «Pedidos«, la función de los siguientes es relacionar esta tabla con las otras.
Gracias al «CodigoCliente» no es necesario introducir en esta tabla los datos del cliente que realiza el pedido, basta con teclear su numero de código, y Access se encargara de escribir por nosotros todos los campos que le pidamos, como son el nombre de la empresa, la dirección, el numero de Cuenta, etc…

Con el campo «CodigoProducto» pasa exactamente igual, en vez de teclear en cada pedido una y otra vez todos los datos de todos los artículos, como su nombre, o su precio o descripción del producto. Access se encarga de relacionar las dos tablas gracias a este campo.

 

Fuente: http://www.aulafacil.com/Access2/CursoAccess/Lecc-6-Acc.htm

 

 

 

Access SQL: conceptos básicos, vocabulario y sintaxis


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Cuando desea recuperar datos de una base de datos, puede solicitar los datos mediante el Lenguaje de consulta estructurado o SQL.

SQL es un lenguaje de computación que se asemeja al inglés, y que los programas de bases de datos comprenden. Cada consulta que se ejecuta usa SQL en segundo plano.

Si comprende el funcionamiento de SQL podrá crear mejores consultas además de solucionar una consulta que no brinda los resultados deseados.

Éste es uno de varios artículos acerca de Access SQL. En este artículo se describe el uso básico de SQL para seleccionar datos y se usan ejemplos para ilustrar la sintaxis de SQL.


¿Qué es SQL?

SQL es un lenguaje de computación que sirve para trabajar con conjuntos de datos y las relaciones entre ellos. Los programas de bases de datos relacionales, como Microsoft Office Access, usan SQL para trabajar con datos. A diferencia de muchos lenguajes de computación, SQL no es difícil de leer y entender, incluso para un usuario inexperto. Al igual que muchos lenguajes de computación, SQL es un estándar internacional que es reconocido por organismos de estándares, como ISO y ANSI.

“SQL no es difícil de leer y entender, incluso para un usuario inexperto.”

SQL se usa para describir conjuntos de datos que pueden ayudarle a responder preguntas. Cuando usa SQL, debe emplear la sintaxis correcta. La sintaxis es el conjunto de reglas mediante las cuales se combinan los elementos de un lenguaje correctamente. La sintaxis de SQL se basa en la sintaxis del inglés y usa muchos de los mismos elementos que la sintaxis de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) (Visual Basic para Aplicaciones (VBA): versión del lenguaje de macros de Microsoft Visual Basic que se utiliza para programar aplicaciones basadas en Microsoft Windows y que se incluye en varios programas de Microsoft.).

Por ejemplo, una simple instrucción SQL que recupera una lista de los apellidos de contactos cuyo nombre es María podría ser similar a esto:

SELECT Apellidos
FROM Contactos
WHERE Nombre = 'María';

Nota  SQL no se usa sólo para manipular datos, sino también para crear y modificar el diseño de objetos de una base de datos, como tablas. La parte de SQL que se usa para crear y modificar objetos de una de base de datos se denomina lenguaje de definición de datos (DDL). Este tema no cubre el DDL. Para obtener más información, vea el artículo Crear o modificar tablas o índices mediante una consulta de definición de datos.

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Instrucciones SELECT

Para describir un conjunto de datos mediante SQL, escriba una instrucción SELECT. Una instrucción SELECT contiene una descripción completa del conjunto de datos que desea obtener de una base de datos. Incluye lo siguiente:

  • Qué tablas contienen los datos.
  • Cómo se relacionan los datos de orígenes diferentes.
  • Qué campos o cálculos proporcionarán los datos.
  • Criterios que los datos deben cumplir para ser incluidos.
  • Si se deben ordenar los datos y, en caso de ser así, cómo deben ordenarse.

Cláusulas de SQL

Al igual que una frase, una instrucción SQL tiene cláusulas. Cada cláusula realiza una función para la instrucción SQL. Algunas cláusulas son obligatorias en una instrucción SELECT. En la siguiente tabla se enumeran las cláusulas SQL más comunes.

Cláusula SQL Función Obligatoria
SELECT Muestra una lista de los campos que contienen datos de interés.
FROM Muestra las tablas que contienen los campos de la cláusula SELECT.
WHERE Especifica los criterios de campo que cada registro debe cumplir para poder ser incluido en los resultados. No
ORDER BY Especifica la forma de ordenar los resultados. No
GROUP BY En una instrucción SQL que contiene funciones de agregado, muestra los campos que no se resumen en la cláusula SELECT. Sólo si están estos campos
HAVING En una SQL instrucción que contiene funciones de agregado, especifica las condiciones que se aplican a los campos que se resumen en la instrucción SELECT. No

Términos de SQL

Cada cláusula SQL consta de términos, comparables a diferentes partes de la oración. En la siguiente tabla se enumeran los tipos de términos de SQL.

Término de SQL Parte de la oración comparable Definición Ejemplo
identificador sustantivo Nombre que se usa para identificar un objeto de la base de datos, como el nombre de un campo. Clientes.[Número de teléfono]
operador verbo o adverbio Palabra clave que representa o modifica una acción. AS
constante sustantivo Valor que no cambia, como un número o NULO. 42
expresión adjetivo Combinación de identificadores, operadores, constantes y funciones que se evalúa como un valor único. > = Productos.[Precio por unidad]

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Cláusulas SQL básicas: SELECT, FROM y WHERE

Una instrucción SQL tiene el formato general:

SELECT campo_1
FROM tabla_1
WHERE criterio_1
;

Notas

  • Access pasa por alto los saltos de línea en una instrucción SQL. Sin embargo, conviene usar una línea para cada cláusula para mejorar la legibilidad de las instrucciones SQL.
  • Cada una de las instrucciones SELECT termina con un punto y coma (;). El punto y coma (;) puede aparecer al final de la última cláusula o solo en una línea al final de la instrucción SQL.

Un ejemplo en Access

A continuación se muestra el aspecto que podría tener en Access una instrucción SQL para una consulta de selección simple:

Ficha de objeto SQL que muestra una instrucción SELECT

Llamada 1 Cláusula SELECT
Llamada 2 Cláusula FROM
Llamada 3 Cláusula WHERE

Este ejemplo de instrucción SQL indica «Seleccionar los datos almacenados en los campos Dirección de correo electrónico y Empresa de la tabla llamada Contactos, específicamente aquellos registros en los cuales el valor del campo Ciudad sea Seattle».

Veamos el ejemplo, una cláusula cada vez, para ver cómo funciona la sintaxis de SQL.

La cláusula SELECT

SELECT [Dirección de correo electrónico], Empresa

Ésta es la cláusula SELECT. Se compone de un operador (SELECT) seguido de dos identificadores ([Dirección de correo electrónico] y Empresa).

Si un identificador contiene espacios en blanco o caracteres especiales (como «Dirección de correo electrónico»), se debe escribir entre corchetes.

Una cláusula SELECT no tiene que mencionar las tablas que contienen los campos y no puede especificar las condiciones que deben cumplir los datos que se van a incluir.

La cláusula SELECT siempre aparece antes que la cláusula FROM en una instrucción SELECT.

La cláusula FROM

FROM Contactos

Ésta es la cláusula FROM. Se compone de un operador (FROM) seguido de un identificador (Contactos).

Una cláusula FROM no enumera los campos que desea seleccionar.

La cláusula WHERE

WHERE Ciudad="Seattle"

Ésta es la cláusula WHERE. Se compone de un operador (WHERE) seguido de un identificador (Ciudad=»Seattle»).

Nota  A diferencia de las cláusulas SELECT y FROM, la cláusula WHERE no es un elemento obligatorio en una instrucción SELECT.

Puede realizar muchas de las acciones que SQL permite realizar mediante las cláusulas SELECT, FROM y WHERE. En los siguientes artículos adicionales encontrará más información sobre cómo usar estas cláusulas:

 

 

Ordenar los resultados: ORDER BY

Al igual que Microsoft Office Excel, Access le permite ordenar los resultados de la consulta en una hoja de datos. También puede especificar en la consulta cómo desea ordenar los resultados cuando se ejecuta la consulta, mediante una cláusula ORDER BY. Si usa una cláusula ORDER BY, ésta será la última cláusula en la instrucción SQL.

Una cláusula ORDER BY contiene una lista de los campos que desea usar para ordenar, en el mismo orden en que desea aplicar las operaciones de ordenación.

Por ejemplo, suponga que desea ordenar sus resultados por el valor del campo Empresa en orden descendente y, en caso de que haya registros con el mismo valor para Empresa, desea ordenarlos también por el valor indicado en el campo Dirección de correo electrónico en orden ascendente. Su cláusula ORDER BY podría parecerse a la siguiente:

ORDER BY Empresa DESC, [Dirección de correo electrónico]

Nota  De forma predeterminada, Access ordena los valores de forma ascendente (A-Z, de menor a mayor). Use la palabra clave DESC para ordenar los valores en orden descendente.

Para obtener más información sobre la cláusula ORDER BY, vea el tema Cláusula ORDER BY.

Trabajar con datos resumidos: GROUP BY y HAVING

A veces, desea trabajar con datos resumidos, como las ventas totales de un mes o los elementos más caros en el inventario. Para ello, debe aplicar una función de agregado (función de agregado: función, como Suma, Cuenta, Promedio o Var, que se utiliza para calcular totales.) a un campo en la cláusula SELECT. Por ejemplo, si desea que la consulta muestre la cantidad de direcciones de correo electrónico para cada una de las empresas, la cláusula SELECT debería parecerse a la siguiente:

SELECT COUNT([Dirección de correo electrónico]), Empresa

Las funciones de agregado que se pueden usar dependen del tipo de datos del campo o la expresión que desea emplear. Para obtener más información acerca de las funciones de agregado disponibles, vea el artículo Funciones de agregado de SQL.

Especificar campos que no se usan en una función de agregado: la cláusula GROUP BY

Al usar las funciones de agregado, normalmente debe crear una cláusula GROUP BY. Una cláusula GROUP BY muestra una lista de todos los campos a los que no se aplica una función de agregado. Si aplica las funciones de agregado a todos los campos de una consulta, no es necesario crear la cláusula GROUP BY.

Una cláusula GROUP BY se encuentra inmediatamente después de la cláusula WHERE, o la cláusula FROM si no hay una cláusula WHERE. La cláusula GROUP BY muestra una lista de los campos que aparecen en la cláusula SELECT.

Por ejemplo, siguiendo con el ejemplo anterior, si la cláusula SELECT aplica una función de agregado a [Dirección de correo electrónico] pero no a Empresa, la cláusula GROUP BY se parecería a la siguiente:

GROUP BY Empresa

Para obtener más información sobre la cláusula GROUP BY, vea el tema Cláusula GROUP BY.

Limitar los valores de agregado mediante los criterios de agrupación: la cláusula HAVING

Si desea usar criterios para limitar sus resultados, pero el campo al que desea aplicar el criterio se usa en una función de agregado, no puede usar una cláusula WHERE. Por el contrario, debe usar una cláusula HAVING. La cláusula HAVING funciona como la cláusula WHERE, pero se usa para los datos agregados.

Por ejemplo, suponga que usa la función COUNT (que devuelve un número de filas) con el primer campo de la cláusula SELECT:

SELECT COUNT([Dirección de correo electrónico]), Empresa

Si desea que la consulta limite los resultados según el valor de la función COUNT, no puede usar un criterio para dicho campo en la cláusula WHERE. Por el contrario, debe colocar el criterio en una cláusula HAVING. Por ejemplo, si sólo desea que la consulta indique las filas en caso de que exista más de una dirección de correo electrónico asociada con la empresa, la cláusula HAVING debería parecerse a la siguiente:

HAVING COUNT([Dirección de correo electrónico])>1

Nota  Una consulta puede incluir una cláusula WHERE y una cláusula HAVING: los criterios para los campos que no se usan en una función de agregado corresponden a la cláusula WHERE y los criterios de los campos que se usan en las funciones de agregado corresponden a la cláusula HAVING.

Para obtener más información sobre la cláusula HAVING, vea el tema Cláusula HAVING.

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Combinar los resultados de la consulta: UNION

Cuando desea revisar todos los datos obtenidos en conjunto de varias consultas de selección similares, como un conjunto combinado, use el operador UNION.

El operador UNION le permite combinar dos instrucciones SELECT en una. Las instrucciones SELECT que combine deben tener la misma cantidad de campos de resultado, en el mismo orden y con el mismo tipo de datos o con tipos de datos compatibles. Cuando ejecuta la consulta, los datos de cada conjunto de campos correspondientes se combinan en un único campo de resultado, de modo que el resultado de la consulta tendrá la misma cantidad de campos que cada una de las instrucciones de selección.

Nota A efectos de una consulta de unión, los tipos de datos Texto y Número son compatibles.

Cuando usa el operador UNION, también puede especificar si los resultados de la consulta deben incluir las filas duplicadas, si existe alguna, mediante la palabra clave ALL.

La sintaxis básica de SQL para una consulta de unión que combina dos instrucciones SELECT es la siguiente:

SELECT campo_1
FROM tabla_1
UNION [ALL]
SELECT campo_a
FROM tabla_a
;

Por ejemplo, supongamos que tiene una tabla denominada Productos y otra tabla denominada Servicios. Ambas tablas tienen campos que contienen el nombre del producto o servicio, el precio, la disponibilidad de garantía del servicio o de garantía del producto, y si el producto o servicio se ofrece de forma exclusiva. Si bien en la tabla Productos se almacena información de garantía del producto y en la tabla Servicios se almacena información de garantía del servicio, la información básica es la misma (si un determinado producto o servicio viene acompañado de una garantía de calidad). Puede usar una consulta de unión, como la que figura a continuación, para combinar los cuatro campos de las dos tablas:

SELECT nombre, precio, garantía_disponible, oferta_exclusiva
FROM Productos
UNION ALL
SELECT nombre, precio, garantía_disponible, oferta_exclusiva
FROM Servicios
;

Para obtener más información acerca de cómo combinar instrucciones SELECT mediante el operador UNION, vea el artículo Combinar los resultados de varias consultas de selección mediante una consulta de unión.

Estadistica aplicada a los negocios (Minitab, Excel/ Calc)


 Estadística. Distribuciones de probabilidad. Distribución binomial. Distribución de Poisson. Distribución normal. Variables aleatorias.
 

Minitab es un programa de computadora diseñado para ejecutar funciones estadísticas básicas y avanzadas. Combina lo amigable del uso de Microsoft Excel con la capacidad de ejecución de análisis estadísticos. En 1972, instructores del programa de análisis estadísticos de la Universidad Estatal de Pensilvania (Pennsylvania State University) desarrollaron MINITAB como una versión ligera de OMNITAB.

minitab

DISTRIBUCIONES DE PROBABILIDAD

Definición

Una distribución de probabilidad indica toda la gama de valores que pueden representarse como resultado de un experimento si éste se llevase a cabo.

Es decir, describe la probabilidad de que un evento se realice en el futuro, constituye una herramienta fundamental para la prospectiva, puesto que se puede diseñar un escenario de acontecimientos futuros considerando las tendencias actuales de diversos fenómenos naturales.

Toda distribución de probabilidad es generada por una variable (porque puede tomar diferentes valores) aleatoria x (porque el valor tomado es totalmente al azar), y puede ser de dos tipos:

  • Variable aleatoria discreta (x). Porque solo puede tomar valores enteros y un número finito de ellos. Por ejemplo:
  • x  Variable que define el número de alumnos aprobados en la materia de probabilidad en un grupo de 40 alumnos (1, 2 ,3…ó los 40).

PROPIEDADES DE UNA VARIABLE ALEATORIA DISCRETA (X)

  • 0″p(xi)1 Las probabilidades asociadas a cada uno de los valores que toma x deben ser mayores o iguales a cero y menores o iguales a 1.
  • p(xi) = 1 La sumatoria de las probabilidades asociadas a cada uno de los valores que toma x debe ser igual a 1.

Ejemplo para variable aleatoria discreta

Se tiene una moneda que al lanzarla puede dar sólo dos resultados: o cara (50%), o cruz (50%).

La siguiente tabla muestra los posibles resultados de lanzar dos veces una moneda:

PRIMER LANZAMIENTO

SEGUNDO LANZAMIENTO

NUMERO DE CARAS EN 2 LANZAMIENTOS

PROBABILIDAD DE LOS 4 RESULTADOS POSIBLES

CARA

CARA

2

0.5 X 0.5 = 0.25

CARA

CRUZ

1

0.5 X 0.5 = 0.25

CRUZ

CARA

1

0.5 X 0.5 = 0.25

CRUZ

CRUZ

0

0.5 X 0.5 = 0.25

Al realizar la tabla de distribución del número posible de caras que resulta de lanzar una moneda dos veces, se obtiene:

NÚMERO DE CARAS

LANZAMIENTOS

PROBABILIDAD DE ESTE RESULTADO

P(CARA)

0

(CRUZ, CRUZ)

0.25

1

(CARA, CRUZ)

+

(CRUZ, CARA)

0.50

2

(CARA, CARA)

0.25

NOTA: Esta tabla no representa el resultado real de lanzar una moneda dos veces sino la del resultado teórico es decir representa la forma en que se espera se comporte el experimento de lanzar dos veces una moneda.

  • Variable aleatoria continua (x). Porque puede tomar tanto valores enteros como fraccionarios y un número infinito de ellos dentro de un mismo intervalo.

Por ejemplo:

  • x  Variable que define la concentración en gramos de plata de algunas muestras de mineral (14.8 gr., 12.1, 42.3, 15.0, 18.4, 19.0, 21.0, 20.8, …, )

PROPIEDADES DE UNA VARIABLE ALEATORIA DISCRETA (X)

        • p(x)0 Las probabilidades asociadas a cada uno de los valores que toma x deben ser mayores o iguales a cero. Dicho de otra forma, la función de densidad de probabilidad deberá tomar solo valores mayores o iguales a cero.
        • El área definida bajo la función de densidad de probabilidad deberá ser de 1.

DISTRIBUCIONES DE PROBABILIDAD DE LAS VARIABLES ALEATORIAS

(LAS MAS UTILIZADAS)

  • Distribución Binomial

  • Distribución de Poisson

  • Distribución Normal

DISTRIBUCION BINOMIAL

La distribución Binomial es un caso particular de probabilidad de variable aleatoria discreta, y por sus aplicaciones, es posiblemente la más importante.

Esta distribución corresponde a la realización de un experimento aleatorio que cumple con las siguientes condiciones:

* Al realizar el experimento sólo son posible dos resultados: el suceso A, llamado éxito, o su contrario A’, llamado fracaso.

* Al repetir el experimento, el resultado obtenido es independiente de los resultados obtenidos anteriormente.

* La probabilidad del suceso A es constante, es decir, no varía de una prueba del experimento a otra. Si llamamos p a la probabilidad de A, p(A) = P, entonces p(A’) = 1 – p = q

* En cada experimento se realizan n pruebas idénticas.

Todo experimento que tenga estas características se dice que sigue el modelo de la distribución Binomial o distribución de Bernoulli.

En general, si se tienen n ensayos Bernoulli con probabilidad de éxito p y de fracaso q, entonces la distribución de probabilidad que la modela es la distribución de probabilidad binomial y su regla de correspondencia es:

 

Como el cálculo de estas probabilidades puede resultar algo tedioso se han construido tablas para algunos valores de  n  y  p  que facilitan el trabajo.

Calculo de la distribución de probabilidad binomial por tres métodos:

a) Utilización del Minitab 15.

b) Utilización de la fórmula

c) Utilización de las tablas binomiales

Por ejemplo:

¿Cuál es la probabilidad de obtener exactamente 2 caras al lanzar una misma moneda 6 veces ?

 

Donde:

  • P(X) es la probabilidad de ocurrencia del evento
  • p es la probabilidad de éxito del evento (en un intento) (0.5)
  • q es la probabilidad de fracaso del evento (en un intento) y se define como

q = 1 – p (0.50)

  • X = ocurrencia del evento o éxitos deseados = 2 (para efectos de la tabla binomial tómese como r)
  • n = número de intentos = 6

a) Cálculo de la distribución de probabilidad binomial utilizando el Minitab 15.

Titular la columna C1 como X y en el renglón 1 columna 1 se coloca el número 2 (el cual representa el número de ocurrencia del evento, ya que se desea saber la probabilidad de que caigan exactamente dos caras). (Referirse a la figura 1)

Seleccionar: Calc / Probability Distributions / Binomial

En seguida aparecerá la ventana “Binomial Distribution” (“Distribucion Binomial”).

  • Seleccionar Probability
  • En el campo de “Number of trials” (Número de intentos) colocar 6 (n)
  • En el campo de “Event probability” colocar 0.50 (probabilidad de éxito)

 

  • En el campo de “Input column” colocar el puntero del mouse y automáticamente aparecerá en el recuadro de la izquierda C1 X el cual se selecciona con el puntero del mouse y luego presionar “Select”

 

  • Una vez alimentado los datos presionar “OK” .
  • Para obtener así el resultado.

La probabilidad de que caigan 2 caras en el lanzamiento de una moneda 6 veces es 0.234375.

 

Por lo tanto:

b) Cálculo de la distribución de probabilidad binomial utilizando la fórmula

 

Al sustituir los valores en la fórmula se obtiene:

 

 

 

Resolviendo:

 

c) Cálculo de la distribución de probabilidad binomial utilizando las tablas binomiales.

  • Para una combinación de n y p, la entrada indica una probabilidad de obtener un valor específico de r (ocurrencia del evento).
    • Para localizar la entrada, cuando p»0.50, localizar el valor de p a lo largo del encabezado de la tabla, y en la columna correspondiente localizar n y r en el margen izquierdo.
    • Para localizar la entrada, cuando p»0.50, localizar el valor de p en la parte inferior de la tabla, y n y r arriba, en el margen derecho.

 

Resolviendo el mismo ejemplo pero utilizando las tablas binomiales se tiene que:

p = 0.50, n = 6 y r = 2

 

Obteniendo resultado directo de tablas

NOTA: Para este caso en particular donde p = 0.50 se puede obtener el resultado de las tablas trabajando como si p»0.50 (encerrado en azul) o como si p»0.50 (encerrado en rojo)

DISTRIBUCION DE POISSON

La distribución de POISSON es también un caso particular de probabilidad de variable aleatoria discreta, el cual debe su nombre a Siméon Denis Poisson (1781-1840), un francés que la desarrolló a partir de los estudios que realizó durante la última etapa de su vida.

Esta distribución se utiliza para describir ciertos procesos.

Características:

En este tipo de experimentos los éxitos buscados son expresados por unidad de área, tiempo, pieza, etc:

– # de defectos de una tela por m2

– # de aviones que aterrizan en un aeropuerto por día, hora, minuto, etc.

– # de bacterias por c m2 de cultivo

– # de llamadas telefónicas a un conmutador por hora, minuto, etc, etc.

– # de llegadas de embarcaciones a un puerto por día, mes, etc, etc.

Para determinar la probabilidad de que ocurran x éxitos por unidad de tiempo, área, o producto, la fórmula a utilizar es:

 

donde:

p(X) = probabilidad de que ocurran x éxitos, cuando el número promedio de ocurrencia de ellos es .

 = media o promedio de éxitos por unidad de tiempo, área o producto

e = 2.718 (base de logaritmo neperiano o natural)

X = variable que nos denota el número de éxitos que se desea que ocurra

Hay que hacer notar que en esta distribución el número de éxitos que ocurren por unidad de tiempo, área o producto es totalmente al azar y que cada intervalo de tiempo es independiente de otro intervalo dado, así como cada área es independiente de otra área dada y cada producto es independiente de otro producto dado.

Cálculo de la distribución de probabilidad de Poisson por tres métodos:

a) Utilización del Minitab 15.

b) Utilización de la fórmula

c) Utilización de las tablas de Poisson

Por ejemplo:

Si un banco recibe en promedio (=) 6 cheques sin fondo por día, ¿cuáles son las probabilidades de que reciba:

a) cuatro cheques sin fondo en un día dado (x),

b) 10 cheques sin fondos en cualquiera de dos días consecutivos?

(e= 2.718281828)

 

a) Cálculo de la distribución de probabilidad de Poisson utilizando el Minitab 15.

Resolviendo para:

a) x = 4;  = 6 cheques sin fondo por día

Titular la columna C1 como X y en el renglón 1 columna 1 se coloca el número 4 (el cual representa el número de ocurrencia del evento, ya que se desea saber la probabilidad de que el banco reciba 4 cheques sin fondos en un día dado). (Referirse a la figura 2)

Seleccionar: Calc / Probability Distributions / Poisson

En seguida aparecerá una ventana “Poisson Distribution” (“Distribución de Poisson”).

 

  • Seleccionar Probability
  • En el campo de “Mean” (media =  ) colocar 6 (promedio de cheques diarios recibidos sin fondos)

 

  • En el campo de “Input column” colocar el puntero del mouse y automáticamente aparecerá en el recuadro de la izquierda C1 X. Seleccionarlo con el puntero del mouse y presionar “Select”
  • Una vez alimentado los datos presionar “OK” .
  • Para obtener así el resultado.
  • Por lo tanto la probabilidad de que el banco reciba cuatro cheques sin fondo en un día dado es:

 

Resolviendo de igual manera para:

  • X=10; = 6 x 2 = 12 cheques sin fondo en promedio que llegan al banco en dos días consecutivos.

 

  • Para obtener así el resultado.
  • Por lo tanto la probabilidad de que el banco reciba diez cheques sin fondo en dos días consecutivos es:

 

b) Cálculo de la distribución de probabilidad de Poisson utilizando la fórmula

 

Resolviendo para:

a) x = 4;  = 6 cheques sin fondo por día y sustituyendo en la fórmula

 

Resolviendo:

 

 

Resolviendo de igual manera para:

b) X=10; = 6 x 2 = 12 cheques sin fondo en promedio que llegan al banco en dos días consecutivos.

 

 

 

Resolviendo:

 

 

 

c) Cálculo de la distribución de probabilidad de Poisson utilizando las tablas de Poisson

  • Valores directos para determinar probabilidades de Poisson.
  • Para un valor dado de , la entrada indica la probabilidad de obtener un valor específico de X

Para el mismo ejemplo, resolviendo para:

.

a) ¿Cuál es la probabilidad de que el banco reciba cuatro cheques sin fondo en un día dado?

Se tiene  x = 4;  = 6 cheques sin fondo por día; obteniendo resultado directo de tablas :

 

 

Para el mismo ejemplo, resolviendo para:

b) ¿Cuál es la probabilidad de que el banco reciba diez cheques sin fondo en dos días consecutivos?

Se tiene X=10; = 6 x 2 = 12 cheques sin fondo en promedio que llegan al banco en dos días consecutivos, obteniendo resultado directo de tablas :

 

 

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pX qn – X

x!(n – x)!

n!

P(X=x) =

pX qn – X

x!(n – x)!

n!

P(X=x) =

pX qn – X

x!(n – x)!

n!

P(X=x) =

epa

pX qn – X

x!(n – x)!

n!

P(X=x) =

(0.52) (0.56 – 2)

2!(6 – 2)!

6!

P(2 caras) =

P(2 caras) = 0.234375

P(2 caras) = 0.234375

(.25) (0.0625)

2(24)

720

P(2 caras) =

(0.25) (0.0625)

2(24)

720

P(2 caras) =

Tabla Binomial

P(2 caras) = 0.2344

X!

 xe-

P(X,  ) =

figura 2

X!

 xe-

P(X,  ) =

P(4 cheques sin fondo) = 0.133853 (13.39%)

P(10 cheques sin fondo) = 0.104837 (10.4837%)

X!

 xe-

P(X,  ) =

4!

64 e-6

P(X=4, =6 ) =

24

1296 x 0.0025

P(X=4, =6 ) =

P(4 cheques sin fondo) = 0.133853 (13.39%)

10!

1210 e-12

P(X=10, =12 ) =

61917364224 x 0.000006144212

P(X=10, =12 ) =

3628800

P(10 cheques sin fondo) = 0.104837 (10.4837%)

P(4 cheques sin fondo) = 0.1339 (13.39%)

P(10 cheques sin fondo) = 0.1048 (10.48%)

Fuente; http://html.rincondelvago.com/estadistica-aplicada-a-los-negocios.HTML

epa

 


Hoja de Cálculo Excel/Calc

La Hoja de Cálculo Excel/Calc puede convertirse en una poderosa herramienta para crear entornos de aprendizaje que enriquezcan la representación (modelado), comprensión y solución de problemas, en el área de la estadística y probabilidad. Excel ofrece funcionalidades que van más allá de la tabulación, cálculo de fórmulas y graficación de datos:

calc

  • En estadística descriptiva representa todos los tipos de gráficos y calcula la media, moda, mediana, recorrido, varianza y desviación típica.
  • En estadística bidimensional representa la nube de puntos y la recta de regresión. Calcula el centro de gravedad, las desviaciones típicas marginales, la covarianza, el coeficiente de correlación, la recta de regresión y buscar objetivos.
  • En la distribución binomial, calcula cualquier probabilidad, la media, varianza y desviación típica.
  • En la distribución normal, calcula cualquier probabilidad en la normal estándar N(0, 1) y en cualquier normal N(m, s) y genera la tabla N(0, 1)
  • En inferencia estadística calcula los intervalos de confianza, el tamaño de la muestra y se puede aplicar al contraste de hipótesis, tanto en el bilateral como en el unilateral.
  • En probabilidad simula todo tipo de lanzamientos.

La instalación del programa es muy sencilla, además Microsoft Excel incluye un comando para el análisis de datos, dentro de las «herramientas para el análisis», su uso es poco común, ya que no se tiene cuidado de instalar todas las funciones dentro de las «herramientas», perdiendo la oportunidad de utilizar un medio poderoso para el estudio dentro de la estadística.

calc1

 



Taller estadístico


Fuente: http://www.estadisticaparatodos.es/software/excel.html

 

Utilizar fórmulas condicionales en Excel para analizar los datos financieros


En Microsoft Office Excel, se puede usar la función SI para crear fórmulas condicionales que analicen datos y devuelvan un valor basado en los resultados de dicho análisis. Por ejemplo, se puede configurar una hoja de cálculo para que realice las siguientes tareas:
  • Mostrar un mensaje cuando se cumpla una condición; por ejemplo, el mensaje «Atrasado» cuando una factura sin pagar tenga más de 30 días.
  • Devolver un valor basado en el resultado de una operación, como por ejemplo, un porcentaje de descuento si una factura se paga como máximo a los 30 días de la fecha de la factura.
  • Verificar si existen errores. Por ejemplo, mostrar un mensaje de error si los totales de las filas y de las columnas no coinciden.
  • Evitar que aparezca el error #DIV/0! cuando el campo divisor esté vacío o su valor sea 0 (cero).

Función SI

La función SI adopta los siguientes argumentos.

Función SI

Llamada 1  prueba_lógica: condición que se desea comprobar

Llamada 2  valor_si_verdadero: valor que se debe devolver si se cumple la condición

Imagen del botón  valor_si_falso: valor que se debe devolver si no se cumple la condición

Mostrar un mensaje si se cumple una condición

Es posible mostrar un mensaje basándose en un valor o en el resultado de una operación. Por ejemplo, se puede mostrar «Atrasado» para facturas sin pagar que tengan más de 30 días.

  1. En la celda D7, escriba =SI((HOY()-B8)>30, «Atrasado», «Al día») y, a continuación, presione ENTRAR.
  2. Seleccione la celda D7 y, a continuación, arrastre el controlador de relleno Controlador de relleno  sobre el intervalo de celdas que desee que muestren el mensaje.

Si la fecha en curso es superior a 30 días a partir de la fecha de la factura, el valor de la celda es «Atrasado». Si no, el valor será «Al día».

Mensaje basado en condiciones

Llamada 1  Escriba la fórmula en esta celda.

Llamada 2  Arrastre el controlador de relleno sobre este intervalo de celdas.

Escribir un valor basado en una condición

Excel puede calcular un valor, por ejemplo el descuento en una factura, basándose en los resultados de otra celda u operación. En este ejemplo, se calcula y aplica un descuento del 3% si la factura se paga en 30 días.

  1. En la celda E7, escriba =SI((C7-B7)<31,D7*0.03,0) y, a continuación, presione ENTRAR.
  2. Seleccione la celda E7 y, a continuación, arrastre el controlador de relleno Controlador de relleno sobre el intervalo de celdas que desee que contengan esta fórmula.

Si la fecha de recepción es inferior a 31 días después de la fecha de la factura, el valor del descuento será el importe de la factura multiplicado por el 3%. Si no, el valor será 0 (cero).

Valor basado en condiciones

Llamada 1  Escriba la fórmula en esta celda.

Llamada 2  Arrastre el controlador de relleno sobre este intervalo de celdas.

Mostrar un mensaje de error

Los mensajes de error pueden ayudarle a controlar la exactitud de las fórmulas de las hojas de cálculo. Por ejemplo, se puede crear un mensaje de error que aparezca si los totales de las filas y de las columnas no coinciden.

  1. En la celda que desee que contenga el mensaje de error (celda E6 en este ejemplo), escriba =SI(SUMA(D2:D5)=D6, «»,»Error») y, a continuación, presione ENTRAR.

Si el valor de la suma de la celdas D2 a D5 es igual al valor de la celda D6, la fórmula no devolverá nada. Si no, devolverá «Error».

  1. Para hacer el mensaje de error más visible, se puede cambiar el formato. Seleccione la celda del mensaje de error y, a continuación, haga clic en un botón de la barra de herramientas Formato.

Barra de herramientas Formato

Mensaje de error basado en condiciones

Evitar la aparición del error #DIV/0!

El error #DIV/0! aparece cuando el campo divisor en un campo precedente está vacío o es 0 (cero). En este ejemplo, la fórmula =D5/C5 crea un error cuando la celda C5 está vacía.

Para evitar que aparezca el error, use la función de hoja de cálculo SI.

  1. En la celda E5, escriba =SI(C5=0,»»,D5/C5) y, a continuación, presione ENTRAR.

Las dos comillas representan una cadena de texto vacía.

  1. Seleccione la celda E5 y, a continuación, arrastre el controlador de relleno Controlador de relleno sobre el intervalo de celdas que desee que contengan esta fórmula.

Error #DIV/0!

Plantilla Excel para controlar gastos


fin1

 

1.- Debes ingresar tus gastos dependiendo del mes en el que se realizaron, es decir en cualquiera de las hojas que contienen el mes de referencia.

fin3

2.- Para ver de forma resumida toda la información dirígete a la hoja “resumen”.

cuadro resumen de gastos - plantillas excel

3.- Si quieres modificar algún concepto, agregar o eliminar puedes hacerlo desde la hoja “Categorías”.

Planilla de gastos excel

Descargar Plantilla Excel para controlar Gastos.xls

fin2

Fuente: http://www.excelnegocios.com/plantilla-excel-para-controlar-gastos/

 

Excel: SI.ERROR (función SI.ERROR)


error1

En este artículo, se describen la sintaxis de la fórmula y el uso de la función (función: fórmula ya escrita que toma un valor o valores, realiza una operación y devuelve un valor o valores. Utilice funciones para simplificar y acortar fórmulas en una hoja de cálculo, especialmente aquellas que llevan a cabo cálculos prolongados o complejos.)SI.ERROR en Microsoft Excel.

Descripción

Devuelve un valor que se especifica si una fórmula se evalúa como un error; de lo contrario, devuelve el resultado de la fórmula. Utilice la función SI.ERROR para interceptar y controlar errores en una fórmula (fórmula: secuencia de valores, referencias de celda, nombres, funciones u operadores de una celda que producen juntos un valor nuevo. Una formula comienza siempre con el signo igual (=).).

error2

 

Sintaxis

SI.ERROR(valor; valor_si_error)

La sintaxis de la función SI.ERROR tiene los siguientes argumentos (argumento: valor que proporciona información a una acción, un evento, un método, una propiedad, una función o un procedimiento.):

  • Valor Obligatorio. El argumento en el que se busca un error.
  • Valor_si_error Obligatorio. El valor que se devuelve si la fórmula se evalúa como un error. Se evalúan los tipos siguientes de error: #N/A, #¡VALOR!, #¡REF!, #¡DIV/0!, #¡NUM!, #¿NOMBRE? o #¡NULO!.

Observaciones

  • Si valor o valor_si_error están en una celda vacía, SI.ERROR los trata como un valor de cadena vacía («»).
  • Si valor es una fórmula de matriz, SI.ERROR devuelve una matriz de resultados para cada celda del rango especificado en el valor. Vea el segundo ejemplo siguiente.

error3

 

Ejemplos

Ejemplo: Interceptar errores de división utilizando una fórmula regular

El ejemplo será más fácil de entender si lo copia en una hoja de cálculo en blanco.

Mostrar¿Cómo copio un ejemplo?

  • Seleccione el ejemplo de este artículo.

Importante No seleccione los encabezados de columna o de fila.

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  • En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.

Importante Para que el ejemplo funcione correctamente, debe pegarlo en la celda A1 de la hoja de cálculo.

  • Para cambiar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven los resultados, presione Alt+º, o en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en el botón Mostrar fórmulas.

Después de copiar el ejemplo en una hoja de cálculo en blanco, puede adaptarlo a sus necesidades.

 

 
1
2
3
4
5

6

7

8

A B
Cuota Unidades vendidas
210 35
55 0
  23
Fórmula Descripción (resultado)
=SI.ERROR(A2/B2; «Error en el cálculo») Comprueba si hay un error en la fórmula en el primer argumento (divide 210 por 35), no encuentra ningún error y devuelve los resultados de la fórmula (6).
=SI.ERROR(A3/B3; «Error en el cálculo») Comprueba si hay un error en la fórmula en el primer argumento (divide 55 por 0), encuentra un error de división por 0 y devuelve valor_si_error (Error en el cálculo).
=SI.ERROR(A4/B4; «Error en el cálculo») Comprueba si hay un error en la fórmula en el primer argumento (divide «» por 23), no encuentra ningún error y devuelve los resultados de la fórmula (0).

Ejemplo: Interceptar errores de división utilizando una fórmula de matriz

El ejemplo será más fácil de entender si lo copia en una hoja de cálculo en blanco.

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Importante Para que el ejemplo funcione correctamente, debe pegarlo en la celda A1 de la hoja de cálculo.

  • Para cambiar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven los resultados, presione Alt+º, o en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en el botón Mostrar fórmulas.

Después de copiar el ejemplo en una hoja de cálculo en blanco, puede adaptarlo a sus necesidades.

 

 
1
2
3
4
5
6
7
8
A B C
Cuota Unidades vendidas Relación
210 35 =SI.ERROR(A2:A4/B2:B4; «Error en el cálculo»)
55 0  
  23  
Fórmula Descripción (resultado)  
=C2 Comprueba si hay un error en la fórmula en el primer argumento del primer elemento de la matriz (A2/B2 o divide 210 por 35), no encuentra ningún error y devuelve los resultados de la fórmula (6).  
=C3 Comprueba si hay un error en la fórmula en el primer argumento del segundo elemento de la matriz (A3/B3 o divide 55 por 0), encuentra un error de división por 0 y devuelve valor_si_error (Error en el cálculo).  
=C4 Comprueba si hay un error en la fórmula en el primer argumento del tercer elemento de la matriz (A4/B4 o divide «» por 23), no encuentra ningún error y devuelve los resultados de la fórmula (0).  

 Nota La fórmula del ejemplo debe especificarse como fórmula de matriz. Después de copiar el ejemplo en una hoja de cálculo en blanco, seleccione el rango C2:C4, presione F2 y, a continuación, presione CTRL+MAYÚS+ENTRAR.

Extraer palabras de una lista con relleno rápido en Excel 2013


Si alguien había aprendido a utilizar las funciones EXTRAE, DERECHA e IZQUIERDA en versiones anteriores de Excel, puede que no tenga que utilizarlas ya casi nunca, puesto que Microsoft ha incorporado en la última versión, Excel 2013, una utilidad llamada «Relleno rápido» que, de forma muy inteligente, «adivina» qué palabra queremos extraer de una lista de frases o datos.
«Relleno rápido» es capaz de extraer automáticamente de una lista de frases o nombres, una palabra contenida en cada frase o nombre que ocupa un determinado lugar. Por ejemplo, si tenemos una lista como la de la imagen de abajo y escribimos las dos primeras palabras que queremos extraer en la columna de al lado, Excel nos presenta una vista previa de lo que él entiende que queremos hacer…

De la misma forma, ocurriría si lo intentamos con la última palabra de cada frase…

A veces, Excel 2013 no está seguro si va a adivinar lo que quiere el usuario y espera a que este introduzca 3 o 4 datos para «aprender» su conducta. Es entonces cuando por fin, muestra la vista previa….

Hemos visto en el ejemplo anterior como Excel ha extraído la palabra de en medio. Según Microsoft:
«Relleno rápido puede que no siempre empiece a rellenar sus datos. Funciona mejor cuando sus datos tienen algún tipo de coherencia. Por ejemplo, todos los nombres tienen iniciales del segundo nombre o todas las direcciones usan el mismo tipo de código postal. Si sus datos tienen muchas incoherencias, siempre puede usar «Texto en columnas« (dentro de la ficha Datos) para dividir texto en celdas diferentes, o usar funciones para dividir texto
Algo importante a saber es que, para que «Relleno rápido» funcione, debemos asegurarnos de que nuestro Excel 2013 tiene activa la casilla «Relleno rápido automático», dentro del apartado «Avanzadas» de las «Opciones de Excel» (para obtener el cuadro de diálogo de «Opciones de Excel», debemos ir a la pestaña Archivo y después hacer clic en «Opciones»):
 


Excel 2013: Utilizar una fórmula para aplicar formato condicional


El formato condicional resalta rápidamente información importante en una hoja de cálculo. Sin embargo, a veces las reglas de formato integradas no van lo bastante lejos. La adición de su propia fórmula a una regla de formato condicional le ayudar a agilizar acciones que las reglas integradas no pueden realizar.

Por ejemplo, supongamos que realiza un seguimiento de los cumpleaños de sus pacientes dentales para ver cuál está próximo y marcarlos como que han recibido una felicitación de cumpleaños de su parte.

En esta hoja de cálculo, vemos la información que deseamos usando formato condicional, controlada por dos reglas en las que cada una de ellas contiene una fórmula. La primera regla, en la columna A, aplica formato a futuros cumpleaños y la regla de la columna C aplica formato a celdas tan pronto como se introduce “Y”, indicando que se ha enviado la tarjeta de cumpleaños.

En la columna A a los futuros cumpleaños se les aplica formato en rojo en negrita; en la columna C "Y" para la felicitación enviada se le aplica formato en texto en blanco con fondo en verde

Para crear la primera regla:

  1. Seleccione de la celda A2 a la A7. Realice esta acción arrastrando desde A2 a A7.
  2. A continuación, haga clic en Inicio > Formato condicional > Nueva regla.
  3. En el cuadro de diálogoNueva regla de formato, haga clic en Utilizar una fórmula para determinar en qué celdas desea aplicar el formato.
  4. En Dar formato a los valores donde esta fórmula sea verdadera, escriba la fórmula: =A2>HOY()

La fórmula usa la función HOY para ver si las fechas de la columna A son posteriores a hoy (en el futuro). De ser así, se aplica formato a las celdas.

  1. Haga clic en Formato.
  2. En el cuadro Color, seleccione Rojo. En el cuadro Estilo de fuente, seleccione Negrita.
  3. Haga clic en Aceptar hasta que se cierren los cuadros de diálogo.

El formato se aplica a la columna A.

Para crear la segunda regla:

  1. Seleccione las celdas de la C2 a la C7.
  2. Repita los pasos 2 a 4 anteriores e introduzca esta fórmula: =C2=»Y»

La fórmula prueba para ver si las celdas de la columna C contienen “Y” (las comillas alrededor de Y indican a Excel que es texto). De ser así, se aplica formato a las celdas.

  1. En el cuadro Color, seleccione Blanco. En el cuadro Estilo de fuente, seleccione Negrita.
  2. Haga clic en la pestaña Relleno y seleccione Verde.

El formato se aplica a la columna C.

Pruébelo

Puede copiar la siguiente tabla en una hoja de cálculo en Excel (asegúrese de pegarla en la celda A1). A continuación, seleccione las celdas D2:D11 y cree una nueva regla de formato condicional que utilice la siguiente fórmula. Establezca un formato de color para aplicarlo a las celdas que coincidan con los criterios (es decir, hay varios ejemplos de ciudades en la columna D [Seattle y Spokane].

Primero Último Teléfono Ciudad
Annik Stahl 555-1213 Seattle
Josh Barnhill 555-1214 Portland
Colin Wilcox 555-1215 Spokane
Harry Miller 555-1216 Edmonds
Jonathan Foster 555-1217 Atlanta
Erin Hagens 555-1218 Spokane
Jeff Phillips 555-1219 Charleston
Gordon Hee 555-1220 Youngstown
Yossi Ran 555-1221 Seattle
Anna Bedecs 555-1222 San Francisco

=COUNTIF($D$2:$D$11,D2)>1

Más información sobre el formato condicional

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•Estrategia de diseño de hojas de cálculo


 

No hay nada especialmente misterioso en la creación de una hoja de cálculo (hoja de cálculo: documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de cálculo se almacena siempre en un libro.): después de todo, sólo se trata de un puñado de filas y columnas. Y por supuesto no desearíamos reprimir su creatividad. Incluso después de más de diez años escribiendo sobre hojas de cálculo, seguimos encontrando sorprendentes usos nuevos para esa vieja cuadrícula. Pero hay algunas consideraciones generales que le pueden ser de ayuda y unas cuantas «trampas» con las que debe tener cuidado. Este artículo plantea una serie de preguntas que debería hacerse antes de ponerse el casco digital y comenzar a construir la hoja de cálculo.

¿Qué datos deberían incluirse en filas y cuáles en columnas?

A veces resulta bastante evidente pero, por lo general, es conveniente que los datos que vayan a ser más abundantes se dispongan en filas en lugar de en columnas. Tenga en cuenta la legibilidad de los datos cuando vaya a tomar esta decisión.

Por ejemplo, una hoja de cálculo organizada por meses como la de la figura siguiente puede funcionar bien con los rótulos de los meses en horizontal, a lo largo de la parte superior de la hoja, o en vertical, junto al lateral de la misma. Pero en este caso, los rótulos de los meses en vertical a lo largo del lateral facilitan la visualización de la hoja en la pantalla y ayudan a ajustar la hoja para que quepa en una página impresa. También puede que prefiera que la hoja de cálculo sea larga en lugar de ancha, de manera que pueda usar las teclas Re Pág y Av Pág para desplazarse por la pantalla.

 

Imagen de hojas de cálculo de meses con orientación vertical

 

La hoja de cálculo de la imagen sólo contiene cuatro columnas de datos de detalle, pero si su hoja de cálculo incluye más categorías de datos de detalle que el número de meses, puede que desee disponer los meses en columnas. Si usara una orientación horizontal, los datos mostrados en la hoja de cálculo anterior seguirían funcionando correctamente, pero sería necesario desplazarse hacia la derecha para ver todos los datos, como se ilustra en la imagen siguiente.

 

Imagen de una hoja de cálculo con orientación horizontal

Normalmente, los detalles acumulados en una hoja de cálculo caben mejor en filas ordenadas de arriba a abajo, figuradamente, una hoja de cálculo profunda y estrecha. No es insólito crear una hoja de cálculo ancha y poco profunda (con sólo unas cuantas filas y muchas columnas), pero es posible que después no le satisfaga. Las hojas anchas y poco profundas pueden resultar molestas de gestionar si debe desplazarse continuamente para encontrar la información adecuada y tratar saltos de columna extraños al imprimir.

Sugerencia de estrategia
Una vez incluidos los datos en la hoja de cálculo, se tarda mucho tiempo en modificarla, sobre todo cuando podría haberse diseñado de otra manera desde el principio.

¿Será necesario imprimir la hoja de cálculo?

Antes de comenzar a trabajar en una hoja de cálculo, también debe preguntarse si va a ser necesario imprimirla. Puede que se dé cuenta de que no va a tener que imprimir en absoluto si, por ejemplo, la hoja de cálculo se va a utilizar sólo como almacenamiento de información o como referencia.

Si desea imprimir la hoja, plantéese qué aspecto tendrán los datos y qué resultado tendrá la hoja de cálculo sobre el papel. Esto tendrá una gran influencia en el diseño general de la hoja de cálculo. Por ejemplo, las hojas de cálculo con orientación horizontal presentadas en la imagen anterior requieren dos páginas para imprimirse, incluso aunque seleccione el modo Horizontal en el cuadro de diálogo Configurar página (menú Archivo, comando Configurar página). La segunda página impresa contendrá parte de los totales mensuales, pero no verá los nombres de las regiones correspondientes a menos que utilice las opciones Imprimir títulos de la ficha Hoja de este cuadro de diálogo para así repetir los títulos en cada página.

Sugerencia de estrategia
En el caso de hojas grandes, ya sea en orientación horizontal o vertical, repetir las filas de título de la parte superior o las columnas de título en la parte izquierda de cada página impresa es imprescindible para que las copias impresas sean inteligibles.

¿Cómo se utilizarán los datos?

También debe pensar para qué se utilizarán las copias impresas. Si se van a incluir en un informe de gestión, es conveniente que intente que la información relevante quepa en una sola página. Si es para una presentación, puede que sea necesario afinarla un poco más o crear fragmentos de información más pequeños y digestibles que puedan resumirse en una pequeña cuadrícula de unas doce celdas, de manera que quepan en una transparencia o en una diapositiva. Si posee una gran cantidad de datos con los que empezar el trabajo, puede crear páginas de resumen con varios propósitos, como se ilustra en la imagen siguiente.

Imagen de una hoja de resumen

Si la hoja de cálculo se va a destinar a usos de auditoría o para referencia, es posible que prefiera ver toda la información que contiene. En estos casos, la orientación es una cuestión fundamental. Puede imprimir la hoja tanto en formato horizontal como vertical, así que debería diseñar la hoja de cálculo en función de esa decisión. A veces, usar una orientación horizontal ayuda si deben incluirse muchas columnas. Si el número de columnas es excesivo, quizás sea conveniente segmentar los datos en un sistema global de hojas de cálculo, fragmentos de información que pueden imprimirse de forma realista sin perder contexto o legibilidad. Por ejemplo, las fichas de las hojas de la parte inferior de libro presentado en la imagen anterior es una demostración de que la hoja de resumen mostrada en realidad consolida los datos contenidos en otras seis hojas del mismo libro.

Si no es necesario imprimir todo el contenido de la hoja de cálculo, puede usar la característica de esquema para contraer los datos detallados de las hojas de cálculo grandes. Por ejemplo, puede emplear la característica de esquema para mostrar e imprimir sólo los totales, como se puede ver en la imagen siguiente.

Imagen de una hoja de resumen con esquema aplicado

¿A qué público va destinada la hoja?

¿Está creando una hoja de cálculo para su uso personal o la va a compartir con otras personas, bien en línea o bien en formato impreso? Dicho de otra forma, ¿debe tener la hoja de cálculo un maravilloso formato o tiene la opción de usar un formato más atrevido? ¿Necesita crear un resumen global o una visión general de los datos para las demás personas? Es importantísimo tener en cuenta el público de destino al decidir el aspecto que tendrá la hoja de cálculo.

Si los datos de la hoja de cálculo le son familiares, es decir, si su trabajo consiste en obtener esos datos, es posible que crea que los detalles son mucho más interesantes que lo que puede que piensen los demás. Debe intentar pensar como las personas a las que les presentará la información y comunicarles sólo lo que necesitan saber: nada más y, por supuesto, nada menos. Si la hoja de cálculo contiene muchos datos que el público de destino en realidad no desea ver, como suele ocurrir en la mayoría de los casos, puede crear una hoja de resumen específica para los objetivos de distribución masiva.

Sugerencia de estrategia
Si su hoja de cálculo va a estar dirigida a más de un tipo de público, cree hojas de resumen distintas para cada grupo, aunque todas usarán los mismos datos subyacentes.

¿Sobreviviría la hoja de cálculo sin su ayuda?

Si está creando hojas de cálculo que en un momento dado serán utilizadas por otras personas, asegúrese de que son comprensibles y de que están bien documentadas. La mayoría de nosotros no piensa en la documentación, pero todas las hojas de cálculo creadas para los negocios o para uso personal deberían crearse teniendo en cuenta la posibilidad de que otras personas necesitarán interpretarlas un día u otro, posiblemente sin su ayuda. Si cambia de trabajo, dejará atrás un buen legado para la persona que lo sustituya, lo que ofrece una buena imagen de sí. Un poco de documentación puede llegar muy lejos, como se puede ver en la imagen siguiente.

 

Imagen de una hoja de cálculo fundamental

También es posible que deba preparar hojas de cálculo que contengan registros personales importantes, teniendo en cuenta la posibilidad de supervivencia. No se lo tome con demasiado morbo, pero si imprevisiblemente se cortara el hilo de esta vida mortal, no desearía dejar a su familia dando bandazos porque sus hojas de cálculo financiero son indescifrables.

Sugerencia de estrategia
Utilice la opción Comentario para agregar notas en cualquier lugar que requiera una breve explicación.

¿Está basada la hoja de cálculo en datos importados?

Muchas personas trabajan con datos que se compilan en otro lugar y que se utilizan como base para análisis en hojas de cálculo. Por ejemplo, una base de datos ubicada en su equipo o en cualquier otro lugar de una red suele ser el almacén de información concreta que puede extraer y analizar. Si es éste su caso, intente ponerse las cosas más fáciles.

Con frecuencia usamos el planteamiento ad hoc para trabajar, es decir, lo hacemos rápidamente y cuando es necesario, sin prestar especial atención a la posibilidad de que sea necesario repetir el trabajo. Si recopila información de una base de datos, podría construir consultas que ejecutara una y otra vez, independientemente de cuándo las necesitara, en lugar de comenzar desde cero cada vez. De esta forma, puede asegurarse de que los datos importados estarán estructurados exactamente igual cada vez que los necesite.

Puede utilizar la estructura de los datos importados como base para el diseño de la hoja de cálculo. O bien, tendría sentido conservar los datos importados en una hoja de cálculo que nadie más vea y crear hojas con un bonito formato para extraer sólo la información pertinente. Por ejemplo, la imagen siguiente muestra una hoja de cálculo así. Observe que los datos sin procesar se encuentran en una hoja independiente situada detrás de la hoja de información.

Imagen de una hoja con formato

Nota A veces, al pronunciar la expresión «base de datos», la gente abre los ojos previendo un aluvión de terminología incomprensible. Aunque usar un programa de bases de datos (base de datos: colección de datos relacionados con un fin o tema concreto. Dentro de una base de datos, la información sobre una entidad en particular, como un empleado o un pedido, se clasifica en categorías en tablas, registros y campos.) puede resultar complejo, piense que muchas de las hojas de cálculo que creará en Excel son en realidad bases de datos rudimentarias. La guía telefónica es un ejemplo de base de datos en formato impreso. En terminología de bases de datos, cada entrada de la guía telefónica es un registro de la base de datos, mientras que cada uno de los elementos de información de esas entradas (nombre, apellidos, dirección y número de teléfono) es un campo del registro.

¿Es necesario usar más de una hoja de cálculo?

En su comienzo, los programas de hojas de cálculo eran una forma mejor de almacenar, presentar e interpretar información que anteriormente se encontraba en papel y con la que se realizaban cálculos manualmente , es probable que con una calculadora de 10 teclas. Con frecuencia, las primeras hojas de cálculo que creamos cuando avanzábamos por la antigua curva de aprendizaje de Excel eran poco más que simples reproducciones en dos dimensiones de lo que solíamos hacer en papel.

Una forma de superar el antiguo paradigma del papel consiste en usar un diseño modular. Este tipo de diseño es una forma de enfoque de «programación estructurada» u «orientado a objetos», con el que se pueden dividir los datos en fragmentos lógicos que tengan sentido como elementos independientes. (El otro planteamiento de diseño, denominado «jerárquico» está organizado para la identificación de errores y una máxima legibilidad.) Si no es necesario mantener los datos de detalles en ningún tipo de formato presentable, ¿por qué molestarse? En su lugar, concentre su programa de embellecimiento de la hoja de cálculo en las hojas de resumen y los gráficos que compartirá con otras personas.

Sugerencia de estrategia
Diseñe un sistema de hojas de cálculo en lugar de intentar incluirlo todo en una sola hoja. En el diseño modular, hay una hoja para los datos y otra para cada tipo de análisis. En los sistemas modulares complejos, podría usar docenas de hojas, cada una dedicada a un objetivo concreto.

¿Ha dejado espacio libre para insertar nuevas filas y columnas?

Es fundamental permitir efectuar ampliaciones y modificaciones después de haber preparado la hoja de cálculo. Normalmente suele ser conveniente agregar algunas filas y columnas adicionales al área de detalles y mantener los totales separados de los datos de detalles mediante una o dos filas o columnas, si es posible. Una de las acciones de modificación más comunes que realizará es insertar nuevas filas y columnas.

Con el paso de los años, Excel se ha ido haciendo más inteligente en este sentido, superando algunas de las reglas básicas que los usuarios más antiguos solían utilizar. Pero todavía sigue siendo posible estropearlo todo. Hay un cuento popular bastante famoso sobre una persona del departamento de contabilidad que insertó una fila al final de un rango de celdas pero que olvidó ajustar las fórmulas de los totales y fue despedida porque había una discrepancia en las cifras de 200.000 $.

¿Cuál es la moraleja? Modifique las hojas de cálculo con cuidado y critique su propio trabajo sin piedad, sobre todo si de eso depende su empleo.

 

Fuente: http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/estrategia-de-diseno-de-hojas-de-calculo-HA001108267.aspx

 

 

Las funciones INDICE y COINCIDIR combinadas para búsquedas en Excel


Los que conocen la función BUSCARV (o su homóloga BUSCARH) saben que tiene una limitación (a pesar de ser de las más utilizadas en Excel). Ésta estriba en la incapacidad de obtener valores en una columna que esté más a la izquierda que la columna donde está el valor buscado. Es decir, no podemos poner un numero negativo en su tercer argumento núm_columna.
Esta contrariedad es salvable a costa de tener que anidar la función COINCIDIR dentro de la función INDICE, pero nos puede sacar de muchos apuros.
Tengamos esta tabla como referencia:

Supongamos que necesitamos buscar el nombre de un trabajador a partir de su fecha de nacimiento. Esto es, introducir la fecha en una celda y que en otra, nos apareciera el nombre de forma automática. Si bien con BUSCARV no sería posible hacerlo al estar la columna de búsqueda (Fecha nacimiento) más a la derecha de la columna objetivo (ID Nombre trabajador), si sería posible combinando INDICE y COINCIDIR de la forma que vemos en la imagen de la derecha.
En la barra de formulas hemos escrito las funciones anidadas, donde el resultado lo proporciona la función INDICE, eligiendo entre la columna «ID Nombre trabajador», aquel que está situado en la 6ª fila.
Para no tener que editar constantemente la fórmula para modificar el segundo argumento de la función INDICE con un nuevo nº de fila cada vez que queramos buscar otro trabajador con otra fecha de nacimiento, en su lugar hemos introducido la función COINCIDIR… que nos proporciona ese nº de fila que ocupa la fecha de nacimiento que introducimos de forma más cómoda y sostenible en la celda C13.
La función COINCIDIR tiene tres argumentos:
=COINCIDIR (valor_buscado;matriz_buscada;[tipo_de_coincidencia])
Valor_buscado = es la celda C13 porque allí escribiremos la fecha que debe buscar la función COINCIDIR.
Matriz_buscada = es la matriz donde se buscará la fecha introducida en C13
[Tipo_de_coincidencia] = Es opcional (por eso no lo vemos en la imagen anterior). Si se pone el número 1 o se omite, al buscar la fecha, si no encontrara una coincidencia exacta, tomaría la más cercana por abajo. Si se pone un 0, obligamos a que haya una coincidencia exacta. Si se pone el número -1 tomaría la fecha más cercana por arriba.
Por todo ello, si pusiéramos de forma aislada la función COINCIDIR:  =COINCIDIR (C13;C3:C10) , nos devolvería el número 6 en el ejemplo anterior (que es el número que utiliza INDICE en su segundo argumento para buscar el nombre del trabajador).
Fuente:   José Manuel Pomares Medrano

Análisis de datos en Excel


Dilema decision estrategia

 

Excel dispone de 3 herramientas de análisis dinámico de datos (análisis «Y si» o también llamado a veces análisis What If en otros contextos) , las cuales tienen finalidades distintas aunque también una característica en común: obtienen resultados (operando con varios parámetros) basados en determinadas condiciones que imponemos y que podemos variar con comodidad para contrastar como afectan a dichos resultados. (además de las 3 herramientas de análisis dinámico «Y si» aludidas y que conoceremos en este artículo, Excel tiene otra utilidad llamada «Solver» muy similar a «Buscar objetivo», pero además puede trabajar con restricciones, calcular óptimos y manejar más de 1 variable) 

Un ejemplo ejemplo de análisis «Y si», sería obtener como resultado la cuota de préstamo que se pagaría si la tasa de interés fuera de un 5%…. Y si fuera de un 6% …. Y si fuera de un 7% ….

Otro ejemplo de análisis «Y si», sería conocer qué escenario de rentabilidad habría en una empresa, si simultáneamente aumentan las ventas un 3%, disminuyen los costes de personal un 7% y obtenemos de nuestros proveedores un descuento del 2% en todos los aprovisionamientos…. Y si simultáneamente disminuyen las ventas un 10%, disminuyen los costes de energía un 6% y aumentan los costes de Seguridad Social un 9% ….. Y si

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Como decíamos, en Excel existen 3 modalidades de análisis «Y si» (algunas muy útiles y difícilmente sustituibles y otras menos útiles y con posibilidad de obtener resultados similares o mejores con sitemas alternativos):

Tablas de datos

Excel llama «Tablas de datos» a una utilidad mediante la cual podemos obtener los resultados que arrojaría una operación en caso de que una o dos de las variables implicadas en dicha operación tomaran distintos valores.

Una de las ventajas (quizá la única) que tiene utilizar las tablas de datos (frente a otras formas de análisis «Y si» ) estriba en que todos los resultados posibles para cada combinación de variables son desplegados en una tabla, con lo que se pueden ver de forma simultánea. En cuanto a las desventajas, una de ellas es la limitación en el número de variables que podemos manejar (1 ó 2).

Si desea aprender más sobre esta forma de análisis «Y si», haga click en: Tablas de Datos en Excel (2 variables)

 

Administrador de escenarios

Cuando las variables que queremos manejar son más de 2, tenemos que recurrir al «Administrador de escenarios». Esta herramienta nos permite diseñar (y dejar guardados) conjuntos de combinaciones de variables (escenarios) para aplicar uno u otro de forma rápida y comparar los resultados que se dan en una hoja de cálculo determinada. Excel puede manejar simultáneamente en cada escenario, hasta 32 variables. Dos ejemplos de escenarios serían los siguientes conjuntos de combinaciónes de variables: Escenario pesimista Crecimiento interanual de los ingresos: 0 % Crecimiento interanual de los gastos: 10 % IPC interanual: 5% Escenario optimista Crecimiento interanual de los ingresos: 10 % Crecimiento interanual de los gastos: 8 % IPC interanual: 4%

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Con la «Administración de escenarios» podemos aplicar casi a golpe de click todo un escenario a la vez a una cuenta de resultados o a un presupuesto (por ejemplo) y saber qué efectos tiene en los resultados de una empresa. Si desea aprender más sobre esta forma de análisis «Y si», haga click en: Administracion de escenarios en Excel

Buscar objetivo

Imaginemos una micro-empresa que desea introducir una nueva línea de negocio contratando a un comercial. El gerente se informa de los costes que supondría dicha contratación (sueldo fijo, Seguridad Social y dietas) y conoce el precio medio de coste del producto que se venderá en la nueva línea. Con todo ello, ha calculado el punto de equilibrio o umbral de rentabilidad de ventas que se debe alcanzar y estima que la cantidad de ventas que realmente se alcanzará, supererá dicho umbral y no habrá problemas. A la hora de negociar las condiciones económicas con un prestigioso comercial, ¿hasta qué porcentaje podría ofrecer como comisión de ventas al candidato sin caer en pérdidas?

Este es tan sólo un ejemplo de la finalidad de «Buscar objetivo», que es la tercera de las formas de análisis «Y si» que presentábamos al principio. Es una utilidad fácil de entender y usar, pero tiene la limitación de trabajar sólo con una variable.

 

Crédito: José Manuel Pomares Medrano

 

http://temporaexcel.blogspot.com.ar/2011/10/analisis-de-datos-en-excel.html

 

 

 

 

Excel 2013: CONCATENAR (función CONCATENAR)


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Descripción

La función CONCATENAR une hasta 255 cadenas de texto en una sola. Los elementos que se unirán pueden ser texto, números, referencias de celda o una combinación de estos elementos. Por ejemplo, si la hoja de cálculo contiene el nombre de una persona en la celda A1 y el apellido en la celda B1, ambos valores se pueden combinar en otra celda mediante la fórmula siguiente:

=CONCATENAR(A1;» «;B1)

El segundo argumento del ejemplo (» «) es un carácter de espacio. Todos los caracteres de espacio o puntuación que desee que aparezcan en el argumento, debe especificarlos como un argumento entre comillas.

Sintaxis

CONCATENAR(texto1; [texto2]; …)

La sintaxis de la función CONCATENAR tiene los siguientes argumentos:

Texto1 Obligatorio. El primer elemento de texto que se concatenará.

Texto2; … Opcional. Elementos de texto adicionales, hasta un máximo de 255 elementos. Deben estar separados con punto y coma.

Nota También puede usar el operador de cálculo símbolo de «y» comercial (&) en lugar de la función CONCATENAR para unir elementos de texto. Por ejemplo,=A1 & B1 devuelve el mismo valor que =CONCATENAR(A1, B1)

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Ejemplo

Copie los datos de ejemplo en la tabla siguiente y cópielos en la celda A1 de una nueva hoja de cálculo de Excel. Para que las fórmulas muestren resultados, selecciónelas, presione F2 y después presione Entrar. Si lo necesita, puede ajustar los anchos de columna para ver todos los datos.

Datos    
especies Antonio Bermejo
trucha de arroyo Cuarta Pino
3
Fórmula Descripción Resultado
=CONCATENAR(«La densidad de población de la «;A3;» «;A2;» es «;A4;»/kilómetro») Crea una frase concatenando los datos de la columna A con otro texto. La densidad de población de la especie trucha de río es 32/kilómetro.
=CONCATENAR(B2; » «; C2) Concatena la cadena contenida en la celda B2, un carácter de espacio y el valor de la celda C2. Antonio Bermejo
=CONCATENAR(C2; «, «; B2) Concatena la cadena contenida en la celda C2, una cadena formada por una coma y un carácter de espacio, y el valor de la celda B2. Bermejo, Antonio
=CONCATENAR(B3; » y «; C3) Concatena la cadena contenida en la celda B3, una cadena formada por un espacio, el carácter «y», otro espacio y el valor de la celda C3. Cuarta y Pino
=B3 & » y » & C3 Concatena los mismos elementos que en el ejemplo anterior, pero usa el signo de «y» comercial (&) como operador de cálculo en vez de la función CONCATENAR. Cuarta y Pino

 

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Crédito: http://office.microsoft.com/es-ar/excel-help/concatenar-funcion-concatenar-HA102753085.aspx

© 2014 Microsoft Corporation. Todos los derechos reservados.

Excel2013: Función COINCIDIR


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Descripción

La función COINCIDIR busca un elemento especificado en un rango de celdas y, a continuación, devuelve la posición relativa de ese elemento en el rango. Por ejemplo, si el rango A1:A3 contiene los valores 5, 25 y 38, la fórmula

=COINCIDIR(25;A1:A3;0)

devuelve el número 2, porque 25 es el segundo elemento en el rango.

Use COINCIDIR en lugar de una de las funciones BUSCAR cuando necesite conocer la posición de un elemento en un rango en lugar del elemento en sí. Por ejemplo, puede usar la función COINCIDIR para proporcionar un valor para el argumento fila de la función INDICE.

 

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Sintaxis

La sintaxis de la función COINCIDIR tiene los siguientes argumentos:

valor_buscado Obligatorio. Valor que desea buscar en matriz_buscada. Por ejemplo, cuando busca un número en la guía telefónica, usa el nombre de la persona como valor de búsqueda, pero el valor que desea es el número de teléfono.

El argumento valor_buscado puede ser un valor (número, texto o valor lógico) o una referencia de celda a un número, texto o valor lógico.

matriz_buscada Obligatorio. Rango de celdas en el que se realiza la búsqueda.

tipo_de_coincidencia Opcional. Puede ser el número -1, 0 o 1. El argumento tipo_de_coincidencia especifica cómo Excel hace coincidir el valor_buscado con los valores de matriz_buscada. El valor predeterminado de este argumento es 1.

 

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En la siguiente tabla se describe cómo la función busca valores según la configuración del argumento tipo_de_coincidencia.

Tipo_de_coincidencia Comportamiento
1 u omitido COINCIDIR encuentra el mayor valor que es menor o igual que el valor_buscado. Los valores del argumento matriz_buscada se deben colocar en orden ascendente, por ejemplo: …-2, -1, 0, 1, 2, …, A-Z, FALSO, VERDADERO.
0 COINCIDIR encuentra el primer valor que es exactamente igual que el valor_buscado. Los valores del argumento matriz_buscada pueden estar en cualquier orden.
-1 COINCIDIR encuentra el menor valor que es mayor o igual que el valor_buscado. Los valores del argumento matriz_buscada se deben colocar en orden descendente, por ejemplo: VERDADERO, FALSO, Z-A, …2, 1, 0, -1, -2, …, etc.

Notas

COINCIDIR devuelve la posición del valor coincidente dentro de la matriz_buscada, no el valor en sí. Por ejemplo, COINCIDIR(«b»;{«a»;»b»;»c»};0) devuelve 2, la posición relativa de «b» dentro de la matriz {«a»;»b»;»c»}.

COINCIDIR no distingue entre mayúsculas y minúsculas cuando busca valores de texto.

Si COINCIDIR no puede encontrar una coincidencia, devuelve el valor de error #N/A.

Si el tipo_de_coincidencia es 0 y el valor_buscado es una cadena de texto, puede usar los caracteres comodín: el signo de interrogación (?) y el asterisco (*), en el argumento valor_buscado. Un signo de interrogación coincide con cualquier carácter individual; un asterisco coincide con cualquier secuencia de caracteres. Si desea buscar un signo de interrogación o un asterisco real, escriba una tilde (~) antes del carácter.

Ejemplo

El ejemplo será más fácil de entender si lo copia en una hoja de cálculo en blanco.

 

A B C
1 Producto Recuento
2 Bananas 25
3 Naranjas 38
4 Manzanas 40
5 Peras 41
6 Fórmula Descripción Resultado
7 =COINCIDIR(39;B2:B5;1) Como no hay ninguna coincidencia exacta, se devuelve la posición del siguiente valor inferior (38) dentro del rango B2:B5. 2
8 =COINCIDIR(41;B2:B5;0) La posición del valor 41 en el rango B2:B5. 4
9 =COINCIDIR(40;B2:B5;-1) Devuelve un error porque los valores del rango B2:B5 no están en orden descendente.

 

 

Tareas básicas para una base de datos de escritorio de Access 2013


Las bases de datos de Access pueden ayudarle a almacenar y a hacer un seguimiento de cualquier tipo de información, como inventarios, contactos o procesos empresariales. Veamos las rutas que puede tomar para crear una base de datos de escritorio de Access, agregar datos a ella y obtener información sobre los siguientes pasos para personalizar y usar la nueva base de datos.

Nota Si le interesan más los nuevos tipos de aplicaciones Access que están diseñadas para la web, vea cómo crear una aplicación de Access y obtener información sobre las tareas básicas de una aplicación de Access.

Para más información sobre las nuevas funciones, consulte Novedades de Access 2013.

 

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Selección de una plantilla

Las plantillas de Access tienen tablas, consultas, formularios e informes integrados que están preparados para utilizarse. Al iniciar Access, lo primero que verá es una selección de plantillas y podrá buscar más en línea.

1.      En Access, haga clic en Archivo > Nuevo.

  1. Seleccione una plantilla de base de datos de escritorio y escriba un nombre para la base de datos en Nombre de archivo. (Si no encuentra una plantilla que se adapte a usted, use el cuadro Buscar plantillas en línea ).
  2. Puede usar la ubicación predeterminada que Access muestra debajo del cuadro Nombre de archivo o puede hacer clic en el icono de carpeta para elegir una.
  3. Haga clic en Crear.

Según la plantilla que elija, puede que tenga que hacer una de las acciones siguientes para empezar a trabajar:

Si en Access se muestra un cuadro de diálogo de Inicio de sesión con una lista de usuarios vacía:

  1. Haga clic en Nuevo usuario.
  2. Rellene el formulario Detalles del usuario.
  3. Haga clic en Guardar y cerrar.
  4. Seleccione el nombre de usuario que acaba de indicar y, después, haga clic en Iniciar la sesión.

Si en Access se muestra un mensaje de Advertencia de seguridad en la barra de mensajes y confía en el origen de la plantilla, haga clic en Habilitar contenido. Si la base de datos solicita que inicie la sesión, vuelva a iniciarla.

Para más información, vea creación de una base de datos de escritorio de Access a partir de una plantilla.

 

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Creación de una base de datos desde cero

Si ninguna de las plantillas se ajusta a sus necesidades, puede iniciar una base de datos de escritorio en blanco.

  1. En Access, haga clic en Nuevo > Base de datos de escritorio en blanco.
  2. Escriba un nombre para la base de datos en el cuadro Nombre de archivo.
  3. Puede usar la ubicación predeterminada que Access muestra debajo del cuadro Nombre de archivo o puede hacer clic en el icono de carpeta para elegir una.
  4. Haga clic en Crear. Agregación de una tabla

En una base de datos, la información se almacena en varias tablas relacionadas. Para crear una tabla:

  1. Al abrir la base de datos por primera vez, verá una tabla en blanco en la vista Hoja de datos en la que puede agregar datos. Para agregar otra tabla, haga clic en la pestaña Crear > Tabla. Puede empezar a introducir datos en el campo (celda) vacío o pegar datos de otro origen, como un libro de Excel.
  2. Para cambiar el nombre de una columna (campo), haga doble clic en el encabezado de la columna y, después, escriba el nuevo nombre.

Sugerencia Los nombres con sentido le ayudarán a reconocer lo que contiene cada campo sin ver su contenido.

  1. Haga clic en Archivo > Guardar.

Para agregar más campos, escriba en la columna Haga clic para agregar.

Para desplazar una columna, haga clic en el encabezado correspondiente para seleccionarla y, después, arrástrela donde quiera. También puede seleccionar columnas contiguas y arrastrarlas todas a una ubicación nueva.

Para más información, vea Introducción a las tablas.

Copiado y pegado de datos

Puede copiar y pegar datos de otro programa, como Excel o Word a una tabla de Access. Esta acción funciona mejor si los datos se separan en columnas. Si los datos se encuentran en un programa de procesamiento de textos, como Word, use etiquetas para separar las columnas o conviértalos a un formato de tabla antes de copiarlos.

  1. Si los datos se tienen que editar, como separar los nombres completos en nombres y apellidos, hágalo primero en el programa de origen.
  2. Abra el origen y copie (Ctrl + C) los datos.
  3. Abra la tabla de Access en el lugar en el que desea agregar los datos de la vista Hoja de datos y péguelos (Ctrl + V).
  4. Haga doble clic en cada encabezado de columna y escriba un nombre con sentido.
  5. Haga clic en Archivo > Guardar y dele un nombre a la nueva tabla.

Nota Access define el tipo de datos de cada campo en función de la información que copie en la primera fila de cada columna, así que asegúrese de que la información de las filas siguientes coincida con la primera fila.

 

Importación o vinculación a datos

Puede importar datos de otros orígenes o puede vincular los datos desde Access sin mover la información del lugar en el que está almacenada. La vinculación puede ser una buena opción si existen varios usuarios que actualizan los datos y desea asegurarse de que está viendo la versión más reciente o si desea ahorrar espacio de almacenamiento. También puede elegir si desea vincular o importar los datos para la mayoría de los formatos.

El proceso varía ligeramente en función del origen de datos, pero estas instrucciones le ayudarán a empezar a trabajar:

  1. En la pestaña Datos externos, haga clic en el formato de datos desde el que importará o se vinculará. Si no ve el formato correcto, haga clic en Más.

Nota Si aún no encuentra el formato correcto, es posible que necesite exportar los datos primero a un formato de archivo que sea compatible con Access (como un archivo de texto delimitado).

  1. Siga las instrucciones del cuadro de diálogo Obtener datos externos.

Al vincular, algunos formatos estarán disponibles como solo lectura. Aquí tiene los orígenes externos desde los que puede importar o vincular datos:

  Importar Vincular
Microsoft Excel Sí (solo de lectura)
Microsoft Access
Bases de datos ODBC, como SQL Server
Archivos de valores separados por comas (CSV) Sí (solo agregar registros nuevos)
Lista de SharePoint
XML
Data Services Sí (solo de lectura)
Documento HTML
Carpeta de Outlook

Para más información, vea Importación de datos a una base de datos de Access e Importación de datos desde una base de datos de Access.

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Organización de datos con el Analizador de tablas

Puede utilizar el Analizador de tablas para identificar rápidamente los datos redundantes. Después, el asistente proporciona una forma sencilla de organizar los datos en tablas diferentes. Access conserva la tabla original como copia de seguridad.

  1. Abra la base de datos de Access que contenga la tabla que quiera analizar.
  2. Haga clic en Herramientas para bases de datos > Analizar tabla.

Las dos primeras páginas del asistente contienen un breve tutorial con ejemplos. Si ve una casilla titulada ¿Desea mostrar las páginas de introducción?, selecciónela y haga clic en Atrás dos veces para ver la introducción. Si no desea volver a ver las páginas de introducción, anule la selección de ¿Desea mostrar las páginas de introducción?

 

Pasos siguientes

El resto del proceso de diseño varía en función de lo que desee hacer, pero puede ser buena idea crear consultas, formularios, informes y macros. Estos artículos pueden ser de ayuda:

Introducción a las tablas

Introducción a las consultas

Creación de un formulario de Access

Introducción a informes de Access

Proteger los datos con procesos de copia de seguridad y restauración

 

Corresponde a: Access 2013

 

Fuente: http://o15.officeredir.microsoft.com/r/rlidOOHome?clid=11274&CTT=97http://o15.officeredir.microsoft.com/r/rlidOOHome?clid=11274&CTT=97

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Punto de equilibrio en Excel


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El punto de equilibrio de cualquier negocio está determinado por el nivel de ventas necesario para cubrir los costos totales de producción. Es de vital importancia conocer este punto de equilibro ya que nos ayudara a determinar la rentabilidad de un negocio.

¿Qué sucede en el punto de equilibrio?

Cuando una empresa está en el punto de equilibrio no se obtienen beneficios, es decir, la empresa no gana dinero pero tampoco pierde dinero sino que solamente se han recuperado los gastos de operación y los costos de fabricación del producto.

Si la empresa conoce de antemano este punto de equilibrio, podrá determinar con certeza el nivel de ventas necesario para cubrir todos los gastos y comenzar a obtener ganancias. Por el contrario, si las ventas realizadas no alcanzan el punto de equilibrio, la empresa tendrá pérdidas monetarias.

Fórmula del punto de equilibrio

La fórmula para calcular el punto de equilibrio es la siguiente:

Los costos fijos son aquellos que debemos cubrir independientemente de que el negocio funcione como lo es la renta de las oficinas, el pago de servicios como la energía eléctrica o telefonía, etc. Este tipo de costos los conocemos como fijos porque no importa si vendemos o no productos, serán gastos que tendremos que cubrir.

Los costos variables se refieren principalmente a las materias primas utilizadas en la producción de los artículos que venderemos. Estos costos son variables porque dependen de la cantidad de productos a fabricar ya que entre mayor sea la producción, mayor serán los costos de las materias primas. Para dejar en claro el uso de la fórmula del punto de equilibrio haremos un ejemplo utilizando Excel.

Ejemplo de punto de equilibrio en Excel

Una compañía fabricante de almohadas ha fijado el precio de cada una en $60. El costo variable por cada almohada es de $20 y los costos fijos de la empresa ascienden a $40,000. ¿Cuántas almohadas deberá vender la empresa para cubrir los costos totales?

Para obtener el punto de equilibrio en Excel aplicamos la fórmula de la siguiente manera:

El resultado es el valor 1000, lo que significa que llegaremos al punto de equilibrio al vender mil almohadas con lo cual habremos cubierto todos los costos. Una manera de comprobarlo es calculando las utilidades y para ello podemos utilizar la siguiente fórmula:

=B2*B4 – (B3*B4) – B1

En primer lugar calculamos el monto de las ventas (B2*B4) y restamos el costo variable de las unidades producidas (B3*B4) para finalmente restar los costos fijos (B1). Como es de esperarse, la utilidad en el punto de equilibrio es cero ya que la empresa no obtendrá ganancias ni perdidas:

Ahora que ya tenemos el punto de equilibrio podemos representarlo gráficamente, pero para eso será necesario generar los datos para crear el gráfico de Excel.

Gráfico del punto de equilibrio en Excel

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La tabla que crearemos tendrá 4 columnas que serán: Unidades, Ventas, Costos y Utilidades. La columna Unidades representa la cantidad de unidades producidas y la columna Ventas será dicha cantidad de unidades multiplicada por el precio unitario.

La columna Costos es la suma de los costos fijos más los costos variables correspondientes a las unidades producidas y el cálculo se hace con la siguiente fórmula:

Finalmente las utilidades son la diferencia entre las ventas y los costos. Con nuestros datos listos será suficiente con insertar un gráfico de líneas para obtener el siguiente resultado.

Una vez que hemos creado el gráfico del punto de equilibrio en Excel podemos darnos cuenta fácilmente que justamente en la marca de las 1000 unidades suceden dos cosas importantes:

  1. La línea de Ventas y Costos se intersectan y a partir de ese punto las ventas son mayores.
  2. La línea de Utilidades cruza el eje horizontal indicando que a partir de las 1000 unidades vendidas comenzaremos a tener una ganancia en el negocio.

Es así como hemos aprendido un poco más sobre el punto de equilibrio y la manera en que podemos calcularlo con Excel además de crear un gráfico que nos permita visualizar rápidamente dicho punto. Ahora descarga el libro de trabajo y comienza a calcular el punto de equilibrio para tu negocio de manera que puedas conocer las ventas necesarias para obtener ganancias.

Publicado el 10 de marzo del 2014 por Moisés Ortíz      http://exceltotal.com/punto-de-equilibrio-en-Excel

 

 

Cómo usar Microsoft Excel en administración


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Por muchos años, Microsoft Excel ha sido uno de los programas de planillas de datos más populares en el mercado mundial, y uno de sus sellos de calidad es su flexibilidad. Excel es perfecto para todo desde construcción a inventarios de hogar con propósitos de seguro hasta crear facturas personalizadas para ayudar a las compañías a que obtengan los pagos necesarios para mantenerse en el negocio

Instrucciones

  1. 1

Abre Microsoft Excel y crea una nueva hoja de datos. Guarda la planilla en tu disco duro o en tu red compartida.

  1. 2

Decide qué tipos de documento quieres crear con Excel. Algunos ejemplos de documentos Excel útiles incluyen facturas, presupuestos y reportes personalizados.

  1. 3

Descarga una plantilla para cada tipo de hoja de datos que quieras construir. Estas plantillas están disponibles en el sitio web de Microsoft, así como también a partir de una variedad de vendedores de terceros.

  1. 4

Reemplaza el texto genérico en la plantilla con tus propios datos. Observa a medida que el total de las celdas en la hoja de datos se actualiza. Guarda la planilla terminada cuando hayas terminado.

La Administración (lat. ad, hacia, dirección, tendencia, y minister, subordinación, obediencia) es la ciencia social o tecnología social, en parte, y técnica encargada de la planificación, organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, del conocimiento, etc.) de una organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser económico o social, dependiendo de los fines perseguidos por la organización.

                       

Administración moderna de una organización, centrada en la estrategia y enfocada a las necesidades del cliente.

Otras definiciones de Administración (según varios autores):

  • La administración como una ciencia social compuesta de principios,      técnicas y prácticas y cuya aplicación a conjuntos humanos permite      establecer sistemas racionales de esfuerzo cooperativo, a través de los      cuales se puede alcanzar propósitos comunes que individualmente no es      factible lograr.
  • La Administración consiste en lograr un objetivo predeterminado,      mediante el esfuerzo ajeno. (George      R. Terry)
  • La Administración es una ciencia social que persigue la      satisfacción de objetivos institucionales por medio de una estructura y a      través del esfuerzo humano coordinado. (José A. Fernández Arenas)
  • La Administración es el proceso cuyo objeto es la coordinación      eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus      objetivos con la máxima productividad. (Lourdes      Münch Galindo y José      García Martínez)
  • La Administración es la gestión que desarrolla el talento humano      para facilitar las tareas de un grupo de trabajadores dentro de una      organización. Con el objetivo de cumplir las metas generales, tanto      institucionales como personales, regularmente va de la mano con la      aplicación de técnicas y principios del proceso administrativo, donde este      toma un papel preponderante en su desarrollo óptimo y eficaz dentro de las      organizaciones, lo que genera certidumbre en el accionar de las personas y      en la aplicación de los diferentes recursos.

Auditoría de fórmulas Excel


La barrita mágica que mucha gente desconoce. Herramienta para auditar formulas en Excel.
Utilice Auditoría de fórmulas para reflejar gráficamente, o rastrear, las relaciones entre las celdas y las fórmulas que tengan flechas azules. Puede rastrear los precedentes (las celdas que proporcionan datos a una celda concreta) o los dependientes (las celdas que dependen del valor de una celda específica).
Microsoft Excel® dispone de una herramienta sencilla y muy útil que nos permite testear fórmulas y rastrear errores. Si queremos trabajar correctamente con hojas de cálculo grandes se convierte en una herramienta indispensable para cualquier modelista.

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El primer paso que debemos realizar es activar la barra de Auditoría de fórmulas para ello debemos ir a:
1. Menú superior ir a «Ver»
2. En el menú desplegable ir a «Herramientas»
3. Activar en la lista desplegable «Auditoría de fórmulas»
Siguiendo estos pasos, tenemos ya activada la barra de Auditoría de fórmulas como la que nos muestra la imagen superior.
La barra de herramientas de auditoría dispone de diversas funcionalidades muy interesantes. Por un lado nos permite :
1. Testear una fórmula concreta paso a paso. Excelente para calcular fórmulas anidadas paso a paso viendo en todo momento la construcción de la fórmula que analizamos.
2. Permite rastrear celdas dependientes y precedentes de una fórmula concreta. Nos muestra unas flechas que nos indica las fórmulas o celdas que van vinculadas a la celda que estamos analizando. Esta funcionalidad es muy útil cuando una fórmula concreta nos devuelve un error y queremos investigar el motivo. Igualmente es muy interesante cuando nos enfrentamos a un modelo que no hemos desarrollado nosotros mismos y queremos conocer los mecanismos y funcionamiento del mismo.

Fuente: http://www.gvconsulting.com/Finanzas/auditoria-de-formulas-excel.html Global Vision Consulting

PowerPoint 2013: la nube presente


De la misma manera en que hemos procedido con Word 2013 y Excel 2013, hoy nos toca repasar las novedades de la herramienta de presentación de la suite ofimática de Microsoft: PowerPoint 2013. Afortunadamente, las nuevas opciones incluidas dentro del programa le han dado un giro más intuitivo que hace que trabajar con presentaciones sea mucho más cómodo que antes.
Además, la presencia de algunas pequeñas adiciones a través de toda la plataforma hace una gran diferencia, a pesar de no resultar tan evidentes en una primera mirada. De esta manera, PowerPoint 2013 se suma a la serie de aciertos que viene resultando Office 2013, y hace que la actualización a esta última versión del paquete de productividad aparezca como la primera en muchos años en ser realmente apetecible.
Interfaz
Si han leídos mis anteriores reseñas sobre Office 2013, he de decirles que PowerPoint 2013 encierra los mismos cambios estéticos que se incluyeron en toda la suite. En otra palabras, el estilo Metro dice presente desde el primer momento, desde que una pantalla de bienvenida minimalista nos ofrece crear una presentación nueva en blanco o utilizar alguna de las plantillas predefinidas.

powerpoint-2013-bienvenida

Asimismo, y una vez seleccionado el esqueleto sobre el que crearemos nuestra presentación, el programa dará paso a un espacio de trabajo mucho más limpio y centrado en el diseño, una característica muy presente en todas las aplicaciones de este nuevo Office. De esta manera, las herramientas y menús tradicionales pasan a segundo plano, mientras que los botones emergentes y los comandos flotantes ganan una enorme preponderancia.
En definitiva, si ya te has familiarizado con otro de los programas de Office 2013, adentrarte en PowerPoint 2013 no te resultará para nada difícil. Ello es así dado que Microsoft ha desarrollado una estrategia de diseño de interfaz coherente, que combina algunos elementos familiares a los usuarios (como el Ribbon) con enfoques estéticos novedosos pero ya establecidos (la estética Metro propiamente dicha).
Nuevos ajustes y herramientas focalizados en el diseño
Si bien las modificaciones introducidas en la interfaz de PowerPoint 2013 son muy útiles (mucho más de lo que resultan en Word 2013 y Excel 2013), los cambios realmente interesantes se han producido dentro de la funcionalidad del programa. Es que ahora tendremos una mayor libertad para trabajar en nuestras presentaciones así como nuevas herramientas que estarán siempre cerca para asegurar una rápida disponibilidad.
De esta manera, al trabajar con imágenes u objetos insertados, nos encontraremos con la aparición de controles específicos para la inserción de modificaciones. Esta característica es muy similar a los botones de Análisis rápido de Excel 2013, solo que en este caso nos permitirá configurar parámetros como los marcos que rodean las imágenes, el orden de los objetos superpuestos, el tamaño y la posición, entre otros.

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Asimismo, una de las mejores características de este nuevo PowerPoint tiene que ver con la inmensa cantidad de ajustes disponibles, los cuales combinan una marcada elegancia con una facilidad de uso extrema. Alguien puede llegar a decir que muchas de las opciones disponibles aquí ya existían en versiones anteriores, y estaría en lo cierto.
Sucede que, a diferencia de sus antecesores, esta versión del programa pone todo al alcance de nuestras manos para que no tengamos que bucear por interminables menús para llegar a tales instrumentos. En tal sentido, puede decirse que PowerPoint 2013 está más cerca de un programa de diseño propiamente dicho que de la limitada y burda plataforma que supo ser.
Es que cuando empezamos a ver la cantidad de controles y los resultados obtenidos, no podremos evitar sentir la satisfacción de recibir tanto por hacer tan poco. Nuestras imágenes pueden cambiar drásticamente con el añadido de marcos, efectos, transiciones y animaciones de todo tipo, mientras que los ajustes de temperatura de color, tramas y fondos nos permitirán obtener presentaciones realmente dinámicas y atractivas como nunca antes.
La nube presente, por supuesto
La gran revolución de Office 2013 con respecto a todas las ediciones tiene que ver con la nube. Ya hemos hablado en otras ocasiones de cómo Microsoft busca integrar sus herramientas locales con ciertos instrumentos en línea para proveernos con mayores posibilidades. Lo cierto es que ciertos aspectos funcionan mejor en algunas de las aplicaciones que en otras.
Tal es el caso de la inserción de imágenes y videos desde la Web. Es que mientras en Word 2013 y Excel 2013 este apartado puede ser utilizado marginalmente, en PowerPoint 2013 se vuelve una parte esencial del proceso de creación. Sabido es que a la hora de crear presentaciones siempre recurrimos a Internet como fuente de recursos para enriquecerlas. Pues bien, la posibilidad de importar nuestras imágenes desde Flickr y Facebook así como de traer videos desde YouTube nos vendrá como anillo al dedo.
Asimismo, las búsquedas de Bing integradas en el programa también parecen haber sido adecuadas al propósito del software. Es que cuando realicemos búsquedas de imágenes para nuestras presentaciones, el buscador nos mostrará primero toda una gama de imágenes con licencia de Creative Commons, es decir, que su uso no nos representará ningún problema legal.
Además, la integración de Skydrive con PowerPoint 2013 será crucial a la hora de trabajar por varias razones. La primera de ellas tiene que ver con que podremos utilizar todos los materiales que almacenemos allí para embellecer nuestras presentaciones. Por otra parte, este espacio de alojamiento remoto nos permitirá guardar copias de respaldo de todas las presentaciones que trabajemos.
Pero Skydrive también cobra importancia dentro de este esquema dado que permite compartir todos los materiales que diseñemos. De esta manera, podremos trabajar en un proyecto para luego enviarlo a nuestros colegas para su revisión. Esta posibilidad, combinada con las nuevas herramientas para añadir notas y comentarios (muy al estilo Word), resultarán en colaboraciones más fructíferas y productivas.
Fuente: http://blog.mp3.es/powerpoint-2013-primeras-impresiones/

Distribución BETA en EXCEL


DISTR.BETA.INV (función DISTR.BETA.INV)

Devuelve la función inversa de la función de densidad de probabilidad beta acumulativa de una distribución beta especificada. Es decir, si el argumento probabilidad = DISTR.BETA(x;…), entonces DISTR.BETA.INV(probabilidad;…) = x. La distribución beta puede emplearse en la organización de proyectos para crear modelos con fechas de finalización probables, de acuerdo con un plazo de finalización y variabilidad esperados.
 Importante   Esta función se ha reemplazado con una o varias funciones nuevas que puede que proporcionen mayor precisión y cuyos nombres pueden reflejar más claramente su uso. Esta función todavía está disponible por compatibilidad con versiones anteriores de Excel. No obstante, si la compatibilidad con versiones anteriores no es necesaria, debería usar las nuevas funciones de ahora en adelante, ya que describen mejor su funcionalidad.
Para obtener más información sobre la nueva función, consulte Función INV.BETA.N.
Sintaxis
DISTR.BETA.INV(probabilidad;alfa;beta;[A];[B])
La sintaxis de la función DISTR.BETA.INV tiene los siguientes argumentos (argumento: valor que proporciona información a una acción, un evento, un método, una propiedad, una función o un procedimiento.):

Fuente: http://office.microsoft.com/es-ar/excel-help/distr-beta-inv-funcion-distr-beta-inv-HP010335633.aspx

en Excel:
La planilla excel de distribución beta dibuja esta función de acuerdo a los parámetros que uno elija.
Esta planilla es muy útil para entender el concepto y jugar con las variables.

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Fuente: http://planillaexcel.com/distribucion-beta-en-excel/

DISTR.BETA
Devuelve la función beta.
Sintaxis
DISTR.BETA(Número; Alfa; Beta; Inicio; Fin;Acumulativa)
Número es el valor entre Inicio y Fin en el que evaluar la función.
Alfa es un parámetro para la distribución.
Beta es un parámetro para la distribución.
Inicio (opcional) es el límite inferior de Número.
Fin (opcional) es el límite superior de Número.
Acumulativa (opcional) puede ser 0 o Falso para calcular la función de densidad de probabilidad. Puede ser cualquier otro valor o Verdadero u omitirse para calcular la función de distribución acumulativa.
En las funciones de OpenOffice.org Calc, los parámetros marcados como «opcionales» se pueden omitir únicamente si no les sigue ningún parámetro. Por ejemplo, en una función que tiene cuatro parámetros cuyos dos últimos están marcados como «opcionales», se puede omitir el parámetro 4 o los parámetros 3 y 4; sin embargo, no se puede omitir solamente el parámetro 3.
Ejemplo
=DISTR.BETA(0,75;3;4) devuelve el valor 0,96.

Planilla Excel para el Cálculo de Integral y Derivada


Las derivadas y las integrales como herramientas fundamentales del cálculo, nos permite modelar todos los aspectos de la naturaleza en las ciencias físicas

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La derivada de una función, se puede interpretar geométricamente como la pendiente de la curva de la función matemática f(x) trazada en función de x. Pero su implicación para modelar la naturaleza tiene una mayor profundidad de lo que pueda suponer esta simple aplicación geométrica. Despues de todo nos podemos contemplar dibujando triángulos finitos para descubrir la pendiente, de modo que ¿por qué es tan importante la derivada?. Su importancia radica en el hecho de que muchas entidades físicas tales como la velocidad, la aceleración, la fuerza y así sucesivamente, se definen como la tasa instantánea de cambio de alguna otra cantidad. La derivada nos puede dar un valor instantáneo preciso de la tasa de cambio y nos conduce a modelar de forma precisa la cantidad deseada.
La integral de una función se puede interpretar geométricamente como el área bajo la curva de una función matemática f(x) trazada como una función de x. Nos podemos contemplar dibujando una gran número de bloques, para aproximarnos al área bajo una curva compleja, obteniendo una mejor respuesta dibujando un mayor número de bloques. La integral nos proporciona una manera matemática de dibujar un número infinito de bloques y conseguir una expresión analítica precisa del área bajo la curva. Esto es muy importante en la Geometría y profundamente importante en las ciencias físicas, donde las definiciones de muchas entidades físicas se pueden convertir en la forma matemática de un área bajo una curva. El área de un pequeño bloque bajo la curva, se puede considerar que es el producto del ancho del bloque multiplicado por la altura ponderada del bloque. Muchas propiedades de cuerpos continuos, depende de sumas ponderadas, que para ser exactas deben ser infinitas sumas ponderadas, lo cual constituye un problema hecho a medida para resolverse por la integral. Por ejemplo, para encontrar el centro de masa de un cuerpo continuo, se implica la ponderación de cada elemento de masa multiplicado por su distancia a un eje de rotación, un proceso para el cual si se quiere conseguir un valor preciso, se requiere a la integral. Un gran número de problemas físicos implican para sus soluciones a tales sumas infinitas, por lo que la integral es una herramienta esencial para el científico físico.
Fuente: http://hyperphysics.phy-astr.gsu.edu/hbasees/math/derint.html

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La Planilla de Excel para el Cálculo de Integral y Derivada le permite obtener estos resultados a partir de una función única que Ud. especifique
Además para una mejor visualización, muestra sus 3 gráficos: la de la función, la de derivada y la de la integral.
La derivada de una función puede ser interpretada geométricamente como la pendiente de la curva que representa a dicha función.
La integral de una función puede ser interpretada como el área que hay por debajo de la curva que representa a la función.
Ambas representaciones matemáticas son de gran utilidad en ámbitos tan variados como son la física, la ingeniería o la economía, entre otros.

Fuente: http://planillaexcel.com/planilla-de-excel-para-el-calculo-de-integral-y-derivada/

EXCEL: SOLUCIÓN DE 2 ECUACIONES SIMULTÁNEAS


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En matemáticas y álgebra lineal, un sistema de ecuaciones lineales, también conocido como sistema lineal de ecuaciones o simplemente sistema lineal, es un conjunto de ecuaciones lineales (es decir, un sistema de ecuaciones en donde cada ecuación es de primer grado), definidas sobre un cuerpo o un anillo conmutativo. Un ejemplo de sistema lineal de ecuaciones sería el siguiente:

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El problema consiste en encontrar los valores desconocidos de las variables x1, x2 y x3 que satisfacen las tres ecuaciones.
El problema de los sistemas lineales de ecuaciones es uno de los más antiguos de la matemática y tiene una infinidad de aplicaciones, como en procesamiento digital de señales, análisis estructural, estimación, predicción y más generalmente en programación lineal así como en la aproximación de problemas no lineales de análisis numérico:
http://ES.WIKIPEDIA.ORG/WIKI/SISTEMA_DE_ECUACIONES_LINEALES

La planilla de excel de solución de 2 ecuaciones simultáneas le permite obtener numérica y gráficamente el resultado ingresando a nivel matricial los datos
Los sistemas de 2 ecuaciones permiten determinar que valores cumplen con las restricciones impuestas por 2 fórmulas lineales.
A ese conjunto de 2 valores se le llama solución del sistema de ecuaciones.
Este método matemático de resolución, tiene aplicaciones en múltiples campos como es el caso de la física, la ingeniería y la economía
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Fuente: http://planillaexcel.com/planilla-de-excel-de-solucion-de-2-ecuaciones-simultaneas/

MS ACCESS básico: Buscar y organizar la información necesaria


Para buscar y organizar la información necesaria, empiece con la información existente. Por ejemplo, si registra los pedidos de compra en un libro contable o guarda la información de los clientes en formularios de papel en un archivador, puede reunir esos documentos y enumerar cada tipo de información que contienen (por ejemplo, cada casilla de un formulario). Si no dispone de formularios, imagine que tiene que diseñar uno para registrar la información de los clientes. ¿Qué información incluiría en el formulario? ¿Qué casillas crearía? Identifique cada uno de estos elementos y cree un listado. Suponga, por ejemplo, que guarda la lista de clientes en fichas. Cada ficha podría contener un nombre de cliente, su dirección, ciudad, provincia, código postal y número de teléfono. Cada uno de estos elementos representa una columna posible de una tabla.
Cuando prepare esta lista, no se preocupe si no es perfecta al principio. Simplemente, enumere cada elemento que se le ocurra. Si alguien más va a utilizar la base de datos, pídale también su opinión. Más tarde podrá ajustar la lista.
A continuación, considere los tipos de informes o la correspondencia que desea producir con la base de datos. Por ejemplo, tal vez desee crear un informe de ventas de productos que contenga las ventas por región, o un informe de resumen de inventario con los niveles de inventario de los productos. Es posible que también desee generar cartas modelo para enviárselas a los clientes con un anuncio de una actividad de ventas o una oferta. Diseñe el informe en su imaginación y piense cómo le gustaría que fuera. ¿Qué información incluiría en el informe? Cree un listado de cada elemento. Haga lo mismo para la carta modelo y para cualquier otro informe que tenga pensado crear.

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Detenerse a pensar en los informes y en la correspondencia que desea crear le ayudará a identificar los elementos que necesita incluir en la base de datos. Suponga, por ejemplo, que ofrece a sus clientes la oportunidad de inscribirse o borrarse de las actualizaciones periódicas de correo electrónico y desea imprimir un listado de los que han decidido inscribirse. Para registrar esa información, agrega una columna «Enviar correo electrónico» a la tabla de clientes. Para cada cliente, puede definir el campo en Sí o No.
La necesidad de enviar mensajes de correo electrónico a los clientes implica la inclusión de otro elemento. Cuando sepa que un cliente desea recibir mensajes de correo electrónico, tendrá que conocer también la dirección de correo electrónico a la que éstos deben enviarse. Por tanto, tendrá que registrar una dirección de correo electrónico para cada cliente.
Parece lógico crear un prototipo de cada informe o listado de salida y considerar qué elementos necesita para crear el informe. Por ejemplo, cuando examine una carta modelo, puede que se le ocurran algunas ideas. Si desea incluir un saludo (por ejemplo, las abreviaturas «Sr.» o «Sra.» con las que comienza un saludo), tendrá que crear un elemento de saludo. Además, tal vez desee comenzar las cartas con el saludo «Estimado Sr. García», en lugar de «Estimado Sr. Miguel Ángel García». Esto implicaría almacenar el apellido independientemente del nombre.
Un punto clave que hay que recordar es que debe descomponer cada pieza de información en sus partes lógicas más pequeñas. En el caso de un nombre, para poder utilizar el apellido, dividirá el nombre en dos partes: el nombre y el apellido. Para ordenar un informe por nombre, por ejemplo, sería útil que el apellido de los clientes estuviera almacenado de forma independiente. En general, si desea ordenar, buscar, calcular o generar informes a partir de un elemento de información, debe incluir ese elemento en su propio campo.
Piense en las preguntas que le gustaría que la base de datos contestara. Por ejemplo, ¿cuántas ventas de un determinado producto se cerraron el pasado mes? ¿Dónde viven sus mejores clientes? ¿Quién es el proveedor del producto mejor vendido? Prever esas preguntas le ayudará a determinar los elementos adicionales que necesita registrar.
Una vez reunida esta información, ya puede continuar con el paso siguiente.

Fuente: http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/conceptos-basicos-del-diseno-de-una-base-de-datos-HA010341617.aspx#BMgood

MS Access básico: Determinar la finalidad de la base de datos


Determinar la finalidad de la base de datos
Es conveniente plasmar en papel el propósito de la base de datos: cómo piensa utilizarla y quién va a utilizarla. Para una pequeña base de datos de un negocio particular, por ejemplo, podría escribir algo tan simple como «La base de datos de clientes contiene una lista de información de los clientes para el envío masivo de correo y la generación de informes». Si la base de datos es más compleja o la utilizan muchas personas, como ocurre normalmente en un entorno corporativo, la finalidad podría definirse fácilmente en uno o varios párrafos y debería incluir cuándo y cómo va a utilizar cada persona la base de datos. La idea es desarrollar una declaración de intenciones bien definida que sirva de referencia durante todo el proceso de diseño. Esta declaración de intenciones le permitirá centrarse en los objetivos a la hora de tomar decisiones.

Buscar y organizar la información necesaria
Para buscar y organizar la información necesaria, empiece con la información existente. Por ejemplo, si registra los pedidos de compra en un libro contable o guarda la información de los clientes en formularios de papel en un archivador, puede reunir esos documentos y enumerar cada tipo de información que contienen (por ejemplo, cada casilla de un formulario). Si no dispone de formularios, imagine que tiene que diseñar uno para registrar la información de los clientes. ¿Qué información incluiría en el formulario? ¿Qué casillas crearía? Identifique cada uno de estos elementos y cree un listado. Suponga, por ejemplo, que guarda la lista de clientes en fichas. Cada ficha podría contener un nombre de cliente, su dirección, ciudad, provincia, código postal y número de teléfono. Cada uno de estos elementos representa una columna posible de una tabla.
Cuando prepare esta lista, no se preocupe si no es perfecta al principio. Simplemente, enumere cada elemento que se le ocurra. Si alguien más va a utilizar la base de datos, pídale también su opinión. Más tarde podrá ajustar la lista.
A continuación, considere los tipos de informes o la correspondencia que desea producir con la base de datos. Por ejemplo, tal vez desee crear un informe de ventas de productos que contenga las ventas por región, o un informe de resumen de inventario con los niveles de inventario de los productos. Es posible que también desee generar cartas modelo para enviárselas a los clientes con un anuncio de una actividad de ventas o una oferta. Diseñe el informe en su imaginación y piense cómo le gustaría que fuera. ¿Qué información incluiría en el informe? Cree un listado de cada elemento. Haga lo mismo para la carta modelo y para cualquier otro informe que tenga pensado crear.

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Detenerse a pensar en los informes y en la correspondencia que desea crear le ayudará a identificar los elementos que necesita incluir en la base de datos. Suponga, por ejemplo, que ofrece a sus clientes la oportunidad de inscribirse o borrarse de las actualizaciones periódicas de correo electrónico y desea imprimir un listado de los que han decidido inscribirse. Para registrar esa información, agrega una columna «Enviar correo electrónico» a la tabla de clientes. Para cada cliente, puede definir el campo en Sí o No.
La necesidad de enviar mensajes de correo electrónico a los clientes implica la inclusión de otro elemento. Cuando sepa que un cliente desea recibir mensajes de correo electrónico, tendrá que conocer también la dirección de correo electrónico a la que éstos deben enviarse. Por tanto, tendrá que registrar una dirección de correo electrónico para cada cliente.
Parece lógico crear un prototipo de cada informe o listado de salida y considerar qué elementos necesita para crear el informe. Por ejemplo, cuando examine una carta modelo, puede que se le ocurran algunas ideas. Si desea incluir un saludo (por ejemplo, las abreviaturas «Sr.» o «Sra.» con las que comienza un saludo), tendrá que crear un elemento de saludo. Además, tal vez desee comenzar las cartas con el saludo «Estimado Sr. García», en lugar de «Estimado Sr. Miguel Ángel García». Esto implicaría almacenar el apellido independientemente del nombre.
Un punto clave que hay que recordar es que debe descomponer cada pieza de información en sus partes lógicas más pequeñas. En el caso de un nombre, para poder utilizar el apellido, dividirá el nombre en dos partes: el nombre y el apellido. Para ordenar un informe por nombre, por ejemplo, sería útil que el apellido de los clientes estuviera almacenado de forma independiente. En general, si desea ordenar, buscar, calcular o generar informes a partir de un elemento de información, debe incluir ese elemento en su propio campo.
Piense en las preguntas que le gustaría que la base de datos contestara. Por ejemplo, ¿cuántas ventas de un determinado producto se cerraron el pasado mes? ¿Dónde viven sus mejores clientes? ¿Quién es el proveedor del producto mejor vendido? Prever esas preguntas le ayudará a determinar los elementos adicionales que necesita registrar.
Fuente: http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/conceptos-basicos-del-diseno-de-una-base-de-datos-HA010341617.aspx#BMgood

Bases de datos de muestra incluidas en Access

La base de datos y proyecto Neptuno de Access (disponible con el comando Bases de datos de ejemplo en el menú Ayuda) contiene los datos de ventas de una compañía ficticia denominada Importadores Neptuno, que importa y exporta comestibles especiales de todo el mundo. Viendo los objetos de base de datos (objetos de base de datos: una base de datos de Access contiene objetos como tablas, consultas, formularios, informes, páginas, macros y módulos. Un proyecto de Access contiene objetos como formularios, informes, páginas, macros y módulos.) incluidos en la base de datos Neptuno, podrá desarrollar ideas para su propia aplicación de base de datos. También puede utilizar los datos de Neptuno para hacer pruebas con Access antes de escribir sus propios datos. Por ejemplo, puede practicar el diseño de consultas con la tabla Pedidos de Neptuno, ya que contiene los registros suficientes para generar resultados significativos.
Fuente: http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/bases-de-datos-de-muestra-incluidas-en-access-HP005188620.aspx

Estadística: SIMULACIÓN DE MONTE CARLO CON EXCEL


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La simulación de Monte Carlo es una técnica cuantitativa que hace uso de la estadística y los
ordenadores para imitar, mediante modelos matemáticos, el comportamiento aleatorio de
sistemas reales no dinámicos (por lo general, cuando se trata de sistemas cuyo estado va
cambiando con el paso del tiempo, se recurre bien a la simulación de eventos discretos o bien a
la simulación de sistemas continuos).
La clave de la simulación MC consiste en crear un modelo matemático del sistema, proceso o
actividad que se quiere analizar, identificando aquellas variables (inputs del modelo) cuyo
comportamiento aleatorio determina el comportamiento global del sistema. Una vez identificados
dichos inputs o variables aleatorias, se lleva a cabo un experimento consistente en (1) generar –
con ayuda del ordenador- muestras aleatorias (valores concretos) para dichos inputs, y (2)
analizar el comportamiento del sistema ante los valores generados. Tras repetir n veces este
experimento, dispondremos de n observaciones sobre el comportamiento del sistema, lo cual nos
será de utilidad para entender el funcionamiento del mismo –obviamente, nuestro análisis será
tanto más preciso cuanto mayor sea el número n de experimentos que llevemos a cabo.

La función ALEATORIO() de Excel
Las hojas de cálculo como Excel (y cualquier lenguaje de programación estándar) son capaces
de generar números pseudo-aleatorios provenientes de una distribución uniforme entre el 0 y el 1.
Este tipo de números pseudo-aleatorios son los elementos básicos a partir de los cuales se
desarrolla cualquier simulación por ordenador.
En Excel, es posible obtener un número pseudo-aleatorio -proveniente de una distribución
uniforme entre el 0 y el 1- usando la función ALEATORIO:

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Los números generados mediante la función ALEATORIO tienen dos propiedades que los hacen
equiparables a números completamente aleatorios:
1. Cada vez que se usa la función ALEATORIO, cualquier número real entre 0 y 1 tiene la
misma probabilidad de ser generado (de ahí el nombre de distribución uniforme).
2. Los diferentes números generados son estadísticamente independientes unos de otros
(es decir, el valor del número generado en un momento dado no depende de los
generados con anterioridad).
La función ALEATORIO es una función volátil de Excel. Esto significa que cada vez que
pulsamos la tecla F9 o cambiemos alguno de los inputs del modelo, todas las celdas donde
aparezca la función ALEATORIO serán recalculadas de forma automática.
Se pueden encontrar ejemplos del uso de ALEATORIO en el propio menú de ayuda de Excel.

Fuente: http://www.uoc.edu/in3/emath/docs/Simulacion_MC.pdf

Excel. Desvío Standard: Interpretación y aplicación


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La desviación estándar o desviación típica (denotada con el símbolo σ o s, dependiendo de la procedencia del conjunto de datos) es una medida de dispersión para variables de razón (variables cuantitativas o cantidades racionales) y de intervalo. Se define como la raíz cuadrada de la varianza de la variable.

Para conocer con detalle un conjunto de datos, no basta con conocer las medidas de tendencia central, sino que necesitamos conocer también la desviación que presentan los datos en su distribución respecto de la media aritmética de dicha distribución, con objeto de tener una visión de los mismos más acorde con la realidad al momento de describirlos e interpretarlos para la toma de decisiones.

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Interpretación y aplicación
La desviación típica es una medida del grado de dispersión de los datos con respecto al valor promedio. Dicho de otra manera, la desviación estándar es simplemente el «promedio» o variación esperada con respecto a la media aritmética.
Por ejemplo, las tres muestras (0, 0, 14, 14), (0, 6, 8, 14) y (6, 6, 8, 8) cada una tiene una media de 7. Sus desviaciones estándar muestrales son 8.08, 5.77 y 1.15 respectivamente. La tercera muestra tiene una desviación mucho menor que las otras dos porque sus valores están más cerca de 7.
La desviación estándar puede ser interpretada como una medida de incertidumbre. La desviación estándar de un grupo repetido de medidas nos da la precisión de éstas. Cuando se va a determinar si un grupo de medidas está de acuerdo con el modelo teórico, la desviación estándar de esas medidas es de vital importancia: si la media de las medidas está demasiado alejada de la predicción (con la distancia medida en desviaciones estándar), entonces consideramos que las medidas contradicen la teoría. Esto es coherente, ya que las mediciones caen fuera del rango de valores en el cual sería razonable esperar que ocurrieran si el modelo teórico fuera correcto. La desviación estándar es uno de tres parámetros de ubicación central; muestra la agrupación de los datos alrededor de un valor central (la media o promedio).

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DESVESTA (función DESVESTA)
Este artículo describe la sintaxis de la fórmula y el uso de la función DESVESTA en Microsoft Excel.
Descripción
Calcula la desviación estándar de una muestra. La desviación estándar es la medida de la dispersión de los valores respecto a la media (valor promedio).
Sintaxis
DESVESTA(valor1, [valor2], …)
La sintaxis de la función DESVESTA tiene los siguientes argumentos:
Valor1, valor2, … Valor1 es obligatorio, los valores siguientes son opcionales. De 1 a 255 valores correspondientes a una muestra de una población. También puede usar una matriz única o una referencia de matriz en lugar de argumentos separados por comas.
Observaciones
DESVESTA supone que los argumentos son una muestra de la población. Si los datos representan toda la población, debe calcular la desviación estándar con DESVESTPA.
La desviación estándar se calcula con el método «n-1».
Los argumentos pueden ser los siguientes: números; nombres, matrices o referencias que contienen números; representaciones textuales de números; o valores lógicos, como VERDADERO y FALSO, en una referencia.
Los argumentos que contienen VERDADERO se evalúan como 1; los que contienen texto o FALSO, se evalúan como 0 (cero).
Si el argumento es una matriz o una referencia, solo se usarán los valores de la matriz o de la referencia. Se ignorarán las celdas vacías y los valores de texto de la matriz o de la referencia.
Los argumentos que son valores de error o texto que no se pueden traducir a números provocan errores.
Si no desea incluir valores lógicos y representaciones textuales de números en una referencia como parte del cálculo, use la función DESVEST.
DESVESTA usa la fórmula siguiente:

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Donde x es la media de muestra PROMEDIO(valor1,valor2,…) y n es el tamaño de la muestra.

Fuente: http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/desvesta-funcion-desvesta-HA102752860.aspx

Funciones estadísticas de Excel


Utilizar las funciones estadísticas de Excel en la oficina, el aula o la fábrica.
Las aplicaciones prácticas de las estadísticas de Excel son numerosas. Quizá tenga sus propias razones para utilizar las funciones estadísticas de Excel. A continuación le presentamos algunos ejemplos a modo de sugerencia:
Un director de ventas puede querer realizar una previsión de las ventas del próximo trimestre (función TENDENCIA).
Un profesor puede utilizar una curva basada en el promedio de notas para calificar a sus alumnos (PROMEDIO o MEDIANA, o incluso MODO).
Un fabricante que comprueba la calidad de sus productos puede estar interesado en el rango de elementos que quedan fuera de los límites de calidad aceptables (DESVEST o VAR).
Un investigador de mercado puede necesitar averiguar cuántas respuestas de una encuesta están dentro de un rango determinado de respuestas (FRECUENCIA).

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Un director de ventas utiliza la función VAR para analizar las cifras de ventas de tres comerciales.
Imagínese a un director de ventas estudiando las cifras de tres comerciales diferentes para comparar sus resultados. Una de las muchas funciones estadísticas que el director puede utilizar es la varianza (VAR).
La varianza mide las diferencias existentes entre los valores individuales de los datos. Los datos con una varianza baja contienen valores idénticos o similares: 6, 7, 6, 6, 7. Los datos con una varianza alta contienen valores que no se asemejan: 598, 1, 134, 5, 92.

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Fórmula utilizada para calcular la varianza basada en un rango, en este caso B8 a B75.

Si se puede utilizar cualquier función en Excel, se puede utilizar una fórmula estadística. Estas fórmulas se escriben de la misma forma:
1. Siempre comienzan por el signo igual (=).
2. A continuación se sitúa el nombre de la función.
3. Por último, se añaden los argumentos entre paréntesis.
En el caso de las fórmulas estadísticas, es frecuente que los argumentos sean rangos, como se puede observar en la imagen.

Fuente: http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/funciones-estadisticas-de-excel-RZ001091922.aspx?section=5

Más sobre Excel y la DISTRIBUCIÓN NORMAL ( Gauss)


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La distribución normal es también un caso particular de probabilidad de variable aleatoria continua, fue reconocida por primera vez por el francés Abraham de Moivre (1667-1754). Posteriormente, Carl Friedrich Gauss (1777-1855) elaboró desarrollos más profundos y formuló la ecuación de la curva; de ahí que también se le conozca, más comúnmente, como la «campana de Gauss». La distribución de una variable normal está completamente determinada por dos parámetros, su media (µ) y su desviación estándar (σ). Con esta notación, la densidad de la normal viene dada por la ecuación: que determina la curva en forma de campana que tan bien conocemos

Existen dos razones básicas por las cuales la distribución normal ocupa un lugar tan prominente en la estadística:

• Tiene algunas propiedades que la hacen aplicable a un gran número de situaciones en la que es necesario hacer inferencias mediante la toma de muestras.

• La distribución normal casi se ajusta a las distribuciones de frecuencias reales observadas en muchos fenómenos, incluyendo características humanas, resultados de procesos físicos y muchas otras medidas de interés para los administradores, tanto en el sector público como en el privado.

Propiedad:
No importa cuáles sean los valores de µ y σ para una distribución de probabilidad normal, el área total bajo la curva siempre es 1, de manera que podemos pensar en áreas bajo la curva como si fueran probabilidades. Matemáticamente es verdad que:

1. Aproximadamente el 68% de todos los valores de una población normalmente distribuida se encuentra dentro de ± 1 desviación estándar de la media.

2. Aproximadamente el 95.5% de todos los valores de una población normalmente distribuida se encuentra dentro de ± 2 desviaciones estándar de la media.

3. Aproximadamente el 99.7% de todos los valores de una población normalmente distribuida se encuentra dentro de ± 3 desviaciones estándar de la media.

Relación entre el área bajo la curva de distribución normal de probabilidad y la distancia a la media medida en desviaciones estándar.

Estas gráficas muestran tres formas diferentes de medir el área bajo la curva normal. Sin embargo, muy pocas de las aplicaciones de la distribución normal de probabilidad implican intervalos de exactamente (más o menos) 1, 2 ó 3 desviaciones estándar a partir de la media. Para estos casos existen tablas estadísticas que indican porciones del área bajo la curva normal que están contenidas dentro de cualquier número de desviaciones estándar (más o menos) a partir de la media.

Afortunadamente también se puede utilizar una distribución de probabilidad normal estándar para encontrar áreas bajo cualquier curva normal. Con esta tabla se determina el área o la probabilidad de que la variable aleatoria distribuida normalmente esté dentro de ciertas distancias a partir de la media. Estas distancias están definidas en términos de desviaciones estándar.

Para cualquier distribución normal de probabilidad, todos los intervalos que contienen el mismo número de desviaciones estándar a partir de la media contendrán la misma fracción del área total bajo la curva para cualquier distribución de probabilidad normal. Esto hace que sea posible usar solamente una tabla de la distribución de probabilidad normal estándar.

El valor de z está derivado de la fórmula:

En la que:
• x = valor de la variable aleatoria de interés.
• µ = media de la distribución de la variable aleatoria.
• σ = desviación estándar de la distribución.
• z = número de desviaciones estándar que hay desde x a la media de la distribución. (El uso de z es solamente un cambio de escala de medición del eje horizontal)

La planilla de Excel  de Distribución Normal  computa, ingresando la media, el desvío y los datos de las colas, la campana de gauss.
La distribución Normal o Gausiana es una distribución de probabilidad continua definida por dos parámetros que la caracterizan: µ y σ
El parámetro µ es conocido como la media o la esperanza que para esta distribución es igual a la mediana (en la Normal Estándar µ=0)
Por su parte el parámetro σ es la desviación estándar  o la raíz cuadrada de la varianza (en la Normal Estándar σ=0)
La forma de su función densidad es similar a una campana (conocida como Campana de Gauss) cuyo alto, ancho y posición relativa al cero varía en función de la media y la desviación estándar que definen a la distribución.

Fuente: http://planillaexcel.com/planilla-de-excel-para-el-calculo-de-la-distribucion-normal-gauss/

Excel 2013: Fórmula y uso (aplicaciones)de la función GAUSS


gauss0

Función gaussiana
En estadística, la función gaussiana (en honor a Carl Friedrich Gauss) es una función definida por la expresión:

gauss1

donde a, b y c son constantes reales (a > 0).
Las funciones gaussianas se utilizan frecuentemente en estadística correspondiendo, en el caso de que a sea igual a
gauss2 , a la función de densidad de una variable aleatoria con distribución normal de media μ=b y varianza σ2=c2.
Aplicaciones
La primitiva de una función gaussiana es la función error. Estas funciones aparecen en numerosos contextos de las ciencias naturales, ciencias sociales, matemáticas e ingeniería. Algunos ejemplos:
• En estadística y teoría de probabilidades, las funciones gaussianas aparecen como la función de densidad de la distribución normal, la cual es una distribución de probabilidad límite de sumas complicadas, según el teorema del límite central.
• Una función gaussiana es la función de onda del estado fundamental del oscilador armónico cuántico.
• Los orbitales moleculares usados en química computacional son combinaciones lineales de funciones gaussianas llamados orbitales gaussianos.
• Matemáticamente, la función gaussiana juega un papel importante en la definición de los polinomios de Hermite.
• Consecuentemente, están también asociadas con el estado de vacío en la teoría cuántica de campos.
• Los rayos gaussianos se usan en sistemas ópticos y de microondas.
• Las funciones gaussianas se utilizan como filtro de suavizado en el procesamiento digital de imágenes.

GAUSS (función GAUSS)- Fórmula y el uso de la función GAUSS en Microsoft Excel.

Descripción
Calcula la probabilidad de que un miembro de una población normal estándar pertenezca a la categoría entre el promedio y z desviaciones estándar del promedio.
Sintaxis
GAUSS(z)
La sintaxis de la función GAUSS tiene los siguientes argumentos:
Z Obligatorio. Devuelve un número.
Observaciones
Si z no es un número válido, GAUSS devuelve el valor de error #¡NUM!.
Si z no es un tipo de datos válido, GAUSS devuelve el valor de error #¡VALOR!.
Puesto que DISTR.NORM.ESTAND.N(0,True) siempre devuelve 0,5, GAUSS (z) siempre será 0,5 menos que DISTR.NORM.ESTAND.N(z,True).
Ejemplo
Copie los datos del ejemplo en la siguiente tabla y péguelos en la celda A1 de una nueva hoja de cálculo de Excel. Para las fórmulas que muestren resultados, selecciónelas, presione F2 y, a continuación, presione Entrar. Si lo necesita, puede ajustar los anchos de la columna para ver todos los datos.
Fórmula =GAUSS(2)
Descripción:Probabilidad de que un miembro de una población normal estándar pertenezca a la categoría entre el promedio y 2 desviaciones estándar del promedio (el resultado es 0,47725).
Resultado:=GAUSS(2)

Fuente http://office.microsoft.com/es-ar/excel-help/gauss-funcion-gauss-HA102753278.aspx?CTT=5&origin=HA103980604

Access: ¿Qué es un buen diseño de base de datos?


diseño

El proceso de diseño de una base de datos se guía por algunos principios. El primero de ellos es que se debe evitar la información duplicada o, lo que es lo mismo, los datos redundantes, porque malgastan el espacio y aumentan la probabilidad de que se produzcan errores e incoherencias. El segundo principio es que es importante que la información sea correcta y completa. Si la base de datos contiene información incorrecta, los informes que recogen información de la base de datos contendrán también información incorrecta y, por tanto, las decisiones que tome a partir de esos informes estarán mal fundamentadas.
Un buen diseño de base de datos es, por tanto, aquél que:
Divide la información en tablas basadas en temas para reducir los datos redundantes.
Proporciona a Access la información necesaria para reunir la información de las tablas cuando así se precise.
Ayuda a garantizar la exactitud e integridad de la información.
Satisface las necesidades de procesamiento de los datos y de generación de informes.
El proceso de diseño
El proceso de diseño consta de los pasos siguientes:
Determinar la finalidad de la base de datos
Esto le ayudará a estar preparado para los demás pasos.
Buscar y organizar la información necesaria
Reúna todos los tipos de información que desee registrar en la base de datos, como los nombres de productos o los números de pedidos.
Dividir la información en tablas
Divida los elementos de información en entidades o temas principales, como Productos o Pedidos. Cada tema pasará a ser una tabla.
Convertir los elementos de información en columnas
Decida qué información desea almacenar en cada tabla. Cada elemento se convertirá en un campo y se mostrará como una columna en la tabla. Por ejemplo, una tabla Empleados podría incluir campos como Apellido y Fecha de contratación.
Especificar claves principales
Elija la clave principal de cada tabla. La clave principal es una columna que se utiliza para identificar inequívocamente cada fila, como Id. de producto o Id. de pedido.
Definir relaciones entre las tablas
Examine cada tabla y decida cómo se relacionan los datos de una tabla con las demás tablas. Agregue campos a las tablas o cree nuevas tablas para clarificar las relaciones según sea necesario.
Ajustar el diseño
Analice el diseño para detectar errores. Cree las tablas y agregue algunos registros con datos de ejemplo. Compruebe si puede obtener los resultados previstos de las tablas. Realice los ajustes necesarios en el diseño.
Aplicar las reglas de normalización
Aplique reglas de normalización de los datos para comprobar si las tablas están estructuradas correctamente. Realice los ajustes necesarios en las tablas.

http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/conceptos-basicos-del-diseno-de-una-base-de-datos-HA010341617.aspx#BMgood

Definir la clave principal con los campos existentes
Para que una clave principal funcione correctamente, el campo debe identificar inequívocamente cada fila, no debe contener un valor vacío o nulo y casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar.
1. Abra la base de datos que desea modificar.
2. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla en la que desea establecer la clave principal y, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.
Sugerencia Si no ve el panel de navegación, presione F11.
3. Seleccione el campo o los campos que desea usar como clave principal.
Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee.
Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo.
4. En el grupo Herramientas de la pestaña Diseño, haga clic en Clave principal.
Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave principal.
http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/agregar-o-cambiar-la-clave-principal-de-una-tabla-HA102749633.aspx#_Set_the_primary

Access 2013 Claves compuestas


Acceso2

Uso de varios campos combinados a modo de clave principal
En algunos casos, tal vez convenga usar dos o más campos como clave principal de una tabla. Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que contenga artículos de línea de pedidos tendría dos campos en su clave principal: Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal está formada por más de un campo se denomina clave compuesta. Para crear una clave externa compuesta, puede usar una consulta de definición de datos con la que crear una restricción de varios campos. Encontrará más información al respecto en el tema Crear o modificar tablas o índices mediante una consulta de definición de datos.
Agregar una clave principal de Autonumeración
 Nota   Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le asigna el tipo de datos Autonumeración.
1. Abra la base de datos que desea modificar.
2. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla a la que desee agregar la clave principal y, a continuación, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.
 Sugerencia   Si no ve el panel de navegación, presione F11.
1. Busque la primera fila vacía disponible en la cuadrícula de diseño de la tabla.
2. En el campo Nombre del campo, escriba un nombre (como IdCliente).
3. En el campo Tipo de datos, haga clic en la flecha desplegable y en Autonumeración.
4. En Propiedades del campo, en Nuevos valores, haga clic en Incremento para usar valores numéricos incrementales para la clave principal, o haga clic en Aleatorio para utilizar números aleatorios.
Definir la clave principal con los campos existentes
Para que una clave principal funcione correctamente, el campo debe identificar inequívocamente cada fila, no debe contener un valor vacío o nulo y casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar.
1. Abra la base de datos que desea modificar.
2. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla en la que desea establecer la clave principal y, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.
 Sugerencia   Si no ve el panel de navegación, presione F11.
1. Seleccione el campo o los campos que desea usar como clave principal.
Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee.
Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo.
1. En el grupo Herramientas de la pestaña Diseño, haga clic en Clave principal.
Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave principal.
Quitar la clave principal
Cuando quite la clave principal, el campo o campos que hacían la función de clave principal ya no servirán como identificadores principales de un registro.
Al quitar la clave principal, no se eliminan los campos de la tabla, pero sí el índice que se creó para dicha clave.
1. Antes de quitar una clave principal, debe asegurarse de que no interviene en ninguna relación de tabla. Si intenta quitar una clave principal que forma parte de una o más relaciones, Access le advertirá de que debe eliminar primero la relación.

Haga lo siguiente para eliminar una relación de tabla:   
a. Si las tablas que intervienen en las relaciones de tabla están abiertas, ciérrelas. No se puede eliminar una relación entre tablas abiertas.
b. En el grupo Relaciones de la pestaña Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.
c. Si las tablas que participan en la relación de tabla no aparecen, en el grupo Relaciones de la pestaña Diseño, haga clic en Mostrar tabla.
d. Seleccione las tablas que vaya a agregar en el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en Agregar y, después, en Cerrar.
e. Haga clic en la línea de relación de tabla correspondiente a la relación que desea eliminar (la línea se mostrará en negrita al seleccionarla) y, a continuación, presione la tecla SUPR.
f. En el grupo Relaciones de la pestaña Diseño, haga clic en Cerrar.
1. Tras eliminar las relaciones, en el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla cuya clave principal desee eliminar y, después, haga clic en Vista Diseño.
 Sugerencia   Si no ve el panel de navegación, presione F11.
1. Haga clic en el selector de filas de la clave principal actual.
Si la clave principal consta de un solo campo, haga clic en el selector de filas de ese campo.
Si la clave principal consta de varios campos, haga clic en el selector de filas de todos los campos de la clave principal.
1. En el grupo Herramientas de la pestaña Diseño, haga clic en Clave principal.
El indicador de clave se quita del campo o campos que especificó previamente como clave principal.
 Nota   Si guarda una tabla nueva sin definir una clave principal, Access le pide que cree una. Si elige Sí, se crea un campo Id. con el tipo de datos Autonumeración para proporcionar un valor único para cada registro. Si la tabla ya incluye un campo Autonumeración, Access lo usa como clave principal.

Fuente: http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/agregar-o-cambiar-la-clave-principal-de-una-tabla-HA102749633.aspx#Autonumber

Access 2013 Agregar o cambiar la clave principal de una tabla


Una clave principal es un campo (o conjunto de campos) que presenta valores únicos en una tabla. Estos valores se pueden usar para hacer referencia a registros enteros, ya que cada registro tiene un valor distinto para la clave. Una tabla solo puede tener una clave principal.
Para definir la clave principal de una tabla, abra la tabla en la vista Diseño. Seleccione el campo (o campos) que quiera usar y, en la cinta, haga clic en Clave principal.
Nota Los procedimientos de este artículo se refieren únicamente a las bases de datos de escritorio. Access administra automáticamente las claves principales de las tablas nuevas en bases de datos web y aplicaciones de Access. Aunque no recomendados hacerlo, estas claves principales automatizadas se pueden invalidar.

Access usa los campos de clave principal con diversos propósitos:
Para leer los datos de tablas distintas y combinarlos de forma que tenga sentido. Puede incluir los campos de clave principal en otras tablas para hacer referencia a la tabla que sea origen de la clave principal. En esas tablas, los campos se denominan claves externas. Por ejemplo, un campo Id. de cliente de la tabla Clientes también podría aparecer en la tabla Pedidos. En la tabla Clientes, esta es la clave principal. En la tabla Pedidos se denomina clave externa. Una clave externa es, sencillamente, la clave principal de otra tabla. Para más información, vea el tema Conceptos básicos del diseño de una base de datos.
http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/conceptos-basicos-del-diseno-de-una-base-de-datos-HA010341617.aspx?CTT=5&origin=HA102749633

imagena

1 Clave principal
2 Clave externa
Si va a mover los datos existentes a una base de datos, debe tener un campo que pueda usar como clave principal. A menudo, se suele usar un número de identificación único, como un número de identificador, un número de serie o un código, como clave principal para una tabla. Por ejemplo, es posible que tenga una tabla Clientes en la que cada cliente tenga un número de identificador único de cliente. El campo de identificador de cliente es la clave principal.
Access crea automáticamente un índice para la clave principal, que permite agilizar las consultas y otras operaciones. También comprueba que cada registro tiene un valor en el campo de clave principal y que este es siempre distinto.
Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le asigna el nombre de campo «Id.» y el tipo de datos Autonumeración. El campo está oculto de forma predeterminada en la vista Hoja de datos, pero se puede ver en la vista Diseño.

Una clave principal correcta debe tener varias características:
Identifica inequívocamente cada fila.
Nunca debe estar vacía ni ser nula (siempre debe contener un valor).
Los valores que contiene no suelen cambiar (lo ideal es que no cambien).
Si no halla una clave correcta, cree un campo Autonumeración para usarlo como tal. Un campo Autonumeración genera un valor para sí mismo automáticamente cuando cada registro se guarda por primera vez. Por lo tanto, un campo Autonumeración reúne las tres características de una clave principal correcta. Para obtener más información sobre cómo agregar un campo Autonumeración, vea la sección Agregar una clave principal de Autonumeración.

http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/agregar-o-cambiar-la-clave-principal-de-una-tabla-HA102749633.aspx#Autonumber

imagen2a

Un campo Autonumeración constituye una clave principal correcta.

Polinomios en Excel ( Básico)


Un polinomio es así:

polynomial-example1

un ejemplo de polinomio, este tiene 3 términos

Están hechos de:

constantes (como 3, -20, o ½)

variables (como x e y)

exponentes (como el 2 en y2) pero sólo pueden ser 0, 1, 2, 3, … etc
Que se pueden combinar usando:
+ – ×
sumas, restas y multiplicaciones…

¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨
Como usar Excel para resolver ecuaciones.

Descripción
Cómo crear una hoja de cálculo Excel para reflejar una ecuación.
La ecuación que usarán como modelo en esta actividad es:
2 * x3 + 6 * x2 – 18 * x + 6 = 0
A. Definan sus coordenadas
 
Software: Microsoft Excel
1- Abran una hoja de cálculo nueva. En A1 , escriban:
Gráfico de y = 2 * x3 + 6 * x2 – 18 x + 6 Para posicionar los exponentes (tales como 3) correctamente en el texto, resalten cada uno de ellos, vayan al menú Formato, Celdas, hagan clic en la pestañaFuente, y hagan clic en Superíndices .
Nota: en las fórmulas de hojas de cálculo es necesario poner el signo ^ antes de los exponentes. Ejemplo: x^3 para representar x3.
2- En la celda A2, escriban x. En la celda B2, escriban y .
3- En la celdas A3:A11, ingresen una serie secuencial de valores desde -5 hasta3 .
4- Seleccione A2:A11, presione CTRL + SHIFT + F3, seleccionen Fila Superior Aceptar .
5- En la celda B3 , ingresen la fórmula para y, que es

=2*x^3+6*x^2-18*x+6

6- Copien esta fórmula y péguenla en las celdas B4:B11 .
7- Miren qué valores aparecen en la columna B . ¿Aprecian algún patrón? Guarden su trabajo.
Software: Microsoft Excel
Ahora querrán ver la ecuación en un gráfico:

excel_resolver1

Fuente: http://escritoriodomiciliaria.educ.ar/p-actividades/resolver-ecuaciones-polinomicas/#sthash.PXXqOuiq.dpuf

Cómo resaltar diferencias entre filas en Excel 2013


Desde Microsoft Excel y, sin la necesidad de usar fórmulas o funciones, es posible comparar rápidamente varias columnas entres sí, de manera que queden marcadas aquellas celdas que difieren en algunos de sus valores. Te explicamos cómo hacerlo en el siguiente tutorial.
Lo primero que debes hacer desde Excel es, obviamente, abrir aquel libro de trabajo cuyos datos deseas comparar. En este ejemplo concreto, la información que se va a cotejar está situado en dos columnas adyacentes, corresponde a los mismos conceptos, pero en en periodos (años) diferentes. Una vez localizados, selecciónalos directamente con el ratón, pinchando y arrastrando.

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Una vez esté ya seleccionado el rango de datos, tendrás que presionar una vez la tecla F5 y, a continuación, desde la nueva ventana que aparecerá, también el botón Especial.

Continua activando la casilla denominada Diferencias entre filas y, a continuación, pulsa el botón Aceptar. De manera automática, quedarán seleccionadas todas aquellas celdas que tienene un contenido diferente. Sin hacer click en ningún otro lugar, pincha ahora directamente sobre el icono de la barra de harramientas superior (o de la cinta de opciones, según la versión de Office que utilices) en el icono que corresponde al cambio de color de letra. Lo reconocerás por que muestra una A mayúsculas con un subrayado de un color determinado, en nuestro caso rojo.

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Obtendrá en pantalla una paleta de colores desde la que escoger la tonalidad con la que quieres resaltar el contenido de las celdas que son diferentes. Escoge aquel prefieras, por ejemplo el rojo.
El efecto lo podrás comprobar directamente en tu hoja de cálculo. Todas las celdas que, por filas, difieran en cuanto a contenido de la celda de su izquierda, quedarán marcadas en la segunda columna con un color diferente. En este caso en rojo.

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Fuente:  Cómo resaltar diferencias entre filas en Office 2013 – ComputerHoy.com  http://computerhoy.com/paso-a-paso/software/como-resaltar-diferencias-filas-office-2013-5682#ZqA1Zu5r8H1dAEM9

Apache OpenOffice o MS Office ? Ventajas y desventajas


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Apache OpenOffice es una suite ofimática libre (código abierto y distribución gratuita) que incluye herramientas como procesador de textos, hoja de cálculo, presentaciones, herramientas para el dibujo vectorial y base de datos.7 Está disponible para varias plataformas, tales como Microsoft Windows, GNU/Linux, BSD, Solaris y Mac OS X. Soporta numerosos formatos de archivo, incluyendo como predeterminado el formato estándar ISO/IEC OpenDocument (ODF), entre otros formatos comunes, así como también soporta más de 110 idiomas, desde febrero del año 2010.6OpenOffice es un programa de oficina que es gratis para descargar e instalar. Los desarrolladores que crearon y mantienen OpenOffice dependen de donaciones de dinero de usuarios y del tiempo de otros programadores para continuar con este proyecto de código abierto. Esto puede ser una ventaja porque no le cuesta al usuario nada si elige no hacer una donación. También puede ser una desventaja, si la comunidad de desarrollo de OpenOffice no tiene los recursos necesarios para continuar mejorando el programa. Por otra parte, es una ventaja porque hay desarrolladores que están más interesados en presentar un producto funcional que en las ganancias.
Una de las desventajas de elegir usar OpenOffice es que hace un uso mayor de memoria y de CPU que otras suites ofimáticas. Esto se debe al hecho de que OpenOffice es un programa único y extenso en vez de varios programas individuales como otras suites ofimáticas. Esto puede hacer que el programa funcione más lento que otras suites ofimáticas.
OpenOffice sin embargo tiene una acotada variedad de fuentes, no como otras suites ofimáticas. Puedes agregar fuentes descargándolas e instalándolas en el sistema.
El servicio técnico de OpenOffice se ofrece al usuario a través de la comunidad de usuarios y desarrolladores. Esto puede ser una ventaja o una desventaja. Al trabajar directamente con los desarrolladores, el usuario tendrá la ventaja del conocimiento de primera mano. El problema está en el hecho de que estas personas pueden no tener todas las respuestas o el tiempo para encontrar las respuestas que el usuario busca y entonces puede ser que tenga que lidiar con el problema por sí mismo.

Fuente: http://www.ehowenespanol.com/ventajas-desventajas-openoffice-lista_10465/

Pasos básico en Excel


sec

Para comenzar, te ofrecemos una primera ejercitación muy sencilla.
En esta guía aprenderás a iniciar tu propia planilla electrónica, para lo cual crearás un nuevo libro sobre el cual trabajar. Al finalizar, podrás guardar tu primera planilla en la computadora.
Es muy importante realizar esta ejercitación paso a paso.

Paso 1
Para iniciar esta práctica deberás ejecutar Excel. Haciendo clic en el botón Inicio notarás que se despliega un menú del mismo nombre, en el cual deberás seleccionar la opción Todos los programas y, a continuación, hacer clic en Microsoft Office Excel 2007. Si no podés identificar esta última selección, aguardá unos segundos con el puntero del mouse sobre el menú para que éste se despliegue completamente.

Paso 2
Una vez iniciada la aplicación, te encontrarás con tu primera planilla electrónica, a la cual, por defecto, Excel denomina Libro1. Deberás guardar esta planilla con un nuevo nombre. Para hacerlo, tenés que hacer clic en el Botón de Office y posteriormente seleccionar la opción Guardar.
Verás una ventana en la que se te solicita ingresar un nombre para identificar tu planilla. En el cuadro de texto que aparece en la parte inferior central de la ventana, donde se te solicita el Nombre de archivo:, y donde dice «Libro1», reemplazá este nombre por el nuevo, Mi planilla de Cálculo. Hecho esto, deberás hacer clic en el botón Guardar para que Excel grabe tu planilla en la ubicación elegida (en este caso, deberás grabarla dentro de la carpeta Mis Documentos).
Paso 3
Ahora deberás renombrar las hojas para identificar de un modo más claro su contenido. Para hacerlo tendrás que seleccionar la pestaña donde figura el nombre de la hoja haciendo clic derecho; a continuación, seleccioná la opción Cambiar nombre, y seguidamente escribí los nombres Empleados, Asistencias y Salarios, para las tres primeras hojas, y Gráficos para la cuarta. Otra forma de hacerlo es haciendo doble clic en la pestaña, cuando se selecciona el texto del nombre podrás cambiarlo por otro. Debería quedarte algo similar a esto:

Realizá la siguiente ejercitación paso a paso para lograr un buen resultado.

excel8

Paso 4
Para finalizar la guía será necesario que grabes la planilla de trabajo. Deberás entonces seleccionar el ítem Guardar como del Botón de Office haciendo clic sobre él. Al abrirse la ventana deberás escribir el nuevo nombre de la planilla en el cuadro de Nombre de Archivo. Para este trabajo hemos elegido el nombre “Mi planilla de cálculo corregida”.
Luego, cerrá la aplicación (recordá que podés cerrarla con la opción del botón de Office o con los botones de control de la ventana).

Fuente:
http://profmatiassivila.blogspot.com.ar/p/recurso-excel.html

Paso 1
Iniciá tu trabajo haciendo clic en el ícono de escritorio Excel, tal como se explicó en la guía pasada. Cuando te encuentres frente a la pantalla de Excel, seleccioná la opción Abrir del Botón de Office. En esta ventana encontrarás, dentro de la carpeta Mis Documentos, la planilla denominada “Mi planilla de cálculo”. Hacé clic sobre ella y luego sobre el botón Abrir que se encuentra en el ángulo inferior derecho de la ventana.

Paso2

Ahora deberás insertar una hoja entre la Hoja2 y la Hoja3. Para hacerlo tendrás que hacer clic sobre la pestaña de la Hoja3, luego, ir a la ficha Inicio, desplegar el menú Insertar y hacer clic sobre la opción Insertar hoja. Verás que se acaba de insertar una nueva hoja, a la cual Excel le asignó el nombre de Hoja4.

Paso 3
Ahora deberás renombrar las hojas para identificar de un modo más claro su contenido. Para hacerlo tendrás que seleccionar la pestaña donde figura el nombre de la hoja haciendo clic derecho; a continuación, seleccioná la opción Cambiar nombre, y seguidamente escribí los nombres Empleados, Asistencias y Salarios, para las tres primeras hojas, y Gráficos para la cuarta. Otra forma de hacerlo es haciendo doble clic en la pestaña, cuando se selecciona el texto del nombre podrás cambiarlo por otro. Debería quedarte algo similar a esto:

Ejercicio Excel paso a paso


Ejercicio N° 2

En esta guía aprenderás a insertar hojas de cálculo en tu planilla y a ponerles diferentes nombres que las identifiquen. Al finalizar las tareas deberás grabar tu trabajo con un nuevo nombre para tu libro.
Realizá la siguiente ejercitación paso a paso para lograr un buen resultado.

Paso 1
Iniciá tu trabajo haciendo clic en el ícono de escritorio Excel, tal como se explicó en la guía pasada. Cuando te encuentres frente a la pantalla de Excel, seleccioná la opción Abrir del Botón de Office. En esta ventana encontrarás, dentro de la carpeta Mis Documentos, la planilla denominada “Mi planilla de cálculo”. Hacé clic sobre ella y luego sobre el botón Abrir que se encuentra en el ángulo inferior derecho de la ventana.

Paso2

Ahora deberás insertar una hoja entre la Hoja2 y la Hoja3. Para hacerlo tendrás que hacer clic sobre la pestaña de la Hoja3, luego, ir a la ficha Inicio, desplegar el menú Insertar y hacer clic sobre la opción Insertar hoja. Verás que se acaba de insertar una nueva hoja, a la cual Excel le asignó el nombre de Hoja4.

Paso 3
Ahora deberás renombrar las hojas para identificar de un modo más claro su contenido. Para hacerlo tendrás que seleccionar la pestaña donde figura el nombre de la hoja haciendo clic derecho; a continuación, seleccioná la opción Cambiar nombre, y seguidamente escribí los nombres Empleados, Asistencias y Salarios, para las tres primeras hojas, y Gráficos para la cuarta. Otra forma de hacerlo es haciendo doble clic en la pestaña, cuando se selecciona el texto del nombre podrás cambiarlo por otro. Debería quedarte algo similar a esto:
excel8

Paso 4
Para finalizar la guía será necesario que grabes la planilla de trabajo. Deberás entonces seleccionar el ítem Guardar como del Botón de Office haciendo clic sobre él. Al abrirse la ventana deberás escribir el nuevo nombre de la planilla en el cuadro de Nombre de Archivo. Para este trabajo hemos elegido el nombre “Mi planilla de cálculo corregida”.
Luego, cerrá la aplicación (recordá que podés cerrarla con la opción del botón de Office o con los botones de control de la ventana).

planilla1

La planilla de arriba, tiene tres hojas: Clientes, Clientes compras y Ciudades. Por el momento, trabajarás con los datos de la primera hoja: Clientes. Verás allí un listado de clientes en una tabla que tiene, entre sus datos, un Código, el nombre del cliente, su teléfono y la ciudad en que vive. Observá que la persona que cargó los datos ha tenido faltas ortográficas: a la ciudad Barcelona la ha escrito con letra s. Para corregir este error en un sólo paso, abrí, con el método abreviado de teclado correspondiente: Control + L, el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, y luego, solicitale al programa que reemplace todas las repeticiones de la palabra Barselona por la correcta, o sea,Barcelona.

Habrás observado que todas las celdas con los nombres de los clientes están comentadas. Buscá todas las celdas que tienen el comentario «Buen cliente». Para ello, accedé al cuadro de diálogoBuscar y reemplazar usando el atajo de teclado Control + B. Cuando se abra el cuadro de diálogo, estará seleccionada la ficha Buscar. Ingresá el texto de búsqueda e indicale al programa que busque dentro de los Comentarios. Usando el botón Buscar todo podrás localizar todas las coincidencias.

Para terminar con lo referido a la búsqueda y reemplazo de datos, pedile a Excel que localice todas las celdas con el texto Madrid y las reemplace por el mismo texto pero cambiándoles el formato. Para ello, abrí el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar en la ficha Reemplazar. Allí ingresá, en los campos correspondientes, tanto el texto de búsqueda como el texto de reemplazo. Hacé clic luego en el botón Formato… que está a la altura del campo Reemplazar con:, para indicarle a Excel por medio del cuadro de diálogo Reemplazar formato que se abre, que el formato del texto de reemplazo debe ser estilo Negrita y de color Azul. Luego, sólo te queda confirmar el formato de reemplazo y reemplazar todas las ocurrencias de la palabra buscada.

A continuación, utilizarás una fórmula que vincule dos hojas de la planilla. En la celda G1 ingresá una fórmula que sume todas las compras de la hoja Clientes compras. Para hacerlo, en primer lugar, escribí, en la celda mencionada antes, la fórmula =SUMA(. Luego de escribir el paréntesis hacé clic en el nombre de la hoja Clientes compras y seleccioná en esta hoja el rango B2:B23, que es donde están asentados los importes de las compras de cada cliente; luego, la fórmula deberá tener el siguiente texto: =SUMA(‘Clientes compras’!B2:B23, con lo cual sólo resta cerrar el paréntesis y confirmar la fórmula. Si hiciste todo bien, en la celda G1 estará el resultado del cálculo que realiza la suma de las compras registradas en la hoja Clientes compras.

Para terminar con la ejercitación de Manejo de datos, validá el ingreso de datos en las celdas donde figuran las ciudades en que vive cada cliente. En la última hoja, que se llama Ciudades, están ingresadas las cuatro posibles ciudades para los clientes de nuestro ejercicio. El primer paso aquí será definir un nombre para el rango de celdas que contiene las ciudades posibles.
Comencemos: con el foco en la hoja Ciudades, seleccioná allí el rango de celdas de las cuatro ciudades y hacé clic derecho. De las opciones que aparecen, elegí Asignar nombre a un rango; en el campo Nombre ingresá un nombre representativo para las posibles ciudades de los clientes, por ejemplo, CiudadesClientes.
Ahora volvé a la hoja Clientes, seleccioná el rango de celdas en que figuran ciudades (o sea, el rango D2:D23); andá a la ficha Datos y hacé clic en la opción Validación de datos. Se abrirá el cuadro de diálogo Validación de datos; entonces, en la ficha Configuración, seleccioná, en el cuadro de lista Permitir:, la opción Lista. A continuación, en el campo Origen: que se visualiza, ingresá el nombre que creaste para el rango de las ciudades posibles precedido del signo «=», o sea: =CiudadesClientes. Si te parece, definí el mensaje de error y el mensaje entrante en las fichas correspondientes. Para terminar, aceptá la validación que definiste y comprobá cómo se comporta.

Fuente: http://profmatiassivila.blogspot.com.ar/p/recurso-excel.html

Descripción general de aplicaciones para Office (3)


hello

¿ Qué hace una aplicación para Office ?

Una aplicación para Office puede hacer casi todo lo que hace una página web dentro del explorador, por ejemplo:
Proporcionar una interfaz de usuario interactiva y una lógica personalizada a través de JavaScript.
Usar marcos de JavaScript, como jQuery.
Conectarse a los extremos de REST y a servicios web a través de HTTP y AJAX.
Ejecutar código o lógica del lado servidor, si la página se ha implementado con un lenguaje de scripting del lado servidor, como ASP o PHP.
Y, al igual que las páginas web, las aplicaciones para Office están sujetas a las mismas restricciones impuestas por los exploradores, como la directiva del mismo origen para el aislamiento de dominios y las zonas de seguridad.
Además de las capacidades normales de una página web, las aplicaciones para Office pueden interactuar con la aplicación de Office y el contenido del usuario a través de una biblioteca JavaScript que proporciona la infraestructura de las aplicaciones para Office. Los detalles de esta interacción dependen del tipo de aplicación, como se muestra a continuación:
Para las aplicaciones de panel de tareas y de contenido, la API permite a la aplicación leer y escribir documentos, así como controlar eventos de aplicación y de usuario clave, como cuando se producen cambios en la selección activa.
Para las aplicaciones de correo, la API permite a la aplicación obtener acceso al mensaje de correo, la convocatoria de la reunión y a las propiedades del elemento de la cita, así como a la información del perfil de usuario. La API también proporciona acceso a algunas operaciones de los servicios web de Exchange. Para obtener un resumen de las principales características de las aplicaciones de correo, vea Aspectos básicos para el desarrollo de aplicaciones de correo en Outlook.
Información sobre el tiempo de ejecución

Las Aplicaciones para Office están protegidas por un entorno de tiempo de ejecución de aplicación, un modelo de permisos de varios niveles y reguladores de rendimiento. Este marco protege la experiencia del usuario de las siguientes maneras:
Se administra el acceso al marco de interfaz de usuario de la aplicación host.
Solo se permite un acceso indirecto al subproceso de

interfaz de usuario de la aplicación host.
No se permiten las interacciones modales.
Además, el marco de tiempo de ejecución proporciona las siguientes ventajas para garantizar que una aplicación para Office no pueda dañar el entorno del usuario:
Aísla el proceso en el que se ejecuta la aplicación.
No necesita reemplazar el archivo .dll o .exe ni los componentes ActiveX.
Facilita la instalación y desinstalación de las aplicaciones
Además, el uso que las aplicaciones para Office hacen de la memoria, la CPU y los recursos de red se puede regular para garantizar un rendimiento y confiabilidad óptimos.
Para más información sobre el modelo de seguridad y la privacidad de las aplicaciones para Office, vea Privacidad y seguridad de aplicaciones para Office.

Fuente: http://msdn.microsoft.com/en-us/library/office/jj220082.aspx

Descripción general de aplicaciones para Office (2)


Aplicaciones de contenido
Aplicaciones de contenido se integran las funciones basadas en web como el contenido que se pueden mostrar en línea con el documento. Aplicaciones de contenido permiten integrar ricos, visualizaciones de datos basadas en la web, medios de comunicación incorporados (como un reproductor de vídeo de YouTube o una galería de imágenes), así como otro tipo de contenido externo. La figura 3 muestra un ejemplo de una aplicación de contenido.

Figura 3. Aplicación de contenido
contenido

Aplicaciones de correo
Aplicaciones de correo se muestran junto a los elementos de Outlook Actualmente viendo: mensajes de correo electrónico, convocatoria de reunión, la reunión respuesta, reunido cancelación o una cita. Pueden tener acceso a la información contextual del elemento y, a continuación, utilizar esos datos para acceder a la información adicional en el servidor y desde los servicios de Internet para crear experiencias de usuario atractivas. En la mayoría de los casos, una aplicación de correo electrónico se ejecuta sin modificaciones en Outlook, Outlook Web App y OWA para dispositivos para proporcionar una experiencia perfecta en el escritorio, web y de tabletas y dispositivos móviles. La figura 4 muestra un ejemplo de una aplicación de correo electrónico.
Nota: Aplicaciones de correo requiere Exchange 2013. POP e IMAP cuentas de correo electrónico no son compatibles.

Figura 4. Aplicación de correo
correo

Fuente: http://msdn.microsoft.com/en-us/library/office/jj220082.aspx

Descripción general de aplicaciones para Office


¿Qué es una aplicación de Office?

Las aplicaciones para la plataforma de Office le permite crear nuevas experiencias de participación de los consumidores y de las empresas que funcionan dentro de la Oficina apoyado 2.013 aplicaciones utilizando el poder de la web y las tecnologías web estándar como HTML5, XML, CSS3, JavaScript y API REST. Usted puede utilizar su conocimiento existente de estas tecnologías web para crear aplicaciones con forma.
Una aplicación de Office es básicamente una página web que está alojado dentro de una aplicación cliente de Office. Puede usar aplicaciones para extender la funcionalidad de un documento, mensaje de correo electrónico, convocatoria de reunión o una cita. Las aplicaciones pueden ejecutarse en múltiples entornos y clientes, incluyendo clientes de Office enriquecidos de escritorio, Office Web Apps, los navegadores móviles, y también en las instalaciones y en la nube. Después de desarrollar y publicar sus aplicaciones a la tienda de Office o de un catálogo en el sitio, que estarán disponibles para los consumidores de sus aplicaciones de Office 2013.
Para probar algunas aplicaciones, descargar las aplicaciones para el paquete de muestra de oficina , o probar algunas aplicaciones de la tienda de Office en Word, Excel, Outlook, PowerPoint, o Proyecto .
Este documento proporciona una visión general de las aplicaciones para la plataforma de Office, cómo funciona una aplicación dentro de una aplicación de Office, y cómo publicar una aplicación para el almacén de la oficina o para un catálogo en el sitio para que los consumidores utilizan. Una vez que usted ha leído esta información general, consulte la sección Crear la primera aplicación de Office .
Anatomía de una aplicación de Office

Los componentes básicos de una aplicación de Office son un archivo de manifiesto XML y una página web. El manifiesto define los diferentes ajustes y puntos a la página web que implementa la interfaz de usuario de la aplicación y la lógica personalizada, como se muestra en la Figura 1.

Figura 1. Página del Manifiesto + = una aplicación de Office
office0

El manifiesto especifica los valores y las capacidades de la aplicación, tales como los siguientes:
• La URL de la página web que implementa la interfaz de usuario de la aplicación y la lógica de programación.
• El nombre de pantalla de la aplicación, la descripción, ID, la versión y la configuración regional predeterminada.
• Si la aplicación se puede mostrar como un panel de tareas, en línea con el contenido del documento, o se activa contextualmente en un mensaje de correo electrónico, convocatoria de reunión o una cita.
• Los tipos de aplicaciones cliente (incluidos los clientes ricos y Web App) que una aplicación apoya.
• Los requisitos del nivel de permiso y acceso a datos para la aplicación.
Para obtener más información acerca de las aplicaciones para el manifiesto de Office, vea Aplicaciones de Office XML visión manifiesta y Creación de un manifiesto para una aplicación de correo electrónico para Outlook
Tipos de aplicaciones para Office

Esta sección ofrece un vistazo rápido a los tres tipos básicos de aplicaciones para Office: panel de tareas, de contenido y de correo.
Aplicaciones del panel de tareas
Aplicaciones del panel de tareas trabajan lado a lado con un documento de Office y permiten que usted suministra información y funcionalidad contextual para mejorar la visualización de documentos y experiencias de creación. Por ejemplo, una aplicación de panel de tareas puede buscar y recuperar información de productos de un servicio web basado en el nombre de producto o referencia que el usuario selecciona en el documento. La Figura 2 muestra un ejemplo de una aplicación de panel de tareas.
Figura 2. Aplicación del panel de tareas
office

Seguirá en otro post con Aplicaciones de contenido

Fuente: http://msdn.microsoft.com/en-us/library/office/jj220082.aspx

Desarrollo de Office en Visual Studio


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Puede extender Office 2013 y Office 2010 mediante las herramientas de desarrollo de Office en Visual Studio para crear aplicaciones y soluciones.Las aplicaciones se centran en la integración web, y el destino de las soluciones .NET Framework y se integran más profundamente con el modelo de objetos de Office.
(Roadmap for Apps for Office, VSTO, and VBA – http://blogs.msdn.com/b/vsto/archive/2013/06/18/roadmap-for-apps-for-office-vsto-and-vba.aspx )

Mediante la creación de aplicaciones para Office, puede crear soluciones visualmente enriquecidas que integran datos y el contenido del web.Por ejemplo, puede crear un informe de ventas más eficaz combinando datos de ventas de una base de datos para administrar relaciones con el cliente con el servicio Web para Bing Maps.
Una aplicación para Office es esencialmente una página Web que aparece en una aplicación de Office.Puede usar un modelo de objetos de JavaScript para obtener acceso a la información de documentos abiertos en Excel, Word y Project.También puede tener acceso a información en elementos de Outlook como información en el cuerpo de un correo electrónico o un elemento de cita.Puede desarrollar una aplicación de Office mediante lenguajes familiarizados basados en web como HTML 5, CSS y JavaScript, y puede conectarse a REST y a los servicios web mediante HTTP y AJAX.Para obtener más información, vea Novedades para desarrolladores de Office 2013.
No tiene que utilizar Visual Studio para crear una aplicación de Office, pero puede crear una más fácilmente si utiliza plantillas, editores visuales y herramientas de empaquetado automatizadas de Visual Studio.Para obtener más información sobre cómo crear aplicaciones de Office mediante Visual Studio, vea Crear aplicaciones para Office mediante Visual Studio. (http://msdn.microsoft.com/es-es/library/jj620920.aspx )

Si desea crear soluciones que se integran perfectamente con Office y aprovechan toda la potencia de .NET Framework, un complemento o personalización podría ser una buena opción.Un complemento se ejecuta cuando una aplicación de Office, como Excel, se inicia.Los complementos pueden afectar a cualquier documento que el usuario abra.Cada personalización está asociada a un documento concreto.
Mediante un complemento o personalización, puede crear elementos de la interfaz de usuario que se mezclan con los elementos predeterminados de la interfaz de usuario de Office.Por ejemplo, puede agregar pestañas personalizadas, grupos, y comandos a la cinta de opciones o paneles de tareas que aparecen al lado de documentos abiertos.Puede crear estos elementos agregando controles a un diseñador visual y puede configurar su apariencia y comportamiento estableciendo las propiedades en la ventana Propiedades.Puede controlar eventos en los elementos de la interfaz de usuario.En el código de control de eventos, puede automatizar las tareas de Office o proporcionar la lógica personalizada que utiliza .NET Framework para interactuar con una base de datos o un servicio.
Los complementos y personalizaciones proporcionan integración más profunda con Office mientras que proporcionan todas las ventajas de utilizar .NET Framework.Sin embargo, cada complemento y personalización se deben instalar en equipos de usuario, por lo que estas soluciones podrían ser más difíciles de implementar y admitir.Para obtener información sobre cómo configurar el equipo para desarrollar soluciones de Office, vea Configurar un equipo para desarrollar soluciones de Office.Para empezar a crear la primera solución de Office, vea Información general sobre el desarrollo de soluciones de Office. (http://msdn.microsoft.com/es-es/library/hy7c6z9k.aspx )

Fuente: http://msdn.microsoft.com/es-es/library/d2tx7z6d.aspx

Sobre un proyecto de Access (ADP)


¿Qué es un proyecto de Microsoft Access?
Un proyecto de Microsoft Access (. Adp) es un archivo de datos de Access que proporciona un acceso eficaz en modo nativo a una base de datos de Microsoft SQL Server a través del OLE DB Arquitectura de componentes. Utilizando un proyecto de Access, puede crear una aplicación cliente / servidor con la misma facilidad como una aplicación de servidor de archivos. javascript:AppendPopup(this,’627631422_2′)Esta aplicación cliente / servidor puede ser una solución tradicional basada en formularios e informes, o una solución basada en Web basado en páginas de acceso a datos , o una combinación de ambos. Puede conectar el proyecto de Access a una base de datos de SQL Server remota, una base de datos local de SQL Server, o una instalación local de SQL Server 2000 Desktop Engine.

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1- Conecta el proyecto Acceso a la base de datos de SQL Server
2 – Objetos de base de datos almacenados en la base de datos de SQL Server

Objetos de base de datos almacenados en el proyecto de Access
Un proyecto de Access se llama un proyecto, ya que contiene sólo basado en código u objetos de base de datos basados en HTML: formularios, informes, el nombre y la ubicación de las páginas de acceso a datos, macros y módulos. Estos son los objetos de base de datos que se utilizan para crear una aplicación.
A diferencia de una base de datos de Microsoft Access , un proyecto de Access no contiene datos ni objetos basados en definiciones de datos: tablas , vistas , diagramas de bases de datos , procedimientos almacenados , o funciones definidas por el usuario . En lugar de ello, estos objetos de base de datos se almacenan en la base de datos de SQL Server.
Para crear la aplicación y acceder a los datos, conecte el proyecto Acceso a la base de datos de SQL Server mediante el comando Nuevo del menú Archivo para abrir el cuadro de diálogo Propiedades de vínculo de datos o mediante el Asistente de base de datos.

Trabajar con un proyecto de Access

Trabajar con un proyecto de Access es muy similar a trabajar con una base de datos Access. El proceso de crear formularios, informes, páginas de acceso a datos, macros y módulos es prácticamente el mismo que se utiliza para crear una base de datos Access.
Una vez que se conecta a una base de datos SQL Server, puede ver, crear, modificar y eliminar tablas, vistas, procedimientos almacenados, funciones definidas por el usuario y diagramas de base de datos mediante el Diseñador de bases de datos, Diseñador de tablas, el Diseñador de consultas, el Generador de consultas, y Editor de texto SQL. Aunque la interfaz de usuario para trabajar con estos objetos de base de datos es diferente de los objetos de base de equivalentes en una base de datos Access, es igual de fácil de usar. Un proyecto de Access contiene también muchos de los mismos asistentes como una base de datos, como el Asistente para formularios, el Asistente para informes, el Asistente para páginas y el Asistente para máscaras de entrada. Estos asistentes le ayudan a crear rápidamente un prototipo o una aplicación simple, y también hacen que sea más fácil crear una aplicación avanzada.

Acerca de las propiedades extendidas

Si el proyecto de Access está conectado a una base de datos SQL Server 2000, puede utilizar y aprovechar las propiedades extendidas. Las propiedades extendidas almacenan información atributo adicional acerca de los objetos de base de datos de SQL Server que se almacenan en la base de datos SQL Server y proporcionan una funcionalidad adicional para un proyecto de Access, tales como:
Creación de una búsqueda en una columna.
Visualización de texto de validación fácil de usar.
Formateo de datos y definición de las máscaras de entrada.
El uso de hojas secundarias de datos, ahorrando orden de clasificación y filtros, y el ahorro de aspecto hoja de datos de las tablas, vistas, procedimientos almacenados y funciones definidas por el usuario en línea.

Fuente: http://office.microsoft.com/en-us/access-help/about-an-access-project-adp-HP005273103.aspx

Apuntes de Función financiera de la empresa (MS Excel)


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Una función es una serie de operaciones sobre ciertos datos que dan un resultado.
Las funciones más usadas por los contadores son las financieras por la relación que tiene con las actividades que desarrollan.

algunas de las funciones existentes en Excel son:

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Función financiera de la empresa
La empresa como unidad de producción necesita comprar, producir y vender. Para realizar las citadas actividades es necesaria la existencia del sistema o función financiera de la empresa que se convierte en el medio necesario para sustentar el sistema real.
Así, la actividad empresarial incluye un proceso de bienes reales y otro de capital o flujos financieros. De esta forma se establece una relación entre:
• — Compras y pagos.
• — Ventas y cobros.
La función financiera es un elemento clave en la gestión empresarial. Su adecuado conocimiento y desarrollo son fundamentales para la supervivencia financiera de la empresa, haciendo posible que se disponga de la liquidez adecuada, de la solvencia precisa y de las fuentes financieras que mejor se adapten al planteamiento estratégico de la empresa. Sólo así se podrá crear valor para los propietarios.
El autor Ezra Solomon fue el primero que definió la función financiera como el estudio de los problemas relacionados con la captación y el uso de recursos financieros por parte de la empresa, para lo que debe aportar criterios racionales que den respuesta a tres cuestiones:
• — Qué activos en concreto deben adquirirse;
• — Qué volumen de recursos deben ser invertidos en la empresa;
• — Cómo se debe financiar el volumen de inversión previsto o cómo conformar la estructura financiera para financiar las necesidades de capital.
Estas cuestiones están estrechamente ligadas, ya que el volumen total de activos depende de las posibilidades de financiación y las facilidades para obtener recursos financieros dependen de la cantidad y calidad de los proyectos de inversión en los que van a ser utilizados. Así pues, las tres cuestiones constituyen partes de un mismo problema fundamental y han de resolverse simultáneamente en la práctica.
La posición tradicional de las finanzas atendía al pasivo del balance de la empresa, pero en el enfoque moderno enfoque la función financiera considera las relaciones entre la rentabilidad de los activos y el coste de su financiación.
Fuente: Mayra Vieira Cano Ricardo Palomo Zurdo
http://www.expansion.com/diccionario-economico/funcion-financiera-de-la-empresa.html

APLICACIONES INFORMÁTICAS con MS Office (1)


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Existen en el mercado gran cantidad de programas, sin embargo, no satisfacen 100% los requerimientos de los usuarios, por eso es frecuente que se utilicen en las empresas aplicaciones informáticas.
La gran mayoría de las computadoras cuentan con el sistema operativo de Microsoft que utiliza imágenes y símbolos. Este sistema contiene varias aplicaciones informáticas en Microsoft Office, como Word, Excel, Power Point, Access, entre otras.
Las áreas administrativas de las empresas necesitan entregar cada día más información que les ayude a la toma de decisiones, pero los programas existentes no satisfacen sus necesidades y por ello utilizan las aplicaciones, sobre todo los contadores.
Dentro de las aplicaciones más usadas por los contadores se encuentran Excel y Access, de las cuales hablaremos en esta unidad. Excel es utilizado para cálculos, manejos de grandes volúmenes de datos numéricos, como clientes, proveedores, pasivos, nómina, inventarios, préstamos a empleados, bitácoras de consumo y mantenimiento autos, entre otros.
Al utilizar estas herramientas, al contador se le facilita significativamente el trabajo, por eso la importancia de que ustedes, que en un futuro muy corto van estar en el campo laboral, las conozcan y traten de aprovecharlas al máximo.
En esta unidad se les proporcionan conceptos muy generales sobre los temas, pero los invitamos a que tomen conciencia de su importancia y traten de estar actualizados sobre ellos.

Si no se cuenta con una aplicación contable específica, con Excel se puede realizar la contabilidad, donde se registre:
Asientos contables (libro diario)
Esquemas de mayor
Balanza de comprobación
Estado de resultados
Balance General.

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Fuente: http://www.aliatuniversidades.com.mx/bibliotecasdigitales/pdf/economico_administrativo/Aplicaciones_contables_informaticas_II/Aplicaciones_contables_informaticas_II-Parte3.pdf

Enseñar Power Point a los niños


Explicar el funcionamiento de PowerPoint suele ser una de las tareas docentes más complicadas, ya que con pocas horas de explicación se descubre una herramienta multimedia, llena de posibilidades, que el alumno quiere empezar a probar. Hay que mezclar correctamente las nuevas explicaciones y lo mejor para asentar conceptos, con este tipo de aplicaciones, es la experimentación con los ejercicios guiados.

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Los ejercicios que funcionan mejor los que permiten a los alumnos explotar su imaginación en torno a UNA IDEA objetivo de la actividad, aplicadas a los conocimientos que en cada módulo van adquiriendo.

EJERCICIO Realizar una presentación de una cuenta atrás de 10 al 0. Con el objetivo de reforzar el concepto de plantilla y algunas de las herramientas de la barra de dibujo (autoformas, lineas, flechas, rectángulo, elipse, cuadro de texto, WordArt, color de relleno, color de linea, color de texto, estilo de linea, estilo de guión, sombra y 3D).

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Con este sistema los alumnos deben poner en funcionamiento la imaginación y sacan más partido a los recursos aprendidos en cada módulo, las dudas son más reales y se preparan para enfrentarse a la exposición de su trabajo ante los compañeros, de esta manera aprenden de la experiencia de los demás y pueden ver como es recibido su trabajo. Comprueban si la elección de colores, es la adecuada para la proyección de su presentación con luz ambiente y reciben consejos por parte del formador y del grupo.

Fuente: http://www.opcionweb.com/index.php/2009/11/22/mis-mejores-ejercicios-de-powerpoint/

Microsoft PowerPoint es un programa de presentación desarrollado por la empresa Microsoft para sistemas operativos Microsoft Windows y Mac OS, ampliamente usado en distintos campos como la enseñanza, negocios, etc. Según las cifras de Microsoft Corporation, cerca de 30 millones de presentaciones son realizadas con PowerPoint cada día. Forma parte de la suite Microsoft Office.
Es un programa diseñado para hacer presentaciones con texto esquematizado, así como presentaciones en diapositivas, animaciones de texto e imágenes prediseñadas o importadas desde imágenes de la computadora. Se le pueden aplicar distintos diseños de fuente, plantilla y animación. Este tipo de presentaciones suelen ser más prácticas que las de Microsoft Word.
PowerPoint es uno de los programas de presentación más extendidos. Viene integrado en el paquete Microsoft Office como un elemento más, que puede aprovechar las ventajas que le ofrecen los demás componentes del equipo para obtener un resultado óptimo.
Con PowerPoint y los dispositivos de impresión adecuados se pueden realizar muchos tipos de resultados relacionados con las presentaciones: transparencias, documentos impresos para los asistentes a la presentación, notas y esquemas para el presentador, o diapositivas estándar de 35mm.

Enseñando arte con Paint – Sección: Docentes protagonistas


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1. Que los niños, bajo la orientación del docente, lleven a cabo una investigación panorámica sobre la historia del arte, a la vez que aprenden a utilizar la Enciclopedia Encarta
2. Que cada niño, en particular, lleve a cabo por su cuenta una investigación sobre un sub tema particular de su preferencia (por ejemplo «La Pintura»), sabiendo hacer uso de la Enciclopedia Encarta de manera bastante autónoma.
3. Que cada niño realice sus propias obras de arte gráficas, representativas de cada una de las corrientes pictóricas que se vieron al investigar sobre la historia particular de la pintura (Por ejemplo: Expresionismo, Impresionismo, Cubismo, Muralismo, etc) haciendo uso de la herramienta Paint.
4. Que cada niño monte su trabajo de lapso en una presentación de Power Point y un resumen en Word. La presentación en Power Point deberá contener una sesión final llamada MIS PROPIAS OBRAS DE ARTE, en la que el niño expondrá todos los trabajos que realizó en Paint

Fuente http://www.docentesinnovadores.net/Contenidos/Ver/1944

Microsoft Paint (originalmente Paintbrush) es un programa editor de fotografía desarrollado por Microsoft. Paint ha acompañado al sistema operativo Microsoft Windows desde la versión 1.0. Siendo un programa básico, se incluye en todas las nuevas versiones de este sistema. Por su simplicidad, rápidamente se convirtió en una de las aplicaciones más usadas de las primeras versiones de Windows -introduciendo a varios a dibujar con la computadora por primera vez- y es todavía fuertemente asociado con la inmediata usabilidad de Windows.
En Windows 7 y Windows 8 la versión de Paint hace uso de la interfaz Ribbon.1 Además, cuenta con pinceles «artísticos» compuestos por diferentes tonos de gris y transparencias para dar un resultado más realista. Para agregar más realismo, los pinceles de óleo y acuarela pueden pintar sólo una pequeña distancia antes de que el usuario deba volver a hacer clic. Esto da la ilusión que el pincel se ha descargado de pintura. También se ha añadido anti-aliasing a las formas, que pueden cambiar de tamaño libremente hasta que se rastericen cuando se selecciona otra herramienta. Esta versión utiliza el formato de archivo PNG por defecto para guardar imágenes, lo que garantiza máxima calidad y compatibilidad.
1) En informática, Ribbon es una interfaz gráfica de usuario, compuesta de una banda (cintas) en la parte superior de una ventana donde se exponen todas las funciones que puede realizar un programa en un solo lugar. Adicionalmente pueden aparecer cintas basadas en el contexto de los datos.
Cintas destinadas a mejorar la usabilidad, por la consolidación de las funciones del programa y los comandos en un lugar fácilmente reconocible, no es necesario mirar a través de múltiples niveles jerárquicos de los menús, las barras de herramientas o paneles de tareas antes de encontrar el comando.

Tareas básicas para una aplicación de Access


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Las aplicaciones de Access están creadas para que sea más sencillo compartir y colaborar en exploradores. Para crear y usar una aplicación de Access necesitará Access y un sitio de Office 365 o SharePoint Server 2013. Aquí encontrará más información sobre la creación de una aplicación de Access. Veamos rápidamente cómo crear una aplicación, agregar datos a ella y más pasos para personalizar y usar la aplicación.

Si está más interesado en trabajar con una base de datos de escritorio, consulte Tareas básicas para base de datos de escritorio en Access 2013.

Cómo crear una aplicación de una plantilla

Es más rápido empezar con una de las plantillas de aplicaciones de Access.
1.En la pantalla de inicio de Access, desplace hacia abajo para ver las plantillas incluidas. Las aplicaciones más populares como, por ejemplo, Seguimiento de activos, Contactos y Seguimiento de asuntos aparecen primero en la lista. Las aplicaciones que aparecen con el icono de bola del mundo son las que crearán aplicaciones de Access:

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Las plantillas que incluyan la palabra «escritorio» en el título permiten crear bases de datos de escritorio tradicionales.

2.Haga clic en una plantilla y escriba un nombre en el cuadro Nombre de aplicación.
3.Seleccione una ubicación web para la aplicación y haga clic en Crear.

Obtener más información sobre comenzar la base de datos de una plantilla de aplicación de Access. Si prefiere diseñar una aplicación propia, continúe con la siguiente sección.

Creación de una aplicación personalizada

Si ninguna plantilla se ajusta a sus necesidades, puede crear una aplicación desde el principio.

1.Abra Access y haga clic en Personalizar aplicación web.

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2.Escriba un nombre y la ubicación web de su aplicación (o seleccione una ubicación de la lista Ubicaciones) y haga clic en Crear.

Para obtener más detalles, consulte crear una aplicación web personalizada.

Tanto si ha empezado con una plantilla o con una aplicación en blanco, siempre puede personalizar una aplicación de Access.

Cómo importar o vincular a datos

Después de crear la aplicación, deseará agregar datos. Puede importar datos de otros orígenes. Aquí encontrará instrucciones para empezar:
1.Abra su aplicación en Access (o desde el explorador, haga clic en Configuración > Personalizar en Access) y haga clic en Inicio > Tabla.
2.En la página Agregar tablas, elija su origen de Crear una tabla de un origen existente y siga los pasos del asistente Obtener datos externos.

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Para crear relaciones para la nueva tabla, puede agregar campos de búsqueda. Para obtener detalles, consulte Mostrar elementos relacionados en la vista de una aplicación.

Pasos siguientes

El resto del proceso de diseño de una aplicación varía dependiendo de lo que desee hacer a continuación con la aplicación. Estos son algunos artículos que pueden ayudarle a obtener más información:
Novedades de Access 2013
Cómo modificar una plantilla de aplicación de Access
Buscar datos agregando un formulario emergente
Agregar acciones personalizadas a la Barra de acciones
Personalización de una vista mediante la creación de una macro de interfaz de usuario

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Fuente:
http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/tareas-basicas-para-una-aplicacion-de-access-HA102840210.aspx?CTT=5&origin=HA102809500©
2013 Microsoft Corporation. Todos los derechos reservados.

Utilizar el Editor de ecuaciones en Excel


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Para documentar una fórmula de una hoja de cálculo, puede insertar una ecuación como un objeto o modificarla mediante el Editor de ecuaciones de Microsoft. La ecuación se crea al seleccionar símbolos de la barra de herramientas Ecuación y escribir variables y números. En la fila superior de la barra de herramientas Ecuación es posible seleccionar más de 150 símbolos matemáticos. En la fila inferior, es posible seleccionar entre una serie de plantillas o marcos que contienen símbolos, como fracciones, integrales y sumas.

¿Qué desea hacer?

Insertar una ecuación con el Editor de ecuaciones
Modificar una ecuación con el Editor de ecuaciones

Insertar una ecuación con el Editor de ecuaciones

1. Haga clic en el lugar donde desee insertar la ecuación.
2. En la ficha Insertar, en el grupo Texto, haga clic en Objeto.

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3. En el cuadro de diálogo Objeto, haga clic en la ficha Crear nuevo.
4. En el cuadro Tipo de objeto, haga clic en Microsoft Editor de ecuaciones 3.0.
Si el Editor de ecuaciones no está disponible, es posible que tenga que instalar

Instalar el Editor de ecuaciones:
(Cierre todos los programas. Haga clic en Agregar o quitar programas en el Panel de control. En el cuadro Programas actualmente instalados, haga clic en Microsoft Office 2007 o en Microsoft Office Excel 2007, según haya instalado Excel como parte de Office o como un programa individual y, a continuación, haga clic en Cambiar. En la pantalla Cambiar la instalación de Microsoft Office 2007, haga clic en Agregar o quitar funciones y, a continuación, en Continuar. En la ficha Opciones de instalación, haga clic en el indicador para expandir (+) situado junto a Herramientas de Office. Haga clic en la flecha que aparece al lado de Editor de ecuaciones y, después, haga clic en Ejecutar desde mi PC. Haga clic en Continuar. Una vez que haya finalizado la instalación del Editor de ecuaciones, reinicie Office Excel 2007.)

5. En el cuadro de diálogo Objeto, haga clic en Aceptar.
6. Utilice las opciones de la barra de herramientas Ecuación para modificar la ecuación.
Si necesita ayuda, haga clic en Temas de Ayuda del Editor de ecuaciones en el menú Ayuda.
7. Para volver a Excel, haga clic en una celda vacía.

Modificar una ecuación en el Editor de ecuaciones
1. Haga doble clic en el objeto ecuación que desea modificar.
2. Utilice las opciones de la barra de herramientas Ecuación para modificar la ecuación.
Si necesita ayuda, haga clic en Temas de Ayuda del Editor de ecuaciones en el menú Ayuda.
3. Para volver a Excel, haga clic en una celda vacía.

Fuente: http://office.microsoft.com/es-ar/excel-help/utilizar-el-editor-de-ecuaciones-en-excel-HP010215799.aspx

Las seis razones para elegir Microsoft Office 2013


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Microsoft Office 2013 (también llamado Office 2013 y en nombre clave Office 15) es una versión de la suite informática para el sistema operativo Windows de Microsoft, siendo el sucesor de Microsoft Office 2010.
Office 2013 está disponible como parte de Windows RT para procesadores ARM y por separado para las versiones de Windows para plataformas de 32 y 64 bits (x86 y x64). Esta edición cuenta con la ya tradicional interfaz Ribbon UI al igual que sus predecesoras, y se destaca por presentar la imagen simple de la interfaz Modern UI (antes Metro UI).
Esta versión de Office se destaca por ser la primera pensada especialmente para dispositivos táctiles.

• Táctil: el nuevo Office ofrece optimización para pantallas táctiles, y si bien funciona perfectamente con mouse y teclado, está realmente preparado para Windows 8, sus tablets e híbridos táctiles, y se presenta como intuitivo y fácil de usar.
• Skype: Con la adquisición de Microsoft del gigante de las comunicaciones VoIP, Skype llega con Office, y en e formato de suscripción, tendrá 60 minutos gratis al mes para llamadas a todo el mundo.
• Social: Microsoft compró Yammer -la red social para empresas más grande del mundo- hace apenas algunas semanas, y su integración con Office será un punto fuerte para el segmento corporativo.
• Inking: escribir sobre una pantalla con un lápiz stylus será cada vez más fácil, y el nuevo Office soporta perfectamente este tipo de ingreso de datos, reconociéndolo y transformándolo a texto.
• La nube: Skydrive y Office 365 permiten abrir, editar y guardar archivos que se encuentra en la nube, lo que permite tener los archivos seguros en un espacio remoto, y acceder desde cualquier ubicación, compartirlos con terceros y trabajar en conjunto.
• Lectura: la visión para lectura es optima para tablets, que permite ver los documentos para leerlos en un formato que asemeja a un libro.
Office 2013 ya se puede descargar en versión Preview aquí y con esta apuesta Microsoft promete seguir teniendo al mercado corporativo de su lado, un sector que siempre ha sido redituable para la compañía y que le ha ayudado a mantener su liderazgo.

Fuente: http://www.impulsonegocios.com/contenidos/2012/07/18/Editorial_20880.php

Bases de datos para principiantes


Una introducción a las bases de datos, SQL y Microsoft Access
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Access SQL: conceptos básicos, vocabulario y sintaxis
Cuando desea recuperar datos de una base de datos, puede solicitar los datos mediante el Lenguaje de consulta estructurado o SQL. SQL es un lenguaje de computación que se asemeja al inglés, y que los programas de bases de datos comprenden. Cada consulta que se ejecuta usa SQL en segundo plano.
Si comprende el funcionamiento de SQL podrá crear mejores consultas además de solucionar una consulta que no brinda los resultados deseados.
Éste es uno de varios artículos acerca de Access SQL. En este artículo se describe el uso básico de SQL para seleccionar datos y se usan ejemplos para ilustrar la sintaxis de SQL.
En este artículo

¿Qué es SQL?
Cláusulas SQL básicas: SELECT, FROM y WHERE
Ordenar los resultados: ORDER BY
Trabajar con datos resumidos: GROUP BY y HAVING
Combinar los resultados de las consultas: UNION

SQL es un lenguaje de computación que sirve para trabajar con conjuntos de datos y las relaciones entre ellos. Los programas de bases de datos relacionales, como Microsoft Office Access, usan SQL para trabajar con datos. A diferencia de muchos lenguajes de computación, SQL no es difícil de leer y entender, incluso para un usuario inexperto. Al igual que muchos lenguajes de computación, SQL es un estándar internacional que es reconocido por organismos de estándares, como ISO y ANSI.

“SQL no es difícil de leer y entender, incluso para un usuario inexperto.”
SQL se usa para describir conjuntos de datos que pueden ayudarle a responder preguntas. Cuando usa SQL, debe emplear la sintaxis correcta. La sintaxis es el conjunto de reglas mediante las cuales se combinan los elementos de un lenguaje correctamente. La sintaxis de SQL se basa en la sintaxis del inglés y usa muchos de los mismos elementos que la sintaxis de Visual Basic para Aplicaciones (VBA).
Por ejemplo, una simple instrucción SQL que recupera una lista de los apellidos de contactos cuyo nombre es María podría ser similar a esto:

SELECT Apellidos
FROM Contactos
WHERE Nombre = ‘María’;

Nota: SQL no se usa sólo para manipular datos, sino también para crear y modificar el diseño de objetos de una base de datos, como tablas. La parte de SQL que se usa para crear y modificar objetos de una de base de datos se denomina lenguaje de definición de datos (DDL). Este tema no cubre el DDL. Para obtener más información, vea el artículo Crear o modificar tablas o índices mediante una consulta de definición de datos.

Instrucciones SELECT
Para describir un conjunto de datos mediante SQL, escriba una instrucción SELECT. Una instrucción SELECT contiene una descripción completa del conjunto de datos que desea obtener de una base de datos. Incluye lo siguiente:
Qué tablas contienen los datos.
Cómo se relacionan los datos de orígenes diferentes.
Qué campos o cálculos proporcionarán los datos.
Criterios que los datos deben cumplir para ser incluidos.
Si se deben ordenar los datos y, en caso de ser así, cómo deben ordenarse.

Cláusulas de SQL
Al igual que una frase, una instrucción SQL tiene cláusulas. Cada cláusula realiza una función para la instrucción SQL. Algunas cláusulas son obligatorias en una instrucción SELECT. En la siguiente tabla se enumeran las cláusulas SQL más comunes.

Cláusula SQL Función Obligatoria

SELECT Muestra una lista de los campos que contienen datos de interés. Sí
FROM Muestra las tablas que contienen los campos de la cláusula SELECT. Sí
WHERE Especifica los criterios de campo que cada registro debe cumplir para poder ser incluido en los resultados. No
ORDER BY Especifica la forma de ordenar los resultados. No
GROUP BY En una instrucción SQL que contiene funciones de agregado, muestra los campos que no se resumen en la cláusula SELECT. Sólo si están estos campos
HAVING En una SQL instrucción que contiene funciones de agregado, especifica las condiciones que se aplican a los campos que se resumen en la instrucción SELECT. No

Términos de SQL
Cada cláusula SQL consta de términos, comparables a diferentes partes de la oración. En la siguiente tabla se enumeran los tipos de términos de SQL.

Término de SQL Parte de la oración comparable Definición Ejemplo
identificador sustantivo Nombre que se usa para identificar un objeto de la base de datos, como el nombre de un campo. Clientes.[Número de teléfono]
operador verbo o adverbio Palabra clave que representa o modifica una acción. AS
constante sustantivo Valor que no cambia, como un número o NULO. 42
expresión adjetivo Combinación de identificadores, operadores, constantes y funciones que se evalúa como un valor único. > = Productos.[Precio por unidad]

Cláusulas SQL básicas: SELECT, FROM y WHERE
Una instrucción SQL tiene el formato general:
SELECT campo_1
FROM tabla_1
WHERE criterio_1
;

Notas
Access pasa por alto los saltos de línea en una instrucción SQL. Sin embargo, conviene usar una línea para cada cláusula para mejorar la legibilidad de las instrucciones SQL.
Cada una de las instrucciones SELECT termina con un punto y coma (;). El punto y coma (;) puede aparecer al final de la última cláusula o solo en una línea al final de la instrucción SQL.

Un ejemplo en Access
A continuación se muestra el aspecto que podría tener en Access una instrucción SQL para una consulta de selección simple:

imagen1a

1 Cláusula SELECT
2 Cláusula FROM
3 Cláusula WHERE

Este ejemplo de instrucción SQL indica «Seleccionar los datos almacenados en los campos Dirección de correo electrónico y Empresa de la tabla llamada Contactos, específicamente aquellos registros en los cuales el valor del campo Ciudad sea Seattle».
Veamos el ejemplo, una cláusula cada vez, para ver cómo funciona la sintaxis de SQL.

La cláusula SELECT
SELECT [Dirección de correo electrónico], Empresa
Ésta es la cláusula SELECT. Se compone de un operador (SELECT) seguido de dos identificadores ([Dirección de correo electrónico] y Empresa).
Si un identificador contiene espacios en blanco o caracteres especiales (como «Dirección de correo electrónico»), se debe escribir entre corchetes.
Una cláusula SELECT no tiene que mencionar las tablas que contienen los campos y no puede especificar las condiciones que deben cumplir los datos que se van a incluir.
La cláusula SELECT siempre aparece antes que la cláusula FROM en una instrucción SELECT.

La cláusula FROM
FROM Contactos
Ésta es la cláusula FROM. Se compone de un operador (FROM) seguido de un identificador (Contactos).
Una cláusula FROM no enumera los campos que desea seleccionar.

La cláusula WHERE
WHERE Ciudad=»Seattle»
Ésta es la cláusula WHERE. Se compone de un operador (WHERE) seguido de un identificador (Ciudad=»Seattle»).
Nota A diferencia de las cláusulas SELECT y FROM, la cláusula WHERE no es un elemento obligatorio en una instrucción SELECT.

Puede realizar muchas de las acciones que SQL permite realizar mediante las cláusulas SELECT, FROM y WHERE. En los siguientes artículos adicionales encontrará más información sobre cómo usar estas cláusulas:
Access SQL: cláusula SELECT
Access SQL: cláusula FROM
Access SQL: cláusula WHERE

Ordenar los resultados: ORDER BY
Al igual que Microsoft Office Excel, Access le permite ordenar los resultados de la consulta en una hoja de datos. También puede especificar en la consulta cómo desea ordenar los resultados cuando se ejecuta la consulta, mediante una cláusula ORDER BY. Si usa una cláusula ORDER BY, ésta será la última cláusula en la instrucción SQL.
Una cláusula ORDER BY contiene una lista de los campos que desea usar para ordenar, en el mismo orden en que desea aplicar las operaciones de ordenación.
Por ejemplo, suponga que desea ordenar sus resultados por el valor del campo Empresa en orden descendente y, en caso de que haya registros con el mismo valor para Empresa, desea ordenarlos también por el valor indicado en el campo Dirección de correo electrónico en orden ascendente. Su cláusula ORDER BY podría parecerse a la siguiente:
ORDER BY Empresa DESC, [Dirección de correo electrónico]
Nota De forma predeterminada, Access ordena los valores de forma ascendente (A-Z, de menor a mayor). Use la palabra clave DESC para ordenar los valores en orden descendente.
Para obtener más información sobre la cláusula ORDER BY, vea el tema Cláusula ORDER BY.

Trabajar con datos resumidos: GROUP BY y HAVING
A veces, desea trabajar con datos resumidos, como las ventas totales de un mes o los elementos más caros en el inventario. Para ello, debe aplicar una función de agregado a un campo en la cláusula SELECT. Por ejemplo, si desea que la consulta muestre la cantidad de direcciones de correo electrónico para cada una de las empresas, la cláusula SELECT debería parecerse a la siguiente:

SELECT COUNT([Dirección de correo electrónico]), Empresa
Las funciones de agregado que se pueden usar dependen del tipo de datos del campo o la expresión que desea emplear. Para obtener más información acerca de las funciones de agregado disponibles, vea el artículo Funciones de agregado de SQL.
Especificar campos que no se usan en una función de agregado: la cláusula GROUP BY
Al usar las funciones de agregado, normalmente debe crear una cláusula GROUP BY. Una cláusula GROUP BY muestra una lista de todos los campos a los que no se aplica una función de agregado. Si aplica las funciones de agregado a todos los campos de una consulta, no es necesario crear la cláusula GROUP BY.
Una cláusula GROUP BY se encuentra inmediatamente después de la cláusula WHERE, o la cláusula FROM si no hay una cláusula WHERE. La cláusula GROUP BY muestra una lista de los campos que aparecen en la cláusula SELECT.
Por ejemplo, siguiendo con el ejemplo anterior, si la cláusula SELECT aplica una función de agregado a [Dirección de correo electrónico] pero no a Empresa, la cláusula GROUP BY se parecería a la siguiente:
GROUP BY Empresa
Para obtener más información sobre la cláusula GROUP BY, vea el tema Cláusula GROUP BY.

Limitar los valores de agregado mediante los criterios de agrupación: la cláusula HAVING
Si desea usar criterios para limitar sus resultados, pero el campo al que desea aplicar el criterio se usa en una función de agregado, no puede usar una cláusula WHERE. Por el contrario, debe usar una cláusula HAVING. La cláusula HAVING funciona como la cláusula WHERE, pero se usa para los datos agregados.
Por ejemplo, suponga que usa la función COUNT (que devuelve un número de filas) con el primer campo de la cláusula SELECT:

SELECT COUNT([Dirección de correo electrónico]), Empresa

Si desea que la consulta limite los resultados según el valor de la función COUNT, no puede usar un criterio para dicho campo en la cláusula WHERE. Por el contrario, debe colocar el criterio en una cláusula HAVING. Por ejemplo, si sólo desea que la consulta indique las filas en caso de que exista más de una dirección de correo electrónico asociada con la empresa, la cláusula HAVING debería parecerse a la siguiente:

HAVING COUNT([Dirección de correo electrónico])>1

Nota Una consulta puede incluir una cláusula WHERE y una cláusula HAVING: los criterios para los campos que no se usan en una función de agregado corresponden a la cláusula WHERE y los criterios de los campos que se usan en las funciones de agregado corresponden a la cláusula HAVING.
Para obtener más información sobre la cláusula HAVING, vea el tema Cláusula HAVING.

Combinar los resultados de la consulta: UNION
Cuando desea revisar todos los datos obtenidos en conjunto de varias consultas de selección similares, como un conjunto combinado, use el operador UNION.
El operador UNION le permite combinar dos instrucciones SELECT en una. Las instrucciones SELECT que combine deben tener la misma cantidad de campos de resultado, en el mismo orden y con el mismo tipo de datos o con tipos de datos compatibles. Cuando ejecuta la consulta, los datos de cada conjunto de campos correspondientes se combinan en un único campo de resultado, de modo que el resultado de la consulta tendrá la misma cantidad de campos que cada una de las instrucciones de selección.

Nota: A efectos de una consulta de unión, los tipos de datos Texto y Número son compatibles.
Cuando usa el operador UNION, también puede especificar si los resultados de la consulta deben incluir las filas duplicadas, si existe alguna, mediante la palabra clave ALL.

La sintaxis básica de SQL para una consulta de unión que combina dos instrucciones SELECT es la siguiente:
SELECT campo_1
FROM tabla_1
UNION [ALL]
SELECT campo_a
FROM tabla_a
;

Por ejemplo, supongamos que tiene una tabla denominada Productos y otra tabla denominada Servicios. Ambas tablas tienen campos que contienen el nombre del producto o servicio, el precio, la disponibilidad de garantía del servicio o de garantía del producto, y si el producto o servicio se ofrece de forma exclusiva. Si bien en la tabla Productos se almacena información de garantía del producto y en la tabla Servicios se almacena información de garantía del servicio, la información básica es la misma (si un determinado producto o servicio viene acompañado de una garantía de calidad). Puede usar una consulta de unión, como la que figura a continuación, para combinar los cuatro campos de las dos tablas:

SELECT nombre, precio, garantía_disponible, oferta_exclusiva
FROM Productos
UNION ALL
SELECT nombre, precio, garantía_disponible, oferta_exclusiva
FROM Servicios
;

Para obtener más información acerca de cómo combinar instrucciones SELECT mediante el operador UNION, vea el artículo Combinar los resultados de varias consultas de selección mediante una consulta de unión.

Fuente: http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/access-sql-conceptos-basicos-vocabulario-y-sintaxis-HA010256402.aspx

Copia de seguridad de una base de datos Access 2013


Preparándose para la copia de seguridad 1 de 6

backup1

Copia de seguridad de su base de datos Access 2013 es un paso importante para preservar la integridad y disponibilidad de sus datos importantes. En este tutorial, caminamos a través del proceso de copia de seguridad de una base de datos Access 2013, paso a paso. La protección de la integridad de la información almacenada en una base de datos es una de las responsabilidades más importantes de un administrador de base de datos. Una de las tareas asociadas a esta responsabilidad está realizando copias de seguridad de bases de datos regulares.

Afortunadamente, Microsoft Access incluye una copia de seguridad robusto y función que hace que la creación y el mantenimiento de los datos de copia de seguridad tan simple como apuntar y hacer clic de restauración. En este tutorial, vamos a utilizar esta funcionalidad incorporada para crear una copia de seguridad de base de datos.

Es importante recordar que las copias de seguridad de Microsoft Access se llevan a cabo en una base de datos de base de base de datos. Usted tendrá que repetir estos pasos para cada base de datos que utiliza. Copia de seguridad de una base de datos no se copia de seguridad de otras bases de datos que haya almacenado en el mismo sistema. Además, copias de seguridad de bases de datos no conservará otro dato almacenado en su sistema. Una vez que haya terminado de configurar las copias de seguridad de bases de datos, también debe configurar las copias de seguridad completas de su equipo .

Nota: Estas instrucciones se aplican a Microsoft Access 2013. Si está utilizando una versión anterior de Access, consulte Copia de seguridad de una base de datos Access 2003 , Copia de seguridad de una base de datos Access 2007 , o copias de seguridad de una base de datos Access 2010 .

continúa en: http://databases.about.com/od/tutorials/ss/access_2013_backups_2.htm

Lectura Sugerida
• Creación de una base de datos Access a partir de cero
http://databases.about.com/od/tutorials/ss/createaccessdb.htm

Fuente : Mike Chapple
About.com Bases de datos http://databases.about.com/od/tutorials/ss/access_2013_backups.htm

Reproducir Macromedia Flash en Power Point


PPOINT1

Si usted tiene un gráfico animado que fue creado por el uso de Adobe Macromedia Flash y guarda como un archivo de Shockwave con una extensión swf., Se puede reproducir el archivo en una presentación de Microsoft Office PowerPoint 2007 mediante el control ActiveX llamado Shockwave Flash Object y el Adobe Macromedia Flash Player. Para reproducir el archivo Flash, agregar un control ActiveX a la diapositiva y crear un enlace de la misma para el archivo de Flash, o incrustar el archivo en la presentación.
La configuración de seguridad de control de ActiveX se encuentran en el Centro de confianza, donde se puede encontrar la configuración de seguridad y privacidad para los programas de 2007 Microsoft Office system. Es posible que necesite ajustar la configuración de seguridad para permitir controles ActiveX se ejecuten. Configuración de ActiveX en el Centro de confianza se aplican a todos los productos de 2007 Versión de Office. Por ejemplo, si cambia un ajuste en PowerPoint, esa configuración se cambió también para otros programas de Office que utilizan el Centro de confianza.
Para obtener más información acerca de los controles Active X y cambiar la configuración, consulte Habilitar o deshabilitar los controles ActiveX en documentos de Office .
Importante
El Shockwave Flash Object debe estar registrada en el equipo para que usted juegue el archivo Flash dentro de una presentación. Para ver si el objeto Shockwave Flash se ha registrado, en la ficha Programador, en el grupo Controles, haga clic en Más controles . Si el Shockwave Flash Object aparece en la lista de controles, se registra en el equipo.
Si no se ha registrado, descargue la última versión del Flash Player desde el sitio Web de Adobe para registrar el objeto Shockwave Flash en su ordenador.
Para garantizar que las animaciones complejas se ejecutan correctamente, instale la última versión del Flash Player, aunque las versiones más antiguas de Shockwave Flash Object están registrados en el equipo.
Agregar un archivo de Flash a una presentación
1. Instale el Flash Player en su equipo.
2. En PowerPoint, en la vista Normal, muestre la diapositiva en la que desea reproducir la animación.
3. Haga clic en el botón de Microsoft Office Y, a continuación, haga clic en Opciones de PowerPoint.
4. Haga clic en Más frecuentes y, a continuación, en Opciones principales para trabajar con PowerPoint, seleccione Mostrar ficha Programador en la casilla de verificación cinta de opciones y haga clic en Aceptar.
Nota La cinta es una parte de la interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent
5. En la ficha Programador, en el grupo Controles, haga clic en Más controles .
6. En la lista de controles, haga clic en Shockwave Flash Object, haga clic en Aceptar y, a continuación, arrastre en la diapositiva para dibujar el control.
Cambie el tamaño del control arrastrando los controladores de tamaño.
7. Haga clic con el Shockwave Flash Object y, a continuación, haga clic en Propiedades.
8. En la ficha Alfabética, haga clic en la propiedad de la película.
9. En la columna de valor (la celda en blanco al lado de Película), escriba la ruta de la unidad completa, incluyendo el nombre del archivo (por ejemplo, C \: MiArchivo.swf) o localizador uniforme de recursos (URL) en el archivo Flash que desea reproducir .
10. Para establecer las opciones específicas sobre cómo se reproduce la animación, hacer lo siguiente, a continuación, cierre el cuadro de diálogo Propiedades:
Para reproducir el archivo automáticamente cuando se muestre la diapositiva, defina la propiedad Playing True. Si el archivo Flash tiene un control Iniciar / Rebobinar construido en él, se puede establecer la propiedad Jugar en False.
Si no desea que la animación se reproduzca repetidamente, establezca la propiedad Bucle como Falso.
Vista previa de una animación en la vista Presentación con diapositivas
En la ficha Ver, en el grupo Vistas de presentación, haga clic en Presentación con diapositivas o presione F5.
Para salir de la presentación de diapositivas y volver a la vista normal, pulse ESC.
Notas
A diferencia de las imágenes o dibujos, archivos de Flash siempre están vinculados a su presentación, en lugar de en el mismo. Cuando se inserta un archivo vinculado, PowerPoint crea un vínculo a la ubicación actual del archivo. Si posteriormente mueve el archivo en una ubicación diferente, PowerPoint no puede localizarlo cuando se desea que el archivo que desea reproducir. Es una buena práctica para copiar los archivos Flash en la misma carpeta que la presentación antes de insertar los archivos Flash. PowerPoint crea un vínculo con el archivo Flash y se puede encontrar el archivo Flash, siempre y cuando se mantenga en la carpeta de presentación, incluso si mueve o copia la carpeta a otro equipo. Otra forma de estar seguro de que los archivos vinculados están en la misma carpeta que la presentación es utilizar la característica Empaquetar para CD . Esta característica copia todos los archivos en un solo lugar (un CD o carpeta) con su presentación y actualiza automáticamente todos los enlaces a los archivos. Cuando la presentación contiene archivos vinculados, debe copiar los archivos vinculados, así como la presentación si va a dar la presentación en otro equipo o enviarlo a alguien en el correo electrónico.
Los productos de terceros descritos en este artículo están fabricados por proveedores independientes de Microsoft; no ofrecemos ninguna garantía, implícita o de otro tipo, respecto al rendimiento o la confiabilidad de estos productos.

Fuente: http://office.microsoft.com/en-us/powerpoint-help/play-an-adobe-macromedia-flash-animation-in-a-presentation-HA001230321.aspx

Consulta Microsoft Query desde Excel


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Si tienes Información almacenada en una base de datos Externa sea en este caso una Base de datos de Microsoft Access , puedes realizar la consulta desde un libro de Excel sin tener que abrir el archivo de Access, te mostramos como se realiza esta consulta desde Excel mediante una conexión de Microsoft Query.
¿Qué es Microsoft Query?
Microsoft Query es un programa que permite incorporar datos de orígenes externos a otros programas de Microsoft Office, especialmente a Microsoft Excel. Si utiliza Query para recuperar datos de las bases de datos y de los archivos corporativos, no es necesario que vuelva a escribir en Excel los datos que desee analizar. También puede actualizar los informes y resúmenes de Excel automáticamente de la base de datos de origen inicial siempre que la base de datos se actualice con información nueva.
Tipos de bases de datos a los que se puede obtener acceso .- Es posible recuperar datos de varios tipos de bases de datos, incluidos Microsoft Access, Microsoft SQL Server y los servicios OLAP de Microsoft SQL Server. También puede recuperar datos de las listas de Excel y de archivos de texto.

Fuente: http://excelservicios.com/index.php/aplicaciones-contables/aplicaciones-contables/19-corporacion-excel-servicios

Microsoft Query es un programa que permite incorporar datos de orígenes externos a otros programas de Microsoft Office, especialmente a Microsoft Excel. Si utiliza Query para recuperar datos de las bases de datos y de los archivos corporativos, no es necesario que vuelva a escribir en Excel los datos que desee analizar. También puede actualizar los informes y resúmenes de Excel automáticamente de la base de datos de origen inicial siempre que la base de datos se actualice con información nueva.
Tipos de bases de datos a los que se puede obtener acceso Es posible recuperar datos de varios tipos de bases de datos, incluidos Microsoft Access, Microsoft SQL Server y los servicios OLAP de Microsoft SQL Server. También puede recuperar datos de las listas de Excel y de archivos de texto.
En Excel, también se pueden recuperar datos de páginas Web y no es necesario tener Query para ello. Para obtener información sobre cómo recuperar datos de páginas Web, consulte la Ayuda de Excel.
Seleccionar datos de una base de datos Puede recuperar datos de una base de datos creando una consulta, que es una pregunta que se hace acerca de los datos almacenados en una base de datos externa. Por ejemplo, si los datos están almacenados en una base de datos de Access, puede que desee conocer las cifras de ventas de un producto determinado por regiones. Es posible seleccionar parte de los datos seleccionando sólo los datos del producto y la región que desee analizar y omitir los datos que no necesite.

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1- Columnas seleccionadas en el Asistente para consultas
2- Columnas seleccionadas incorporadas a Excel

Actualizar la hoja de cálculo en una operación Cuando disponga de datos externos en un libro de Excel, siempre que cambie la base de datos puede actualizar los datos y, a su vez, el análisis, sin tener que volver a crear los informes y los gráficos de resumen. Por ejemplo, puede crear un resumen de ventas mensual y actualizarlo cada mes cuando disponga de nuevas cifras de ventas.
Utilizar Query para recuperar datos La incorporación de datos externos a Excel con Query es un proceso de tres pasos: Primero se establece un origen de datos para conectar con la base de datos, después se utiliza el Asistente para consultas para seleccionar los datos deseados y finalmente se devuelven los datos a Excel donde se les puede aplicar formato, resumirlos y crear informes con ellos.

Fuente: http://office.microsoft.com/es-ar/excel-help/utilizar-microsoft-query-para-recuperar-datos-externos-HP005274751.aspx

Excel: función AGREGAR


Cuando en una celda de nuestra hoja de cálculo aparece un error de cualquier tipo (#N/A, #¡VALOR!, #¡DIV/0!, #¿NOMBRE?, #¡NUM!, #¡NULO!, #¡REF!) una sensación de frustración recorre nuestro cuerpo y nuestra mente. Pero es peor aun cuando comprobamos que otras fórmulas que teníamos relacionadas con esa celda errónea también devuelven un error.

…Y es que los errores se llevan fatal, generalmente, con fórmulas y funciones. Aunque, un momento… no con todas hay mala relación. Existe una función muy poco conocida y por su versatilidad y polivalencia es una especie de «navaja suiza» de las funciones y que además, es capaz de ignorar y convivir con los errores.

Se trata de la función AGREGAR y, aunque pueda parecer por su nombre que está dedicada sólo a «sumar», no es así, sino que podemos asignarle cualquiera de las funciones de una lista interesante. Sólo tenemos que atender a su estructura:

=AGREGAR (Núm_función ; Opciones ; Ref1 ; Ref2…)

donde

Núm_función = un número clave que identifica la función que deseamos utilizar (ver más abajo tabla de claves).
Opciones = un número clave que identifica las condiciones en las que va a trabajar la función elegida en el argumento anterior (ver más abajo tabla de claves)
Ref1, Ref2… = Rangos sobre los que actuará la función.

en la imagen de abajo podemos ver en acción a la función AGREGAR, configurada para que aplique la función SUMA (nº 9), omitiendo errores (nº 6), del rango F2:F12.

Agregar

Fuente: http://temporaexcel.blogspot.com.es/search/label/Nivel%202%3A%20Intermedio

«Ficha Presentación» en Excel 2013


En Excel 2007 y 2010, cuando tenemos un gráfico seleccionado, obtenemos unas «Herramientas de gráficos» compuestas por 3 Fichas contextuales: Ficha Diseño, Ficha Presentación y Ficha Formato.

Cuando tenemos un gráfico seleccionado en Excel 2013, podemos ver varias etiquetas que flotan en la parte superior derecha del mismo. Si hacemos click en la primera de ellas (un signo + que corresponde a ELEMENTOS DE GRÁFICO), podemos ver que obtenemos un menú contextual en el que están prácticamente todas las herramientas que estaban en la «Ficha Presentación» :

imagen1

Si además hacemos click en cualquiera de las opciones de este menú, se despliega otro menú donde podemos «afinar» nuestras preferencias:

imagen2a

Fuente: http://temporaexcel.blogspot.com.es/search/label/Nivel%201%3A%20B%C3%A1sico

Relacionar datos de distintas tablas en Excel


Para la Modelización de datos en Excel, encontramos la necesidad de saber como se pueden relacionar los datos de dos tablas distintas.

http://temporaexcel.blogspot.com.ar/2011/09/modelizacion-de-datos-en-excel.html

imagen1

Es necesario crear en cada tabla unos campos de enlace llamados «campos clave» y que estos podían ser claves primarias (primary keys) o claves externas (foreing keys).

Relacionar tablas

Dicho de forma coloquial, relacionar dos tablas, es conseguir que, estando en una tabla nº 2, se pueda elegir un dato de un registro de la tabla nº 1 y automáticamente aparezcan en la tabla nº 2 los datos asociados a ese registro.

Por ejemplo: estando en una tabla que registra las nóminas mensuales, cuando seleccionamos el trabajador a quien corresponde los datos de la nómina que estamos registrando, aparezca en el campo de al lado el área a la que pertenece dicho trabajador.

PASO 1) Definir un «Nombre al rango» donde están los datos a enlazar

En la Tabla nº 1 debemos seleccionar la columna de datos que queremos tener en la lista desplegable de la Tabla nº2. En el ejemplo que vamos a utilizar, es la columna donde tenemos los nombres de trabajadores:

imagen2a

Seguidamente, hacemos click para obtener el cuadro de «Nombre nuevo, en la ficha Fórmulas / grupo Nombres definidos / Asignar nombre / Definir nombre…

… y sustituimos el Nombre que se propone en el cuadro de diálogo, por el de IDTrabajadores

después de aceptar ya estará definido el Nombre para el rango, aunque no apreciemos nada. Si queremos ver los nombres de rangos que tiene nuestro libro de Excel, podemos revisarlos en el botón «Administrador de Nombres» que había a la izquierda de «Asignar nombre…».

PASO 2) Crear las listas desplegables para que queden los datos enlazados

Ya en la Tabla nº 2, que es donde tenemos que seleccionar el nombre del trabajador en una lista desplegable, debemos crear una lista desplegable mediante «Validación de datos» y arrastrarla al resto de celdas. Cuando estemos creando la lista desplegable, debemos introducir en el campo «Origen:» el nombre que creamos en el paso 1) precedido del signo igual:

Cómo se hace una lista desplegable con «Validación de datos»:
http://temporaexcel.blogspot.com.es/2011/09/listas-desplegables-en-excel-3.html

PASO 3) Obtener en la celda de la derecha el IDÁrea que corresponde al trabajador que se seleccione en la lista desplegable

Es decir, si selecciono el trabajador Páez Tur, Gabriel … que me aparezca automáticamente en la celda de la derecha el área de la empresa donde trabaja.

Esto se hace introduciendo una función BUSCARV que busque el valor de la lista desplegable en la columna correspondiente de Tabla nº1. Una vez encontrado el valor (estará en una determinada fila), que nos devuelva el valor que hay en la misma fila, pero en la 5ª columna (podemos ver como en la columna nº 5 de la Tabla nº 1 que hay en el PASO 1), tenemos el IDÁrea del trabajador).

Podemos, en el siguiente enlace, recordar cómo se utiliza la función BUSCARV, pero ya adelantamos que la fórmula quedaría así:
http://temporaexcel.blogspot.com.es/2011/10/las-funciones-buscarv-y-buscarh-en.html

Hemos conseguido que, seleccionando un trabajador en el campo ID Nombre Trabajador, obtengamos automáticamente un dato relacionado con él y que está en otra tabla.

Las dos tablas han quedado relacionadas mediante los campos clave «ID Nombre Trabajador».

Fuente: http://temporaexcel.blogspot.com.es

Desarrollar un «Dashboard» en Excel


En el ámbito empresarial, un «Dashboard» (traducido de forma literal sería «Tablero de a bordo» por su parecido a un salpicadero con velocímetros y otros indicadores gráficos) es un informe que proporciona indicadores de ciertos procesos de negocio y que cumple las siguientes condiciones:
1. Muestra gráficamente los datos, ayudando al destinatario del informe a enfocar su atención en posibles desviaciones, tendencias, comparaciones y otros comportamientos de algunas métricas de carácter económico y financiero (por ejemplo).
2. Muestra sólo los datos relevantes con respecto a un objetivo general establecido en un Plan de Empresa o en un Plan Estratégico.
3. Muestra conclusiones objetivas para inferir en el lector la construcción de su propio análisis ponderado por matices y factores que van más allá de la frialdad de los números

Informe Resultados CME pymes

Detrás de esta página o «tablero de a bordo» debe haber toda una organización o estructura de hojas con distintas funciones.

lo primero que debemos decidir al abordar el desarrollo de un cuadro de mando, son todas aquellas cosas que tienen que ver con el final. Estas cosas son:

Planificación
1. Definir el objetivo general que a final queremos conseguir.
2. Definir quienes serán los destinatarios finales de nuestro trabajo, cómo lo utilizarán, el nivel de detalle requerido, etc.
3. Definir los indicadores que al final son los que nos guiarán en la toma de decisiones.
4. Definir las fuentes de datos que «alimentarán» a nuestro Dashboard cuando ya esté terminado.
5. Definir las dimensiones (criterios por los que la información se mostrará) y los filtros (formas de segmentar o acotar los datos y la información.
Es absolutamente necesario tener TODOS estos puntos bien definidos y expresados por escrito, puesto que en el proceso de desarrollo del Dashboard vamos a necesitar una visión de conjunto.

Buenas prácticas: Estructura y tipos de hojas en Excel

Es imprescindible que no vayamos improvisando la forma de estructurar nuestro libro de Excel (la cantidad, orden y función de cada una de las hojas), sino que debemos ceñirnos en alguna medida, a una estructura óptima que está probada y que nos beneficiará a largo plazo en nuestro trabajo con Excel.

Con una buena estructura de hojas en nuestro libro, conseguiremos:

• Que nuestro libro de Excel sea escalable sin necesidad de copiar y pegar hojas para añadir datos del próximo mes, año, etc.
• Que no sea necesario editar y modificar fórmulas durante la utilización de nuestro libro de Excel. Una vez terminado el diseño de nuestro libro nunca se debe editar o modificar una fórmula.
• Que otros usuarios puedan utilizar nuestro libro de Excel de forma intuitiva y rápida. Es decir, no perdiéndose en una maraña de hojas sin orden ni objetivo claro.
• Que nosotros mismos, como desarrolladores del libro de Excel, podamos mantenerlo o ampliarlo en un futuro en caso de ser necesario. Si no hay una estructura clara, no seremos capaces de entender nuestro propio trabajo.
• Que nuestro libro de Excel sea seguro y exento de errores y sorpresas
• Que nuestro libro de Excel aporte el máximo valor con los mínimos recursos

Fuente: http://temporaexcel.blogspot.com.ar/search/label/Tema%3A%20Business%20Intelligence%20en%20Excel

Dashboard económico-financiero con Excel


dashboard1

 

El DashBoard es una Interfaz gráfica de usuario que yace tanto en consolas de videojuegos como en algunos sistemas operativos. Es una interfaz donde el usuario puede administrar el equipo y/o software. A continuación veremos en donde yace el dashboard de cada una de las consolas de videojuegos

Dashboard en consolas

Consolas Sony

PlayStation (o PSone) El Dashboard de esta consola es bastante pobre, dado que dispone de dos opciones solamente. Estas son: MEMORY CARD y CD PLAYER, la primera se usa para administrar los datos salvados de juegos en los bloques de las memorias insertadas. Y la segunda se usa para escuchar música en CD-A’s o CD de audio.

PlayStation 2 Esta consola muestra un Dashboard al que no se accede cuando se prende la consola, a menos que se mantenga pulsado el botón triangulo enseguida de prender la consola. El Dashboard de esta consola esta mucho más equipado que el de su predecesora, ya que como se le puede instalar un disco duro a ésta, tenemos varias opciones: HDD, que es como una gran memory card ya que se pueden guardar datos salvados de juegos y hasta juegos, DVD-Video, esta función sirve para ver películas en DVD, CD-Audio, sirve para funciones de reproducción de audio en pistas y Memory Card (PS2 o PS1), esta función se usa para administrar los datos salvados de juegos en las memorias insertadas (el salvado de la PS2 es diferente al de PS1)

PlayStation 3 / PlayStation Portable / PlayStation X Estas tres consolas, usan una interfaz o dashboard en especial, se llama XrossMediaBar o XMB, consiste en una barra doble (vertical y horizontal), la horizontal es para seleccionar la categoría, entre las cuales podría estar: Usuarios, Video, Audio, Juegos, PlayStation Network (Solo disponible para PS3), Web, etc. La Barra vertical es para seleccionar las funciones de cada categoría.

dashboard

Consolas de Microsoft

Xbox Esta consola tiene un dashboard ideal, con un estilo robótico y futurista ambientado en un color verde propio de la consola, se puede manejar Opciones, Música, Memoria y Xbox Live; cada opción se maneja en una especie de brazo robótico.

Xbox 360 Similar anterior pero mejorado, con una gran distribución de las tareaslas cuales se dividen en: juegos, multimedia, sistema y Xbox Live; posteriormente se incluyó el bazar de Xbox Live, una de las opciones más interesantes es la de la información de logros y gamerscore o puntuación de cada jugador la cual se puede apreciar en cada ventana (excepto en bazar y sistema) además cuenta con la opción de Windows Media Center el cual sirve para sincronizar la consola con la pc y por último contiene la opción de Windows Messenger con el cual se puede chatear en cualquier momento ya sea jugando o en la intefaz; estas están organizadas en una especie de ventana desplazable horizontalmente otorgando información y opciens completas de la consola.

el 19 de noviembre de 2008 Microsoft lanza para la Xbox 360 «la nueva experiencia xbox» rediseñando en su totalidad el dashboard; empleado para captar una mayor audiencia en jugadores ocasionales como hardcore se maneja una forma mas fluida e intuitiva en las diferentes opciones con un estilo más ordenado y agradable visualmente incluyendo nuevas opciones como la comunidad XNA y la generación de avatares, sin embargo el dashboard anterior hace una pequeña aparición en el menú del botón guía del Xbox, esta posee muchas más opciones mientras se desarrolla cualquier juego pero carece del estilo visual del dashboard anterior  de un dashboard o cuadro de mando económico-financiero. Vamos a ver la forma en la que se organizan los datos en las distintas hojas de cálculo. Es decir, los modelos de datos.

tenemos que aprender a llegar hasta aquí (presentación) :

imagen1a

…pasando por aquí (análisis)…

imagen2a

…y empezando desde aquí (datos)….

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Lo que acabamos de ver son 3 ejemplos de las 3 capas o fases del flujo de la información:

datos > análisis> presentación

o bien…

datos > información > conocimiento

Cuando necesitamos desarrollar una aplicación cuya utilidad última va a ser el análisis de datos, no podemos pretender hacerlo de una vez y en una sóla hoja de Excel. Debemos trabajar en distintas hojas «especializadas» porque ello dará orden y escalabilidad (posibilidad de ampliación y sostenibilidad a lo largo del tiempo). Además, utilizar una hoja más, es gratis en Excel. Remitimos al lector al artículo «Buenas prácticas: Estructura y tipos de hojas en Excel» .

Fuente: http://temporaexcel.blogspot.com.ar/2012/11/como-hacer-cuadro-de-mando-economico-financiero-4.html

 

Excel 2013: dar significado a los datos


El dato es una representación simbólica (numérica, alfabética, algorítmica, etc) de un atributo o variable cuantitativa. Los datos describen hechos empíricos, sucesos y entidades.

Es un valor o referente que recibe el computador por diferentes medios, los datos representan la información que el programador manipula en la construcción de una solución o en el desarrollo de un algoritmo.

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Los datos aisladamente pueden no contener información humanamente relevante. Sólo cuando un conjunto de datos se examina conjuntamente a la luz de un enfoque, hipótesis o teoría se puede apreciar la información contenida en dichos datos. Los datos pueden consistir en números, estadísticas o proposiciones descriptivas. Los datos convenientemente agrupados, estructurados e interpretados se consideran que son la base de la información humanamente relevante que se pueden utilizar en la toma decisiones, la reducción de la incertidumbre o la realización de cálculos. Es de empleo muy común en el ámbito informático y, en general, prácticamente en cualquier investigación científica.

En programación, un dato es la expresión general que describe las características de las entidades sobre las cuales opera un algoritmo.

En Estructura de datos, es la parte mínima de la información.

El formato condicional o los minigráficos pueden resaltar los datos más importantes o mostrar las tendencias de los datos. Use la herramienta Análisis rápido para obtener una vista previa activa y probarlo.
1. Seleccione los datos que desea examinar más de cerca.
2. Haga clic en el botón Análisis rápido que aparece en la esquina inferior derecha de la selección.
3. Examine las opciones de las pestañas Formato y Minigráficos para ver cómo afectan a los datos.

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Por ejemplo, seleccione una escala de color de la galería Formato para diferenciar las temperaturas altas, medias o bajas.

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4. Cuando le guste lo que ve, haga clic en esa opción.
Obtenga más información sobre cómo aplicar formato condicional o analizar tendencias de datos usando minigráficos.

Mostrar los datos en un gráfico
La herramienta Análisis rápido recomienda el gráfico adecuado para los datos y le ofrece una presentación visual con unos pocos clics del ratón.
1. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea mostrar en un gráfico.
2. Haga clic en el botón Análisis rápido que aparece en la esquina inferior derecha de la selección.
3. Haga clic en Gráficos, muévase por los gráficos recomendados para ver cuál se adapta mejor a sus datos y haga clic en el que desee

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Fuente: http://office.microsoft.com/es-ar/excel-help/tareas-basicas-en-excel-2013-HA102813812.aspx

Como Programar en Excel


Para muchos Programar en Excel es un obstáculo muy gigante, Pero no es así, siempre debemos de comenzar conociendo el entorno General, sus características, funciones y todo lo relacionado con el programa que utilizarás para programar.
En este artículo vamos a conocer totalmente los pasos de como programar en excel, comenzaremos de lo más sencillo a lo más extenso, con el fin de que puedas alcanzar la meta de programar en excel.
Donde Programar en Excel
Excel es un programa que nos facilita automatizar todos los procesos que comúnmente solemos repetirlo constantemente.
El programa que se utiliza para programar en excel es el llamado VBA ( Visual Basic para Aplicaciones) . Este programa ya viene integrado con el paquete office, es decir que ya esta integrado con excel. Vease la Imagen:

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Como Abrir el Programa VBA (Visual Basic para Aplicaciones)
Se que te has preguntado como puedo abrir el programa VBA ? donde lo encuentro? o donde esta ubicado? entonces veamos las dos formas de abrir VBA:
1. Abrimos excel, una vez se abra el programa pulsamos Alt + F11, para poder acceder a VBA. Alt + F11 es la combinación de tecla que se utiliza para abrir el programa VBA desde excel.
2. Desde la Pestaña Desarrollador (Excel 2013) o Pestaña Programador (Excel 2010) sección código y seleccionamos el comando Visual Basic. Vease la Imagen:
Visualizando el Entorno de VBA
Ahora que ya sabes como abrir VBA, tomate el tiempo y échale un vistazo al entorno de VBA, empieza observando todo absolutamente todo lo que ves ahora mismo, ahora navega por cada una de las pestaña, trata de leer todos los comandos que contiene cada pestaña.
Conociendo el entorno de VBA
Uno de los primeros pasos para comenzar a programar es conocer el entorno de VBA, por eso te invito a que leas el Siguiente artículo “Programar en Excel” y luego sigue leyendo los siguientes artículos. Una vez termines de conocer el entorno de VBA te aseguro que habrás avanzado un 30 por ciento.

Fuente: http://aplicaexcelcontable.com/blog/como-programar-en-excel.html

Access 2013: Introducción a las tablas


Visión de conjunto. Una base de datos relacional como el acceso general tiene varias tablas relacionadas. En una base de datos bien diseñada, cada tabla almacena datos acerca de un tema en particular, como empleados o productos. Una tabla tiene registros (filas) y campos (columnas). Los campos tienen diferentes tipos de datos, como texto, números, fechas, y los hipervínculos.

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Un registro : Contiene datos específicos, como la información sobre un empleado en particular o un producto.

Un campo : Contiene datos sobre un aspecto de la tabla sujeto, tales como nombre o dirección de correo electrónico.

Un valor de campo : Cada registro tiene un valor de campo. Por ejemplo, Contoso, Ltd. o someone@example.com.

De mesa y campo propiedades
Las características y el comportamiento de tablas y los campos están definidos y controlados por las propiedades. Las propiedades de una tabla se establecen en la hoja de propiedades de la tabla, por ejemplo, se puede establecer propiedad Vista predeterminada de una tabla para especificar cómo se muestra la tabla de forma predeterminada. La propiedad de un campo define un aspecto del comportamiento del campo. También puede establecer propiedades de campo en la vista Diseño mediante el panel Propiedades del campo. Cada campo tiene un tipo de datos que define el tipo de información almacenada en el campo. Por ejemplo, varias líneas de texto o la moneda son los tipos de datos

Las relaciones de tabla
Aunque cada tabla en una base de datos almacena datos acerca de un tema específico, tablas de bases de datos relacionales, tales como datos de Access, tiendas sobre temas relacionados. Por ejemplo, una base de datos podría contener:
Una tabla de clientes que enumera los clientes de su empresa y sus direcciones.
Una tabla de los productos que se enumeran los productos que usted vende, incluidos los precios y fotos de cada artículo.
Una tabla de pedidos que sigue las órdenes de los clientes.
Para conectar los datos almacenados en diferentes tablas, debe crear relaciones. Una relación es una conexión lógica entre dos tablas que tienen un campo común.
Keys
Los campos que forman parte de una relación de tabla se denominan llaves. Una de las claves por lo general consta de un campo, pero puede consistir en más de un campo. Hay dos tipos de teclas:
Clave principal: Una tabla sólo puede tener una clave principal. Una clave principal se compone de uno o más campos que identifican de forma única cada registro que se almacenan en la tabla. Access proporciona automáticamente un número de identificación único, se llama un número de identificación que sirve como clave principal. Clave externa: Una tabla puede tener una o más claves externas. Una clave externa contiene valores que corresponden a los valores de la clave principal de otra tabla. Por ejemplo, usted podría tener una tabla Pedidos en la que cada orden tiene un número de identificación de cliente que corresponde a un registro en una tabla Clientes. El campo ID de cliente es una clave externa de la tabla Pedidos.
La correspondencia entre los valores de los campos clave forma la base de una relación de tabla. Se utiliza una relación de tabla para combinar datos de tablas relacionadas. Por ejemplo, suponga que tiene una tabla Clientes y una tabla Pedidos. En la tabla de clientes, cada registro se identifica mediante el campo de clave principal, ID.
Para asociar cada pedido con un cliente, se agrega un campo de clave externa a la tabla Pedidos que se corresponde con el campo ID de la tabla Customers y, a continuación, crear una relación entre las dos llaves. Cuando se agrega un registro a la tabla Pedidos, se utiliza un valor de ID de cliente que viene de la tabla Clientes. Cada vez que usted desea ver toda la información acerca del cliente de un pedido, se utiliza la relación para identificar qué datos de la tabla de clientes corresponde a los registros en la tabla Pedidos.

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Una relación de tabla, vista en la ventana Relaciones

Una clave principal se identifica por el icono de llave junto al nombre del campo.
Una clave externa – señalar la ausencia del icono de la llave.

Beneficios del uso de las relaciones
Mantener datos separados en tablas relacionadas produce los siguientes beneficios:
Consistencia Como cada elemento de los datos, se registra sólo una vez, en una tabla, hay menos oportunidad para la ambigüedad o incoherencia. Por ejemplo, puede almacenar el nombre de un cliente sólo una vez, en una mesa sobre los clientes, en lugar de almacenarla en varias ocasiones (y potencialmente inconsistente) en una tabla que contiene los datos del pedido.
Registro de datos de eficiencia en un solo lugar significa utilizar menos espacio en disco. Además, las tablas más pequeñas tienden a proporcionar datos más rápidamente que las tablas más grandes. Por último, si usted no utiliza tablas separadas para materias separadas, usted introducir los valores nulos (ausencia de datos) y la redundancia en las tablas, los cuales puede desaprovechar el espacio e impedir el rendimiento.
Comprensibilidad El diseño de una base de datos es más fácil de entender si los sujetos se separan correctamente en tablas.

Fuente:
http://office.microsoft.com/en-us/access-help/introduction-to-tables-HA102749616.aspx

Access 2013: Introducción a los informes


gastos

¿Qué se puede hacer con un informe?. Los informes ofrecen una manera de ver, el formato, y resumir la información en su base de datos de Microsoft Access. Por ejemplo, puede crear un informe sencillo de números de teléfono de todos sus contactos, o un informe de síntesis sobre las ventas totales a través de las diferentes regiones y épocas.
A partir de este artículo, usted obtendrá una visión general de los informes de Access. También aprenderá los fundamentos de la creación de un informe, y el uso de opciones como ordenar, agrupar y resumir los datos, y la manera de obtener una vista previa e imprimir el informe.
Nota La información de este artículo está destinada a ser utilizada únicamente con bases de datos de escritorio de Access.

Un informe es un objeto de base de datos que es muy útil cuando se quiere presentar la información en su base de datos por cualquiera de los siguientes usos:
– Mostrar o distribuir un resumen de los datos.
– Archivo instantáneas de los datos.
– Proporcionar información sobre los registros individuales.
– Crear etiquetas.

Las partes de un informe
Si bien es posible crear informes «sin consolidar» que no se muestran los datos, pero para los propósitos de este artículo, vamos a suponer que un informe se enlaza a un origen de datos como una tabla o consulta. El diseño de un informe se divide en secciones que se pueden ver en la vista Diseño. La comprensión de cómo funciona cada sección puede le ayuda a crear mejores reportes. Por ejemplo, la sección en la que se decide colocar un control calculado determina cómo Access calcula los resultados. La siguiente lista es un resumen de los tipos de sección y sus usos:

Sección ¿Cómo se muestra la sección cuando se imprima ¿Dónde se puede utilizar la sección

Encabezado del informe Al principio del informe. Utilice el encabezado del informe para obtener información que normalmente podría aparecer en una portada, como un logotipo, un título o una fecha. Cuando se coloca un control calculado que utiliza la función de agregado Sum en el encabezado del informe, la suma calculada es para todo el informe. El encabezamiento del informe se imprime antes del encabezado de la página.

Encabezado de página En la parte superior de cada página. Utilice un encabezado de página para repetir el título del informe en cada página.

Encabezado de grupo Al comienzo de cada nuevo grupo de registros. Utilice el encabezado de grupo para imprimir el nombre del grupo. Por ejemplo, en un informe que se agrupa por producto, utilice el encabezado de grupo para imprimir el nombre del producto. Cuando se coloca un control calculado que utiliza la función de agregado Sum en el encabezado de grupo, la suma es para el grupo actual. Puede tener varias secciones de encabezado de grupo en un informe, dependiendo del número de niveles de agrupación que haya agregado. Para obtener más información sobre cómo crear encabezados y pies de grupo, vea la sección Agregar agrupamiento,
clasificación o totales.

Detalle Aparece una vez por cada fila del origen de registros. Aquí es donde se colocan los controles que componen el cuerpo principal del informe.

Pie de grupo Al final de cada grupo de registros. Use un pie de grupo para imprimir información de

resumen de un grupo. Puede tener varias secciones de pie de página de grupo en un informe, dependiendo del número de niveles de agrupación que haya agregado.

Pie de página Al final de cada página. Use un pie de página para imprimir números de página o información por páginas.

Pie de informe Al final del informe.

Nota: En la vista Diseño, el pie del informe aparece debajo del pie de página. Sin embargo, en todos los demás puntos de vista (vista Diseño, por ejemplo, o cuando el informe se imprime o vista previa), el pie del informe aparece encima del pie de página, justo después del último pie de grupo o línea de detalle en la página final. Utilice el pie del informe para imprimir los totales del informe u otra información de resumen de todo el informe.

Usted encontrará que es mucho más fácil crear informes significativos cuando su base de datos tiene una estructura de mesa bien diseñado y las relaciones.
Para una introducción a la planificación y el diseño de una base de datos, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de bases de datos .

Crear un informe
Puede crear informes para que acceda a la base de datos de escritorio, siga estos pasos:
Paso 1: Elegir un origen de registros
El origen de registros de un informe puede ser una tabla, una consulta con nombre, o una consulta incrustada. El origen de registros debe contener todas las filas y columnas de datos que desea visualizar en el informe.

Si los datos de una tabla o consulta existente, seleccione la tabla o consulta en el panel de exploración y, a continuación, siga el paso 2 .
Si el origen de registros todavía no existe, siga uno de los siguientes:
Siga el paso 2 y utilice la herramienta Informe en blanco, O
Cree la tabla (s) o una consulta que contiene los datos requeridos. Seleccione la consulta o la tabla en el panel de exploración y, a continuación, siga el paso 2.

Paso 2: Seleccione una herramienta de informes
Las herramientas de informe se encuentra en la ficha Crear de la cinta, en el grupo Informes. En la siguiente tabla se describen las opciones:

Herramienta Descripción

Informe Crea un informe sencillo, tabla que contiene todos los campos del origen de registros que ha seleccionado en el panel de exploración.

Diseño de informes Abre un informe en blanco en la vista Diseño, al que se pueden agregar los campos y los controles necesarios.

Informe en blanco Abre un informe en blanco en la vista Diseño, y muestra la lista de campos desde donde se puede añadir campos al informe

Asistente para informes Muestra un asistente de varios pasos que le permite especificar los campos, la agrupación / clasificación de los niveles, y las opciones de diseño.

Etiquetas Muestra un asistente que le permite seleccionar tamaños estándar o personalizados de etiquetas, así como los campos que desea mostrar y cómo desea que ellos ordenan.

Paso 3: Crear el informe
1. Haga clic en el botón de la herramienta que desea utilizar. Si aparece un asistente, siga los pasos del asistente y haga clic en Finalizar en la última página.
Access muestra el informe en la vista Diseño.
2. Formato del informe para lograr las miradas que desee:

Cambiar el tamaño de los campos y las etiquetas, seleccionándolos y luego arrastrando los bordes hasta que el tamaño que desee.

Mover un campo seleccionándolo (y su etiqueta, si lo hay), y luego arrastrarlo a la nueva ubicación.

Haga clic en un campo y utilizar los comandos del menú contextual para fusionar o dividir celdas, borrar o seleccionar campos, y realizar otras tareas de formato.
Además, puede utilizar las funciones descritas en las siguientes secciones para que su informe sea más atractiva y fácil de leer.

Añadir agrupación, ordenación o totales
La forma más rápida de agregar agrupación, ordenación o totales a un informe de la base de datos de escritorio es hacer clic derecho en el campo al que desee aplicar el grupo, más o menos, o total y, a continuación, haga clic en el comando que desee en el menú contextual.
También puede agregar agrupación, ordenación o totales mediante la Agrupación, orden y total, mientras que el panel de informe está abierto en la vista Diseño o la vista Diseño:
1. Si la Agrupación, orden y total panel aún no está abierta, en la ficha Diseño, en el grupo Agrupación y totales, haga clic en Agrupar y ordenar.
2. Haga clic en Agregar un grupo o Agregar clase y, a continuación, seleccione el campo por el que desea agrupar u ordenar.
3. Haga clic en más en una línea de agrupar o clasificar para configurar más opciones y agregar totales.

Para obtener información más detallada acerca de agrupación, ordenación y totales, vea el artículo Crear un informe agrupado o de resumen .

Resalte los datos con formato condicional

Access incluye herramientas para poner de relieve los datos de un informe. Puede agregar reglas de formato condicional para cada control o grupo de controles, y en los informes de cliente, también puede agregar barras de datos para comparar los datos.
Para agregar formato condicional a los controles:
1. Haga clic en el informe en el panel de exploración y haga clic en Vista Diseño.
2. Seleccione los controles necesarios y en la ficha Formato, en el grupo Formato de control, haga clic en Formato condicional.
Sugerencia Para seleccionar varios controles, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los controles.
3. En el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicional, haga clic en Nueva regla.
4. En el cuadro de diálogo Nueva regla de formato, seleccione un valor en Seleccionar un tipo de regla:
Para crear una regla que se evalúa para cada registro individual, seleccione Buscar valores en el registro actual o utilizar una expresión.
Para crear una regla que compara los registros entre sí mediante el uso de barras de datos, haga clic en comparación con otros registros.
5. En Editar una descripción de regla, especifique la norma para cuando el formato se aplica, así como qué formato se debe aplicar y, a continuación, haga clic en Aceptar.
6. Para crear una regla adicional para el mismo control o grupo de controles, repita este procedimiento desde el paso 4.

Personalización de colores y fuentes
Pruebe una aplicación Opciones de tema para personalizar el color y las fuentes.
1. Abra un informe en la vista Diseño, haga clic en él en el panel de exploración y haga clic en Diseño V ista.
2. A partir de un diseño de informe Opciones de Herramientas, en la ficha Diseño, haga clic en Temas y señalar con el cursor sobre los diferentes temas de la galería para obtener una vista previa de los efectos. Haga clic en un tema para seleccionarlo y, a continuación, guardar el informe.
3. Utilice los colores o las fuentes galerías para definir los colores o las fuentes de forma independiente.

Añadir una imagen logo o el fondo
Usted puede agregar una imagen de logotipo o de fondo a un informe y si actualiza la imagen, la actualización se realiza automáticamente siempre que la imagen se utiliza en la base de datos.
Para agregar o eliminar una imagen:
1. En el panel de navegación, haga clic en el informe y haga clic en Vista Diseño.
2. En el informe, haga clic en la posición en la que desea agregar la imagen y, en la ficha Diseño, en el Encabezado / Pie de página de grupo, haga clic en Logo.
3. Desplácese hasta la imagen y haga clic en Abrir. Access agrega la imagen a la memoria.
4. Para eliminar la imagen, haga clic en la imagen y haga clic en Eliminar en el menú contextual.
Para agregar una imagen de fondo:
1. En el panel de navegación, haga clic en el informe y haga clic en Vista Diseño.
2. En la ficha Formato, en el grupo Fondo, haga clic en la imagen de fondo.
3. Seleccione una imagen de la lista Galería de imágenes o haga clic en Examinar, seleccione una imagen y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Ver e imprimir un informe

Vista previa de un informe
1. Haga clic en el informe en el panel de exploración y haga clic en Vista preliminar. Puede utilizar los comandos de la ficha Vista previa de impresión para realizar cualquiera de los siguientes:
Imprimir el informe
Ajuste el tamaño de la página o el diseño
Acercar o alejar, o ver varias páginas a la vez
Actualizar los datos del informe
Exportar el informe a otro formato de archivo.
2. Haga clic en Cerrar vista preliminar.

Impresión de un informe
Para imprimir un informe sin una vista previa:
Haga clic en el informe en el panel de exploración y haga clic en Imprimir. El informe se envía a la impresora predeterminada.

Nota: Si selecciona el informe en el panel de navegación y seleccione Imprimir desde la ficha Archivo, puede seleccionar las opciones de impresión adicionales, como el número de páginas y copias y especificar una impresora.
Para abrir un cuadro de diálogo donde se puede seleccionar una impresora, especifique el número de copias, etc, haga clic en Imprimir.

Fuente: http://office.microsoft.com/en-us/access-help/basic-tasks-for-an-access-2013-desktop-database-HA102809525.aspx

Utilidades de ofimática Microsoft (Resumen)


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Ventajas competitivas, inversión inteligente, estrategias de mercado, marketing, gestión de clientes, controles de stock, eficiencia de procesos, evalúo de productividad, administración, contabilidad. La lista es interminable. Todas preocupaciones de empresarios y funcionarios.
Ofimática, Word, Excel, Access, PowerPoint, Outlook. ¿Cambiando términos por términos? El mundo de la ofimática solo parece agregar más preocupaciones con tantos términos.
Pero no, al contrario de esto ha brindado la posibilidad de llevar una gestión positiva y de manera sumamente sencilla. Tanto así que estas herramientas cruzaron el portal de la oficina, para afirmarse de igual forma en el hogar, en los estudios y en el ocio. Ya sea una ama de casa, un empresario, un escolar o universitario, una secretaria, un comerciante, o se encuentre retirado; las múltiples funciones de estas pocas herramientas conseguirán atraparlo.

Aclarando Utilidades

Office llegó como solución a muchos pesares, pero en algunos casos donde es mal utilizado se implanta formando un caos.

Es bien sabido que la imaginación humana no tiene límites, o por lo menos que es muy amplia, y también puede comprenderse que la adaptabilidad de las herramientas de Office permite ir más allá de su encajonado nombre de aplicación. Sin embargo, siendo justos, si Office presenta una compatibilidad absoluta entre sus aplicaciones ¿por qué la necesidad de llevar su control de gastos en Word? ¿por qué intentar manejar los datos de su productos y clientes en Excel? y sobre todo, no insista. Excel no es la mejor utilidad para colocar todo aquello que requiera columnas.
Los ávidos usuarios de Office tal vez encuentren incomprensibles estos hechos, pero es cierto. Personas por todo el mundo hacen uso de estas poderosas herramientas mencionadas anteriormente.
Para aquellos que entienden de lo que se habla, algunas recomendaciones de las utilidades

Excel

Su función principal es la de una HOJA DE CALCULO o PLANILLA ELECTRONICA. Advertencia: Su utilización puede causarle un suspiro de alivio. Puede crear facturas, hojas de balance, control de gastos, llevar estados de cuenta, incluso puede manejar toda la economía de su hogar y empresa, incluyendo el manejo de sueldos, y el control de su tarjeta de crédito.
Por suerte, la fiabilidad de sus funciones permiten innumerables posibilidades. También podemos confiarle estadísticas y complicados cálculos, compartir los datos de manera sencilla e incluso ponerlos en la web. Además podemos insertarle todo tipos de objetos al igual que en Word, sonidos, imágenes, etc. y los tan bienvenidos comentarios, que pueden ser introducidos en cada celda. Como beneficio adicional, maneja en forma muy útil los datos, filtrando los contenidos para darnos solo la información que nos interesa.

Access

Una BASE DE DATOS por excelencia. Se ha ganado por si misma un reconocimiento del usuario a cualquier nivel. Los diferentes niveles de manejo de Access harán la diferencia del resultando de su creación. Puede llevar la administración de contactos y llamadas, controlar el inventario y los pedidos, llevar un registro de libros, revistas, música, etc. Las aplicaciones son innumerables.
Su potencia le permitirá crear su propio programa para manejar todos los datos que desee, relacionarlos a su gusto, mostrarlos actualizados en todo momento, imprimir informes completos y crear una interfaz que permita a otros usuarios ingresar, dar de baja y modificar datos con simpleza.

Word

Aunque sus posibilidades van mucho más allá, es un PROCESADOR DE TEXTOS. Si lo que usted desea es redactar una carta, un fax, un currículum, llevar a cabo un informe o memorando, incluso si quiere hacer un folleto, un manual, una tesis, monografía o resumen, crear una agenda o un calendario, etc. ésta es su aplicación soñada.
También puede, claro está, utilizar toda su potencia, crear páginas web, realizar gráficos, organigramas, diseños con terminación profesional, introducirle imágenes, animaciones, sonidos, etc.

PowerPoint

Esta utilidad es ideal para realizar PRESENTACIONES. Una forma amena para presentar a los demás sus proyectos, ideas, resultados o cometidos de una empresa, cualidades de su producto, explicaciones de sus clases, etc.
Es el formato ideal para acompañarlo en sus discursos o presentaciones con público, o bien, enviar el archivo y dejar que se explique por si mismo.
Puede realizar diferentes animaciones, insertarle imágenes, gráficos, películas, música o sus propias palabras, si lo desea. También permite, si usted posee una cámara web y un micrófono, hacer difusiones en directo a grupos pequeños, y mostrarles además su presentación.

Outlook

Administra su CORREO electrónico. Pero va mucho más allá, si es una persona ocupada, con muchas actividades, o se contacta con mucha gente, dará las gracias a esta aplicación en más de una ocasión.
Permite hacer un seguimiento de los mensajes y contactos que usted tenga, reciba o envíe. También puede organizar los mensajes en carpetas, por colores o vistas, puede seleccionar el correo no deseado y mucho más.
Incluye además la posibilidad de llevar su agenda con calendario, puede recordarle sus tareas a realizar y le permite escribir notas, que puede ordenar según diferentes colores si es que necesita hacer un apunte

Fuente: http://www.ciberaula.com/articulo/utilidades_ofimatica

MS ACCESS 2013: Introducción a las consultas


Access

Con una consulta hace que sea más fácil de ver, agregar, eliminar o cambiar los datos de su base de datos Access. Algunas otras razones para el uso de consultas:
Encuentre datos de forma rápida específicas mediante el filtrado de criterios específicos (condiciones)
Calcular o resumir los datos
Automatice las tareas de gestión de datos, tales como la revisión de los datos más actualizados de forma recurrente.

Usted obtiene un conjunto más robusto de opciones de consulta cuando se trabaja con una base de datos de escritorio de acceso, pero las aplicaciones de acceso ofrecen algunas de las opciones de consulta que se muestran a continuación. Para obtener más información acerca de las aplicaciones de acceso, el nuevo tipo de base de datos de diseño con Access y publicar en línea, vea Crear una aplicación de acceso .

Nota Si desea probar las consultas en los ejemplos, utilice una base de datos de escritorio de acceso.

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Las consultas ayudan a encontrar y trabajar con sus datos
Crear una consulta de selección
Crear una consulta de parámetros
Crear una consulta de totales
Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas
Crear una consulta de creación de tabla
Crear una consulta de datos anexados
Crear una consulta de actualización
Crear una consulta de eliminación

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Las consultas ayudan a encontrar y trabajar con sus datos

En una base de datos bien diseñada, los datos que desea presentar a través de un formulario o informe por lo general se encuentran en varias tablas. Una consulta puede tirar de la información de varias tablas y montarlo para la exhibición en el formulario o informe. Una consulta puede ser una petición de resultados de los datos de su base de datos o para la acción en los datos, o para ambos. Una consulta le puede dar una respuesta a una pregunta simple, realizar cálculos, combinar datos de diferentes tablas, añadir, cambiar o eliminar datos de una base de datos. Como las consultas son tan versátiles, hay muchos tipos de consultas y crearían un tipo de consulta sobre la base de la tarea.

Los principales tipos de consulta

Utilizar

Seleccionar

Para recuperar datos de una tabla o hacer cálculos.

Acción

Agregar, cambiar o eliminar datos. Cada tarea tiene un tipo específico de consulta de acción. Las consultas de acción no están disponibles en las aplicaciones de acceso.

Inicio de la página

Crear una consulta de selección

Si desea revisar los datos de sólo algunos campos de una tabla o revisar datos de varias tablas al mismo tiempo o simplemente ver los datos en base a ciertos criterios, un selecto tipo de consulta sería su elección. Para más información ver, crear una consulta de selección .

Revisar los datos de los campos seleccionados

Por ejemplo, si su base de datos tiene una tabla con una gran cantidad de información acerca de los productos y desea revisar una lista de productos y sus precios, esto es lo que tienes que crear una consulta de selección para devolver sólo los nombres de los productos y el precio correspondiente:
1. Abra la base de datos y en la ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta.
2. En el cuadro Mostrar tabla, en la ficha Tablas, haga doble clic en la tabla Products y luego cerrar el cuadro de diálogo.
3. En la tabla productos, vamos a decir que usted tiene Nombre del producto y campos de Lista de Precios. Haga doble clic en el nombre del producto y el precio de lista para agregar estos campos a la consulta cuadrícula de diseño .
4. En la ficha Diseño, haga clic en Ejecutar. La consulta se ejecuta y muestra una lista de productos y sus precios.

Inicio de la página

Revise los datos de varias tablas relacionadas de forma simultánea

Por ejemplo, si usted tiene una base de datos para una tienda que vende productos alimenticios y desea revisar las órdenes de los clientes que viven en una ciudad en particular. Dicen que los datos sobre los pedidos y los datos sobre los clientes se almacenan en dos tablas denominadas Customers y Orders, respectivamente. Si cada tabla tiene un campo ID de cliente, que constituye la base de una relación de uno a varios entre las dos tablas. Puede crear una consulta que devuelve los pedidos de los clientes en una ciudad en particular, por ejemplo, Las Vegas, mediante el siguiente procedimiento:
1. Abra la base de datos. En la ficha Crear, en el grupo de consulta, haga clic en Diseño de consulta.
2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, en la ficha Tablas, haga doble clic en Clientes y Pedidos.
3. Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Observe la línea (llamada join) que conecta el campo ID de la tabla Clientes y el campo ID de cliente de la tabla Pedidos. Esta línea muestra la relación entre las dos tablas.
4. En la tabla Clientes, haga doble clic en Empresa y Ciudad para agregar estos campos a la cuadrícula de diseño de consulta.
5. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la columna de la Ciudad, desactive la casilla de verificación en la fila Mostrar.
6. En la fila Criterios de la columna Ciudad, tipo Las Vegas.

Al desactivar la casilla de verificación Mostrar impide la consulta de visualización de la ciudad en sus resultados, y la tipificación de Las Vegas en la fila Criterios especifica que desea ver solamente registros donde el valor del campo es la ciudad de Las Vegas. En este caso, la consulta devuelve sólo los clientes que se encuentran en Las Vegas. No es necesario para mostrar un campo para usarlo con un criterio.
7. En la tabla Pedidos, haga doble clic en Id. de pedido y Fecha de pedido para agregar estos campos a las siguientes dos columnas de la cuadrícula de diseño de consulta.
8. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. La consulta se ejecuta y, a continuación, muestra una lista de pedidos de los clientes en Las Vegas.
9. Presione CTRL + S para guardar la consulta.

Inicio de la página

Crear una consulta de parámetros

Si a menudo desea ejecutar variaciones de una consulta en particular, considere usar una consulta de parámetros. Cuando se ejecuta una consulta de parámetros, la consulta que solicita los valores de campo, y luego utiliza los valores especificados para crear los criterios de la consulta.

Nota No puede crear una consulta de parámetros en una aplicación de Access.

Continuando con el ejemplo anterior, donde aprendió a crear una consulta de selección que devuelva los pedidos de los clientes ubicados en Las Vegas, puede modificar la consulta de selección para pedirle que especifique la ciudad cada vez que se ejecuta la consulta. Para seguir adelante, abra la base de datos que ha creado en el ejemplo anterior:
1. En el panel de navegación, haga clic en la consulta denominada Orders por ciudad (que creó en la sección anterior) y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
2. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la fila Criterios de la columna Ciudad, delete Las Vegas, a continuación, escriba [¿Para qué ciudad?].

La cadena [¿Para qué ciudad?] Se solicitará el parámetro. Los corchetes indican que desea que la consulta para pedir la entrada, y el texto (en este caso, por lo que la ciudad?) Es la pregunta que las pantallas de solicitud de parámetros.

Nota Ni un punto (.), Ni un signo de exclamación (!) Puede ser utilizado como texto en un parámetro del sistema.
3. Seleccione la casilla de verificación en la fila Mostrar de la columna de la Ciudad, por lo que los resultados de la consulta se mostrará la ciudad.
4. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. La consulta se le pedirá que introduzca un valor para la ciudad.
5. Tipo de New York y, a continuación, presione ENTRAR para ver los pedidos de los clientes en Nueva York.

¿Qué pasa si usted no sabe cuáles son los valores que puede especificar? Puede utilizar caracteres comodín como parte del sistema:
6. En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.
7. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la fila Criterios de la columna Ciudad, escriba Like [¿Para qué ciudad?] & «*».

En este parámetro del sistema, igual que la palabra clave, el signo (&), y el asterisco (*) entre comillas permite que el usuario escriba una combinación de caracteres, incluyendo caracteres comodín, para volver una variedad de resultados. Por ejemplo, si el usuario escribe *, la consulta devuelve todas las ciudades, si el usuario escribe L, la consulta devuelve todas las ciudades que comienzan con la letra «L», y si el usuario * s *, la consulta devuelve todas las ciudades que contener la letra «s».
8. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar y, en el indicador de consulta, escriba New y pulse ENTER.

La consulta se ejecuta y, a continuación, muestra los pedidos de los clientes en Nueva York.

Especificar los tipos de datos de parámetros

También se puede especificar el tipo de datos de un parámetro debe aceptar. Usted puede establecer el tipo de datos para cualquier parámetro, pero es especialmente importante para establecer el tipo de datos para numérica, moneda o fecha / datos de tiempo. Cuando se especifica el tipo de datos que debe aceptar un parámetro, los usuarios ven un mensaje de error más útil si entran en el tipo incorrecto de datos, tales como la introducción de texto cuando se espera moneda.

Nota Si un parámetro está configurado para aceptar datos de texto, cualquier entrada se interpreta como texto y no aparece ningún mensaje de error.

Para especificar el tipo de datos para los parámetros de una consulta, utilice el siguiente procedimiento:
1. Con la consulta abierta en la vista Diseño, en la ficha Diseño, en el grupo Mostrar / Ocultar, haga clic en Parámetros.
2. En el cuadro de diálogo Parámetros de la consulta, en la columna Parámetro, escriba el mensaje para cada parámetro para el que desea especificar el tipo de datos. Asegúrese de que cada parámetro coincide con el indicador que se utiliza en la fila Criterios de la cuadrícula de diseño de consulta.
3. En la columna Tipo de datos, seleccione el tipo de datos de cada parámetro.

Más información sobre el uso de parámetros para pedir la opinión al ejecutar una consulta .

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Crear una consulta de totales

La fila Total de una hoja de datos es muy útil, pero para cuestiones más complejas, puede utilizar una consulta de totales. Una consulta de totales es una consulta de selección que le permite agrupar y resumir los datos, como cuando se desea ver las ventas totales por producto. En una consulta de totales, se puede utilizar la función Sum (una función agregada), para ver las ventas totales por producto.

Nota No es posible utilizar funciones de agregado en una aplicación de Access.

Utilice el siguiente procedimiento para modificar el subtotales Producto consulta creada en el ejemplo anterior para que resume los subtotales de producto por producto.
1. En la ficha Inicio, haga clic en Ver> Vista Diseño.

La consulta Subtotales de productos se abre en la vista Diseño.
2. En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar / Ocultar, haga clic en Totales.

La fila Total aparece en la cuadrícula de diseño de consulta.

Nota Aunque tienen nombres similares, la fila Total en la cuadrícula de diseño y la fila Total en una hoja de datos no son los mismos:
Puede agrupar por valores de campo mediante la fila Totales en la cuadrícula de diseño.
Puede agregar una fila Total hoja de datos para los resultados de una consulta de totales.
Cuando se utiliza la fila Totales en la cuadrícula de diseño, se debe elegir una función de agregado para cada campo. Si no desea realizar un cálculo en un campo, puede agrupar por el campo.
3. En la segunda columna de la cuadrícula de diseño, en la fila Total, seleccione Suma en la lista desplegable.
4. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. La consulta se ejecuta y, a continuación, muestra una lista de productos con subtotales.
5. Presione CTRL + S para guardar la consulta. Deje la consulta abierta.

Para obtener más información, consulte sumando los valores en una hoja de datos con una fila Totales .

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Hacer cálculos basados en los datos

Por lo general, no utilizaría tablas para almacenar valores calculados, como subtotales, aunque se basan en los datos en la misma base de datos, ya que los valores calculados pueden llegar a ser obsoletos si los valores que se basan en los cambios. Por ejemplo, no sería almacenar la edad de alguien en una mesa, ya que cada año habría que actualizar el valor, sino que se almacena la fecha de nacimiento de la persona, y luego utiliza una consulta para calcular la edad de la persona.

Por ejemplo, si tiene una base de datos para algunos productos que le gustaría vender. Esta base de datos tiene una tabla denominada Pedidos detalles que contiene información acerca de los productos en campos tales como, el precio de cada producto y la cantidad. Se puede calcular el subtotal mediante una consulta que se multiplica la cantidad de cada producto por el precio unitario de este producto, se multiplica la cantidad de cada producto por el precio unitario y el descuento para ese producto, y luego resta el descuento total del total de la unidad precio. Si ha creado la base de datos de la muestra en el ejemplo anterior, ábralo y siga adelante:
1. Ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta.
2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, en la ficha Tablas, haga doble clic en Order Details.
3. Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
4. En la tabla Order Details, haga doble clic en ID de producto para agregar este campo a la primera columna de la cuadrícula de diseño de consulta.
5. En la segunda columna de la cuadrícula, haga clic en la fila Campo y, a continuación, haga clic en Zoom en el menú contextual.
6. En el cuadro Zoom, escriba o pegue el siguiente: Total: ([Cantidad] * [Precio unidad]) – ([Cantidad] * [Precio unidad] * [Descuento])
7. Haga clic en Aceptar.
8. En la ficha Diseño, haga clic en Ejecutar. La consulta se ejecuta y, a continuación, muestra una lista de productos y subtotales por pedido.
9. Presione CTRL + S para guardar la consulta y, a continuación, el nombre de los subtotales de producto consulta.

Véase también, sumando los valores en una hoja de datos con una fila Totales .

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Mostrar resumen o los datos agregados

Cuando utilice tablas para registrar las transacciones o tienda que ocurre regularmente datos numéricos, es útil ser capaz de revisar los datos en conjunto, tales como sumas o promedios. En Access, puede agregar una fila Totales a una hoja de datos . Fila Total es una fila en la parte inferior de la hoja de datos que puede mostrar un valor total u otro agregado corriendo.
1. Ejecutar la consulta Subtotales de productos, y dejar el resultado abierto en vista Hoja de datos .
2. En la ficha Inicio, haga clic en Totales. Aparece una nueva fila en la parte inferior de la hoja de datos, con la palabra total en la primera columna.
3. Haga clic en la celda de la última fila de la hoja de datos llamado total.
4. Haga clic en la flecha para ver las funciones de agregado disponibles. Debido a que la columna contiene datos de texto, sólo hay dos opciones: Ninguno y el conde.
5. Seleccione Cuenta. El contenido de los cambios en las células del total a un recuento de los valores de la columna.
6. Haga clic en la celda contigua (la segunda columna). Tenga en cuenta que una flecha que aparece en la celda.
7. Haga clic en la flecha y, a continuación, haga clic en Suma. El campo muestra la suma de los valores de la columna.
8. Deje la consulta abierta en la vista Hoja de datos.

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Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas

Ahora supongamos que usted desea revisar los subtotales de productos, sino que también quieren agregada por mes, de modo que cada fila muestra los subtotales de un producto, y cada columna muestra los subtotales de producto para un mes. Para mostrar los subtotales de un producto y para mostrar los subtotales de productos durante un mes, utilice una consulta de referencias cruzadas .

Nota Una consulta de referencias cruzadas no se puede mostrar en una aplicación de Access.

Puede modificar los subtotales de producto consultar de nuevo para que la consulta devuelve filas de subtotales de productos y las columnas de subtotales mensuales.
1. En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.
2. En el grupo Configuración de consultas, haga clic en Mostrar tabla.
3. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Pedidos y, a continuación, haga clic en Cerrar.
4. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Tabla de referencias cruzadas. En la cuadrícula de diseño, la fila Mostrar está oculta y se muestra la fila Tabla de referencias cruzadas.
5. En la tercera columna de la cuadrícula de diseño, haga clic en la fila Campo y, a continuación, haga clic en Zoom en el menú contextual. Se abre el cuadro Zoom.
6. En el cuadro Zoom, escriba o pegue el siguiente: Mes: «Mes» y ParcFecha («m», [Order Date])
7. Haga clic en Aceptar.
8. En la fila de tabla de referencias cruzadas, seleccione los siguientes valores de la lista desplegable: Encabezado de fila de la primera columna, Valor de la segunda columna y encabezado de columna para la tercera columna.
9. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. La consulta se ejecuta y, a continuación, muestra los subtotales de productos, agrupados por mes.
10. Presione CTRL + S para guardar la consulta.

Para obtener más información, consulte

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Crear una consulta de creación de tabla

Puede utilizar una consulta de creación de tabla para crear una nueva tabla de datos que están almacenados en otras tablas.

Nota Una consulta de creación de tabla no está disponible en las aplicaciones de acceso.

Por ejemplo, suponga que desea enviar los datos de pedidos de Chicago a un socio de negocios de Chicago que use Access para preparar informes. En lugar de enviar todos los datos de su pedido, quiere restringir los datos que se envían a los datos específicos de las órdenes de Chicago.

Puede crear una consulta de selección que contiene los datos del pedido de Chicago, y luego utilizar la consulta de selección para crear la nueva tabla mediante el siguiente procedimiento:
1. Abrir la base de datos de ejemplo en el ejemplo anterior.

Para ejecutar una consulta de creación de tabla, es posible que tenga que habilitar el contenido de la base de datos.

Nota Si aparece un mensaje debajo de la cinta sobre la habilitación de la base de datos, haga clic en Habilitar contenido. Si su base de datos ya se encuentra en una ubicación de confianza, no se ve la barra de mensajes.
2. En la ficha Crear, en el grupo de consulta, haga clic en Diseño de consulta.
3. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Detalles de pedidos y órdenes y cerrar el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
4. En la tabla Pedidos, haga doble clic en ID de cliente y el buque Ciudad de agregar estos campos a la cuadrícula de diseño.
5. En la tabla Order Details, haga doble clic en Order ID, ID del producto, cantidad, precio unitario, y el descuento para agregar estos campos a la cuadrícula de diseño.
6. En la columna de la Ciudad de envío de la cuadrícula de diseño, desactive la casilla de la fila Mostrar. En la fila Criterios, escriba ‘Chicago’ (incluya las comillas simples). Compruebe los resultados de la consulta antes de usarlos para crear la tabla.
7. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
8. Presione Ctrl + S para guardar la consulta.
9. En el cuadro Nombre de la consulta, escriba Chicago órdenes consulta y haga clic en Aceptar.
10. En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.
11. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Crear tabla.
12. En el cuadro de diálogo Crear tabla, en el cuadro Nombre de tabla, escriba órdenes de Chicago, y luego haga clic en Aceptar.
13. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
14. En el cuadro de diálogo de confirmación, haga clic en Sí, y ver la nueva tabla que se muestra en el panel de exploración.

Nota Si ya existe una tabla con el mismo nombre que ha especificado, Access elimina esa tabla antes de ejecutar la consulta.

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Crear una consulta de datos anexados

Puede utilizar una consulta de datos anexados para recuperar datos de una o más tablas y agregar los datos a otra tabla.

Nota Consulta de datos anexados no está disponible en aplicaciones de acceso.

Por ejemplo, suponga que ha creado una mesa para compartir con un socio de negocios de Chicago, pero te das cuenta de que el socio también trabaja con los clientes en el área de Milwaukee. Usted desea agregar filas que contienen datos del área de Milwaukee a la mesa antes de compartir la mesa con su socio. Usted puede agregar los datos del área de Milwaukee a la tabla Pedidos de Chicago mediante el siguiente procedimiento:
1. Abra la consulta con nombre «Chicago órdenes de consulta» en la vista Diseño.
2. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Anexar. Se abre el cuadro de diálogo Anexar.
3. En el cuadro de diálogo Anexar, haga clic en la flecha en el cuadro Nombre de tabla, seleccione Ordenes de Chicago desde la lista desplegable y haga clic en Aceptar.
4. En la cuadrícula de diseño, en la fila Criterios de la columna Ciudad del Barco, eliminar ‘Chicago’ y escriba ‘Milwaukee’.
5. En la fila Anexar a, seleccione el campo apropiado para cada columna.

En este ejemplo, los valores de la fila Anexar a debe coincidir con los valores de la fila del campo, pero eso no es necesario para anexar las consultas de trabajo.
6. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Nota Mientras se ejecuta una consulta que devuelve una gran cantidad de datos que puede obtener un mensaje de error que indica que usted no será capaz de deshacer la consulta. Intente aumentar el límite en el segmento de memoria de 3MB para permitir la consulta a pasar.

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Crear una consulta de actualización

Puede usar una consulta de actualización para cambiar los datos de las tablas, y se puede utilizar una consulta de actualización para introducir criterios para especificar las filas que deben actualizarse. Una consulta de actualización que ofrece la oportunidad de revisar los datos actualizados antes de realizar la actualización.

Importante Una consulta de acción no se puede deshacer. Usted debe considerar hacer una copia de seguridad de las tablas que va a actualizar mediante una consulta de actualización.

Nota Una consulta de actualización no está disponible en aplicaciones de acceso.

En el ejemplo anterior, que acaba de añadir filas a la tabla Pedidos de Chicago. En la tabla Pedidos de Chicago, el campo ID de producto muestra el ID del producto numérico. Para que los datos sean más útiles en los informes, puede sustituir los ID de producto con los nombres de productos, utilice el siguiente procedimiento:
1. Abra la tabla Pedidos de Chicago en la vista Diseño.
2. En la fila de identificación del producto, cambiar el tipo de datos de Número a Texto.
3. Guarde y cierre la tabla Pedidos de Chicago.
4. En la ficha Crear, en el grupo de consulta, haga clic en Diseño de consulta.
5. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Pedidos de Chicago y Productos, y cerrar el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
6. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Actualizar.
7. En la cuadrícula de diseño, el estilo y Mostrar filas desaparecen, y la fila Actualizar A aparece.
8. En la tabla Pedidos de Chicago, haga doble clic en ID de producto para agregar este campo a la cuadrícula de diseño.
9. En la cuadrícula de diseño, en la fila Actualizar a de la ID del Producto columna, escriba o pegue el siguiente:. [Productos] [Nombre del producto]

Sugerencia Puede utilizar una consulta de actualización para eliminar los valores de campo mediante el uso de una cadena vacía («») o NULL en la fila Actualizar a.
10. En la fila Criterios, escriba o pegue el siguiente: [ID de producto] Me gusta (. [Productos] [ID])
11. Puede revisar qué valores se pueden cambiar por una consulta de actualización mediante la visualización de la consulta en la vista Hoja de datos.
12. En la ficha Diseño, haga clic en Ver> Vista Hoja de datos. La consulta devuelve una lista de los ID de producto que se actualizarán.
13. En la ficha Diseño, haga clic en Ejecutar.

Cuando abra la tabla Pedidos de Chicago, se verá que los valores numéricos en el campo ID de producto han sido sustituidos por los nombres de los productos de la tabla Products. Ver crear una consulta de actualización .

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Crear una consulta de eliminación

Puede utilizar una consulta de eliminación para eliminar datos de las tablas, y se puede utilizar una consulta de eliminación para introducir los criterios para especificar las filas que se deben eliminar. Una consulta de eliminación que ofrece la oportunidad de revisar las filas que se eliminarán antes de realizar la eliminación.

Nota Una opción de consulta de eliminación no está disponible en aplicaciones de acceso.

Por ejemplo, digamos que mientras se estaban preparando para enviar la tabla Pedidos de Chicago en el ejemplo anterior, a su socio de negocios de Chicago, observa que algunas de las filas contienen una serie de campos vacíos. Usted decidió eliminar estas filas antes de enviar la tabla. Se podía abrir la tabla y eliminar las filas manualmente, pero si tiene muchos registros a borrar y tiene criterios claros para las filas que deben ser eliminados, puede que le resulte útil usar una consulta de eliminación.

Puede utilizar una consulta para eliminar filas en la tabla Pedidos de Chicago que no tienen un valor de identificación de la orden mediante el siguiente procedimiento:
1. En la ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta.
2. En el cuadro Mostrar tabla, haga doble clic en Pedidos de Chicago y cerrar el cuadro Mostrar tabla.
3. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Eliminar. En la cuadrícula de diseño, el estilo y Mostrar filas desaparecen, y aparece la fila Eliminar.
4. En la tabla Pedidos de Chicago, haga doble clic en Order ID para agregarlo a la cuadrícula.
5. En la cuadrícula de diseño, en la fila Criterios de la columna ID de la Orden, el tipo es nulo.
6. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Fuente: http://office.microsoft.com/en-us/access-help/basic-tasks-for-an-access-2013-desktop-database-HA102809525.aspx

Excel: Tasa interna de retorno


Es la tasa de interés producida por un proyecto de inversión. Se obtiene con la siguiente fórmula:

TIR

Es la sumatoria de los flujos de efectivo a valor actual menos la inversión, cuando de cero es la TIR.
Otra manera de definir la TIR es el interés que hace que el Valor actual neto (VAN), sea igual a cero.
Cuando usamos la fórmula tenemos que hacerlo con diferentes porcentajes hasta que el VAN de cero, como se muestra en la siguiente lámina.

TIR1

Cuando usamos la fórmula financiera en Excel es muy sencillo con los siguientes pasos:
1. Seleccionar fórmulas.
2. Financieras.

TIR.

TIR2

Luego nos muestra el cuadro de diálogo y nos solicita:
a) Valores: es la inversión en negativo y los flujos de efectivo a valor actual.
b) Estimar: la tasa que requerimos como mínimo.

Para introducir los datos se deben posicionar en la celda correspondiente y dar enter

TIR3

El proyecto más viable de acuerdo a la TIR es el B, porque la tasa es de 6%.
Como podemos apreciar el utilizar las fórmulas financieras nos facilita demasiado el trabajo.
Cuando tengamos el resultado debemos dar formato de %.

Fuente: http://www.aliatuniversidades.com.mx/bibliotecasdigitales/pdf/economico_administrativo/Aplicaciones_contables_informaticas_II/Aplicaciones_contables_informaticas_II-Parte3.pdf

Bases de datos de muestra incluidas en Access ( y SQL Server)


Microsoft Access proporciona ejemplos de bases de datos que puede utilizar mientras aprende a utilizar Access.

neptuno

Neptuno1

Ejemplo de base de datos Importadores Neptuno
La base de datos y proyecto Neptuno de Access (disponible con el comando Bases de datos de ejemplo en el menú Ayuda) contiene los datos de ventas de una compañía ficticia denominada Importadores Neptuno, que importa y exporta comestibles especiales de todo el mundo. Viendo los objetos de base de datos incluidos en la base de datos Neptuno, podrá desarrollar ideas para su propia aplicación de base de datos. También puede utilizar los datos de Neptuno para hacer pruebas con Access antes de escribir sus propios datos. Por ejemplo, puede practicar el diseño de consultas con la tabla Pedidos de Neptuno, ya que contiene los registros suficientes para generar resultados significativos.

Crear la base de datos de SQL Server NeptunoCS.adp
A diferencia de la base de datos de Microsoft Access (Neptuno.mdb) de ejemplo, los datos y las definiciones de los datos del ejemplo de proyecto de Access (NeptunoCS.adp) se deben crear la primera vez que se abre el proyecto desde el comando Bases de datos de ejemplo del menú Ayuda. Sin embargo, Access puede crear automáticamente la base de datos de SQL Server Neptuno la primera vez que se abre el proyecto de Access Neptuno.
El formulario de inicio le solicita que inicie la sesión en SQL Server, busca Microsoft SQL Server 2000 Personal Desktop Engine o el SQL Server en ejecución en el equipo y, a continuación, realiza uno de los pasos siguientes:
• Si el formulario de inicio encuentra el SQL Server en ejecución en el equipo, pregunta si desea crear la base de datos NeptunoCS de SQL Server para poder conectarse a éste.
• Si el formulario de inicio no encuentra el SQL Server en ejecución en el equipo, solicita que se especifique el nombre de servidor, el nombre de usuario y la contraseña para poder conectarse a la base de datos de SQL Server de la red.
En ambos casos, si contesta de forma afirmativa, el proyecto de ejemplo Neptuno de Access ejecuta la secuencia de comandos de instalación SQL (NorthwindCS.SQL), que se encuentra en la carpeta \Archivos de programa\Microsoft Office\Office 11\Samples. Esta secuencia de comandos SQL es una secuencia de instrucciones SQL que crea la estructura de los datos de la base de datos SQL Server, propiedades extendidas, consultas y diagramas de la base de datos y, finalmente, carga los datos de ejemplo. Tras finalizar la ejecución de la secuencia de comandos, el proyecto de ejemplo Neptuno de Access se conecta a la nueva base de datos SQL Server.

Fuente: http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/bases-de-datos-de-muestra-incluidas-en-access-HP005188620.aspx

Base de datos de clientes


clientes1

Una base de datos de clientes puede ser una de las herramientas de mercadeo más valiosas para su empresa. Hay muchos paquetes de software disponibles, pero antes de empezar, piense en cómo va a usar los datos que recoge. He aquí algunas recomendaciones:

Buena gente y buenos sistemas = buena base de datos
Considere qué quiere hacer cada persona de su compañía con la información. Por ejemplo, ¿necesitará una lista de teléfonos de sus clientes? ¿Un informe de qué clientes compraron cuáles productos? ¿Una lista de correo para enviar tarjetas postales o boletines? Según cómo use usted la base de datos, puede crear y agregar campos para llevar un registro de la información. Recuerde que una base de datos práctica, simple y flexible no se obtiene por el simple hecho de usar un programa de computación; usted necesita gente que entienda la importancia de recoger información, que piense de antemano en la manera en que se van a usar los datos, y que esté dedicada a mantener la información al día.

Limite el número de bases de datos que crea
Cuantas más bases de datos separadas usted cree, más difícil le será referenciar la información. Si un cliente se muda, tal vez tenga que cambiar sus datos en varias bases de datos separadas. Eso no es eficiente desde el punto de vista del tiempo y de los costos. Establezca una base de datos única para llevar cuenta de sus clientes y para las tareas de mercadeo. Tenga presente que su personal contable puede necesitar su propia base de datos para llevar los registros de proveedores, facturas y pago de salarios.
Incluir a todos
El objetivo es que su base de datos crezca constantemente. Cualquier persona que exprese interés en su negocio – llamando, yendo a una venta, solicitando información, etc. – deben agregarse a la base de datos. Siga agregando información nueva y actualizaciones de forma oportuna.

Quién es el encargado
Todas las personas que trabajan en su empresa deben contribuir información a la base de datos. Sin embargo, considere asignar a una persona fija la responsabilidad de ingresar, cambiar o borrar información en la base de datos. Esto reduce los registros duplicados, los conflictos de información, etc. Si más de una persona está ingresando información, usted tiene que crear una categoría que registre quién hizo cada entrada.

Acceso universal
Si bien una persona puede estar encargada de la base de datos, todo el personal debe tener acceso a la información y al uso de la misma.

Qué datos registrar
¿Qué información sobre sus clientes necesita ahora, y qué información puede necesitar en el futuro? He aquí algunas sugerencias de unas pocas categorías de datos a tener en cuenta:
• nombre
• apellido
• salutación
• dirección postal
• compañía afiliada
• cargo
• teléfono diurno
• teléfono fuera del horario de trabajo
• fax
• dirección de correo electrónico
• datos ingresados en el sistema
• última fecha de actualización de los datos
• referido por
• categoría/categorías de participación (productos comprados, eventos a los que asistió, etc.)
• categoría de “no contactar”

Organizar la información
Una buena base de datos computarizada debe permitirle organizar y visualizar la información de distintas maneras. Por ejemplo, puede interesarle generar:
• Una lista alfabética de clientes que compraron determinado producto
• Cartas personalizadas a los clientes que han gastado más de cierta cantidad de dinero
• Una hoja de etiquetas de correo para una ciudad o condado determinados, clasificada por código postal
• Una lista de teléfonos de personas interesadas en un producto o servicio específico

Diseñar la base de datos internamente
Podría considerar la contratación de un consultor externo para ayudarle a crear la base de datos. La persona de su equipo que más va a usar la base de datos debería participar en el proceso de diseño de la base de datos, de ser posible. Seleccione el paquete de software más simple que tenga la flexibilidad necesaria para sus necesidades actuales y futuras. Asegúrese de obtener el entrenamiento necesario en el uso del software.

Seguridad
Considere tener contraseñas de seguridad para los diferentes niveles de uso (una para ingresar información, otra para diseñar pantallas, otra distinta para ver datos confidenciales, etc.). Esto asegura la confidencialidad necesaria e impide que el personal que no sabe usar el sistema haga cambios no intencionales pero costosos.

Haga copias de seguridad de sus datos
Si su base de datos está computarizada, haga copias de seguridad de los datos frecuentemente Guarde estas copias de seguridad en un lugar seguro, posiblemente en otro sitio.

Borrar a alguien de la base de datos
A veces una persona solicitará ser retirada de su base de datos. En vez de borrar el nombre, considere crear una categoría de “No contactar”. Esto evitará que el nombre de la persona vuelva a ser ingresado accidentalmente en el futuro. Asegúrese de eliminar los registros duplicados de su base de datos, así como las personas que se han mudado fuera de su área geográfica de mercado, o que tienen una dirección donde no se recibe correo.

Fuente: http://www.handsonbanking.org/biz/?p=510&lang=es

Mysql Vs MS Access


mysql

Semejanzas |
Acces | MySQL |
Es una herramienta para la definición y manipulación de bases de datos.Una base de datos es un sistema informatizado cuyo propósito principal es mantener información y hacer que esté disponible en el momento requerido. | Es un sistema de gestión de bases de datos |
Acces es un programa local, usted puede tomar sus datos desde cualquier lugar que desee con sólo copiar el archivo en un disco. | Usted puede obtener sus datos de MySQL de forma remota desde cualquier lugar que desee sin tener en cuenta la plataforma, siempre que la base de datos está conectado a Internet y que tienen nombres de inicio de sesión para ello. |

Diferencias |
Acces | MySQL |
Es un programa, utilizado en los sistemas operativos Microsoft Windows, para la gestión de bases de datos creado y modificado por Microsoft | Es un sistema de gestión de bases de datos relacional, MySQL es multiplataforma |
Acces es un programa de usuario único para uso local. A pesar de que tiene algunas funciones para compartir, sus datos no se pueden acceder al mismo tiempo en Access. | MySQL es un programa de usuario múltiple. Se adapta a situaciones en la que usted no es la única persona que está controlando los datos. MySQL está diseñado para trabajar bien en un entorno de red y es capaz de servir a un número de clientes. |
Los datos se almacenan en un equipo local y siempre que la máquina se deja sin atención, cualquier persona puede robar sus datos mediante la copia en un disco. Aunque Access permite a los usuarios establecer una contraseña para una base de datos pero no es del todo confiable. | MySQL requiere autenticación antes de abrir una conexión a una base de datos. Esto aumenta la seguridad. También permite la configuración de usuarios privilegiados lo cual ayuda a los administradores de base de datos a gestionar las acciones de cada usuario en particular. |
Access suele ser mucho más lenta mientras más datos almacene | MySQL es una base de datos muy… [continua]

En http://www.buenastareas.com/ensayos/Mysql-Vs-Acces/2393376.html

Microsoft Access Versus SQL Server


Accesssql

«Microsoft Access parece tener algunas funciones muy útiles, ¿por qué iba yo a querer utilizar cualquier otro paquete de base de datos?». En particular, si usted ha oído hablar de SQL Server, puede que se pregunte cuál es la diferencia entre Microsoft Access y SQL Server.

Ahora que ha aprendido a usar MS Access, hay algunas muy buenas razones por las que no se usará en algunos casos. He aquí un resumen en Microsoft Access contra SQL Server.
MS Access

El acceso es más adecuado para el uso de escritorio con un pequeño número de usuarios que acceden a ella al mismo tiempo. Una de las razones que usted puede optar por utilizar el acceso a través de SQL Server para la compatibilidad / compartir. Puede que tenga que enviar a alguien una copia de su base de datos. Las personas son más propensas a tener acceso a su computadora de escritorio de SQL Server. Por lo general, sólo se encuentra SQL Server en ordenadores / servidores de los desarrolladores o en servidores de producción.

Otra razón podría utilizar Access en lugar de SQL Server es el dinero. Es posible que ya tienen Access instalado como parte de la suite Microsoft Office. La compra de SQL Server sería un gasto extra que puede no ser necesario – en función de su situación. SQL Server también puede ser bastante caro.
MS SQL Server

SQL Server es un sistema de gestión de base de datos más robusta. SQL Server se ha diseñado para tener muchos cientos o incluso miles de usuarios que acceden a él en cualquier momento. Microsoft Access en el otro lado, no se ocupa de este tipo de carga muy bien.

Esto hace que SQL Server adapta perfectamente a la base de datos sitios web impulsada. Nunca se debe utilizar el acceso a un sitio web impulsado por la base de datos – a menos que tenga una muy pequeña cantidad de tráfico (como usted y algunos de sus amigos). Incluso entonces, usted puede encontrar que los errores debidos a varios usuarios que intentan acceder a la base de datos al mismo tiempo.

SQL Server también contiene algunas herramientas de administración de bases de datos avanzadas que permiten a las organizaciones para programar tareas, recibir alertas, optimizar las bases de datos, configurar cuentas de seguridad / roles, transferir datos entre otras fuentes dispares, y mucho más.
Así que uno – Microsoft Access o SQL Server?

Usted necesita para tomar la decisión. Ya se puede hacer para usted. Si usted acaba de terminar todo este tutorial, entonces hay una buena probabilidad de que usted ya tiene MS Access. Esto probablemente significa que usted tiene una buena razón para utilizar Access.

Si usted piensa que necesita para actualizar a SQL Server, no se preocupe – no es un miedo como usted podría pensar! Y no sólo perder el tiempo de acceso aprendizaje. Usted encontrará que SQL Server es similar en muchos aspectos a Access. Ahora que ya sabes el camino de acceso, usted debería ser capaz de relacionarse con SQL Server mucho mejor.

En cualquier caso, le recomiendo aprender acerca de SQL Server y SQL (Structured Query Language), especialmente si usted está interesado en una carrera en el desarrollo de bases de datos sitios web impulsada. Esto le dará una mejor comprensión de los sistemas de bases de datos en general, y cómo encaja todo. Para más información visite:

http://www.onlinecheck.com/business_loans.html

Fuente: http://forums.mysql.com/read.php?65,506600,506600

Combine Access y MySQL


mysql

MySQL es una base de datos gratuita que te permitirá manejar sin problemas cientos de megas de información, pero que carece de las facilidades de Access a la hora de crear tablas y consultas o programar formularios de acceso a los datos.
Esta última, por su parte, presenta importantes problemas de rendimiento cuando el tamaño de las bases de datos supera los 20 o 30 megas, e incluso antes, dependiendo del poco o mucho cuidado que hayamos puesto en la manipulación de los datos. El mejor de los mundos sería, por tanto, almacenar los datos en MySQL y acceder a ellos desde Access, que es exactamente lo que vamos a hacer en este artículo.
Si nos mantenemos dentro del mundo de Microsoft, la alternativa sería migrar la base de datos a SQLServer 2008 Express (www.microsoft.com/sqlserver), que es gratuita mientras la base de datos no supere los 4,5 Gbytes. Las aplicaciones pueden desarrollarse en Microsoft Visual Studio 2008 y la migración es muy sencilla con el asistente que incorpora el propio Access. Si estamos hablando de un proyecto nuevo y nuestra experiencia es un entorno Windows, la solución más adecuada será sin duda SQLServer.
Si lo que se trata es de «remozar» un proyecto antiguo en Access, la alternativa de MySQL se vuelve muy atractiva. La migración es un poco más laboriosa, pero, a cambio, no tendremos límite de capacidad… Y probaremos algo distinto.
El proceso es sencillo: instalaremos My¬SQL en nuestro sistema Windows, migraremos la estructura y datos de nuestra base de datos al nuevo entorno y, luego, la enlazaremos con nuestra base de datos actual en Access para que las aplicaciones que hemos desarrollado sigan funcionando sin cambios.
PASO 1. INSTALA MYSQL, EL DRIVER ODBC Y LA HERRAMIENTA DE MIGRACIÓN
Accedemos a la página principal de My¬SQL en http://www.mysql.com o al DVD que acompaña a la versión más completa de PC Actual 221 para descargarnos el software. La versión más reciente de la base de datos que nos ofrece es la 5.1.35, de la que descargaremos el archivo correspondiente al enlace Windows Essentials (x86) si nuestro sistema operativo Windows es de 32 bits. Si es de 64 bits, elegiremos la opción del epígrafe Windows x64 downloads. Para nuestro ejemplo, usaremos la versión de 32 bits.

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Una vez descargado el archivo, lo ejecutamos y seguimos los pasos del instalador. Elegimos la instalación típica y marcamos la casilla de configurar MySQL. En el asistente de configuración, tenemos que tener cuidado de elegir las siguientes opciones: Standard Configuration (si nuestro PC no tiene una instalación previa de MySQL, este asistente es mucho más sencillo y práctico que el detallado), Include Bin Directory in Windows PATH (nos permitirá acceder a MySQL desde la línea de comandos, sea cual sea la carpeta con la que estemos trabajando) y Modify Security Settings (password con el que accederemos a MySQL).

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PASO 2. EJECUTA LA HERRAMIENTA DE MIGRACIÓN
Bullzip dispone de un asistente que facilita la migración. La arrancamos y nos pedirá, en primer lugar, el archivo Access con nuestra base de datos y, en caso de que estuviera protegido por contraseña, el usuario y password.
En el siguiente paso, indicamos el usuario y contraseña de nuestra base de datos MySQL. Utilizaremos el usuario root y la clave que hayamos indicado durante la instalación. Elegimos la opción Direct transfer para traspasar la información directamente a la base de datos.
La alternativa Create dump file nos permite generar un fichero de texto con las instrucciones SQL necesarias para generar la base de datos, que, luego, tendríamos que procesar en MySQL. Tiene la ventaja de que el archivo queda como copia de seguridad, pero, en nuestro caso, aparte de ser más lento, puede presentar problemas con caracteres especiales como la ñ o las comillas simples. También debemos dar un nombre a nuestra base de datos en MySQL y el tipo de tabla, que será siempre InnoDB.
A continuación, nos pide que elijamos las tablas que queremos migrar, que, en principio, serían todas. En el paso siguiente, nos pregunta qué elementos deseamos transferir: estructura y datos, solo datos, etc. Para una migración completa, dejaremos marcadas todas las opciones. Hacemos clic sobre el botón Run Now y se ejecutará la migración.
Podemos tener problemas si en el diseño de nuestra base de datos no hemos sido cuidadosos con los índices, por ejemplo, Access nos permite mezclar en una misma clave principal de tabla campos autonuméricos y de otro tipo, mientras que MySQL exige que los campos autonuméricos sean únicos en cada índice.

Fuente: http://www.pcactual.com/articulo/zona_practica/paso_a_paso/4465/combina_access_mysql.html

SQL Server: Detrás de la escena de Access 2013


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Usted no puede cuidar lo que está pasando detrás de la cortina, pero si lo hace, SQL Server se ha mejorado en Access 2013, que se traduce en más oportunidades y una mejor velocidad y fiabilidad.
En concreto, las bases de datos de SQL Azure estará disponible para algunos planes de negocio de Office 365.
Debido a todas las mejoras de SQL, ahora también tiene más opciones para gestionar las conexiones de Access 2013. Los permisos son más avanzados en Access 2013. Usted también será capaz de incorporar más fácilmente las herramientas de informes avanzados como Power View, Excel y Crystal Reports en su base de datos Access 2013. Estos permiten un mayor análisis de los datos.

Uso de las plantillas de Access 2013

Access-2013-bis

Uso de plantillas en Access 2013 es fácil porque, al igual que con otros programas de Office, puede seleccionar una plantilla de la derecha en la pantalla del documento. Office 2013, en general, cuenta con una gran cantidad de plantillas útiles para ayudarle a empezar en los proyectos más rápidamente, y te darás cuenta de algunos interesantes en Access 2013.
El acceso es en realidad el programa que utilizó por primera plantillas pulg Puedo poner documentos juntos muy rápidamente en los demás programas y le gusta personalizar mi propia. Una base de datos de acceso puede tener tantos elementos que usar algo así como una base de datos de inventario con los informes ya creados sentido realmente hizo. Después de eso, me di cuenta de plantillas suelen ser lo suficientemente adaptables que hacen más fácil la creación de documentos en otras aplicaciones, también.
Si utiliza bases de datos Access mucho, espero que encuentres algo de programador de Microsoft Access 2013 ayuda para sus proyectos.

http://office.about.com/od/Office2013/ss/Access-2013-Gallery-Of-Features_5.htm

¿Cuáles son los componentes de Access?


access

Una aplicación de Access tiene los mismos objetos que una base de datos como:
Formularios objetos que los usuarios ven y utilizan directamente.
Informes
Tablas
Consultas objetos de apoyo que controlan el funcionamiento de los formularios
Macros informes
Módulos
Lo que diferencia una aplicación de una base de datos es la forma en la que el usuario enlaza los objetos para formar un sistema coherente
Los objetos se almacenan en uno o varios archivos de base de datos

Sistema de gestión de bases de datos relacionales
Un sistema de gestión de bases de datos relacionales es aquel que sigue el modelo relacional de Reglas de Codd.
Reglas de Codd
• Regla 0: debe ser relacional, una base de datos y un sistema de gestión
• Regla 1: regla de la información
• Regla 2: regla del acceso garantizado
• Regla 3: tratamiento sistemático de valores nulos
• Regla 4: diccionario dinámico en línea basado en el modelo relacional
• Regla 5: regla del sub lenguaje de datos completo
• Regla 6: regla de actualización de vistas
• Regla 7: inserción, actualización y borrado de alto nivel
• Regla 8: independencia física de datos
• Regla 9: independencia lógica de datos
• Regla 10: independencia de integridad
• Regla 11: independencia de distribución
• Regla 12: regla de la no subversión

Base de datos relacional
Una base de datos relacional es una base de datos que cumple con el modelo relacional, el cual es el modelo más utilizado en la actualidad para implementar bases de datos ya planificadas. Permiten establecer interconexiones (relaciones) entre los datos (que están guardados en tablas), y a través de dichas conexiones relacionar los datos de ambas tablas, de ahí proviene su nombre: «Modelo Relacional». Tras ser postuladas sus bases en 1970 por Edgar Frank Codd, de los laboratorios IBM en San José (California), no tardó en consolidarse como un nuevo paradigma en los modelos de base de datos.
Los diferentes objetos que componen una base de datos.
• Tablas
• Formularios y páginas de acceso a datos
• Informes
• Consultas
• Programación

VENTAJAS
Las ventajas más importantes que se tiene con acces son:
• Microsoft Office Access ayuda a los trabajadores de la información a controlar y crear informes de datos de forma rápida y sencilla gracias a la interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent y funciones de diseño interactivas que no requieren conocimientos especializados de bases de datos.
• Office Access proporciona una experiencia completamente nueva gracias a la interfaz de usuario de Office Fluent, un nuevo panel de navegación y una vista de ventanas por fichas. Incluso sin tener experiencia con bases de datos, cualquier usuario puede realizar un seguimiento de la información y crear informes para tomar decisiones mejor fundadas.
• La creación de un informe en Office Access es una verdadera experiencia del tipo «lo que se ve es lo que se obtiene». Puede modificar un informe con una respuesta visual en tiempo real y guardar varias vistas para audiencias distintas. El nuevo panel de agrupamiento y las nuevas capacidades de filtrado y ordenación le ayudarán tomar decisiones mejor fundadas.
• Crear tablas rápidamente sin preocuparse de la complejidad de las bases de datos.

DESVENTAJAS
Dentro de las desventajas que podemos encontrar están:
• Es una base de datos para pequeños escenarios.
• Para bases de datos de gran calibre (en cuanto a volumen de datos o de usuarios) es recomendable usar otros sistemas como My SQL o Microsoft SQL Server, y código VBA (Visual Basic para Aplicaciones).

Fuente: http://rescate-estudiantil.com/wp-content/uploads/2010/05/PED-RESUMEN-PARA-EL-EXAMEN-FINAL.pdf

MS ACCESS: Descripción de la integridad referencial


Al diseñar una base de datos, se divide la información en muchas tablas basadas en temas para minimizar la redundancia de los datos. A continuación, se proporciona a Office Access 2007 los medios para recopilar de nuevo la información, colocando campos comunes en tablas relacionadas. Por ejemplo, para representar una relación de uno a varios se toma la clave principal de la tabla «uno» y se agrega como un campo adicional a la tabla «varios». Para recopilar de nuevo los datos, Access toma el valor de la tabla «varios» y busca el valor correspondiente en la tabla «uno». De este modo los valores de la tabla «varios» hacen referencia a los valores correspondientes de la tabla «uno».
Suponga que tiene una relación de uno a varios entre las tablas Transportistas y Pedidos y desea eliminar un transportista. Si el destinatario que desea quitar tiene pedidos en la tabla Pedidos, dichos pedidos quedarán «huérfanos» si elimina el registro Transportista. Los pedidos todavía contendrán un Id.de transportista, pero el Id. ya no será válido, porque el registro al que hace referencia ya no existe.
El propósito de la integridad referencial es evitar los registros huérfanos y mantener las referencias sincronizadas para que esta situación hipotética no ocurra nunca.
La integridad referencial se aplica habilitándola para una relación de tabla (vea Exigir integridad referencial para obtener instrucciones paso a paso). Una vez habilitada, Access rechazará todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial de esa relación de tabla. Esto significa que Access rechaza las actualizaciones que cambian el destino de una referencia, así como las eliminaciones que quitan el destino de una referencia. Sin embargo, es posible que tenga la necesidad perfectamente válida de cambiar la clave principal de un transportista que tiene pedidos en la tabla Pedidos. Para tales casos, lo que realmente necesita es que Access actualice automáticamente todas las filas afectadas como parte de una única operación. De ese modo, Access se asegura de que la actualización es completa y la base de datos no tiene un estado inconsistente con algunas filas actualizadas y otras no. Por ello, Access incluye la opción Eliminar en cascada los registros relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial, se selecciona la opción Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuación, se actualiza una clave principal, Access actualiza automáticamente todos los campos que hacen referencia a la clave principal.
También es posible que tenga la necesidad válida de eliminar una fila y todos los registros relacionados; por ejemplo, un registro Transportista y todos los pedidos relacionados de ese transportista. Por ello, Access incluye la opción Eliminar en cascada los registros relacionados. Si aplica la integridad referencial y selecciona la opción Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuación, elimina un registro en la parte de la clave principal de la relación, Access eliminará automáticamente todos los campos que hagan referencia a la clave principal.

Ver relaciones de tabla
Para ver las relaciones de tabla, haga clic en Relaciones en la ficha Herramientas de base de datos. Se abrirá la ventana Relaciones y se mostrarán las relaciones existentes. Si aún no se han definido relaciones de tabla y abre la ventana Relaciones por primera vez, Access le pedirá que agregue una tabla o consulta a la ventana.
Abra la ventana Relaciones.
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.

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4. Si la base de datos contiene relaciones, aparecerá la ventana Relaciones y se mostrarán las relaciones existentes. Si la base de datos no contiene relaciones y abre la ventana Relaciones por primera vez, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo.
5. En el grupo Relaciones de la ficha Diseño, haga clic en Todas las relaciones.
Se mostrarán todas las relaciones definidas en la base de datos. Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto del cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarán a no ser que esté activada la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del panel de exploración.

La clave principal
Esta línea representa la relación
La clave externa
Una relación de tabla se representa mediante una línea de relación trazada entre las tablas en la ventana Relaciones. Una relación que no exige integridad referencial aparece como una línea delgada entre los campos comunes que admiten la relación. Si selecciona la relación haciendo clic en su línea, la línea se hará más gruesa para indicar que está seleccionada. Si exige la integridad referencial, la línea aparecerá más gruesa en los extremos. Además, aparece el número 1 sobre la parte gruesa de un extremo de la línea de relación y aparece el símbolo de infinito (∞) en la parte gruesa del otro extremo de la línea.
Cuando la ventana Relaciones está activa, puede seleccionar los siguientes comandos en la cinta de opciones, que forma parte de la Interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent:
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas:
Modificar relaciones Abre el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Si selecciona una línea de relación, puede hacer clic en Modificar relaciones para cambiar la relación de tabla. También puede hacer doble clic en la línea de relación.
Borrar diseño Oculta de la visualización todas las relaciones y tablas en la ventana Relaciones. Observe que este comando sólo oculta las relaciones y tablas, no las elimina.
Informe Relaciones Crea un informe que muestra las relaciones y tablas de la base de datos. El informe sólo muestra todas las relaciones y tablas que no están ocultas en la ventana Relaciones.
En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones:
Mostrar tabla Abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla para que pueda seleccionar tablas y consultas para verlas en la ventana Relaciones.
Ocultar tabla Oculta la tabla seleccionada en la ventana Relaciones.
Mostrar relaciones directas Muestra todas las relaciones y tablas relacionadas de la tabla seleccionada en la ventana Relaciones, si aún no se muestran.
Mostrar todas las relaciones Muestra todas las relaciones y tablas relacionadas de la base de datos en la ventana Relaciones. Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto del cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarán a no ser que esté activada la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar tablas ocultas, vea el artículo Guía del panel de exploración.
Cerrar Cierra la ventana Relaciones. Si realiza algún cambio en el diseño de la ventana Relaciones, le pedirán que guarde los cambios.

Fuente: http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/guia-de-relaciones-de-tablas-HA010120534.aspx#BM4

MS ACCESS: tipos de relaciones de tabla


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Existen tres tipos de relaciones de tabla.
Una relación uno a varios
Considere una base de datos de seguimiento de pedidos que incluya una tabla Clientes y una tabla Pedidos. Un cliente puede realizar cualquier número de pedidos. Por lo tanto, para cualquier cliente representado en la tabla Clientes puede haber representados muchos pedidos en la tabla Pedidos. Por consiguiente, la relación entre la tabla Clientes y la tabla Pedidos es una relación de uno a varios.
Para representar una relación de uno a varios en el diseño de la base de datos, tome la clave principal del lado «uno» de la relación y agréguela como un campo o campos adicionales a la tabla en el lado «varios» de la relación. En este caso, por ejemplo, agregaría un nuevo campo: (el campo Id. de la tabla Clientes) a la tabla Pedidos y le denominaría Id. de cliente. Access utilizaría entonces el número de identificador del cliente de la tabla Pedidos para localizar el cliente correcto de cada producto.
Una relación de varios a varios
Considere la relación entre una tabla Productos y una tabla Pedidos. Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otro lado, un único producto puede aparecer en muchos pedidos. Por tanto, para cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios registros en la tabla Productos. Además, para cada registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos. Este tipo de relación se denomina relación de varios a varios porque para un producto puede haber varios pedidos, y para un pedido puede haber varios productos. Tenga en cuenta que para detectar las relaciones de varios a varios existentes entre las tablas, es importante que considere ambas partes de la relación.
Para representar una relación de varios a varios, debe crear una tercera tabla, a menudo denominada tabla de unión, que divide la relación de varios a varios en dos relaciones uno a varios. Debe insertar la clave principal de cada una de las dos tablas en la tercera. Como resultado, la tercera tabla registra cada ocurrencia, o instancia, de la relación. Por ejemplo, la tabla Pedidos y la tabla Productos tienen una relación varios a varios que se define mediante la creación de dos relaciones uno a varios con la tabla Detalles de pedidos. Un pedido puede incluir muchos productos, y cada producto puede aparecer en muchos pedidos.
Una relación uno a uno
En una relación uno a uno, cada registro de la primera tabla sólo puede tener un registro coincidente en la segunda tabla y viceversa. Este tipo de relación no es común porque, muy a menudo, la información relacionada de este modo se almacena en la misma tabla. Puede utilizar la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar información que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla principal. Cuando identifique esta relación, ambas tablas deben compartir un campo común.
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¿Por qué crear relaciones de tabla?
Puede crear relaciones de tabla explícitamente mediante la ventana Relaciones, o arrastrando un campo desde el panel Lista de campos . Office Access 2007 usa relaciones de tabla para combinar tablas si hay que utilizarlas en un objeto de base de datos. Existen varias razones por las que se deben crear relaciones de tabla antes de crear otros objetos de base de datos, como formularios, consultas e informes.
Las relaciones de tabla informan de los diseños de consulta
Para trabajar con registros de más de una tabla, a menudo se debe crear una consulta que combine las tablas. La consulta compara los valores del campo de clave principal de la primera tabla con el campo de clave externa de la segunda tabla. Por ejemplo, para devolver filas que enumeren todos los pedidos de cada cliente, deberá crear una consulta que combine la tabla Clientes con la tabla Pedidos de acuerdo con el campo Id. de cliente. En la ventana Relaciones, puede especificar manualmente los campos que desea combinar. Sin embargo, si ya tiene definida una relación entre las tablas, Office Access 2007 suministrará la combinación predeterminada, de acuerdo con la relación de tabla existente. Además, si usa uno de los asistentes para consultas, Access utilizará la información recopilada de las relaciones de tabla ya definidas para presentarle selecciones bien fundamentadas y para rellenar de antemano los valores predeterminados de las opciones de la propiedad.
Las relaciones de tabla informan de los diseños de formulario e informe
Al diseñar un formulario o informe, Office Access 2007 utiliza la información recopilada de las relaciones de tabla ya definidas para presentarle selecciones bien fundamentadas y para rellenar de antemano los valores predeterminados de las opciones de la propiedad.
Las relaciones de tabla son la base con la que exigir integridad referencial y evitar los registros huérfanos en la base de datos. Un registro huérfano es el que hace referencia a otro registro que no existe por ejemplo, un registro de un pedido que hace referencia a un registro de un cliente que no existe.
Al diseñar una base de datos, se divide la información en tablas, cada una de las cuales tiene una clave principal. A continuación, se agregan claves externas a las tablas relacionadas que hacen referencia a dichas claves principales. Estos pares de clave principal y clave externa forman la base de las relaciones de tabla y de las consultas de varias tablas. Por lo tanto, resulta importante, que dichas referencias de clave principal y clave externa estén sincronizadas. La integridad referencial sirve para asegurarse de que las referencias permanecen sincronizadas y depende de las relaciones de tabla.

Excel: Análisis del presupuesto de tesorería de la empresa


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Aunque una empresa sea rentable puede presentar problemas de liquidez porque ésta, depende de la evolución de los cobros y los pagos en vez de los ingresos y los gastos. Entonces, frente al análisis estático de la liquidez mediante ratios, hay otra opción que es el estudio dinámico de los cobros y pagos, y a partir de ellos, las necesidades de financiación y el saldo de caja previstos.
El presupuesto de tesorería determina con anticipación la situación de liquidez de la empresa y por tanto permite anticiparse a posibles problemas y en caso de que sea necesario buscar formas de financiación adecuadas.
El libro Excel solicita la entrada resumida del presupuesto, dando como salida el exceso o déficit, las necesidades financieras y el saldo de caja previsto. También se analizan los datos graficamente y se calculan las tendencias.

ver planilla completa en: https://dl.dropboxusercontent.com/u/21574433/presupuesto_tesoreria.xls

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Fuente:
Economía Excel
http://www.economia-excel.com/2007/08/anlisis-del-presupuesto-de-tesorera-de.html

Guía de compatibilidad de Office 2013


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Introducción a la telemetría de Office y al proceso de compatibilidad de Office moderno

Desde el lanzamiento de Office 2010, nos hemos puesto en contacto con varios profesionales de TI y consultores para saber cómo implementan Office 2010. Normalmente, nos dicen que usan herramientas como el Director de planeamiento de migración de Office (OMPM) u Office Environment Assessment Tool (OEAT) para identificar y evaluar los documentos de Office y las soluciones de Office, como complementos y macros, que están ubicados en todos los equipos cliente, servidores de archivo y repositorios de documentos de sus organizaciones. ¿Y por qué no iban a utilizar esas herramientas? Son muy útiles para buscar documentos y soluciones de Office. De hecho, son tan buenas que se puede tardar entre 12 y 18 meses en revisar los datos de la evaluación obtenidos (a menudo, cientos de soluciones y millones de documentos), para tan solo iniciar la implementación de Office..
Aunque a primera vista pueda parecer que dedicar un año a preparar la implementación de Office reduciría los riesgos, este no es el caso. De hecho, el retraso en la implementación es probablemente más costoso que el riesgo de interrumpir el negocio. Por un motivo, si los usuarios no tienen la nueva versión de Office, no pueden sacar provecho de las nuevas características de Office que proporcionan el valor empresarial que impulsó la actualización. Durante todo el tiempo destinado a evaluar la compatibilidad, la organización no obtendrá un retorno de su inversión en Office durante un año como mínimo. Y durante ese año, los profesionales de TI dedicarán su tiempo a probar documentos y soluciones que no son de importancia vital para la empresa. Esta etapa de pruebas, prolongada y, a menudo, repetitiva, puede ser un obstáculo para la agilidad de la organización y hacer que los usuarios y los profesionales de TI se muestren reticentes a los cambios.
Cuando empezamos a planear la compatibilidad de Office 2013, nuestro trabajo se centró en dos objetivos sencillos: minimizar el tiempo que los profesionales de TI dedican a evaluar la compatibilidad de Office y reducir los riesgos que presentan las actualizaciones de Office. Esto, evidentemente, no es fácil. En el complejo y poderoso entorno de Office, siempre existen retos a la compatibilidad. Los riesgos para el negocio son reales, y los profesionales de TI tienen la responsabilidad de tomar, todos los días, las mejores decisiones para sus organizaciones. Aunque sabíamos que Office 2013 sería compatible con los documentos y soluciones de Office ya existentes, también sabíamos que los profesionales de TI seguirán necesitando herramientas para que les sea más fácil comprobar que el nuevo Office funcionará con los documentos y las soluciones de sus usuarios. El reto que se nos planteaba era crear herramientas que fueran compatibles con el proceso de evaluación de la compatibilidad y que no solo lo rigieran.
Mientras definíamos los requisitos para las nuevas herramientas de compatibilidad, estudiamos los problemas habituales que pueden dificultar las implementaciones de Office. Queríamos aliviar el miedo a lo desconocido, acelerar las implementaciones, sentar las bases para futuras actualizaciones de Office y ayudar a los profesionales de TI a retomar el control. El resultado ha sido una nueva infraestructura de compatibilidad basada en telemetría integrada en Office 2013 y un nuevo enfoque del asesoramiento de la compatibilidad de Office. Llamamos a este enfoque el proceso de compatibilidad de Office nuevo y funciona tal como describe la tabla siguiente:
Fases del proceso de compatibilidad de Office moderno
Descubrir
Detecte qué se usa, quién lo usa y con qué frecuencia. Los documentos y las soluciones que se usan con más frecuencia o que usan varios usuarios son los candidatos más probables para una prueba de compatibilidad.
Racionalizar
Reúnase con los grupos empresariales para identificar cuáles son los puntos vitales del negocio. Los datos que encuentre durante la fase de detección pueden ser útiles para omitir este punto. El objetivo de esta fase es identificar los documentos y las soluciones de importancia vital para el negocio, que tienen que estar listos el primer día de la implementación de Office.
Validar
Inicie una implementación piloto en la que los usuarios prueben los documentos y las soluciones necesarios para dirigir el negocio con Office 2013. Llamamos a este proceso prueba de aceptación del usuario. Solucione proactivamente cualquier problema que se produzca en los documentos y las soluciones del «Día 1».
Administrar
Implemente Office y siga supervisando los documentos y las soluciones. Esté atento a las tendencias de comportamiento y rendimiento de Office 2013 a medida que se implementen las soluciones de Office actualizadas. Use los recursos del Servicio de asistencia para solucionar los problemas a medida que se produzcan en soluciones y documentos que no sean de importancia vital para el negocio.

En este artículo, trataremos algunos cambios efectuados en Office relacionados con la compatibilidad. Después abordaremos cada fase del proceso de compatibilidad de Office moderno y describiremos cómo las características de telemetría de Office se usan para dar soporte al proceso.

Fuente: http://technet.microsoft.com/es-es/library/ee819096.aspx#intro

validación del funcionamiento de los archivos de Office


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Después de las fases de detección y de racionalización, llegó la hora de probar la compatibilidad de los documentos y soluciones del día 1 con Office 2013. La fase de validación tiene como objetivo comprobar que las soluciones y los documentos funcionen en el entorno en el que los usuarios necesitan que funcionen. Esto no significa que la solución o el documento no tenga problemas. Simplemente significa que los problemas no impedirán que los usuarios lleven a cabo su trabajo.
Desgraciadamente, ninguna herramienta hará este trabajo en su lugar. Tendrá que solicitar a los usuarios que prueben los documentos y soluciones efectuando su trabajo en Office 2013. Este proceso recibe el nombre de prueba de aceptación del usuario y no se puede evitar. Ahora bien, esta prueba es ahora mucho más sencilla gracias a Hacer clic y ejecutar, que le ayudará a transformar la prueba de aceptación del usuario en prueba piloto. Anime a los usuarios a usar sus documentos y soluciones en la nueva versión de Office y asesóreles para que usen esta versión anterior de Office si se producen problemas.
Los datos de telemetría son también de gran utilidad en esta fase, ya que le indican qué está roto y cómo se ha roto. Panel de telemetría muestra las tendencias positivas y negativas con las que le será más fácil ver rápidamente la estabilidad de los documentos o las soluciones, a medida que se actualizan.
A continuación presentamos algunas instrucciones con las que le será más fácil planear y supervisar la prueba de aceptación del usuario.
Identifique a los usuarios de la prueba de aceptación del usuario
Los propietarios de los documentos y las soluciones de importancia vital para el negocio son los más firmes candidatos a tomar parte en la prueba de aceptación del usuario. Si se consulta la lista que generó durante la fase de detección, cada departamento puede identificar los propietarios. En caso contrario, con los datos de telemetría le será más fácil ver los usuarios más activos.
Reclute también usuarios técnicos de todos los departamentos, ya que probablemente sabrán los detalles de cómo funciona la solución o el documento. Reúna también una base variada de evaluadores que provengan de todos los niveles de trabajo, roles y ubicaciones.
Configure un entorno para la prueba de aceptación del usuario
Una regla importante para la prueba de aceptación del usuario es que el entorno de prueba tiene que ser lo más parecido posible al entorno de producción. Existen varias formas de configurar un entorno de prueba. Algunos clientes configuran una unidad organizativa diferente (OU) dentro del dominio de producción, mientras que otros configuran un entorno de prueba totalmente diferente, idéntico al entorno de producción. El entorno de prueba tiene que ser fácil de configurar y los usuarios tienen que poder obtener acceso a él fácilmente. El objetivo es eliminar las barreras a las pruebas y minimizar las quejas de los usuarios que dicen que no hay tiempo para probar. Es posible que su organización ya disponga de un entorno de prueba que esté administrado centralmente. En dicho caso, úselo. Si no existe un entorno de prueba, no cree uno nuevo. Use en su lugar Hacer clic y ejecutar.
Hacer clic y ejecutar aporta todos los beneficios de las pruebas en producción, sin correr todos los riesgos. Si instala Office 2013 con Hacer clic y ejecutar, los usuarios podrán ejecutar sus versiones anteriores de Office junto con Office 2013. Si surge un problema o una incompatibilidad, los usuarios podrán seguir trabajando con la versión anterior de Office.
Es mucho más sencillo transformar la prueba de aceptación del usuario en piloto, cuando usa Hacer clic y ejecutar. Implemente el nuevo entorno sin dejar de conservar el entorno anterior y podrá supervisar el estado de las implementaciones de Hacer clic y ejecutar de Office 2013 con el Panel de telemetría. Podrá ver qué compilaciones se usan y los problemas de compatibilidad que se notifican. La supervisión de la prueba de aceptación del usuario y la prueba piloto con Panel de telemetría hará que le sea más fácil aliviar el miedo de saber la repercusión de la nueva versión. Ofrezca más información a los grupos empresariales y los propietarios de soluciones de Office, que vayan más allá del estado de la implementación.
Importante:

Recomendamos que use instalaciones en paralelo de Office como solución temporal para la prueba de aceptación del usuario y el piloto, y no como solución a largo plazo para entornos de producción. Planee la caída en desuso de la versión anterior de Office cuando empiecen las implementaciones de producción.
Encontrará más información sobre Hacer clic y ejecutar en Overview of Click-to-Run.

Fuente: http://technet.microsoft.com/es-es/library/ee819096.aspx
Guía de compatibilidad de Office 2013

Empieza Informática


blog

Este blog se inicio para ser usado en el trabajo en clase y en casa para alumnos de 4º. Y 5º. Año Bachilllerato.
El resultado fue exitoso porque los alumnos se sentían partícipes y creativos del curso.
Mi conclusión es que el uso de un blog en la Escuela:

Facilita el uso de Internet como fuente de información. Internet es la mayor biblioteca/mediateca a la que podamos tener acceso, permitiendo el acceso a

o La fuentes primarias de información.
o La diversidad fuentes y de opiniones.
o La diversidad de soportes, no sólo texto: vídeo, audio, animaciones, imágenes, simuladores…

La utilización de medios audivisuales enriquece y favorece el proceso de aprendizaje.

Es un excelente medio para el desarrollo de la competencia digital: buscar, obtener, procesar y comunicar información, y para transformarla en conocimiento .

Asimismo, al interactuar como consultor en un Estudio de Contabilidad e Impuestos, detecté que los jóvenes contadores, usan mucho las herramientas de MS Office ( Excel sobre todo y poco de Access), pero aplicando muy pocas facilidades, que son las que ellos manejan con fluidez , y no incursionan en las muchas funciones de las herramientas, que se han acrecentado con la aparición de las versiones MS Office 2010 y Office 2013.
Si logro despertar alguna inquietud para probar más posibilidades que brindan estas herramientas para Auditoría, Impuestos, Finanzas, etc mi objetivo estará cumplido

Funciones Financieras en Excel


Detallare a continuación, tres funciones de Excel que resultan muy importantes para efectuar cálculos de tipo financiero. Las mismas fueron propuestas por el docente en la clase del 17/09/2013.

C31: Función PAGO:

Calcula el pago de un préstamo basándose en pagos constantes y en una tasa de interés constante.

PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo)

pago

Tasa: es el tipo de interés del préstamo.
Nper: es el número total de pagos del préstamo.
Va: es el valor actual, o la cantidad total de una serie de futuros pagos. También se conoce como valor bursátil.
Vf: es el valor futuro o un saldo en efectivo que se desea lograr después de efectuar el último pago. Si el argumento vf se omite, se supone que el valor es 0 (es decir, el valor futuro de un préstamo es 0).
Tipo: es el número 0 (cero) u omitido si el pago vence al final del periodo o 1 si vence al comienzo.

C32: Función NPER:

Devuelve el número de períodos de una inversión basándose en los pagos periódicos constantes y en la tasa de interés constante.

nper

NPER(tasa; pago; va; vf; tipo)

Tasa: es la tasa de interés por período.
Pago: es el pago efectuado en cada período; debe permanecer constante durante la vida de la anualidad. Por lo general, pago incluye el capital y el interés, pero no incluye ningún otro arancel o impuesto.
Va: es el valor actual o la suma total de una serie de futuros pagos.
Vf: es el valor futuro o un saldo en efectivo que desea lograr después de efectuar el último pago. Si el argumento vf se omite, se asume que el valor es 0 (por ejemplo, el valor futuro de un préstamo es 0).
Tipo: es el número 0 (cero) u omitido si el pago vence al final del periodo o 1 si vence al comienzo.

C33: Función TASA:

Devuelve la tasa de interés por período de una anualidad. TASA se calcula por iteración y puede tiene cero o más soluciones.

TASA(nper, pago,va, vf, tipo)

Nper: El número total de períodos de pago en una anualidad.
Pago: es el pago efectuado en cada período; debe permanecer constante durante la vida de la anualidad.
Va: es el valor actual o la suma total de una serie de futuros pagos.
Vf: es el valor futuro o un saldo en efectivo que desea lograr después de efectuar el último pago. Si el argumento vf se omite, se asume que el valor es 0 (por ejemplo, el valor futuro de un préstamo es 0).
Tipo: es el número 0 (cero) u omitido si el pago vence al final del periodo o 1 si vence al comienzo.

tasa

Dificultad: Una anualidad es una serie de pagos constantes abonados en el transcurso de determinado período de tiempo. Por ejemplo, un préstamo para comprar un coche o una hipoteca es una anualidad. En las funciones de anualidad, el dinero que se desembolsa, como un depósito en una cuenta de ahorros, se representa por un número negativo, mientras que el dinero que se recibe, como un cheque de dividendos, se representa por un número positivo.

Reflexión: Son funciones especificas que permiten automatizar el resultado de una proyección de pagos, una cuenta de ahorro, una inversión, etc. En lo que respecta a las organizaciones, son de vital importancia en la elaboración de presupuestos proyectados, cash flow y proyección de inversiones.

Fuente: http://neriribero.blogspot.com.ar/2013/09/funciones-financieras-en-excel.html

CLASES en Visual Basic para Aplicaciones (Excel)


En la programación orientada a objetos, una clase es una construcción que se utiliza como un modelo (o plantilla) para crear objetos de ese tipo. El modelo describe el estado y contiene el comportamiento que todos los objetos creados a partir de esa clase tendrán. Un objeto creado a partir de una determinada clase se denomina una instancia de esa clase.
Una clase por lo general representa un sustantivo, como una persona, lugar o cosa. Es el modelo de un concepto dentro de un programa de computadora. Fundamentalmente, delimita los posibles estados y define el comportamiento del concepto que representa. Encapsula el estado a través de espacios de almacenaje de datos llamados atributos, y encapsula el comportamiento a través de secciones de código reutilizables llamadas métodos.
Más técnicamente, una clase es un conjunto coherente que consiste en un tipo particular de metadatos. Una clase tiene una interfaz y una estructura. La interfaz describe cómo interactuar con la clase y sus instancias con métodos, mientras que la estructura describe cómo los datos se dividen en atributos dentro de una instancia. Una clase también puede tener una representación (metaobjeto) en tiempo de ejecución, que proporciona apoyo en tiempo de ejecución para la manipulación de los metadatos relacionados con la clase. En el diseño orientado a objetos, una clase es el tipo más específico de un objeto en relación con una capa específica.
Los lenguajes de programación que soportan clases difieren sutilmente en su soporte para diversas características relacionadas con clases. La mayoría soportan diversas formas de herencia. Muchos lenguajes también soportan características para proporcionar encapsulación, como especificadores de acceso.
Crédito: http://es.wikipedia.org/wiki/Clase_(inform%C3%A1tica)

En VBA una clase es algo tan sencillo como un procedimiento, que contiene datos para manejarlos, y con el que se puede crear objetos.
Para crear una clase primero debemos crearnos un módulo de clase, desde el menú insertar seleccionamos la opción Modulo de clase.
Los módulos de clase presentan dos eventos:

• Initialize: ocurre cuando se crea una instancia de una clase. Se usa, generalmente para inicializar cualquier dato usado por la instancia de una clase en el código.
• Terminate: ocurre cuando toda referencia a una instancia de una clase son removidas de memoria al establecer todas las variables que la refieren a un objeto a Nothing o cuando la última referencia al el objeto se encuentra fuera de alcance.

En el siguiente ejemplo creamos un módulo de clase donde declaramos públicamente las variables que utilizaremos en un módulo diferente y crearemos una función que nos devolverá en un mensaje el nombre completo de un supuesto empleado que estamos dando de alta.

Código del Módulo de Clase:
Option Explicit

Public Nombre As String
Public Apellido1 As String
Public Apellido2 As String
Public Direccion As String
Public Provincia As String

Public Function NombreCompleto() As String
NombreCompleto = Apellido1 & » » & Apellido2 & » » & Nombre
End Function

Código del Módulo:

Sub prueba_clase()
Dim empleado As New Clase1
With empleado
.Nombre = InputBox(«Nombre: «)
.Apellido1 = InputBox(«Primer Apellido: «)
.Apellido2 = InputBox(«Segundo Apellido: «)
.Direccion = InputBox(«Dirección: «)
.Provincia = InputBox(«Provincia: «)
MsgBox «Empleado: » & .NombreCompleto
End With
End Sub

Al utilizar New en la variable empleadose crea una nueva instancia del objeto como primera referencia, de forma que no tenemos que utilizar la instrucción Set para asignar la referencia del objeto.

Dibujo1

Como vemos en la imagen la variable empleadonos muestra todas las propiedades y métodos creados en el módulo de clase.

Crédito: http://vbaparaaplicacionesexcel.blogspot.com.ar/2013/01/clases.html

Trabajando con objetos en Excel


PanelSeleccion

En primer lugar veremos cómo podemos habilitar o deshabilitar este Panel. Para ello nos iremos a la ficha Diseño de página > grupo Organizar > botón Panel de selección.

Imagen

También lo podemos encontrar una vez hayamos añadido algún objeto buscándolo en la barra de herramientas de dibujo > pestaña Formato > grupo Organizar:

La primera pregunta que debemos hacernos es para qué sirve este Panel de selección??. La respuesta nos la dá la etiqueta de ayuda de Excel. El Panel de selección sirve para facilitar la selección, agrupación y trabajo de diferentes objetos, así como cambiar su visibilidad.

Veamos en el siguiente ejemplo alguna de las utilidades. Tenemos en nuestra hoja de cálculo los siguientes objetos (lo más habituales):
1- Una celda validada tipo lista (con su flecha desplegable).
2- Una autoforma (un rectángulo).
3- Un gráfico.
4- Un texto WordArt.
5- Una imagen.
6- Un diagrama SmartArt (un organigrama).
7- Un botón (control de formulario).
Serviría para cualquier tipo de objeto.

Lo más habitual desde este Panel de selección, obviamente es seleccionar los diferentes objetos, uno a uno, o seleccionar varios al tiempo, lo que conseguiremos presionando la tecla Ctrl y al tiempo en el listado del Panel los objetos elegidos (con el fin de agruparlos, alinearlos, etc…).
También haciendo doble clic sobre la lista de los objetos podríamos cambiar los nombres de éstos.
Y también podríamos hacerlos Visibles u Ocultarlos a la vista de la hoja (ojo, no los borramos sólo los mostramos/ocultamos!!).

Sólo como curiosidad, la acción de mostrar/ocultar los objetos (i.e., la visibilidad) sería la equivalencia en la hoja de cálculo a la propiedad .Visible en nuestras macros VBA. Por ejemplo, obtenemos el mismo resultado ocultando la autoforma (el rectángulo) desde el Panel de selcción que desde una macro con la propiedad .Visible:
ActiveSheet.Shapes.Range(Array(«1 Rectángulo redondeado»)).Visible = msoFalse

Crédito: http://excelforo.blogspot.com.ar/2013/09/panel-de-seleccion-trabajando-con.html

Microsoft Excel es una aplicación distribuida por Microsoft Office para hojas de cálculo. Este programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y contables.

Aplicaciones
Excel permite a los usuarios elaborar tablas y formatos que incluyan cálculos matemáticos mediante fórmulas; las cuales pueden usar “operadores matemáticos” como son: + (suma), – (resta), * (multiplicación), / (división) y ^ (exponenciación); además de poder utilizar elementos denominados “funciones” (especie de fórmulas, pre-configuradas) como por ejemplo: Suma(),Promedio(),BuscarV(), etc.
Así mismo Excel es útil para gestionar “Listas” o “Bases de Datos”; es decir agrupar, ordenar y filtrar la información.

Diferencia entre Microsoft Visual Basic y VBA


visual-basic-editor-excel-2010-2007

Para casi todos los fines de la programación, VBA y VB 6.0 son la misma cosa.
VBA no puede compilar el programa en un binario ejecutable. Siempre necesitará el host (un archivo de Word y MS Word, por ejemplo) para contener y ejecutar su proyecto. Usted también no podrá crear DLL COM con VBA.
Aparte de eso, hay una diferencia en el IDE – el IDE de VB 6.0 es más potente en comparación. Por otro lado, tienes la estrecha integración de la aplicación host en VBA. Eventos y objetos de aplicación global (como «ActiveDocument») están disponibles sin declaración, por lo que la programación específica de la aplicación es directa.
Aún así, nada le impide disparar palabra, carga el IDE de VBA y resolver un problema que no tiene relación con la palabra alguna. No sé si hay algo que puede hacer (técnicamente) Visual Basic, y no de VBA.

VBA es sinónimo de Visual Basic para aplicaciones y por lo tanto es el pequeño «para aplicaciones» hermano secuencias de comandos de VBA VB. es hecho disponible en Excel, pero también en otras aplicaciones de office.
Con VB, uno puede crear una aplicación de windows independiente, que no es posible con VBA.
Sin embargo es posible que los desarrolladores «incrustar» VBA en sus propias aplicaciones, como un lenguaje de script para automatizar las aplicaciones.
Microsoft Visual Basic para aplicaciones (VBA) es un entorno de programación incrustables diseñado para permitir a los desarrolladores crear soluciones personalizadas utilizando toda la potencia de Microsoft Visual Basic. Los desarrolladores que utilizan aplicaciones que alojan VBA puede automatizar y extender la funcionalidad de la aplicación, acortando el ciclo de desarrollo de soluciones de negocio personalizadas.
Tenga en cuenta que VB.NET es incluso otro lenguaje, que sólo comparte la sintaxis con VB.
VBA (Visual Basic for Applications) es un lenguaje de secuencias de comandos basado en el clásico de vb en aplicaciones de Microsoft Office. Creo que su lenguaje es similares a los de VB5 (sólo carece de algunas pocas funciones builtin), pero:
Usted tiene acceso a los documentos de oficina que escribió el guión de VBA para y por lo que puede por ejemplo
• Macros de escritura (= rutinas automatizadas para tareas poco recurrentes en su trabajo de oficina)
• Definir nuevas funciones para la fórmula de celda de excel
• Datos de la Oficina de procesos
Ejemplo: Establecer el valor de una celda de excel
ActiveSheet.Cells(«A1»).Value = «Foo»
VBC y – net no son lenguajes de script. Se usan para escribir aplicaciones independientes con independiente del IDE que no se puede hacer con VBA (VBA-scripts sólo «existe» en la Oficina)
VBA no tiene nada que ver con VB.NET (sólo tienen una sintaxis similar).
Fuente: http://es.softuses.com/132202

Escenarios comunes para importar datos de Excel a Access


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Comprender la importación de datos de Excel

Si su objetivo es guardar parte o todos los datos de una o varias hojas de cálculo de Access, debe importar el contenido de la hoja de cálculo a una base de datos de Access nueva o existente. Al importar datos, Access crea una copia de los datos en una tabla nueva o existente sin alterar el archivo de origen de Excel.

Es usuario de Excel desde hace tiempo pero para seguir avanzando desea utilizar Access para trabajar con estos datos. Desea moverlos de las hojas de cálculo de Excel a una o varias bases de datos nuevas de Access.
Su departamento o grupo de trabajo utiliza Access pero recibe ocasionalmente datos en formato de Excel que se deben combinar con sus bases de datos de Access. Desea importar estas hojas de cálculo de Excel a su base de datos a medida que las va recibiendo.
Utiliza Access para administrar los datos pero los informes semanales que recibe del resto de su equipo son libros de Excel. Desea agilizar el proceso de importación para garantizar que se importan datos cada semana a una hora determinada a su base de datos.

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Usar el Asistente para importación de hojas de cálculo
1. En la primera página del Asistente, seleccione la hoja de cálculo que contiene los datos que desea importar. A continuación, haga clic en Siguiente.
2. En la segunda página del asistente, haga clic en Mostrar hojas de cálculo o en Mostrar rangos con nombre, seleccione la hoja de cálculo o el rango con nombre que desee importar y haga clic en Siguiente.
3. Si la primera fila de la hoja de cálculo o del rango de origen contiene los nombres de campos, seleccione La primera columna contiene encabezado de columna y haga clic en Siguiente.
Si está importando los datos a una nueva tabla, Access utiliza los encabezados de columnas para dar nombre a los campos de la tabla. Puede cambiar estos nombres durante o después de la operación de importación. Si está anexando datos a una tabla existente, asegúrese de que los encabezados de columna en la hoja de cálculo de origen coincidan exactamente con los nombres de los campos en la tabla de destino.
Si está anexando datos a una tabla existente, vaya directamente al paso 6. Si está agregando los datos a una tabla nueva, lleve a cabo los pasos que quedan.

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4. El Asistente le pide que revise las propiedades de campos. Haga clic en una columna en la parte inferior de la página para ver las propiedades de los campos correspondientes. Si lo desea, puede realizar alguna de estas tareas.
Revise y cambie, si lo desea, el nombre y el tipo de datos del campo de destino.
Access revisa las primeras ocho filas en cada columna y sugiere el tipo de datos para el campo correspondiente. Si la columna de la hoja de cálculo contiene distintos tipos de valores, como texto y números, en las primeras ocho filas de una columna, el Asistente sugiere un tipo de datos que es compatible con todos los valores de la columna, a menudo, el tipo de datos de texto. Aunque puede elegir un tipo de datos distinto, recuerde que los valores que no son compatibles con el tipo de datos que elige se omitirán o se convertirán incorrectamente durante el proceso de importación. Para obtener más información sobre cómo corregir valores incorrectos o valores que falten, vea la sección Solucionar valores que faltan o son incorrectos, más adelante en este artículo.
Para crear un índice en el campo, establezca Indizado en Sí.
Para omitir completamente una columna de origen, active la casilla de verificación No importar el campo (Saltar).
Haga clic en Siguiente cuando termine de seleccionar las opciones.
5. En la siguiente pantalla, especifique una clave principal para la tabla. Si selecciona Permitir a Access agregar la clave principal, Access agrega un campo Autonumérico como primer campo en la tabla de destino y lo rellena automáticamente con valores de identificador únicos, comenzando por 1. A continuación, haga clic en Siguiente.
6. En la última pantalla del asistente, especifique un nombre para la tabla de destino. En el cuadro Importar a la tabla, escriba un nombre para la tabla. Si la tabla ya existe, Access muestra un mensaje que solicita si desea sobrescribir el contenido existente de la tabla. Haga clic en Sí para continuar o en No para especificar un nombre diferente para la tabla de destino y, a continuación, haga clic en Finalizar para importar los datos.
Si Access puede importar algunos o todos los datos, el Asistente muestra una página que indica el estado de la operación de importación. Además, puede guardar la información de la operación para un uso futuro como especificación. Por el contrario, si la operación no se ejecutó correctamente, Access muestra el mensaje de error Error al intentar importar el archivo.
7. Haga clic en Sí para guardar la información de la operación para un uso futuro. Guardar la información le ayuda a repetir la operación sin tener que examinar el Asistente cada vez.

Crédito:
http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/importar-o-vincular-a-los-datos-de-un-libro-de-excel-HA001219419.aspx#BM2

 

Microsoft Access 2013 Fundamentos


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¿Qué es una base de datos?
En el nivel más básico, una base de datos no es más que una colección organizada de datos. Un sistema de gestión de base de datos (DBMS), como Microsoft Access, Oracle o SQL Server le proporciona las herramientas de software que necesita para organizar los datos de una manera flexible. Incluye facilidades para agregar, modificar o eliminar datos de la base de datos, hacer preguntas (o consultas) sobre los datos almacenados en la base de datos y producir informes que resumen los contenidos seleccionados.
Microsoft Access 2013
Microsoft Access 2013 proporciona a los usuarios una de las soluciones DBMS más simples y más flexibles en el mercado hoy. Los consumidores habituales de productos de Microsoft podrán disfrutar de los familiares de Windows se ven y se sienten, así como la integración con otros productos de la familia Microsoft Office. Para más información sobre la interfaz de Access 2010, lea nuestra Access 2013 Tour de interfaz de usuario .

Primero vamos a examinar tres de los principales componentes de Access que la mayoría de los usuarios de bases de datos se encontrarán – tablas, consultas y formularios. Si aún no dispone de una base de datos, es posible que desee leer sobre Creación de una base de datos de access 2013 desde cero o Creación de una base de datos de access 2013 desde una plantilla .
Tablas de Microsoft Access
Tablas comprenden los bloques fundamentales de construcción de cualquier base de datos. Si usted está familiarizado con las hojas de cálculo, encontrará tablas de bases de datos muy similar.

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Una tabla de base de datos común puede contener información de los empleados, incluyendo características tales como nombre, fecha de nacimiento y el título. Podría ser estructurado de la siguiente manera:
• ID Empleado
• Apellido
• Nombre
• Título
• Saludo
• Fecha de nacimiento
Examinar la construcción de la mesa y usted encontrará que cada columna de la tabla corresponde a una característica específica de los empleados (o atributo en términos de base de datos). Cada fila corresponde a un empleado en particular y contiene su información. Eso es todo lo que hay que hacer! Si te ayuda, piensa en cada una de estas tablas como una lista de estilo de hoja de cálculo de la información. Para obtener más información, consulte Agregar tablas a una base de datos de acceso 2013
Extraer información de una base de datos Access
Obviamente, una base de datos que almacena información sólo sería inútil – necesitamos métodos para recuperar información también. Si sólo desea recuperar la información almacenada en una tabla, Microsoft Access le permite abrir la mesa y desplazarse por los registros contenidos en el mismo. Sin embargo, el verdadero poder de una base de datos reside en su capacidad para responder a las solicitudes más complejas o consultas. Consultas de Access proporcionan la capacidad para combinar datos de varias tablas y establecer condiciones específicas de los datos obtenidos.

 

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Imagine que su organización requiere de un método simple para crear una lista de los productos que actualmente se venden por encima de su precio medio. Si simplemente recuperó la tabla de información de producto, el cumplimiento de esta tarea requeriría una gran cantidad de clasificación a través de los datos y la realización de cálculos a mano. Sin embargo, el poder de una consulta le permite simplemente solicita que Access sólo devuelve aquellos registros que cumplen la condición de precio superior a la media. Además, puede indicar a la base de datos a la lista sólo el nombre y el precio unitario del artículo.

Para obtener más información sobre la potencia de las consultas de base de datos en Access, lea Creación de una consulta simple en Microsoft Access 2013 .
Inserción de la información en una base de datos Access
Hasta ahora, usted ha aprendido los conceptos detrás de la organización de la información en una base de datos y recuperación de información de una base de datos. Todavía necesitamos mecanismos para colocar la información en las tablas en el primer lugar! Microsoft Access proporciona dos mecanismos principales para lograr este objetivo. El primer método es simplemente abrir la tabla en una ventana haciendo doble clic en él y añadiendo información a la parte inferior de la misma, al igual que uno podría agregar información a una hoja de cálculo.

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El acceso también proporciona una interfaz de formularios de fácil uso que permite a los usuarios introducir información de forma gráfica y tener esa información de manera transparente pasa a la base de datos. Este método es menos intimidante para el operador de entrada de datos, pero requiere un poco más de trabajo por parte del administrador de la base de datos. Para obtener más información, consulte Creación de formularios en Access 2013
Informes de Microsoft Access
Los informes proporcionan la capacidad para producir rápidamente resúmenes atractivo formato de los datos contenidos en una o más tablas y / o consultas. A través del uso de trucos de acceso directo y plantillas, los usuarios de bases de datos se pueden crear informes en literalmente una cuestión de minutos.

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Supongamos que se quiere producir un catálogo de compartir información sobre los productos con los clientes actuales y potenciales. En las secciones anteriores, hemos aprendido que este tipo de información puede ser recuperada de la base de datos mediante el uso juicioso de las consultas. Sin embargo, hay que recordar que esta información se presenta en forma de tabla – no es exactamente el material de marketing más atractivo! Los informes permiten la inclusión de gráficos, atractivo formato y paginación. Para obtener más información, consulte Creación de informes en Access 2013 .

Crédito: http://databases.about.com/od/access/a/Microsoft-Access-2013-Fundamentals.htm

Alojar tus bases de datos en la nube con Office 365


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Si su plan de Office 365 incluye SharePoint, puede alojar Access 2013 data bases sin configuración adicional que se requiere. Microsoft se asegurará de que sus datos están seguros, copia de seguridad, y está disponible para que usted pueda centrarse en hacer las cosas. Usted puede probar mediante la firma de una vista previa de Office 365 Small Business Premium o Office 365 empresas . Si usted es una pequeña empresa o una gran corporación, usted será capaz de aprovechar el poder de Access 2013 en la nube de manera sencilla. Por supuesto, las empresas también tienen la opción de albergar bases de datos a sí mismos mediante la instalación de SharePoint 2013 y SQL Server 2012 en su propia red.

Comience rápido

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Búsqueda de una biblioteca de plantillas de tabla para ayudarle a rastrear a las personas, cosas, eventos o tareas que le interesan. Cada plantilla de tabla viene con campos, vistas, relaciones y reglas de integridad de los datos, para que pueda disfrutar de todas las grandes características de Access 2013 con un solo clic. Es fácil de combinar diferentes plantillas de tabla en una sola aplicación o modificar una tabla existente mediante la adición o eliminación de campos. Tendrá la oportunidad de pasar su tiempo a personalizar su base de datos para satisfacer sus necesidades específicas en lugar de preocuparse por los detalles repetitivos.
Una interfaz de usuario elegante y profesional para sus aplicaciones

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Tanto si utiliza plantillas de tablas, importar datos existentes o definir sus propios esquemas a partir de cero, Access 2013 le proporcionará a su base de datos con una gran interfaz de usuario de forma automática. Sin ningún esfuerzo de su parte, Access generar vistas de los datos, incluyendo una vista de la lista de búsqueda y una hoja de Excel-como. Botones para navegar entre las vistas y tablas son gratis, también. Si ha relacionado los datos – como facturas y artículos de línea – Access creará automáticamente vistas que muestran estos elementos juntos, lo que le permite perforar a través de obtener más detalles. Por supuesto, todo sigue personalizable, pero ahora usted puede concentrarse en lo que es único acerca de su aplicación.
Aplicaciones de acceso = SharePoint aplicaciones

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Access 2013 bases de datos web un gran trabajo con SharePoint 2013, que se ha mejorado en esta versión con aplicaciones de SharePoint . Como una aplicación de acceso es igual que cualquier otra aplicación de SharePoint, es fácil de implementar, administrar y compartir con seguridad. No hay contraseñas o nombres de usuarios adicionales a las que hacer porque la seguridad se controla a través de la misma infraestructura. Los usuarios pueden descubrir y compartir aplicaciones de acceso público a través de la App Store SharePoint o un catálogo App privado. I nstalar una aplicación requiere sólo unos pocos clics. Corporate IT puede controlar todo el centro con herramientas de SharePoint familiares. Lo mejor de todo, cualquier persona con un navegador web y una conexión a Internet puede utilizar la aplicación, incluso si no tiene acceso instalado en su dispositivo.
Back-end de SQL Server
Una de las mayores mejoras en Access 2013 es uno que ni siquiera puede notar – excepto que estás aplicación todo será más rápido, más fiable y un gran trabajo con grandes cantidades de datos. Cuando se publican las bases de datos de acceso a SharePoint – ya sea en sus instalaciones o por medio de la Oficina 365 – una base de datos en toda regla SQL Server se crea automáticamente para almacenar los datos. Los usuarios avanzados que ya están familiarizados con SQL Server será capaz de conectarse directamente a esta base de datos para informes avanzados y análisis con herramientas familiares como Excel, Power View y Crystal Reports. Todos los días los usuarios pueden estar seguros de que sus aplicaciones están preparadas para el futuro, si es que alguna vez necesitan mejorar con integraciones avanzadas o migraciones. Echa un vistazo a Access 2013 Centro de desarrollo para más detalles.

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Crédito: http://blogs.office.com/b/microsoft-access/archive/2012/07/20/introducing-access-2013-.aspx

Estamos mirando adelante a su presentación de lo que es increíble y nueva acerca de Access 2013. ¡Estén pendientes!

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SharePoint 2013: ¿Se pueden publicar aplicaciones Access en el Office Store? (I)


Pues la respuesta es que sí ya que como vamos a ver en este artículo, el Office Store ya dispone de aplicaciones Access publicadas y listas para ser utilizadas:
• Accedemos a un sitio de SharePoint 2013 On-Premise u Online y desde la página “Contenido del sitio –> Sus aplicaciones” que nos permite añadir una nueva aplicación pulsamos el enlace “Almacén de SharePoint”.
• En la tienda de aplicaciones de SharePoint, en la categoría de “Project Management” podemos encontrar un ejemplo de aplicación Access lista para su uso.
• Accedemos a la página de detalle de la misma y revisamos sus funcionalidades. Para añadirla, simplemente presionamos el botón “AGREGAR” en la página.

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• En la siguiente página que se muestra, pulsamos el botón “Continue”.
• A continuación hacemos clic en el botón “Volver al sitio” del diálogo informativo que se muestra.
• Como siempre, pulsamos el botón “Confiar” en la página de solicitud de confirmación de uso de la aplicación

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• En la página de contenidos del sitio, comprobamos que la aplicación se ha agregado.
• Finalmente, accedemos a la aplicación.

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Crédito: http://geeks.ms/blogs/jcgonzalez/archive/2013/07/08/sharepoint-2013-191-se-pueden-publicar-aplicaciones-access-en-el-office-store-i.aspx

MS Access Contabilidad


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Conocer la situación financiera de su empresa es muy importante, por no decir imprescindible. Contabilidad Microsoft Access es una solución en Access, como su propio nombre indica, para llevar el control integral de la contabilidad de su negocio.

Con este programa podrá obtener todos los informes básicos característicos de los gestores contables, interpretar sus resultados y hacer una buena planificación estratégica futura. Saber si su negocio va por buen camino y si mantiene una estabilidad es muy fácil gracias a los resúmenes que puede generar con Contabilidad Microsoft Access. El único inconveniente es que se basa en el Plan General de Contabilidad de 2007 por lo que no le vendría mal una actualización.

Además podrás hacer modificaciones en cualquier documento y encontrar toda la información que necesitas gracias a su complejo sistema de búsqueda. Podrás consultar los extractos de cuentas, el Balance de Situación, etc. También localizará asientos que puedan tener errores para que puedas corregirlos.

Contabilidad Microsoft Access esta pensado para ser utilizado por distintos usuarios e incluyo contiene soporte multiempresa, pudiendo funcionar en monopuesto o en red. Además, si descargas Contabilidad todos tus datos estarán protegidos gracias a sus copias de seguridad y su sistema de recuperación de datos.

Crédito: http://gratis.portalprogramas.com/Contabilidad.html

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Las finanzas son las actividades relacionadas para el intercambio de distintos bienes de capital entre individuos, empresas, o Estados y con la incertidumbre y el riesgo que estas actividades conllevan.1 Se le considera una de las ramas de la economía. Se dedica al estudio de la obtención de capital para la inversión en bienes productivos y de las decisiones de inversión de los ahorradores. Está relacionado con las transacciones y con la administración del dinero.2 En ese marco se estudia la obtención y gestión, por parte de una compañía, un individuo, o del propio Estado, de los fondos que necesita para cumplir sus objetivos, y de los criterios con que dispone de sus activos; en otras palabras, lo relativo a la obtención y gestión del dinero, así como de otros valores o sucedáneos del dinero, como lo son los títulos, los bonos, etc. Según Bodie y Merton, las finanzas «estudian la manera en que los recursos escasos se asignan a través del tiempo». Las finanzas tratan, por lo tanto, de las condiciones y la oportunidad con que se consigue el capital, de los usos de éste, y los retornos que un inversionista obtiene de sus inversiones.3
El estudio académico de las finanzas se divide principalmente en dos ramas,4 que reflejan las posiciones respectivas de aquel que necesita fondos o dinero para realizar una inversión , llamada finanzas corporativas, y de aquél que quiere invertir su dinero dándoselo a alguien que lo quiera usar para invertir, llamada valuación de activos. El área de finanzas corporativas estudia cómo le conviene más a un inversionista conseguir dinero, por ejemplo, si vendiendo acciones, pidiendo prestado a un banco o vendiendo deuda en el mercado. El área de valuación de activos estudia cómo le conviene más a un inversionista invertir su dinero, por ejemplo, si comprando acciones, prestando/comprando deuda, o acumulado dinero en efectivo.
Estas dos ramas de las finanzas se dividen en otras más. Algunas de las áreas más populares dentro del estudio de las finanzas son: Intermediación Financiera, Finanzas Conductistas, Microestructura de los Mercados Financieros, Desarrollo Financiero, Finanzas Internacionales, y Finanzas de Consumidor.5 Una disciplina recientemente creada son las neurofinanzas, rama de la neuroeconomía, encargada del estudio de los sesgos cerebrales relacionados con el manejo de la economía.

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Conceptos clave

• Riesgo y beneficio: Los inversores actúan en los diferentes mercados intentando obtener el mayor rendimiento para su dinero a la vez que pretenden minimizar el riesgo de su inversión. El mercado de capitales ofrece en cada momento una frontera eficiente, que relaciona una determinada rentabilidad con un determinado nivel de riesgo o volatilidad. El inversor obtiene una mayor rentabilidad esperada a cambio de soportar una mayor incertidumbre. El precio de la incertidumbre es la diferencia entre la rentabilidad de la inversión y el tipo de interés de aquellos valores que se consideran seguros. A esta diferencia la conocemos como prima de riesgo.
• El valor del dinero en el tiempo: Ante la misma cantidad de dinero, un inversor prefiere disponer de ella en el presente que en el futuro. Por ello, el transvase intertemporal de dinero cuenta con un factor de descuento (si intercambiamos renta futura por capital presente, por ejemplo, en un préstamo hipotecario), o con una rentabilidad (si ìntercambiamos renta presente por renta futura, por ejemplo, en un plan de pensiones).
• Tasa de interés: Se define como el precio que se paga por los fondos solicitados en préstamo, en un periodo de tiempo. Por lo general es expresado en porcentaje y representa una tasa de intercambio entre el precio del dinero al día de hoy en términos del dinero futuro.

Crédito: http://es.wikipedia.org/wiki/Finanzas

Excel contable: Asientos Amarre en Excel o asientos Tipo


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¿Qué son Asientos Tipo?
Concepto.- Los asientos Tipo son aquellos Asientos Contables comúnmente usados por la empresa en sus operaciones diarias y cotidianas veamos un ejemplo:
CÓDIGO DENOMINACIÓN DEBE HABER
601111 MERCADERÍAS MANUFACTURADAS 10.000,00 –
401111 IGV – CUENTA PROPIA 1.800,00 –
421211 EMITIDAS – 11.800,00
201111 COSTO DE MERCADERIA MANUFACTURADA 10.000,00 –
611111 MERCADERÍAS MANUFACTURADAS – 10.000,00
El ejemplo es muy Claro y que pasa si esto se Repite siempre en la Empresa es la razón que ya existen algunos procedimientos ya almacenados que nos permiten minimizar procesos repetidos y esto se simplifica con las macros (Grabadora).
En la Imagen de abajo se visualiza la aplicación de Macros elaborado en el Formulario, esta ventana permite al usuario simplificarle el registro repetitivo de asientos contables para cada Operación de tal manera que solo debe presionar un botón y tendrá sus asientos en el Libro Diario.

Si el asiento Tipo fue correctamente realizado se mostrara lo siguiente:

La siguiente Tabla en Excel es el contenedor de los asientos Tipo.

Imagen Excel
De esta manera empezamos el Taller de Excel contable con algunos conceptos y algunos pantallazos del Software en Excel .
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http://excelservicios.com/index.php/14-contabilidad-financiera/93-asientos-contables-automaticos-en-excel

LA CUENTA
La cuenta:
Elemento principal de una acto contable que contiene aspectos cualitativos (Denominación, objetivo) y cuantitativos (Expresión numérica de un importe).
Cuenta

La Partida Doble
El sentido común nos dice que: Cuando una persona Recibe, Existe otra que Entrega. Cuando alguien Vende, Alguien esta Comprando.
La partida doble es el sistema de trabajo propio de la contabilidad, mediante el cual se establece la relación de Causa, Efecto e Igualdad. Basado en la representatividad de las cuentas, toda operación conlleva un deudor versus un acreedor y viceversa.
La partida doble establecer la igualdad, equidad o equilibrio que ha de cumplirse siempre.
Cuenta
Efecto Causa

El Debe y El Haber
En todo acto contable se establece el uso del Debe (Monto a Cargo, en custodia de la cuenta en situación de Débito), y el Haber (Monto de Abono o fuente de Crédito)

Por definición los registros de actos contables figuraran con signo Deudor en función de la entidad, y con signo Acreedor frente a la entidad.
En términos matemáticos se expresan como:
Debe = Haber
En contabilidad la misma relación se representa de la siguiente manera:
Cuenta
Debe Haber
Debitos Créditos
Deudor Acreedor

Esto llamamos en contabilidad Ecuación fundamental
Recursos en Aplicación = Origen de Recursos
Donde:
Recursos en Aplicación: Es la disposición de Bienes en uso, los que pueden ser: Dinero en Efectivo, Mercaderías, Bienes de Explotación. Y vienen a conformar los recursos Activos para el desarrollo de las actividades de la Entidad.
Origen de Recursos: Obligaciones de la Entidad, que esta compuesto por Montos de Créditos de Terceros y a los Propietarios (a la Iniciativa Materia Gris). Fuente de Recursos Pasivos en el desarrollo de sus actividades.
La cuenta en función de la Ecuación Fundamental, esta definida de la siguiente manera:
Cuenta
Recursos en Aplicación Origen de los Recursos
Activos Pasivos

El Patrimonio:
Propiedad del ente, mediante la cual manifiesta su presencia y derecho, expresado en forma cuantitativamente.
En sentido -económico ( Generación de renta), – financiero (Fuente de recursos) y – Jurídico (Garantía frente a terceros)
Sabiendo que la primera fuente de financiamiento viene a ser una deuda de la empresa contraída con los propietarios, obtenemos:

Activos = Patrimonio
En términos de Cuenta:
Cuenta
Activos Patrimonio

Si a esto adicionamos otras fuentes de financiamiento como créditos hipotecarios por ejemplo, veremos que la ecuación se presenta como:

Activos = Pasivo + Patrimonio
Cuenta
Recursos en Aplicación Origen de los recursos
Activos Pasivos
Patrimonio

Dinámica de las cuentas
La dinámica de las cuentas deviene de la ecuación fundamental, donde la cuenta sé Carga en el Debe y se Abonan en el Haber.
Desde el punto de vista matemático tenemos que: Cambios en los Activos con signo Positivo y Cambios en los Pasivos con signo Negativo.
Para los Juristas, se entiende en el Debe al Aumento de Derechos y en el Haber Aumento de Obligaciones.
Bajo la teoría del Valor se define Nuevos Valores activos frente a Nuevos Compromisos.
Según criterios financieros, Aplicaciones de Inversión contra Fuentes de Financiamiento.
De acuerdo a estos diferentes conceptos, la ecuación fundamental despejando el Patrimonio tendría este aspecto:
Activos – Pasivos = Patrimonio
Derechos – Obligaciones = Patrimonio
Valor en Bienes – Valor de Compromisos = Patrimonio
Proyecto de Inversión – Financiamiento = Utilidad
Concepto Debe Haber
Matemático Cambios en Activos ( + ) Cambios en Pasivos ( – )
Jurídico Aumento de Derechos
Disminución de Obligaciones Disminución de Derechos
Aumento de Obligaciones
Valor Nuevos Valores Activos
Cancelación de Valores Pasivos
Cancelación de Compromisos Cancelación de Valores Activos
Nuevos de Valores Pasivos
Nuevos Compromisos
Recursos Aplicación en Inversión Fuente de Financiamiento

Crédito: http://www.aulafacil.com/cursosenviados/logica-contable/curso/Lecc-2.htm

MS Office en la Contabilidad – LÓGICA CONTABLE


ver: http://empiezoinformatica.blogspot.com.ar/2013/11/ms-office-en-la-contabilidad-logica.html

MICROSOFT WORD

Microsoft Word, es un procesador de textos que te permite hacer muchas mas cosas que en un procesador de textos normal.

Microsoft Word es una herramienta a través de la cual el usuario podrá realizar desde sencillas cartas hasta complejos montajes de diseño, que conjuguen el uso de texto, imágenes, tablas, columnas, etc. Siempre teniendo la posibilidad de ver en el momento la presentación de su trabajo.

En el podemos hacer texto decorado con la herramienta Word Art, podemos hacer tablas simples, complicadas o hasta que la computadora haga cálculos difíciles para uno, y algunas cosas que los procesadores de texto pueden hacer también como son cartas o tareas con texto simple.

MICROSOFT EXCEL

Excel esta diseñado principalmente para llevar registros y calcular precios y costos de costos, esto te servirá para tu empresa.

Microsoft Excel es la herramienta por excelencia en planillas de cálculo elegida en el mercado, con ella se podrá realizar desde la sencilla contabilidad hogareña hasta complejos cálculos y seguimientos financieros y estadísticos, clasificando la información con gráficos.
Las principales características de Excel son:

· Es una hoja de cálculo

· Puede hacer cálculos muy largos

· Tiene limitaciones increíblemente pequeñas

· Una tabla no es un reto par Excel

· Plantillas y ejemplos muy explícitos

· Relleno y formato de celda.

Para realizar funciones primero se debe iniciar con ell signo de igual (=), tienes que decirle que es lo que quiere que haga (insertar función)
Suma: Suma todas las celdas seleccionadas
Promedio: Da el promedio de todas las celdas seleccionadas
Max: Te da el numero mas grande de las celdas seleccionadas
Min: Te da el numero mas pequeño de las celdas seleccionadas

En la contabilidad de la empresa: puedes realizar los asientos, mayores, balances, de una manera sencilla. Administración de caja, bancos, tarjetas. Cierres de caja y conciliaciones bancarias, movimiento entre cuentas. Impresión de cheques y generación de asientos.

Carga de facturas de compra Manejo de cuentas.

Carga de plan de cuentas. Carga manual o automática de asientos. Emisión de libro diario, mayor y balances. Apropiación a centros de costos, obras o unidades de negocios.

Fórmulas para la liquidación de sueldos, categorías, obras sociales, Liquidación en forma individual o global Emisión de recibos y libro. Generación de asientos para el pasaje a contabilidad

Excel es un programa que sirve para hacer hojas de cálculo y de eso se puede sacar mucho provecho, porque no solo es para hacer hojas, sino para calcular, convertir, expresas, graficar y muchas cosas más.

MICROSOFT POWER POINT

Es fácil dar su punto de vista desde cualquier parte. Las organizaciones esperan cada vez más que su software se integre al Web y que sus empleados usen tecnología basada en Internet para comunicarse y colaborar rápidamente.

Es un programa diseñado para hacer presentaciones con texto esquematizado, fácil de entender, animaciones de texto e imágenes prediseñadas o importadas desde imágenes de la computadora. Se le pueden aplicar distintos diseños de fuente, plantilla y animación. Este tipo de presentaciones suele ser muy llamativo

Con PowerPoint y los dispositivos de impresión adecuados se pueden realizar muchos tipos de resultados relacionados con las presentaciones: transparencias, documentos impresos para los asistentes a la presentación, notas y esquemas para el presentador, o diapositivas estándar de 35mm

Es posible importar gráficos con información proveniente de Excel, lo que es común en el ámbito ejecutivo. Los usuarios más avanzados de este programa utilizan «macros» que son secuencias automatizadas de acciones; en palabras sencillas, si todas las semanas debo hacer una presentación de graficos provenientes de una plantilla de Excel, que mantiene en el tiempo su formato, entonces es posible automatizar esta tarea.

El uso de data show o proyectores en conjunto con este software, hace de este sistema la manera óptima para comunicar ideas y proyectos a un directorio, a una clase de colegio o universitaria, o a una potencial audiencia compradora de productos y/o servicios.

Crédito: http://magdaconta.blogspot.com.ar/2012/08/world-excel-y-power-point-en-la.html

LA LÓGICA CONTABLE

La lógica contable se desarrolla basado principalmente en la ecuación fundamental, ya que esta presenta la situación financiera en un momento dado, así como las posibilidades de inversión de sus recursos, los que son controlados mediante la cuenta con la aplicación de la partida doble.

El asiento contable es consecuencia de la partida doble, la que se emplea para representar las transacciones o actos contables en cada una de las cuentas.

Cuenta

Recursos en Aplicación

Origen de los Recursos

Activo

Pasivo

Patrimonio

Observamos que disponemos de Cuentas de Activo, lado izquierdo.

Cuentas de Pasivo y Patrimonio, lado derecho.

Entonces podemos deducir que todo aumento del Activo, tiene que ser registrado en el lado izquierdo de la cuenta y toda disminución del Activo se registrará en el lado derecho.

Por tanto los aumentos de Pasivo y Patrimonio serán registrados en el lado derecho de la cuenta, y las disminuciones de estos se anotaran a la izquierda.

Veamos con un ejemplo, la Sra. Maria decide comerciar en la compra/venta de Pan y dispone para el Negocio la suma de S/. 100.00

Negocio

Debe

Haber

Efectivo 100.00

Patrimonio 100.00

Comentario: El dinero aportado por la Sra. Maria viene a ser el Patrimonio del Negocio, el Negocio esta en compromiso con la Sra. Maria Casas. Y este dinero en Efectivo, es un Recurso a disposición del Negocio.

Ahora, la Sra. Maria compra en la panadería S/. 90.00 de panes, a doce panes por un Sol,.

Negocio

Debe

Haber

Efectivo 100.00

Patrimonio 100.00

Mercadería 90.00

Efectivo 90.00

Comentario: El registro de esta operación origina la disminución del Efectivo, el que se registra a la derecha por ser la Fuente de Financiamiento de la adquisición de Mercaderías, que viene a ser la Aplicación de los Recursos. El equilibrio en esta operación es evidente.

Al final de la jornada la Sra. Maria, logra vender todos los Panes a diez panes por un sol. (Tenga en cuenta que se dispone de 1080 Panes, valor de S/. 108.00, después de todo este es el espíritu de cualquier negocio),

Negocio

Debe

Haber

Efectivo 100.00

Patrimonio 100.00

Mercadería 90.00

Efectivo 90.00

Efectivo 108.00

Mercadería 90.00

Utilidad 18.00

Comentario: Vemos como las Mercaderías y la Utilidad del negocio Financian (lado Derecho) el Recurso Efectivo (lado Izquierdo), y el equilibrio de la operación es obvio. Téngase en cuenta que la Utilidad es una obligación (lado Derecho) del Negocio frente al Propietario.

Para tener el resumen de este Negocio, ordenemos ahora por Rubros nuestro registro y sumarlos así obtendremos el siguiente cuadro:

Negocio

Debe

Haber

Efectivo 100.00

Efectivo 90.00

Efectivo 108.00

Suma 208.00

Suma 90.00

Mercadería 90.00

Mercadería 90.00

Suma 90.00

Suma 90.00

Patrimonio 100.00

Utilidad 18.00

Comentario: Agrupamos los registros por tipo de rubro, teniendo un grupo de Efectivo, otro de Mercaderías, otro de Patrimonio y Utilidad. Para simplificar las operaciones de la lógica contable, solo operamos en los Rubros que disponen de información en ambos lados

Anotemos ahora solo las sumas por Rubros

Negocio

Debe

Haber

Efectivo 208.00

Efectivo 90.00

Mercadería 90.00

Mercadería 90.00

Patrimonio 100.00

Utilidad 18.00

Comentario: Al anotar solo las sumas, desaparecemos los Detalles de los Rubros, como se puede observar en el caso del Efectivo.

Obtengamos los Saldos (diferencias entre la Cifra Mayor menos la Cifra Menor, registrando el resultado en el lado de la cifra mayor)

Negocio

Debe

Haber

Efectivo 118.00

Mercadería 0.00

Patrimonio 100.00

Utilidad 18.00

Comentario: Tenemos el Saldo de Efectivo ( 208 – 90 = 118 ), quedando registrado en el lado Izquierdo ya que es la ubicación de la cifra mayor ( 208). Tenemos el caso especial de Mercaderías con Saldo Cero, ya que sabemos que toda la Mercadería comprada se vendió; consideramos al lado Izquierdo por ser un Recurso.

Dispongamos los Rubros de manera compacta y tendremos el Balance ( Igualdad del lado Izquierdo de una Cuenta con su lado derecho) de nuestro Negocio

Negocio

Debe

Haber

Efectivo 118.00

Patrimonio 100.00

Mercadería 0.00

Utilidad 18.00

Comentario: El Balance resultante de nuestro Negocio, no es otra cosa que la presentación de Recurso Disponibles para responder ante nuestras Obligaciones frente a los Propietarios del Negocio y a terceros.

Crédito: http://www.aulafacil.com/cursosenviados/logica-contable/curso/Lecc-3.htm

Las ventajas de Business Intelligence


La inteligencia de negocios por lo general se refiere a los programas informáticos y otras herramientas que recogen todo tipo de datos complejos de negocios para una empresa y se condensan en los informes. Los datos recogidos pueden centrarse en un departamento específico, o de dar una visión global de la situación de la empresa. Las grandes empresas con grandes cantidades de datos a procesar tienen más probabilidades de beneficiarse significativamente de la inteligencia de negocio, aunque las preocupaciones más pequeños lo utilizan, también. La inteligencia de negocios puede ayudar a una empresa a identificar a sus clientes más rentables, los puntos conflictivos dentro de su organización, o su retorno de la inversión para ciertos productos. Aunque un sistema de inteligencia de negocio de toda la compañía es complejo, costoso y requiere mucho tiempo para establecer, cuando se implementa y se utiliza correctamente, sus beneficios pueden ser significativos.

Decisiones basadas en hechos

Una vez que toda la compañía del sistema de inteligencia de negocios está en su lugar, la gestión es capaz de ver los datos detallados y actuales en todos los aspectos del negocio – los datos financieros, datos de producción, datos de clientes. Se pueden leer los informes que sintetizan la información de una manera pre-determinados, tales como el retorno actual sobre los informes de inversión para productos individuales o líneas de productos. Esta información ayuda a la gerencia a tomar decisiones basadas en hechos, como los productos que se concentren en y cuáles interrumpen.

Mejora de Ventas y Negociaciones

Un sistema de inteligencia de negocios puede ser un activo valioso para la fuerza de ventas de una empresa, ya que proporciona acceso a los informes de hasta-al minuto-que identifican las tendencias de ventas de productos, mejoras o adiciones, las preferencias actuales de los clientes y mercados inexplorados. Datos detallados y actuales es también un respaldo valioso para las negociaciones con los proveedores o de otros proveedores.

Lectura relacionada: Las ventajas de la expansión de los negocios

Elimina los residuos

Un sistema de inteligencia de negocios puede señalar las áreas de residuos o pérdidas que puedan haber pasado desapercibidas en una organización grande. Desde un sistema de inteligencia de negocios de toda la compañía funciona como una sola, todo unificado, que puede analizar las transacciones entre filiales y departamentos para identificar las áreas de superposición o ineficiencia. Según el sitio web CIO, en el año 2000 «, con la ayuda de [inteligencia empresarial] herramientas, Toyota se dio cuenta de que había sido doble pago de sus cargadores por una suma de 812.000 dólares.»

Identifica Oportunidades

La inteligencia de negocios puede ayudar a una empresa evaluar sus propias capacidades; comparar sus fortalezas y debilidades frente a sus competidores relativos; identificar las tendencias y condiciones del mercado y responder rápidamente a los cambios – todo para obtener una ventaja competitiva, de acuerdo con el Diario de la información teórica y aplicada Tecnología. Ayuda a los tomadores de decisiones actúen con rapidez y correctamente en respuesta a las oportunidades, ayuda a la compañía a identificar a sus clientes más rentables, así como a los clientes potencialmente rentables, y evaluar los motivos de insatisfacción de los clientes antes de que empiece a costar ventas.

Crédito: por Mary Strain, Demand Media
http://smallbusiness.chron.com/advantages-business-intelligence-24548.html

Ejemplo Macro vba en Excel – Informe automático.


La automatización de tareas mediante macros vba en Excel nos otorgan numerosas ventajas como lo son la erradicación de errores de cálculos humanos, ahorro de tiempo de trabajo, resolución de cálculos complejos, eficacia, eficiencia….
Para observar las numerosas ventajas que proporcionan las macros, pongamos un ejemplo sencillo de una tarea repetitiva, imaginemos que todos los lunes al llegar al trabajo, debemos de realizar un informe acerca de los precios y códigos (referencias) actuales de los productos de la empresa, para ello disponemos de un report con el siguiente formato:

Automatización de Informes con Macros Excel.

En la primera fila tenemos el nombre del producto, en la fila inferior la referencia del producto, la fila posterior el precio y finalmente la siguiente fila esta en blanco, así sucesivamente hasta 500 productos:

Formato inicial

El informe a presentar se ha de agrupar todos los productos en una única columna, representado en las columnas contiguas la referencia y precio de cada producto:

Formato final

Analizando el proceso, si se realizara manualmente dicho trabajo deberíamos de hacer los siguientes pasos para cada producto:
1. Seleccionar la referencia del producto
2. «Cortar» la referencia
3. Pegarla en la celda contigua a la del nombre del producto
4. Seleccionar el precio del producto
5. «Cortar» el precio
6. Pegarlo en la celda contigua a la referencia del producto
7. Seleccionar las filas que estén en blanco
8. Borrar las filas

Ref: http://www.webandmacros.com/ejemplo_macro_excel.htm

Una Macro simple con VBA


Creación de un módulo
Una vez dentro del Editor debes hacer clic derecho sobre el título del proyecto y dentro del menú seleccionar la opción Insertar y posteriormente Módulo.

creando-tu-primera-macro-1

Se creará la sección Módulos y dentro de la misma se mostrará el módulo recién creado. Puedes saber que el módulo está abierto porque su nombre se muestra en el título entre corchetes.

creando-tu-primera-macro-2

Si el módulo no está abierto solamente deberás hacer doble clic sobre él. Posiciónate en el área de código e introduce las siguientes instrucciones

creando-tu-primera-macro-3

Antes de avanzar explicaré con detalle las instrucciones mostradas.
Subrutinas en VBA
El primer concepto que explicare es la instrucción Sub que es la abreviación de la palabra subrutina. Una subrutina no es más que un conjunto de instrucciones que se ejecutarán una por una hasta llegar al final de la subrutina que está especificado por la instrucción End Sub.
Las subrutinas nos ayudan a agrupar varias instrucciones de manera que podamos organizar adecuadamente nuestro código. Una subrutina siempre tiene un nombre el cual debe ser especificado justo después de la instrucción Sub y seguido por paréntesis.
La función MsgBox en VBA
La subrutina que acabamos de crear para este ejemplo solamente tiene una instrucción dentro la cual hace uso de la función MsgBox. Esta función nos ayuda a mostrar una ventana de mensaje de manera que podamos estar comunicados con el usuario sobre cualquier error o advertencia que necesitamos darle a conocer. Para este ejemplo he utilizado la forma más sencilla de la función MsgBox la cual solamente tiene un solo argumento que es precisamente el mensaje que necesitamos mostrar en pantalla al usuario.
Ejecutar macro
Para probar nuestro código bastará con pulsar el botón Ejecutar que se encuentra dentro de la barra de herramientas.

creando-tu-primera-macro-4

En cuanto se pulsa el botón se ejecutará el código recién ingresado y obtendremos el resultado en pantalla.

creando-tu-primera-macro-5

Listo, has creado tu primera macro la cual muestra una ventana de mensajes y despliega el texto especificado en la función MsgBox. Para guardar la macro recuerda que debes guardar el archivo como Libro de Excel habilitado para macros, de lo contrario perderás el código del módulo creado.

Fuente: Excel Total http://exceltotal.com/tu-primera-macro-con-vba/

Conectividad con Microsoft Access y Microsoft Excel


Ahora Microsoft Access aparece como una de las tecnologías disponibles de manera predeterminada:

Bingo Intelligence es una plataforma de Business Intelligence que destaca por su facilidad de uso y la potencia de las aplicaciones analíticas generadas.
(http://www.businessintelligence.es/ayuda/articulo.html?id=30)

tecnologias-disponibles-ace

Además, en la ventana para definir la conexión se ha añadido un botón para seleccionar el fichero de la base de datos:

access-excel-servidor

De esta manera, es posible crear rápidamente un catalogo y una aplicación de Business Intelligence conectándonos a una base de datos Access. Por supuesto, se pueden utilizar todas las funcionalidades que ofrece Bingo para la creación de catálogos y aplicaciones.
Técnicamente, también han cambiado algunas cosas: Hasta ahora, de manera predeterminada, se utilizaba el motor de Microsoft Jet (Microsoft.Jet.OLEDB.4.0), que ya no está soportado por Microsoft, y no dispone de driver para plataformas de 64 bits.
A partir de ahora, utilizaremos los drivers de Microsoft Access Database Engine 2010 (Microsoft.ACE.OLEDB.12.0), por lo que si deseas conectarte a bases de datos Access, o ficheros Excel, deberás instalarte este componente: Microsoft Access Database Engine 2010.
Desafortunadamente, no es posible instalar el driver de 64 bits en una máquina que tiene el Office de 32 bits (que sigue siendo lo más habitual). Por lo tanto, deberás instalar la versión de 32 bits (plataforma x86).
También conviene señalar que Microsoft desaconseja utilizar esta tecnología en el lado del servidor. Es decir: Sólo deberíamos conectarnos a ficheros Excel o Access desde soluciones locales de Bingo Intelligence. Para escenarios donde se requiera concurrencia de usuarios se recomienda migrar la base de datos a SQL Server Express, por ejemplo.
Todas estas funcionalidades ya están disponibles en la versión de evaluación.
Fuente: http://www.businessintelligence.es/blog/conecitivdad-microsoft-access-excel.html

Microsoft Access: Inteligencia de negocios en una cinta de zapatos


Aprenda cómo entregar contenido dinámico mediante la construcción de un Business Intelligence Aplicación significativa, utilizando sólo lo que está disponible en el escritorio del cliente, cuando un almacén BI Application Data, SQL Server y SSIS / SSRS no son una opción.
Introducción
Hace poco estaba entre los principales contratos y se puso en contacto por una agencia que he trabajado para antes. Tenían un departamento dentro de un banco minorista importante que estaba teniendo dificultades con una base de datos de Microsoft Access, que había sido creado para permitir que el departamento para hacer un seguimiento de los resultados de satisfacción del cliente en la empresa. Como ya he comenzado la vida como un desarrollador de Acceso y tenía un par de meses de sobra antes de mi próximo gran proyecto debía comenzar. Estuve de acuerdo para estudiar sus problemas.
La base de datos, aunque bien escrito por un recurso interno. era bastante rudimentaria en su funcionalidad y sólo se utiliza para almacenar las importaciones manuales de archivos de Excel y CSV una vez al mes en varias tablas de datos. Después de la importación, el usuario tendría que seguir una serie de instrucciones para modificar las consultas almacenadas en la base de datos para obtener resultados significativos, que luego podrían ser exportados a Excel para volver al equipo a formato a las gráficas. Una vez exportados los datos se utilizó para crear manualmente gráficos y tablas que se pueden agregar a un panel de control, que se utiliza para presentar los datos de esta empresa. Los problemas, según lo descrito por el jefe del departamento, fueron el hecho de que la base de datos era lento y requiere dos o tres días de intenso trabajo por un recurso de carácter no técnico para introducir los datos y luego crear los informes, que se había producido datos contradictorios debido al factor de «error humano» al modificar las consultas en el segundo paso.
Después de ver la base de datos, estuve de acuerdo en celebrar una reunión con las principales partes interesadas para discutir sus necesidades reales y ofrecer orientación sobre lo que realmente lo requieran. Después de la reunión, era obvio que el departamento requiere lo siguiente:
• La capacidad de almacenar más que el límite de 2 GB de MS Access para permitir que las tendencias que se prevén a partir de datos almacenados
• Automatizado de subida de archivos entregados
• La producción automatizada de los informes requeridos, incluyendo cuadros de mando y KPI de
• La entrega automática de los tableros resultantes para la empresa
En la reunión, hablé de mis recomendaciones y sugirió que este proyecto sería un escenario ideal para un almacén de datos de aplicaciones de BI utilizando SQL Server y SSIS / SSRS para entregar el contenido dinámico para el departamento y las partes interesadas mediante un servidor Sharepoint. El jefe del departamento de mis recomendaciones discutió con él y le preguntó acerca de la viabilidad de un proyecto para ofrecer lo anterior, lo que sin embargo no tuvo éxito ya que la empresa estaba pasando por una fusión y que ya estaba plenamente comprometido con la actualización de los sistemas de administración de base dentro de la empresa . En este punto, el jefe del departamento discutió conmigo si yo pensaba que había alguna manera de que pudiera ayudarle. Tras las conversaciones con un compañero, a quien había conocido en un papel anterior cuando trabajaba en el área de IT, se estableció que podía tener acceso a una instancia de servidor de MS SQL, lo que me llevó a creer que podía ayudar. Tras una nueva negociación, me embarqué en la entrega de una suite de BI utilizando sólo las aplicaciones disponibles en el escritorio estándar junto con el acceso a una instancia de SQL Server.
Discusión
El objetivo principal de este proyecto es establecer la aplicación de un rudimentario Microsoft Access Database a una aplicación de pleno derecho con lo que sea aplicaciones y herramientas que estaban disponibles en el área de negocios. Investigación del escritorio estableció que MS Office 2003 Professional se instala en el escritorio de cada usuario, junto con Adobe Distiller 6.0. Esto, junto con la disponibilidad de una instancia de SQL Server 2005, condujo a la decisión de convertir la base de datos de MS Access existente a un proyecto de Microsoft Access conectado a un servidor SQL Server, que luego utilizan VBA y COM para automatizar todos los procesos manuales incluyendo la creación y la entrega del Dashboard. Utilizando un proyecto de MS Access limpio, me conecta a una instancia de SQL Server 2005 en el cuadro de desarrollo de las empresas y procedió a convertir las rutinas de importación de la antigua base de datos en cargas de datos y comprobación de errores rutinas, utilizando VBA y procedimientos almacenados de SQL Server para comprobar los datos sobre la carga. Debido a la exigencia de no creación de la tabla impuesta a la empresa de SQL Server, que era necesario construir tablas de carga permanente para cargar los datos en el ADP.
Para permitir que los datos agrupados y se suman para ser utilizados con la salida de la ADP, adapté una rutina de pivote dinámico que he utilizado antes en SQL Server 2005 – He incluido un ejemplo más abajo – esto proporciona una funcionalidad muy similar a la consulta de la lengüeta dentro de la Cruz MS Access.
– =============================================
– Autor: Peter Evans
– Autor: Peter Evans
12 de enero 2008,: – Fecha de Creación
– Descripción: Este procedimiento proporciona una lista de todas las
– Ciento para apuntar las puntuaciones por la división y mes
– Para la creación de paneles. Se llama desde el extremo delantero que es un acceso
– 2002 el frontal. El procedimiento se llama mediante llamadas VBA.
– Parámetros pasados son una coma septiembre listado no de meses para
– El primer año y segundo año y los dos años las fechas como enteros a lo largo de
– Con identificador de canal y concpet identificador
– Los datos se devuelve desde el DBoardConceptScore Vista que tiene un
– MonthId campo derivado, que proporciona una capacidad de ordenación de la
– Tabla dinámica creada y también un identificador del mes en formato varchar
– =============================================

ALTER PROCEDURE [dbo]. [T100output_DBoardConceptPercData]
– Añadir los parámetros para el procedimiento almacenado aquí
@ IntChanId smallint, @ strRMth1 nvarchar (2000), @ intYear1 smallint,
@ StrRMth2 nvarchar (2000), @ intYear2 smallint, @ intConcept smallint

COMO
EMPEZAR

DECLARE @ colsY2 NVARCHAR (MAX)
SELECT @ colsY2 COSAS = ((SELECT DISTINCT TOP 100 POR CIENTO
‘], [‘ + Cast (t2.MonthId como Varchar (9))
DE CalendarView COMO t2 INNER JOIN
dbo.iter_intlist_to_tbl (@ strRMth1) AS i EN t2.Month = i.number DONDE Año = @ intYear1
ORDER BY ‘], [‘ + Cast (t2.MonthId como varchar (9))
FOR XML PATH (»)
), 1, 2,») + ‘],’

SELECT @ colsY2 = @ colsY2 + COSAS ((SELECT DISTINCT TOP 100 POR CIENTO
‘], [‘ + Cast (t2.MonthId como Varchar (9))
DE CalendarView COMO t2 INNER JOIN
dbo.iter_intlist_to_tbl (@ strRMth2) AS i EN t2.Month = i.number DONDE Año = @ intYear2
ORDER BY ‘], [‘ + Cast (t2.MonthId como varchar (9))
FOR XML PATH (»)
), 1, 2,») + ‘]’

DECLARE @ cols2 NVARCHAR (MAX)
SELECT @ cols2 COSAS = ((SELECT DISTINCT TOP 100 POR CIENTO
‘], Pvt. [‘ + Cast (t2.Monthid como Varchar (9))
DE CalendarView COMO t2 INNER JOIN
dbo.iter_intlist_to_tbl (@ strRMth1) AS i EN t2.Month = i.number
DONDE Año = @ intYear1
ORDER BY ‘], pvt. [‘ + Cast (t2.MonthId como Varchar (9))
FOR XML PATH (»)
), 1, 2,») + ‘],’

SELECT @ cols2 = @ cols2 + COSAS ((SELECT DISTINCT TOP 100 POR CIENTO
‘], Pvt. [‘ + Cast (t2.Monthid como Varchar (9))
DE CalendarView COMO t2 INNER JOIN
dbo.iter_intlist_to_tbl (@ strRMth2) AS i EN t2.Month = i.number
DONDE Año = @ intYear2
ORDER BY ‘], pvt. [‘ + Cast (t2.MonthId como Varchar (9))
FOR XML PATH (»)
), 1, 2,») + ‘]’

DECLARE @ query NVARCHAR (MAX)
SET @ query = N ‘
SELECCIONAR pvt.Title, ‘+ @ cols2 +’
FROM (SELECT t2.Title, t2.MonthId, t2.Concept, t2.PercScore
DE DBoardConceptScores como T2
DONDE t2.Concept = ‘+ cast (@ intConcept como varchar (2)) +’
Y t2.ChanFk = ‘+ cast (@ intChanId como varchar (1)) +’) p
PIVOTE (Suma ([percscore]) Para [Monthid] IN (‘+ @ colsY2 +’)) AS PVT
ORDER BY pvt.Title ‘

EXEC (@ query)

FIN

Una vez que los datos se habían importado y guardado correctamente, fue luego a la cuestión de la entrega de los informes. Permitir a los usuarios seleccionar mediante un formulario de la ADP y luego usando un módulo dentro de VBA para llamar a un procedimiento almacenado para crear los datos necesarios para los informes extraídos del lado «error humano» de la ecuación. Una vez seleccionados, los informes se ejecutan en segundo plano, la creación de una versión en Excel de cada informe seleccionado, utilizando vba com llama para abrir excel en la máquina del cliente, llame a una plantilla existente y rellenar los datos con registros ADO basado en procedimientos almacenados. Estos informes incluyen datos medios mensuales y los resultados contra los objetivos, los datos resumidos sobre la base de los datos almacenados y creados dinámicamente anuales y trimestrales y el salpicadero mensual, lo que dio una visión general de los resultados de las empresas en contra no sólo los objetivos, sino también su competencia, pero utilizan produce automáticamente cartas en vez de figuras.

BI3

BI1

Después de los informes de Excel han sido verificados por el equipo que se requiere la capacidad de crear versiones PDF de los documentos que se han enviado por correo electrónico automáticamente a sucursales, divisiones y regiones. Esto se logró usando pdf, los que se habían instalado en las máquinas del usuario como estándar. El envío por correo electrónico de los informes se logró mediante el aprovechamiento del componente COM de MS Access para hablar con un servidor SMTP para crear el elemento de correo y adjuntar los informes requeridos y después de envío. El servidor SMTP se utiliza para evitar que las recientes actualizaciones de seguridad de MS Outlook, lo que habría requerido un script especial que ha sido escrito para los usuarios de despachar el correo para evitar que los molestos pop de la advertencia de seguridad, que habría aparecido por cada informe (en el nivel más bajo de este sería de más de 700). Para lograr un elemento de ‘enviado’ en el buzón departamentos, se envió una copia a la casilla de correo de grupo de departamentos y una regla de ejecutar en la carpeta de entrada para transferir mails con cierta línea de asunto en la carpeta de enviados del buzón. Junto con los informes y gráficos elaborados, los usuarios también se les dio la posibilidad de generar informes en formato Excel para permitir más trabajo de investigación se complete.
Conclusión
Es posible con un poco de creatividad y mucho trabajo duro para proporcionar una forma de inteligencia de negocios para la comunidad en general y sin la utilización de un almacén de datos o de cualquiera de las herramientas normales asociados ya sea con o almacenamiento MOLAP ROLAP. Usando una combinación de aplicaciones de escritorio estándar y medios de almacenamiento disponibles, un almacén seudo ha creado la que se accede a los procedimientos almacenados de SQL controlados desde el escritorio. Se aprecia que esta aplicación se centra casi exclusivamente en un área de la entrega de inteligencia de negocios, pero se espera que la capacidad de exportación de las rebanadas de las tablas de datos almacenados en MS Excel le permitirá al departamento de entregar informes extendidos basa en el cuadro de mandos y KPI ha creado. Esta aplicación ya ha estado funcionando en la empresa desde hace casi dos años y ha tenido un gran impacto en cómo la empresa trata a sus clientes.
Prestaciones incluidas:
• Automatizado de subida de excel y cvs entrega de datos – incluidos los controles de datos para la coherencia e integridad de los archivos que se cargan.
• Conversión de las consultas y los módulos a 2.005 procedimientos almacenados y funciones MS SQL Server MS Access.
• Población automática de tablas de datos almacenados resumidos.
• Las reglas del juego de MS Excel capacidades COM COM MS Access y crear la producción de tablero automatizado una vez al mes utilizando 15 indicadores individuales.
• Las reglas del juego de MS capacidades de Outlook COM para crear distribución mensual automatizado incluyendo dinámicamente datos actualizables a cada grupo de correos electrónicos de MS Access y COM.

Por Peter Evans http://www.databasejournal.com/features/msaccess/article.php/3871841/Microsoft-Access-Business-Intelligence-on-a-Shoestring.htm

¿Qué es Business Intelligence?


Business Intelligence es la habilidad para transformar los datos en información, y la información en conocimiento, de forma que se pueda optimizar el proceso de toma de decisiones en los negocios.

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Desde un punto de vista más pragmático, y asociándolo directamente con las tecnologías de la información, podemos definir Business Intelligence como el conjunto de metodologías, aplicaciones y tecnologías que permiten reunir, depurar y transformar datos de los sistemas transaccionales e información desestructurada (interna y externa a la compañía) en información estructurada, para su explotación directa (reporting, análisis OLTP / OLAP, alertas…) o para su análisis y conversión en conocimiento, dando así soporte a la toma de decisiones sobre el negocio.
La inteligencia de negocio actúa como un factor estratégico para una empresa u organización, generando una potencial ventaja competitiva, que no es otra que proporcionar información privilegiada para responder a los problemas de negocio: entrada a nuevos mercados, promociones u ofertas de productos, eliminación de islas de información, control financiero, optimización de costes, planificación de la producción, análisis de perfiles de clientes, rentabilidad de un producto concreto, etc…
Los principales productos de Business Intelligence que existen hoy en día son:
Cuadros de Mando Integrales (CMI)
Sistemas de Soporte a la Decisión (DSS)
Sistemas de Información Ejecutiva (EIS)
Por otro lado, los principales componentes de orígenes de datos en el Business Intelligence que existen en la actualidad son:
Datamart
Datawarehouse
Los sistemas y componentes del BI se diferencian de los sistemas operacionales en que están optimizados para preguntar y divulgar sobre datos. Esto significa típicamente que, en un datawarehouse, los datos están desnormalizados para apoyar consultas de alto rendimiento, mientras que en los sistemas operacionales suelen encontrarse normalizados para apoyar operaciones continuas de inserción, modificación y borrado de datos. En este sentido, los procesos ETL (extracción, transformación y carga), que nutren los sistemas BI, tienen que traducir de uno o varios sistemas operacionales normalizados e independientes a un único sistema desnormalizado, cuyos datos estén completamente integrados.

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En definitiva, una solución BI completa permite:
Observar ¿qué está ocurriendo?
Comprender ¿por qué ocurre?
Predecir ¿qué ocurriría?
Colaborar ¿qué debería hacer el equipo?
Decidir ¿qué camino se debe seguir

Fuente: http://www.sinnexus.com/business_intelligence/

Capacidades de business intelligence en Excel y Servicios de Excel (SharePoint Server 2013)


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SharePoint 2013 es un entorno de colaboración que pueden usar organizaciones de todos los tamaños para incrementar la eficacia de los procesos empresariales.

Excel 2013 ofrece determinadas funciones de business intelligence que facilitan más que nunca la exploración y el análisis de datos. Muchas de estas características son compatibles con Servicios de Excel. Lea este artículo para informarse sobre las funciones de Excel 2013 que se admiten en SharePoint Server 2013 y Office Web Apps Server.

Capacidades de inteligencia empresarial de Excel 2013
Con Excel 2013 puede crear informes, cuadros de mandos y paneles. También puede importar datos en Excel, clasificar, organizar y usar los datos para crear informes y cuadros de mandos. Además, puede usar las funciones de análisis de Excel para visualizar y explorar los datos. La tabla siguiente describe las características de business intelligence de Excel.
Tabla: Introducción a las capacidades de inteligencia empresarial de Excel
Área de tarea Capacidad Descripción
Obtener datos Datos nativos Los datos nativos son datos que se han importado en Excel y residen en Excel sin mantener ninguna conexión de datos externo. Esto resulta útil a la hora de trabajar con datos estáticos, trabajar con datos que se actualizan de forma manual y crear libros que se publican en ubicaciones donde no se admiten conexiones de datos externos.
Obtener datos Datos externos Los datos externos son datos que residen en otro PC y a los que se tiene acceso en Excel con una o varias conexiones de datos externos. Excel 2013 puede conectarse a muchos tipos de orígenes de datos.
Trabajar con datos Modelos de datos Un modelo de datos es un conjunto de datos que consta de varias tablas. Puede usar los modelos de datos para reunir datos de diferentes bases de datos y crear relaciones entre tablas de datos. Puede usar modelos de datos como orígenes de informes, cuadros de mandos y paneles. Para más información vea PowerPivot: análisis de datos eficaces y modelo de datos en Excel.

Trabajar con datos Relleno de flash Relleno de flash es una funcionalidad que permite dar formato a los datos de tablas de Excel de forma rápida y simple. Por ejemplo, supongamos que ha importado datos en Excel y tiene una columna que muestra las fechas y las horas y solo desea usar las fechas. En este caso, sería posible insertar una nueva columna, escribir la fecha que corresponda al primer elemento en el formato deseado y, a continuación, usar Relleno de flash para que lleve a cabo esta tarea automáticamente para el resto de las filas de la tabla.
Crear informes Análisis rápido Análisis rápido es una funcionalidad que permite seleccionar un rango de datos y ver recomendaciones de visualización para dicha información. Al usar la funcionalidad de Análisis rápido, podrá ver cuál será el aspecto de su diagrama o tabla antes de seleccionar el tipo de diagrama.
Crear informes Informes Los Informes pueden incluir tablas, gráficos de líneas, gráficos de barras, diagramas de dispersión o gráficos radiales, entre otros. Use Excel para crear informes de gráficos dinámicos o de tablas dinámicas interactivos para mostrar la información con multitud de orígenes de datos.
Crear informes Cuadros de mandos Los cuadros de mandos son un tipo de informe especial diseñado para mostrar con un rápido vistazo si el rendimiento está o no está dentro de los objetivos. Los cuadros de mandos suelen contener uno o varios indicadores clave de rendimiento (KPI) que comparan los valores reales con los valores de objetivo y usan un indicador gráfico como, por ejemplo, los colores o los símbolos, para mostrar el rendimiento.
En Excel, puede usar los KPI definidos en bases de datos externas o usar PowerPivot para crear sus propios KPI.
Crear informes Visualización enriquecida Visualización enriquecida es un complemento de Excel que puede usar para crear vistas interactivas. Visualización enriquecida permite crear rápidamente informes, cuadros de mando y paneles. También puede configurar conexiones entre elementos de una vista en un informe que puede usarse como parámetro de otros informes de la vista. Para más información sobre Visualización enriquecida, vea Power View: explore, visualice y presente sus datos.

Crear o editar informes Lista de campos y Cuadro de campos Cuando cree informes de gráficos dinámicos o de tablas dinámicas, puede usar la sección Campos para especificar la información que desea que se muestre en los informes. La sección Campos contiene las opciones Lista de campos y Cuadro de campos.
• La Lista de campos muestra elementos como, por ejemplo, las dimensiones y miembros del origen de datos que está usando para los informes de tabla dinámica o de gráfico dinámico. También puede usar la lista de campos para determinar si se usan datos nativos o datos externos.
• El Cuadro de campos muestra qué elementos de la Lista de campos aparecen en el informe. Es posible cambiar la información mostrada en el informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico. Para ello, seleccione (o cancele la selección) de los elementos y medidas.
Aplicar filtros Control de escala de tiempo El Control de escala de tiempo es uno de los filtros de tiempo que puede usarse en Excel. Para agregar un control de escala de tiempo a una hoja de cálculo, al menos uno de los informes de la hoja es debe usar datos que contengan una jerarquía de fecha/hora de calendario. Puede usar el control de escala de tiempo para seleccionar un único período de tiempo o un rango de tiempo y actualizar automáticamente los informes conectados a la escala de tiempo con la información de dicho período de tiempo.
Aplicar filtros Segmentación de datos La Segmentación de datos es un tipo de filtro que se puede usar para seleccionar uno o varios elementos para usarlos como filtro de informes y cuadros de mando en una hoja de cálculo. Por ejemplo, suponga que desea ver la información de ventas de artículos según sus colores como, por ejemplo, las camisas de su empresa. Puede crear una segmentación de datos para mostrar los colores de las camisas, conectar dichos datos a un informe de ventas y usar la segmentación de datos para ver información de ventas de los colores seleccionados.
Exploración y análisis de datos Exploración rápida Exploración rápidaes una funcionalidad que permite hacer clic en valores de informes de tabla dinámica o gráfico dinámico que usen datos de SQL Server Analysis Services o de PowerPivot y ver información adicional acerca del valor mostrado como tipo de gráfico. También puede usar Exploración rápida para rastrear agrupando datos (o desagrupándolos) para ver más (o menos) niveles de detalle en un informe de gráfico dinámico o tabla dinámica.
Uso de capacidades de análisis avanzadas Miembros calculados y medidas calculadas Los miembros calculados y medidas calculadas son elementos que pueden definirse mediante consultas de expresiones multidimensionales (MDX) en Excel 2013. De este modo, puede crear miembros calculados y dimensiones calculadas para informes de tablas dinámicas o gráficos dinámicos que usen datos multidimensionales almacenados en Analysis Services.
Importante:

Los miembros calculados y las medidas calculadas no son lo mismo que los campos calculados. Solo puede crear miembros calculados y medidas calculadas una vez haya creado un informe de tabla dinámica o un informe de gráfico dinámico que use datos almacenados en Analysis Services. Para crear miembros calculados o medidas calculadas, debe estar familiarizado con la base de datos que usa y tener experiencia en la escritura de consultas MDX.

Uso de capacidades de análisis avanzadas Campos calculados Los campos calculados permiten cambiar modelos de datos creados con PowerPivot. Al crear campos calculados, se agregan columnas personalizadas al modelo de datos. Luego puede usar dichas columnas en informes que crea con dicho modelo de datos.
Nota:

Para crear campos calculados debe estar familiarizado con la base de datos que usa y tener experiencia en la escritura de expresiones de análisis de datos (DAX). Para más información sobre DAX, vea Introducción a expresiones de análisis de datos (DAX).

Fuente: http://technet.microsoft.com/es-es/library/jj219751.aspx

Excel: balance YTD (Year to Date)


Balance Year-to-Date (Año hasta la fecha) es un período, a partir del comienzo del año en curso, y continuando hasta el día de hoy. El año suele comenzar el 1 de enero ( año calendario ), pero dependiendo del propósito, puede iniciar también el 1 de julio, 1 de Abril (UK impuesto de sociedades y los estados financieros del gobierno), y 6 de abril (UK año fiscal para el impuesto y los beneficios personales). Hasta la fecha se utiliza en muchos contextos, principalmente para registrar los resultados de una actividad en el tiempo entre una fecha (exclusiva, ya que este día no puede ser «completa») y el comienzo de cualquiera el calendario o año fiscal .
En el contexto de las finanzas, la fecha es a menudo proporcionada en los estados financieros que detallan el funcionamiento de una entidad de negocio . Proporcionar resultados del Año de actualidad, así como los resultados Rendimiento acumulado durante uno o más años anteriores a partir de la misma fecha, permite a los propietarios, gerentes, inversionistas y otras partes interesadas para comparar el desempeño actual de la empresa con la de períodos anteriores. Impuesto sobre la renta de los trabajadores pueden estar basada en los ingresos totales en el año fiscal hasta la fecha.
Fecha describe el regreso lo que va del año. Por ejemplo: el año hasta la fecha (YTD) a cambio de la población es de 8%. Esto significa que a partir del 1 de enero del año en curso hasta la fecha, las acciones se ha apreciado un 8%.
Otro ejemplo: el año hasta la fecha (YTD) los ingresos por alquiler de una propiedad (cuya Fin de ejercicio es el 31 de marzo de 2009) es de $ 1.000,00 al 30 de junio de 2008. Esto significa que la propiedad trajo $ 1,000.00 de ingresos por rentas durante el período 1 de abril al 30 de junio de 2008 (= el período acumulado anual de la propiedad).
Al comparar las medidas del Año puede ser engañosa si no la mayor parte del año se ha producido, o la fecha no está clara. Medidas del Año son más sensibles a los cambios tempranos que los cambios finales. Contraste YTD con el concepto de 12 meses de fin (o año-fin ), que son más resistentes a las influencias estacionales.
Ejemplo: para el cálculo de año hasta la fecha de facturación de una empresa, se suman los totales de las facturas de cada mes anterior del año en curso a las facturas totales para el mes en curso hasta la fecha.

Ejemplo: informe de facturación a la fecha de 03 de mayo

Enero facturas —– $ 35.000
Febrero facturas —- 40.000
Facturas de marzo ——- 25.000
Facturas abril ——- 45.000
Facturas mayo 5000 ———
_______

Fecha Facturas 150000

Método alternativo:

1er trimestre Facturas —– $ 100,000
Facturas abril ———– 45000
Las facturas de mayo ————- 5000
_______

Fecha Facturas 150000

impuesto debido al cierre de la semana 33 del año fiscal se calcula en el pago total desde el comienzo de la semana 1 hasta el final de la semana 33, el impuesto a pagar por esa semana será este impuesto menos impuesto total ya pagado.
• Quarter-To-Date (QTD)
• Mes-To-Date (MTD)
• Año-final
• Movimiento total anual (MAT)
Fuente: http://en.wikipedia.org/wiki/Year-to-date

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Esta plantilla de balance cuenta con una columna para el año en curso y una columna para el año anterior. El auto plantilla calcula Total Activo, Pasivo total y capital total.

Este balance tiene un diseño clásico y profesional. Escriba su año de valores de fecha y la plantilla se auto rellenar todos los campos calculados. Sombreado en la hoja de cálculo hace que sea fácil de comparar activos con pasivos y patrimonio para asegurar que todas las cuentas están en equilibrio.

Haga clic en el enlace para descargar la hoja de cálculo. Seleccione la opción «Abrir» para abrir de inmediato la plantilla para la edición, o elegir la opción «Guardar» para guardar la plantilla en una ubicación de su equipo.

Fuente: http://www.practicalspreadsheets.com/Balance-Sheet-Template.html

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Excel : herramienta de gestión y análisis financiero empresarial


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Es una solución de inteligencia empresarial, concebida dentro de un entorno integrado de escritorio llamado cuadro de mando o dashboard y creado para la gestión y análisis económico-financiero de una empresa. Está soportado con tecnología de inteligencia de negocios (BI) y facilita la confección, interpretación y realización del estudio y análisis total de la situación económico-financiera.

Es un sistema de soporte gerencial desarrollado para facilitar el análisis de los estados financieros de su empresa y permitir una eficaz y oportuna toma de decisiones.

Principales características del sistema:

Reportes y gráficos dinámicos de los principales estados financieros: balance general y estado de ganancias y pérdidas. Así como también, de los principales ratios financieros: rentabilidad y gestión (margen bruto, margen operativo, margen antes de impuestos, utilidad neta, EBITDA, ROA y ROE), liquidez y deuda (liquidez corriente, prueba ácida, endeudamiento patrimonial, grado de propiedad y solvencia) y actividad (rotación de inventarios, cuentas por cobrar y cuentas por pagar, periodo de rotación de inventarios y periodo promedio de cobro y pago). En todos los casos, se facilita el análisis comparativo de la información por periodos anuales y/o mensuales.

Es un sistema desarrollado completamente en Excel, muy fácil de usar y no se requiere ejecutar ningún proceso de instalación previo. Como datos de entrada, solo se requiere copiar los datos del balance de sumas y saldos o del balance de comprobación emitido por su sistema contable.

Fuente: http://gratis.portalprogramas.com/Modulo-Financiero.html

Reajustar presupuesto mediante solver en Excel


solver

Un presupuesto elaborado en Excel con la herramienta Solver, puede ser reajustado cuánto sea necesario hasta lograr el punto deseado.
Los paso a seguir son los siguientes:
• Activar solver en Excel 2007 y 2010
• [Botón de office] -> [Opciones de Excel]
• “Complementos”
• “Ir”
• Activar solver
• Aceptar
Nota. En el caso de Excel 2010 hacer clic en la cinta “Archivo” -> “Opciones”.
SOLVER
Es una de las herramientas más potentes de Excel, ya que permite hallar la mejor solución a un problema, modificando valores e incluyendo condiciones o restricciones. En nuestro caso les envío una plantilla para el reajuste de presupuesto de una campaña publicitaria. Siga el proceso que se indica en la plantilla que adjunto y usted podrá disfrutar de lo que puede hacer esta herramienta por nosotros.

Fuente: http://www.gerencie.com/reajustar-presupuesto-mediante-soler-en-excel.html

Pasar datos de un libro a otro en Excel


Es posible que otro libro de Excel contenga los datos que desea usar o analizar, pero que usted no sea el propietario del archivo o no quiera arriesgarse a modificarlo. Puede usar el Asistente para la conexión de datos para crear una conexión dinámica entre un libro «externo» y su libro. Para obtener acceso al Asistente para la conexión de datos, vaya a la pestaña Datos.
Importante Las conexiones a datos externos pueden estar deshabilitadas en el equipo. Para conectarse a los datos al abrir un libro, habilite las conexiones de datos en la barra Centro de confianza, o bien guarde el libro en una ubicación de confianza.
Paso 1: Crear una conexión con el libro y sus hojas de cálculo
Tenga en cuenta que las hojas de cálculo se denominan «tablas» en el cuadro de diálogo Seleccionar tabla que aparece en el paso 5.
1. En la pestaña Datos, haga clic en Conexiones.

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2. En el cuadro de diálogo Conexiones del libro, haga clic en Agregar.
3. En la parte inferior del cuadro de diálogo Conexiones existentes, haga clic en Examinar en busca de más.
4. Busque el libro y haga clic en Abrir.
5. En el cuadro de diálogo Seleccionar tabla, seleccione una tabla (hoja de cálculo) y haga clic en Aceptar.
Nota Solo puede seleccionar y agregar una tabla a la vez.
6. Puesto que todas las tablas que se agregan se denominan a partir del nombre del libro, puede cambiarles el nombre por uno más significativo.
1. Seleccione una tabla y haga clic en Propiedades.
2. Cambie el nombre en el cuadro de nombre Conexión.
3. Haga clic en Aceptar.
7. Para agregar más tablas, repita los pasos del 2 al 5 y cámbieles el nombre según sea necesario.
8. Haga clic en Cerrar.
Paso 2: Agregar las tablas a la hoja de cálculo
1. Haga clic en Conexiones existentes, seleccione la tabla y haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Importar datos que aparece, elija dónde desea ubicar los datos en el libro y si desea ver los datos como una tabla, un informe de tabla dinámica o un gráfico dinámico.
3. Opcionalmente, puede agregar los datos al modelo de datos para combinarlos con otras tablas o datos de otras fuentes, crear relaciones entre tablas y más opciones que las que se tienen con un informe de tabla dinámica básico.
Mantener los datos del libro actualizados
Ahora que se ha conectado al libro externo, querrá tener siempre los datos más recientes en el libro. Vaya a Datos > Actualizar todo para obtener los últimos datos. Para obtener más información sobre la actualización, vaya a Actualizar datos conectados a otro libro.
Conectarse a otros tipos de orígenes de datos
¿Necesita conectarse a otros orígenes de datos, como OLE DB, fuentes de datos de Windows Azure Marketplace, Access, otro libro de Excel, un archivo de texto o uno de cualquier otro tipo? Vea los artículos siguientes para obtener más información.
Conectar datos OLE DB con el libro
Conectar una base de datos de SQL Server con el libro
Conectar una fuente de Windows Azure DataMarket con el libro
Conectar una base de datos de Access con el libro
Conectar datos externos con el libro

Fuente: http://office.microsoft.com/es-ar/excel-help/conectar-datos-de-otro-libro-con-el-libro-HA103791160.aspx

Excel, pasar datos de una hoja a otra


Ayuda Excel 2010 - Consolidar Datos 01

En Excel, a veces necesitamos pasar datos de una hoja a otra. Pero, al intentar utilizar la función copiar / pegar nos damos cuenta que no es posible.
Sin embargo, existen otros métodos para pasar datos de una hoja Excel a otra.

Método 1
Supongamos que tenemos dos hojas Hoja 1 y Hoja 2 y que queremos pasar un dato de la celda A1 de la Hoja 1 a la celda B1 de la Hoja 2.
• Te posicionas en la celda a la que deseas pasar el dato (en nuestro caso B1 de la Hoja 2) y tecleas el signo +,
• Luego haces clic con el botón derecho del ratón sobre la etiqueta de la Hoja 1, vas a la celda A1 y presionas Enter.
• Automáticamente se copiará el dato en la celda B1.

Hay que tener en cuenta que cada vez que se cambie el valor de la celda A1 se cambiará también el de la celda B1.

Método 2
• Te posicionas en la celda a la que quieres pasar el dato (en nuestro caso B1)
• Presionas las teclas =+ y a continuación escribes el nombre de la hoja desde donde pasaras el dato (Hoja 1), luego presionas la tecla ! y a continuación escribes la celda donde se encuentra el dato que deseas pasar (A1).

En nuestro ejemplo sería: =+Hoja1!A1

Al igual que en el caso anterior cualquier modificación del valor de la celda A1 provocará una modificación de la celda B1.

Fuente: http://es.kioskea.net/faq/2585-pasar-datos-de-una-hoja-excel-a-otra#q=como+pasar+datos+de+una+hoja+de+excel+a+otra&cur=1&url=%2F

NIVELES DE ANÁLISIS DE LA RENTABILIDAD EMPRESARIAL


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Aunque cualquier forma de entender los conceptos de resultado e inversión
determinaría un indicador de rentabilidad, el estudio de la rentabilidad en la empresa lo
podemos realizar en dos niveles, en función del tipo de resultado y de inversión
relacionada con el mismo que se considere:
??Así, tenemos un primer nivel de análisis conocido como rentabilidad
económica o del activo, en el que se relaciona un concepto de resultado
conocido o previsto, antes de intereses, con la totalidad de los capitales
económicos empleados en su obtención, sin tener en cuenta la financiación u
origen de los mismos, por lo que representa, desde una perspectiva
económica, el rendimiento de la inversión de la empresa.
??Y un segundo nivel, la rentabilidad financiera, en el que se enfrenta un
concepto de resultado conocido o previsto, después de intereses, con los
fondos propios de la empresa, y que representa el rendimiento que
corresponde a los mismos.
La relación entre ambos tipos de rentabilidad vendrá definida por el concepto
conocido como apalancamiento financiero, que, bajo el supuesto de una estructura
financiera en la que existen capitales ajenos, actuará como amplificador de la
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rentabilidad financiera respecto a la económica siempre que esta última sea superior al
coste medio de la deuda, y como reductor en caso contrario.

Fuente: http://ciberconta.unizar.es/leccion../anarenta/analisisR.pdf

Excel 2013: Proyectar pérdidas y ganancias


Haga click para ampliar la tabla de abajo.

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Determina tus ganancias. Necesitas conocer la cantidad de dinero que debes producir cada mes. Esta cifra es generalmente la cantidad de las ventas. Las nuevas empresas pueden ser capaces de obtener estándares de la industria, donde un negocio ya establecido debe ser capaz de consultar los registros del año anterior.

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1.
Conoce tus gastos variables. Tus gastos son lo que se considera pérdida. Un gasto variable es cualquier gasto que no tiene una tasa establecida por mes. Si es posible, promedia tus gastos variables del año pasado. Para un negocio nuevo, calcula cuales serán estos gastos.
2.
Calcula tus gastos fijos. Cualquier pago que realices sobre una base mensual, es decir, que sea el mismo cada mes, es un gasto fijo. Tus gastos fijos pueden incluir cosas como el pago del alquiler, préstamos o salarios. Estos gastos se añaden a los gastos variables para determinar tu pérdida total.
3.
Prepárate para las tendencias. Tu negocio ha establecido las tendencias de consumo basadas en la industria. Planifica que esas tendencias ocurran y reflejen el resultado esperado en tus ganancias y pérdidas. Por ejemplo, si estás en un negocio al por menor, puedes calcular las ventas de noviembre y diciembre, por ser más altas que las ventas de febrero debido a la temporada de vacaciones.
4.
Mantén los registros de pérdidas y ganancias. Mantén un registro exacto de tus ganancias completas y estados de pérdidas. Puedes proyectar sobre una base de mes a mes, sin embargo, es más fácil proyectar las ganancias y perdidas de enero basadas en las pérdidas y ganancias del anterior mes de enero. Esto te permite ver el ciclo de ventas para tu negocio con mayor claridad que proyectar las ganancias y pérdidas de enero basadas en la ganancia y la pérdida de diciembre.

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5.
Considera las circunstancias atenuantes. En cualquier momento tu negocio puede tener un cambio importante. Esto podría ser un cambio de ubicación, gastos adicionales basados en el clima o la necesidad de reparar o reemplazar el equipo necesario para el funcionamiento de tu negocio. Se puede prever esta posibilidad mediante la adición de un gasto o de varios a tus gastos variables.
6.
Vuelve a proyectar tus ganancias y pérdidas. Programa fechas para revisar tus ganancias y pérdidas reales en comparación con tus ganancias y pérdidas proyectadas. Realiza los ajustes según sea necesario. El objetivo general de tu proyección de ganancias y pérdidas es saber lo que tu empresa debe hacer para ser rentable.

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Fuente: http://www.ehowenespanol.com/proyectar-perdidas-ganancias-como_160710/

 

Excel: el balance contable


Más allá de la utilización de este tipo de herramientas
para mejorar el aspecto de los estados contables, en muchos casos
tendremos que construirlos a partir de algunos datos, como pueden ser una
extracción de cuentas contables en detalle o el resultado de nuestro sistema
contable confeccionado en Microsoft Excel.
Para esto podremos utilizar algunas tablas dinámicas, aunque en este caso nos
resultará bastante dificultoso obtener el resultado deseado. Quizá la forma
más sencilla sea utilizar funciones con condiciones. La principal es SI, y es
una función que nos permite analizar una determinada condición y, según su
resultado, realizar una u otra acción. Es posible anidar estas funciones, es decir,
incluir una dentro de otra y así elevar las posibilidades y, por lo tanto, las
diferentes opciones. Los derivados de estas funciones también serán de gran
ayuda, principalmente SUMAR.SI y SUMAR.SI.CONJUNTO, que nos permiten
realizar sumatorias de valores cuando se cumplen una o varias condiciones.
Supongamos que estamos utilizando nuestro sistema contable confeccionado
en Excel y que construiremos los estados contables en hojas diferentes y realizaremos
sumatorias partiendo de los asientos contables.

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Figura. Podemos trabajar sobre la estética de las planillas
para mejorar su exposición, utilizar contraste de colores para
resaltar cifras claves y tipografías de distinto tamaño, por ejemplo.

La función SUMAR.SI posee tres argumentos, donde el primero será el rango
de datos donde se encuentra la llave o nexo que incluiremos en el segundo
argumento y, por último, tendremos que seleccionar el rango que deseemos
sumar cuando se cumpla con la condición establecida. En nuestro
ejemplo podremos utilizar los datos de la columna Subrubro, donde hallaremos
la rúbrica Caja y Bancos, que será el segundo argumento, y luego
tendremos la posibilidad de utilizar la columna de los importes que será el
tercer argumento de nuestra función y sumará los importes correspondientes
a la selección. De igual forma, construiremos otros reportes, como por
ejemplo, un resumen de los gastos por centro de costo o, quizás, el detalle
de algún rubro o subrubro en especial para realizar algún análisis pormenorizado.
Después, utilizando las mismas herramientas y conceptos, podremos
construir una cuenta de resultados. En todos los casos, nuestra necesidad
será la que influya en su construcción.
Los estados contables

Fuente: http://img.redusers.com/imagenes/libros/lpcu152/capitulogratis.pdf

Microsoft Excel para la contabilidad


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Microsoft Office Excel fue diseñado para apoyar las funciones de contabilidad, tales como el presupuesto, la preparación de los estados financieros y la creación de balances. Viene con funciones de hoja de cálculo básica y muchas funciones para realizar cálculos matemáticos complejos. También es compatible con muchos complementos para actividades como la modelización y previsión financiera, y se integra perfectamente con los datos externos para permitirte importar y exportar información de datos bancarios y financieros hacia y desde otras plataformas de software de contabilidad.
Presupuesto y cuentas
Microsoft Office Excel viene con plantillas para la creación de presupuestos, estados de flujo de efectivo y estados de ganancias y pérdidas, que son algunos de los documentos más básicos utilizados en la contabilidad. Además, puedes descargar una presupuestación más compleja y plantillas de declaración en el sitio web de Office, o comprar plantillas especializadas de otros proveedores e instalarlas en la aplicación. Si necesitas crear presupuestos complejos o personalizados o estados financieros, puedes personalizar una plantilla existente y volver a utilizar los elementos, o crea una desde cero utilizando la funcionalidad integrada en Excel.
Hojas de cálculo
La realización de cálculos de línea es una tarea básica de la contabilidad, y las hojas de cálculo de Excel están diseñadas para contener los datos en un formato tabular que soporta los cálculos de línea y los de sumatoria, en sustitución de la necesidad de teletipo y calculadoras de contabilidad especiales. Los datos en la hoja de cálculo son reutilizables y almacenables, haciendo Excel más flexible que una calculadora de contabilidad para realizar cálculos simples y sumas. Además, puedes crear tablas y gráficos a partir de los datos de hoja de cálculo, creando una experiencia de usuario rica en medios y diferentes vistas de los mismos datos. También puedes utilizar los add-ons para extraer los datos y crear modelos y pronósticos financieros.
Datos externos
Puedes importar datos desde muchas fuentes diferentes de datos en Excel. Esto es especialmente útil para la contabilidad, ya que puedes extraer los datos de ventas, datos bancarios y facturas de diversas fuentes en un libro fundamental para apoyar tus actividades de contabilidad. Los datos pueden ser almacenados en diferentes bases de datos y formatos de archivo antes de la importación, lo que te permite acceder a datos de diferentes áreas de tu negocio sin tener que hacer la entrada de datos adicional.
Integración
Excel integra muchas aplicaciones populares de software de contabilidad. Por ejemplo, puedes utilizar los asistentes que se incluyen con el paquete de software de contabilidad para que mapee las hojas de cálculo Excel a los datos contables de forma que puedas realizar operaciones de inserción y extracción de datos de Excel y tu paquete de contabilidad a demanda.
Referencias
• TechTarget SearchFinancialApplications: consejos de Excel, trucos para la contabilidad financiera
• SmallBusinessComputing.com: cómo analizar los datos de contabilidad en Excel

Fuente: http://pyme.lavoztx.com/cmo-utilizar-microsoft-excel-para-la-contabilidad-7118.html

Convertir una hoja de cálculo de Excel en una base de datos de Access 2013


Prepare sus datos

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Después de enviar sus tarjetas navideñas último año, ¿te haces una promesa que usted organice su lista de direcciones para hacer el proceso más fácil el año que viene? ¿Tiene una gran hoja de cálculo Excel que no se puede hacer ni pies ni cabeza? Tal vez tu libreta de direcciones tiene un aspecto como el que se muestra en el siguiente archivo. O, tal vez, a mantener su libreta de direcciones (¡oh!) Pedazos de papel.

Es el momento de cumplir esa promesa a sí mismo – organizar su lista de contactos en una base de datos de Microsoft Access . Es mucho más fácil de lo que imaginas y que sin duda estará encantado con los resultados. Este tutorial te guiará a través de todo el proceso paso a paso.

Si usted no tiene su propia hoja de cálculo y desea seguir con el tutorial, puede descargar el archivo de Excel de muestra utilizado para generar el tutorial .

Nota: Este tutorial es para Access 2013. Si está utilizando una versión anterior de Access, leer Convertir una hoja de cálculo de Excel en una base de datos de Access 2010 o convertir una hoja de cálculo de Excel en una base de datos Access 2007 .

Fuente: Mike Chapple –
http://databases.about.com/od/tutorials/ss/convert_excel_to_access_2013_database.htm

Access 2013: Plantillas de tablas


access1

Puede añadir tablas fácilmente a su aplicación utilizando plantillas de tablas prediseñadas. Si está haciendo el seguimiento de tareas, busque la plantilla Tareas y selecciónela.
Si ve el indicador de varias tablas al lado de una plantilla, esto significa que Access añadirá las tablas relacionadas utilizadas más habitualmente para que usted pueda empezar con una base de datos relacional real. Access crea vistas para cada tabla, que muestran datos de tablas relacionales.
Para más información, vea Crear una aplicación de Access, Cómo crear una aplicación de Access de una plantilla y Tareas básicas para una aplicación de Access.

Macros de interfaz de usuario (UI)
Con macros de interfaz puede realizar acciones como abrir otra vista, aplicar un filtro o crear un nuevo registro. Existen dos clases: macros de UI “incrustadas”, que se adjuntan directamente a objetos de interfaz de usuario como botones de comando, cuadros combinados o el objeto del botón de la Barra de acciones, y macros de UI “independientes”, en objetos de macro.
Para no duplicar código, vuelva a usar macros de UI independientes llamándolas desde otras macros. Puede ver las macros de UI independientes en el Panel de navegación, bajo Macros, pero no puede ejecutarlas directamente desde allí. Use la acción Ejecutar Macro para ejecutar una macro de UI independiente desde una macro de UI incrustada.
Las macros pueden estar incluidas en objetos de macro (que a veces reciben el nombre de macros independientes) o incrustadas en las propiedades de evento de formularios, informes o controles. Las macros incrustadas forman parte del objeto o control en el que están incrustadas. Los objetos de macro se pueden ver en el panel de navegación, bajo Macros, pero no ocurre lo mismo con las macros incrustadas.
Las macros pueden estar contenidos en macro objetos (a veces llamados macros independientes), o pueden ser integrados en las propiedades de evento de formularios, informes o controles. Las macros incrustadas forman parte del objeto o control en el que están inmersos. Objetos macro son visibles en el panel de navegación, en Macros, macros incrustadas no lo son.
Cada macro se compone de una o más acciones de macro. Dependiendo del contexto en el que se está trabajando, algunas acciones de macro pueden no estar disponibles para su uso. En particular, si usted está diseñando una base de datos Web, usted no será capaz de utilizar algunas acciones de macro que son incompatibles con la publicación de acceso a funciones de Servicios.
http://translate.googleusercontent.com/translate_c?depth=1&hl=es&prev=/search%3Fq%3Dmacros%2Bde%2BUI%26biw%3D1067%26bih%3D589&rurl=translate.google.com.ar&sl=en&u=http://office.microsoft.com/en-us/access-help/redir/HA010356866.aspx%3FCTT%3D5%26origin%3DHA010341573&usg=ALkJrhj_lDk9s00ceu6rcT9bKwyy85d4ww
Para obtener más información sobre cómo crear bases de datos web, vea el artículo Crear una base de datos para compartir en la Web .

Fuente: http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/novedades-de-access-2013-HA102809500.aspx

Comparativa: Office 2013 vs. Office 2010, Office 2007 y Office 2003


officetrends1

La integración definitiva con la nube, sin embargo, ha llegado con Office 2013, que ha hecho un esfuerzo tremendo para adaptarse a Windows 8 y su futuro táctil. Además, ha apostado decididamente por SkyDrive, el disco online de Microsoft.

office

¿Cuándo te conviene actualizar?
Office 2013 ya está aquí, pero tal vez no sea la versión que necesites, o no todavía. Antes de tomar el paso debes tener en cuenta las especificaciones de tu PC, la versión de Windows instalada y tus necesidades ofimáticas.

Fuente: http://articulos.softonic.com/office-2013-vs-2010-2007-2003

Excel: Fórmulas matriciales


formulas-matriciales-en-excel-04

Domingo, 27 de octubre de 2013

¿Qué es una fórmula matricial?
Una formula matricial en Excel es una fórmula que trabaja con matrices de datos. Las fórmulas matriciales no trabajan con un solo valor sino con una serie de datos.

Dos tipos de fórmulas matriciales
Podemos catalogar a las fórmulas matriciales en Excel en dos tipos. El primer tipo son aquellas fórmulas que trabajan con una serie de datos, realizan una operación sobre ellos y como resultado se regresa un solo valor. Generalmente este tipo de fórmulas hace una suma, un promedio o una cuenta de los elementos de las serie de datos y arroja un único resultado en una sola celda.
El segundo tipo de fórmulas matriciales de igual manera trabaja con series de datos pero el resultado es colocado en dos o más celdas.

Fórmulas matriciales con un valor único como resultado
En su forma básica la función =FILA(A1:A5) regresará el valor 1 porque es el número de fila de la primera celda del rango. Sin embargo, si esta función se introduce como fórmula matricial trabajará entonces con los valores {1, 2, 3, 4, 5} que son todos los números de filas de las celdas pertenecientes al rango especificado.
Seguramente te estarás preguntando ¿Cómo se introduce una fórmula matricial? La respuesta es muy sencilla, en lugar de pulsar la tecla Entrar después de introducir la fórmula debemos pulsar la combinación de teclas Ctrl + Mayus + Entrar. Eso será suficiente para indicar a Excel que estamos utilizando una fórmula matricial y podrás identificarla de inmediato porque se colocarán unos símbolos de corchete {} alrededor de la fórmula. Probemos con el ejemplo que estamos analizando.
Introducir una función matricial en Excel
Observa cómo en la barra de fórmulas se muestran los símbolos de corchete alrededor. Pero el resultado de la función es 1 ¿cómo sabemos si efectivamente se está trabajando con el arreglo de datos {1, 2, 3, 4, 5}? Para realizar esta comprobación utilizaré la función SUMA de la siguiente manera:
Sumar los elementos de una matriz
Con el resultado de la celda A1 comprobamos que la función fila está utilizando el arreglo de datos {1, 2, 3, 4, 5} ya que si sumas cada uno de los elementos de la matriz de datos obtenemos el valor 15. Observa la diferencia en el resultado si no utilizamos la fórmula matricial:
Función normal de Excel
Ya que en esta fórmula no tenemos los corchetes alrededor sabemos que no es una fórmula matricial y por lo tanto la función FILA solamente regresará el valor 1 y no habrá ningún otro valor con el cual sumarlo, por lo tanto el resultado final es también 1.
Debes de recordar que después de editar una fórmula matricial siempre debes volver a pulsar la combinación de teclas Ctrl + Mayus + Entrar de lo contrario se convertirá en una fórmula normal.

Fórmulas matriciales con un arreglo como resultado
El segundo tipo de fórmula matricial es aquél que nos da como resultado un arreglo de valores. En el ejemplo anterior nuestra función matricial nos regresaba un solo valor que colocamos en la celda A1 y que era la suma de todos los elementos del arreglo. Utilicé la función SUMA para comprobar que efectivamente la función FILA estaba considerando la matriz de datos {1, 2, 3, 4, 5}.
Sin embargo existe otra manera de realizar esta comprobación y es hacer que la función FILA muestre su resultado dentro de un “arreglo” de celdas. La única condición para que esto funcione adecuadamente es que debo seleccionar primeramente el rango de celdas donde se colocará la matriz de resultados de la fórmula matricial.
Seleccionaré el rango de celdas C1:C5, introduciré la fórmula =FILA(A1:A5) y pulsaré la combinación de teclas Ctrl + Mayus + Entrar. El resultado será el siguiente:
Función matricial que regresa un arreglo
Observa cómo los resultados se extienden sobre al arreglo de celdas colocando un elemento del arreglo de valores en cada una de ellas. La relación entre las celdas de esta matriz de resultados es tan fuerte que si intentas modificar alguno de sus valores Excel mostrará un mensaje:
Matriz de resultados de una función matricial
Las funciones matriciales en Excel son útiles porque nos ayudan a realizar operaciones que no son posibles con las fórmulas normales. Aunque parecen complicadas de utilizar al principio pronto comprobarás que con un poco de práctica comprenderás perfectamente su funcionamiento.

Fuente: http://exceltotal.com/formulas-matriciales-en-excel/

Publicadas por Carlos Fernández Muriano a la/s 12:27
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Etiquetas: Excel, Fórmulas matriciales

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Programar En Excel Creando Tu Propia Macro


crear una macro es igual a resumir todas tus rutinas diarias en Excel, logrando así aumentar tu productividad en tu trabajo laboral y personal.
En este este articulo aprenderás a crear tu propia macro desde cero paso a paso, hasta lograr que tengas creada tu propia macro con tu propia firma.
Conozcamos primero que significa macro, macro es un conjunto de acciones que por ser repetitivas las dejamos grabadas en Excel, para luego ser ejecutadas cada vez que la necesitemos.
Ejemplo: Supongamos que a diario realizamos la acción de seleccionar negrita, cursiva, tamaño de fuente 15 y el tipo de fuente arial, como es una acción repetitiva y para evitar estar repitiendo esta acción grabamos una macro y la ejecutamos cada vez que la necesitemos.
Imagínate una rutina diaria personal, tomemos como ejemplo la limpieza física de nuestro cuerpo, Para mantener nuestro cuerpo limpio y sano debemos de bañarnos y pues esto es igual a una costumbre diaria de los humanos que en Excel la llamamos (Rutina=macro), con la única diferencia que nosotros debemos de bañarnos diario manualmente sin poder grabar esta costumbre, en cambio en Excel todas estas rutinas pueden grabarse para luego utilizarlos cada vez que la necesitemos.
** REPORTE GRATUITO EN VIDEO Y PDF: “Como Crear Tu Sistema Contable en Excel Paso a Paso”
Haz Clic Aquí y Descárgalo AHORA!
Pasos para crear tu macro en Excel
Este paso que voy a explicar a continuación es válido para las versiones (2007-2013).
Primeramente Activamos la pestaña de programadores versión (2007-2010) y Desarrolladores versión 2013.
Les explico cómo hacerlo desde Excel 2013:
1. Entramos en Archivo
2. Seleccionamos Opciones
3. Clic en personalizar cinta de opciones
4. Activar la pestaña Desarrolladores con un check al igual que los otros, ejemplo véase en la imagen:

untitled

untitled1

Muy bien, perfecto ya tenemos activo la pestaña “Desarrollador”, ahora vamos a empezar a grabar nuestra macro, para esto sigamos el siguiente paso:
1. En la pestaña programador seleccionamos grabar macro
2. Se abre una ventana con las siguientes opciones: Nombre de la macro, allí le asignamos un nombre, ejemplo “ LlamaNKS”, el siguiente es tecla de método abreviado, aquí le asignamos una letra para llamarlo cada vez que lo necesitamos, por ejemplo puedes asignarle la letra n, cada vez que presiones Ctrl + n tu macro se ejecutara tenlo muy en cuenta; a continuación encontramos otra opción que dice Guardar macro en, aquí seleccionamos donde queremos guardar la macro, puedes elegir este libro, libro nuevo o libro de macros personales, para finalizar puedes dejar un descripción de lo que hace la macro, para recordar a futuro cual es su funcionalidad.
3. Seleccionamos aceptar y empezamos a grabar la macro.
4. Nos ubicamos en la Pestaña Inicio Sección Fuentes y seleccionamos los comandos N(Negrilla), S(Subrayar) y K(Cursiva).

Continua (Copy Right): http://blog.excelcontablex.com/creando-tu-propia-macro-en-excel/

Planilla de Excel para Estado de Resultados


La planilla de Excel para Estado de Resultados tiene como objetivo simplificar la elaboración del resultado contable de la empresa de un ejercicio determinado.
El Estado de Resultados es un estado financiero que resume los ingresos, los gastos y las utilidades de una empresa durante un período de tiempo dado.
Es común que dicho período sea de un año o de un trimestre.
A partir del estado de resultados, es posible evaluar la rentabilidad de las empresas, lo cual es usado luego como input para la toma de decisiones con el fin de determinar el nivel óptimo de usos de recursos en el futuro período.
Estado_de_resultados

Fuente: http://planillaexcel.com/planilla-de-excel-para-estado-de-resultados/

Saltar a: navegación, búsqueda
En contabilidad el Estado de resultados, Estado de rendimiento económico o Estado de pérdidas y ganancias, es un estado financiero que muestra ordenada y detalladamente la forma de como se obtuvo el resultado del ejercicio durante un periodo determinado.
El estado financiero es dinámico, ya que abarca un período durante el cual deben identificarse perfectamente los costos y gastos que dieron origen al ingreso del mismo. Por lo tanto debe aplicarse perfectamente al principio del periodo contable para que la información que presenta sea útil y confiable para la toma de decisiones.
En el cuadro siguiente refleja un modelo de estado de resultados:
Estado de Resultados
+ Ingresos por actividades
– Descuentos y bonificaciones
= Ingresos operativos netos
Costo de los bienes vendidos o de los servicios prestados
= Resultado bruto
– Gastos de ventas
– Gastos de administración
= Resultado de las operaciones ordinarias
+ Ingresos financieros
– Gastos financieros
+ Ingresos extraordinarios
– Gastos extraordinarios
+ Ingresos de ejercicios anteriores
– Gastos de ejercicios anteriores
= Resultado antes de impuesto a las ganancias
– Impuesto a las ganancias
= Resultado neto

Excel 2013. Novedades


Queremos presentar las novedades de la nueva versión de Excel 2013 que cambia la interfaz de entrada y nos aporta nuevas prestaciones. En este documento resumimos las principales novedades relacionadas con la utilización de tablas dinámicas, que entre otras podemos destacar:

Relacionar tablas dinámicas entre si y crear nuevos informes.
Crear nuevos gráficos con un diseño más atractivo.
Integración de PowerPivot de serie.
Crear modelos de tablas dinámicas para elegir las que más nos ayude.
Consultar datos temporales con la nueva opción que transforma fechas.
Utilizar Powerview el nuevo generador de informes interactivo.
Utilizar las nuevas APP para realizar nuevos cálculos y aplicaciones

presentamos los nuevos menús de Excel 2013 relacionados con las tablas dinámicas

• Crear una tabla dinámica

Untitled

• Crear tablas dinámicas

Untitled1

Ahora puede crear modelos de tablas dinámicas para elegir entre ellos

Continúa (Copy Right): http://www.sistemacontrolgestion.com

Excel 2013: Capacidades de inteligencia empresarial, potentes e integradas


BI1

Para Excel 2013 decidimos realizar una importante inversión en BI; en particular, teníamos el objetivo de hacer que Excel fuera una herramienta BI completa de auto servicio. Si ya has descubierto PowerPivot for Excel 2010 y SharePoint 2010, te dará gusto ver que hemos integrado el mismo modelo de datos tabulares de forma nativa en Excel 2013. También hemos incluido nuevas capacidades de análisis como Quick Explore, Timeline Slicers, PowerPivot y Power View. En efecto, PowerPivot y Power View ahora vienen con Excel y se integran a la experiencia Excel, tanto en el cliente como en la aplicación web a través de SharePoint y Excel Services. ¡Increíble! Para la BI de nivel empresarial, la conveniencia del auto servicio en Excel en el front end está respaldada por la colaboración, escalabilidad, confiabilidad y cumplimiento/control de SharePoint con Excel Services y SQL Server 2012.
Hay mucho qué decir acerca de BI y Excel 2013…considera esto como una pequeña introducción.

Es importante para nuestros clientes poder tener acceso a sus hojas de cálculo Excel desde cualquier lugar en el que estén, en cualquier dispositivo que estén usando. Ya sea desde su PC en el trabajo, su laptop en el hogar home, una Mac, una tableta en el camino o su teléfono, los usuarios de Excel necesitan tener acceso a sus datos. Para la versión 2013, invertimos en esa experiencia de Excel en cualquier lugar al aumentar nuestra inversión dentro de dispositivos tipo tableta y en el navegador, buscando ayudar a los usuarios a aprovechar al máximo nuestros servicios SkyDrive y O365 con mejoras a Excel Web App y capacidades de integración, así como las experiencias de intercambio de información e ingreso táctil.

BI2

Copy Right: http://blogs.technet.com/b/microsoftlatam/archive/2012/08/24/te-presentamos-a-excel-2013.aspx

Se denomina inteligencia empresarial, inteligencia de negocios o BI (del inglés business intelligence) al conjunto de estrategias y herramientas enfocadas a la administración y creación de conocimiento mediante el análisis de datos existentes en una organización o empresa.

Es posible diferenciar datos, informaciones y conocimientos, conceptos en los que se centra la inteligencia empresarial, ya que como sabemos un dato es algo vago, por ejemplo «10 000», la información es algo más preciso, por ejemplo «Las ventas del mes de mayo fueron de 10 000», y el conocimiento se obtiene mediante el análisis de la información, por ejemplo «Las ventas del mes de mayo fueron 10 000. Mayo es el mes más bajo en ventas». Aquí es donde BI entra en juego, ya que al obtener conocimiento del negocio una vez capturada la información de todas las áreas en la empresa es posible establecer estrategias y cuáles son sus fortalezas y debilidades.

Excel: balance del sexto año


Buscando como representar las estadísticas se encontró en el excelente blog de Chandoo una nota sobre sobre la representación gráfica del precipicio fiscal de los Estados Unidos. Basado en esa nota y en una posterior sobre un tema similar, se ha desarrollado este gráfico que muestra dinámicamente el número de páginas vistas en JLD Excel en los años 2007-2012

balance

Este tipo de gráfico, permite una rápida comparación entre los años y ver cómo se ha ido desarrollando la popularidad del blog. La barra de desplazamiento permite señalar cada mes en particular, mostrando al mismo tiempo el número de páginas vistas.

Para crear este gráfico se empezó por descargar la información sobre el número de visitantes y páginas vistas en el blog en el sitio StatCounter

balance1

Como puede apreciarse se tratan de datos diarios. Para poder crear nuestro gráfico tenemos que transformar estos datos a datos mensuales y anuales. Como ya habrán intuido la forma más eficiente de hacerlo es con tablas dinámicas

Video:

Ahora copiamos todo el contenido de la hoja y usamos Pegar Especial-Valores, para cancelar la tabla dinámica dejando sólo los valores.

El próximo paso es separar con una fila en blanco los años (para crear la separación en el gráfico) y agregar una serie de datos adicional en la columna D con esta fórmula

=SI(B2=$G$1,C2,NOD())

Continúa en:

Copy right: http://jldexcelsp.blogspot.com.ar/2012/12/jld-excel-balance-del-sexto-ano-y-un.html

Excel 2013: Hoja de balance con capital circulante


balance1

Descripción
Esta plantilla de hoja de balance permite realizar un seguimiento de activos y pasivos y calcula varias relaciones basadas en dichos activos y pasivos.
http://office.microsoft.com/es-ar/templates/hoja-de-balance-con-capital-circulante-TC103844870.aspx
CAPITAL CIRCULANTE
Parte del capital técnico que se modifica en el ciclo de producción. Conjunto de elementos del activo en rotación permanente en la empresa, constituido por los valores de explotación realizables y disponibles, una vez deducidas las reservas para depreciación . Working capital. Circulating capital. Floating capital. capital de explotación

(En inglés: working capital )

Llamado también fondo de maniobra o fondo de rotación. Parte de los recursos permanentes (fondos propios y cuentas a pagar y provisiones a largo plazo) que financia los activos circulantes (tesorería y cuentas financieras, cuentas a cobrar, existencias y otros activos a corto plazo). Su importe es equivalente a la diferencia entre el activo circulante y el pasivo circulante (cuentas a pagar y provisiones a corto plazo).
http://www.economia48.com/spa/d/capital-circulante/capital-circulante.htm

Excel 2013: balance de pérdidas y ganancias


perdidas1

Descripción
Use esta plantilla para crear un completo balance de pérdidas y ganancias para su compañía. Calcula automáticamente el cambio porcentual respecto al período anterior y al presupuesto. El formato condicional aporta pistas visuales en las áreas que requieren atención.
http://office.microsoft.com/es-ar/templates/balance-de-perdidas-y-ganancias-TC103107656.aspx

La cuenta de pérdidas y ganancias es un documento de obligada creación por parte de las empresas, junto con la memoria y el balance. Consiste en desglosar, los gastos e ingresos en distintas categorías y obtener el resultado, antes y después de impuestos.
Cuentas anuales[editar • editar código]
El balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria son los documentos que integran las cuentas anuales.

o COMUNICACION “A” 5398. 13/02/2013.
Ref.: Circular RUNOR 1 – 1013 LISOL 1 – 568 OPRAC 1 – 688. Lineamientos para la gestión de riesgos en las entidades financieras. Clasificación de deudores. Previsiones mínimas por riesgo de incobrabilidad. Modificaciones.
… ponerse énfasis en analizar si el cliente cuenta con una capacidad de pago suficiente que permita … que requieren para cubrir, no sólo las pérdidas inesperadas originadas por las exposiciones a los … tanto en base individual como consolidada y comprender pruebas de estrés que complementen …Los deterioros significativos en las ganancias de la entidad, la calidad de los activos o en la …
o Banco Central de la Republica Argentina

http://ar.vlex.com/libraries/25/search?q=Cuenta+de+p%C3%A9rdidas+y+ganancias+consolidada

Excel 2013: Hoja de balance


balancea

balanceb

Una hoja de balance es una referencia de un negocio en una fecha determinada. Cada negocio requiere de un balance general que se creará en un horario regular. Si bien puede parecer como de otro idioma para alguien no familiarizado con la contabilidad, el balance es relativamente fácil de crear
Descripción
Haga un informe de sus activos y pasivos con esta plantilla de hoja de balance; incluye los activos actuales, los activos fijos, las participaciones y los pasivos actuales y a largo plazo.
http://office.microsoft.com/es-es/templates/hoja-de-balance-TC010073876.aspx
Pasos
1. 1
Enumera tus activos: Los activos son los elementos que la empresa posee. Un balance clasificado enumera los activos en las siguientes categorías:

1. Los activos corrientes. Esto incluye dinero en efectivo (dinero en cuentas bancarias), las cuentas por cobrar (dinero que se te debe), material de oficina, y cualquier cosa que se espera recibir o utilizar en menos de un año.
2. Los activos fijos. Estos son los elementos físicos que son propiedad de la empresa, incluyendo terrenos, edificios, maquinaria, muebles, cualquier objeto que se espera que dure más de un año.
 Esto a menudo aparee como “Propiedades, Planta y Equipo”.
 Estos artículos sueles perder valor con el tiempo, y por lo general tienen valores de depreciación en la lista.
3. Otros activos. Algunos elementos, como los bonos o gastos pre pagados, no se ajustan a las categorías anteriores y que se enumeran por separado.
2. 2
Enumera tus pasivos. Los pasivos son las deudas u obligaciones contraídas con otras personas. Se dividen en dos categorías:
1. Deudas a corto plazo. Estos son cualquier cosas que tienes que pagarse dentro del año siguiente, como cuentas por pagar, impuestos o nómina.
2. Pasivo a largo plazo. Esto incluye préstamos, hipotecas y arrendamientos.
3. 3
Calcula tu patrimonio. Esto es igual al total de tus activos menos tus pasivos totales. Este se compone de las inversiones realizadas por el propietario, menos las retiradas más los ingresos netos.

Excel 2013: Iniciar el complemento PowerPivot


Importante Esta característica no está disponible en Office en PC con Windows RT. Power View y PowerPivot solo están disponibles en las ediciones Office Profesional Plus y Office 365 Profesional Plus. Lea Los libros de Excel 2010 con PowerPivot no funcionan en algunas versiones de Excel 2013. ¿Quiere ver qué versión de Office está usando?
PowerPivot de Excel 2013 es un complemento que puede usar para realizar eficaces análisis de datos en Excel 2013. Este complemento está disponible en Microsoft Office Professional Plus. Está integrado en Excel 2013 pero no está habilitado. Aquí puede averiguar cómo se habilita PowerPivot antes de utilizarlo por primera vez.
1. Vaya a Archivo > Opciones > Complementos.
2. En el cuadro Administrar, haga clic en Complementos COM> Ir.
3. Active el cuadro Microsoft Office PowerPivot para Excel 2013 y haga clic en Aceptar. Si tiene instaladas otras versiones del complemento PowerPivot, también se muestran en la lista Complementos COM. Asegúrese de seleccionar el complemento PowerPivot para Excel 2013.
La cinta de opciones tiene ahora una pestaña PowerPivot.

ppivotc

Abra la ventana de PowerPivot.
1. Haga clic en PowerPivot.
Esta es la pestaña en la que se trabaja con las tablas dinámicas de PowerPivot, los campos calculados y los indicadores clave de rendimiento (KPI), y donde se crean las tablas vinculadas.
2. Haga clic en Administrar.

ppivota

Ahora está en la ventana de PowerPivot. Aquí puede hacer clic en Obtener datos externos para utilizar el Asistente para la importación de tablas a fin de filtrar datos a medida que va agregándolos a un archivo, crear relaciones entre las tablas, enriquecer los datos con cálculos y expresiones y, luego, usarlos para crear tablas dinámicas y gráficos dinámicos.

ppivotb

Más información acerca de PowerPivot.
Solución de problemas: la cinta de PowerPivot desaparece
En raros casos, la cinta de PowerPivot desaparece del menú si Excel determina que el complemento está provocando una situación inestable. Esto podría suceder si Excel se cierra de manera inesperada mientras la ventana PowerPivot está abierta. Para restaurar el menú de PowerPivot, realice lo siguiente:
1. Vaya a Archivo > Opciones > Complementos.
2. En el cuadro Administrar, haga clic en Elementos deshabilitados > Ir.
3. Seleccione Microsoft Office PowerPivot para Excel 2013 y haga clic en Habilitar.
Si los pasos anteriores no restauran la cinta de PowerPivot o si la cinta desaparece cuando cierra y vuelve a abrir Excel, pruebe lo siguiente:
1. Cierre Excel.
2. Seleccione Inicio > Ejecutar y escriba regedit.
3. En el Editor del Registro, expanda HKEY_CURRENT_USER > Software > Microsoft > Office > 15.0 > User Settings.
4. Haga clic con el botón secundario del mouse en PowerPivotExcelAddin y luego haga clic en Eliminar.
5. Vuelva al principio del Editor del Registro.
6. Expanda HKEY_CURRENT_USER > Software > Microsoft > Office > Excel > Addins.
7. Haga clic con el botón secundario del mouse en PowerPivotExcelClientAddIn.NativeEntry.1 y luego haga clic en Eliminar.
8. Cierre el Editor del Registro.
9. Abra Excel.
10. Habilite el complemento según los pasos que se indican al inicio de este artículo.

Copy Right: http://office.microsoft.com/es-ar/excel-help/iniciar-el-complemento-powerpivot-de-excel-2013-HA102837097.aspx

Excel 2013: Cálculo de ahorro


saving

ahorro1

Descripción
¿Querés ahorrar dinero? Esta plantilla puede ayudarte. Agrega un objetivo, los parámetros de fecha y el importe, y deja que Excel haga el resto. Así de fácil.

http://office.microsoft.com/es-ar/templates/calculo-de-ahorro-TC103107660.aspx

Calculadora de ahorro de interés es una herramienta de evaluación de finanzas personales para calcular cuánto ganancias uno puede ganar en sus ahorros para un período de tiempo concreto. La cantidad principal, opcional pago mensual, período de madurez y tasa de interés son los términos claves para calcular el pago futuro asociado a su cuenta de ahorros. Generalmente el Banco pagará interés compuesto en la cuenta de ahorros. Mediante el uso de este interés de ahorro en línea calculadora ayudarle que banco le ofrece las mejores tasas de interés mediante la comparación de planes de ahorro diferentes

Copy Right: http://es.ncalculators.com/interest/savings-interest-calculadora.htm

Excel: Ejemplo Macro vba


Informe automático.
La automatización de tareas mediante macros vba en Excel nos otorgan numerosas ventajas como lo son la erradicación de errores de cálculos humanos, ahorro de tiempo de trabajo, resolución de cálculos complejos, eficacia, eficiencia….
Para observar las numerosas ventajas que proporcionan las macros, pongamos un ejemplo sencillo de una tarea repetitiva, imaginemos que todos los lunes al llegar al trabajo, debemos de realizar un informe acerca de los precios y códigos (referencias) actuales de los productos de la empresa, para ello disponemos de un report con el siguiente formato:

Automatización de Informes con Macros Excel.
En la primera fila tenemos el nombre del producto, en la fila inferior la referencia del producto, la fila posterior el precio y finalmente la siguiente fila esta en blanco, así sucesivamente hasta 500 productos:

Formato inicial

ejemplo1

El informe a presentar se ha de agrupar todos los productos en una única columna, representado en las columnas contiguas la referencia y precio de cada producto:

Formato final

ejemplo2

Analizando el proceso, si se realizara manualmente dicho trabajo deberíamos de hacer los siguientes pasos para cada producto:
1. Seleccionar la referencia del producto
2. «Cortar» la referencia
3. Pegarla en la celda contigua a la del nombre del producto
4. Seleccionar el precio del producto
5. «Cortar» el precio
6. Pegarlo en la celda contigua a la referencia del producto
7. Seleccionar las filas que estén en blanco
8. Borrar las filas

Copy Right: http://www.webandmacros.com/ejemplo_macro_excel.htm

Excel: Crear una macro automáticamente


La forma más fácil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del que dispone Excel.
Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las traduce a instrucciones en VBA, las cuales podemos modificar posteriormente si tenemos conocimientos de programación.
Para grabar una macro debemos acceder al menú Herramientas y abrir el submenú Macro y dentro de este submenu seleccionar la opción Grabar nueva macro…

macro1

Además de esta opción en el menú podemos encontrar las siguientes opciones:
Macros… – Donde accedemos a un listado de las macros creadas en ese libro.
Seguridad… – Con esta opcion podemos cambiar el nivel de seguridad para evitar MacroVirus.
Editor de Visual Basic – Con esta opción accedemos al editor de Visual Basic.
Editor de secuencias de comando de Microsoft – Esta función solo estará activa si la hemos instalado.
Al seleccionar la opción Grabar nueva macro…, lo primero que vemos es el cuadro de diálogo Grabar macro donde podemos dar un nombre a la macro (no está permitido insertar espacios en blanco en el nombre de la macro).
Podemos asignarle un Método abreviado: mediante la combinación de las tecla CTRL + «una tecla del teclado». El problema está en encontrar una combinación que no utilice ya Excel.
En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el libro de macros personal o en otro libro.
En Descripción: podemos describir cuál es el cometido de la macro o cualquier otro dato que creamos conveniente.

macro2

Copy right: http://www.aulaclic.es/excel2003/t_18_1.htm

Argentina: Formalidades archivo Excel para envío información Libro Compras a Servicio Impuestos Internos


El Servicio de Impuestos Internos ha establecido algunas formalidades para preparar archivo Excel con datos del Libro de Compras.

En este instructivo se explica la construcción del archivo para carga de masiva de documentos al detalle de un Libro de Compras en el Portal de Facturación Electrónica MIPYME.
Formato.
El archivo a construir es de tipo .csv (texto separado por punto y coma) el cual puede editarse sin problemas en programas como Microsoft Excel y similares.

La primera línea de este archivo contiene los encabezados de columna, con el fin de facilitar el llenado de la información. Los datos de los documentos deben ser ingresados por línea a partir de la fila número 2.
Descargar instructivo PDF para preparar archivo masivo en formato Excel

Copy right:
http://paneldecomando.blogspot.com.ar/2011/08/formalidades-archivo-excel-para-envio.html

https://docs.google.com/file/d/0B_KpNNc5uYtTOTk3NDRmNTgtNzJiMS00YTY3LWFmNzQtZWQ2MzMyZGY2ZGMx/edit?hl=en_US&pli=1

internos1

Excel: análisis de causas de redución de personal


Principales causas de reducción de personal y habilidades que las empresas consideran importantes. Datos sobre 32 empresas que operan en el país (Fuente: Clarín Económico).
Tomando como datos los «porcentuales» se debe calcular la cantidad de empresas.
Graficar

porcentual

Fórmula para sacar el IVA en Excel


El IVA es un impuesto indirecto sobre el consumo, es decir financiado por el consumidor final. Un impuesto indirecto es el impuesto que no es percibido por el fisco directamente del tributario. El IVA es percibido por el vendedor en el momento de toda transacción comercial (transferencia de bienes o prestación de servicios). Los vendedores intermediarios tienen el derecho a reembolsarse el IVA que han pagado a otros vendedores que los preceden en la cadena de comercialización (crédito fiscal), deduciéndolo del monto de IVA cobrado a sus clientes (débito fiscal), debiendo abonar el saldo al fisco. Los consumidores finales tienen la obligación de pagar el IVA sin derecho a reembolso, lo que es controlado por el fisco obligando a la empresa a entregar justificantes de venta al consumidor final e integrar copias de éstas a la contabilidad en una empresa.
Ejemplo

IVA

Seguimos con el ejemplo de Argentina, donde el IVA es del 21%.
• En la celda A2 escribe: =A1*21%
• En la celda A3 escribe: =SUMA(A1:A2)
• En la celda A1 escribe el valor al que quieres calcularle el IVA.

Crear el análisis de sensibilidad en Excel


Antes de crear el análisis de sensibilidad en Excel se deben agregar los datos para los cuales se crearán los diferentes escenarios en Excel. Como puede observar, en la fila 7 se han colocado diferentes montos de venta y en la columna B (por debajo de los cálculos previos) diferentes montos de gastos variables.

analisis1

Para poder crear el análisis de sensibilidad en Excel debemos seleccionar el rango de datos B7:F11 y pulsar el botón Análisis Y si que se encuentran en la ficha Datos y posteriormente seleccionar el comando Tabla de datos.

analisis2a

En la opción Celda de entrada (fila) colocar la referencia a la celda que contiene el monto original de ventas (B4) y como Celda de entrada (columna) especificar la celda que contiene los gastos variables (B6). Al pulsar el botón Aceptar se realizarán los cálculos para obtener las ganancias para cada una de las combinaciones de valores indicados.

Sigue en http://exceltotal.com/analisis-de-sensibilidad-en-excel/

(Copy right)

Excel: Planilla para importar las percepciones de Ingresos Brutos al Sifere


brutos1

Al igual que hicimos con las retenciones (en esta página) en esta oportunidad ponemos a disposición una planilla para importar las percepciones al sistema de liquidación de Ingresos Brutos Convenio Multilateral (SIFERE).
En ella se deberán cargar los datos de las retenciones, los mismos podrán ser copiados desde otros sistemas (contabilidad, libro de compras, etc.) mediante un simple Copiar-Pegar, lo que recomendamos es al momento de pegar hacerlo con la función Texto sin Formato para evitar cambiar el formato de las celdas.
Primero deberemos cargar la jurisdicción a partir de la celda B10, el número de la misma será calculado automáticamente no es necesario cargarlo, lo que debemos verificar es que no se ingresen los nombres de las jurisdicciones con errores de tipeo. Luego ingresamos el CUIT con los guiones, la fecha en formato DD/MM/AAAA, la sucursal y el número del comprobante que originó la retención (factura), su tipo y letra y finalmente el importe percibido.
Una vez que hemos cargado los datos de todas las percepciones podemos controlar el total en la celda K10.
Controlado el importe pasamos a la Hoja2 donde tenemos los datos preparados para la importación, debemos copiar únicamente las celdas hasta donde hay valores y pegarlas en un archivo de texto, para esto recomendamos abrir el Block de Notas y pegar los datos copiados anteriormente.
Luego grabamos este archivo (recordemos el nombre y la ubicación) y lo importamos desde el Sifere siguiendo la siguiente secuencia de comandos:
Carga de las Declaraciones Juradas > Deducciones > Percepciones > Importar

Como vamos a utilizar el Formato Predeterminado para Retenciones simplemente hacemos click nuevamente sobre el botón Importar y buscamos el archivo de texto que grabamos con el Block de Notas, allí nos saldrá un cuadro de mensaje con el resultado de la importación.
En caso que algún dato resultara erróneo podemos borrar el lote completo de retenciones importadas con el comando Eliminar por Lote de Importación.

Copy right: http://www.planillasutiles.com.ar/2013/05/planilla-para-importar-las-percepciones.html

Excel 2013: sencillos estados de flujo de efectivo personal


flujo1

Descripción
Esta sencilla plantilla de flujo de efectivo permite a los usuarios realizar un seguimiento de dónde va su dinero gracias a los gráficos con cubos diarios, mensuales y anuales. Le pone al mando de la administración de su flujo de efectivo. Puede personalizar los valores de fecha y de moneda.

Teóricamente, calcular el flujo de caja de una persona no debería ser difícil, siempre que se disponga de las cifras exactas de ingresos y de gastos. En la práctica, resulta un proceso más complejo porque se generan más beneficios y gastos de los que quedan impresos en facturas y cuentas corrientes; por ejemplo, el interés que nos da nuestro dinero, nuestras inversiones, los gastos de dichas inversiones, etc. Por eso llevar una cartera de ingresos y gastos diaria y actualizada dará al final de mes las cifras que se buscan. Calcular el flujo de caja y obtener el gráfico de movimientos durante periodos de tiempo largos nos dará una visión global de dónde se genera nuestro dinero y a qué se destina a largo plazo, cuándo son las épocas en que se generan más gastos y cuándo más beneficios, y lo más importante:
Flujo de caja = Beneficios netos + Amortizaciones + Provisiones

http://office.microsoft.com/es-ar/templates/sencillos-estados-de-flujo-de-efectivo-personal-TC103107654.aspx

http://es.wikipedia.org/wiki/Flujo_de_caja

HERRAMIENTA EN EXCEL, Decreto 862/2013 IMPUESTOS SOBRE LA RENTA PARA LA EQUIDAD CREE


CREE

En estas herramienta se podrá determinar la tarifa de acuerdo a la actividad económica principal del sujeto pasivo del impuesto CREE.

Además, encontraran un calendario de presentación y pago de las declaraciones mensuales de retención del CREE, en donde simplemente ingresando el NIT, aparecerá las 8 fechas correspondientes a este año.

Descargar Herramienta en excel dto 862_2013

http://accexcontable.blogspot.com.ar/2013/05/herramienta-en-excel-decreto-8622013.html

Ver

Decreto 862 de 26 de Abril de 2013 _ Reglamentario Impuesto CREE

Desde la promulgación de la reforma tributaria creadora del impuesto sobre la renta para la equidad – CREE, el legislador otorgó facultadas al Gobierno Nacional para establecer el sistema de retención en la fuente con el fin de facilitar, acelerar y asegurar el recaudo de éste nuevo tributo.

http://www.gerencie.com/retencion-en-la-fuente-a-titulo-del-impuesto-sobre-la-renta-para-la-equidad-cree.html

Excel: informe de ventas básico


informe1

Descripción
Haga un seguimiento de las ventas por producto y cliente con esta sencilla plantilla de Excel. Utilice tablas, rebanadores de tablas y una tabla dinámica para rebanar y segmentar los números. Personalice la tabla dinámica para que se ajuste a sus necesidades.
Premisas para elaborar un buen informe de ventas
Las primeras premisas se basan en poder generar y disponer de información para dar cobertura cada una de las fases del ciclo de venta desde:
• La generación de la demanda.
• La gestión de las oportunidades.
• La ejecución de las ventas.
• La visualización de resultados.
• La liquidación de incentivos a la fuerza comercial.
El punto de partida es contar con la información necesaria para crear un informe, la información suficiente para dar cobertura a todas las fases del ciclo de ventas.
El alcance de un buen informe de ventas
Es importante desmitificar la figura del informe de ventas: en él no sólo se contienen datos y volúmenes de ventas. Nuestra visión tiene un mayor alcance y por eso, para nosotros, un buen informe de ventas no es sólo reflejar cuánto se ha vendido, o en qué área se ha captado un mayor volumen de clientes, sino que implica el poder realmente abastecer de datos a distintos usuarios y a diferentes niveles.
Un buen informe de ventas es, por tanto, una herramienta que permite:
• Conocer lo que se ha vendido respecto al plan de ventas, a los objetivos de ventas, a las campañas comerciales que se han lanzado, a la demanda que se ha generado, etc.
• Poner en contexto toda la información, y no sólo ponerla de manifiesto.
Por eso la automatización de la solución de reporting de ventas surge como una necesidad, ya que es la única forma de estar constantemente actualizado, de tener la capacidad de añadir modificaciones en cualquier momento y desde cualquier parte, e incluso de instar a los usuarios a tomar determinadas acciones.
La clave de un buen informe de ventas es tener la capacidad de comprender el negocio, conocer los propios planes de crecimiento, el posicionamiento de la oferta, y poder trasladar todos esos datos a la información de ventas, yendo un paso por delante de la analítica tradicional. Así se traslada ese modelo de creación de valor de la compañía, haciendo posible el que se pueda controlar, revisar, consolidar, etc.
El mensaje que transmite el informe de ventas
Además del valor que crea, operando de esta manera, el informe de ventas subiría de nivel y pasaría, de ser algo limitado, a ser útil para muchos más departamentos, para muchos más análisis y a muy distintos niveles. Teniendo en cuenta que siempre va a ser una herramienta estadística, que necesita ser introducida y contextualizada dentro de los posicionamientos de la concreción de valor que la compañía quiere dar a sus clientes.
El proyecto no tiene que analizar las ventas simplemente como algo estático, estadístico o algo de reporte, sino que tiene que ir un paso más allá y comprender cuáles son los valores del negocio que luego además un buen informe de ventas tiene que traslucir, para potenciar la utilidad de la herramienta.
Conocer bien la compañía, saber qué factores son importantes en su evolución, vender a los clientes, definir el producto, determinar la oferta… Es necesario trasladar el mensaje diferenciador de la compañía de forma que:
• El cliente lo pueda identificar.
• Que sea sostenible en el tiempo.
• Que consiga capacidad de crecimiento en el mercado.
Y todo esto tiene que estar contenido de alguna manera en el reporting de ventas, para poder dirigir la organización de forma infalible hacia sus objetivos.

http://office.microsoft.com/es-ar/templates/informe-de-ventas-basico-TC103427314.aspx

http://blog.lantares.com/blog/bid/318348/C%C3%B3mo-elaborar-un-buen-informe-de-ventas

Planilla Excel de Libro Diario


diario1

La planilla de Excel para Libro Diario y contable, permite llevar los asientos diarios de su empresa y generar automáticamente el libro mayor sin hacer esfuerzo
El Libro Diario es aquel en el que se recolectan todos los asientos contables hechos por la empresa.
Los asientos serán ubicados en orden cronológico, incluyendo la fecha de la operación, y con un número de orden asociado.
Por su parte, en el Libro Mayor, aparecen todas las cuentas que han tenido algún movimiento en el ejercicio. Cada cuenta viene acompañada por una fecha y un número de orden correlativo que la identifica.
El libro diario o libro jornal es un libro contable donde se recogen, día a día, los hechos económicos de una empresa. La anotación de un hecho económico en el libro Diario se llama asiento; es decir en él se registran todas las transacciones realizadas por una empresa.
Se trata de transacciones por Bienes y Servicios, adquiridos desde el contexto socioeconómico, necesarios al FUNCIONAMIENTO de todo Emprendimiento. También de DINEROS recibidos y entregados, para o por tales transacciones. Más que hechos económicos (ECONOMÍA), son hechos contabilizables propios de cada Empresa.
Los asientos son anotaciones registradas por el sistema de partida doble y contienen entradas de débito en una o más cuentas y crédito en otra(s) cuenta(s) de tal manera que la suma de los débitos sea igual a la suma de los créditos. Se garantiza así que se mantenga la ecuación de contabilidad. Así mismo pueden existir Documento Contable que agrupen varios asientos y estos a su vez sean asignados a diferentes cuentas contables.
Dependiendo del sistema de información contable, algunos asientos son automáticos y pueden utilizarse en conjunción con los asientos manuales para el mantenimiento de registros. En tal caso, el uso de asientos manuales puede limitarse a actividades no rutinarias y otros ajustes. De igual forma en la mayoría de los sistemas, los registros o asientos manuales son aquellos creados por un usuario (modificar monto en una Nota de Crédito) y los automáticos son los generados propiamente por el Sistema (cálculo automático de valor de impuesto).

http://planillaexcel.com/planilla-de-excel-de-libro-diario-y-libro-mayor-2/

Excel 2013: CUENTA DEL LIBRO MAYOR


libromayor1

Descripción
Utilice este libro de contabilidad básico para asegurarse de que sus débitos y créditos están equilibrados. El formato condicional le permite seleccionar fácilmente las transacciones desequilibradas, aunque tenga muchas variables.

http://office.microsoft.com/es-ar/templates/libro-de-contabilidad-TC102802376.aspx

Concepto del Libro Mayor
A lo largo de la vida de una empresa, se van produciendo distintos hechos que deben ser registrados por prescripción legal o por necesidades de la gestión de la empresa. Estos hechos quedan reflejados en el Libro Diario de forma cronológica. La finalidad del Libro Mayor va a consistir en recoger estos mismos hechos pero no en atención a la fecha de realización, sino a la cuenta que se ha visto afectada.
El Libro Mayor es un libro obligatorio. En él se van a recoger las distintas cuentas, y los movimientos que se hayan realizado en ellas.
La secuencia para hacer un asiento es la siguiente: primero se anota en el libro diario y después se pasa ese asiento a la ficha individual de cada cuenta.
De este modo, el diario es como lo que su nombre indica, un libro diario donde se anotan una tras otra todas las operaciones de la empresa y el mayor – que está representado por una ficha para cada cuenta – va anotando en cada ficha solo los movimientos que a ella corresponden.
El libro más importante en cualquier contabilidad
Función del libro mayor
Controla en forma individual los cargos y abonos de cada cuenta según las operaciones registradas en el libro diario. En sí el libro mayor resume los valores registrados como cargos o abonos de acuerdo a las operaciones comerciales realizadas por la empresa. y también llega a ser un paso importante en la contabilidad.

http://es.wikipedia.org/wiki/Libro_mayor

Comparación de documentos Excel


compare

Los archivos Excel pueden ser idénticos pero diferenciarse en un pequeño dato dentro de una tabla de cálculo, sí el usuario tiene que corroborar datos de muchos documentos con está extensión lo mejor será tener una solución para hacerlo de forma efectiva y rápida. El programa que trae esa solución es Excel Compare una valiosa herramienta de software que le ayudará a realizar está tarea en un tiempo mucho menor que sí la tuviese que hacer manual mente, visualizando dato por dato de cada uno de los documentos que quiere comparar y analizar.

Excel Compare realiza sus funciones de manera muy sencilla, el usuario tendrá que detallar cuál es el archivo o los archivos que quiere analizar sus diferencias o incluso las modificaciones que hay hechas en un documento. Una vez realizado esté paso inicial el programa Excel Compare elabora un tercer fichero con toda la información necesaria sobre los cambios y la comparativa con las modificaciones hechas. Además el programa incorpora otra importante función en la que se puede ejecutar un filtro para que los resultados sobre los cambios sean de un campo específico dentro de un fichero.

http://gratis.portalprogramas.com/Excel-Compare.html

Descripción del programa
Excel Compare es una herramienta que permite comparar archivos de Excel, hojas de cálculo de Excel, y rangos individuales de hojas. Excel Compre compara los datos directamente desde las hojas de cálculo y presentará el resultado en una nueva hoja de Excel creada por él, como un informe de calidad de publicación (Informe de diferencias), el cuál estará pronto para imprimir ó guardar. El informe desplegará los datos añadidos, removidos ó modificados. Será posible utilizar esta herramienta para el análisis de los cambios realizados.
Lista de características
• Soporte para todas las versiones de Excel;
• Creacion del Informe de diferencias en una nueva hoja de Excel;
• El informe mantendrá el formato de las celdas comparadas;
• Posibilidad de comparar cualquier rango de las hojas;
• Soporte de configuración de proyectos.
• Posibilidad de añadir automáticamente macros definidos por el usuario al libro de trabajo de informe.
http://www.formulasoft.com/esp/xlsc.html

Excel: encuadre de caja diario


excel

Excel Cuadre caja diario es una aplicación muy útil para conocer realmente cuanto efectivo ha entrado y cuanto ha salido según tus movimientos diarios. De esta manera podrás conseguir un saldo verídico para poder hacer previsiones futuras y tener un mejor control de la economía de tu negocio o proyecto.

Estas actividades se pueden llegar a realizar entre una y tres veces al día según la demanda, motivo por el cual es recomendable tener un método estandarizado, rápido y eficaz para poder calcular los ingresos.

Simplemente debes rellenar la plantilla y Excel hará los cálculos por ti. Los apartados a rellenar son los siguientes:
 El efectivo inicial
 Las ventas diarias totales (efectivos, cheques, crédito
 Cuentas por cobrar
 Otros ingresos en efectivo
 Restar ventas de crédito
 Efectivo pagado a clientes
 Reintegro de efectivo
 Reingreso de efectivo
 Depositado en bancos
 Efectivo pagado al negocio
 Dueño/socio
 Gastos micelaneos en efectivo (comidas, bebidas, etc.)
 Total de efectivo pagado
 Efectivo disponible recibido
 Efectivo disponible real
 Flujo de efectivo

http://gratis.portalprogramas.com/Cuadre-caja-diario.html

Excel 2013: función SUMAR.SI.CONJUNTO


Descripción
Agrega las celdas de un rango que cumpla con varios criterios. Por ejemplo, si desea sumar los números del rango A1:A20 solo si los números de B1:B20 correspondientes son mayores que cero (0) y los números de C1:C20 correspondientes son menores que 10, puede usar la siguiente fórmula:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(A1:A20; B1:B20; «>0»; C1:C20; «32», B4, «manzanas» o «32».
rango_criterios2; criterios2; … Opcional. Rangos adicionales y sus criterios asociados. Se permiten hasta 127 pares de rangos/criterios.
Observaciones
Las celdas del argumento rango_suma se suman solo si se cumplen los criterios correspondientes especificados para esa celda. Por ejemplo, supongamos que una fórmula contiene dos argumentos rango_criterios. Si la primera celda de rango_criterios1 cumple con criterios1 y la primera celda de rango_criterios2 cumple con criterios2, se agrega la primera celda de rango_suma a la suma y así sucesivamente para todas las celdas restantes de los rangos especificados.
Las celdas del argumento rango_suma que contienen VERDADERO se evalúan como 1; las celdas de rango_suma que contienen FALSO se evalúan como 0 (cero).
A diferencia de los argumentos rango y criterios de la función SUMAR.SI, en la función SUMAR.SI.CONJUNTO, cada argumento rango_criterios debe contener el mismo número de filas y columnas que el argumento rango_suma.
Puede usar caracteres comodín como el signo de interrogación (?) y el asterisco (*) en los criterios. Un signo de interrogación coincide con un carácter individual, un asterisco coincide con una secuencia de caracteres. Si desea buscar un signo de interrogación o un asterisco, escriba una tilde (~) antes del carácter.

Ejemplos
Ejemplo 1
Este tema de ayuda remite a datos activos de un libro incrustado. Cambie datos, o modifique y cree fórmulas en la hoja de cálculo, y Excel Web App (una versión de Excel que se ejecuta en Internet) los calculará inmediatamente.
Este ejemplo utiliza la función SUMAR.SI.CONJUNTO para sumar los valores de las celdas que cumplen determinados criterios.
Utilice este ejemplo de la función SUMAR.SI.CONJUNTO en un libro incrustado
Con una celda seleccionada en la columna «Resultado activo» del libro incrustado, puede presionar F2 para ver su fórmula subyacente. Puede cambiar la fórmula de la celda, o copiar o editar la fórmula y, a continuación, pegarla en otra celda y experimentar desde ahí con ella.

sumar1

Para descargar el libro, haga clic en el botón Ver el libro a tamaño completo, en la esquina inferior derecha del libro incrustado (en el extremo derecho de la barra negra que hay arriba). Si hace clic en el botón, se cargará el libro en una ventana nueva del explorador (o en una pestaña nueva, según la configuración del explorador). Tenga en cuenta que, en la vista del explorador a tamaño completo, no se puede escribir en las celdas de la hoja de cálculo.
A continuación, en la vista del explorador a tamaño completo, puede hacer clic en el botón Descargar
Imagen

, que permite abrir el libro completo en Excel o guardarlo en el equipo. Con algunos ejemplos de funciones, abrir el libro en el programa Excel del escritorio permite utilizar fórmulas de matriz, en las que debe presionar la combinación de teclas CTRL+MAYÚS+Intro (esta combinación no funciona en el explorador).
Ejemplo 2
Este ejemplo utiliza la función SUMAR.SI.CONJUNTO para sumar importes de cuentas bancarias según el interés pagado.
Utilice este ejemplo de la función SUMAR.SI.CONJUNTO en un libro incrustado
Ejemplo 3
Este ejemplo utiliza la función SUMAR.SI.CONJUNTO para sumar la cantidad de precipitaciones de determinados días.
Utilice este ejemplo de la función SUMAR.SI.CONJUNTO en un libro incrustado
Ejemplo 4
Este ejemplo se basa en los datos del Ejemplo 3 y separa la lluvia, las temperaturas promedio y la velocidad promedio del viento en dos períodos de 12 horas para cada día.
Utilice este ejemplo de la función SUMAR.SI.CONJUNTO en un libro incrustado
Ejemplo 5
Este ejemplo utiliza la función SUMAR.SI.CONJUNTO para escribir criterios como una referencia o mediante caracteres comodín
Utilice este ejemplo de la función SUMAR.SI.CONJUNTO en un libro incrustado

http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/sumar-si-conjunto-funcion-sumar-si-conjunto-HA010342933.aspx

Excel 2013: Contabilidad general


contabilidad1

Descripción
Esto es una plantilla de Microsoft Office
La contabilidad es una ciencia y técnica que aporta información de utilidad para el proceso de toma de decisiones económicas. Esta disciplina estudia el patrimonio y presenta los resultados a través de estados contables o financieros.
La contabilidad general implica el análisis desde distintos sectores de todas las variables que inciden en este campo. Para esto es necesario llevar a cabo un registro sistemático y cronológico de las operaciones financieras.
La contabilidad general de una empresa, por lo tanto, implica el control de todas sus operaciones diarias: compra, venta, gastos, inversiones, etc. El contador debe registrar, analizar, clasificar y resumir estas operaciones para volcarla en un estado o balance con información veraz.
Existen distintas fases especializadas que forman parte de la contabilidad general. La contabilidad de costos se dedica a la clasificar y recopilar información de los costos corrientes y en perspectiva.
La contabilidad fiscal, por su parte, está fundamentada en la legislación impositiva de cada país. El contador debe encargarse de elaborar los informes pertinentes para la presentación de declaraciones ante la Administración Pública y para el pago de los impuestos.
La contabilidad financiera es otra fase de la contabilidad financiera, centrada en la información cuantitativa de las transacciones y de otros eventos económicos que son susceptibles de cuantificación.
La contabilidad administrativa, por último, está vinculada a la elaboración de informes internos. La información es analizada por los propios responsables de la organización, quienes tomarán decisiones de gestión en base a los datos aportados. Las políticas de una empresa suelen basarse en estos informes de la contabilidad administrativa.

Lee todo en: Definición de contabilidad general – Qué es, Significado y Concepto http://definicion.de/contabilidad-general/#ixzz2flBOnM14

http://office.microsoft.com/es-es/templates/contabilidad-general-TC001168434.aspx

Excel 2013: Informe de gastos


gastos1

Descripción
Deje constancia de los gastos del viaje de negocios en una tabla de Excel con esta elegante plantilla.

Hacer un seguimiento de los gastos de tu negocio puede ser una tarea complicada. Los recibos de gestión y la información te ayudarán a ti o a tu contador, cuando la temporada de impuestos se presenta. En lugar de escribir grandes cantidades de información en las hojas pequeñas de papel y el llenar de recibos un cajón del escritorio, empieza a crear informes de gastos en Microsoft Excel y ten un mejor control de las finanzas de tu negocio.

http://office.microsoft.com/es-ar/templates/results.aspx?qu=negocios&avg=zxl&queryid=05b627cb-fdcb-4766-9200-aa46c96be919&av=zxl150#ai:TC102780257|

Excel 2013: Plan de marketing


marketing1

Descripción
Los trabajadores de la información o los pequeños negocios pueden usar esta plantilla para llevar un seguimiento de cada entrega de su plan de marketing o de proyecto.
Un Plan de promociones, mercadeo o marketing (Plan de Marketing) es un documento escrito que detalla las acciones necesarias para alcanzar un objetivo específico de mercado. Puede ser para un bien o servicio, una marca o una gama de producto. También puede hacerse para toda la actividad de una empresa. Su periodicidad puede depender del tipo de plan a utilizar, pudiendo ser desde un mes, hasta 5 años (por lo general son a largo plazo).
• Describir y explicar la situación actual del producto.
• Especificar los resultados esperados (objetivos)
• Identificar los recursos que se necesitarán (incluidos los financieros, tiempo y habilidades)
1.
o Personal calificado
o Tiempo
o Competencias
o Objetivos:satisfacer al cliente.
o Declaración de la misión y la visión
o Objetivos corporativos
o Objetivos financieros
o Objetivos de mercadeo
o Objetivos a largo plazo
o Cultura corporativa
2. Resumen del Análisis de Situación. Análisis FODA,DOFA,DAFO.
o Debilidades (internas)
o Amenazas (externas)
o Fortalezas (internas)
o Oportunidades (externas)
o Conclusión
o Factores clave de éxito en la industria
o Nuestra ventaja competitiva
3. Estudio de mercado
o Requisitos de información
o Metodología de la investigación
o Resultados de la investigación
4. Estrategia de marketing. Se refiere básicamente a las cuatro «P» del marketing: Producto, Precio, Distribución (place) y Promoción o Publicidad. Intervención a partir del modelo de negocio. Análisis business life model, business model generation, Ideo.
5. Estrategia de Marketing. Producto
o Mix de producto
o Fortalezas y debilidades de producto
o perceptual mapping
o Gestión del ciclo de vida del producto y desarrollo de nuevo producto
o Nombre de marca, imagen de marca y valor de marca
o El producto extendido
o Análisis de cartera de productos
o Análisis B.C.G. (Boston Consulting Group)
o Análisis de margen de contribución
o Análisis multi factorial de G.E.
o Desarrollo de la Función de Calidad
6. Estrategia de Marketing. Precio
o Objetivos de precio.
o Método de precio (pej. a partir de coste, a partir de demanda, o según competencia)
o Estrategia de precio
o Descuentos
o Elasticidad de precios y sensibilidad del consumidor
o Price zoning
o análisis de punto muerto para varios precios
7. Estrategia de Marketing. Promoción
o Objetivos de promoción
o Mix promocional
o Alcance publicitario, frecuencia, tramos, medios de comunicación, contenido
o Requisitos de la fuerza de ventas, técnicas y gestión.
o Promoción de ventas
o Publicidad y relaciones públicas
o Promoción electrónica (pej. web o teléfono)
8. Estrategia de Marketing. Posicionamiento (Distribución)
o Cobertura geográfica
o Canales de distribución
o Cadena de suministro y logística
o Distribución electrónica
9. Estrategia de Marketing. Objetivos de cuota de mercado
o Por productos,
o Por segmentos de clientes
o Por mercados geográficos
10. Implementación
o Requisitos de personal
o Asignación de responsabilidades
o Incentivos
o Formación en métodos de venta
o Requisitos financieros
o Requisitos de sistemas de gestión de la información
o Agenda mes a mes
o Análisis pert o camino crítico
o Control de resultados y benchmarking
o Mecanismo de ajuste
o Contingencias
11. Resumen financiero
o Supuestos
o Declaración de ingresos mensuales
o Análisis de margen de contribución
o Análisis de punto de equilibrio
o Análisis Montecarlo
o Análisis ISI: Internet Strategic Intelligence
12. Apéndice

http://office.microsoft.com/es-ar/templates/results.aspx?qu=negocios&avg=zxl&queryid=05b627cb-fdcb-4766-9200-aa46c96be919&av=zxl150#ai:TC102930049|

http://es.wikipedia.org/wiki/Plan_de_marketing

Excel 2013: Seguimiento de proyectos


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Descripción
Los directores de pequeños negocios pueden usar esta plantilla para llevar un seguimiento de los proyectos por categoría y por los empleados asignados. Marcar por encima o por debajo es sencillo con una calculadora integrada que se basa en el formato condicional y en las entradas del usuario.
Ya sea que nuestro negocio dependa de proyectos, o que tengamos emprendimiento de especial importancia, la forma de hacer su seguimiento es en esencia la misma.

Todo proyecto tiene tres variables principales, el alcance, el plazo y el costo (a esto se lo llama la triple limitación). Pero conocer el estado de estas variables en un punto de tiempo determinado no nos brindará mucha información, a menos que podamos compararla contra el plan y que podamos tener una estimación de cómo concluirá el proyecto. Otras variables que pueden resultar claves son calidad, satisfacción del cliente y riesgos.

Entonces, para poder hacer un seguimiento a alto nivel de uno o varios proyectos se requieren de instancias:

a) Definiciones que deben estar claras y documentadas al inicio del proyecto:

1. Alcance del proyecto, que podrá constar en un listado de los ítems principales (los PMs los llaman entregables)
2. Un costeo detallado del proyecto, con un resumen por grandes tracks.
3. Time plan a alto nivel. Aquí la clave está en requerir que se incluyan los hitos mayores del proyecto, por ejemplo los puntos de facturación o las puestas en marcha.
4. Listado de los principales riesgos del proyecto, esto ayuda a “destapar” zonas grises y puntos débiles del proyecto y darles buen curso desde en inicio.
5. Fijar la frecuencia y forma en que se informará el avance. Pudiendo ser este un informe tipo presentación, una planilla resumen con varios proyectos, una aplicación WEB o una reunión periódica de avance. Cada quien decidirá que le es mas útil.

http://office.microsoft.com/es-ar/templates/results.aspx?qu=negocios&queryid=05b627cb%2Dfdcb%2D4766%2D9200%2Daa46c96be919&avg=zxl#ai:TC102930041|

PLANILLA DE EXCEL PARA CÁLCULO DE IMPUESTO A LAS GANANCIAS (ARGENTINA)


La planilla de excel para Cálculo de Impuesto a las Ganancias para trabajadores en relación de dependencia procesa la información de sueldo teniendo en cuenta las deducciones arrojando el valor del impuesto del mes y el sueldo neto luego del tributo
Esta planilla le ayuda a llevar un seguimiento mes a mes
El impuesto a las ganancias es cobrado por el Estado a las personas físicas que ganan por encima de un monto mínimo imponible.
Se calcula como un porcentaje del salario bruto que estos perciben luego de efectuadas las deducciones que establezca la ley, considerándose para las mismas la condición familiar de la persona.
Es común que existan niveles escalonados con diferente porcentaje a ser retenido, siendo mayor los aportes a nivel que el ingreso se incrementa.

Ganancias-300x104

Descargar planilla de:
http://planillaexcel.com/planilla-de-excel-de-calculo-de-impuesto-a-las-ganancias/

Características Excel 2013: síntesis


excel

• Excel 2013 es un programa de hojas de cálculo con un aspecto totalmente nuevo, adaptado a Windows 8 y a los dispositivos digitales más novedosos como smartphones y tablets. La nueva interfaz muestra un inicio rápido con documentos recientes y opciones de búsqueda de plantillas organizadas por categorías (informes, presupuestos, calendarios, etc.). El objetivo es que el usuario no pierda tiempo añadiendo formato o diseñando una hoja de cálculo, sino que empiece a trabajar directamente sobre una plantilla. Las características que distinguen esta versión de Excel con respecto a las anteriores son principalmente las que mencionamos a continuación:

• Relleno rápido. Esta función permite ahorrar tiempo al usuario a la hora de insertar datos. Si el usuario quiere dividir una columna, puede empezar insertando los datos deseados de esa columna en otra y Excel completará el resto.

• Recomendación de gráficos. En función del tipo de datos insertados, Excel 2013 sugerirá al usuario los gráficos que mejor se ajustan y pueden representar esos datos.

• Compartición de documentos. Con SkyDrive, el usuario podrá almacenar y compartir sus documentos Excel con aquellos usuarios que desee para así trabajar de forma conjunta.

• Presentación de Excel en línea. Si lo que se desea es compartir un documento Excel con los asistentes a una reunión virtual, se puede utilizar Lync para tales efectos.

• Gráficos animados. Ahora se puede visualizar la evolución de los precios en un año, el incremento de los gastos familiares, etc. en una gráfica animada. – See more at: http://papaya10.com/2013/microsoft-excel-2013/#sthash.XuBDlu7I.dpuf

Excel 2013: Plantillas, quitándote el trabajo pesado


Con Excel 2013 (al igual a que las otras aplicaciones) se ha integrado la posibilidad de descargar plantillas de tablas con el fin de evitar el trabajo pesado de diseñar e introducir las funciones, y enfocarse en poner los datos. Hay una gran variedad de plantillas para utilizar.

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Microsoft ya tenía la posibilidad de descargar plantillas desde la página oficial, sin embargo, le ha dado una rosca importante e integrado directamente al nuevo Office 2013, lo cual me parece excelente ya que no todo el mundo sabe que existen estas plantillas, además qué es mucho más fácil descargarlo desde la misma aplicación.
Navegando un poco por las categorías (y con un interés personal, ya que estoy necesitando algo así) encuentro que hay una gran cantidad de plantillas para elegir, y todas de una excelente calidad. Podemos encontrar de todo, desde facturas y presupuestos hasta calendarios y listas.

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Para uso personal, me parece más que excelente, pues permite que aquellos que no tengan demasiada experiencia en Excel, puedan acceder a herramientas que ayudan en las cosas cotidianas del día a día. Para pequeños negocios también me parece muy bueno, pues hay plantillas que pueden ser utilizados sin ningún problema (o con poca modificación del mismo), incluso hasta he encontrado una planilla de asistencia escolar.
Ahora, si llevamos esto al ámbito profesional o empresarial, puede que nos quedemos un poco cortos, pues los datos que tenemos que manejar en esos casos son muchos más grandes y de diferentes tipos, por lo que la edición de la plantilla llevaría mucho más trabajo que hacerla a mano.

http://www.xatakawindows.com/office/microsoft-excel-2013-a-fondo

Analizando nuestros datos intuitivamente gracias a Microsoft Excel 2013


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Descripción:

Con la nueva versión de Microsoft Excel 2013 aparecen un gran número de novedades a la hora de crear reportes y analizar información. Durante la sesión realizaremos diferentes demostraciones de cómo utilizar los nuevos componentes gráficos como Power View, las gráficas de error o los nuevos segmentadores. Además, daremos un salto cualitativo en el tratamiento de nuestros datos, tanto de orígenes analíticos como PowerPivot o Analysis Services, como de datos provenientes de SQL Server o incluso de cualquier servicio web alojado en internet o del mismo DataMarket. Todas estas novedades mejoran la experiencia de usuario y van a permitir que nuestros datos sean representados y analizados de una forma mucho más intuitiva, reduciendo el tiempo dedicado al análisis, y por consiguiente, tomando decisiones vitales para nuestra organización de una forma mucho más rápida y eficiente.

https://msevents.microsoft.com/CUI/EventDetail.aspx?culture=es-ES&EventID=1032529687&CountryCode=ES

¿Cuáles son las nuevas y emocionantes características de Excel 2013?


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Debido al reciente lanzamiento de la versión 2013 de Microsoft Office, muchos de nosotros estamos preguntando qué es exactamente lo que es nuevo en Excel 2013 y los cambios que han tenido lugar en el programa de software más popular del planeta. El programa de hoja de cálculo nueva no ha sufrido modificaciones drásticas, pero en realidad hay una serie de ajustes que hacen que sea menos complicado trabajar con para novatos y veteranos por igual número-crunchers. Nuevas aplicaciones y Excel 2013 nuevas funciones permiten a los usuarios navegar a través de más rápido y compilar datos con entrada significativamente menor.
Comience At the Beginning
El nuevo Office 2013 software hace uso de una pantalla de inicio que es diferente de los paquetes anteriores. A diferencia de las versiones anteriores de Excel en el que los usuarios eligen entre libros, calendarios y listas de cosas por hacer, la pantalla de inicio de Excel 2013 cargas de seguridad de los archivos más recientes de forma automática. Esto le permite mantener las hojas de trabajo fijadas a una lista de la actividad reciente con el fin de que siempre es visible y se le ocurre sin necesidad de ninguna carga. Usted es capaz de importar automáticamente los libros existentes o plantillas fuera de su disco duro, un disco, o la nube. Nuevas plantillas puede ser depositado junto a los archivos actuales para permitir mucho mejor que arrancar el trabajo.
Busque en la parte trasera
Entre la lista de reconocidas capacidades de Office 2010 fue la vista Backstage, una manera de llamar a diferentes archivos para importar la información de intercambio fuera pestañas hacia fuera o tirar de un programa de software diferente. Esta opinión ha sido remodelado para Office 2013, con una ficha que le permite arrancar documentos recientemente. Esta lista puede incluir cadenas de mensajes de correo, discos de ordenador portátil o un ordenador, los sitios visitadas últimamente, y unas cuantas bases de datos en línea. Lo que es más, usted será capaz de utilizar la vista para abrir una cuenta de SkyDrive que comparte archivos entre los usuarios registrados.
Ver los patrones
Software de reconocimiento de patrones ha recorrido un largo camino desde los días de oficina de Microsoft detectar lo que las palabras que usted está a punto de escribir basa sólo en el primer puñado de letras. Nuevo algoritmo de Microsoft puede ver patrones en los datos numéricos. La herramienta Flash de relleno de Excel 2013 le permite identificar patrones dentro de los números que ha ingresado y luego rellenar automáticamente las entradas que quedan con la información. Para aquellos que necesitan para aplicar una figura común a los números existentes, por ejemplo, un aumento de la inflación, el flash de relleno puede conectar fácilmente y al instante en números que previamente requeriría el empleo de la función de calculadora. Esto se aplica a los números así como los nombres y el tiempo, con el fin de que usted será capaz de flash de relleno los meses figuras proyectadas y años a partir de ahora.
Preguntar si se desea obtener una recomendación
Entre las nuevas funciones intuitivas de Excel 2013 sin duda es la aplicación Gráficos recomendado. Esto tira de un subconjunto de las figuras que ha introducido en forma de gráfico, si gráfico de barras o gráfico circular o número con el tiempo. Mediante la inserción de tablas recomendadas, puede hacer clic en torno a averiguar cómo los números que aparecen en una serie de estilos visuales. Todo lo que tienes que hacer cuando vea el gráfico que aparece es correcto pulse Aceptar y será producida y agregada al documento.
Analiza en tiempo rápido
Ser capaz de trabajar con sus datos lo más rápido que se ha insertado en cada célula es una de las partes más interesantes de las novedades de Excel 2013. El Análisis Rápido le permite arrancar un ladrillo de células o información y luego jugar un rato con él. Usted será capaz de utilizar un análisis rápido para dar formato a los números, fechas u órdenes numéricos, es posible producir nuevos gráficos, es posible que la suma total de la cuenta corriente, o usted puede construir tablas para otros usuarios. Después de ver cada cuenta o un gráfico, haga clic en Aceptar y se va a aplicar a los números.
Ver cada número en cada dimensión
Las últimas versiones de Excel tiene una aplicación de Power View compatible. En Office 2013, esta aplicación se ha incorporado dentro del software. Power View es bueno para convertir un montón de números en un formato presentable en caso de tener que hacer una presentación o que el equivalente de una diapositiva de PowerPoint para los datos. Crear un título de trabajo, organizar la información que necesite, filtrar las partes innecesarias y utilizar los textos o temas que usted considere trabajar mejor para su presentación. Vista previa antes de que está todo listo para ir y ponerlo en un mensaje de correo electrónico o en un proyector.
Como se puede ver Excel 2013 ofrece nuevas opciones decentes para la mesa. Ahora le toca a usted para determinar si las últimas capacidades justificar una actualización.
¿Quieres mejorar tus conocimientos de Excel? Vea nuestra línea de formación de Excel o navegar por la extensa formación en línea catálogo en nuestro sitio.

http://elsaber-tecnologia.blogspot.com.ar/2013/04/cuales-son-las-nuevas-y-emocionantes.html

Novedades y Características Excel 2013


aplicacionesoffice2013

 FlashFill
• Una tarea común en Excel es llenar tablas con series de datos repetitivas. Ahora Excel detecta esos patrones de datos y le ofrece llenar automáticamente los rangos de datos con la característica FlashFill

 QuickAnalysis
• Al seleccionar un rango de datos en Excel, aparecerá el icono de QuickAnalysis, al hacer click sobre el, Excel le ofrecerá una serie de opciones para dar formato, agregar totales, crear gráficos sobre ese rango de datos. Adicionalmente permite ver una vista previa del resultado que otendría antes de decidir aplicarlo.

 QuickExplore
• Las tablas dinámicas siempre han sido una de las herramientas más poderosas de Excel para analizar datos, pero al mismo tiempo, son de las menos usadas por los usuarios que nunca han recibido un curso para aprender a usarlas. Excel 2013 pretende cambiar esto con la nueva función QuickExplore que le sugiere a los usuarios la mejor distribución para la tabla dinámica.

 Soporte a multiples monitores
• Una pequeña mejora en Excel 2013 es que ahora permite a los usuarios con multiples monitores ver varias copias del mismo documento, una en cada monitor.

http://www.visiontecnologica.com/capacitacion-de-excel/novedades-de-excel-2013?start=2

Excel 2013: Crear una segmentación de datos para filtrar su datos de tabla


En Excel 2010, se han incorporado segmentaciones de datos como una nueva manera de filtrar datos de tabla dinámica. En Excel 2013, también puede crear segmentaciones de datos para filtrar sus datos de tabla. Una segmentación de datos es realmente útil, porque indica claramente qué datos se muestran en la tabla tras filtrar los datos.

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Esta es la manera en que puede crear una para filtrar sus datos:
1.Haga clic en cualquier lugar de la tabla para mostrar Herramientas de tabla de la cinta de opciones.

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Haga clic en Diseño > Insertar Segmentación de datos.

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Crear una segmentación de datos para filtrar su datos de tabla
En Excel 2010, se han incorporado segmentaciones de datos como una nueva manera de filtrar datos de tabla dinámica. En Excel 2013, también puede crear segmentaciones de datos para filtrar sus datos de tabla. Una segmentación de datos es realmente útil, porque indica claramente qué datos se muestran en la tabla tras filtrar los datos.

3. En el cuadro de diálogo Insertar Segmentación de datos, active las casillas para las que desea crear segmentaciones de datos.
4. Haga clic en Aceptar.
Aparecerá una segmentación de datos para cada encabezado de tabla que ha activado en el cuadro de diálogo Insertar Segmentación de datos.
5. En cada segmentación de datos, haga clic en los elementos que desea mostrar en su tabla.
Para elegir más de un elemento, mantenga presionada la tecla Ctrl y, a continuación, elija los elementos que desea mostrar.
Sugerencia Para cambiar el aspecto de las segmentaciones de datos, haga clic en la segmentación de datos para mostrar las Herramientas de segmentación de datos en la cinta de opciones y, a continuación, aplique un estilo de segmentación de datos o cambie la configuración de la pestaña Opciones.

Más información acerca del filtrado de datos:

http://office.microsoft.com/es-ar/excel-help/filtrar-datos-en-una-tabla-excel-HA102840028.aspx?CTT=5&origin=HA102813812

Excel 2013: Dar significado a los datos


El formato condicional o los minigráficos pueden resaltar los datos más importantes o mostrar las tendencias de los datos. Use la herramienta Análisis rápido para obtener una vista previa activa y probarlo.
1. Seleccione los datos que desea examinar más de cerca.
2. Haga clic en el botón Análisis rápido que aparece en la esquina inferior derecha de la selección.
3. Examine las opciones de las pestañas Formato y Minigráficos para ver cómo afectan a los datos.

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Por ejemplo, seleccione una escala de color de la galería Formato para diferenciar las temperaturas altas, medias o bajas.

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4. Cuando le guste lo que ve, haga clic en esa opción.
Obtenga más información sobre cómo aplicar formato condicional ( http://office.microsoft.com/es-ar/excel-help/aplicar-formato-condicional-para-analizar-datos-de-forma-rapida-HA102749294.aspx?CTT=5&origin=HA102813812)

o analizar tendencias de datos usando minigráficos.( http://office.microsoft.com/es-ar/excel-help/analizar-tendencias-en-datos-con-minigraficos-HA103452521.aspx?CTT=5&origin=HA102813812 )

http://office.microsoft.com/es-ar/excel-help/tareas-basicas-en-excel-2013-HA102813812.aspx

Excel 2013: overview


Experiencia agradable, con más partes inteligentes integradas
Una de las cosas que aprendimos durante la investigación entre clientes fue que aunque muchas personas saben que Excel tiene una gran cantidad de capacidades, algunas veces se pueden sentir intimidados por todas las opciones disponibles y no están seguras de cómo usarlas. Por lo tanto, esta vez fue una prioridad brindar una experiencia más limpia que se enfocara en tu contenido y ofreciera funciones que son apropiadas para lo que estás haciendo—y podrás verlo tanto en el cliente de escritorio Excel (“Excel tradicional”) como en la aplicación web Excel. Asimismo brindamos lineamientos adicionales para mostrar lo que es posible y para ayudarte a hacer que tus datos tengan el aspecto que deseas, más rápido, con menos experimentación y ensayo-error. Funciones como Quick Analysis, Flash Fill, Chart Recommendations y PivotTable Recommendations son ejemplos de este tipo de lineamientos. ¿Tienes problemas para que las tablas tengan un buen aspecto? Hemos hecho que sea más fácil crear la tabla correcta y personalizarla con sólo algunos clics. Daremos más detalles de esto en futuras publicaciones. ¿Usas múltiples pantallas y desearías tener un libro de Excel abierto para cada una de ellas? Bueno, esto finalmente es posible con Excel 2013.

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Capacidades de inteligencia empresarial, potentes e integradas
Para Excel 2013 decidimos realizar una importante inversión en BI; en particular, teníamos el objetivo de hacer que Excel fuera una herramienta BI completa de auto servicio. Si ya has descubierto PowerPivot for Excel 2010 y SharePoint 2010, te dará gusto ver que hemos integrado el mismo modelo de datos tabulares de forma nativa en Excel 2013. También hemos incluido nuevas capacidades de análisis como Quick Explore, Timeline Slicers, PowerPivot y Power View. En efecto, PowerPivot y Power View ahora vienen con Excel y se integran a la experiencia Excel, tanto en el cliente como en la aplicación web a través de SharePoint y Excel Services. ¡Increíble! Para la BI de nivel empresarial, la conveniencia del auto servicio en Excel en el front end está respaldada por la colaboración, escalabilidad, confiabilidad y cumplimiento/control de SharePoint con Excel Services y SQL Server 2012.
Hay mucho qué decir acerca de BI y Excel 2013…considera esto como una pequeña introducción.

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http://blogs.technet.com/b/microsoftlatam/archive/2012/08/24/te-presentamos-a-excel-2013.aspx

Excel 2013: tarea básica


Jugar con los datos: fíltrelos para ver solo los datos que desee u ordénelos para que vayan, por ejemplo, del mayor al menor. Haga clic en la flecha del encabezado de tabla de una columna. Para filtrar los datos, desactive el cuadro Seleccionar todo para borrar todas las marcas de verificación y active los cuadros de los datos que desee mostrar en la tabla.

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Para ordenar todos los datos, haga clic en Ordenar de la A a la Z u Ordenar de la Z a la A.

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Obtenga más información sobre el filtrado de datos en una tabla de Excel.

http://office.microsoft.com/es-ar/excel-help/tareas-basicas-en-excel-2013-HA102813812.aspx

Excel 2013: tabla dinámica para analizar datos en varias tablas


Si una empresa almacena datos importantes en bases de datos relacionales, tiene la posibilidad de analizar y crear informes con esos datos de forma periódica. Si los datos son relacionales, puede crearse una tabla dinámica como esta en cuestión de minutos:

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¿Qué tiene de particular esta tabla dinámica? Observe que la lista de campos muestra una colección de tablas que contienen campos, que el usuario puede combinar en una sola tabla dinámica para segmentar los datos de varias formas. No es necesario preparar los datos ni aplicar formato de forma manual. Si tiene datos relacionales, en cuanto los importe podrá crear, de forma inmediata, una tabla dinámica basada en las tablas relacionadas.
¿Cómo puede obtener varias tablas en una lista de campos de tabla dinámica? Tiene dos opciones. La primera consiste en que, al importar datos de una base de datos relacional, puede importar también varias tablas de forma simultánea. La segunda opción consiste en importar tablas de una en una desde uno o varios orígenes de datos, agregarlas a un Modelo de datos de Excel, crear relaciones y usar el Modelo de datos para controlar una tabla dinámica.
Revisemos el proceso para importar varias tablas desde SQL Server.
1. Asegúrese de conocer los nombres del servidor y de la base datos, así como las credenciales que debe usar para conectarse a SQL Server. El administrador de la base de datos puede facilitarle la información que necesite.
2. Haga clic en Datos > Obtener datos externos > De otras fuentes > Desde SQL Server.
3. En Nombre del servidor, escriba el nombre del equipo de red del equipo que ejecuta SQL Server.
4. En Credenciales de conexión, haga clic en Usar autenticación de Windows para conectarse como usted mismo. De no ser así, escriba el nombre de usuario y la contraseña que le haya proporcionado el administrador de la base de datos.
5. En Seleccionar base de datos y tabla, elija la base de datos y haga clic en Activar selección de varias tablas.

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6. Elija de forma manual las tablas con las que desea trabajar o, si lo prefiere, seleccione una o dos tablas, y haga clic en Seleccionar tablas relacionadas para seleccionar de forma automática tablas relacionadas con las que ha seleccionado.
7. Si la opción Importar relaciones entre tablas seleccionadas está activada, manténgala así para que Excel pueda crear de nuevo en el libro las relaciones de tablas equivalentes.
8. Haga clic en Finalizar.
9. En el cuadro de diálogo Importar datos, elija Informe de tabla dinámica.

Click en:

http://office.microsoft.com/es-ar/excel-help/crear-una-tabla-dinamica-para-analizar-datos-en-varias-tablas-HA102897373.aspx?CTT=5&origin=HA102809308

Excel 2013: crear diferentes tipos de tablas dinámicas


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Usar una lista de campos para crear diferentes tipos de tablas dinámicas

Cree el diseño de una tabla dinámica que usa una o varias tablas mediante la misma lista de campos. Renovada para alojar tablas dinámicas de una o varias tablas, la lista de campos facilita la búsqueda de los campos que desea en su diseño de tabla dinámica, el cambio al nuevo modelo de datos de Excel agregando más tablas, y la exploración y navegación a todas las tablas. Para más información, vea Procedimientos para usar la lista de campos.

http://office.microsoft.com/es-ar/excel-help/novedades-de-excel-2013-HA102809308.aspx

Usar varias tablas en su análisis de datos
El nuevo modelo de datos de Excel le permite aprovechar eficaces características de análisis que solo estaban disponibles anteriormente instalando el completo PowerPivot. Además de crear tablas dinámicas tradicionales, ahora puede crear tablas dinámicas basadas en varias tablas en Excel. Importando diferentes tablas, y creando relaciones entre ellas, podrá analizar sus datos con resultados que no podrá obtener de datos de tablas dinámicas tradicionales. Para obtener más información al respecto, vea Crear un modelo de datos en Excel.

http://office.microsoft.com/es-ar/excel-help/crear-una-tabla-dinamica-para-analizar-datos-en-varias-tablas-HA102897373.aspx?CTT=5&origin=HA102809308

Excel 2013: eficaz análisis de datos


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Crear una tabla dinámica que se adapte a sus datos

La selección de los campos adecuados para resumir sus datos en un informe de tabla dinámica puede resultar una ardua tarea. Ahora puede recibir ayuda. Cuando crea una tabla dinámica, Excel recomienda varias maneras de resumir sus datos y le muestra una vista previa rápida de los diseños de campo para que pueda elegir las impresiones que está buscando. Para más información, vea Crear una tabla dinámica.

http://office.microsoft.com/es-ar/excel-help/novedades-de-excel-2013-HA102809308.aspx

Crear una tabla dinámica para analizar datos de una hoja de cálculo

http://office.microsoft.com/es-ar/excel-help/crear-una-tabla-dinamica-para-analizar-datos-de-una-hoja-de-calculo-HA102840046.aspx?CTT=5&origin=HA102809308

Excel 2013: modelo de datos


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La funcionalidad básica del modelo de datos ahora está integrada en Excel
En Excel 2010, ha instalado el complemento PowerPivot para Excel 2010 de modo que podría importar y relacionar grandes cantidades de datos de varios orígenes.
En Excel 2013, gran parte de dicha funcionalidad, incluida la infraestructura que lo admite, se integra directamente en el modelo de datos en Excel. Sin instalar un complemento independiente, ahora puede:
Importar millones de filas de varios orígenes de datos.
Crear relaciones entre los datos de orígenes diferentes y entre varias tablas de una tabla dinámica.
Crear campos calculados implícitos (denominados previamente como ‘medidas’): los cálculos creados automáticamente al agregar un campo numérico a la zona de colocación de valores de la lista de campos.
Administrar conexiones de datos.
Por tanto, todos los usuarios de Excel ahora pueden generar modelos de datos y pueden usar esto como base para informes de tablas dinámicas, gráficos dinámicos y Power View. Excel carga automáticamente los datos en el motor de análisis en memoria xVelocity (antes denominado Vertipaq), que estaba disponible con el complemento PowerPivot. El modelo de datos de Excel tiene otras ventajas:
El procesamiento de los datos es rápido.
Los datos están muy comprimidos, lo que permite crear archivos con un tamaño manejable.
Los datos se guardan en el libro de Excel, por lo que son portátiles.
El complemento PowerPivot está disponible también y proporciona características más avanzadas de modelado para los modeladores de datos con más experiencia.

Nuevas posibilidades de desarrollo en Excel 2013


Microsoft Excel 2013 aporta la web a Excel.Nuevo aplicaciones para Office ofrecen una gran cantidad de interesante, nuevos escenarios y soluciones en un entorno de fácil de usar para el desarrollo de aplicaciones web dinámica.Esto significa que ahora puede usar populares lenguajes dinámicos (por ejemplo, Python, PHP, Perl y JavaScript) y las herramientas de desarrollo de web (por ejemplo, Microsoft Visual Studio 2012) para el desarrollo de aplicaciones.Desarrollo de Web también le permite usar las comunidades de fuerte Desarrollador global y la disponibilidad de varios ejemplos de código, marcos y bibliotecas, que amplían la aplicación de la aplicación para los diferentes escenarios.Puede crear dos tipos de aplicaciones para Office en Excel, aplicaciones de contenido y aplicaciones del panel de tareas.
Contenido apps para Office integrar características basado en web como contenido que se puede mostrar en consonancia con el documento.Aplicaciones de contenido para Office permiten integrar visualizaciones de datos basada en web; escenarios de multimedia incrustado, como la integración de un reproductor de vídeo de YouTube o una galería de imágenes así como otras funciones de contenido externos.La figura 1 muestra una implementación de una aplicación de contenido en Excel 2013.

Figura 1.App contenido en 2013 de Excel

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Apps del panel de tareas para Office trabajar en-paralelo con un documento de Office y dejar que los profesionales de app para desarrolladores de Office a proporcionar información contextual y una funcionalidad para mejorar la visualización y experiencia de creación de documentos.Por ejemplo, una aplicación de panel de tareas para Office puede buscar y recuperar información sobre el producto desde un servicio web basado en el nombre del producto o número de parte de los usuarios selecciona del documento.
Figura 2.App de panel de tareas en 2013 de Excel

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MS Excel 2013 Análisis rápidos


Análisis rápidos, tal como se muestra en la figura 3, es una nueva herramienta de la interfaz de usuario contextual que permite el acceso de un solo clic a las características de análisis de datos, como las fórmulas, formato condicional, minigráficos, tablas, gráficos y tablas dinámicas. Puede habilitar y deshabilitar la presentación de la nueva característica de análisis rápidos en Excel 2013 mediante programación utilizando los métodos Show y Hide del objeto QuickAnalysis.

Figura 3. Herramienta de análisis de rápido

analisis

http://msdn.microsoft.com/es-es/library/office/ff837594.aspx

Kit de desarrollo de software de XLL de Microsoft Excel 2010


DLL

Microsoft Office Excel 2013 XLL Software Development Kit es un paquete útil que se creó con el fin de ayudar a los programadores a crear complementos de Excel en formato XLL
.El SDK incluye todas las herramientas necesarias, muestras así como documentación completa para el desarrollo de XLL tan fácilmente como sea posible.
XLL (extensible linking language). XLL file is a Microsoft Excel Add-in.
Estas librerías DLL pueden crearse usando lenguajes como visual basic, c++, c#, etc. Usar estos lenguajes nos permite crear interfaces más amigables como ayudas y otros. Para explicar el uso de una librería, tomemos como ejemplo la que se encuentra en el sitio web:
http://xcell05.free.fr/english/index.html.
El kit de desarrollo de Software (SDK) de XLL de Microsoft Excel 2010 proporciona información introductoria sobre la creación de complementos DLL para Excel 2010 que usen la API de C. Esta sección proporciona información acerca de la API de C además de vínculos a documentación de referencia que le ayudará a ponerse en marcha con el desarrollo de XLL de Excel 2010.
Click en:
http://msdn.microsoft.com/es-ES/library/bb687894(v=office.14).aspx

El kit de desarrollo de Software (SDK) de XLL de Microsoft Excel 2010 proporciona información introductoria sobre la creación de complementos DLL para Excel 2010 que usen la API de C. Esta sección proporciona información acerca de la API de C además de vínculos a documentación de referencia que le ayudará a ponerse en marcha con el desarrollo de XLL de Excel 2010.

Excel 2010 : Uso de las funciones de hoja de cálculo desde el código VBAEjemplo de código.


 

 

 

El objeto WorksheetFunction en VBA da el código de la habilidad para utilizar las funciones de hoja de cálculo que forman parte de Microsoft Excel 2010. En el ejemplo de VBA para esta descarga acompaña el artículo técnico «Uso de las funciones de hoja de cálculo desde el código VBA en Excel 2010.»
El objeto WorksheetFunction en VBA da el código de la habilidad para utilizar las funciones de hoja de cálculo que forman parte de Microsoft Excel 2010. En el ejemplo de VBA para esta descarga acompaña el artículo técnico «Uso de las funciones de hoja de cálculo desde el código VBA en Excel 2010.»

Haga clic en este enlace para descargar apreadsheet:
http://gallery.technet.microsoft.com/office/Excel-2010-Code-Example-41cf44d1

Data Mining Add-ins (extraer datos de Microsoft Excel)


Dm1

Data Mining es (la etapa de análisis del «Descubrimiento de Conocimiento en Bases de Datos» proceso o KDD), [1] un subcampo interdisciplinario de ciencias de la computación , [2][3][4] es el proceso de cálculo de descubrir patrones en grandes conjuntos de datos involucra métodos en la intersección de la inteligencia artificial , aprendizaje automático , las estadísticas y los sistemas de bases de datos . [2] El objetivo general del proceso de minería de datos consiste en extraer información de un conjunto de datos y la transforman en una estructura comprensible para su uso posterior. [2 ] Aparte de la etapa de análisis crudo, se trata de bases de datos y gestión de datos de los aspectos, los datos de pre-procesamiento , el modelo y la inferencia consideraciones, métricas Intereses, complejidad consideraciones, el procesamiento posterior de las estructuras descubiertas, la visualización y actualización en línea . [2]

La tarea de minería de datos real es el análisis automático o semi-automático de grandes cantidades de datos para extraer patrones interesantes hasta ahora desconocidos, como los grupos de registros de datos ( análisis de conglomerados ), registros inusuales ( detección de anomalías ) y dependencias ( minería de reglas de asociación ). This usually involves using database techniques such as spatial indices . Esto generalmente implica el uso de técnicas de bases de datos tales como índices espaciales . These patterns can then be seen as a kind of summary of the input data, and may be used in further analysis or, for example, in machine learning and predictive analytics . Estos patrones pueden ser vistos como una especie de resumen de los datos de entrada, y pueden ser utilizados en otros análisis o, por ejemplo, en el aprendizaje de la máquina y la analítica predictiva . For example, the data mining step might identify multiple groups in the data, which can then be used to obtain more accurate prediction results by a decision support system . Por ejemplo, el paso de la minería de datos puede identificar varios grupos en los datos, que luego se pueden utilizar para obtener los resultados de predicción más precisa por un sistema de soporte de decisión . Neither the data collection, data preparation, nor result interpretation and reporting are part of the data mining step, but do belong to the overall KDD process as additional steps. Ni la recopilación de datos, la preparación de datos, ni interpretación de los resultados y la presentación de informes son parte de la etapa de extracción de datos, pero no pertenecen al proceso general KDD como pasos adicionales.

La tarea de minería de datos real es el análisis automático o semi-automático de grandes cantidades de datos para extraer patrones interesantes hasta ahora desconocidos, como los grupos de registros de datos ( análisis de conglomerados ), registros inusuales ( detección de anomalías ) y dependencias ( minería de reglas de asociación ). This usually involves using database techniques such as spatial indices . Esto generalmente implica el uso de técnicas de bases de datos tales como índices espaciales . These patterns can then be seen as a kind of summary of the input data, and may be used in further analysis or, for example, in machine learning and predictive analytics . Estos patrones pueden ser vistos como una especie de resumen de los datos de entrada, y pueden ser utilizados en otros análisis o, por ejemplo, en el aprendizaje de la máquina y la analítica predictiva . For example, the data mining step might identify multiple groups in the data, which can then be used to obtain more accurate prediction results by a decision support system . Por ejemplo, el paso de la minería de datos puede identificar varios grupos en los datos, que luego se pueden utilizar para obtener los resultados de predicción más precisa por un sistema de soporte de decisión . Neither the data collection, data preparation, nor result interpretation and reporting are part of the data mining step, but do belong to the overall KDD process as additional steps. Ni la recopilación de datos, la preparación de datos, ni interpretación de los resultados y la presentación de informes son parte de la etapa de extracción de datos, pero no pertenecen al proceso general KDD como pasos adicionales.

Dm2

SQL Server Data Mining Microsoft Add-ins, para Microsoft Office 2007 y 2010 le ayudará a sacar los patrones y tendencias que existen en los datos complejos, visualizar los patrones en los gráficos y visores interactivos, y generar riqueza, resúmenes de colores para la presentación y de análisis de negocios. Estos complementos utilizan los análisis predictivos de SQL Server en Microsoft Excel y Microsoft Office Visio.
NOTA En este momento, los complementos están disponibles sólo para la versión de 32 bits de Microsoft Office.
En este artículo
________________________________________
click en:

• Download the SQL Server Data Mining Add-ins
• Compatibility with the PowerPivot Add-in for Excel
• Additional Information

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http://office.microsoft.com/en-us/excel-help/data-mining-add-ins-HA010342915.aspx

Excel VBA: Fundamentos


Explicaremos los conceptos básicos de Excel Visual Basic. Es bueno conocer la terminología básica explica en esta sección antes de empezar la programación en Excel Visual Basic.
1 Seguridad de macros: Configuración de la configuración de seguridad de macros correctamente es esencial para protegerse de posibles virus. Asegúrese de que la configuración de seguridad de macros están configurados correctamente por lo que no se puede hacer daño a su equipo.
2 Editor de Visual Basic: Aprenda cómo iniciar el Editor de Visual Basic y obtener la mejor configuración del Explorador de proyectos y la ventana de código en su versión de Excel. El Editor de Visual Basic es el punto de partida para la creación de macros en Excel VBA, por lo que es importante para obtener esta configuración correcta.
3 Comentarios Macro: macro Añadir comentarios a su código VBA Excel y su código será más fácil de leer a medida que aumenta el tamaño del programa.
4 MsgBox: El cuadro de mensaje es un cuadro de diálogo que puede hacer que aparezca para informar a los usuarios de su programa.
5 errores Macro: Tratar con VBA errores pueden ser todo un reto. Este capítulo proporciona un simple consejo para hacer frente a estos errores.
6 Macros de depuración: Antes de ejecutar el código VBA se puede depurar su primera macro. De esta manera la mayoría de los errores se pueden corregir antes de ejecutar el código.
7 objetos, propiedades y métodos: En este capítulo usted aprenderá más acerca de los objetos de Excel VBA. Un objeto tiene propiedades y métodos. Excel Visual Basic es un lenguaje de programación orientado a semi-objeto. Aprenda más acerca de la jerarquía de objetos de Excel Visual Basic.
8 Libro y Hoja de trabajo: En este capítulo usted aprenderá más sobre el libro de VBA Excel y Excel objeto de hoja de VBA. Usted verá que la hoja de trabajo y objeto Workbook tienen propiedades y métodos, así como la propiedad de recuento que cuenta el número de libros de activos u hojas de cálculo. El libro y el objeto de hoja se utilizan comúnmente en Excel VBA. Son muy útiles cuando el código de macro tiene que ser ejecutado en diferentes libros u hojas de cálculo.
9 Aplicación Objeto: La madre de todos los objetos en sí es Excel. Lo llamamos el objeto Application. El objeto de la aplicación da acceso a una gran cantidad de opciones relacionadas con el Excel.
http://www.excel-vba-easy.com/

Gestión de inventarios y pedidos con Excel



click para ver planilla:
https://empiezoinformatica.files.wordpress.com/2013/08/gestion_inventarios2.xlsx

El cálculo de la cantidad óptima de pedido es la que resulta de minimizar los costes de renovación y de almacenamiento, manteniendo un nivel adecuado de existencias para el funcionamiento de la empresa.
Los costes de renovación aumentan con el número de pedidos y disminuyen con el nivel de existencias. Los costes de almacenamiento aumentan con el incremento del nivel medio de existencias y se reducen con el incremento de pedidos.
La suma de ambos costes es el coste total, por lo que el objetivo es buscar un equilibrio entre ambos tipos de costes de modo que la suma sea mínima. Bajo el supuesto de stock de seguridad igual a cero, el punto se consigue cuando:

coste anual de renovación=coste anual de almacenamiento

A continuación se deduce la fórmula que calcula el pedido óptimo bajo el supuesto de un consumo de mercancías lineal durante todo el año:

siendo:

q=cantidad de producto, en unidades físicas, comprado en el año
Q= tamaño del pedido óptimo, en unidades físicas.
k=coste de cada pedido
g=coste de almacenamiento de una unidad física de producto (coste de almacenamiento + coste financiero)
S=stock de seguridad

El nivel óptimo de pedido es el que hace mínimo la función de costes totales:

Ct=k(q/Q)+g(S+Q/2)

derivando respecto de Q, igualando a cero y despejando Q:

Q=raíz cuadrada(2kq/g)
La hoja Excel que se enlaza a continuación permite calcular para varios productos a la vez, el valor óptimo de pedido, el nivel medio de existencias, los costes de almacenamiento y reposición, así como el número de días que hay entre cada pedido, empleando la teoría y supuestos indicados anteriormente.

De: Economía Excel
http://www.economia-excel.com/2007/11/gestin-de-inventarios-y-pedidos.html

Business intelligence: MS Power Pivot


Potenciar a los usuarios finales con el análisis de auto-servicio y la visualización interactiva de datos …
Power Pivot permite a los usuarios de todos los niveles de acceso y mashup de datos (un mashup es una página web o aplicación que usa y combina datos, presentaciones y funcionalidad procedentes de una o más fuentes) … desde prácticamente cualquier fuente. Los usuarios pueden crear sus propios informes convincentes y aplicaciones analíticas, compartir fácilmente ideas y colaborar con colegas a través de Microsoft Excel y SharePoint. SQL Server 2012 introduce la vista avanzada, proporcionando a los usuarios de SharePoint con la exploración de datos altamente interactivas, basadas en navegador, la visualización y capacidades de presentación. Con el lanzamiento de Office 2013, tanto Power Pivot como Power View estas capacidades están disponibles para los usuarios de derecho en el cuadro de Excel 2013.
… mientras que gestiona y protege los datos sin poner trabas a la creatividad
IT visión y supervisión se proporcionan con Power Pivot IT Dashboards en SharePoint para supervisar la actividad del usuario final, uso de fuente de datos y el rendimiento del servidor. SQL Server 2012 introduce la capacidad de transformar las aplicaciones de usuario creado en soluciones de empresa con grado de perfección a la importación en SQL Server Analysis Services, donde pueden ser administrados por el departamento de TI. Además, con la versión Excel 2013 SharePoint, los clientes pueden mejorar la gobernanza y el cumplimiento y seguir fácilmente los activos de Excel críticos de negocio mediante el descubrimiento y evaluación creada por el usuario hojas de cálculo con SharePoint 2013 y mediante la comparación, el seguimiento de linaje, y la realización de diagnósticos interactivos con Consultas en Excel.
> Estudio de caso:

Great Western Bank Ganancias Clientes y maximiza los beneficios de Microsoft BI Herramientas:
http://www.microsoft.com/casestudies/Microsoft-SQL-Server-2012/Great-Western-Bank/Fast-Growing-Bank-Gains-Customers-and-Maximizes-Profits-with-Microsoft-BI-Tools/4000011340

¿Qué puede hacerse con VBA? (Visual Basic for Applications)


Prácticamente todo… y más rápido, de hecho a medida que las utilices iras encontrando muchas aplicaciones para VBA, pero por ahora te daré algunas ideas:
1. Insertar textos: En caso de que existan textos que ingreses repetidamente como el nombre de la empresa, números telefónicos, direcciones, etc.
2. Automatizar tareas que hagas frecuentemente:.
3. Desarrollar funciones propias (funciones como SUM, AVG, etc, claro pero que realicen otras tareas)
4. Crear aplicaciones con formularios, botones y todo eso.
5. Realizar cálculos complejos.
6. Validar datos.
http://excel.facilparami.com/2012/05/introduccion-a-vba-visual-basic-for-applications/#comment-2321

Intercambiar datos entre Excel y Access 2010 (ADO) con macros VBA


ActiveX Data Objects (ADO) es uno de los mecanismos que usan los programas de computadoras para comunicarse con las bases de datos, darles órdenes y obtener resultados de ellas.
Con ADO, un programa puede leer, insertar, editar, o borrar, la información contenida en diferentes áreas de almacenamiento dentro de la base de datos llamadas tablas. Además, se puede manipular la propia base de datos para crear nuevas áreas para el almacenamiento de información (tablas), como también alterar o eliminar las ya existentes, entre otras cosas.
Fue desarrollado por Microsoft y es usado en ambientes Windows por lenguajes de programación como Visual Basic, C++, Delphi entre otros, como también en la Web mediante el uso de Active Server Pages (ASP) y el lenguaje VBScript.
Un ejemplo muy simple de como intercambiar datos entre Excel y Access 2010 usando una conexión ADO y macros VBA.
El primer trozo de código escribe o transfiere datos desde Excel 2010 hacia Access 2010, desde las celdas “A1″ (para el nombre) y “B1″ (para el apellido) hacia la base de datos que lleva el nombre de “datos.accdb” con una sola tabla “tabla1″ y dos campos “nombre” y “apellido”, que se encuentran en la misma carpeta que nuestro archivo en Excel 2010.

Sub escribiraccess()

Dim cs As String
Dim sPath As String
Dim sql As String
Dim cn As ADODB.Connection

sPath = ThisWorkbook.Path & «\datos.accdb»
cs = «Provider=Microsoft.ACE.OLEDB.12.0;Data Source=» & sPath & «;Persist Security Info=False;»

Set cn = New ADODB.Connection
cn.Open cs

sql = «insert into tabla1 (nombre, apellido) values(‘» & Cells(1, 1).Value & «‘, ‘» & Cells(1, 2).Value & «‘)»

cn.Execute sql

cn.Close

Set cn = Nothing

End Sub

El segundo trozo de código transfiere datos desde Access 2010 hacia Excel 2010 previamente escritos con el código anterior y lo enviará a la celda “C1″.

Sub escribirexcel()

Dim cs As String
Dim sPath As String
Dim sql As String
Dim cn As ADODB.Connection
Dim rs As ADODB.Recordset

sPath = ThisWorkbook.Path & «\datos.accdb»
cs = «Provider=Microsoft.ACE.OLEDB.12.0;Data Source=» & sPath & «;Persist Security Info=False;»

Set cn = New ADODB.Connection
cn.Open cs

Set rs = New ADODB.Recordset
With rs
.CursorLocation = adUseClient
.CursorType = adOpenStatic
.LockType = adLockOptimistic
End With

sql = «select * from tabla1»

rs.Open sql, cn

Range(«C1»).CopyFromRecordset rs

rs.Close
cn.Close
Set rs = Nothing
Set cn = Nothing

End Sub

Descargar ejemplo sobre Excel y Access 2010
Escrito por M. Vizcarra el 12/01/2012. Clasificado como Access, Excel
http://www.combito.com/?p=464

Excel 2010: Forma matricial


La forma matricial de BUSCAR busca el valor especificado en la primera fila o columna de una matriz y devuelve un valor de la misma posición en la última fila o columna de la matriz. Use esta forma de BUSCAR cuando los valores que desea buscar están en la primera fila o columna de la matriz. Use la otra forma de BUSCAR cuando desea especificar la ubicación de la columna o fila.
SUGERENCIA En general, es mejor usar las funciones BUSCARH o BUSCARV en lugar de la forma matricial de BUSCAR. Esta forma de BUSCAR se proporciona por cuestiones de compatibilidad con otros programas de hojas de cálculo.
Sintaxis
BUSCAR(valor_buscado; matriz)
La sintaxis de la forma matricial de la función BUSCAR tiene estos argumentos:
• valor_buscado Obligatorio. Valor que busca la función BUSCAR en una matriz. El argumento valor_buscado puede ser un número, texto, un valor lógico o un nombre de referencia que se refiere a un valor.
Si BUSCAR no puede encontrar el valor de valor_buscado, usa el mayor valor de la matriz que es menor o igual que el valor_buscado.
Si el valor de valor_buscado es menor que el menor valor de la primera fila o columna (según las dimensiones de la matriz), BUSCAR devuelve el valor de error #N/A.
• matriz Obligatorio. Rango de celdas que contiene texto, números o valores lógicos que desea comparar con valor_buscado.
La forma matricial de BUSCAR es muy similar a las funciones BUSCARH y BUSCARV. La diferencia es que BUSCARH busca el valor de valor_buscado en la primera fila, BUSCARV busca en la primera columna y BUSCAR realiza la búsqueda según las dimensiones de la matriz.
• Si la matriz cubre un área que es más ancha que alta (más columnas que filas), BUSCAR busca el valor de valor_buscado en la primera fila.
• Si una matriz es cuadrada o más alta que ancha (tiene más filas que columnas), BUSCAR busca en la primera columna.
• Con las funciones BUSCARH y BUSCARV, puede especificar un índice en vertical o en horizontal, pero BUSCAR siempre selecciona el último valor de la fila o columna.
IMPORTANTE Los valores de la matriz se deben colocar en orden ascendente: …, -2, -1, 0, 1, 2, …, A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo contrario, BUSCAR puede devolver un valor incorrecto. El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente

http://office.microsoft.com/es-ar/excel-help/buscar-funcion-buscar-HP010342671.aspx

Excel 2010: Forma vectorial


Un vector es un rango de una sola fila o columna. La forma vectorial de BUSCAR busca un valor en un rango de una columna o una fila (denominado vector) y devuelve un valor desde la misma posición en un segundo rango de una columna o una fila. Use esta forma de la función BUSCAR cuando desee especificar el rango que incluya los valores que desea buscar. La otra forma de la función BUSCAR busca automáticamente en la primera columna o fila.
Sintaxis
BUSCAR(valor_buscado, vector_de_comparación, [vector_resultado])
La sintaxis de la forma vectorial de la función BUSCAR tiene los siguientes argumentos:
• valor_buscado Obligatorio. Valor que busca la función BUSCAR en el primer vector. Valor_buscado puede ser un número, texto, un valor lógico o un nombre de referencia que se refiere a un valor.
• vector_de_comparación Obligatorio. Rango que sólo contiene una fila o una columna. Los valores del vector_de_comparación pueden ser texto, números o valores lógicos.
IMPORTANTE Los valores del vector_de_comparación se deben colocar en orden ascendente: …, -2, -1, 0, 1, 2, …, A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo contrario, BUSCAR puede devolver un valor incorrecto. El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente.
• vector_resultado Opcional. Rango que solo incluye una fila o una columna. El argumento vector_resultado debe tener el mismo tamaño que vector_de_comparación.
Observaciones
• Si la función BUSCAR no puede encontrar el valor_buscado, la función muestra el valor más grande en vector_de_comparación que es menor o igual al valor_buscado.
• Si el valor_buscado es menor que el menor valor del vector_de_comparación, BUSCAR devuelve el valor de error #N/A.

http://office.microsoft.com/es-ar/excel-help/buscar-funcion-buscar-HP010342671.aspx#BMvector_form

Excel 2010: función BUSCAR


La función BUSCAR devuelve un valor de un rango de una fila o una columna o de una matriz. La función BUSCAR tiene dos formas de sintaxis: la forma vectorial y la matricial.

SI DESEA: buscar en un rango de una fila o una columna (denominado vector) un valor y devolver un valor desde la misma posición en un segundo rango.
VEA: Forma vectorial
USO: Use la forma vectorial cuando disponga de una amplia lista de valores en los que buscar o cuando es posible que los valores cambien con el tiempo.

SI DESEA: buscar el valor especificado en la primera fila o columna de una matriz y devolver un valor desde la misma posición en la última fila o columna de la matriz.
VEA: Forma matricial
USO: Use esta forma cuando disponga de una pequeña lista de valores y éstos permanezcan siempre constantes.

NOTAS
• También se puede usar la función BUSCAR como alternativa para la función SI para crear pruebas o pruebas que excedan el límite de funciones anidadas. Vea los ejemplos de la forma matricial.
• Para que la función BUSCAR funcione correctamente, los datos en los que se realiza la búsqueda se deben colocar en orden ascendente. Si esto no es posible, considere la posibilidad de usar las funciones BUSCARV , BUSCARH o COINCIDIR.
http://office.microsoft.com/es-ar/excel-help/buscar-funcion-buscar-HP010342671.aspx

Excel 2010: Búsqueda matricial triple sobre listados de Excel


https://empiezoinformatica.files.wordpress.com/2013/08/triplematricial2.jpghttps://empiezoinformatica.files.wordpress.com/2013/08/triplematricial2.jpgPartiremos de dos listados de datos en hojas distintas, para cumplir con los requisitos de la consulta:

Se trata, por tanto, de identificar cuáles de los registros de la tabla de la Hoja1 coinciden (en los tres datos) con algún registro de la Tabla de datos de la Hoja2; que como vemos serán el primero y último de la lista…
El trabajo será construir una matriz o un rango sobre el que comparar nuestros tres valores. Expondré en primer lugar la función que nos resolverá la cuestión, para luego desgranarla y ver su funcionamiento. Nuestra función matricial (Ctrl+Mayusc+Enter) para cada registro de la Tabla de la Hoja1 será:

{=SI(ESERROR(BUSCARV(A2&B2&C2;campo1&campo2&campo3;1;0));»»;»ok»)}

la función BUSCARV efectuará la búsqueda y devolvería el valor de dicha columan, sólo cuando encuentre la coincidencia exacta, en caso de no hallar coincidencia devolverá un error tipo #N/A; con lo que llegamos al siguiente nivel de la función.
Con la función ESERROR evaluamos si la búsqueda ha tenido éxito o no; si obtenemos VERDADERO significará que no se ha encontrado ninguna coincidencia.
Finalmente, como deseamos obtener un texto ‘oK’ para aquellos registros coincidentes entre tablas, anidamos los dos niveles anteriores de nuestra función en un condicional SI, que dirije nuestro trabajo a una celda vacía en caso de no coincidencia (esto es,que la función ESERROR sea FALSO) o a un ‘oK’ si fuera VERDADERO

VBA Macros desmitificadas: qué son y para qué se utilizan


¿Qué es una macro?
Una macro es un conjunto de comandos que se pueden aplicar con un único clic. Pueden automatizar casi todas las tareas que se puedan realizar en el programa que se esté utilizando e incluso permiten realizar tareas que no creía posibles.
¿Son las macros un tipo de programación?
Las macros son programación, pero no es necesario ser programador ni tener conocimientos de programación para utilizarlas. La mayoría de las macros que se pueden crear en los programas de Office se escriben en un lenguaje llamado Microsoft Visual Basic para Aplicaciones, conocido como VBA. Las macros VBA son las que tratamos en este artículo.
¿Qué es una macro?
Una macro es un conjunto de comandos que se pueden aplicar con un único clic. Pueden automatizar casi todas las tareas que se puedan realizar en el programa que se esté utilizando e incluso permiten realizar tareas que no creía posibles.
¿Son las macros un tipo de programación?
Las macros son programación, pero no es necesario ser programador ni tener conocimientos de programación para utilizarlas. La mayoría de las macros que se pueden crear en los programas de Office se escriben en un lenguaje llamado Microsoft Visual Basic para Aplicaciones, conocido como VBA.
Las macros ahorran tiempo y amplían las posibilidades de los programas que utiliza a diario. Se pueden utilizar macros para automatizar tareas de producción de documentos repetitivas, para agilizar tareas aparatosas o para crear soluciones como automatizar la creación de los documentos que tanto usted como sus compañeros utilizan con regularidad. Los usuarios que estén familiarizados con el lenguaje VBA pueden utilizar macros para crear complementos personalizados que incluyan plantillas o cuadros de diálogo, o incluso guarden información para utilizarla en distintas ocasiones.

http://office.microsoft.com

Excel: Estado de flujos de efectivo


Flujoa

El estado de flujos de efectivo (EFE), y el estado de origen y aplicación de fondos (EOAF), son documentos independientes de las cuentas anuales.
El EOAF analiza la fuentes de financiación y su aplicación, mientras que el EFE nos informa del origen y utilización de los movimientos de efectivo a través de las variaciones en las distintas actividades que afectan a la tesorería de la empresa. Por tanto ayuda a evaluar la capacidad de la empresa para generar tesorería y sus posibilidades de éxito, supervivencia o fracaso.
La aplicación Excel siguiente calcula el flujo de efectivo para un ejercicio determinado, desglosándolo en:

• Actividades de explotación.
• Actividades de inversión.
• Actividades de financiación.

vea la planilla en este link:

https://empiezoinformatica.files.wordpress.com/2013/08/estado_flujos_efectivo2.xlsx

Excel: Descomposición de la rentabilidad financiera – ROE (return on equity)


El ratio de rentabilidad financiera ROE (return on equity) mide el beneficio neto generado por las inversiones realizadas por los propietarios de la empresa. (ROE = BºNeto % / C.Propios). Es por tanto muy útil para los socios o accionistas porque les permite evaluar y comparar sus inversiones con otras opciones de inversión.

A efectos de obtener un mayor grado de análisis podemos descomponer la rentabilidad financiera en varios factores, (ver fórmulas en la imagen adjunta, clic para aumentar), lo que será útil para los gestores de la empresa, porque les permitirá actuar sobre las variables más importantes, o sobre la combinación de las mismas, con el objetivo de obtener la máxima rentabilidad.
Por una parte están los ratios que dependen de la gestión económica:
• Rotación de activos (Ventas/Activo)
• Margen (BAII/Ventas)
Y por otra, los ratios de gestión financiera:
• Apalancamiento financiero. (Activo/C.Propios x BAI/BAII)
• Efecto fiscal (Bº Neto/BAI)

El valor de estos ratios dependerá de la estructura financiera y de la gestión de la propia empresa, pero también del sector al que pertenezca. Por ejemplo, las empresas industriales, con gran volumen de activos, la rotación de lo mismos será baja, por lo que el origen de su beneficio será el margen y el resto de variables. En las empresas de servicios, con pequeño volumen de activo, la rotación es alta y por tanto el beneficio vendrá por esta vía.

La aplicación Excel calcula los cuatro componentes a partir de los datos agrupados del balance y cuenta de resultados.
ver planilla:
https://empiezoinformatica.files.wordpress.com/2013/08/copia-de-analisis_de_balances.xls

Excel: Análisis de la rentabilidad de la empresa


El estudio de la productividad económica de la empresa se realiza mediante la determinación de los resultados conseguidos en las diversas actividades que desarrolla, pero éstos pueden tener varias interpretaciones, según la variable con la que se le relacione: activo, neto patrimonial, ventas, etc.

En la aplicación Análisis de Balances se consideran los siguientes aspectos:
– Rentabilidad financiera: Es decir beneficios más intereses, en relación a los recursos totales empleados.
– Rentabilidad de los recursos propios (ROE)
– Rentabilidad global: Se relaciona el beneficio con los recursos totales.
– Del capital social.
– Beneficio sobre ventas.
– Margen sobre ventas.
Los resultados se expresan en porcentajes y se calculan para cuatro periodos o ejercicios distintos, con el objetivo de realizar comparaciones y conocer la evolución de la empresa a corto plazo.

https://empiezoinformatica.files.wordpress.com/2013/08/analisis_de_balances-12.xlsx

Excel: Análisis financiero de balances


El análisis financiero de balances mediante ratios trata de determinar la capacidad de la empresa para satisfacer sus gastos y obligaciones contraídas a sus respectivos vencimientos.
Para ello, en primer lugar, se agrupan los elementos del Activo en función de su menor y mayor facilidad para convertirse en dinero y los de Pasivo según su mayor y menor grado de exigibilidad. Por ejemplo: Activo no corriente, Existencias, Realizable, Disponible, en cuento al Activo. Y Patrimonio neto, Pasivo no corriente, y Pasivo corriente, respecto al Pasivo.
Posteriormente se relacionan los elementos, obteniendo como resultado los ratios o razones que sirven para evaluar el nivel de liquidez, solvencia, y equilibrio al compararlos con valores tipo, o entre distintos periodos de la empresa. El número de ratios a emplear puede ser más o menos amplio en función de lo que se quiera profundizar en el análisis.
En la aplicación Excel siguiente se han incluido cinco ratios: Tesorería, Liquidez, Autonomía, Endeudamiento y Estabilidad, orientados a evaluar la capacidad de pago desde menor a mayor plazo. También se calcula del Fondo de maniobra, indispensable en el análisis financiero, porque su valor positivo es determinante para la estabilidad de la empresa y como garantía para seguir creciendo a largo plazo.
En la hoja se han incluido los valores orientativos de los ratios como media de los datos publicados por centrales de balances y recomendaciones de varios autores, pero el analista debe valorar, también, los ratios obtenidos en función de las circunstancias particulares de la empresa y del sector en que opera.
Para finalizar se realizan gráficos comparativos de los ratios para los cuatro periodos analizados con el objetivo de obtener una visión intuitiva y dinámica de la situación.

ver planilla:
https://empiezoinformatica.files.wordpress.com/2013/08/analisis_de_balances21.xlsx

Excel: Análisis de balances y resultados


<https://empiezoinformatica.files.wordpress.com/2013/08/analisis_balances.jpg

La contabilidad como sistema de tratamiento de la información alcanza su máximo potencial en el análisis de balances y cuenta de resultados, porque permite utilizar una serie de técnicas para diagnosticar la situación económica de la empresa y a partir de ello tomar decisiones adecuadas, tanto por parte de la dirección interna, como por agentes externos interesados a afectados por la marcha de la empresa.

El análisis de balances puede realizarse desde múltiples puntos de vista, por ejemplo: Jurídico, fiscal, laboral, patrimonial, financiero, económico, comercial, rentabilidad, etc. Y pueden utilizarse numerosas técnicas: Comparación, porcentajes, ratios, números índices, etc.

La aplicación Excel siguiente es una actualización y adaptación al plan contable español de otra publicada anteriormente en este blog. Ejecutada la aplicación, se introducen de los datos agrupados del balance y cuenta de resultados en la hoja de datos, obteniendo como resultado, en otras hojas, un análisis simplificado, porque utiliza un número reducido de ratios, de la posición financiera, rentabilidad, y gestión de la empresa. Para ello se emplean las técnicas de porcentajes, ratios y su representación gráfica, con la posibilidad de comparar cuatro periodos simultánemente.

ver planilla Excel
https://empiezoinformatica.files.wordpress.com/2013/08/analisis_de_balances2.xlsx

Excel Contabilidad: Apalancamiento operativo


Se entiende por apalancamiento operativo, el impacto que tienen los costos fijos sobre la estructura general de costos de una compañía. Por ejemplo: al invertir la empresa en activos fijos se generará una carga fija por concepto de depreciación.  Generalmente estas inversiones se hace con el fin de actualizar la tecnología de la empresa y, como consecuencia de estas inversiones, algunos costos variables, como por ejemplo la mano de obra directa, sufren una disminución en la estructura de costos de la empresa.

Click para ver plantilla


apalancamiento_operativo
Excel Contabilidad

 

apalancamiento

Una vez que la empresa ha superado el umbral de rentabilidad (UR), cada incremento de las ventas genera un incremento mayor de beneficios, hasta que llega a un punto en que el incremento de los beneficos es similar al de las ventas. Esto se debe a que los costes no corrientes, o cargas de estructura, van perdiendo peso en la cuenta de resultados. Hay que tener en cuenta que estamos suponiendo que las ventas se pueden incrementar indefinidamente con los mismos costes no corrientes.

Esta situación se denomina apalancamiento operativo y se puede sintetizar en el ratio AO=(% incremento beneficios) / (% incremento ventas). El AO, toma valores superiores a uno, inmediatamente después de superar el UR, y se aproxima a uno para un elevado nivel de ventas, por lo comentado anteriormente.

La aplicación Excel, calcula el UR a partir de un importe determinado de costes no corrientes y el % de costes corrientes, y simula el tanto por ciento de incremento de beneficios a partir de un porcentaje continuo de incremento de las ventas. Con estos porcentajes obtiene el ratio AO (apalancamiento operativo), el cual también se representa gráficamente.

VBA en excel 2010


vba

Introducir Visual Basic para aplicaciones (VBA) en excel 2010, para el usuario avanzado de Excel que todavía no es un programador. en este artículo se incluye una descripción general del lenguaje vba, instrucciones sobre cómo acceder a vba en excel 2010, una explicación detallada de la solución a un problema de programación vba excel en el mundo real, y consejos sobre programación y depuración.

Microsoft Excel 2010 es una herramienta muy poderosa que puede utilizar para manipular, analizar y presentar datos. a veces sin embargo, a pesar del amplio conjunto de características de la interfaz de usuario de Excel estándar (ui), es posible que desee encontrar una manera más fácil para realizar una tarea mundana, repetitiva, o para realizar alguna tarea que la iu no parece abordar. afortunadamente, las aplicaciones de office como excel tienen visual basic para aplicaciones (vba), un lenguaje de programación que le brinda la posibilidad de ampliar las aplicaciones.

VBA funciona mediante là ejecución de macros, procedimientos paso a paso escritos en Visual Basic. aprender a programar puede del parecer intimidante, pero aplicando un poco de paciencia ÿ algunos ejemplos, como los descritos en este articulo, muchos usuarios encuentran que el aprendizaje de incluso una pequeña cantidad de código vba hace que su trabajo sea más fácil mar y les da la capacidad para hacer las cosas de la oficina. Asi que aqui las posibilidades son ilimitadas

Con mucho, la razón más común el uso de vba en excel para automatizar tareas repetitivas. por ejemplo, suponga que tiene una docena de libros, cada uno de los cuales tiene una docena de hojas de trabajo, y cada una de esas necesidades a tener algunos cambios a la misma. los cambios podrían ser tan simple como aplicar el nuevo formato para un rango fijo de células o tan complejo como ver algunas de las características estadísticas de los datos en cada hoja, elegir el mejor tipo de gráfico para mostrar datos con esas características, y luego crear y dar formato el gráfico en consecuencia. De cualquier manera, usted probablemente preferiría no tener que realizar estas tareas de forma manual, por lo menos no más de un par de veces. en cambio, se puede automatizar las tareas utilizando VBA para escribir instrucciones explícitas  a seguir.

VBA  no es sólo para las tareas repetitivas sin embargo. también puede utilizar VBA para crear nuevas capacidades en Excel (por ejemplo, usted podría desarrollar nuevos algoritmos para analizar los datos, a continuación, utilizar las capacidades de gráficos en Excel para mostrar los resultados), y para realizar tareas que integran Excel con otras aplicaciones de office, como Microsoft Access 2010. de hecho, de todas las aplicaciones de Office, Excel es el más utilizado como algo que se asemeja a una  plataforma general de desarrollo. Además de todas las tareas obvias que implican las listas y los estados contables, los desarrolladores utilizan Excel en una serie de tareas de visualizacion de datos y la creación de prototipos de software.
A pesar de todas las buenas razones para usar vba en excel 2010, es importante recordar que Excel tiene una amplia gama de características, por lo que incluso un usuario avanzado es poco probable que esté familiarizado con todos ellos. fondo para asegurarse de que no hay una manera más sencilla.

http://msdn.microsoft.com/en-us/library/office/ee814737(v=office.14).aspx

¿Qué es una macro de Microsoft Excel ?


Una macro Excel es un programa informático que se escribe o graba y se almacena en un archivo de libro. Cuando se ejecuta, se puede realizar una serie de tareas automatizadas en Excel como la creación automatizada tabla, el formato, el procesamiento de datos, construcción de tabla dinámica … la lista es interminable. Macros de Microsoft Excel también son capaces de ejecutar sofisticadas operaciones lógicas, así como la realización de tareas como ir a través de una carpeta de un archivo específico o escanear Excel para un libro abierto o una hoja de cálculo o valor específico iterativo. La palabra Macro es en realidad engañosa confundirse con el lenguaje de macros antes de que Microsoft Excel utiliza en los años 90 hasta la 94. Las macros en ese entonces donde quedarán almacenadas en lo que parecía una hoja de cálculo, estas hojas se llaman llama hojas de macros. Todavía existen hoy en Excel si hace clic del ratón sobre una pestaña de la hoja y seleccionar Insertar / MS Excel 4.0 Macro. El código de estas hojas se parece una serie de fórmulas. Una de estas viejas hojas de estilo se ilustra a la derecha.

Una macro Excel es en realidad un procedimiento de Visual Basic, que está escrito en VBA que significa Visual Basic para Aplicaciones (¿Qué es VBA).

design_example

 

Por lo general es un procedimiento Sub (en la foto a la derecha y abajo) o en algunos casos un procedimiento Function. Estos procedimientos se almacenan en un archivo de libro en un módulo y se pueden ver en el Editor de VBA pulsando Alt + tecla F11 mientras que en Excel. Cuando se distribuye el archivo de libro de almacenar la macro, la macro también va de la mano con el libro. Cuando se abre el libro, se abren las macros de Excel. Cuando un libro está cerrado, las macros están cerrados. Una vez que una macro se guarda en un libro y el libro abierto de nuevo, la macro debe ser habilitado para que se ejecute. Microsoft Excel le pedirá con un cuadro de diálogo de ejecución o de un botón de ejecución que se encuentra debajo de la barra de fórmulas en Excel 2007 o superior. Cuando una macro de Excel se guarda en un libro de Excel 2007 y posteriores, el archivo del libro must be saved out as an Excel Macro-Enabled Workbook or the code will be lost when the book is closed.

Una macro de Excel no sólo es capaz de automatizar el entorno de Excel, también puede comandar otros programas que son compatibles VBA. En otras palabras, puede ser en Excel y comando de Word, Internet Explorer y el servidor SQL en el mismo procedimiento. Una macro puede también hablar con otros lenguajes de programación como C, VB.NET, FORTRAN, básicamente, cualquier lenguaje que sea compatible VBA. Lo que esto pone sobre la mesa es la posibilidad de acceder a las capacidades y velocidad que VBA no se procesa. No hay que subestimar el poder de las macros de Excel, tienen Excel a su disposición, otros programas, otros idiomas y pueden hacer las matemáticas más sofisticadas y análisis que desea hacer. Desarrollo de macros en Microsoft Excel tarda aproximadamente una sexta parte del tiempo que otros entornos de programación tradicionales (a veces más rápido) y planas pueden a hacer cosas que son imposibles en otros lenguajes de programación y sin mucho esfuerzo. Hay muchos proyectos EMAGENIT que comenzaron como curitas hasta los sistemas más grandes se desarrollaron y luego asumió el cargo de los programas principales, porque los otros sistemas podrían de plano no se desarrollarán.

http://www.emagenit.com/mosoftdsgn.htm

Presupuesto para colegios y deportes – Excel 2013


presupuesto1

 Use esta plantilla para mantener un seguimiento de su presupuesto para colegios y deportes, con tablas, formatos condicionales, gráficos dinámicos y segmentadores. ¡Más fácil imposible!

http://office.microsoft.com/es-ar/templates/presupuesto-para-colegios-y-deportes-TC102802363.aspx

Cómo calcular el interés compuesto en Excel


 http://exceltotal.com/como-calcular-el-interes-compuesto-en-excel/?utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=como-calcular-el-interes-compuesto-en-excel

Por Moisés Ortíz el 9 julio, 2013

El interés compuesto se refiere a aquellos intereses que son depositados en una cuenta bancaria donde se encuentra el capital y que a partir de ese momento también generarán intereses es decir, los intereses se reinvierten.

Ejemplo de interés compuesto

Entenderemos mejor cómo calcular el interés compuesto haciendo un ejemplo. Supongamos que tengo $1,000 en una cuenta de inversión que paga 10% de interés anual. ¿Cuánto dinero tendré después de 3 años?

Algunos podrían pensar que obtendrán $300 de interés ya que el 10% de $1,000 son $100 y después de 3 años obtendrán dicha cantidad, pero eso no es correcto especialmente si los intereses se reinvierten. Observa la siguiente tabla de cálculo donde se muestran los intereses generados cada año después de sumar los intereses del año anterior:

interesC

Al cabo de 3 años nuestro capital ha generado $331 de interés compuesto, es decir, hemos cobrado interés de los intereses que se han reinvertido. Ya que hemos comprendido el concepto de interés compuesto debes saber que existe una fórmula para realizar el cálculo la cual revisaremos a continuación.

Fórmula para calcular el interés compuesto

interesC1

La fórmula para calcular el interés compuesto es la siguiente:

interesC2

  • Cf = Capital final
  • Ci = Capital inicial
  • i = Tasa de interés
  • n = Número de períodos

Para comprobar esta fórmula sustituiré los valores de nuestro ejemplo anterior y obtendré el capital final de la siguiente manera:

interesC3

Como puedes observar, hemos obtenido el mismo resultado que cuando hicimos el cálculo año por año. Para realizar el cálculo en Excel podríamos implementar esta misma fórmula de la siguiente manera:

interesC4

La fórmula de Excel utiliza la función POTENCIA y hace operaciones aritméticas simples como la suma y la multiplicación. El resultado es correcto, pero existe otra alternativa para calcular el interés compuesto en Excel.

Cómo calcular el interés compuesto en Excel

Además de implementar la fórmula descrita anteriormente, podemos utilizar la función VF que nos ayudará a calcular el valor futuro de una inversión. A continuación podrás observar el cálculo de interés compuesto utilizando la función VF y los datos del ejemplo anterior:

Los argumentos de la función VF son los siguientes:

  • tasa: Tasa de interés por      período que en este ejemplo se encuentra en la celda B2.
  • núm_per: Número períodos a      calcular que están indicados en la celda B3.
  • pago: Pago realizado en cada      período, que no aplica para nuestro ejemplo ya que no haremos pagos      adicionales al finalizar cada período y por eso he colocado el valor cero.
  • va: Valor actual (inicial)      de la inversión que en el ejemplo se encuentra en la celda B1 y que debe      indicarse como un valor negativo.
  • tipo: Indica el vencimiento      de los pagos y debe ser 0 (u omitido) si el pago se realiza al final del      período o 1 si se hace al inicio del período. En la fórmula del ejemplo he      omitido este argumento.

De esta manera la función VF realiza el cálculo de interés compuesto en Excel con solo especificar los argumentos correctos. Es así como tenemos dos alternativas para realizar este tipo de cálculo en Excel, ya sea implementando la fórmula mostrada en la sección anterior o utilizando la función VF. Si quieres conocer otros usos interesantes de la función VF te recomiendo consultar el artículo Ahorro para el retiro en Excel.

Excel: mover o copiar hojas de cálculo entre libros


   Excel Tip   1.
Mover o copiar hojas de cálculo   entre librosSi alguna vez tiene que mover o copiar o incluso mudarse permanentemente formulario de   hoja de un libro a otro es muy fácil usando el cuadro de diálogo Mover o Copiar.

• En primer lugar abrir el libro que desea   mover la hoja de trabajo para
• Visualizar el libro que contiene   las hojas de trabajo que desea mover   o copiar
• Seleccione la hoja / s que desee mover o copiar
• Haga clic en la ficha de hoja y seleccione Mover o Copiar en el menú de   acceso rápido
• Se abre el cuadro   de diálogo Mover o copiar

Si desea copiar la hoja de trabajo a continuación, marque la opción Copiar, dejar en blanco para mover la hoja por completo

tip1

• En el cuadro Para, seleccione el libro que desee mover o copiar la hoja de.
• Si desea mover a un nuevo libro en lugar de uno ya existente y luego seleccionar la opción (nuevo libro) a la de reservar el cuadro desplegable.
• Todo lo que necesitas hacer ahora es que en el libro de destino en la que desea mover o copiar la hoja de cálculo.
• En el cuadro de lista Antes hoja, seleccione el nombre de la hoja que la hoja de trabajo (s) que está a punto de mover o copiar debe preceder. Si desea que la hoja (s) que usted se está moviendo o copiando a aparecer al final del libro, seleccione la opción (Mover al final).
• La hoja de trabajo copiado o movido ahora debe colocarse exactamente donde usted quiere que sea.

En mi ejemplo aquí me estoy moviendo mi hoja de mi cuaderno de trabajo actual para Widget Summary.xlsx Ventas

He marcado Quiero crear sólo una copia y la inserta antes de la hoja resumen de Widget Ventas Summary.xlsx

tip2

Barbara At How To Excel At Excel

https://snt140.mail.live.com/default.aspx?id=64855#n=2033365808&fid=1&mid=f8b952d2-e1c4-11e2-b0ef-00237de335b8&fv=1

Excel: asignar nombres a celdas o rangos


http://exceltotal.com/asignar-nombres-a-celdas-o-rangos/

Asignar un nombre a un rango de celdas

Estos nombres se pueden utilizar dentro de una fórmula para ayudar en la compresión de la misma posteriormente. Para asignar  un nombre a una celda sigue los siguientes pasos. Selecciona la celda o rango a la que asignarás un nombre y haz clic en el cuadro Nombre que se encuentra en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas:

ex1

Escribe el nombre que deseas y presiona Entrar.

ex3

Otra manera de crear un nombre para un rango es desde la ficha Fórmulas y el botón Asignar nombre

ex5

 

Una vez que hayas seleccionado el rango de celdas oprime este botón y se mostrará el cuadro de diálogo Nombre nuevo:

ex6

En la caja de texto Nombre coloca el nombre que asignarás a la celda o rango y oprime el botón Aceptar.

Utilizar un nombre en una fórmula

Como ejemplo final utilizaré el nombre que acabamos de crear dentro de una fórmula para que observes cómo Excel interpreta correctamente el nuevo nombre del rango, observa la barra de fórmulas:

Ex5

Ahora ya sabes que puedes nombrar tanto celdas como rangos y utilizar ese nombre dentro de tus fórmulas para facilitar tu trabajo.

Por Moisés Ortíz el 26 mayo, 2011

Microsoft Excel para la contabilidad


Microsoft Excel es una aplicación de software de hoja de cálculo que puede ser utilizado como una herramienta de contabilidad. Cuando se crea un documento de Excel, se asemeja a una cuadrícula formada por las celdas individuales. Una celda se identifica por su posición en una fila y una columna. Las filas se identifican por su número y las columnas se identifican con una letra. Si una celda es C3, se significa que la celda se encuentra en la fila C y en la tercera columna. Texto, números y cálculos se pueden insertar en la celda individual. Cuando se introduce un cálculo se indica que el programa haga el cálculo con números en las celdas que identificaste. La respuesta aparecerá en la celda en la que se encuentra el cálculo.

Instrucciones

excel1

Agrega una fila de números juntos para obtener la suma total. Puedes insertar la fecha de cada transacción. Si escribes el mes y año, el programa automáticamente lo abrevia. Por ejemplo «Marzo de 2008» se convierte en «Mar-08». Junto a las fechas, escribe la cantidad de gastos para cada mes. Para agregar una columna, selecciona la fila con el cursor y haz clic en la «Auto-Suma» en la parte superior del menú, que se parece al símbolo ?.

excel2

Suma los totales de los gastos. Por ejemplo, si mantienes una hoja de cálculo con todos tus gastos de electricidad y agua para el año, es posible que desees un total del costo de tus servicios. Haz clic en la celda donde deseas que el total aparezca y se convertirá en el resultado. En la barra de menú, escribe la ecuación. En la foto de ejemplo, escribimos «=B14+E14». Esto le dice al programa que debe sumar todos los números que están en la celda B14 y la E14.

excel3a

Deduce los gastos de tus ventas. En la foto de ejemplo, los gastos del negocio que tenía la persona sólo eran los servicios públicos y el alquiler. Estos gastos se incluyeron en dos filas y cada fila se ha calculado para dar un total. Los dos totales se añadieron luego juntos. En otra fila hay una lista de las ventas mensuales y la fila en que se sumaron. El programa puede ser instruido para deducir los gastos totales (D15) de las ventas totales (E15) para dar las ventas netas. Si alguna de las cantidades ha cambiado, como el cambio del gasto eléctrico en marzo, de $345 a $400, todos los totales se ajustarán automáticamente para reflejar la cantidad correcta.

De:

http://www.ehowenespanol.com/utilizar-microsoft-excel-contabilidad-como_63636/

Tareas básicas en Excel 2010


ejecutivos

Entre los escenarios más comunes de uso de Excel se incluyen:

  • Contabilidad Se pueden usar las eficaces características de cálculo de Excel en muchos informes contables y financieros (por ejemplo: estados de flujo de efectivo, balances de ingresos o estados de resultados).
  • Definición de presupuestos Ya sea para necesidades personales o empresariales, puede crear cualquier tipo de presupuesto en Excel (por ejemplo: planes de presupuesto de marketing, presupuestos de eventos o presupuestos de jubilación).
  • Facturación y ventas Excel también es útil para administrar datos de ventas y facturación, y en éste se pueden crear fácilmente los formularios que se necesiten (por ejemplo: facturas de ventas, albaranes u órdenes de compra).
  • Informes Con Excel, se pueden crear diversos tipos de informes para mostrar resúmenes o análisis de datos (por ejemplo: informes que miden el rendimiento de los proyectos, que muestran la variación entre los resultados reales y los proyectados, o que se pueden usar para pronosticar datos).
  • Planeamiento. Excel es una gran herramienta para crear planes profesionales u organizadores útiles (por ejemplo: planes semanales de clases, planes de estudios de marketing, planes de impuestos para fin de año u organizadores para ayudarlo con la planificación de comidas semanales, fiestas o vacaciones).
  • Seguimiento Se puede usar Excel para hacer el seguimiento de los datos en una planilla de horas o en una lista (por ejemplo: planillas de horas para hacer un seguimiento del trabajo o listas de inventario con las que se hace un seguimiento al inventario).
  • Uso de calendarios Gracias a su área de trabajo con cuadrícula, Excel se presta para crear cualquier tipo de calendario (por ejemplo: calendarios académicos para hacer el seguimiento de las actividades durante el año escolar o calendarios del año fiscal para hacer el seguimiento de eventos empresariales e hitos).

En este artí­culo:


  • ¿Qué es Excel?
  • Buscar y aplicar una plantilla
  • Crear un nuevo libro
  • Guardar un libro
  • Escribir datos en una hoja de cálculo
  • Aplicar formato a números
  • Aplicar bordes de celda
  • Crear una tabla de Excel
  • Aplicar sombreado a la celda
  • Filtrar los datos
  • Ordenar los datos
  • Crear una fórmula
  • Realizar un gráfico con los datos
  • Imprimir una hoja de cálculo
  • Activar y usar un complemento

http://office.microsoft.com/es-ar/excel-help/tareas-basicas-en-excel-2010-HA101829993.aspx

Macro (VBA) para extraer números de una celda


ex1

Algunas semanas atrás publiqué un artículo que utilizaba funciones para extraer números de una celda en Excel. (  http://exceltotal.com/extraer-numeros-de-una-celda-en-excel/  )

Sin embargo, dicho método tiene ciertas restricciones como el hecho de extraer solo el primer bloque de números encontrado en la cadena.

Hoy haremos una macro para extraer todos los números de una celda sin importar su posición dentro de la cadena y para ello utilizaremos la función IsNumeric la cual nos permite saber si el carácter analizado es un valor numérico.

Función IsNumeric en VBA

La función IsNumeric tiene un funcionamiento muy sencillo ya que tiene un solo argumento y que es el valor que deseamos evaluar.

Como resultado obtendremos un valor verdadero (TRUE) en caso de que el argumento sea un valor numérico y un valor falso (FALSE) en caso contrario. Para nuestro ejemplo aplicaremos la función IsNumeric a cada carácter contenido en la celda.

Ver más : http://exceltotal.com/macro-para-extraer-numeros-de-una-celda/?utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=macro-para-extraer-numeros-de-una-celda

Excel: Calcular las ventas acumuladas


Las ventas acumuladas del año no son más que la suma de las ventas de los meses anteriores hasta la fecha actual, es decir, una suma acumulada. Un concepto básico y muy  fácil de implementar en Excel.

http://exceltotal.com/calcular-las-ventas-acumuladas/        Sumas acumuladas en Excel

exceltotalSupongamos los siguientes datos de ventas mensuales:

ex1

Insertaré una nueva columna y haré uso de la función SUMA para crear la siguiente fórmula:

ex2

Observa detenidamente el rango de la función SUMA, porque lo estoy escribiendo de manera que al copiar la fórmula hacia abajo obtenga la suma acumulada automáticamente.

En primer lugar estoy indicando a la función que sume un rango que siempre comenzará en la celda B2 y terminará en la celda actual. Es por eso que he colocado el símbolo “$” junto al número 2 para fijar la fila y que no se auto incremente aun cuando copie la fórmula hacia abajo.  Para el caso específico de la celda C2 el rango inicia y termina en la misma celda, pero al copiar la fórmula hacia abajo obtendremos el resultado esperado:

La celda C13 muestra claramente cómo la fórmula mantuvo la referencia a la celda inicial B$2 y realizó la suma hasta la fila correspondiente, que en este caso es la fila 13. Los datos están correctos por ejemplo, para el mes de febrero la columna Acumulado muestra la suma de las ventas de enero y febrero. Para el mes de marzo muestra la suma de las ventas de los primeros 3 meses del año.  Es de esperarse que la última celda de la columna Acumulado muestre la suma de todos los meses del año.

Lo más importante al realizar sumas acumuladas es establecer adecuadamente el rango de suma haciendo buen uso de las referencias absolutas y relativas en Excel.

Calcular el promedio acumulado

Ahora comprueba que has aprendido bien el concepto y agrega una nueva columna para mostrar el promedio de ventas acumulado:

ex4

Tip: Debes utilizar la función PROMEDIO

Cálculo de la TIR con Excel


 

TIR es el acrónimo de Tasa Interna de Retorno (en inglés IRR: Internal Rate o Return) y se refiere a la tasa de rentabilidad que obtenemos de una inversión, al recibir a cambio posteriormente una serie de importes a lo largo de determinados períodos.

El cálculo de la TIR se utiliza para saber si una inversión es aceptable o no (es aceptable si el interés que obtenemos como resultado, es mayor que el interés que obtendríamos si invirtiéramos en otro proyecto).

Puesto que la fórmula de cálculo del TIR puede llegar a ser muy complicada (ver fórmula del TIR),

TIR1

Ft es el Flujo de Caja en el periodo t.
n es el número de periodos.
I es el valor de la inversión inicial.

en la práctica real se hace imprescindible la utilización de aplicaciones informáticas que realicen el cálculo. En este caso, Excel tiene una función que calcula de forma sencilla la TIR.

La TIR en Excel

En Excel, la TIR se calcula con la función TIR

=TIR (valores;[estimar])

  • Valores:  es el rango de      celdas donde están los valores de los cuales se quiere calcular la TIR. Los valores deben estar en el orden correcto y debe haber al menos      un valor positivo (si no es así, la función devuelve un      error). Las inversiones y los flujos de      rentabilidad negativa se ponen con signo negativo.
  • [Estimar]: es opcional y se refiere al      valor que estimamos aproximado a la tasa que obtendremos. Excel utiliza      una técnica iterativa para la que necesita un valor estimado para      iniciarla. Si no se le proporciona, Excel supone un 10 % (0,1).

Uno de los casos más frecuentes de cálculo de la TIR es el representado por la siguiente imagen, en la que podemos ver que la inversión es el primero de los flujos (en negativo, pues es una salida de dinero) y el resto de celdas del rango son los flujos de rentabilidad generados a lo largo de 4 períodos más (se omite el argumento «estimar«):

E3

En la imagen podemos ver como, con una inversión de 100.000 € y consiguiendo 4 flujos de rentabilidad (en 2.013, negativa), obtenemos una TIR del 2%. La interpretación de todo esto es que en 4 años, se ha obtenido una tasa de rentabilidad neta del 2%. Para decidir si es conveniente llevar a cabo el proyecto o la inversión, debemos asegurarnos de que el coste de oportunidad (tipo de interés que podemos conseguir de forma segura en una entidad financiera, por ejemplo) es inferior a dicho 2%. En caso de que la TIR sea inferior a lo que una entidad financiera nos puede remunerar, deberíamos invertir nuestro dinero en dicha entidad y no hacer la inversión.

José Manuel Pomares Medrano

http://temporaexcel.blogspot.com.ar/2011/10/calculo-de-la-tir-con-excel.html

Tabla dinámica en Excel para casos financieros


 

Una tabla dinámica es una hoja de cálculo interactiva que resume rápidamente grandes cantidades de datos usando el formato y los métodos de cálculo que se requiera. En esta tabla se podrá girar los encabezados de fila y columna alrededor del área de los datos principales para lograr distintas presentaciones de los datos fuente.

Se puede actualizar la tabla dinámica a medida que cambian los datos fuente. Como la tabla se encuentra en una hoja de cálculo, podrá integrarse a un modelo de hoja de cálculo mayor mediante el uso de fórmulas estándares.

Una tabla dinámica proporciona una manera fácil de mostrar y analizar información resumida acerca de los datos ya creados en Microsoft EXCEL o en otra aplicación. Por ejemplo una base de datos que contiene los registros de ventas de varios vendedores, puede crear una tabla dinámica que organice y calcule el total de ventas usando las categorías o campos.

Por ejemplo esta vez crearemos en Excel un cuadro de costos, el objetivos es facilitar la búsqueda creando tablas dinámicas en dos partes, detallando y mostrando  el presupuesto y el real dependiendo del tipo de este.

La tabla es la siguiente:

Una tabla dinámica es una hoja de cálculo interactiva que resume rápidamente grandes cantidades de datos usando el formato y los métodos de cálculo que se requiera. En esta tabla se podrá girar los encabezados de fila y columna alrededor del área de los datos principales para lograr distintas presentaciones de los datos fuente.

Se puede actualizar la tabla dinámica a medida que cambian los datos fuente. Como la tabla se encuentra en una hoja de cálculo, podrá integrarse a un modelo de hoja de cálculo mayor mediante el uso de fórmulas estándares.

Una tabla dinámica proporciona una manera fácil de mostrar y analizar información resumida acerca de los datos ya creados en Microsoft EXCEL o en otra aplicación. Por ejemplo una base de datos que contiene los registros de ventas de varios vendedores, puede crear una tabla dinámica que organice y calcule el total de ventas usando las categorías o campos.

Por ejemplo esta vez crearemos en Excel un cuadro de costos, el objetivos es facilitar la búsqueda creando tablas dinámicas en dos partes, detallando y mostrando  el presupuesto y el real dependiendo del tipo de este.

La tabla es la siguiente:E1

Después de crear la tabla hacer el siguiente proceso para crear el cuadro de búsqueda Costos en personal:

  • [Insertar] – [Tabla dinámica]- [Tabla dinámica]

E2

  • Ubicar  el cursor en el cuadro de la opción Tabla o rango y      seleccionar la primera parte del cuadro de presupuestos. En este caso será      Gastos!$B$4:$F$8
  • Seguidamente Seleccionar la opción Nueva hoja de cálculo.
  • Clic en Aceptar

Se mostrará la siguiente vista…

E3

En el lado derecho se mostrará un listado de campos, agregaremos los campos necesarios alas áreas siguientes:

E4

En este caso usaremos solamente el área de filtro del informe y  valores. Arrastrar los campos tal como se muestra a continuación:

  • Personal a Filtro de informe
  • Presupuesto, Real, diferencia ($) y Diferencia (%) al área de      valores.

-Para crear el cuadro de búsqueda Otros costos insertar otra tabla dinámica y agregar los siguientes campos:

  • Costos a Filtro de informe
  • Presupuesto, Real, diferencia ($) y Diferencia (%) al área de      valores.

– Aplicar el siguiente formato a los cuadros de búsqueda para que resulte tal como se muestra a continuación:

E5

Espero que les guste y hasta la próxima.

Para complementar

http://www.gerencie.com/tabla-dinamica-en-excel-para-casos-financieros.html

Aplicaciones sencillas en Excel


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PLANTILLAS GRATIS PARA MICROSOFT EXCEL

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PLANTILLAS GRATIS PARA   MICROSOFT EXCEL

 

Excel es la   aplicación más conocida y seguramente, más usada para el cálculo tanto en el   ámbito familiar como profesional.

En este sitio   podrá encontrar plantillas sencillas para Microsoft Excel. Estos archivos   están enfocados para control de stock, ingresos y gastos, facturación,   presupuestos y otros, que podrá descargar de forma gratuita.

 

La idea es   poner a su disposición unas plantillas que le puedan servir para pequeñas   gestiones y que puedan ser modificables en lo posible para que los   internautas puedan adaptarlas a sus necesidades teniendo un mínimo de   conocimientos.

 

También   encontrará un apartado con enlaces web con cursos, utilidades e información   sobre Excel, donde podrá aclarar muchas de sus dudas.

 

http://www.jesusferrer.es/

Uso de las funciones Webservice para actualizar automáticamente hojas de cálculo de Excel con los datos en línea


excel

Excel 2013 – Lee Bizek, director de programas en el equipo de Excel
¿Alguna vez ha querido incorporar datos de recursos en línea en las hojas de cálculo Excel, tales como cotizaciones de bolsa, el tiempo, los resultados de búsqueda de Bing o alimentos incluso Twitter? Con las nuevas funciones Webservice, ahora puede hacerlo.

He utilizado ​​edición anónima en Excel Web para colaborar con un grupo para coordinar un viaje de campamento de 20 personas que requieren algunas personas a dormir en tiendas de campaña al aire libre. Consciente de cambios climáticos en línea nos ayudó a prepararnos para los elementos y también predecir mareas altas y bajas, ya que queríamos ir quejándose como parte de la aventura.
Con Excel 2013 para el escritorio, sacamos la última información meteorológica y la marea de la Internet en Excel utilizando la función WEBSERVICE = (url) – y la mejor parte es la actualización de la información de forma automática!

Con Excel 2013 para el escritorio, sacamos la última información meteorológica y la marea de la Internet en Excel utilizando la función WEBSERVICE = (url) – y la mejor parte es la actualización de la información de forma automática!
Para aprender a utilizar la función Servicio web, haremos 2 cosas:
• Utilice un = function WEBSERVICE (url) para obtener los datos
• Utilice la función = filterXML (xml, xpath) para extraer una sola pieza de los datos de la cadena XML

Vea más en::    http://blogs.office.com/b/microsoft-excel/archive/2013/03/21/add-weather-data-and-other-dynamic-web-content-into-excel-2013-using-webservice-functions.aspx

Excel 2010: OPCIONES DE GRÁFICO


Cuando se pulsa una vez sobre un gráfico, el contorno se transforma en un marco azul con puntos de anclaje para cambiar el tamaño, y tienes acceso a todas las opciones de la ventana de gráfico: Moverlo, borrarlo, modificar el área de datos, copiarlo, cambiar el tipo, etc. Para saber mejor qué puedes hacer, pulsa con el botón derecho sobre el gráfico para obtener el menú contextual.

excel

Herramientas de gráficos

Si señalas el gráfico con el ratón, verás en la parte superior de la pantalla que se te ofrece la ficha de herramientas de gráficos:

excel1

Con ella puedes cambiar rápidamente el diseño del gráfico y los colores, con lo que puede ser que no necesites otros cambios. Si deseas tener más dominio sobre ellos, lee los siguientes párrafos.

Mover el gráfico

Para mover un gráfico señala su borde (aparecerá una cruz) con el ratón, arrastra el gráfico a otra zona y suelta.

http://hojamat.es/guias/guiaexcel/Guia104.pdf

Excel 2010: Agregar etiquetas de datos a un gráfico


Excel Total: Puedes agregar etiquetas de datos a un gráfico de Excel para ayudar a identificar los valores mostradas en cada punto de una serie de datos. Excel permite diferentes opciones para la colocación y formato de las etiquetas.

Sigue los siguientes pasos para agregar las etiquetas de datos a tu gráfico. Haz clic sobre cualquier lugar del área del gráfico que deseas modificar y selecciona la ficha Presentación y el comando Etiquetas de datos:

excel1

El menú se muestra con las siguientes opciones:

  • Ninguna. Ésta es la opción      predeterminada y significa que no habrá etiquetas de datos en el gráfico.
  • Centro. Coloca las etiquetas de      datos en el centro de cada punto de datos.
  • Extremo interno.  Posiciona las      etiquetas en el extremo interno superior de los puntos.
  • Base interior. Las etiquetas se      mostrarán en el extremo interior inferior.
  • Extremo externo. Coloca las etiquetas      por fuera de cada punto.

excel2

Selecciona la mejor opción del menú y Excel colocará las etiquetas de inmediato. Para personalizar aún más las etiquetas haz clic en la opción de menú Más opciones de la etiqueta de datos y se mostrará el cuadro de diálogo siguiente:

excel3

Puedes configurar a detalle las etiquetas, inclusive puedes especificar que en lugar del valor la etiqueta muestre el nombre de la serie o de la categoría. Una vez que hallas hecho los cambios apropiados haz clic en el botón Cerrar.

Recuerda que puedes remover fácilmente las etiquetas de datos del gráfico con solo seleccionar la opción Ninguno del menú Etiquetas de datos.

http://exceltotal.com/agregar-etiquetas-de-datos-a-un-grafico/

Excel 2010: Recuperar documentos no guardados


recover
Por Jill Duffy, Edward Mendelson
Word, Excel y PowerPoint tienen una nueva característica que guarda los documentos que usted ha olvidado de guardar cuando se cerró-incluyendo documentos que no se ha molestado en guardar con un nombre más específico que «Documento1». Esta función se basa en la función de guardado automático de larga data de la Oficina, que realiza automáticamente copias de seguridad de la versión actual del documento cada diez minutos (o cualquier intervalo que usted configuró en las opciones de la aplicación). Las versiones anteriores de Office borrados la última de estas copias de seguridad automatizadas al cerrar un documento, pero Office 2010 conserva la última copia de seguridad automática y permite abrirlo. Haga clic en Archivo, Recientes, recuperar documentos no guardados y, a continuación, seleccione el documento a partir de un cuadro de diálogo estándar Abrir archivo /.
-Siguiente consejo: Mostrar fórmulas en lugar de resultados>

http://www.pcmag.com/article2/0,2817,2386994,00.asp

Tablas Excel: Filtro de títulos de la tabla


Jill Duffy, Edward Mendelson

 filter_excel

 

Cuando se crea una tabla en Excel, ahora se puede hacer clic en la flecha hacia abajo en la celda de encabezado y utilizar el menú situado en la parte superior izquierda de la misma, para filtrar la pantalla, es decir, puede mostrar sólo las filas que contienen subtotales y totales , o una o más filas específicas que seleccione marcando una casilla en una lista.

Puede mostrar sólo las filas que coinciden con un color de fondo específico, o utilizar las casillas de verificación para mostrar u ocultar las filas individuales

http://www.pcmag.com/article2/0,2817,2386993,00.asp

Excel 2010: Abrir varias hojas de cálculo con un doble clic


excel

Hablando de varias ventanas, a veces se trabaja en dos o más hojas de cálculo independientes al mismo tiempo, cada uno en una ventana separada, y usted sabe que  desea trabajar en el mismo conjunto de hojas de trabajo,  de nuevo mañana.

Por lo tanto, antes de cerrar Excel, vaya al menú Ver y haga clic en Guardar área de trabajo cerca de la parte derecha de la cinta. En el cuadro de diálogo Guardar espacio de trabajo, escriba un nombre y una ubicación para los valores de vista guardados, y un icono de espacio de trabajo guardado se crea en la ubicación que elija, tal vez su escritorio. Si desea abrir el mismo conjunto de hojas de trabajo, sólo tiene que hacer doble clic en el icono del área de trabajo guardada.

By Jill Duffy, Edward Mendelson

http://www.pcmag.com/article2/0,2817,2386992,00.asp

 

 

10 Essential Microsoft Excel 2010 Tips for Beginners


excel 

I think this article is useful for beginners, intermediate and even advanced.  I transcribe original  in English

If words like «grids,» «cells,» «data,» and «formula» crawl under your skin like a bad case of the heebie-jeebies, chances are you’ve been a victim of Microsoft Excel. A bad experience with Excel can haunt you the same way the smell of a certain alcohol turns your stomach years after the last time you overindulged.

Microsoft Excel, one of the foundational programs in Microsoft Office, is a wickedly powerful program—»wicked» in that it can do dozens upon dozens of time-saving stunts that most people, unfortunately, never learn. What’s more, when you do learn a new trick in Excel, you can forget it within days if you don’t practice it. It’s a matter of use-it-or-lose-it. The ten essential tips and tricks in this article are here to stay; you might want to bookmark this page so you can refer back to the instructions and helpful screenshots for a day when you’re skills get rusty.

While beginners can appreciate the ten tips we’ve put together here for you, intermediate and advanced users may also discover something new, too. Some examples of what’s covered in this list of tips are: how to customize Excel’s default workbook, how to toggle between results and the formula that create them, and how to alphabetize or sort (i.e., «filter») a spreadsheet based on a single column’s data. If those tips sound too rudimentary for you, see the end of this article for links to other tips for intermediate and advanced Excel users. You can either read our tips in the slideshow below or page through them in the Table of Contents

 

Contents:

By Jill Duffy, Edward Mendelson

http://www.pcmag.com/article2/0,2817,2386988,00.asp

10 Consejos esenciales para principiantes de Microsoft Excel 2010


excel

Si palabras como «redes», «células», «datos», y arrastre «fórmula»  están debajo de su piel, como un caso grave de pelos de punta, lo más probable es que usted ha sido víctima de Microsoft Excel. Una mala experiencia con Excel puede perseguir de la misma forma en que el olor de un determinado alcohol revuelve  su estómago  años después de la última vez que se excedió.

Microsoft Excel, uno de los programas fundamentales de Microsoft Office, es una maldad potente programa-«malo», ya que puede hacer docenas y docenas de trucos de ahorro de tiempo que la mayoría de la gente, que por desgracia, nunca aprenden. Es más, cuando logra  aprender un nuevo truco en Excel, puede olvidarselo que en cuestión de días, si no lo practica. Es una cuestión de use-ésto-o-pierda-ésto.

Los diez consejos básicos y trucos en este artículo están aquí para quedarse, es posible que desee marcar esta página para que pueda hacer referencia a las instrucciones y capturas de pantalla útiles para un día cuando estás habilidades se le oxiden

Mientras que los principiantes pueden apreciar los diez consejos que hemos puesto juntos a su disposición, los usuarios intermedios y avanzados también pueden descubrir algo nuevo, también. Algunos ejemplos de lo que está cubierto en esta lista de consejos son: cómo personalizar libro de trabajo de Excel por defecto, la forma de alternar entre los resultados y las fórmulas que los crean, y cómo ordenar alfabéticamente o especie (es decir, «filtros») una hoja de cálculo en base a un solo los datos de la columna. Si los consejos suenan demasiado rudimentario para usted, vea el final de este artículo para obtener enlaces a otros consejos para los usuarios intermedios y avanzados de Excel. Usted puede leer nuestros consejos en la presentación de diapositivas o una página a través de ellos en la tabla de contenido

Contents

Por Jill Duffy, Edward Mendelson

http://www.pcmag.com/article2/0,2817,2386988,00.asp

¡ Gracias Excel Total !. Excelente sitio


excel

exceltotal

https://www.facebook.com/ExcelTotal?hc_location=stream    Excel Total

Es inevitable encontrarse con errores en Excel, pero es importante saber la razón por la que se muestran y cómo solucionar el problema. Aprende más sobre los errores de Excel en las siguientes publicaciones:

http://exceltotal.com/errores-en-formulas-parte-1/
http://exceltotal.com/errores-en-formulas-parte-2/

Herramientas de comparación para Excel (y Access, también)


finally

Las nuevas herramientas de escritorio ofrecen algunas grandes mejoras en la eficiencia. Si usted siempre quiso una forma fácil de comparar 2 hojas de cálculo, ahora lo tiene.

La Hoja de cálculo Compare le permite elegir cualquiera de los 2 libros y los compara en una fracción del tiempo que tomaría para hacerlo manualmente. Además, las diferencias entre las hojas de cálculo se clasifican por lo que es fácil centrarse en los cambios importantes, como los cambios en las fórmulas o VBA. También puede ver los cambios en los datos de las celdas.La  Hoja de cálculo Compare hace que sea fácil de distinguir entre los diferentes tipos de cambios que pueden ocurrir en una hoja de cálculo. Además, la hoja de cálculo Compare es capaz de determinar cuando se han insertado o suprimido filas o columnas y factores de esos cambios en la ecuación antes de comparar las células que puede haber cambiado como resultado. En lugar de mostrar las diferencias sólo porque miles de células se ha movido por una fila, la Hoja de cálculo compare  puede simplemente informar de que se ha insertado una fila.
Compare Database proporciona una capacidad similar para bases de datos Access. Ahora usted puede escoger cualquiera de los 2 bases de datos Access y obtener un informe de las diferencias entre las tablas, consultas, módulos y más. Si alguien cambia una consulta importante, ahora usted puede ver fácilmente exactamente lo que se ha cambiado

http://blogs.office.com/b/microsoft-excel/archive/2013/05/14/new-server-release-spreadsheet-controls-in-office-2013.aspx

Nueva versión del servidor: controles de hoja de cálculo de Office 2013


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Microsoft Office   Excel Blog    by Excel Team

http://blogs.office.com/b/microsoft-excel/archive/2013/05/14/new-server-release-spreadsheet-controls-in-office-2013.aspx

Este blog fue publicado originalmente en septiembre de 2012, y hemos actualizado, al anunciar el reciente lanzamiento de las aplicaciones de servidor. Se llega a usted gracias Steve Kraynak, Gerente del Programa Oficina se centra en las características de administración de hojas de cálculo.

En abril, hemos lanzado 2 nuevas e importantes aplicaciones de hoja de cálculo de la gestión basada en servidor para complementar las funciones de administración de escritorio de hoja de cálculo que hemos introducido con el lanzamiento de Office 2013.
Ahora están disponibles los de Auditoría y Control Server Management (ACM), y el descubrimiento y evaluación de riesgos, que ambos están diseñados para ayudar a administrar el uso de hojas de cálculo y bases de datos Access. Ahora hay 5 características diseñadas para ayudarle a controlar el uso de hojas de cálculo de Excel y bases de datos Access: Hablamos de estas aplicaciones en un post pasado mes de septiembre, y ahora están disponibles para los clientes:
• Auditoría y Control Management Server (nuevo)
• Evaluación de Descubrimiento y Riesgo (nuevo)
• Hoja de cálculo Consultas
• Hoja de cálculo Comparar
• Base de datos Comparar

Plantillas de bases de datos para crear aplicaciones completas


Access 2010 incluye un conjunto de plantillas de bases de datos de diseño profesional para el seguimiento de contactos, tareas, eventos, estudiantes y activos, entre otros tipos de datos. Se pueden usar tal cual o se pueden mejorar y perfeccionar para realizar el seguimiento de la información exactamente del modo en el que desee.

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Cada plantilla es una aplicación de seguimiento completa que incluye tablas, formularios, informes, consultas, macros y relaciones predefinidos. Las plantillas se han diseñado de modo que se puedan usar inmediatamente. Si el diseño de la plantilla se ajusta a sus necesidades, podrá usarla tal cual. De lo contrario, podrá usarla para crear más rápidamente una base de datos que se ajuste a sus necesidades específicas.

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Además de las plantillas incluidas en Access 2010, se puede conectar a Office.comy descargar más plantillas.

Elementos de aplicación para agregar funcionalidad a una base de datos existente

Puede agregar funcionalidad a una base de datos existente fácilmente mediante el uso de un elemento de la aplicación. Como novedad en Access 2010, un elemento de aplicación es una plantilla que incluye parte de una base de datos, por ejemplo, una tabla con formato previo, o bien una tabla con un formulario y un informe asociados. Por ejemplo, si agrega un elemento de la aplicación Tareas a la base de datos, tendrá una tabla Tareas, un formulario Tareas y la opción de relacionar la tabla Tareas con otra tabla de la base de datos.

http://office.microsoft.com/es-hn/access-help/novedades-de-microsoft-access-HA010342117.aspx?CTT=5&origin=HA010341722#BM0

Como sacar el IVA y calcularlo en Excel


iva

 

// // El IVA es el Impuesto al Valor Agregado y para sacar el IVA es necesario aprender a sacar porcentajes. Veamos como funciona.

Como ejemplo vamos a tomar Argentina, donde el IVA es el 21%.

Un productor le vende una vaca a $100 + IVA (21%) al carnicero. El carnicero paga $121. El IVA lo podemos calcular con una regla de tres simple:

  • 21% * $100 / 100% = $21

El IVA que está pagando el carnicero es de $21. Y es el impuesto que el productor debe pagarle al fisco.

Nuestro carnicero corta en pedacitos esa vaca y la vende para un gran asado en su carnicería. Un cliente o consumidor final le paga al carnicero $120 + IVA (21%).

  • 21% * $120 / 100% = $25,2

Entonces el cliente debe pagar $145,2 y el carnicero debe pagar al fisco $4,2. ¿Porqué el carnicero no paga la totalidad del 21% al fisco? Porque el IVA es un impuesto al consumo, no de insumos ni servicios, esto quiere decir que se va neutralizando en forma de cascada hasta llegar al consumidor final.

Excluyendo al consumidor final, para el resto de los integrantes de la cadena comercial, el efecto del IVA es neutro.

Fórmula para sacar el IVA en Excel

Seguimos con el ejemplo de Argentina, donde el IVA es del 21%.

  • En la celda A2 escribe: =A1*21%
  • En la celda A3 escribe: =SUMA(A1:A2)
  • En la celda A1 escribe el valor al que      quieres sacarle el IVA.

Bien, en la celda A2 dará como resultado el valor del IVA. Y en la celda A3 obtendrás como resultado el valor del IVA sumado al valor del producto.

El IVA por país

  • Argentina: 21% 
  • Bolivia: 13%
  • Chile: 19%
  • Colombia: 16%
  • Ecuador: 12%
  • Paraguay: entre un 5% y 10%
  • Perú: 16% 
  • Uruguay: entre 14% y 23% 
  • Venezuela: entre 8% y 16,5% 
  • Brasil: entre 7% y 25%

http://todosloscomo.com/2010/10/06/sacar-iva-excel-calcular/

Matemáticas,
Negocios
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, Software
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calcular impuesto ganancias, impuesto a las ganancias, Negocios
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Viendo más con la programación VBA


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Aunque este artículo es corto y araña sólo la superficie de VBA y la programación, es esperar lo suficiente para empezar.
En esta sección se analiza brevemente algunos de los temas más importantes.
Variables
En los ejemplos simples en este artículo manipulado objetos que la aplicación ya se había creado. Es posible que desee crear sus propios objetos para almacenar valores o referencias a otros objetos para uso temporal en la aplicación. Estos se llaman variables.
Para utilizar una variable en VBA, debe decirle a VBA qué tipo de objeto representa la variable mediante la instrucción Dim. A continuación, establezca su valor y lo utilizan para definir otras variables o propiedades.

VB

Copy

Dim MyStringVariable As String

MyStringVariable = «Wow!»

Worksheets(1).Range(«A1»).Value = MyStringVariable

Saltos y bucles
Los programas simples en este artículo ejecutar una línea a la vez, de arriba hacia abajo. El poder real en la programación proviene de las opciones que usted tiene para determinar qué líneas de código a ejecutar, sobre la base de una o varias condiciones que se especifiquen. Puede ampliar esas capacidades aún más cuando se puede repetir la operación varias veces. Por ejemplo, el siguiente código se extiende Macro1

.VB

Copy

Sub Macro1()

If Worksheets(1).Range(«A1»).Value = «Yes!» Then

Dim i As Integer

For i = 2 To 10

Worksheets(1).Range(«A» & i).Value = «OK! » & i

Next i

Else

MsgBox «Put Yes! in cell A1»

End If

End Sub

Escriba o pegue el código en el Editor de Visual Basic y luego ejecutarlo. Siga las instrucciones en el cuadro de mensaje que aparece y cambia el texto en la celda A1 de Wow! que sí! y ejecutarlo de nuevo para ver el poder de bucle. Este fragmento de código muestra las variables, bifurcaciones y bucles. Lea con cuidado después de ver en acción y tratar de determinar lo que ocurre, ya que cada línea se ejecuta.

http://msdn.microsoft.com/library/ee814735(office.14)#odc_office14_ta_AddingVBAProgrammingToYourOfficeToolkit_WhenAndWhyToUseVBA

Comparación de VBA y VSTO


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Microsoft Visual Basic for Aplicaciones (VBA) utiliza código no administrado que está perfectamente integrado con las aplicaciones de Office. Los proyectos de Microsoft Office creados con Visual Studio 2010 le permiten aprovechar las herramientas de diseño de Visual Studio y .NET Framework.

La tabla siguiente proporciona una comparación básica entre las soluciones VBA y soluciones de Office en Visual Studio.

Soluciones VBA

Soluciones Office con Visual Studio (VSTO)

Usa código que está conectado y se almacenan con un documento concreto.

Usa código que se almacena por separado desde el documento (para las personalizaciones a nivel de documento) o en un ensamblado que carga la aplicación (para complementos a nivel de aplicación).

Funciona con los modelos de objetos de Office y las API de VBA.

Proporciona acceso a modelos de objetos de Office y las API de .NET Framework.

Diseñado para la grabación de macros y una experiencia simplificada para el desarrollador.

Diseñado para que la seguridad, facilitar el mantenimiento de código y la capacidad para utilizar el completo entorno de desarrollo integrado (IDE) de Visual Studio.

Funciona bien para soluciones que se benefician de una integración muy estrecha con aplicaciones de Office (IDE, menús, botones de barra de herramientas etc.).

Funciona bien para soluciones que se benefician de todos los recursos de Visual Studio y .NET Framework.

Tiene limitaciones para la empresa, especialmente en las áreas de seguridad e implementación.

Diseñado para su uso en la empresa.

http://msdn.microsoft.com/es-ar/office/ff458124#Comparisonchart

 

Guía básica de desarrollo de Excel


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Los desarrolladores de soluciones de Excel pueden tener acceso a la potencia de Excel directamente desde sus aplicaciones. Use la Guía para desarrolladores de Excel para encontrar referencias, ejemplos de código, artículos, capítulos del libro y vídeos de procedimientos para desarrollar soluciones de Excel. Le agradecemos sus comentarios o preguntas sobre este contenido. Puede enviar los comentarios sobre la Guía para desarrolladores de Excel a docthis@microsoft.com.

Visual   Basic para Aplicaciones (VBA) Código   administrado (Visual Studio, VSTO) XLL y   HPC Interfaz   de usuario de Fluent Excel   Services OpenXML

http://msdn.microsoft.com/es-ar/office/ff458124

XML y Access


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Es posible que parte del contenido de este tema no pueda aplicarse a algunos lenguajes.

El Lenguaje de marcado extensible (Lenguaje de marcas extensible (XML): forma condensada del Lenguaje de marcado generalizado estándar (SGML) que permite a los desarrolladores crear etiquetas personalizadas que ofrecen flexibilidad para organizar y presentar información.) (XML, Extensible Markup Language) es el lenguaje estándar para describir y enviar datos a través del Web (World Wide Web (WWW): rama multimedia de Internet que presenta no sólo texto, sino también gráficos, sonido y vídeo. En el Web, los usuarios pueden saltar fácilmente de un elemento a otro, de una página a otra o de un sitio a otro utilizando hipervínculos.), del mismo modo que el Lenguaje de marcado de hipertexto (HTML: lenguaje de marcado estándar utilizado para los documentos del World Wide Web. HTML utiliza etiquetas para indicar cómo deben mostrar los exploradores Web los elementos de página, como texto y gráficos, y cómo deben responder a las acciones del usuario.) (HTML, Hypertext Markup Language) es el lenguaje estándar para crear y mostrar páginas Web. Microsoft Access proporciona medios para importar y exportar datos XML, así como para transformarlos a y desde otros formatos mediante archivos relacionados con XML.

Formato XML

Siempre ha sido complicado mover información en Internet y entre aplicaciones de software debido a los diferentes formatos y estructuras con derecho de propiedad. Aunque HTML esté bien equipado para proporcionar información de texto e imagen para exploradores Web, su capacidad está limitada por la definición de datos y estructuras de datos. El HTML describe el aspecto que debería tener una página Web, mientras que el XML define los datos y describe cómo deberían estar estructurados. El XML es un formato de intercambio de datos, ya que permite intercambiar datos entre sistemas o aplicaciones diferentes. El XML separa los datos de la presentación para que los éstos mismos puedan ser presentados de varias formas al usar archivos de presentación distintos.

El XML es un protocolo basado en estándares regulado por el World Wide Web Consortium (World Wide Web Consortium (W3C): consorcio de instituciones educativas y comerciales que supervisa la investigación y promociona estándares en todas las áreas relacionadas con World Wide Web.) (W3C). El protocolo XML es un conjunto de reglas, instrucciones y convenciones para diseñar formatos y estructuras de datos, de modo que se creen archivos que puedan ser generados y leídos con facilidad por diferentes equipos y aplicaciones. Además, las estructuras definidas por el XML no son ambiguas, es decir, que son auto descriptivas y tienen una plataforma independiente. Al igual que el HTML, el XML utiliza etiquetas y atributos, pero mientras el HTML especifica qué quiere decir cada etiqueta y atributo (y por lo tanto cómo se mostrarán los datos entre ellos en un explorador), el XML utiliza las etiquetas únicamente para delimitar datos y deja la interpretación total de los mismos a la aplicación que los lee. Para obtener más información acerca del XML, visite el sitio MSDN de Microsoft (sólo disponible en inglés) en el Web.

Importar datos XML

Access permite utilizar datos de varias fuentes externas. El uso de  XML permite transformar los datos desde casi cualquier aplicación externa para su uso en Access de manera más sencilla. Permite:

  • Importar datos XML a Jet (motor de base de datos Microsoft Jet: parte del sistema de base de datos de Access que recupera y almacena datos en las bases de datos de usuario y del sistema. Se puede decir que es un administrador de datos sobre el que se construyen sistemas de bases de datos, como Access.), a Microsoft SQL Server (base de datos de Microsoft SQL Server: una base de datos de Microsoft SQL Server consta de tablas, vistas, índices, procedimientos almacenados, funciones y desencadenadores.), o a una base de datos Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine (denominada anteriormente MSDE).
  • Importar datos de un esquema XML a Jet, SQL Server o a una base de datos Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine.
  • Utilizar un archivo XSLT (Extensible Stylesheet Language Transformation) para transformar los datos en un formato XML compatible con Access.

Nota  Para poder importar archivos XML a SQL Server o a una base de datos Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine, a través de un proyecto de Access (ADP), es necesario que Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine esté instalado en el equipo local.

Es posible utilizar el comando Importar (señale Obtener datos externos en el menú Archivo) para importar archivos de datos XML a Access. Este comando muestra el cuadro de diálogo Importar, en el que se puede seleccionar un documento o un esquema XML que describa la estructura de los datos. Sólo se puede importar a Access un documento cada vez. Los datos deben estar en un formato reconocido por Access, ya sea en un formato nativo o mediante la utilización de un esquema. Tenga en cuenta que al importar datos XML no es posible elegir un subconjunto del documento XML. Es necesario importar el archivo completo.

Los datos XML de cualquier tipo pueden transformarse en un formato compatible con Access, para ello seleccione un tipo de transformación en el cuadro de diálogo Importar XML. También es posible especificar si se desea sobrescribir cualquier tabla existente o anexar a datos existentes.

Qué son esquemas XML

Los esquemas XML se utilizan para describir la estructura de los datos en un formato común que tanto clientes, como otros exploradores Web o cualquier programa de software habilitado para XML puedan reconocer. De forma específica, los esquemas definen las reglas de un documento de datos XML, entre los que se incluyen nombres de elementos y tipos de datos, qué elementos pueden aparecer en combinación y qué atributos están disponibles para cada elemento. Los esquemas proporcionan un modelo para un documento de datos XML que define la organización de etiquetas y texto en los documentos a los que se refiere el esquema. Access es compatible con el estándar de esquema XML (XSD). El XSD es un estándar aprobado por el consorcio W3C (World Wide Web Consortium (W3C): consorcio de instituciones educativas y comerciales que supervisa la investigación y promociona estándares en todas las áreas relacionadas con World Wide Web.) diseñado como una infraestructura básica para describir el tipo y estructura de los documentos XML.

La utilización de un esquema permite asegurar que cualquier documento XML utilizado para importar datos a Access o para exportar desde Access a otro formato contiene datos específicos y se ajusta a una estructura definida. Puede facilitar el esquema a otros negocios y aplicaciones para que sepan cómo estructurar la información que les van a proporcionar, y a cambio, proporcionarle su esquema.

Mostrar datos XML

La sintaxis XML (las etiquetas y su organización en un documento) define y describe los datos de un documento XML pero no indica cómo se han de mostrar éstos. En aplicaciones anteriores se utilizaban y en algunos usos actuales se siguen utilizando hojas de estilos en cascada (CSS, Cascading Style Sheets) para indicar al explorador cómo mostrar los datos XML. Sin embargo, las CSS no siempre son una buena elección, ya que están escritas en un lenguaje especializado, lo que significa que el programador tiene que utilizar otro lenguaje para escribir, modificar o entender la estructura de la hoja de estilos. Los archivos CSS sólo permiten especificar el formato de cada elemento XML sin demasiado control sobre el resultado.

Por otra parte, la hoja de estilos XSL (Extensible Stylesheet Language) es mucho más flexible que un archivo CSS. Permite seleccionar con precisión los datos que se mostrarán, especificar el orden o la colocación de éstos y modificar o añadir información. Además, está escrita en un estilo similar a un documento XML, ya que utiliza una combinación de etiquetas parecidas a XML y HTML para crear una plantilla para un estilo de resultado concreto. Para obtener más información acerca de las hojas de estilos XSL, visite el sitio MSDN de Microsoft (sólo disponible en inglés) en el Web.

Observe que no es necesario vincular un archivo CSS o una hoja de estilos XSL a un documento XML para que Microsoft Internet Explorer 5.01 con Service Pack 2 (SP2), o posterior, muestre el documento. Internet Explorer tiene una hoja de estilos predeterminada integrada que muestra el código fuente XML como un árbol contraíble/expansible.

Puede utilizar hojas de estilos para asegurarse de que todas las páginas Web basadas en XML de la intranet o sitio Web son coherentes y presentan una apariencia uniforme sin tener que agregar HTML a cada página.

Extensible Stylesheet Language Transformation (XSLT)

XSLT es una especificación recomendada por el World Wide Web Consortium (World Wide Web Consortium (W3C): consorcio de instituciones educativas y comerciales que supervisa la investigación y promociona estándares en todas las áreas relacionadas con World Wide Web.) (W3C), compatible con Access. El XSLT es un lenguaje basado en XML que permite que un documento XML sea asignado a, o transformado en, otro documento XML. Esto proporciona un medio de transformar la información de la presentación de un documento XML de un formato fuente a un formato destino y así sucesivamente. Normalmente el programador crea un archivo de transformación XSL que al aplicarse a un documento XML durante la exportación interpreta o transforma los datos XML en un formato de presentación que puede ser reconocido por otra aplicación, como el Protocolo de anuncio de servicios (SAP) o por un formato de pedido personalizado.

El XSLT tiene muchas de las construcciones (estructuras y comandos) que se encuentran en otros lenguajes de programación, lo que permite al programador utilizar variables, bucles, iteraciones e instrucciones condicionales. De esta forma el programador puede tener un control considerable sobre el resultado de los datos XML. Para obtener más información acerca de los archivos XSLT, visite el sitio MSDN de Microsoft (sólo disponible en inglés) en el Web.

Exportar a archivos XML

Exportar datos y objetos de bases de datos a un archivo XML es un modo práctico de mover y almacenar información en un formato que puede ser utilizado sin problemas en todo el Web. En Access es posible exportar los datos, los esquemas (estructuras de datos), o ambos, a archivos XML. Permite:

  • Exportar datos de un archivo XML y, de forma opcional, utilizar XSLT para transformar los datos a otro formato.
  • Exportar los esquemas de datos mediante un esquema estándar XML (XSD).
  • Exportar los datos subyacentes de los formularios y los informes a un archivo XML.

También es posible transformar los datos a otro formato de presentación mediante un archivo XSL durante el proceso de exportación. Puede exportar tablas, consultas y los datos subyacentes de los formularios e informes desde una base de datos de Microsoft Access (base de datos: colección de datos relacionados con un fin o tema concreto. Dentro de una base de datos, la información sobre una entidad en particular, como un empleado o un pedido, se categoriza en tablas, registros y campos.) (.mdb), así como tablas, consulta, procedimientos almacenados, funciones y los datos subyacentes de los formularios e informes de un proyecto de Microsoft Access (proyecto de Microsoft Access: archivo de Access que se conecta con una base de datos de Microsoft SQL Server y se utiliza para crear aplicaciones cliente-servidor. Un archivo de proyecto no contiene datos ni objetos basados en definiciones de datos, como, por ejemplo, tablas o vistas.) (.adp).

http://www.monografias.com/trabajos34/microsoft-access/microsoft-access.shtml#archiv

Archivos de base de datos de Access


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Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un único archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede utilizar:

  • Tablas para almacenar los datos.
  • Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que necesita.
  • Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.
  • Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico.
  • Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet.

Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios lugares.

Cuando se actualizan los datos, se actualizan en todos los lugares donde aparecen.

Mostrar los datos en una consulta

Mostrar los datos en un formulario

Mostrar los datos en un informe

Mostrar los datos en una página de acceso a datos

Tablas y relaciones

Para almacenar los datos, cree una tabla para cada tipo de información de la que hace el seguimiento. Para reunir los datos de varias tablas en una consulta, formulario, informe o página de acceso a datos, defina relaciones entre las tablas.

La información de clientes que antes se guardaba en una lista de correo ahora reside en la tabla Clientes.

La información de pedidos que antes se guardaba en una hoja de cálculo ahora reside en la tabla Pedidos.

Un Id. exclusivo, como un Id. de cliente, permite distinguir los registros de una tabla. Si se agrega el campo de Id. exclusivo de una tabla a otra tabla y después se define una relación, Microsoft Access puede cotejar los registros relacionados de ambas tablas de manera que se puedan combinar en un formulario, un informe o una consulta.

Consultas

Para buscar y recuperar tan sólo los datos que cumplen las condiciones especificadas, incluyendo datos de varias tablas, cree una consulta. Una consulta puede también actualizar o eliminar varios registros al mismo tiempo, y realizar cálculos predefinidos o personalizados en los datos.

Esta consulta tiene acceso a tablas distintas para recuperar la información de Id. de pedido, fecha de entrega, nombre de la organización y ciudad para los clientes de Londres cuyos pedidos se entregaron en el mes de abril.

Formularios

Para ver, escribir y cambiar datos de manera sencilla directamente en una tabla, cree un formulario. Al abrir un formulario, Microsoft Access recupera los datos de una o más tablas, y los muestra en la pantalla con el diseño elegido en el Asistente para formularios, o con un diseño que haya creado en la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.).

Una tabla muestra muchos registros al mismo tiempo, pero puede que sea necesario desplazarse para ver todos los datos de un solo registro. Por otra parte, cuando se visualiza una tabla, no se pueden actualizar los datos de más de una tabla al mismo tiempo.

Un formulario sitúa el enfoque en un registro cada vez, pero puede mostrar los campos de más de una tabla. También puede mostrar imágenes y otros objetos.

Un formulario puede incluir un botón que imprima o abra otros objetos, o puede realizar otras tareas automáticamente.

Informes

Para analizar los datos o presentarlos de cierta manera al imprimirlos, cree un informe. Por ejemplo, puede imprimir un informe que agrupe datos y calcule totales, y otro informe de datos diferentes con formato para imprimir etiquetas postales.

  • Utilice un informe para crear etiquetas postales.
  • Utilice un informe para mostrar totales en un gráfico.
  • Utilice un informe para calcular tota

http://www.monografias.com/trabajos34/microsoft-access/microsoft-access.shtml#archiv

EXCEL: TRABAJAR CON VARIOS LIBROS


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Un único libro de hojas de cálculo de Excel, puede contener millones de bytes de datos. Sin embargo, en algunos casos resulta más conveniente abrir un nuevo libro para situar en él nuevos datos que desplazarse a otra hoja de cálculo dentro del mismo archivo.

También puede ser necesario repartir el contenido de un libro en dos o más libros para facilitar su manipulación, tanto a efectos de almacenamiento como de uso.

No obstante, cuando se almacena información en archivos distintos, puede ser necesario utilizar en uno de ellos los datos contenidos en el otro. Excel facilita la selección de datos de un libro distinto del libro activo, así como las operaciones de copia y traslado de datos entre archivos. También pueden crearse enlaces entre libros mediante fórmulas, los cuales siguen funcionando, aún cuando uno de los libros no esté abierto.

Puedes utilizar la opción Organizar… en el menú Ventana para distribuir los distintos libros abiertos según indiques, disponiéndolos unos sobre otros o adaptándolos de forma que todos queden visibles.

  • ABRIR VARIOS LIBROS

Cuando se inicia una sesión de trabajo de Excel, aparece en pantalla un nuevo libro vacío y, en la barra de título muestra su nombre que por defecto es Librol.

Si lo necesitas, podrás abrir otro libro en otra ventana. Cuando tienes varios libros abiertos, el libro que contiene el indicador de celda es el libro activo, pues sólo puedes trabajar sobre un libro en cada momento auque tengas varios abiertos a la vez.

Para abrir otro libro, sin cerrar el actual, sigue los pasos indicados en el punto ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia. (para abrir un archivo existente utiliza Archivo – Abrir…, y para empezar un archivo nuevo elige Archivo – Nuevo).

Si quieres colocar las ventanas de forma que cada una de ellas permanezca visible, elige Ventana-Organizar…. y selecciona la disposición que te resulte más cómoda.

http://html.rincondelvago.com/microsoft-excel.HTML

Crear una base de datos de Access para compartir en Web


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 Puede usar Access 2010 y Servicios de Access, un nuevo componente de SharePoint, para crear aplicaciones de bases de datos web. Esto es útil para lo siguiente:

  • Proteger y administrar el acceso a los datos
  • Compartir datos dentro de una organización o a través de Internet

Nota Se requiere una cuenta de usuario para usar una base de datos web. El acceso anónimo no se admite.

  • Crear aplicaciones de base de datos que no requieran el uso de Access

 

Cuando se publica una base de datos web, Servicios de Access crea un sitio de SharePoint que la contiene. Todos los datos y los objetos de la base de datos se mueven a listas de SharePoint ubicadas en dicho sitio.

http://office.microsoft.com/es-es/access-help/crear-una-base-de-datos-de-access-para-compartir-en-web-HA010356866.aspx?CTT=5&origin=HA010341617

 

 

Microsoft BI Solution Builder


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 Aprenda cómo las herramientas familiares como Excel encajan en la estrategia de BI de la empresa

Business Intelligence y la visión puede hacer la diferencia entre una empresa sobrevivir y prosperar. Microsoft pretende hacer inteligencia de negocios (BI) más accesible a todo el mundo a través de una organización, en parte, al proporcionar capacidades de BI en herramientas familiares como Excel para capacitar a más usuarios a crear y consumir ricas soluciones de BI como parte de su trabajo diario.
Si usted está interesado en cómo las capacidades de BI de Excel podrían caber dentro amplia solución de BI de la empresa, revise el Microsoft BI Solution Builder, una herramienta de configuración en línea que le ayuda a ver cómo las capacidades de los productos que usted posee actualmente podría contribuir a una renta básica de  completa solución. Más información en el blog de Microsoft Business Intelligence.

http://blogs.office.com/b/microsoft-excel/archive/2013/02/11/microsoft-bi-solution-builder-excel.aspx

Excel: Cómo crear una lista desplegable múltiple


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En muchas ocasiones nos encontramos trabajando con múltiples listas desplegables en una misma hoja de cálculo que ocupan un espacio que podríamos aprovechar para otros fines; en nuestra experiencia este suele ser un molesto inconveniente cuando se trata de diseñar paneles de control, balanced scorecards o dashboards desde Excel con controles de interactividad que permitan explorar múltiples fuentes de datos, instrumentos en donde por premisas de diseño debemos aprovechar al máximo cada espacio disponible, dándole siempre el mejor uso posible.

Afortunadamente de una forma muy sencilla podemos forzar que una lista desplegable cambie automáticamente a partir de nuestra selección en una combinación de botones de opción (también disponibles en los Controles de Formulario), los cuales ocupan considerablemente menos espacio. En este tutorial detallaremos como hacerlo partiendo de tres sencillos pasos a seguir:

  1. Preparar nuestra hoja de cálculo.
  2. Insertar y configurar nuestros botones de opción.
  3. Insertar y configura nuestra lista desplegable múltiple.

El resultado final que obtendrán al aplicar nuestras instrucciones deberá ser muy similar al de la imagen anexa:

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 http://www.excellentias.com/2010/11/tutorial-excel-como-crear-una-lista-desplegable-multiple/

Consolidar datos de varios libros en MS Excel


Supongamos que tenemos una empresa que tiene sede en tres países distintos (Venezuela, España y Argentina) y la suma total de las ventas se calculan a partir de los datos de tres archivos diferentes donde cada uno contiene la totalidad de las ventas por cada país, es en esta parte donde entra la utilidad del comando Consolidar pues mediante el mismo vamos a obtener los totales de la suma de las ventas de todos los países en un solo libro.

Debemos crear un nuevo libro donde vamos a consolidar los totales de las ventas realizadas en esos países, ese archivo lo vamos a nombrar Ventas_Totales. Antes de realizar la consolidación de los valores debemos tener abiertos tanto los libros que contienen las ventas realizadas en los tres países como también el libro de consolidación. Preferiblemente el archivo donde vamos a consolidar la información (Ventas_Totales) debe tener el mismo encabezado que el resto de los archivos.

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En seguida vamos a la Cinta de opciones y en la ficha Datos sección Herramientas de datos seleccionamos el comando Consolidar en donde se desplegara el siguiente cuadro de dialogo:

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 Por defecto en Función dentro de la lista desplegable aparece la función Suma para este caso se deja tal cual ya que se está buscando una sumatoria total de ventas realizadas en tres archivos no obstante adicionalmente disponemos de 10 funciones mas con las que podemos trabajar.

En el Campo Referencia es a partir de donde vamos a seleccionar el rango celdas de los otros libros que deseamos consolidar.

En Todas las referencias vamos a visualizar la totalidad de las referencias que tenga el libro.

El Botón Agregar permite agregar una referencia y el botón Eliminar permite suprimir una referencia seleccionada………………………..

 

Una vez revisados estos puntos procedemos a realizar la consolidación de los totales, con el cuadro de dialogo abierto en el campo Referencia vamos a seleccionar el rango de las celdas que deseamos consolidar del primer libro (Ventas_Venezuela) a partir de la celda B2 hasta la celda G4 tal como se ve en la imagen anexa:

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 http://www.excellentias.com/2010/09/consolidar-datos-de-diferentes-hojas-en-excel/

 

 

 

 

 

 

La buena práctica de programación o reglas de oro de VBA / macro de programación


http://www.excelgaard.dk/Lib/Macros/GPP/

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Muy a menudo recibo  VBA / código de macro, que es tan confuso o mal construidos, organizado, estructurado y / o escrito, que es muy difícil o casi imposible de leer bien, entender, depurar o actualizar
Lo cual, claro, es una vergüenza para el usuario del código, pero en realidad es tanto un problema para el autor del código
A menudo se escribe un código, y luego se utiliza para varios meses o incluso años, hasta que un día, de que algo cambie y el código necesita ser actualizado o bien depurado
Y, créanme: no importa, lo bien que conocía el código, en el proceso de hacerlo, usted no puede recordarla muchos meses o años después, mirando a ella, la última vez – usted terminará gastando demasiado tiempo tratando de de entender, lo que usted pensanba  en el momento de crear el código
Esto es especialmente cierto, si alguien, en el futuro, tiene que actualizar o depurar el código: Él se enojará por ser un programador pobre y malo –

MS Access : eventos


 

Cuando se crea un procedimiento de eventos para un objeto, Microsoft Access agrega una plantilla de procedimiento de eventos, que lleva el nombre del evento y del objeto, al formulario o al módulo de informe. Todo lo que necesita hacer es agregar código que responda de la forma que desee cuando se produzca el evento en el formulario o informe.

Suponga que desea que un formulario Detalles de producto se abra cuando haga clic en un botón de comando Detalles de producto en un formulario Pedidos. En el ejemplo siguiente se indica cómo llevar a cabo esta tarea mediante un procedimiento de eventos.

 a1.jpg

Para hacer que un procedimiento de eventos se ejecute cuando un usuario haga clic en el botón de comando, haga clic en la propiedad AlHacerClic (OnClick) del comando …

 a2.jpg

 

… haga clic en el botón Generar y, a continuación, haga clic en Generador de código para agregar código de Visual Basic al procedimiento de eventos.

 

El procedimiento de evento ProductDetails_Click utiliza el método OpenForm para abrir el formulario Detalles de producto.

 

 

Visualización de Datos


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«Ver» lo que sucede en su negocio es el principio fundamental para alcanzar el éxito. Hoy en día, las organizaciones dependen demasiado de las vistas tabuladas y en grillas de sus datos de negocios, vistas que no proporcionan una forma sencilla de divisar tendencias, distinguir anomalías o conectar los distintos contextos de los datos.

http://www.microsoft.com/latam/office/bi/dataviz/default.mspx

PowerPivot, complemento de Microsoft Excel 2010


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 Microsoft Excel 2010 tiene muchas características que se han diseñado para ayudarle a adquirir, limpiar y analizar datos externos. Estas características hacen Excel 2010 una herramienta perfecta para generar soluciones empresariales. PowerPivot es un complemento de Microsoft Excel 2010 que facilita más que nunca para adquirir y analizar los datos de una manera completa e interactiva.

Este Visual How To le ofrece un vistazo a los conceptos básicos de cómo importar datos a PowerPivot y, a continuación, utilizar las características de PowerPivot para facilitar el análisis de datos. Los ejemplos muestran cómo puede utilizar PowerPivot para Microsoft Excel para adquirir, limpiar y para analizar grandes cantidades de datos de forma eficaz.

Descargar PowerPivot para 2010 Excel

 

Esta sección describen tres conceptos clave que se utilizan para crear una tabla dinámica mediante el uso de PowerPivot en Microsoft Excel 2010:

  • Adquisición de datos externos con PowerPivot.
  • Manipular y limpieza de datos en PowerPivot.
  • Analizar los datos desde PowerPivot en Excel mediante el uso de una tabla dinámica.

 

Aplicaciones que funcionan con Access



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Microsoft Office Access 2003 ofrece características para trabajar con otros programas.

  • Trabajar con Microsoft SQL Server Puede crear un proyecto de Microsoft Access que se conecte fácilmente a una base de datos de Microsoft SQL Server o bien utilizar el Asistente para bases de datos de Microsoft SQL Server para crear rápidamente una base de datos de SQL Server y un proyecto de Access al mismo tiempo. Trabajar con un proyecto de Access es similar a trabajar con una base de datos de Microsoft Access (el proceso de crear formularios, informes, páginas de acceso a datos, macros y módulos es el mismo). Una vez que conecte con una base de datos de SQL Server, puede ver, crear, modificar y eliminar tablas, vistas, procedimientos almacenados y diagramas de base de datos mediante las herramientas de diseño de Microsoft SQL Server.
  • Crear una nueva base de datos de Access a partir de los datos de un formato de archivo distinto Puede abrir el archivo que tiene un formato distinto (como por ejemplo formato de texto, de hoja de cálculo, dBASE o Paradox) en Access; Microsoft Access crea automáticamente una base de datos de Access y establece un vínculo con el archivo.
  • Importar o vincular datos de Microsoft Outlook o Microsoft Exchange Puede utilizar el Asistente para importar de Exchange u Outlook o el Asistente para vincular Exchange u Outlook, para importar o vincular datos de Microsoft Exchange Server y Microsoft Outlook. Por ejemplo, puede que desee establecer un vínculo con la carpeta de contactos de Microsoft Outlook y, a continuación, crear cartas modelo y etiquetas postales combinando los datos con el Asistente para combinar correspondencia de Microsoft Word.
  • Exportar, importar o vincular datos de una lista de Microsoft Windows SharePoint Services En Access puede utilizar varios asistentes para compartir datos almacenados en una lista de Windows SharePoint Services:

      El Asistente para exportar a Windows SharePoint Services para exportar una tabla de acceso a una lista de SharePoint.

      El Asistente para importar de Windows SharePoint Services para importar datos desde una lista de SharePoint.

      El Asistente para vincular a Windows SharePoint Services para vincular una lista de SharePoint con una tabla de Access.

  • Exportar a otros orígenes Puede exportar datos a varios formatos y aplicaciones de Access.

http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/aplicaciones-que-funcionan-con-access-HP005186428.aspx

 

Microsoft Office Web Components


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Los Componentes Web de Microsoft Office son un conjunto de controles ActiveX que se instalan con Microsoft Office 2003 o cualquier aplicación de Office 2003. Si los instala en su equipo, puede utilizar interactivamente una hoja de cálculo (componente Hoja de cálculo: componente de Microsoft Office Web Components que proporciona la funcionalidad interactiva de una hoja de cálculo en una página Web. Puede especificar datos, agregar fórmulas y funciones, aplicar filtros, cambiar el formato y volver a realizar cálculos.), una lista de tabla dinámica (lista de tabla dinámica: componente de Microsoft Office Web Components que se utiliza para analizar datos de manera interactiva en una página Web. Los datos que aparecen con formato de filas y columnas se pueden mover, filtrar, ordenar y calcular de un modo significativo para su audiencia.) y un gráfico (gráfico: representación gráfica de datos en un formulario, informe o página de acceso a datos.) en una página Web en Microsoft Internet Explorer 5.01 con Service Pack 2 (SP2) o posterior.

Si no tiene instalados los Componentes Web de Office en el equipo pero dispone de una licencia válida de Office que permite la distribución en la intranet, podrá configurar los componentes de modo que los usuarios puedan descargar los Componentes Web de Office desde la intranet de la organización. Esto permitirá a los usuarios de su sitio utilizar una página de acceso a datos sin tener las aplicaciones de Office instaladas en los equipos.

Para obtener información sobre cómo configurar Office Web Components, vea el Office 2003 Editions Resource Kit de Microsoft.

http://office.microsoft.com/es-mx/access-help/microsoft-office-web-components-HP005269404.aspx

Guía del desarrollador del objeto Application de Excel 2010


backstage

 Office 2010

En la escritura de Visual Basic para las macros de aplicaciones (VBA), se trabaja con objetos que pueden recibir instrucciones. El objeto Application es el objeto de nivel superior en el modelo de objetos de Excel, y contiene:

  • Configuración de toda la aplicación y las opciones. Muchas de estas opciones son las mismas que se encuentra en el cuadro de diálogo Opciones , disponible en el Backstage.
  • Métodos para objetos de nivel superior, como, por ejemplo, ActiveCell y ActiveSheet.

Este artículo se muestra cómo realizar las tareas siguientes:

  • Colecciones comunes de acceso, como, por ejemplo, hojas, filas y columnas
  • Utilice activas propiedades (como las propiedades ActiveCell y ActiveSheet)
  • Tener acceso a la selección actual
  • Mostrar cuadros de diálogo

http://msdn.microsoft.com/es-es/library/gg192737(v=office.14).aspx

PowerPivot de Microsoft Excel (2010)


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Resumen: Obtenga información acerca de cómo agregar valor a su PowerPivot de Microsoft para los datos de Excel (2010) mediante el uso de las características de administración de datos y las columnas calculadas en PowerPivot.

Se aplica a: Microsoft Excel 2010 | PowerPivot de Microsoft Excel (2010)

Publicado: Marzo de 2011

Proporcionado por: Steve Hansen, MVP de Microsoft Visual Studio y fundador de Grid Logic.

 Los conjuntos de datos que se importan mediante PowerPivot de Microsoft Excel (2010) suelen ser incompletos o no organizado de forma que facilita la tarea analizar de forma eficaz. PowerPivot tiene características que pueden ayudarle a mejorar el valor de datos quitando o filtrado de datos no deseados, creando columnas calculadas, establecer relaciones entre tablas, y la combinación de datos de varios orígenes.Descargar PowerPivot para 2010 Excel

La siguiente sección describe algunas estrategias que puede utilizar para mejorar la calidad o la utilidad de los datos.

Limpieza de datos

Limpieza de datos es el proceso de eliminación de datos no deseados o incorrectos de un conjunto de datos. La limpieza de datos es fácil en PowerPivot y es mejor hacer al importar los datos. Durante el proceso de importación, puede elegir las columnas que desea incorporar a PowerPivot y, mediante filtros, también puede limitar las filas que se importa.

Una vez que los datos se están en PowerPivot, puede eliminar una columna seleccionándola y presionando la tecla SUPR. Aunque puede filtrar filas en cuanto los datos están en PowerPivot, todos los datos filtrados seguirá apareciendo en las tablas dinámicas. En otras palabras, los filtros que se aplican dentro de la ventana de PowerPivot sólo se aplican a la ventana de PowerPivot.

Para quitar las filas de una tabla después de importarlo a PowerPivot, utilice las tablas vinculadas en PowerPivot junto con la funcionalidad nativa en Excel.

Utilizar tablas de Excel vinculadas en PowerPivot

http://msdn.microsoft.com/es-es/library/gg670985(v=office.14).aspx

Cómo construir un diccionario de datos en Access


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El diccionario de datos es como un mapa de navegación o código de llave para todos los tipos diferentes de datos que podrían ingresarse en cualquier base de datos dada. Los diccionarios de datos contienen datos sobre los datos mismos. Construir uno ayuda a quienes mantienen y actualizan la base de datos para mantener los términos y las convenciones de nombre de manera consistente. Puedes encontrar útil utilizar un bolígrafo y un papel para esbozar una idea general de las cosas que quieres que incluya tu base de datos.

Instrucciones

Necesitarás

  • Un bolígrafo (opcional)
  • Un papel (opcional)
  • Microsoft Acces instalado en una computadora
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Abre el programa Microsoft Access. Ubica la tira de menú por la parte superior de la página y elige la opción «Archivo». Haz clic en «Nuevo» y luego en «Base de datos en blanco». Aparecerá una base de datos nueva en blanco. Haz clic en «Archivo» nuevamente y luego en «Guardar como». Escribe el nombre de tu base de datos en el recuadro de «Nombre de archivo» y luego haz clic en «Guardar».

http://www.ehowenespanol.com/construir-diccionario-datos-access-como_115143/

Excel: Líneas de tendencia logarítmica


Mostrando una línea curva de ajuste perfecto, esta línea de tendencia es útil cuando la tasa de cambio de los datos aumenta o disminuye rápidamente y luego se nivela. Una línea de tendencia logarítmica puede utilizar valores negativos y positivos. 

Una línea de tendencia logarítmica usa esta ecuación que calcula el ajuste de mínimos cuadrados a través de puntos:

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 donde c y b son constantes y ln es la función logarítmica natural. 

La siguiente línea de tendencia logarítmica muestra el crecimiento previsto en la población animal de un área específica, donde la población se niveló a medida que disminuyó el espacio para los animales. Observe que el valor R cuadrado es 0,933, lo cual representa un buen ajuste de la línea en relación con los datos.

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http://office.microsoft.com/es-ar/support/agregar-una-linea-de-tendencia-o-linea-media-a-un-grafico-HA102809798.aspx

Excel: Línea de tendencia polinómica


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Esta línea de tendencia polinómica es útil cuando hay fluctuaciones de datos. Por ejemplo, al analizar ganancias y pérdidas en un gran conjunto de datos. El orden del polinomio se puede determinar por la cantidad de fluctuaciones en los datos o por la cantidad de ajustes (máximos y mínimos) que aparecen en la curva. Normalmente, una línea de tendencia polinómica de segundo orden solamente posee un máximo o mínimo, una línea de tendencia polinómica de tercer orden posee uno o dos máximos o mínimos y una línea de tendencia de cuarto orden posee hasta tres máximos o mínimos.

Una línea de tendencia polinómica o curvilínea usa esta ecuación para calcular el ajuste de mínimos cuadrados a través de los puntos:

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donde b y  a2                                                                                                                                                            son constantes.

http://office.microsoft.com/es-ar/support/agregar-una-linea-de-tendencia-o-linea-media-a-un-grafico-HA102809798.aspx

Excel: Agregar una línea de tendencia o línea media a un gráfico


 Corresponde a: Excel 2013,

 Para mostrar tendencias de datos o movimiento de medias en un gráfico que ha creado, puede agregar una línea de tendencia. También puede extender una línea de tendencia más allá de sus datos reales para ayudar a predecir valores futuros. Por ejemplo, la siguiente línea de tendencia lineal pronostica dos trimestres por delante y muestra con claridad una tendencia ascendente que parece prometedora para futuras ventas.

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Puede agregar una línea de tendencia (línea de tendencia: representación gráfica de tendencias en series de datos, como una línea inclinada ascendente para representar el aumento de ventas a lo largo de un período de meses. Las líneas de tendencia se utilizan para el estudio de problemas de predicción, lo que se denomina también análisis de regresión.) a un gráfico 2 D que no esté apilado (de áreas, de barras, de columnas, de líneas, de cotizaciones, de dispersión o de burbujas). No puede agregarlo a un gráfico 3D o apilado. Los gráficos radiales, circulares, de superficie y de anillos tampoco admiten líneas de tendencia.

http://office.microsoft.com/es-ar/support/agregar-una-linea-de-tendencia-o-linea-media-a-un-grafico-HA102809798.aspx

Macros de Access


Sirve de ayuda pensar en que las macros de Access son como un lenguaje de programación simplificado en el que se crea código generando una lista de acciones (acción: componente básico de una macro; instrucción independiente que se puede combinar con otras acciones para automatizar tareas. A veces se denomina comando en otros lenguajes de macros.) que realizar. Cuando genera una macro, selecciona cada acción de una lista desplegable y, a continuación, rellena la información requerida para cada acción. Las macros permiten agregar funcionalidad a formularios, informes y controles sin escribir código en un módulo de VBA. Las macros proporcionan un subconjunto de los comandos que están disponibles en VBA, y la mayoría de la gente encuentra más fácil crear una macro que escribir código de VBA.

Las macros se crean usando el Generador de macros que se muestra en la ilustración siguiente.

accessmacros1

http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/introduccion-a-la-programacion-en-access-HA001214213.aspx#BMlearnaboutmacros

 

 

MS Access: ¿se deben utilizar macros o código de VBA?


accessmacros

Debe basar su decisión de utilizar macros o código de VBA en dos puntos: la seguridad y la funcionalidad que necesite. La seguridad es un aspecto problemático porque se puede utilizar VBA para crear código que comprometa la seguridad de los datos o dañe los archivos de su equipo. Cuando utiliza una base de datos creada por otra persona, debe habilitar código de VBA sólo si tiene la certeza de que la base de datos procede de una fuente de confianza. Cuando crea una base de datos que va a ser utilizada por otros usuarios, debe evitar la inclusión de herramientas de programación requeridas por dichos usuarios para otorgar específicamente el estado de confianza a la base de datos. Las técnicas generales para evitar que los usuarios necesiten tener confianza en la base de datos se exponen más adelante en esta sección.

Para obtener más información sobre cómo habilitar o deshabilitar contenido potencialmente no seguro, vea el artículo Habilitar o deshabilitar macros en documentos de Office (como se ha mencionado en otro punto de este artículo, la mayoría de los demás programas de Microsoft Office usan el término «macro» para referirse a código de VBA, por lo que no hay que confundirlo con las macros de Access).

Para garantizar la seguridad de su base de datos, debe utilizar macros siempre que sea posible y recurrir a la programación de VBA sólo en operaciones que no se puedan realizar mediante acciones de macro. Además, debe utilizar sólo acciones de macro que no requieran la concesión del estado de confianza a la base de datos para poder ejecutarla. La limitación del uso de acciones de macro permite a los usuarios tener confianza en que la base de datos no contiene programación que pueda dañar sus datos u otros archivos de sus equipos.

En parte para fomentar un uso más generalizado de macros, Office Access 2007 contiene muchas acciones de macro nuevas que permiten generar macros más eficientes que las que se pueden crear mediante el uso de versiones anteriores de Access. Por ejemplo, ahora puede crear y utilizar variables temporales globales mediante el uso de acciones de macro, así como controlar errores más fácilmente utilizando las nuevas acciones de macro para el control de errores. En versiones anteriores de Access, estos tipos de características sólo están disponibles si se utiliza VBA. Además, en Access 2007, puede incrustar una macro directamente en la propiedad de evento de un objeto o control. Una macro incrustada forma parte del objeto o control y permanece con el objeto o control si se mueve o se copia. En versiones anteriores de Access, las macros se deben mantener como objetos independientes, dificultando muchas veces el mantenimiento de la base de datos.

 http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/introduccion-a-la-programacion-en-access-HA001214213.aspx#BMwhenusewhat

Introducción a la programación en Access


macrosaccess

Cuando crea una nueva base de datos, suele empezar creando unos cuantos objetos de base de datos como tablas, formularios e informes. Finalmente, llega a un punto en que necesita agregar alguna programación para automatizar ciertos procesos y mantener agrupados los objetos de base de datos. Este artículo proporciona orientación al usuario sobre las herramientas de programación en Microsoft Office Access 2007 y destaca algunos recursos en los que se puede obtener más información acerca de la programación.

http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/introduccion-a-la-programacion-en-access-HA001214213.aspx#BMlearnaboutmacros

 En Office Access 2007, la programación es el proceso de agregar funcionalidad a la base de datos mediante el uso de macros de Access o código de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Por ejemplo, suponga que ha creado un formulario y un informe y desea agregar un botón de comando al formulario que, cuando se haga clic en él, abra el informe. En este caso, la programación es el proceso de crear una macro o un procedimiento de VBA y establecer a continuación la propiedad de evento (propiedad de evento: atributo con nombre de un control, formulario, informe, página de acceso a datos o sección que se utiliza para responder a un evento asociado. Puede ejecutar un procedimiento o macro cuando tiene lugar un evento definiendo la propiedad del evento relacionada.)OnClick del botón de comando de manera que, al hacer clic en el botón de comando, se ejecute la macro o el procedimiento. En el caso de una operación sencilla, como abrir un informe, puede usar el Asistente para botones de comando para que realice todo el trabajo, o puede desactivarlo y realizar la programación usted mismo.

Nota Muchos programas de Microsoft Office utilizan el término «macro» para referirse a código de VBA. Esto puede inducir a confusión a los usuarios de Access porque, en Access, el término «macro» hace referencia a una colección con nombre de acciones de macro que puede reunir mediante el uso del Generador de macros. Las acciones de macro de Access representan únicamente un subconjunto de los comandos disponibles en VBA. El Generador de macros proporciona una interfaz más estructurada que el Editor de Visual Basic, permitiendo al usuario agregar programación a controles y objetos sin tener que aprender código de VBA. Debe recordar que, en los artículos de Ayuda de Access, las macros de Access reciben el nombre de macros. Sin embargo, el código, las funciones o los procedimientos de VBA se denominan código de VBA. El código de VBA está contenido en módulos de clases (que forman parte de formularios o informes individuales y que, normalmente, contienen código sólo para esos objetos) y en módulos (que no están vinculados a objetos específicos y que suelen contener código «global» que se puede utilizar en la base de datos).

Los objetos (por ejemplo, formularios e informes) y los controles (por ejemplo, botones de comando y cuadros de texto) tienen una gran variedad de propiedades de evento a las que se pueden adjuntar macros o procedimientos. Cada propiedad de evento está asociada a un evento concreto, como hacer clic en un botón del mouse (ratón), abrir un formulario o modificar datos en un cuadro de texto. Los eventos también pueden ser desencadenados por factores externos a Access, como eventos del sistema, o por macros o procedimientos adjuntos a otros eventos. La base de datos puede aumentar su complejidad si se agregan numerosos procedimientos o macros a varias propiedades de evento de muchos objetos pero, en la mayoría de los casos, se pueden conseguir los resultados deseados utilizando muy poca programación.

MS EXCEL: ESTADÍSTICAS DEL COMERCIO INTERNACIONAL


agricola 

ESTADÍSTICAS: ESTADÍSTICAS DEL COMERCIO INTERNACIONAL

Comercio de mercancías, por productos

La publicación completa “Estadísticas del comercio internacional, 2010” se puede pedir a la librería en línea de la OMC, y también puede descargarse haciendo clic en los enlaces que figuran a continuación

http://www.wto.org/spanish/res_s/statis_s/its2010_s/its10_merch_trade_product_s.htm

MS Excel para calcular Gas Original en Sitio


Gas Original en Sitio [Crystal Ball]
MS Excel para calcular OGIP listo para usar con Crystal Ball [probabilística].
Adicional -. VBA para calcular Bg desde la composición y la presión del yacimiento y la temperatura.

exceloil 

http://ivp.mdl2.com/

             
             
             
  Rock Volume          
    Assumption P10 P50 P90  
  Area       [m2]
  Thickness       [m]
  Rock Volume 11190,0 3705,0 1223,7 535,8 [MM m3]
             
  Petrophysics Properties          
    Assumption P10 P50 P90  
  Porosity 0,100 0,070 0,045 0,030 [decimal]
  Water Saturation 0,300 0,600 0,500 0,300 [decimal]
  Net to Gross Ratio [N/G] 0,590 0,400 0,300 0,200 [decimal]
             
             
  Recovery Factor          
    Assumption P10 P50 P90  
  Gas Recovery Factor 0,600 0,650 0,630 0,600 [decimal]
  Condensate Recovery factor 0,600       [decimal]
             
             
             
  Fluid Properties          
    Assumption P10 P50 P90  
  Gas Volume Factor, Bgi 0,00360 0,00325   0,00323 [cf/scf]
  Condensate Yield 4,0 5,9   5,8 [bbl/mmscf]
             
             

Excel 2010: función SI anidada


La función SI es una de las funciones más utilizadas en Excel. Lo que ésta función hace es probar si una condición es verdadera ó falsa. Si la condición es verdadera entonces la función hace alguna cosa, y si la condición es falsa entonces se hace otra cosa diferente.
Explicación de la función SI anidadaUna función SI anidada es cuando una segunda función SI se coloca dentro de la primera de manera que pruebe alguna condición adicional. Las funciones SI anidadas aumentan la flexibilidad de la función al ampliar el número de posibles resultados a probar.Supongamos que necesitamos hacer una equivalencia de una columna de letras a números de la siguiente manera: A = 5 y B = 10. Si la celda es igual a “A” entonces el valor será 5, pero si la celda es “B” entonces el valor será 10. Esto lo podemos resolver con la siguiente función SI anidada:

SI(celda = «A», 5, SI(celda = «B», 10))

El resultado será el siguiente:

SI

¿Qué pasaría si ahora en lugar de dos letras tenemos tres? Es decir, que si encontramos una “C” debemos colocar el valor 20. La función SI anidada será la siguiente: 

SI(celda = "A", 5, SI(celda = "B", 10, SI(celda = "C", 20)))

Una función SI anidada puede ayudarte a encontrar una buena solución a tu problema pero no debes hacer un uso excesivo de esta funcionalidad.
Excel 2010 soporta hasta 64 funciones SI anidadas, pero seguramente no llegarás ni a la mitad de esa cantidad antes de que se dificulte entender la lógica empleada en todas esas funciones. Mientras tanto disfruta de tus funciones SI anidadas.

http://exceltotal.com/funcion-si-anidada/

 

Office 2010: abrir la ficha Programador


programador

Todas las aplicaciones de Office 2010 usan la cinta de opciones. Una de las fichas de la cinta de opciones es la ficha Programador, donde se tiene acceso al Editor de Visual Basic y a otras herramientas de desarrollo. Como Office 2010 no muestra la ficha Programador de forma predeterminada, debe habilitarla a través del siguiente procedimiento:

Para habilitar la ficha Programador

  1. En la ficha Archivo, elija Opciones para abrir el cuadro de diálogo Opciones.
  2. Haga clic en Personalizar cinta de opciones en el lado izquierdo del cuadro de diálogo.
  3. En Comandos disponibles en:, en el lado izquierdo del cuadro de diálogo, seleccione Comandos más utilizados.
  4. En Personalizar cinta de opciones en el lado derecho del cuadro de diálogo, seleccione Fichas principales en el cuadro de lista desplegable y, a continuación, active la casilla Programador.
  5. Haga clic en Aceptar.

http://msdn.microsoft.com/es-ar/library/ee814735(v=office.14)

Aplicación de consola (VBA Automate Excel)


adicto3

Introducción
En este ejemplo se muestra cómo utilizar los códigos VisualVB.NET para crear una instancia de Microsoft Excel, cree un libro, llene los datos en un rango específico, guarde el libro, cierre la aplicación Microsoft Excel y luego limpiar la automatización COM no administrado resources.Office se basa en Component Object Model (COM). Cuando se llama a un objeto COM de Office desde código administrado, un contenedor de tiempo de ejecución (RCW) se crea automáticamente. Los mariscales RCW las llamadas entre la aplicación. NET y el objeto COM. El RCW mantiene un recuento de referencia en el objeto COM. Si todas las referencias no han sido liberados bajo la RCW, el objeto COM de Office no se cierra y puede causar la aplicación de Office no se cierra después de la automatización. Con el fin de asegurarse de que la aplicación de Office se cierra limpiamente, el ejemplo muestra dos soluciones.

http://code.msdn.microsoft.com/office/VBAutomateExcel-b6ecaff3

101 ejemplos de VBA para Office 2010


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Microsoft Office 2010 le proporciona las herramientas necesarias para crear aplicaciones de gran alcance. Estos ejemplos de código Visual Basic para Aplicaciones (VBA) pueden ayudarle a crear sus propias aplicaciones que realizan funciones específicas o como punto de partida para crear soluciones más complejas.
Cada ejemplo se compone de aproximadamente 5 a 50 líneas de código que demuestran una clara característica o conjunto de características en VBA. Cada ejemplo incluye comentarios que lo describen y el código de configuración para que pueda ejecutar el código con los resultados esperados oen  los comentarios se explica cómo configurar el entorno de modo que el código de ejemplo se ejecuta.
http://msdn.microsoft.com/en-US/office/hh360994

MS Excel Solver: código de optimización no lineal


solver

 La herramienta Microsoft Excel Solver utiliza el código de optimización no lineal (GRG2) desarrollado por la Universidad Leon Lasdon de Austin (Texas) y la Universidad Allan Waren (Cleveland ).

Los problemas lineales y enteros utilizan el método más simple con límites en las variables y el método de ramificación y límite, implantado por John Watson y Dan Fylstra de Frontline Systems, Inc. Para obtener más información sobre el proceso de solución interno que utiliza Solver, póngase en contacto con:

Frontline Systems, Inc.
P.O. Box 4288
Incline Village, NV 89450-4288
(775) 831-0300
Página Web: http://www.frontsys.com
Correo electrónico: info@frontsys.com

Algunas secciones del código de programa Microsoft Excel Solver tienen copyright en 1990, 1991, 1992, y 1995 por Frontline Systems, Inc. Otras secciones tienen copyright en 1989 por Optimal Methods, Inc.

Importar una hoja de cálculo de Excel a Access


 

basede

Muchos usuarios comienzan a explorar Access después de crear primero una lista en Excel, que es una excelente aplicación para iniciar una lista. Sin embargo, a medida que crece la lista, se vuelve más difícil de organizar y actualizar. Mover la lista a Access suele ser el siguiente paso lógico.

La estructura de una tabla de base de datos es similar a la de una hoja de cálculo, ya que los datos se almacenan en filas y columnas. Como consecuencia, suele ser fácil importar una hoja de cálculo a una tabla de una base de datos. La principal diferencia entre almacenar datos en una hoja de cálculo y almacenarlos en una base de datos reside en la forma en que los datos están organizados. Si simplemente se importa una hoja de cálculo completa como una nueva tabla en una base de datos, no se resolverán los problemas asociados a la organización y la actualización de los datos, sobre todo si la hoja de cálculo contiene datos redundantes. Para solucionar esos problemas, es preciso dividir los datos de la hoja de cálculo en tablas independientes. Cada una de esas tablas contiene datos relacionados. Para obtener más información sobre la organización de datos en las tablas, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos.

Access ofrece el Asistente para analizar tablas, que puede ayudar a completar este proceso. Después de importar los datos en una tabla, el asistente ayuda a dividir la tabla en tablas separadas, cada una con datos que no están duplicados en ninguna otra. Además, el asistente crea las relaciones necesarias entre las tablas.

http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/tareas-basicas-en-access-2010-HA101829991.aspx#_Toc254780082

MS EXCEL: tabla dinámica – aplicar filtros y obtener promedios


 

Aplicar filtros a   una tabla dinámica  
                                                                         Otra característica   útil de las tablas dinámicas es permitir filtrar los resultados y así   visualizar unicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto   se emplea sobre todo cuando el volumen de datos es importante.Los campos   principales vemos que están acompañados, en su parte derecha, de una flecha   indicando una lista desplegable.   filtro_dinamica1Por ejemplo, si   pulsamos sobre la flecha del campo Mes nos aparece una lista   como vemos en la imagen con los distintos meses disponibles en la tabla con   una casilla de verificación en cada uno de ellos para indicar si los queremos   ver o no, más una opción para marcar todas las opciones en este caso todos   los meses.

Si dejamos marcados   los meses Enero y Febrero, los otros meses desaparecerán de la tabla, pero no   se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar   la lista y marcando la casilla (Mostrar todo).

Para cerrar este   cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y   dejarlo como estaba.

Aplicando el filtro   a varios campos podemos formar condiciones de filtrado más complejas, por   ejemplo podemos seleccionar ver los articulos con referencia 1236 de Abril.

Obtener   promedios en una tabla dinámica  
Por defecto, al   crear una tabla dinámica, Excel nos genera unos totales con sumatorio, puede   interesarnos modificar esas fórmulas por otras como pueden ser sacar el   máximo o el mínimo, el promedio, etc.Para hacer esto   debemos situarnos en cualquier celda de la zona que queremos rectificar y   hacer clic con el botón derecho del ratón, nos aparece un menú Pop-up con   diferentes opciones, debemos escoger la opción Configuración de   campo… y nos aparece un cuadro de diálogo como el que vemos en la   imagen.En este cuadro de   diálogo podemos escoger cómo queremos hacer el resumen, mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc.

También podemos   abrir el cuadro de diálogo con el botón      de la barra Tabla dinámica.

promedio_dinam

Obtener promedios en   una tabla dinámica  
Por defecto, al   crear una tabla dinámica, Excel nos genera unos totales con sumatorio, puede   interesarnos modificar esas fórmulas por otras como pueden ser sacar el   máximo o el mínimo, el promedio, etc.Para hacer esto   debemos situarnos en cualquier celda de la zona que queremos rectificar y   hacer clic con el botón derecho del ratón, nos aparece un menú Pop-up con   diferentes opciones, debemos escoger la opción Configuración de   campo… y nos aparece un cuadro de diálogo como el que vemos en la   imagen.En este cuadro de   diálogo podemos escoger cómo queremos hacer el resumen, mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc.

También podemos   abrir el cuadro de diálogo con el botón      de la barra Tabla dinámica.

MS Access: consulta de referencias cruzadas


  ej_cruzada_mes

Se define una consulta de referencias cruzadas cuando queremos representar una consulta resumen con dos columnas de agrupación como una tabla de doble entrada en la que cada una de las columnas de agrupación es una entrada de la tabla.
Por ejemplo queremos obtener las ventas mensuales de nuestros empleados a partir de los pedidos vendidos. Tenemos que diseñar una consulta resumen calculando la suma de los importes de los pedidos agrupando por empleado y mes de la venta.  
La consulta quedaría mucho más elegante y clara presentando los datos en un formato más compacto como el siguiente:

ej_cruzada_sin

 
Pues este último resultado se obtiene mediante una consulta de referencias cruzadas.Observa que una de las columnas de agrupación (empleado) sigue definiendo las filas que aparecen (hay una fila por cada empleado), mientras que la otra columna de agrupación (mes) ahora sirve para definir las otras columnas, cada valor de mes define una columna en el resultado, y la celda en la intersección de un valor de empleado y un valor de mes es la columna resumen, la que contiene la función de agregado (la suma de importes).

Las consultas de referencias cruzadas se pueden crear desde la vista diseño pero es mucho más cómodo y rápido utilizar el asistente.

http://www.aulaclic.es/access2007/t_9_1.htm

Crear un resumen de datos en Excel


datos1

Cuando hablamos de crear un resumen de los datos de una lista nos estamos refiriendo a crear subtotales agrupando los registros por alguno de los campos de la lista.Por ejemplo si tenemos una lista de niños con los campos nombre, direccion, localidad y edad; podemos obtener un resumen de la edad media de los niños por localidad.

Otro ejemplo, el que te enseñamos abajo, disponemos de una lista de vehículos clasificados por marca y modelo; y queremos averiguar el coste total de cada marca.

 datos

Para agregar los subtotales automáticamente debemos situarnos sobre una celda cualquiera de la lista y acceder al menú Datos – Subtotales… nos aparece el cuadro de diálogo Subtotales como vemos en la imagen.

En Para cada cambio en: indicamos el campo de agrupación, en nuestro caso queremos obtener totales por marca, luego seleccionamos el campo Marca.

En Usar función: indicamos el tipo de total a obtener (si queremos la suma de valores, el promedio, etc…), en este caso elegimos Suma (para obtener el coste total).

En Agregar subtotal a: indicamos sobre qué campos se va a realizar el resumen. En este caso hemos seleccionado Coste.

La casilla de verificación, Reemplazar subtotales actuales sirve para que reemplace los subtotales que hubiera por los nuevos subtotales calculados.

También podemos elegir que se realice un Salto de pagina entre grupo.

http://www.aulaclic.es/excel2003/t_15_6.htm

El lenguaje de programación que utiliza Excel …


programador13

está basado en Visual Basic, un lenguaje de programación orientado a objetos, es decir, la filosofía de los lenguajes orientados a objetos es que el mundo real lo podemos abstraer de tal forma que lo podemos representar como objetos y programar con ellos.

Un objeto es algo con entidad propia dentro de una clase. Y una clase es un conjunto de objetos que tienen propiedades en común y se comportan de una manera igual o similar al resto de objetos pertenecientes a esa misma clase. Por ejemplo tenemos la clase «persona» que tiene una serie de propiedades y comportamiento claramente diferenciables de la clase «casa» y dentro de la clase «persona» existen muchos objetos que son cada una de las personas por ejemplo pertenecientes a un colegio.

Las propiedades hemos dicho que son aquellas características que definen a los objetos de una clase, diferenciándolos del resto de clases, siguiendo con el ejemplo persona unas propiedades podráan ser, la estatura, el peso, el color del pelo, el sexo, el color de los ojos, y todas aquellas propiedades que puedan diferenciar más a cada objeto dentro de una clase, como nombre, apellido, dni, etc…

Además de las propiedades, hemos dicho que las clases se caracterizan por su comportamiento, en orientado a objetos se le suele llamar métodos que están diferenciados en funciones y procedimientos. Los métodos característicos de la clase persona sería, hablar, andar, escribir, escuchar, estudiar, etc.

La diferencia fundamental entre funciones y procedimientos, es que las funciones al llevarse a cabo devuelven algún tipo de valor mientras que los procedimientos realizan su cometido y pueden o no devolver algún valor. Por ejemplo los métodos mencionados en el párrafo anterior se pueden clasificar la mayoría como procedimientos porque no tienen necesariamente que devolver ningún valor, pero por ejemplo el método estudios se podría calificar como función que devuelve los últimos estudios de esa persona.

En la programación orientada a objetos existe también un concepto muy importante que son los eventos. Los eventos son sucesos que son provocados por algún tipo de estímulo externo y que hacen que pueda alterarse el comportamiento de la clase. Seguimos con el ejemplo persona, un evento sobre persona sería el evento «despertarse», que provoca que la persona comience a funcionar, o un evento externo como «llamar», que provoca que la persona atienda a la persona que le ha llamado.

http://www.aulaclic.es/excel2003/b_18_3_1.htm

 

Excel 2010: Aprendizaje sobre objetos


Referencia del modelo de objetos de Excel en MSDN

objetos

Para resolver un problema de programación de VBA, primero debe saber qué objetos manipulará el código. Para investigar y conocer esa información, una herramienta esencial es la referencia del modelo de objetos de Excel, que forma parte de la referencia del programador de Excel 2007 en Microsoft Developer Network (MSDN).

Estos materiales de referencia se actualizarán para Excel 2010 cuando la herramienta esté disponible al público; sin embargo, la referencia del programador de Excel 2007 se adecua a la mayoría de los casos de Excel 2010.

  El primer paso consiste en averiguar cómo manipular los objetos concretos con los que necesita trabajar para llevar a cabo su tarea; por ejemplo, hojas de cálculo, nombres de hoja de cálculo, celdas y contenidos de celdas. En Excel, hay al menos dos formas de enfocar el problema:

  • Ir directamente a la referencia del modelo de objetos.
  • Grabar algunas de las acciones que se desean automatizar, ver cómo el código grabado manipula los objetos y, a continuación, ir a la referencia del modelo de objetos para obtener más información.

Las opiniones varían con respecto a qué enfoque es preferible, pero por ahora, intente primero usar la grabadora de macros.

http://msdn.microsoft.com/es-es/library/office/ee814737.aspx#odc_Office14_ta_GettingStartedWithVBAInExcel2010_ARealWorldExample

Principiantes: Excel Starter 2010


http://office.microsoft.com/es-ar/starter-help/introduccion-a-excel-starter-HA010385336.aspx?CTT=5&origin=HA010380218#BM2

Cuando crea un libro en Microsoft Excel Starter 2010, puede comenzar desde cero o desde una plantilla, en la que parte del trabajo ya está hecho.

  1. Haga clic en Archivo y, a continuación, en Nuevo.

inicio

  1. Si desea comenzar con el equivalente de una cuadrícula en blanco, haga clic en Libro en blanco.

inicio1

Si desea obtener una ventaja inicial sobre un tipo determinado de libro, elija una de las plantillas disponibles en Office.com. Elija entre presupuestos, planificadores de eventos, listas de miembros y más.

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Para MS Access 2003


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  Diseñar una base de datos  

 

Un buen diseño de base de datos garantiza su fácil mantenimiento. Los datos se almacenan en tablas y cada tabla contiene datos acerca de un tema, por ejemplo, clientes. Por tanto, cuando se actualiza una parte de los datos concreta, como una dirección, se hace en un solo lugar, pero ese cambio aparece automáticamente en toda la base de datos.

Una base de datos bien diseñada suele contener distintos tipos de consultas que muestran la información necesaria. Una consulta puede mostrar un subconjunto de datos, como todos los clientes de Londres, o combinaciones de datos de tablas diferentes, como la información de pedidos combinada con la información de clientes.

Esta consulta recupera la información de Id. de pedido, nombre de la compañía, ciudad y fecha de entrega para los clientes de Londres cuyos pedidos se entregaron en el mes de abril.

Los resultados que se desea obtener de una base de datos , es decir, los formularios y las páginas de acceso a datos (página de acceso a datos: página Web, publicada desde Access, que tiene una conexión a una base de datos. En una página de acceso a datos, puede ver, agregar, editar y manipular los datos almacenados en la base de datos. Una página puede incluir también datos de otros orígenes de datos, como Excel.) que se desea utilizar, y los informes que se desea imprimir , no siempre ofrecen una pista acerca de la estructura de las tablas de la base de datos, ya que normalmente los formularios, los informes y las páginas de acceso a datos se basan en consultas en lugar de basarse en tablas.

Antes de utilizar Microsoft Access para crear tablas, consultas, formularios y otros objetos definitivos, se recomienda realizar un esquema en papel y trabajar el diseño primero. También puede examinar bases de datos bien diseñadas que sean similares a la suya, o puede abrir la ventana Relaciones (ventana Relaciones: ficha de objeto en la que se pueden ver, crear y modificar las relaciones entre tablas y consultas.) de la base de datos de ejemplo Neptuno para examinar su diseño.

Siga estos pasos básicos a la hora de diseñar su base de datos.

Determinar la finalidad de la base de datos.

El primer paso para diseñar una base de datos es determinar su finalidad y cómo se va a utilizar.

  • Hable con los demás usuarios que utilizarán la base de datos. Piensen detenidamente en las preguntas que desean que responda la base de datos.
  • Realice bocetos de los informes que desea que genere la base de datos.
  • Reúna los formularios que utiliza actualmente para registrar los datos.

En cuanto determine la finalidad de su base de datos, comenzarán a surgir ideas acerca de la información que desea obtener de ella. Entonces ya puede determinar qué hechos necesita almacenar en la base de datos y a qué tema corresponde cada hecho. Estos hechos se corresponden con los campos (columnas) de la base de datos y los temas a los que pertenecen los hechos son las tablas.

Determinar los campos necesarios en la base de datos

Cada campo es un hecho acerca de un tema determinado. Por ejemplo, puede que sea necesario almacenar los hechos siguientes acerca de los clientes: nombre de la organización, dirección, ciudad, estado o provincia, y número de teléfono. Deberá crear un campo independiente para cada uno de estos hechos. A la hora de determinar qué campos son necesarios, tenga presentes estos principios de diseño:

  • Incluya toda la información que necesite.
  • Almacene información en partes lógicas que sean lo más pequeñas posibles. Por ejemplo, los nombres de los empleados suelen repartirse en dos campos, Nombre y Apellidos, para que sea más fácil ordenar los datos por Apellidos.
  • No cree campos para datos que estén formados por listas de múltiples elementos. Por ejemplo, si en una tabla Proveedores se crea un campo Productos que contenga una lista con los productos que se reciben del proveedor separados mediante una coma, después será más difícil encontrar los proveedores que suministren un producto determinado.
  • No incluya datos derivados ni calculados (datos que son el resultado de una expresión (expresión: cualquier combinación de operadores matemáticos o lógicos, constantes, funciones y nombres de campos, controles y propiedades que evalúa a un solo valor. Las expresiones pueden realizar cálculos, manipular caracteres o probar datos.)). Por ejemplo, si tiene un campo PrecioUnitario y un campo Cantidad, no cree otro campo que multiplique los valores de ambos.
  • No cree campos que sean similares entre sí. Por ejemplo, si en una tabla Proveedores crea los campos Producto1, Producto2 y Producto3, será más difícil encontrar todos los proveedores que suministran un producto determinado. Asimismo, será necesario cambiar el diseño de la base de datos si un proveedor suministra más de tres productos. Sólo necesitará un campo para los productos si coloca dicho campo en una tabla Productos en lugar de en una tabla Proveedores.

Determinar las tablas que se necesitan en la base de datos.

Cada tabla debe contener información sobre un asunto. Su lista de campos le dará pistas acerca de las tablas que necesita. Por ejemplo, si tiene un campo FechaContratación, su asunto es un empleado y, por tanto, pertenece a la tabla Empleados. Puede tener una tabla para Clientes, una tabla para Productos y una tabla para Pedidos.

Determinar a qué tabla pertenece cada campo

A la hora de decidir a qué tabla pertenece cada campo, tenga presentes estos principios de diseño:

  • Agregue el campo a una sola tabla.
  • No agregue el campo a una tabla si, como resultado, la misma información va a aparecer en varios registros de esa tabla. Si determina que un campo de una tabla va a contener mucha información duplicada, seguramente ese campo se encuentra en una tabla que no le corresponde.

Por ejemplo, si coloca el campo que contiene la dirección de un cliente en la tabla Pedidos, probablemente esa información se va a repetir en más de un registro, porque seguramente el cliente va a realizar más de un pedido. Sin embargo, si coloca el campo de dirección en la tabla Clientes, aparecerá una sola vez. A este respecto, una tabla de una base de datos de Microsoft Access (base de datos de Microsoft Access: colección de datos y objetos (como tablas, consultas o formularios), que está relacionada con un tema o propósito concreto. es diferente de una tabla de base de datos de archivos simples, como una hoja de cálculo.

Cuando cada elemento de información se almacena una sola vez, se actualiza en un solo lugar. Esto resulta más eficiente y elimina la posibilidad de que existan entradas duplicadas que contengan información diferente.

Identificar el campo o los campos con valores únicos en cada registro

Para que Microsoft Access conecte información almacenada en tablas distintas (por ejemplo, para conectar un cliente con todos los pedidos del cliente) , cada tabla de la base de datos debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifiquen de forma exclusiva cada registro de la tabla. Este campo o conjunto de campos se denomina clave principal (clave principal: uno o más campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un índice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.).

Determinar las relaciones entre las tablas.

Ahora que ha dividido la información en tablas y que ha identificado los campos de clave principal (clave principal: uno o más campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un índice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.), necesita una forma de indicar a Microsoft Access cómo volver a reunir toda la información relacionada de un modo significativo. Para ello se definen relaciones (relación: asociación que se establece entre campos comunes (columnas) en dos tablas. Una relación puede ser uno a uno, uno a varios o varios a varios.) entre las tablas.

Puede resultar útil ver las relaciones de una base de datos existente bien diseñada, como la base de datos de ejemplo Neptuno.

Perfeccionar el diseño

Una vez diseñadas las tablas, los campos y las relaciones (relación: asociación que se establece entre campos comunes (columnas) en dos tablas. Una relación puede ser uno a uno, uno a varios o varios a varios.) que necesita, es el momento de estudiar el diseño y detectar los posibles fallos. Es más sencillo cambiar el diseño de la base de datos ahora que una vez que haya rellenado las tablas con datos.

Utilice Microsoft Access para crear las tablas, especificar relaciones entre las tablas e introducir suficientes datos de ejemplo en las tablas para poder comprobar el diseño. Para probar las relaciones de la base de datos, compruebe si puede crear consultas para obtener las respuestas que desea. Cree bocetos de los formularios e informes, y compruebe si muestran los datos esperados. Busque duplicaciones de datos innecesarias y elimínelas.

Introducir datos y crear otros objetos de la base de datos

Cuando considere que la estructura de las tablas cumple los principios de diseño descritos anteriormente, es el momento de comenzar a agregar los datos existentes a las tablas. Después, puede crear otros objetos de base de datos (consultas (consulta: pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una acción en los datos. Una consulta puede unir los datos de varias tablas para que sirvan como origen de datos para un formulario o informe.), formularios (formulario: objeto de base de datos de Access en el que se colocan controles para realizar acciones o para especificar, mostrar y editar datos en los campos.), informes (informe: objeto de base de datos de Access que puede imprimir, el cual contiene información a la que se ha dado formato y se ha organizado de acuerdo con sus especificaciones. Ejemplos de informes: resúmenes de ventas, listas de teléfonos y etiquetas postales.), páginas de acceso a datos (página de acceso a datos: página Web, publicada desde Access, que tiene una conexión a una base de datos. En una página de acceso a datos, puede ver, agregar, editar y manipular los datos almacenados en la base de datos. Una página puede incluir también datos de otros orígenes de datos, como Excel.), macros (macro: acción o conjunto de acciones utilizados para automatizar tareas.) y módulos (módulo: colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos almacenados juntos como una unidad con nombre. Existen dos tipos de módulos: módulos estándar y módulos de clase.)).

Utilizar las herramientas de análisis de Microsoft Access

Microsoft Access incluye dos herramientas que pueden ayudarle a perfeccionar el diseño de una base de datos de Microsoft Access (base de datos de Microsoft Access: colección de datos y objetos (como tablas, consultas o formularios), que está relacionada con un tema o propósito concreto..

Para obtener más información sobre cómo se diseña una base de datos en Access, lea el artículo de Knowledge Base Dónde encontrar información acerca del diseño de una base de datos en Access.

 
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Excel 2010: filtrar información adicional


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Al filtrar información en una hoja de cálculo, puede encontrar valores rápidamente. Puede filtrar una o más columnas de datos. Puede controlar no solo lo que desea ver, sino también lo que desea excluir.

  1. Seleccione los datos que desea filtrar.
  1. En la ficha Inicio del grupo Editar haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Filtrar.

Haga clic en la flecha en el encabezado de columna para mostrar una lista de la cual puede seleccionar filtros.

Excel: compartir mediante correo electrónico o Web


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A veces se desea compartir el libro con otros usuarios. Si comparte el libro con alguien que también tenga Excel, puede enviar el libro como dato adjunto a un mensaje de correo electrónico. El destinatario puede abrir el libro en Excel para trabajar con él.

Nota Usar comandos para enviar datos adjuntos de correo electrónico requiere un programa de correo electrónico, como Windows Mail, instalado en el equipo.

Si su objetivo es para que el destinatario vea el libro, en lugar de editarlo, puede enviar una instantánea del libro, como un archivo PDF o XPS.

  1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Guardar y enviar.
  2. Haga clic en Enviar por correo electrónico
  3. Siga uno de estos pasos:
  • Para enviar el libro como archivo de Excel, haga clic en Enviar como datos adjuntos.
  • Para enviar el libro como una instantánea, haga clic en Enviar como PDF o Enviar como XPS.
  1. El programa de correo electrónico inicia un mensaje de correo electrónico, con el tipo de archivo adjunto especificado. Escriba el correo electrónico y envíelo.

Una alternativa para enviar el libro es almacenarlo en Windows Live SkyDrive. De esta forma, tiene una única copia del libro a la que pueden tener acceso otros usuarios. Es posible enviar un vínculo al libro a otras personas para que puedan verlo e incluso editarlo en su explorador web (si les otorga permiso).

  1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Guardar y enviar.
  2. Haga clic en Guardar en la Web.
  3. Haga clic en Iniciar sesión, escriba su identificación y contraseña de Windows Live ID, y haga clic en Aceptar.

Si usa Hotmail, Messenger o Xbox Live, ya tiene una Windows Live ID. Si no la tiene, haga clic en Registrarse para obtener una cuenta nueva para crear una nueva Windows Live ID.

  1. Seleccione una carpeta en SkyDrive y haga clic en Guardar como. Escriba un nombre para el archivo y haga clic en Guardar.

El documento ahora está guardado en SkyDrive. En SkyDrive, puede conceder permiso a personas para ver y modificar los contenidos de sus carpetas. Cuando desea compartir un libro, envíe un vínculo a él por correo electrónico.

Para obtener más información sobre cómo almacenar los documentos en SkyDrive, consulte el tema sobre cómo guardar un documento en SkyDrive desde Office 2010

Herramienta


ejecutivos1

 

 

Excel no es solo para informáticos. Encontrará tutoriales, explicaciones y sugerencias para ayudarle a orientarse por las hojas de cálculo.

Abrir los libros de Excel en ventanas separadas y verlos uno junto al otro
«¿Cómo puedo abrir mis libros en ventanas separadas?» Esta ha sido una pregunta común de muchos de nuestros clientes que quieren ver a su lado a lado los libros, o diversificar las mismas en más de un monitor. Buenas noticias: a partir de Excel 2013, cada uno de sus libros se abre en su propia ventana, similar a Word y PowerPoint hoy. Eso significa que cada libro tiene su propia cinta y de nivel superior marco de la ventana que se puede mover y cambiar el tamaño independiente de los libros abiertos. Esta funcionalidad puede mejorar la multitarea, la visibilidad y análisis a través de los libros. Siga leyendo para averiguar cómo poner esta funcionalidad para trabajar para usted.

http://blogs.office.com/b/microsoft-excel/

Cómo automatizar Microsoft Access utilizando Visual C#


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En este artículo se muestra cómo automatizar Microsoft Access utilizando Microsoft Visual C# 2005 o Microsoft Visual C#. NET. Los temas y el código de ejemplo muestran cómo hacer lo siguiente:

  • Abrir una base de datos en Access.
  • Imprimir o vista previa de un informe de Access.
  • Mostrar y editar un formulario de Access.
  • Evite los cuadros de diálogo cuando se abre una base de datos protegida con contraseña o cuando está activada la seguridad por usuarios.
  • Automatizar el tiempo de ejecución de Access.

Automatización frente a ADO.NET

// Un desarrollador puede trabajar con una base de datos de Microsoft Access desde Visual C# 2005 o Visual C# .NET mediante dos tecnologías diferentes: Microsoft ADO.NET y automatización.

ADO.NET es la tecnología preferida si desea trabajar con objetos de datos, como tablas y consultas en una base de datos de Access. Utilizar la automatización sólo si necesita características específicas de la aplicación de Microsoft Access, tales como la capacidad para imprimir u obtener una vista previa de un informe de Access, para mostrar un formulario de Access, o llamar a macros.

Este artículo describe cómo automatizar Access. El artículo no trata de ADO.NET. Para obtener información acerca de ADO.NET, haga clic en los números de artículo siguientes para verlos en Microsoft Knowledge Base:

306636

(http://support.microsoft.com/kb/306636/)

Cómo conectarse a una base de datos y ejecutar un comando mediante ADO 2005 y Visual C# 2005 o mediante ADO.NET y Visual C#.

314145

(http://support.microsoft.com/kb/314145/)

Cómo rellenar un objeto DataSet desde una base de datos mediante Visual C#.

307587

(http://support.microsoft.com/kb/307587/)

Cómo actualizar una base de datos desde un objeto DataSet mediante Visual C# 2005 o Visual C# .NET

La automatización es una tecnología de modelo de objetos componentes (COM). La automatización permite que las aplicaciones escritas en lenguajes como Visual C# .NET controlen otras aplicaciones mediante programación. Cuando se automatiza una aplicación de Microsoft Office, ejecuta una instancia de esa aplicación en la memoria y, a continuación, llamar a en el modelo de objetos de la aplicación para realizar diversas tareas de la aplicación. Con Access y otras aplicaciones de Microsoft Office, prácticamente todas las acciones que se pueden realizar manualmente a través de la interfaz de usuario pueden también realizarse mediante programación utilizando la automatización.

Access expone esta funcionalidad mediante programación a través de un modelo de objetos. El modelo de objetos es una colección de clases y métodos que actúan como homólogos de los componentes lógicos de acceso. Para obtener acceso al modelo de objetos desde Visual C#., puede establecer una referencia de proyecto a la biblioteca de tipos. Para obtener más información acerca de este proceso o para obtener más información acerca de la documentación del modelo de objetos de Office, haga clic en el número de artículo siguiente para verlo en Microsoft Knowledge Base:

222101

(http://support.microsoft.com/kb/222101/)

Cómo encontrar y utilizar la documentación del modelo de objetos de Office

http://support.microsoft.com/kb/317114/es

 

Access: Un cuadro de diálogo personalizado


 dialogo

 La mayoría de los formularios están enlazados a una o varias tablas y consultas (consulta: pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una acción en los datos. Una consulta puede unir datos de varias tablas para servir como origen de datos de un formulario, informe o página de acceso a datos.) de la base de datos. El origen de registros (origen de registros: origen de datos subyacente de un formulario, informe o página de acceso a datos. En una base de datos de Access, puede ser una tabla, una consulta o una instrucción SQL. En un proyecto de Access, puede ser una tabla, una vista, una instrucción SQL o un procedimiento almacenado.) de un formulario hace referencia a los campos de las tablas y consultas base. No es necesario que un formulario contenga todos los campos de cada una de las tablas o consultas en las que está basado.

Un formulario dependiente almacena o recupera los datos del origen de registros base. Otra información del formulario, con el título, la fecha y el número de página, se almacena en el diseño del formulario.

  • Los elementos gráficos como, por ejemplo, líneas y rectángulos, se almacenan en el diseño del formulario.
  • Los datos proceden de los campos del origen de registros base.
  • Un cálculo procede de una expresión almacenada en el diseño del informe.
  • El texto descriptivo se almacena en el diseño del formulario.

El vínculo entre un formulario y su origen de registros se crea mediante los objetos gráficos denominados controles (control: objeto de interfaz gráfica para el usuario, como un cuadro de texto, una casilla de verificación, una barra de desplazamiento o un botón de comando, que permite a los usuarios controlar el programa. Utilice los controles para mostrar datos y opciones, realizar una opción o facilitar la lectura de la interfaz.). El tipo de control más comúnmente utilizado para mostrar y escribir datos es un cuadro de texto.

Leer más: http://www.monografias.com/trabajos34/microsoft-access/microsoft-access.shtml#cuadro#ixzz2KUX40E3T

Formularios en ACCESS: Datos de aspecto agradable


formulario 

Un formulario es un tipo de objeto de base de datos que se utiliza fundamentalmente para introducir o mostrar datos en una base de datos. También puede usar un formulario como un panel de control que abra otros formularios e informes en la base de datos, o como un cuadro de diálogo personalizado que aceptar los datos del usuario y realiza la acción basada en la entrada.

  • Formulario de entrada de datos
  • Formulario de panel de control

Un cuadro de diálogo personalizado

La mayoría de los formularios están enlazados a una o varias tablas y consultas (consulta: pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una acción en los datos. Una consulta puede unir datos de varias tablas para servir como origen de datos de un formulario, informe o página de acceso a datos.) de la base de datos. El origen de registros (origen de registros: origen de datos subyacente de un formulario, informe o página de acceso a datos. En una base de datos de Access, puede ser una tabla, una consulta o una instrucción SQL. En un proyecto de Access, puede ser una tabla, una vista, una instrucción SQL o un procedimiento almacenado.) de un formulario hace referencia a los campos de las tablas y consultas base. No es necesario que un formulario contenga todos los campos de cada una de las tablas o consultas en las que está basado.

Un formulario dependiente almacena o recupera los datos del origen de registros base. Otra información del formulario, con el título, la fecha y el número de página, se almacena en el diseño del formulario.

Leer más: http://www.monografias.com/trabajos34/microsoft-access/microsoft-access.shtml#formuldatos#ixzz2KS4oSCgD

Leer más: http://www.monografias.com/trabajos34/microsoft-access/microsoft-access.shtml#formuldatos#ixzz2KS4IVe9a

MS Access:y más sobre consultas SQL


consusql

 

 

 

 Una consulta SQL es una consulta creada con una instrucción SQL (cadena o instrucción de SQL: expresión que define un comando de SQL, como SELECT, UPDATE o DELETE, e incluye cláusulas como WHERE y ORDER BY. Las instrucciones o cadenas de SQL se utilizan en consultas y en funciones de agregado.). Puede utilizar el Lenguaje de consulta estructurado (SQL o Structured Query Language) para consultar, actualizar y administrar bases de datos relacionales, como Access.

Cuando se crea una consulta en la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.) de la consulta, Access construye en segundo plano las instrucciones SQL equivalentes.

De hecho, la mayoría de las propiedades de consulta de la hoja de propiedades de la vista Diseño de la consulta tienen cláusulas y opciones equivalentes a las que están disponibles en la vista SQL (vista SQL: ventana que muestra la instrucción SQL para la consulta activa o que se utiliza para crear una consulta específica de SQL (unión, paso a través o definición de datos). Cuando se crea una consulta en la vista Diseño, Access construye el SQL equivalente en la vista SQL.). Si lo desea, puede ver o editar la instrucción SQL en la vista SQL. Sin embargo, después de hacer cambios en una consulta en la vista SQL, puede que su aspecto no sea el que tenía en la vista Diseño.

Algunas consultas SQL, denominadas consultas específicas de SQL (consulta específica de SQL: consulta que consta de una instrucción SQL. Las subconsultas y consultas de paso a través, unión y definición de datos son consultas específicas de SQL.), no se pueden crear en la cuadrícula de diseño (cuadrícula de diseño: cuadrícula utilizada para diseñar una consulta o un filtro en la vista Diseño de consulta o en la ventana Filtro u orden avanzado. Para las consultas, esta cuadrícula se conocía antes como la cuadrícula QBE.). En el caso de las consultas de paso a través (consulta de paso a través: una consulta específica de SQL que se utiliza para enviar comandos directamente a un servidor de base de datos ODBC.

Las consultas de paso a través permiten trabajar directamente con las tablas del servidor en lugar de hacer que el motor de base de datos Microsoft Jet procese los datos.), consultas de definición de datos (consulta de definición de datos: consulta específica de SQL que contiene instrucciones DDL (lenguaje de definición de datos). Estas instrucciones permiten crear o alterar objetos de la base de datos.) y consultas de unión (consulta de unión: consulta que utiliza el operador UNION para combinar los resultados de dos o más consultas de selección.), debe crear las instrucciones SQL directamente en la vista SQL. En el caso de las subconsultas (subconsulta: instrucción SQL SELECT que está dentro de otra consulta de selección o de acción.), la instrucción SQL se escribe en la fila Campo o en la fila Criterios de la cuadrícula de diseño de la consulta.

Leer más: http://www.monografias.com/trabajos34/microsoft-access/microsoft-access.shtml#archiv#ixzz2KQU7Sup5

Atreverse a Microsoft Access


access9 

 

Archivos de base de datos de Access

Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un único archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede utilizar:

  • Tablas para almacenar los datos.
  • Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que necesita.
  • Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.
  • Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico.
  • Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet.

Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios lugares.

Cuando se actualizan los datos, se actualizan en todos los lugares donde aparecen.

Mostrar los datos en una consulta

Mostrar los datos en un formulario

Mostrar los datos en un informe

Mostrar los datos en una página de acceso a datos

Tablas y relaciones

Para almacenar los datos, cree una tabla para cada tipo de información de la que hace el seguimiento. Para reunir los datos de varias tablas en una consulta, formulario, informe o página de acceso a datos, defina relaciones entre las tablas.

Leer más: http://www.monografias.com/trabajos34/microsoft-access/microsoft-access.shtml#archiv#ixzz2KQ23ncuY

 

 

Enviado por Everts Garay

Partes: 1, 2, 3, 4

MS Excel 2010: realice comparaciones rápidas y efectivas


 excel 2010

 

Excel 2010 ofrece nuevas características y herramientas eficaces para ayudarle a descubrir patrones o tendencias que pueden llevar a decisiones más informadas y mejorar la capacidad de analizar grandes conjuntos de datos.

  • Obtenga un resumen visual de los datos mediante pequeños gráficos que caben dentro de una celda junto a los datos del texto con los nuevos minigráficos.
  • Filtre grandes cantidades de información de forma rápida e intuitiva con la nueva funcionalidad Segmentación de datos y mejore el análisis visual de tablas dinámicas y gráficos dinámicos.

Cláusulas SQL básicas: SELECT, FROM y WHERE


 SQL5

Una instrucción SQL tiene el formato general:

SELECT campo_1

FROM tabla_1

WHERE criterio_1

;

Notas

  • Access pasa por alto los saltos de línea en una instrucción SQL. Sin embargo, conviene usar una línea para cada cláusula para mejorar la legibilidad de las instrucciones SQL.
  • Cada una de las instrucciones SELECT termina con un punto y coma (;). El punto y coma (;) puede aparecer al final de la última cláusula o solo en una línea al final de la instrucción SQL.

Un ejemplo en Access

A continuación se muestra el aspecto que podría tener en Access una instrucción SQL para una consulta de selección simple:

Cláusula SELECT

Cláusula FROM

Cláusula WHERE

Este ejemplo de instrucción SQL indica «Seleccionar los datos almacenados en los campos Dirección de correo electrónico y Empresa de la tabla llamada Contactos, específicamente aquellos registros en los cuales el valor del campo Ciudad sea Seattle».

Veamos el ejemplo, una cláusula cada vez, para ver cómo funciona la sintaxis de SQL.

La cláusula SELECT

SELECT [Dirección de correo electrónico], Empresa

Ésta es la cláusula SELECT. Se compone de un operador (SELECT) seguido de dos identificadores ([Dirección de correo electrónico] y Empresa).

Si un identificador contiene espacios en blanco o caracteres especiales (como «Dirección de correo electrónico»), se debe escribir entre corchetes.

Una cláusula SELECT no tiene que mencionar las tablas que contienen los campos y no puede especificar las condiciones que deben cumplir los datos que se van a incluir.

La cláusula SELECT siempre aparece antes que la cláusula FROM en una instrucción SELECT.

La cláusula FROM

FROM Contactos

Ésta es la cláusula FROM. Se compone de un operador (FROM) seguido de un identificador (Contactos).

Una cláusula FROM no enumera los campos que desea seleccionar.

La cláusula WHERE

WHERE Ciudad=»Seattle»

Ésta es la cláusula WHERE. Se compone de un operador (WHERE) seguido de un identificador (Ciudad=»Seattle»).

Nota A diferencia de las cláusulas SELECT y FROM, la cláusula WHERE no es un elemento obligatorio en una instrucción SELECT.

Puede realizar muchas de las acciones que SQL permite realizar mediante las cláusulas SELECT, FROM y WHERE. En los siguientes artículos adicionales encontrará más información sobre cómo usar estas cláusulas:

http://office.microsoft.com/es-es/access-help/access-sql-conceptos-basicos-vocabulario-y-sintaxis-HA010256402.aspx#BM2

Access SQL: conceptos básicos, vocabulario y sintaxis


SQL6 Cuando desea recuperar datos de una base de datos, puede solicitar los datos mediante el Lenguaje de consulta estructurado o SQL. SQL es un lenguaje de computación que se asemeja al inglés, y que los programas de bases de datos comprenden. Cada consulta que se ejecuta usa SQL en segundo plano.

Si comprende el funcionamiento de SQL podrá crear mejores consultas además de solucionar una consulta que no brinda los resultados deseados.

Éste es uno de varios artículos acerca de Access SQL. En este artículo se describe el uso básico de SQL para seleccionar datos y se usan ejemplos para ilustrar la sintaxis de SQL.

http://office.microsoft.com/es-es/access-help/access-sql-conceptos-basicos-vocabulario-y-sintaxis-HA010256402.aspx

Lógica y MS Excel


 logicas

 Y nuestras instrucciones lógicas en programación se construyen a partir de lo planteado por Ludwig Wittgenstein  (1889 – 1951)

En un sentido estricto, y desde que Wittgenstein acuñó el término en el “Tractatus”, se llaman “tautologías” todas las proposiciones compuestas que cuando se comprueba su verdad mediante las tablas de verdad toman el valor “verdadero” para cualquiera de los valores de los enunciados elemental

p

q

p Λ q

 

p

¬ p

p Λ ¬ p

 

p

¬ p

p ν ¬ p

V

V

V

 

V

F

F

 

V

F

V

V

F

F

 

V

F

F

 

V

F

V

F

V

F

 

F

V

F

 

F

V

V

F

F

F

 

F

V

F

 

F

V

V

TABLAS DE VERDAD EN MS EXCEL

MS Excel es una herramienta adecuada para manejar tablas de verdad. Pueden definirse tablas relativamente grandes, copiar y pegar patrones que se repiten, mirar partes de una tabla grande, etc.

Sin embargo, hay algunos detalles que hacen que las cosas puedan no ser tan directas. A continuación se presenta una alternativa para diseñar tablas de verdad y se dan algunos consejos para que sean más sencillas de construir.

A.1 LA LÓGICA DE EXCEL

En Excel los nombres de las funciones dependen de la forma en que se instala el paquete. Para empezar, las funciones tienen un nombre en las versiones inglesas diferente del usado en las versiones españolas (y claro, en otros idiomas). Esta decisión de diseño de los inventores de MS Excel hace que las fórmulas deban traducirse entre diferentes idiomas, Más aun: los operadores lógicos no tiene nombres estándar. En lo que sigue se va a suponer que se tiene una instalación de Excel en español.

Excel cuenta con las siguientes operaciones lógicas: Notación Excel Notación lógica Interpretación
FALSO false valor de verdad «falso»
VERDADERO true valor de verdad «verdadero»
NO(x)  x negación de x
Y(x,y) x  y conjunción de x e y
O(x,y) x  y disyunción de x e y

MS Excel: Los datos


lobo

Ya hemos visto que Excel se utiliza principalmente para introducir datos, ya sea literales como fórmulas. En este tema nos vamos a centrar en algunas de las operaciones típicas que se pueden realizar sobre ellos.

Frecuentemente, cuando trabajamos con un gran volumen de información o recopilamos datos desde varios orígenes diferentes, aparecen en nuestro libro de trabajo filas idénticas. A menos que lo que nos interese sea estudiar la frecuencia con la que aparece un determinado registro, la mayoría de las veces no nos interesará tener duplicados, porque no aportan información adicional y pueden comprometer la fiabilidad de las estadísticas basadas en los datos.

Por ejemplo, si disponemos de un listado de trabajadores y queremos saber la media de edad, el cálculo se vería comprometido en el caso de que un mismo trabajador apareciese varias veces.

Para eliminar filas duplicadas:

– Deberemos tener como celda activa uno de los registros a comprobar, de forma que, si existen varias tablas distintas, Excel sepa interpretar a cuál nos referimos. Visualizarás un marco alrededor de todos los registros que se verán afectados por la comprobación.

http://www.aulaclic.es/excel2010/t_5_1.htm

Importar y exportar datos en Excel 2010 (I)


excel25

 Introducción a la importación

En muchas ocasiones tenemos la necesidad de trabajar en Excel con datos procedentes de otras aplicaciones. Tenemos dos alternativas:

– Introducir de nuevo los datos en un libro de trabajo, con el consumo de tiempo que ello implica más el riesgo de introducir erróneamente los datos al introducirlos manualmente.

– Utilizar algunas de las herramientas disponibles en Excel para importar datos.

Para importar datos externos a Excel disponemos básicamente de dos opciones:

Utilizar el portapapeles de Windows, es decir, copiar los datos de la aplicación externa y pegarlos en una hoja de Excel.

Importar datos de otro archivo que no tiene que ser necesariamente del formato Excel.

La primera opción es la más directa, pero tiene el contrapunto de ser más laboriosa y tediosa.

La segunda opción es más rápida, pero pueden surgir problemas de compatibilidad dependiendo del formato del archivo a importar.

Si todavía no estás familiarizado con el funcionamiento del Portapapeles, visita nuestro básico .

El problema fundamental de la importación de datos externos, hemos dicho que es debido al formato de los propios archivos, esto quiere decir que cada aplicación genera un archivo con un formato propio para identificar mejor el contenido de los datos, por ejemplo Excel al generar un archivo .xls no solamente guarda los datos que hemos introducido sino que lo guarda con un formato especial para interpretar el documento en su plenitud, de esta manera sabe exactamente dónde están las fórmulas, qué formato estético tiene el documento, etc.

Además de esto, al importar datos de una aplicación externa debemos tener en cuenta que pueden surgir los siguientes fallos:

– Algunas de las fórmulas no ajustan correctamente.

– El formato no se ajusta al original.

– Las fórmulas y funciones que no entiende no las copia.

Pese a todos estos contratiempos, siempre es mejor intentar realizar una importación y después comprobar si todo ha salido correctamente. A no ser que la cantidad de datos no sea demasiado extensa y nos decantemos por utilizar el portapapeles.

Importar y exportar datos en Excel (I)

 Introducción a la importación

En muchas ocasiones tenemos la necesidad de trabajar en Excel con datos procedentes de otras aplicaciones. Tenemos dos alternativas:

– Introducir de nuevo los datos en un libro de trabajo, con el consumo de tiempo que ello implica más el riesgo de introducir erróneamente los datos al introducirlos manualmente.

– Utilizar algunas de las herramientas disponibles en Excel para importar datos.

Para importar datos externos a Excel disponemos básicamente de dos opciones:

Utilizar el portapapeles de Windows, es decir, copiar los datos de la aplicación externa y pegarlos en una hoja de Excel.

Importar datos de otro archivo que no tiene que ser necesariamente del formato Excel.

La primera opción es la más directa, pero tiene el contrapunto de ser más laboriosa y tediosa.

La segunda opción es más rápida, pero pueden surgir problemas de compatibilidad dependiendo del formato del archivo a importar.

Si todavía no estás familiarizado con el funcionamiento del Portapapeles, visita nuestro básico .

El problema fundamental de la importación de datos externos, hemos dicho que es debido al formato de los propios archivos, esto quiere decir que cada aplicación genera un archivo con un formato propio para identificar mejor el contenido de los datos, por ejemplo Excel al generar un archivo .xls no solamente guarda los datos que hemos introducido sino que lo guarda con un formato especial para interpretar el documento en su plenitud, de esta manera sabe exactamente dónde están las fórmulas, qué formato estético tiene el documento, etc.

Además de esto, al importar datos de una aplicación externa debemos tener en cuenta que pueden surgir los siguientes fallos:

– Algunas de las fórmulas no ajustan correctamente.

– El formato no se ajusta al original.

– Las fórmulas y funciones que no entiende no las copia.

Pese a todos estos contratiempos, siempre es mejor intentar realizar una importación y después comprobar si todo ha salido correctamente. A no ser que la cantidad de datos no sea demasiado extensa y nos decantemos por utilizar el portapapeles.

http://www.aulaclic.es/excel2010/t_15_1.htm

MS Access 2010


lobo 

Crear aplicaciones rápidamente sin ser un programador

Despegue de la pantalla de bienvenida. Empiece a crear aplicaciones personalizadas desde la pantalla de bienvenida, o inspírese con las nuevas plantillas de aplicaciones diseñadas por profesionales.

Plantilla de tabla. Basta con escribir lo que desee controlar y Access usará plantilla de tabla para encontrar la aplicación que realiza esa tarea. Access administra las complejidades de campos, relaciones y reglas para que se pueda concentrar en su proyecto. Dispondrá de una aplicación nueva con una IU natural para que pueda empezar a usarla de inmediato.

Crear y ejecutar bases de datos heredadas. Disfrute de soporte técnico para sus bases de datos de escritorio (ACCDB/MDB).

http://office.microsoft.com/es-ar/access/

EXCEL: Herramienta Solver


solver  

Solver es una herramienta para resolver y optimizar ecuaciones mediante el uso de métodos numéricos.

Con Solver, se puede buscar el valor óptimo para una celda, denominada celda objetivo, en donde se escribe la fórmula de la función objetivo f (x1, x2, …, xn).

Solver cambia los valores de un grupo de celdas, denominadas celdas cambiantes, y que estén relacionadas, directa o indirectamente, con la fórmula de la celda objetivo. En estas celdas se encuentran los valores de las variables controlables x1, x2, …, xn.

Puede agregar restricciones a Solver, escribiendo una fórmula gj (x1, x2, …, xn) en una celda, y especificando que la celda deberá ser mayor o igual, igual, o menor o igual que otra celda que contiene la constante cj.

También puede especificar que los valores sean enteros, para evitar dar resultados absurdos de algunos problemas, tales como que se necesitan 3,5 empleados.

Solver ajustará los valores de las celdas cambiantes, para generar el resultado especificado en la fórmula de la celda objetivo.

http://www.investigacion-operaciones.com/operaciones.htm

 

Bases de datos de muestra incluidas en MS Access


bases Microsoft Access proporciona ejemplos de bases de datos que puede utilizar mientras aprende a utilizar Access.

Ejemplo de base de datos Importadores Neptuno

La base de datos y proyecto Neptuno de Access (disponible con el comando Bases de datos de ejemplo en el menú Ayuda) contiene los datos de ventas de una compañía ficticia denominada Importadores Neptuno, que importa y exporta comestibles especiales de todo el mundo. Viendo los objetos de base de datos (objetos de base de datos: una base de datos de Access contiene objetos como tablas, consultas, formularios, informes, páginas, macros y módulos. Un proyecto de Access contiene objetos como formularios, informes, páginas, macros y módulos.) incluidos en la base de datos Neptuno, podrá desarrollar ideas para su propia aplicación de base de datos. También puede utilizar los datos de Neptuno para hacer pruebas con Access antes de escribir sus propios datos. Por ejemplo, puede practicar el diseño de consultas con la tabla Pedidos de Neptuno, ya que contiene los registros suficientes para generar resultados significativos.

Crear la base de datos de SQL Server NeptunoCS.adp

A diferencia de la base de datos de Microsoft Access (base de datos de Microsoft Access: colección de datos y objetos (como tablas, consultas o formularios), que está relacionada con un tema o propósito concreto. (Neptuno.mdb) de ejemplo, los datos y las definiciones de los datos del ejemplo de proyecto de Access (proyecto de Microsoft­ Access: archivo de Access que se conecta con una base de datos de Microsoft SQL Server y se usa para crear aplicaciones cliente/servidor. Un archivo de proyecto no contiene datos ni objetos basados en definiciones de datos, como tablas o vistas.) (NeptunoCS.adp) se deben crear la primera vez que se abre el proyecto desde el comando Bases de datos de ejemplo del menú Ayuda. Sin embargo, Access puede crear automáticamente la base de datos de SQL Server (base de datos de Microsoft SQL Server: base de datos que consta de tablas, vistas, índices, procedimientos almacenados, funciones y desencadenadores. Puede conectar su base de datos a datos de SQL Server mediante ODBC o creando un archivo de proyecto de Access (*.adp).) Neptuno la primera vez que se abre el proyecto de Access Neptuno.

El formulario de inicio le solicita que inicie la sesión en SQL Server, busca Microsoft SQL Server 2000 Personal Desktop Engine o el SQL Server en ejecución en el equipo y, a continuación, realiza uno de los pasos siguientes:

  • ·Si el formulario de inicio encuentra el SQL Server en ejecución en el equipo, pregunta si desea crear la base de datos NeptunoCS de SQL Server para poder conectarse a éste.
  • ·Si el formulario de inicio no encuentra el SQL Server en ejecución en el equipo, solicita que se especifique el nombre de servidor, el nombre de usuario y la contraseña para poder conectarse a la base de datos de SQL Server de la red.

En ambos casos, si contesta de forma afirmativa, el proyecto de ejemplo Neptuno de Access ejecuta la secuencia de comandos de instalación SQL (NorthwindCS.SQL), que se encuentra en la carpeta \Archivos de programa\Microsoft Office\Office 11\Samples. Esta secuencia de comandos SQL es una secuencia de instrucciones SQL que crea la estructura de los datos de la base de datos SQL Server, propiedades extendidas, consultas y diagramas de la base de datos y, finalmente, carga los datos de ejemplo. Tras finalizar la ejecución de la secuencia de comandos, el proyecto de ejemplo Neptuno de Access se conecta a la nueva base de datos SQL Server.

Asistente para bases de datos

http://office.microsoft.com/es-es/access-help/bases-de-datos-de-muestra-incluidas-en-access-HP005188620.aspx

Excel: Seguimiento de proyectos


proyectos

Descripción

Los directores/ propietarios de pequeños negocios pueden usar esta plantilla para llevar un seguimiento de los proyectos por categoría y por los empleados asignados. Marcar por encima o por debajo es sencillo con una calculadora integrada que se basa en el formato condicional y en las entradas del usuario.

http://office.microsoft.com/es-es/templates/results.aspx?qu=negocios&queryid=5e62cc7b%2D96bf%2D4dbd%2D828c%2D61687f8c8c39&avg=zxl#ai:TC102930041|

Excel: Mostrar la pestaña Programador


pestañas

La pestaña Programador no se muestra de forma predeterminada, pero puede agregarla a la cinta cuando desee hacer lo siguiente:

  • Escribir macros.
  • Ejecutar macros previamente grabadas.
  • Usar comandos XML.
  • Usar controles ActiveX.
  • Crear aplicaciones para usar con programas de Microsoft Office.
  • Usar controles de formularios en Microsoft Excel.
  • Trabajar con ShapeSheet en Microsoft Visio.
  • Crear nuevas formas y galerías de símbolos en Microsoft Visio.

Una vez que aparezca la pestaña, esta permanecerá visible a menos que desactive la casilla o deba reinstalar un programa de Microsoft Office.

http://office.microsoft.com/es-es/mostrar-la-pestana-programador-HA101819080.aspx

Tipos de desarrollo en Excel


excel19

Los tipos de desarrollo de Excel:

Visual Basic para Aplicaciones (VBA) Código administrado (Visual Studio, VSTO) XLL y HPC Interfaz de usuario de Fluent Excel Services OpenXML
Comparación de VBA y VSTO
Gráfico de comparaciónEjemplos y descargas
Descargas
CodePlex
Galería de códigoVBA
Introducción
Artículos
Office.com
VBA | Celdas y rangos
VBA | Libros y hojas de cálculo
Visual Studio | VSTO
Referencia para desarrolladores
Procedimientos visuales
Soluciones de Excel con Visual Studio
VBA | Celdas y rangos
VBA | Libros y hojas de cálculoXLL y HPC
XLL de Excel 2010
Excel y HPC
Servicios de HPC para Excel 2010
IU de Fluent
Descargas
Artículos
Más de la IU de Fluent…Servicios de Excel
Recursos para desarrolladores
Procedimientos visuales
Más Servicios de Excel…
Servicios web de Excel
FDU de Servicios de Excel
Acceso web de Excel
ECMAScript y API REST de Servicios de Excel
SpreadsheetML | Open XML
Referencia para desarrolladores
Procedimientos visuales
Más Open XML…PowerPivot
Recursos para desarrolladores
Más PowerPivot…

http://msdn.microsoft.com/en-US/office

Bases de datos: dividir la información en tablas


Para dividir la información en tablas, elija las entidades o los temas principales. Por ejemplo, después de buscar y organizar la información de una base de datos de ventas de productos, la lista preliminar podría ser similar a la siguiente:

base13

Las entidades principales mostradas aquí son los productos, los proveedores, los clientes y los pedidos. Por tanto, parece lógico empezar con estas cuatro tablas: una para los datos sobre los productos, otra para los datos sobre los proveedores, otra para los datos sobre los clientes y otra para los datos sobre los pedidos. Aunque esto no complete la lista, es un buen punto de partida. Puede seguir ajustando la lista hasta obtener un diseño correcto.

Cuando examine por primera vez la lista preliminar de elementos, podría estar tentado a incluirlos todos ellos en una sola tabla en lugar de en las cuatro tablas mostradas en la ilustración anterior. A continuación le explicaremos por qué eso no es una buena idea. Considere por un momento la tabla que se muestra a continuación:

base14

En este caso, cada fila contiene información sobre el producto y su proveedor. Como hay muchos productos del mismo proveedor, la información del nombre y la dirección del proveedor debe repetirse muchas veces, con lo que se malgasta el espacio en disco. Registrar la información del proveedor una sola vez en una tabla Proveedores distinta y luego vincular esa tabla a la tabla Productos es una solución mucho mejor.

Otro problema de este diseño surge cuando es necesario modificar la información del proveedor. Suponga, por ejemplo, que necesita cambiar la dirección de un proveedor. Como ésta aparece en muchos lugares, podría sin querer cambiar la dirección en un lugar y olvidarse de cambiarla en los demás lugares. Ese problema se resuelve registrando la información del proveedor en un único lugar.

Cuando diseñe la base de datos, intente registrar siempre cada dato una sola vez. Si descubre que está repitiendo la misma información en varios lugares, como la dirección de un determinado proveedor, coloque esa información en una tabla distinta.

Por último, suponga que el proveedor Bodega Sol sólo suministra un producto y desea eliminar ese producto pero conservar el nombre del proveedor y la información de dirección. ¿Cómo eliminaría el producto sin perder la información del proveedor? No puede. Como cada registro contiene datos sobre un producto, además de datos sobre un proveedor, no puede eliminar unos sin eliminar los otros. Para mantener estos datos separados, debe dividir la tabla en dos: una tabla para la información sobre los productos y otra tabla para la información sobre los proveedores. Al eliminar un registro de producto sólo se eliminarían los datos del producto y no los datos del proveedor.

Una vez seleccionado el tema representado por una tabla, las columnas de esa tabla deben almacenar datos únicamente sobre ese tema. Por ejemplo, la tabla de productos sólo debe contener datos de productos. Como la dirección del proveedor es un dato del proveedor, pertenece a la tabla de proveedores.

Bases de datos: Aplicar las reglas de normalización


base11

En el siguiente paso del diseño, puede aplicar las reglas de normalización de datos (denominadas a veces simplemente reglas de normalización). Estas reglas sirven para comprobar si las tablas están estructuradas correctamente. El proceso de aplicar las reglas al diseño de la base de datos se denomina normalizar la base de datos o, simplemente, normalización.

La normalización es más útil una vez representados todos los elementos de información y después de haber definido un diseño preliminar. La idea es asegurarse de que se han dividido los elementos de información en las tablas adecuadas. Lo que la normalización no puede hacer es garantizar que se dispone de los elementos de datos correctos para empezar a trabajar.

Las reglas se aplican consecutivamente en cada paso para garantizar que el diseño adopta lo que se conoce como «forma normal». Hay cinco formas normales ampliamente aceptadas: de la primera forma normal a la quinta forma normal. En este artículo se abordan las tres primeras, porque todas ellas son necesarias para la mayoría de los diseños de base de datos.

http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/conceptos-basicos-del-diseno-de-una-base-de-datos-HA001224247.aspx

Crear relaciones entre las tablas en una base de datos


Ahora que ha dividido la información en tablas necesita un modo de reunir de nuevo la información de forma provechosa. Por ejemplo, el siguiente formulario incluye información de varias tablas.

 Neptuno1

La información de este formulario procede de la tabla Clientes…

…la tabla Empleados…

…la tabla Pedidos…

…la tabla Productos…

…y la tabla Detalles de pedidos.


MS Access es un sistema de administración de bases de datos relacionales. En una base de datos relacional, la información se divide en tablas distintas en función del tema. A continuación, se utilizan relaciones entre las tablas para reunir la información según se precise.

Bases de datos: Buscar y organizar la información necesaria


neptuno

Para buscar y organizar la información necesaria, empiece con la información existente. Por ejemplo, si registra los pedidos de compra en un libro contable o guarda la información de los clientes en formularios en papel en un archivador, puede reunir esos documentos y enumerar cada tipo de información que contienen (por ejemplo, cada casilla de un formulario). Si no dispone de formularios, imagine que tiene que diseñar uno para registrar la información de los clientes. ¿Qué información incluiría en el formulario? ¿Qué casillas crearía? Identifique cada uno de estos elementos y cree un listado. Suponga, por ejemplo, que guarda la lista de clientes en fichas. Cada ficha podría contener un nombre de cliente, su dirección, ciudad, provincia, código postal y número de teléfono. Cada uno de estos elementos representa una columna posible de una tabla.

Cuando prepare esta lista, no se preocupe si no es perfecta al principio. Simplemente, enumere cada elemento que se le ocurra. Si alguien más va a utilizar la base de datos, pídale también su opinión. Más tarde podrá ajustar la lista.

A continuación, considere los tipos de informes o la correspondencia que desea producir con la base de datos. Por ejemplo, tal vez desee crear un informe de ventas de productos que contenga las ventas por región, o un informe de resumen de inventario con los niveles de inventario de los productos. Es posible que también desee generar cartas modelo para enviárselas a los clientes con un anuncio de una actividad de ventas o una oferta. Diseñe el informe en su imaginación y piense cómo le gustaría que fuera. ¿Qué información incluiría en el informe? Cree un listado de cada elemento. Haga lo mismo para la carta modelo y para cualquier otro informe que tenga pensado crear.

Determinar la finalidad de una base de datos


bd1Es conveniente plasmar en papel el propósito de la base de datos: cómo piensa utilizarla y quién va a utilizarla. Para una pequeña base de datos de un negocio particular, por ejemplo, podría escribir algo tan simple como «La base de datos de clientes contiene una lista de información de los clientes para el envío masivo de correo y la generación de informes». Si la base de datos es más compleja o la utilizan muchas personas, como ocurre normalmente en un entorno corporativo, la finalidad podría definirse fácilmente en uno o varios párrafos y debería incluir cuándo y cómo va a utilizar cada persona la base de datos. La idea es desarrollar una declaración de intenciones bien definida que sirva de referencia durante todo el proceso de diseño. Esta declaración de intenciones le permitirá centrarse en los objetivos a la hora de tomar decisiones.

http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/conceptos-basicos-del-diseno-de-una-base-de-datos-HA001224247.aspx

El proceso de diseño de una base de datos


base1o

El proceso de diseño consta de los pasos siguientes:

  • Determinar la finalidad de la base de datos

Esto le ayudará a estar preparado para los demás pasos.

  • Buscar y organizar la información necesaria

Reúna todos los tipos de información que desee registrar en la base de datos, como los nombres de productos o los números de pedidos.

  • Dividir la información en tablas

Divida los elementos de información en entidades o temas principales, como Productos o Pedidos. Cada tema pasará a ser una tabla.

  • Convertir los elementos de información en columnas

Decida qué información desea almacenar en cada tabla. Cada elemento se convertirá en un campo y se mostrará como una columna en la tabla. Por ejemplo, una tabla Empleados podría incluir campos como Apellido y Fecha de contratación.

  • Especificar claves principales

Elija la clave principal de cada tabla. La clave principal es una columna que se utiliza para identificar inequívocamente cada fila, como Id. de producto o Id. de pedido.

  • Definir relaciones entre las tablas

Examine cada tabla y decida cómo se relacionan los datos de una tabla con las demás tablas. Agregue campos a las tablas o cree nuevas tablas para clarificar las relaciones según sea necesario.

  • Ajustar el diseño

Analice el diseño para detectar errores. Cree las tablas y agregue algunos registros con datos de ejemplo. Compruebe si puede obtener los resultados previstos de las tablas. Realice los ajustes necesarios en el diseño.

  • Aplicar las reglas de normalización

Aplique reglas de normalización de los datos para comprobar si las tablas están estructuradas correctamente. Realice los ajustes necesarios en las tablas.

http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/conceptos-basicos-del-diseno-de-una-base-de-datos-HA001224247.aspx

Un buen diseño de una base de datos


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El proceso de diseño de una base de datos se guía por algunos principios. El primero de ellos es que se debe evitar la información duplicada o, lo que es lo mismo, los datos redundantes, porque malgastan el espacio y aumentan la probabilidad de que se produzcan errores e incoherencias. El segundo principio es que es importante que la información sea correcta y completa. Si la base de datos contiene información incorrecta, los informes que recogen información de la base de datos contendrán también información incorrecta y, por tanto, las decisiones que tome a partir de esos informes estarán mal fundamentadas.

Un buen diseño de base de datos es, por tanto, aquél que:

  • Divide la información en tablas basadas en temas para reducir los datos redundantes.
  • Proporciona a Access la información necesaria para reunir la información de las tablas cuando así se precise.
  • Ayuda a garantizar la exactitud e integridad de la información.
  • Satisface las necesidades de procesamiento de los datos y de generación de informes.

http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/conceptos-basicos-del-diseno-de-una-base-de-datos-HA001224247.aspx#BMgood

Conceptos básicos del diseño de una base de datos


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Una base de datos correctamente diseñada permite obtener acceso a información exacta y actualizada. Puesto que un diseño correcto es esencial para lograr los objetivos fijados para la base de datos, parece lógico emplear el tiempo que sea necesario en aprender los principios de un buen diseño ya que, en ese caso, es mucho más probable que la base de datos termine adaptándose a sus necesidades y pueda modificarse fácilmente.

En este artículo se proporcionan instrucciones para preparar una base de datos. Aprenderá a decidir qué información necesita, a dividir la información en las tablas y columnas adecuadas y a relacionar las tablas entre sí. Debe leer este artículo antes de crear la primera base de datos.


http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/conceptos-basicos-del-diseno-de-una-base-de-datos-HA001224247.aspx?CTT=3

Introducción a Access 2010


Access1

  de   http://exceltotal.com/introduccion-a-access-2010/ 

Microsoft Access es un sistema de administración de bases de datos que forma parte de la suite Microsoft Office y es ampliamente utilizada alrededor del mundo como repositorio de información de muchas aplicaciones.

Los usuarios de Access pueden crear tablas, consultas (queries), formularios e informes que permiten almacenar y presentar la información contenida dentro de la base de datos. Aunque Access tiene cierta compatibilidad con el lenguaje SQL no es indispensable tener un conocimiento previo de él ya que la herramienta provee de una interface gráfica que nos permitirá consular fácilmente los datos almacenados.

Es importante que toda persona que se dedica al análisis de datos tenga un conocimiento de esta herramienta, ya que dado su amplio uso, seguramente se encontrarán en la necesidad de consultar o extraer información almacenada en una base de datos Access.

A continuación encontrarás una serie de artículos que presentan los conceptos básicos de Access y que te ayudarán a familiarizarte con la herramienta.

  1. Bases de datos en Access
  2. Crear una base de datos en Access
  3. Crear una tabla en Access
  4. Crear una tabla en la vista Diseño de Access
  5. Agregar registros en Access
  6. Importar datos de Excel a Access
  7. Crear una consulta en Access
  8. Crear una consulta con criterios en Access
  9. Crear un formulario en Access
  10. Crear informes en Access
  11. La Vista Presentación de un informa de Access
  12. Respaldar una base de datos Access

Artículos relacionados
Diseño de bases de datos

Excelente trabajo de Moisés Ortíz http://exceltotal.com/ Es bueno divulgarlo

Funciones de Excel


clave

 Las funciones se utilizan para realizar cálculos basados en los valores de las celdas ó para modificar su contenido. Las funciones de Excel se categorizan de acuerdo a su funcionalidad y en esta sección se hace una revisón de ellas:

Funciones de búsqueda y referencia
Funciones lógicas
Funciones de texto
Funciones de fecha y hora
Funciones de información
Funciones estadísticas
Funciones matemáticas y trigonométricas
Funciones financieras
Funciones de ingeniería
Funciones de base de datos
Funciones de cubo

http://exceltotal.com/funciones/

La función SI en Excel


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La función SI en Excel es parte del grupo de funciones Lógicas y nos permite evaluar una condición para determinar si es falsa o verdadera. La función SI es de gran ayuda para tomar decisiones en base al resultado obtenido en la prueba lógica.

Sintaxis de la función SI

Además de especificar la prueba lógica para la función SI también podemos especificar valores a devolver de acuerdo al resultado de la función.

http://exceltotal.com/la-funcion-si-en-excel/ 

Por Moisés Ortíz                                    

Excel 2010: Función EXTRAE


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La función EXTRAE en Excel nos devuelve los caracteres del centro de una cadena de texto con solo proporcionar la posición inicial y el número de caracteres que deseamos extraer. Esta función es ampliamente utilizada cuando la información importada a Excel contiene el dato que necesitamos dentro de otra cadena de texto.

IMPORTANTE: Si no ha instalado el Service Pack 1 de Office 2010, en lugar de utilizar la función EXTRAE deberá utilizar la función MED.

 

http://exceltotal.com/tutorial-excel-2010-funcion-extrae/

Por Moisés Ortíz

Microsoft office access: conceptos , caracteristicas y ventajas


mono

 Access concepto Una base de datos se puede definir como un conjunto de información homogénea que mantiene una estructura ordenada, y que toda ella se encuentra relacionada con un mismo tema.
Un ejemplo claro de lo que es una base de datos, lo constituye la agenda de una empresa, en la cual se almacenan una serie de datos (nombre, dirección, teléfono, etc.), referentes a cada uno de sus clientes, proveedores o empleados. Para gestionar ésta información se necesitaría crear la base de datos «Agenda». Otro ejemplo de base de datos, sería el conjunto de datos e informaciones referidas a un video club (datos de películas, clientes, distribuidoras, géneros…) con lo cual, mediante un programa específico para estas tareas, un Gestor de Base de Datos, tendríamos que crear una base de datos «video club». Otro ejemplo mas de base de datos sería la base de datos de una academia donde se archiva todo lo necesario para controlar los alumnos, profesores, asignaturas, precios, etc…La base de datos bien la podríamos llamar «Academia».
A menudo se confunde la idea de una base de datos con la idea de tabla. Una tabla es una estructura de filas y columnas que alberga información o datos de una determinada naturaleza, como por ejemplo una tabla con los datos (código, nombre, dirección, actividad…) de los 555 clientes, por ejemplo, de una empresa; sería en éste caso la tabla de clientes. En cada fila tendríamos todos los datos de cada cliente, tendríamos lo que en términos de bases de datos se denomina un registro: Antes se llamaba ficha. En cada columna tendríamos todos los datos referidos a un elemento de dicha tabla (todos los nombres, todas las actividades…) a esto se le llama campo, y en cada campo de cada registro se alberga un dato.
Sin embargo, una base de datos (toda la información y elementos de gestión de esa información referida a un mismo tema) puede contener varias tablas (clientes, proveedores, artículos, familias, descuentos) así como otros elementos que permiten trabajar cómodamente con dichos datos de las tablas. En Access, a esos otros elementos se les denomina consultas, formularios, informes, módulos, macros… Por lo tanto, dentro de una base de datos, pueden existir elementos de diferentes naturalezas.

Características y ventajas

Microsoft Access 2010 se basa en la simplicidad, con plantillas listas para que empiece a trabajar y herramientas eficaces para mantenerse al día a medida que los datos crecen.
Access 2010 le otorga capacidades para aprovechar la información, incluso si no es experto en bases de datos. Además, a través de bases de datos web recién agregadas, Access amplía la eficacia de los datos, facilitando el seguimiento, la creación de informes y el uso compartido con otras personas. Los datos nunca estarán más allá del explorador web más cercano.

http://tutorialesoffice11-9.wikispaces.com/Microsoft+officce+acces+concepto+%2C+caracteristicas+y+ventajas

Diagrama de Pareto en Excel


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Un diagrama de Pareto está formado por un gráfico de barras y un gráfico de línea. Los valores individuales se representan por las barras y el total acumulado es representado por la línea.

El eje vertical es la frecuencia con la que ocurren los valores individuales y el eje vertical derecho es el porcentaje acumulado.

Por Moisés Ortíz   http://exceltotal.com/diagrama-de-pareto-en-excel/

Excel 2010: Función «ENCONTRAR»


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La función ENCONTRAR en Excel nos permite buscar una palabra, o una letra, dentro de una cadena de texto. Si la función encuentra la palabra buscada, nos devolverá la posición que ocupa la primera letra dentro de la cadena de texto original. Descarga el archivo utilizado en esta lección Sintaxis de la función ENCONTRAR La […]

https://snt002.mail.live.com/default.aspx?id=64855#n=1860947073&fid=1&mid=ee45e705-673a-11e2-9c05-00215ad7ea30&fv=1

Ordenar hojas en Excel


 

form

 Si trabaja con muchas hojas de Excel sabrá lo complicado que es ordenarlas ya sea por una cuestión estética o por una cuestión visual de las hojas mas importantes, hacerlo de forma manual una a una le puede llevar mucho tiempo, es por eso quese  ha desarrollado esta macro que nos permite ordenar hojas en Excel de forma interactiva a través de un formulario, las opciones son para ordenar de forma ascendente, descendente y de forma personalizada donde es usted quien mediante el desplazamiento de ellas puedes acomodarlas en la ubicación.

http://excelnegocios.com/author/admin/

 

 

 

 

 Escrito por Sebastiani

 

Excel: Función «concatenar»


fluent

Los argumentos de la función CONCATENAR pueden ser cadenas de texto como el siguiente ejemplo:

CONCATENAR("Bienvenido a"," ","Excel Total") = "Bienvenido a Excel Total"

También podemos especificar referencias de celda y la función obtendrá los valores de dichas celdas

http://exceltotal.com/tutorial-excel-2010-funcion-concatenar/

Los argumentos de la función CONCATENAR pueden ser cadenas de texto como el siguiente ejemplo:

CONCATENAR("Bienvenido a"," ","Excel Total") = "Bienvenido a Excel Total"

También podemos especificar referencias de celda y la función obtendrá los valores de dichas celdas para concatenarlos:

Cómo crear un gráfico dinámico en Excel


prote

 

 

Un gráfico dinámico es un gráfico que está basado en los datos de una tabla dinámica y que se ajusta automáticamente al aplicar cualquier filtro sobre la información. Con este tipo de gráfico podrás ayudar en la compresión de los datos de una tabla dinámica.

Para crear un gráfico dinámico debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinámica que servirá como base del gráfico y posteriormente hacer clic sobre el comando Gráfico dinámico que se encuentra dentro del grupo Herramientas de la ficha Opciones.

http://exceltotal.com/crear-un-grafico-dinamico/

Excel. Crear un informe de tabla dinámica


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Con un informe de tabla dinámica puede resumir, analizar, explorar y presentar un resumen de los datos de la hoja de cálculo o un origen de datos externos (datos externos: datos que se almacenan fuera de Excel; por ejemplo, bases de datos creadas en Access, dBASE, SQL Server o en un servidor Web.). Un informe de tabla dinámica es especialmente útil cuando tiene una larga lista de cifras para sumar y los datos agregados o subtotales podrían servir para mirar los datos desde perspectivas diferentes y comparar las cifras de datos similares.

Por ejemplo, el siguiente informe de tabla dinámica muestra cómo se comparan las ventas totales del departamento de golf correspondientes al tercer trimestre (que se encuentran en la celda F3) con las ventas de otro deporte o trimestre, o con las ventas totales de todos los departamentos.

http://office.microsoft.com/es-ar/excel-help/inicio-rapido-crear-un-informe-de-tabla-dinamica-HA010359471.aspx

Excel: Actualizar los datos de una tabla dinámica


pdf

Cuando un informe de tabla dinámica está conectado a otra tabla dinámica en el mismo libro o en otro libro o a otro origen de datos externos, como, por ejemplo, una base de datos de Microsoft Access o SQL Server o un cubo de OLAP (Online Analytical Processing) (OLAP: tecnología de base de datos que se ha optimizado para la elaboración de consultas e informes, en lugar de procesar transacciones. Los datos OLAP se organizan jerárquicamente y se almacenan en cubos en lugar de tablas.), puede realizar una operación de actualización para recuperar las actualizaciones de datos. Cada vez que actualice los datos de tabla dinámica, podrá ver la versión más reciente de los datos, incluidos los cambios realizados a los datos desde que se actualizó por última vez.

http://office.microsoft.com/es-mx/excel-help/actualizar-los-datos-de-tabla-dinamica-HA101906071.aspx

Y más sobre tablas dinámicas…


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Utilice una tabla dinámica cuando desee analizar totales relacionados, especialmente cuando tiene una larga lista de cifras para sumar, y los datos agregados o subtotales le pueden ayudar a ver los datos desde distintas perspectivas y comparar cifras de datos similares.

En el ejemplo siguiente se muestra un libro con ventas trimestrales por estado. Los datos no están en ningún orden determinado:

http://mac2.microsoft.com/help/office/14/es-es/excel/item/339e98ed-d1b4-4414-8d3c-13bf26438d32

Totales en Excel


 
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Hacer facilmente un total en Excel no se limita a las tablas dinámicas.

Ahora puede agregar una fila Total rápidamente con sólo un clic. Tablas de Excel, previamente conocidos en pre Excel 2007 versión como listas, es una colección de filas y columnas de datos están relacionados de alguna forma.
Para crear una tabla de datos todo lo que tiene que hacer es seleccionar un rango de celdas y pulsa el botón Tabla de la cinta de opciones Insertar.
Puede obtener más información sobre cómo crear tablas en Excel aquí.

http://www.howtoexcelatexcel.com/top-tip-of-the-week/ms-excel-tutorial-tables-creating-an-excel-table/?utm_source=getresponse&utm_medium=email&utm_campaign=howtoexcelatexcel&utm_content=How+To+Excel+At+Excel+Newsletter+21+January+2013

Así que volvemos a sumar sin una fórmula a la vista!. Primero tienes que marcar la casilla de la fila Total en la ficha Diseño de las herramientas de tabla
Esto permitirá la inserción de una fila debajo de la mesa con el cálculo correspondiente.

Esto dará entonces una pestaña desplegable donde puede ser un número de otros cálculos automáticos realizados.

http://www.howtoexcelatexcel.com/category/excel-tips-tricks/

 

 

Excel 2010 Dos formas de crear una tabla dinámica


 

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Excel ofrece dos formas de crear un informe de tabla dinámica. Cuando utiliza una tabla dinámica automática, Excel evalúa tanto la estructura como la clase de datos del rango y crea la tabla. De esta forma, no será necesario pensar en su diseño porque Excel determina qué campos pueden ser filas, columnas o valores.

Si prefiere ocuparse del diseño, puede crear una tabla dinámica manual.

El ejemplo siguiente muestra cómo una sencilla lista de gastos puede convertirse en un descriptivo resumen de gastos totales por categoría.

http://mac2.microsoft.com/help/office/14/es-es/excel/item/339e98ed-d1b4-4414-8d3c-13bf26438d32

 

 

 

Novedades de Microsoft Excel 2010


 

Excel 2010
 

Cuales ventajas obtendremos si actualizamos a la ultima versión de excel “Excel 2010“?

  • Ahora se pueden crear mini-gráficos que ocupan nada mas una celda, especialmente para medir estadísticas donde se necesitan muchos gráficos por usuario.
  • Puedes ver y almacenar tus hojas de calculo en la web, y así poder tenerlas disponibles en cualquier lugar del mundo y cualquier ordenador además de los dispositivos móviles basados en Windows Mobile, gracias a Excel Web App.
  • Editar el mismo archivo junto con algunos colaboradores, esto es que mientras yo edito la hoja de calculo, otras personas pueden ver lo que hago y además colaborar en ello, cada vez que alguien que yo elija cambie una parte del archivo se agregara una etiqueta para saber quien, en donde y que edito.
  • Anteriormente el limite de peso para hojas de calculo era de 2Gb ahora gracias a la versión de Excel de 64-bit este limite a sido eliminado, especialmente para empresas que manejan un gran flujo de información.

http://www.ciberwolf.com/2009/11/novedades-de-microsoft-excel-2010.html 

 

Office 365 Pequeña Empresa Premium Preview


 

Potencie su negocio con los últimos servicios y herramientas de Office

Esta es la próxima generación de Office, un servicio más eficaz que transforma la forma de realizar las tareas. Office 365 es la elección inteligente para administrar su negocio de forma eficiente y profesional, sin necesidad de experiencia técnica.

http://www.microsoft.com/office/preview/es/office-365-small-business-premium 

Tablas de Excel 2010 (II)


 

Modificar los datos de una tabla. Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla podemos teclear directamente los nuevos valores en ella, o bien podemos utilizar un formulario de datos. Esta segunda opción viene muy bien sobre todo si la lista es muy grande.

Veamos un ejemplo, tenemos la siguiente lista con información de nuestros amig@s.

Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario escribir o mostrar con facilidad una fila entera de datos (un registro).

http://www.aulaclic.es/excel2010/t_16_2.htm

…no siempre VBA (Visual Basic para Aplicaciones)


A pesar de todas las buenas razones para usar VBA en Excel 2010, es importante recordar que la mejor solución de un problema posiblemente no se relacione con VBA en absoluto. Excel tiene una gran variedad de características sin VBA y es posible que hasta un usuario avanzado no esté familiarizado con todas ellas. Antes de acudir a una solución de VBA, realice una búsqueda exhaustiva en Ayuda y recursos en línea para asegurarse de que no existe una manera más simple.http://msdn.microsoft.com/es-es/library/office/ee814737(v=office.14).aspx#odc_Office14_ta_GettingStartedWithVBAInExcel2010_MoreThingsThatYouCanDoWithVBA 

…y más VBA


VBA funciona mediante la ejecución de macros , procedimientos paso a paso escritos en Visual Basic. Aprender a programar podría parecer intimidante, pero con algo de paciencia y algunos ejemplos, muchos usuarios encuentran que conocer aunque sea una pequeña parte del código de VBA facilita su trabajo y les brinda la posibilidad de ejecutar tareas en Office que antes creían imposibles de realizar. Si se adquieren algunos conocimientos sobre VBA, resultará mucho más sencillo seguir aprendiendo, por lo que aquí las posibilidades son ilimitadas.

http://msdn.microsoft.com/es-es/library/office/ee814737(v=office.14).aspx

¿Por qué usar VBA en Excel 2010?


Microsoft Excel 2010 es una herramienta muy eficaz que se puede usar para manipular, analizar y presentar datos. A veces, no obstante, a pesar del amplio conjunto de características que ofrece la interfaz de usuario (UI) estándar de Excel, es posible que se desee encontrar una manera más fácil de realizar una tarea repetitiva y común, o de realizar alguna tarea no incluida en la interfaz de usuario. Afortunadamente, las aplicaciones de Office, como Excel, tienen Visual Basic para Aplicaciones (VBA), un lenguaje de programación que brinda la posibilidad de ampliar dichas aplicaciones.

http://msdn.microsoft.com/es-es/library/office/ee814737(v=office.14).aspx 

Realice comparaciones rápidas y efectivas con Excel 2010


 

Excel 2010 ofrece nuevas características y herramientas eficaces para ayudarle a descubrir patrones o tendencias que pueden llevar a decisiones más informadas y mejorar la capacidad de analizar grandes conjuntos de datos.

  • Obtenga un resumen visual de los datos mediante pequeños gráficos que caben dentro de una celda junto a los datos del texto con los nuevos minigráficos.
  • Filtre grandes cantidades de información de forma rápida e intuitiva con la nueva funcionalidad Segmentación de datos y mejore el análisis visual de tablas dinámicas y gráficos dinámicos

http://office.microsoft.com/es-ar/excel/caracteristicas-y-ventajas-de-excel-2010-HA101806958.aspx

Normalización de datos – Visual Studio .NET 2003


 

 

 

La tarea de un diseñador de bases de datos consiste en estructurar los datos de forma que se eliminen duplicaciones innecesarias y se proporcione una ruta de búsqueda rápida para toda la información necesaria. El proceso de perfeccionar tablas, claves, columnas y relaciones para crear una base de datos eficaz se denomina normalización. La normalización no sólo es aplicable a archivos relacionales; también es una actividad de diseño común para archivos indizados.

Es un proceso complejo formado por muchas reglas específicas y distintos niveles de intensidad. La definición completa de normalización es el proceso de descartar la repetición de grupos, minimizar la redundancia, eliminar claves compuestas para la dependencia parcial y separar los atributos que no sean de la clave. En términos generales, las reglas de normalización se pueden resumir en una sola frase: «Cada atributo (columna) debe ser una realidad de la clave, toda la clave y nada más que la clave». Cada tabla debe describir sólo un tipo de entidad (como una persona, un lugar, un pedido de cliente o un producto).

A continuación se enumeran algunas de las ventajas de la normalización:

  • Integridad de datos (porque no hay datos redundantes ni omitidos).
  • Consultas optimizadas (porque las tablas normalizadas generan combinaciones eficaces y rápidas).
  • Creación y ordenación de índices más rápidas (porque las tablas tienen menos columnas).
  • Ejecución más rápida de la instrucción UPDATE (porque hay menos índices por tabla).
  • Resolución de concurrencias mejorada (porque los bloqueos de tabla afectarán a menos datos).

La mayoría de las bases de datos simples se puede normalizar siguiendo una simple regla empírica: las tablas que contienen información repetida deben dividirse en tablas independientes para eliminar la duplicación.

Por ejemplo, puede crear una nueva aplicación para un librero que realice un seguimiento de cada libro, e incluya los datos siguientes.

  • Nombre del autor.
  • Dirección del autor.
  • Número de teléfono del autor.
  • Título.
  • Número ISBN.
  • Año de publicación.
  • Nombre de la editorial.
  • Dirección de la editorial.
  • Número de teléfono de la editorial.

Es posible crear una única tabla con un campo para cada uno de los elementos de información enumerados anteriormente. No obstante, si se examinan los datos detenidamente, es evidente que una tabla con estas características contendría numerosas redundancias. Por ejemplo, como lo normal es que muchos autores hayan escrito más de un libro, la información correspondiente al autor y a la editorial de cada libro se repetiría muchas veces. Si todos estos campos se colocan en una única tabla habrá muchas entradas duplicadas y confusas.

Sin embargo, de acuerdo con los principios de la normalización, los datos se podrían dividir en cuatro grupos: Authors, AuthorsTitles, Titles y Publishers, tal y como se muestra en la siguiente tabla.

Tabla Authors Tabla AuthorsTitles Tabla Titles Tabla Publishers
id_au (clave) id_au (clave externa) isbn_ti (clave) id_edit (clave)
nombre_au isbn_ti (clave externa) título_ti nombre_edit
dirección_au   añopublic_ti dir_edit
teléfono_au   id_edit (clave externa) teléfono_edit

Las claves proporcionan una forma de establecer relaciones entre tablas. Por ejemplo, la tabla AuthorsTitles crea una relación varios a varios entre las tablas Authors y Titles (un autor puede haber escrito muchos libros y un libro puede haber sido escrito por varios autores). Con la tabla AuthorsTitles, se pueden realizar consultas de los números de libros escritos por un autor (utilizando id_au), así como determinar qué autor o autores han escrito un libro determinado (utilizando isbn_ti).

Conviene señalar que, en lugar de crear la tabla AuthorsTitles, otra alternativa sería agregar el atributo id_au en la tabla Titles, pero esta opción sólo es viable en el supuesto de que cada libro tenga un único autor. Observemos con más detenimiento otra interpretación: la colocación del atributo id_edit en la tabla Titles sugiere que cada título pertenece a una sola editorial. Si varias editoriales publican el mismo título, la inserción de más filas Título en la tabla Titles para cada editorial daría lugar a una duplicación de datos y, por lo tanto, la tabla no estaría normalizada. Estas alternativas de diseño requieren una evaluación minuciosa de los puntos siguientes: significado de los datos de empresa, tipos de consultas previstos en la aplicación, posibles conflictos durante el uso simultáneo de varios usuarios y posibles problemas de rendimiento derivados de la existencia de muchos índices en una tabla.

Si se evalúa la normalización de otras alternativas de diseño, es conveniente conocer la existencia de diversas técnicas que se pueden utilizar para desnormalizar una base de datos de forma intencionada. ¿Cuándo se puede dar este caso?. Podría desnormalizar los datos intencionadamente en el caso de que se detectasen problemas de rendimiento o, simplemente, desease simplificar el proceso de generación de informes apropiados. Los problemas de rendimiento se derivan de las consultas de producción que requieren combinaciones con un uso intensivo del disco y de gran lentitud. El proceso de generación de informes con fines específicos consiste en la realización de consultas no estructuradas por parte de los usuarios finales; puede que estos usuarios no tengan la formación adecuada y tengan inseguridad a la hora de obtener información de varias tablas relacionadas.

Las técnicas de desnormalización existentes consisten en duplicar datos, proporcionar información de resumen, dividir tablas en particiones horizontales o verticales y crear vistas sin normalizar para simplificar el proceso de generación de informes; una alternativa inteligente que permite dejar intacta la base de datos normalizada.

Un ejemplo de desnormalización sería el caso de las direcciones de los clientes. Una tabla de clientes suele incluir estos atributos: nombre, calle, ciudad, estado y código postal. Bien es cierto que la ciudad y el estado se pueden deducir a partir del código postal, por lo tanto, se podría normalizar la tabla de clientes eliminando la ciudad y el estado de los datos de cada cliente; sin embargo, es una práctica común dejar la dirección sin normalizar.

Hay varias razones que justifican esta acción:

  • Las direcciones se utilizan en muchos lugares (consultas, informes, sobres, pantallas de servicio al cliente), y la desnormalización evita que se tenga que agregar en la aplicación una gran cantidad de código para reconstruir las direcciones.
  • Las consultas basadas en la dirección utilizan una sintaxis SQL mucho más sencilla.
  • Los errores en las direcciones se limitan a clientes individuales.

Para obtener más información sobre la normalización de datos, vea la documentación del servidor de base de datos. Si utiliza Microsoft SQL Server, vea «Normalization» en Libros en pantalla de SQL Server.

Vea también

Integridad de datos | Diseño de bases de datos lógicas |

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Se necesitan ejemplos de código adicionales
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Más información…

(Caracteres restantes: 1500)

MS ACCESS: diseñar una base de datos


Un buen diseño de base de datos garantiza su fácil mantenimiento. Los datos se almacenan en tablas y cada tabla contiene datos acerca de un tema, por ejemplo, clientes. Por tanto, cuando se actualiza una parte de los datos concreta, como una dirección, se hace en un solo lugar, pero ese cambio aparece automáticamente en toda la base de datos.

Una base de datos bien diseñada suele contener distintos tipos de consultas que muestran la información necesaria. Una consulta puede mostrar un subconjunto de datos, como todos los clientes de Londres, o combinaciones de datos de tablas diferentes, como la información de pedidos combinada con la información de clientes.

Esta consulta recupera la información de Id. de pedido, nombre de la compañía, ciudad y fecha de entrega para los clientes de Londres cuyos pedidos se entregaron en el mes de abril.

Los resultados que se desea obtener de una base de datos , es decir, los formularios y las páginas de acceso a datos (página de acceso a datos: página Web, publicada desde Access, que tiene una conexión a una base de datos. En una página de acceso a datos, puede ver, agregar, editar y manipular los datos almacenados en la base de datos. Una página puede incluir también datos de otros orígenes de datos, como Excel.) que se desea utilizar, y los informes que se desea imprimir , no siempre ofrecen una pista acerca de la estructura de las tablas de la base de datos, ya que normalmente los formularios, los informes y las páginas de acceso a datos se basan en consultas en lugar de basarse en tablas.

Antes de utilizar Microsoft Access para crear tablas, consultas, formularios y otros objetos definitivos, se recomienda realizar un esquema en papel y trabajar el diseño primero. También puede examinar bases de datos bien diseñadas que sean similares a la suya, o puede abrir la ventana Relaciones (ventana Relaciones: ficha de objeto en la que se pueden ver, crear y modificar las relaciones entre tablas y consultas.) de la base de datos de ejemplo Neptuno para examinar su diseño.

Siga estos pasos básicos a la hora de diseñar su base de datos.

Determinar la finalidad de la base de datos.

El primer paso para diseñar una base de datos es determinar su finalidad y cómo se va a utilizar.

  • ·Hable con los demás usuarios que utilizarán la base de datos. Piensen detenidamente en las preguntas que desean que responda la base de datos.
  • ·Realice bocetos de los informes que desea que genere la base de datos.
  • ·Reúna los formularios que utiliza actualmente para registrar los datos.

En cuanto determine la finalidad de su base de datos, comenzarán a surgir ideas acerca de la información que desea obtener de ella. Entonces ya puede determinar qué hechos necesita almacenar en la base de datos y a qué tema corresponde cada hecho. Estos hechos se corresponden con los campos (columnas) de la base de datos y los temas a los que pertenecen los hechos son las tablas.

Determinar los campos necesarios en la base de datos

Cada campo es un hecho acerca de un tema determinado. Por ejemplo, puede que sea necesario almacenar los hechos siguientes acerca de los clientes: nombre de la organización, dirección, ciudad, estado o provincia, y número de teléfono. Deberá crear un campo independiente para cada uno de estos hechos. A la hora de determinar qué campos son necesarios, tenga presentes estos principios de diseño:

  • ·Incluya toda la información que necesite.
  • ·Almacene información en partes lógicas que sean lo más pequeñas posibles. Por ejemplo, los nombres de los empleados suelen repartirse en dos campos, Nombre y Apellidos, para que sea más fácil ordenar los datos por Apellidos.
  • ·No cree campos para datos que estén formados por listas de múltiples elementos. Por ejemplo, si en una tabla Proveedores se crea un campo Productos que contenga una lista con los productos que se reciben del proveedor separados mediante una coma, después será más difícil encontrar los proveedores que suministren un producto determinado.
  • ·No incluya datos derivados ni calculados (datos que son el resultado de una expresión (expresión: cualquier combinación de operadores matemáticos o lógicos, constantes, funciones y nombres de campos, controles y propiedades que evalúa a un solo valor. Las expresiones pueden realizar cálculos, manipular caracteres o probar datos.)). Por ejemplo, si tiene un campo PrecioUnitario y un campo Cantidad, no cree otro campo que multiplique los valores de ambos.
  • ·No cree campos que sean similares entre sí. Por ejemplo, si en una tabla Proveedores crea los campos Producto1, Producto2 y Producto3, será más difícil encontrar todos los proveedores que suministran un producto determinado. Asimismo, será necesario cambiar el diseño de la base de datos si un proveedor suministra más de tres productos. Sólo necesitará un campo para los productos si coloca dicho campo en una tabla Productos en lugar de en una tabla Proveedores.

Determinar las tablas que se necesitan en la base de datos.

Cada tabla debe contener información sobre un asunto. Su lista de campos le dará pistas acerca de las tablas que necesita. Por ejemplo, si tiene un campo FechaContratación, su asunto es un empleado y, por tanto, pertenece a la tabla Empleados. Puede tener una tabla para Clientes, una tabla para Productos y una tabla para Pedidos.

Determinar a qué tabla pertenece cada campo

A la hora de decidir a qué tabla pertenece cada campo, tenga presentes estos principios de diseño:

  • ·Agregue el campo a una sola tabla.
  • ·No agregue el campo a una tabla si, como resultado, la misma información va a aparecer en varios registros de esa tabla. Si determina que un campo de una tabla va a contener mucha información duplicada, seguramente ese campo se encuentra en una tabla que no le corresponde.

Por ejemplo, si coloca el campo que contiene la dirección de un cliente en la tabla Pedidos, probablemente esa información se va a repetir en más de un registro, porque seguramente el cliente va a realizar más de un pedido. Sin embargo, si coloca el campo de dirección en la tabla Clientes, aparecerá una sola vez. A este respecto, una tabla de una base de datos de Microsoft Access (base de datos de Microsoft Access: colección de datos y objetos (como tablas, consultas o formularios), que está relacionada con un tema o propósito concreto. es diferente de una tabla de base de datos de archivos simples, como una hoja de cálculo.

Cuando cada elemento de información se almacena una sola vez, se actualiza en un solo lugar. Esto resulta más eficiente y elimina la posibilidad de que existan entradas duplicadas que contengan información diferente.

Identificar el campo o los campos con valores únicos en cada registro

Para que Microsoft Access conecte información almacenada en tablas distintas (por ejemplo, para conectar un cliente con todos los pedidos del cliente) , cada tabla de la base de datos debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifiquen de forma exclusiva cada registro de la tabla. Este campo o conjunto de campos se denomina clave principal (clave principal: uno o más campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un índice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.).

Determinar las relaciones entre las tablas.

Ahora que ha dividido la información en tablas y que ha identificado los campos de clave principal (clave principal: uno o más campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un índice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.), necesita una forma de indicar a Microsoft Access cómo volver a reunir toda la información relacionada de un modo significativo. Para ello se definen relaciones (relación: asociación que se establece entre campos comunes (columnas) en dos tablas. Una relación puede ser uno a uno, uno a varios o varios a varios.) entre las tablas.

Puede resultar útil ver las relaciones de una base de datos existente bien diseñada, como la base de datos de ejemplo Neptuno.

Perfeccionar el diseño

Una vez diseñadas las tablas, los campos y las relaciones (relación: asociación que se establece entre campos comunes (columnas) en dos tablas. Una relación puede ser uno a uno, uno a varios o varios a varios.) que necesita, es el momento de estudiar el diseño y detectar los posibles fallos. Es más sencillo cambiar el diseño de la base de datos ahora que una vez que haya rellenado las tablas con datos.

Utilice Microsoft Access para crear las tablas, especificar relaciones entre las tablas e introducir suficientes datos de ejemplo en las tablas para poder comprobar el diseño. Para probar las relaciones de la base de datos, compruebe si puede crear consultas para obtener las respuestas que desea. Cree bocetos de los formularios e informes, y compruebe si muestran los datos esperados. Busque duplicaciones de datos innecesarias y elimínelas.

Introducir datos y crear otros objetos de la base de datos

Cuando considere que la estructura de las tablas cumple los principios de diseño descritos anteriormente, es el momento de comenzar a agregar los datos existentes a las tablas. Después, puede crear otros objetos de base de datos (consultas (consulta: pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una acción en los datos. Una consulta puede unir los datos de varias tablas para que sirvan como origen de datos para un formulario o informe.), formularios (formulario: objeto de base de datos de Access en el que se colocan controles para realizar acciones o para especificar, mostrar y editar datos en los campos.), informes (informe: objeto de base de datos de Access que puede imprimir, el cual contiene información a la que se ha dado formato y se ha organizado de acuerdo con sus especificaciones. Ejemplos de informes: resúmenes de ventas, listas de teléfonos y etiquetas postales.), páginas de acceso a datos (página de acceso a datos: página Web, publicada desde Access, que tiene una conexión a una base de datos. En una página de acceso a datos, puede ver, agregar, editar y manipular los datos almacenados en la base de datos. Una página puede incluir también datos de otros orígenes de datos, como Excel.), macros (macro: acción o conjunto de acciones utilizados para automatizar tareas.) y módulos (módulo: colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos almacenados juntos como una unidad con nombre. Existen dos tipos de módulos: módulos estándar y módulos de clase.)).

 Utilizar las herramientas de análisis de Microsoft Access

Microsoft Access incluye dos herramientas que pueden ayudarle a perfeccionar el diseño de una base de datos de Microsoft Access (base de datos de Microsoft Access: colección de datos y objetos (como tablas, consultas o formularios), que está relacionada con un tema o propósito concreto..

Para obtener más información sobre cómo se diseña una base de datos en Access, lea el artículo de Knowledge Base Dónde encontrar información acerca del diseño de una base de datos en Access. : http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb%3BES%2DES%3B289533

 

Elementos de de contabilidad simplificada en Excel


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Los archivos de contabilidad simplificada en Excel   tiene todos los registros de compras, ventas, diario, etc simplificado

Es un archivo simple que puede servirle para que entienda la dinámica contable.

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Algo mas elaborado:   (Sistema de Contabilidad Simplificada en Excel).

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MS EXCEL: Mayorización de Libro diario Contabilidad en Excel (macro)


Mayorizar el libro diario siempre ha sido una de las partes mas tediosas de hacer en la contabilidad, ya que debemos agrupar las cuentas contables, determinar los saldos y sobre todo cumplir con los formatos establecidos según ley, hoy existe una macro para mayorizar de forma simple (5 sub macros) y se explica dentro del modulo de visual basic. Con un poco de conocimiento pueden modificarla y establecer sus propios modelos para mayorizar sus Libros diarios.

Descargar Macro para mayorizar Libro diario – excel para contadores.xlshttp://excelnegocios.com/sistema-de-facturacion-en-excel/#more-1953

http://excelnegocios.com/libros-contables-excel/#more-1739

Escrito por Sebastiani

MS Excel para Contadores – Descarga Gratis


Excel para Contadores, Excel Contable, Contabilidad en Excel y Excel Negocios fueron temas que siempre  interesaron. Dominar excel para un contador es fundamental,  «dominarlo» no solamente “saber”, como profesionales deben siempre conocer un poco más que el resto,  que en situaciones laborales puede quedar  bien parado donde sea y frente a quien sea, le hace competente y todo por dominar Excel;sobre los contadoress recae mucha información y deben que procesarla de la forma mas eficiente y rápida, teniendo en cuenta que se trata de un trabajo mecánico para lo cual la solución es Excel:  ganar tiempo en  el trabajo es fundamental para disponer más horas para dedicarle al trabajo contable específico: “Analizar la información y tomar decisiones” para lo cual se puede basar en la información de los archivos que tengamos en nuestros Excel.

Acontinuación puede descargar un Cd de Excel para Contadores que contiene 5 capitulos muy interesantes, más de 20 archivos excel listos para ser usados, el material contiene los siguiente y puedes descargarlo al final de esta publicación.

Descargar CD Excel para contadores gratis – Plantillas contables.rar

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Escrito por Sebastiani – Octubre 2012

Microsoft – Cómo usar ADO con datos de Excel desde Visual Basic o desde VBA


 

Cómo usar ADO con datos de Excel desde Visual Basic o desde VBA Id.   de artículo: 257819 – Ver los   productos a los que se aplica este artículo       Resumen

     Más información

     INTRODUCCIÓN

     Conectarse a Excel con ADO

     Cómo se utiliza el proveedor OLE DB   de Microsoft Jet

     Uso del proveedor OLE DB de   Microsoft para controladores ODBC

     Consideraciones aplicables a ambos   proveedores OLE DB

     Recuperar y modificar datos de   Excel con ADO

     Cómo se seleccionan datos

     Seleccionar datos de Excel mediante   código

     Seleccionar datos de Excel mediante   el control de datos ADO

     Seleccionar datos de Excel mediante   comandos del entorno de datos

     Cómo se cambian datos de Excel:   Modificar, Agregar y Eliminar

     Recuperar la estructura del origen   de datos (metadatos) de Excel

     Información de tablas en consultas

     Información de campos de consultas

     Enumeración de tablas y campos, y   sus propiedades

     Uso de la ventana Vista de datos

     Limitaciones de Excel

     Referencias

     Propiedades

     Propocionar comentarios

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     Resumen

// En este artículo se trata el uso de ActiveX Data Objects (ADO) con   hojas de cálculo de Microsoft Excel como origen de datos. También se explican   los problemas de sintaxis y las limitaciones concretas de Excel. Pero no se   describen las tecnologías de tablas dinámicas y OLAP, ni otros usos   especializados de los datos de Excel.
 
  Para obtener información adicional al respecto, haga clic en el número de   artículo siguiente para verlo en Microsoft Knowledge Base:

303814

(http://support.microsoft.com/kb/303814/   )

Cómo   usar ADOX con datos de Excel desde Visual Basic o desde VBA

     Volver al principio | Propocionar   comentarios

     Más   información

// INTRODUCCIÓN

// Las filas y las columnas de una hoja de cálculo de Microsoft Excel   son muy similares a las filas y las columnas de una tabla de base de datos.   En tanto que los usuarios tengan en cuenta que Microsoft Excel no es un   sistema de administración de bases de datos relacionales, y reconozcan las   limitaciones derivadas de este hecho, puede tener sentido en algunas   ocasiones aprovechar las ventajas de Excel y sus herramientas para almacenar   y analizar datos.
 
  Microsoft ActiveX Data Objects permite tratar un libro de Excel como si fuera   una base de datos. En las siguientes secciones de este artículo se describe   cómo se puede conseguir:

Conectarse   a Excel con ADO

Recuperar y   modificar datos de Excel con ADO

Recuperar   la estructura del origen de datos (metadatos) de Excel

NOTA:
  Las pruebas para este artículo se realizaron con Microsoft Data Access   Components (MDAC) 2.5 en Microsoft Windows 2000 con Visual Basic 6.0 Service   Pack 3 y Excel 2000. Este artículo no permite confirmar ni analizar las   diferencias de comportamiento que los usuarios pueden observar con versiones   diferentes de MDAC, Microsoft Windows, Visual Basic o Excel.

Conectarse   a Excel con ADO

// ADO puede conectarse a un archivo de datos de Excel con uno de los   dos proveedores OLE DB incluidos en MDAC:

Proveedor   OLE DB de Microsoft Jet, o bien

Proveedor   OLE DB de Microsoft para controladores ODBC

Cómo   se utiliza el proveedor OLE DB de Microsoft Jet

// El proveedor Jet sólo requiere dos elementos de información para   conectarse a un origen de datos de Excel: la ruta de acceso, incluido el   nombre de archivo, y la versión del archivo de Excel.
 
  Proveedor Jet utilizando una cadena de conexión

Dim   cn as ADODB.Connection

Set cn = New ADODB.Connection

With cn

            .Provider   = «Microsoft.Jet.OLEDB.4.0»

            .ConnectionString   = «Data Source=C:\MyFolder\MyWorkbook.xls;» & _

«Extended Properties=Excel 8.0;»

            .Open

End With

                                              

Versión   de proveedor: es necesario utilizar el proveedor Jet 4.0; el proveedor Jet   3.51 no admite los controladores Jet ISAM. Si especifica el proveedor Jet   3.51, recibirá un mensaje de error en tiempo de ejecución similar al   siguiente:

No   se pudo encontrar ISAM instalable.

Versión   de Excel: Especifique Excel 5.0 para un libro de Excel 95 (versión 7.0 de   Excel) y Excel 8.0 para un libro de Excel 97, Excel 2000 o Excel 2002 (XP)   (versiones 8.0, 9.0 y 10.0 de Excel).
 
  Proveedor Jet utilizando el cuadro de diálogo Propiedades de vínculo de datos
 
  Si utiliza el control de datos ADO o el entorno de datos de la aplicación, se   muestra el cuadro de diálogo Propiedades de vínculo de datos para recopilar   los valores de configuración de conexión necesarios.

En   la ficha Proveedor, seleccione el proveedor Jet 4.0; el proveedor Jet 3.51 no   admite los controladores Jet ISAM. Si especifica el proveedor Jet 3.51,   recibirá un mensaje de error en tiempo de ejecución similar al siguiente:

No   se pudo encontrar ISAM instalable.

En   la ficha Conexión, busque el archivo de libro. Omita las entradas de Id. de   usuario y de contraseña, porque no son aplicables a conexiones de Excel. No   puede abrir un archivo de Excel protegido mediante contraseña como origen de   datos. Más adelante en este artículo encontrará información adicional al   respecto.

En   la ficha Todas, seleccione Propiedades extendidas en la lista y, a   continuación, haga clic en Modificar valor. Escriba Excel 8.0; separándola de   las demás entradas existentes mediante un punto y coma (;). Si omite este   paso, aparecerá un mensaje de error cuando pruebe la conexión, porque el   proveedor Jet espera una base de datos de Microsoft Access a no ser que   especifique lo contrario.

Vuelva   a la ficha Conexión y haga clic en Probar conexión. Observe que aparece un   cuadro de mensaje indicando que el proceso se ha completado correctamente.

Valores   adicionales de configuración de conexión del proveedor Jet
 
  Encabezados de columnas: De forma predeterminada, se supone que la primera   fila del origen de datos de Excel contiene encabezados de columnas que se   pueden utilizar como nombres de campos. Si no es el caso, debe desactivar   este valor; de lo contrario, la primera fila de datos   «desaparecerá» para ser utilizada como nombres de campos. Esto se   realiza agregando el valor HDR= opcional a Extended Properties en la cadena   de conexión. El valor predeterminado, que no necesita especificarse, es HDR=Yes.   Si no hay encabezados de columnas, debe especificar HDR=No; el proveedor   asigna a los campos los nombres F1, F2, etc. Como la cadena Extended   Properties contiene ahora varios valores, se debe escribir entre comillas y   agregar un par adicional de comillas para indicar a Visual Basic que trate el   primer conjunto de comillas como valores literales, como en el siguiente   ejemplo (donde se han agregado espacios adicionales para mayor claridad).

                                         

Uso   del proveedor OLE DB de Microsoft para controladores ODBC

// El proveedor para controladores ODBC (denominado en este artículo   «proveedor ODBC» para abreviar) también requiere sólo dos (2)   elementos de información para conectarse a un origen de datos de Excel: el   nombre del controlador, así como la ruta de acceso y el nombre de archivo del   libro.
 
  IMPORTANTE:
  De forma predeterminada, las conexiones ODBC a Excel son de sólo lectura. El   valor de la propiedad LockType del objeto Recordset de ADO no reemplaza este   valor del nivel de conexión. Debe establecer ReadOnly en False en la cadena   de conexión o la configuración de DSN si desea modificar los datos. De lo   contrario, aparecerá un mensaje de error similar al siguiente:

La   operación debe utilizar una consulta actualizable.

Proveedor   ODBC utilizando una cadena de conexión sin DSN

Dim cn as ADODB.Connection

Set cn = New ADODB.Connection

With cn

            .Provider   = «MSDASQL»

            .ConnectionString   = «Driver={Microsoft Excel Driver (*.xls)};» & _

«DBQ=C:\MyFolder\MyWorkbook.xls;   ReadOnly=False;»

            .Open

End   With

                                              

Proveedor   ODBC utilizando una cadena de conexión con DSN

Dim cn as ADODB.Connection

Set cn = New ADODB.Connection

With cn

            .Provider   = «MSDASQL»

            .ConnectionString   = «DSN=MyExcelDSN;»

            .Open

End   With

                                              

Proveedor   ODBC utilizando el cuadro de diálogo Propiedades de vínculo de datos
 
  Si utiliza el control de datos ADO o el entorno de datos de la aplicación, se   muestra el cuadro de diálogo Propiedades de vínculo de datos para recopilar los   valores de configuración de conexión necesarios.

En   la ficha Proveedor, seleccione Proveedor OLE DB de Microsoft para   controladores ODBC.

En   la ficha Conexión, seleccione el DSN existente que desee utilizar o elija Usar   cadena de conexión. Se abrirá el cuadro de diálogo de configuración de DSN   estándar para recopilar los valores de configuración de conexión necesarios.   Asegúrese de no seleccionar el valor de sólo lectura predeterminado si así lo   desea, como se ha mencionado anteriormente.

Vuelva   a la ficha Conexión y haga clic en Probar conexión. Observe que aparece un   cuadro de mensaje indicando que el proceso se ha completado correctamente.

Otros   valores de configuración de conexión del proveedor ODBC
 
  Encabezados de columnas: De forma predeterminada, se supone que la primera   fila del origen de datos de Excel contiene encabezados de columnas que se   pueden utilizar como nombres de campos. Si no es el caso, debe desactivar   este valor; de lo contrario, la primera fila de datos   «desaparecerá» para ser utilizada como nombres de campos. Esto se   realiza agregando el valor FirstRowHasNames= opcional a la cadena de   conexión. El valor predeterminado, que no necesita especificarse, es FirstRowHasNames=1,   donde 1 = True. Si no hay encabezados de columnas, debe especificar FirstRowHasNames=0,   donde 0 = False; el controlador asigna a los campos los nombres F1, F2, etc.   Esta opción no está disponible en el cuadro de diálogo de configuración de   DSN.
 
  Sin embargo, debido a un error en el controlador ODBC, la especificación del   valor FirstRowHasNames no tiene efecto actualmente. Ese decir, el controlador   ODBC para Excel (MDAC 2.1 y posterior) siempre trata la primera fila del   origen de datos especificado como nombres de campos. Para obtener información   adicional sobre el error de los encabezados de columnas, haga clic en el   número de artículo siguiente para verlo en Microsoft Knowledge Base:

288343

(http://support.microsoft.com/kb/288343/   )

ERROR:   El controlador ODBC para Excel pasa por alto la configuración   FirstRowHasNames o de encabezado

Filas   en las que buscar: Excel no proporciona ADO con información de esquema   detallada sobre los datos que contiene, como lo haría una base de datos   relacional. Por lo tanto, el controlador debe buscar en unas cuantas filas de   datos existentes para hacer una conjetura hipotética en los tipos de datos de   cada columna. El valor predeterminado para «Filas en las que   buscar» es ocho (8) filas. Puede especificar un valor entero entre una   (1) y dieciséis (16) filas, o cero (0) para buscar en todas la filas   existentes. Esto se realiza agregando el valor MaxScanRows= opcional a la   cadena de conexión, o cambiando el valor Filas en las que buscar en el cuadro   de diálogo de configuración de DSN.
 
  Sin embargo, debido a un error en el controlador ODBC, la especificación del   valor de Filas en las que buscar (MaxScanRows) no tiene efecto actualmente.   Es decir, el controlador ODBC para Excel (MDAC 2.1 y posterior) siempre busca   en las 8 primeras filas del origen de datos especificado para determinar el   tipo de datos de cada columna.
 
  Para obtener información adicional sobre el error de Filas en las que buscar,   incluida una solución simple, haga clic en el número de artículo siguiente   para verlo en Microsoft Knowledge Base:

189897

http://support.microsoft.com/kb/189897/  

XL97:   Se truncan los datos a 255 caracteres con el controlador ODBC para Excel

Más   opciones: Si crea una cadena de conexión utilizando el cuadro de diálogo Propiedades   de vínculo de datos, puede que observe otros valores de Propiedades   extendidas agregados a la cadena de conexión que no son absolutamente   necesarios, como:

…   DefaultDir=C:\WorkbookPath;DriverId=790;FIL=excel   8.0;MaxBufferSize=2048;PageTimeout=5;

                                              

Mensaje   de error de «Secuencia de ordenación» en el Editor de Visual Basic
 
  En el entorno de diseño de Visual Basic con algunas versiones de MDAC, es   posible que vea un mensaje de error similar al siguiente la primera vez que   el programa se conecte a un origen de datos de Excel en tiempo de diseño:

Secuencia   de ordenación seleccionada no admitida por el sistema operativo.

Este   tipo de mensaje sólo aparece en el IDE y no aparecerá en la versión compilada   del programa. Para obtener información adicional al respecto, haga clic en el   número de artículo siguiente para verlo en Microsoft Knowledge Base:

246167

(http://support.microsoft.com/kb/246167/%5DLN%5D/   )

PRB:   Error en la secuencia de ordenación la primera vez que se abre un conjunto de   registros ADODB en una hoja de cálculo de Excel

Consideraciones   aplicables a ambos proveedores OLE DB

// Precaución sobre tipos mixtos de datos
 
  Como se ha especificado anteriormente, ADO debe hacer una conjetura sobre el   tipo de datos correspondiente a cada columna de la hoja de cálculo o del   rango de Excel. Los valores de configuración de formato de celdas de Excel no   afectan a todo esto. Puede producirse un problema grave si se combinan   valores numéricos con valores de texto en la misma columna. Tanto el   proveedor Jet como el proveedor ODBC devuelven los datos del tipo   mayoritario, pero devuelven valores NULL (vacíos) para el minoritario. Si los   dos tipos se combinan en la misma proporción en la columna, el proveedor   elige el tipo numérico en detrimento del tipo de texto.
 
  Por ejemplo:

En   las ocho (8) filas examinadas, si la columna contiene cinco (5) valores   numéricos y tres (3) valores de texto, el proveedor devuelve cinco (5)   números y tres (3) valores nulos.

En   las ocho (8) filas examinadas, si la columna contiene tres (3) valores   numéricos y cinco (5) valores de texto, el proveedor devuelve tres (3)   valores nulos y cinco (5) valores de texto.

En   las ocho (8) filas examinadas, si la columna contiene cuatro (4) valores   numéricos y cuatro (4) valores de texto, el proveedor devuelve cuatro (4)   números y cuatro (4) valores nulos.

Por   tanto, si la columna contiene valores combinados, el único recurso es   almacenar los valores numéricos de esa columna como texto y volverlos a   convertir en números cuando sea necesario en la aplicación cliente utilizando   la función VAL de Visual Basic u otra equivalente.
 
  Para evitar este problema en los datos de sólo lectura, habilite la opción Modo   de importación utilizando el valor «IMEX=1» en la sección de   propiedades extendidas de la cadena de conexión. De este modo se exige la   opción del Registro ImportMixedTypes=Text. Sin embargo, tenga en cuenta que   las actualizaciones pueden dar resultados inesperados en este modo. Para   obtener información adicional acerca de este valor, haga clic en el número de   artículo siguiente para verlo en Microsoft Knowledge Base (en inglés):

194124

(http://support.microsoft.com/kb/194124/   )

PRB:   Los valores de Excel se devuelven como NULL cuando se utiliza OpenRecordset   de DAO

No   se puede abrir un libro protegido mediante contraseña
 
  Si el libro de Excel está protegido mediante contraseña, no puede abrirlo   para el acceso a datos, aunque proporcione la contraseña correcta con los   valores de configuración de conexión, a menos que el archivo de libro ya esté   abierto en la aplicación Microsoft Excel. Si lo intenta, se mostrará un mensaje   de error similar al siguiente:

No   se pudo descifrar el archivo.

Para   obtener información adicional, haga clic en el número de artículo siguiente   para verlo en Microsoft Knowledge Base:

211378

(http://support.microsoft.com/kb/211378/   )

XL2000:   Error «No se pudo descifrar el archivo» con un archivo protegido   por contraseña

Recuperar   y modificar datos de Excel con ADO

// En esta sección se explican dos aspectos del trabajo con los datos   de Excel:

Cómo   se seleccionan datos, y

Cómo   se modifican datos

Cómo   se seleccionan datos

// Hay varias formas de seleccionar datos. Puede hacer lo siguiente:

Seleccionar   datos de Excel mediante código.

Seleccionar   datos de Excel mediante el control de datos ADO.

Seleccionar   datos de Excel mediante comandos del entorno de datos.

Seleccionar   datos de Excel mediante código

// Los datos de Excel pueden estar contenidos en uno de los siguientes   elementos del libro:

Una   hoja de cálculo completa.

Un   rango con nombre de celdas en una hoja de cálculo.

Un   rango sin nombre de celdas en una hoja de cálculo.

Cómo   se especifica una hoja de cálculo
 
  Para especificar una hoja de cálculo como origen del registro, utilice el   nombre de la hoja seguido de un signo de dólar e inclúyalo entre corchetes.   Por ejemplo:

            strQuery = «SELECT * FROM   [Sheet1$]»

                                              

También   puede delimitar el nombre de la hoja de cálculo con el carácter de comilla   simple inclinada (`) que se encuentra en el teclado debajo de la tilde (~).   Por ejemplo:

            strQuery = «SELECT * FROM   `Sheet1$`»

                                              

Microsoft   prefiere que se utilicen corchetes, que es la convención vigente desde hace   mucho tiempo para nombres de objetos problemáticos de bases de datos.
 
  Si omite el signo de dólar y los corchetes, o sólo el signo de dólar,   aparecerá un mensaje de error similar al siguiente:

…   el motor de bases de datos Jet no pudo encontrar el objeto especificado

Si   utiliza el signo de dólar pero omite los corchetes, verá un mensaje de error   similar al siguiente:

Error   de sintaxis en cláusula FROM.

Si   intenta utilizar comillas simples ordinarias, aparecerá un mensaje de error   similar al siguiente:

Error   de sintaxis en consulta. Cláusula de consulta incompleta.

Cómo   se especifica un rango con nombre
 
  Para especificar un rango con nombre de celdas como origen del registro, sólo   tiene que utilizar el nombre definido. Por ejemplo:

            strQuery = «SELECT * FROM   MyRange»

                                              

Especificar   un rango sin nombre
 
  Para especificar un rango sin nombre de celdas como origen del registro,   anexe la notación de filas/columnas de Excel estándar al final del nombre de   la hoja dentro de los corchetes. Por ejemplo:

            strQuery = «SELECT * FROM   [Sheet1$A1:B10]»

                                              

Precaución   sobre la especificación de hojas de cálculo: El proveedor supone que la tabla   de datos empieza en la celda que no esté en blanco situada en el extremo   superior izquierda de la hoja de cálculo especificada. Es decir, no hay   ningún problema para que la tabla de datos empiece en la celda   correspondiente a la fila 3 y la columna C. Sin embargo, por ejemplo, no   puede escribir el título de una hoja de cálculo encima y a la izquierda de   los datos de la celda A1.
 
  Precaución sobre la especificación de rangos: Cuando especifica una hoja de   cálculo como origen del registro, el proveedor agrega nuevos registros debajo   de los existentes en la hoja de cálculo según lo permita el espacio. Cuando   especifica un rango (con o sin nombre), Jet también agrega nuevos registros   debajo de los existentes en el rango según lo permita el espacio. Sin   embargo, si efectúa una nueva consulta sobre el rango original, el conjunto   de registros resultante no incluye los registros que se acaban de agregar   fuera del rango.
 
  Con las versiones de MDAC anteriores a la versión 2.5, cuando especifica un   rango con nombre, no puede agregar nuevos registros fuera de los límites   definidos del rango; si lo intenta, aparecerá un mensaje de error similar al   siguiente:

No   se puede expandir el rango con nombre.

Seleccionar   datos de Excel mediante el control de datos ADO

// Después de especificar los valores de configuración de conexión para   el origen de datos de Excel en la ficha General del cuadro de diálogo Propiedades   de ADODC, haga clic en la ficha OrigenDelRegistro. Si elige CommandType de   adCmdText, puede especificar una consulta SELECT en el cuadro de diálogoTexto   del comando con la sintaxis descrita anteriormente. Si elige CommandType de   adCmdTable, y está utilizando el proveedor Jet, la lista desplegable muestra   los rangos con nombre y los nombres de hoja de cálculo que están disponibles   en el libro seleccionado, apareciendo al principio de la lista los rangos con   nombre.
 
  Este cuadro de diálogo anexa correctamente el signo de dólar a los nombres de   hoja de cálculo, pero no anexa los corchetes necesarios. Por tanto, si sólo   selecciona un nombre de hoja de cálculo y hace clic en Aceptar, recibirá más   tarde un mensaje de error similar al siguiente:

Error   de sintaxis en cláusula FROM.

Debe   agregar manualmente los corchetes al principio y al final del nombre de hoja   de cálculo. Este cuadro combinado sí permite efectuar modificaciones. Si está   utilizando el proveedor ODBC, sólo verá los rangos con nombre incluidos en   esta lista desplegable. No obstante, puede escribir manualmente un nombre de   hoja de cálculo con los delimitadores apropiados.

Seleccionar   datos de Excel mediante comandos del entorno de datos

// Después de configurar la conexión del entorno de datos para el   origen de datos de Excel, cree un nuevo objeto Command. Si elige un Origen de   datos de Instrucción SQL, puede especificar una consulta en el cuadro de   texto utilizando la sintaxis descrita anteriormente. Si elige un Origen de   datos de Objeto de base de datos, seleccione Tabla en la primera lista   desplegable, y si está utilizando el proveedor Jet, la lista desplegable   muestra los rangos con nombre y los nombres de hoja de cálculo que están   disponibles en el libro seleccionado, apareciendo al principio de la lista   los rangos con nombre. Si elige un nombre de hoja de cálculo en esta   ubicación, no necesita agregar corchetes al principio y al final del nombre   de hoja de cálculo manualmente, como sucede en el caso del control de datos   ADO. Si está utilizando el proveedor ODBC, sólo verá los rangos con nombre   incluidos en esta lista desplegable. No obstante, puede escribir manualmente   un nombre de hoja de cálculo.

Cómo   se cambian datos de Excel: Modificar, Agregar y Eliminar

// Modificar
 
  Puede modificar datos de Excel con los métodos habituales de ADO. Los campos   de conjunto de registros que se corresponden con celdas de la hoja de cálculo   de Excel que contienen fórmulas de Excel (que empiezan por «=») son   de sólo lectura y no se pueden modificar. Recuerde que una conexión ODBC a   Excel es de sólo lectura de forma predeterminada, a no ser que especifique lo   contrario en los valores de configuración de conexión. Consulte el apartado   «Uso del proveedor de Microsoft OLE DB para controladores ODBC» más   arriba.
 
  Agregar
 
  Puede agregar registros al origen del registro de Excel según lo permita el   espacio. Sin embargo, si agrega nuevos registros fuera del rango que   especificó originalmente, estos registros no son visibles si efectúa una   nueva consulta sobre la especificación del rango original. Consulte el   apartado «Precaución sobre la especificación de rangos» más arriba.
 
  En algunos casos, cuando utiliza los métodos AddNew y Update del objeto Recordset   de ADO para insertar nuevas filas de datos en una tabla de Excel, es posible   que ADO inserte los valores de datos en columnas inapropiadas de Excel. Para   obtener información adicional al respecto, haga clic en el número de artículo   siguiente para verlo en Microsoft Knowledge Base:

314763

(http://support.microsoft.com/kb/314763/   )

REVISIÓN:   ADO inserta datos en columnas erróneas en Excel

Eliminar
 
  Hay más limitaciones para eliminar datos de Excel que para eliminarlos de un   origen de datos relacional. En una base de datos relacional, «fila»   no tiene significado ni existe si no está asociada a «registro»; en   una hoja de cálculo de Excel, esto no es verdad. Puede eliminar valores en   campos (celdas). Sin embargo, no puede realizar las siguientes acciones:

Eliminar   un registro completo de una vez; si lo intenta, aparecerá un mensaje de error   similar al siguiente:

Este   ISAM no admite la eliminación de datos de una tabla vinculada.

Sólo   puede eliminar un registro si borra el contenido de cada campo individual.

Eliminar   el valor de una celda que contiene una fórmula de Excel; si lo intenta,   aparecerá un mensaje de error similar al siguiente:

Operación   no permitida en este contexto.

No   puede eliminar las filas vacías de la hoja de cálculo donde estaban ubicados   los datos eliminados, y el conjunto de registros continuará mostrando los   registros vacíos correspondientes a estas filas vacías.

Precaución   sobre la modificación de datos de Excel con ADO: Cuando inserta datos de   texto en Excel con ADO, el valor de texto va precedido de un carácter de   comilla simple. Esto puede ocasionar problemas posteriormente al trabajar con   los datos nuevos.

Recuperar   la estructura del origen de datos (metadatos) de Excel

// Puede recuperar datos relativos a la estructura del origen de datos   de Excel (tablas y campos) con ADO. Los resultados difieren ligeramente entre   los dos proveedores OLE DB, aunque ambos devuelven al menos el mismo número   reducido de campos útiles de información. Estos metadatos se pueden recuperar   con el método OpenSchema del objeto Connection de ADO, que devuelve un objeto   Recordset de ADO. También puede utilizar para este fin la biblioteca de   Microsoft ActiveX Data Objects Extensions for Data Definition Language and   Security (ADOX) que es más eficaz. Sin embargo, en el caso de un origen de   datos de Excel, donde «tabla» es una hoja de cálculo o un rango con   nombre, y «campo» es uno del número limitado de tipos de datos genéricos,   no es útil esta funcionalidad adicional.

Información   de tablas en consultas

// De los diversos objetos disponibles en una base de datos relacional   (tablas, vistas, procedimientos almacenados, etc.), un origen de datos de   Excel sólo expone equivalentes de tablas, que constan de las hojas de cálculo   y los rangos con nombre definidos en el libro de trabajo especificado. Los   rangos con nombre se tratan como «Tablas» y las hojas de cálculo   como «Tablas del sistema», y no hay mucha información útil sobre   tablas que se pueda recuperar fuera de la propiedad «table_type».   Puede solicitar una lista de las tablas disponibles en el libro utilizando el   código siguiente:

Set rs = cn.OpenSchema(adSchemaTables)

                                              

El   proveedor Jet devuelve un conjunto de registros con nueve (9) campos, de los   que sólo rellena cuatro (4):

table_name

table_type («Tabla» o «Tabla del   sistema»)

date_created

date_modified

Los   dos campos de fecha para una tabla dada muestran siempre el mismo valor, que   parece ser la «fecha de la última modificación». Es decir, el campo   «date_created» no es confiable.
 
  El proveedor ODBC también devuelve un conjunto de registros con nueve (9)   campos, de los que sólo rellena tres (3):

table_catalog,   carpeta donde se encuentra el libro.

table_name

table_type,   como se especifica más arriba.

De   acuerdo con la documentación de ADO, es posible recuperar una lista de hojas   de cálculo, por ejemplo, especificando los siguientes criterios adicionales   en el método OpenSchema:

Set rs = cn.OpenSchema(adSchemaTables, Array(Empty,   Empty, Empty, «System Table»))

                                              

Desgraciadamente,   esto no funciona en el caso de un origen de datos de Excel con versiones de   MDAC posteriores a la versión 2.0, utilizando cualquiera de los dos proveedores.  

Información   de campos de consultas

// Cada uno de los campos (columnas) de un origen de datos de Excel   pertenece a uno de los siguientes tipos de datos:

numeric (ADO datatype 5, adDouble)

currency (ADO datatype 6, adCurrency)

logical o boolean (ADO datatype 11, adBoolean)

date   (ADO datatype 7, adDate, utilizando Jet; 135, adDBTimestamp, utilizando ODBC)

text   (tipo ADO ad…Char, como 202, adVarChar, 200, adVarWChar o similar)

El   campo numeric_precision de una columna numérica se devuelve siempre como 15   (que es la precisión máxima en Excel); el campo character_maximum_length de   una columna de texto se devuelve siempre como 255 (que es el ancho máximo de   presentación, pero no la longitud máxima, de texto en una columna de Excel).   No hay mucha información útil sobre campos que se pueda obtener fuera de la   propiedad data_type. Puede solicitar una lista de los campos disponibles en   una tabla utilizando el código siguiente:

Set rs = cn.OpenSchema(adSchemaTables, Array(Empty,   Empty, «TableName», Empty))

                                              

El   proveedor Jet devuelve un conjunto de registros que contiene 28 campos, de   los que rellena ocho (8) para campos numéricos y nueve (9) para campos de   texto. Es probable que los campos más útiles sean los siguientes:

table_name

column_name

ordinal_position

data_type

El   proveedor ODBC devuelve un conjunto de registros que contiene 29 campos, de   los que rellena diez (10) para campos numéricos y once (11) para campos de   texto. Los campos más útiles son los que se han mencionado anteriormente.

Enumeración   de tablas y campos, y sus propiedades

// Se puede utilizar código de Visual Basic (como el del siguiente   ejemplo) para enumerar las tablas y las columnas en un origen de datos de   Excel y los campos disponibles de información sobre cada una de ellas. Este   ejemplo muestra los resultados en un cuadro de lista, List1, en el mismo   formulario.

 Dim cn As ADODB.Connection Dim   rsT As ADODB.Recordset Dim intTblCnt As Integer, intTblFlds As Integer Dim   strTbl As String Dim rsC As ADODB.Recordset Dim intColCnt As Integer,   intColFlds As Integer Dim strCol As String Dim t As Integer, c As Integer, f   As Integer Set cn = New ADODB.Connection With cn   .Provider = «Microsoft.Jet.OLEDB.4.0»    .ConnectionString = «Data   Source=» & App.Path & _ «\ExcelSrc.xls;Extended   Properties=Excel 8.0;»      ‘.Provider   = «MSDASQL»             ‘.ConnectionString   = «Driver={Microsoft Excel Driver (*.xls)};» & _   «DBQ=» & App.Path & «\ExcelSrc.xls; » .CursorLocation = adUseClient         .Open End With Set rsT =   cn.OpenSchema(adSchemaTables) intTblCnt = rsT.RecordCount intTblFlds =   rsT.Fields.Count List1.AddItem «Tables:       »   & intTblCnt List1.AddItem «——————–» For t = 1 To   intTblCnt         strTbl =   rsT.Fields(«TABLE_NAME»).Value List1.AddItem   vbTab & «Table #» & t & «:      » & strTbl         List1.AddItem   vbTab & «——————–»             For   f = 0 To intTblFlds – 1                  List1.AddItem   vbTab & rsT.Fields(f).Name & _ vbTab & rsT.Fields(f).Value        Next    List1.AddItem   «——————–»        Set   rsC = cn.OpenSchema(adSchemaColumns, Array(Empty, Empty, strTbl, Empty))             intColCnt = rsC.RecordCount           intColFlds = rsC.Fields.Count            For c = 1 To intColCnt                     strCol =   rsC.Fields(«COLUMN_NAME»).Value                    List1.AddItem vbTab & vbTab   & «Column #» & c & «: » & strCol                 List1.AddItem   vbTab & vbTab & «——————–»              For f = 0 To intColFlds – 1                          List1.AddItem vbTab   & vbTab & rsC.Fields(f).Name & _ vbTab & rsC.Fields(f).Value              Next                List1.AddItem vbTab & vbTab &   «——————–»                         rsC.MoveNext                         Next                rsC.Close                         List1.AddItem   «——————–»                    rsT.MoveNext   Next rsT.Close cn.Close                                       

Uso   de la ventana Vista de datos

// Si crea un vínculo de datos a un origen de datos de Excel en la   ventana Vista de datos de Visual Basic, esta ventana muestra la misma   información que puede recuperar mediante programación de la forma descrita   anteriormente. En concreto, observe que el proveedor Jet enumera las hojas de   cálculo y los rangos con nombre debajo de «Tablas», donde el   proveedor ODBC sólo muestra rangos con nombre. Si está utilizando el   proveedor ODBC y no ha definido rangos con nombre, la lista   «Tablas» quedará vacía.

Limitaciones   de Excel

// El uso de Excel como origen de datos está constreñido por las   limitaciones internas de los libros y las hojas de cálculo de Excel. Algunas   de estas limitaciones son las siguientes:

Tamaño   de la hoja de cálculo: 65.536 filas por 256 columnas

Contenido   en una celda (texto): 32.767 caracteres

Hojas   de un libro: cantidad limitada por la memoria disponible

Nombres   de un libro: cantidad limitada por la memoria disponible

           Referencias

// Para obtener información adicional sobre cómo se utiliza ADO.NET   para recuperar y modificar registros en un libro de Excel con Visual Basic   .NET, haga clic en el número de artículo siguiente para verlo en Microsoft   Knowledge Base:

316934

(http://support.microsoft.com/kb/316934/   )

Cómo   utilizar ADO.NET para recuperar y modificar registros en un libro de Excel   con Visual Basic .NET

Para   obtener información adicional, haga clic en los números de artículo   siguientes para verlos en Microsoft Knowledge Base:

295646

(http://support.microsoft.com/kb/295646/   )

Cómo   transferir datos desde un origen de datos ADO a Excel con ADO

246335

(http://support.microsoft.com/kb/246335/   )

Cómo   transferir datos desde un conjunto de registros ADO a Excel con   Automatización

247412

(http://support.microsoft.com/kb/247412/   )

INFO:   Métodos para transferir datos a Excel desde Visual Basic

278973

(http://support.microsoft.com/kb/278973/   )

EJEMPLO:   ExcelADO muestra cómo usar ADO para leer y escribir datos en libros de Excel

318373

Cómo   recuperar metadatos de Excel utilizando el método GetOleDbSchemaTable en   Visual Basic .NET

Para   obtener más información al respecto, consulte el siguiente curso de Microsoft   Training & Certification:

Microsoft Corporation 1301 Mastering Office 2000 Solution Development

(http://www.microsoft.com/spain/formacion/default.mspx)  

    // Id. de artículo: 257819 – Última revisión: viernes, 17 de febrero de   2006 – Versión: 4.3

La   información de este artículo se refiere a:

Microsoft Excel 2000 Standard Edition

Microsoft Visual Basic 6.0 Edición de aprendizaje

Microsoft Visual Basic 6.0 Professional Edition

Microsoft Visual Basic 6.0 Edición empresarial

Service Pack 3 de Microsoft Visual Basic 6.0   Enterprise Edition

Microsoft Visual Basic for Applications 6.0

Microsoft ActiveX Data Objects 2.1

Microsoft ActiveX Data Objects 2.1 Service Pack 1

Microsoft ActiveX Data Objects 2.1 Service Pack 2

Microsoft ActiveX Data Objects 2.5

Microsoft Data Access Components 2.1

Microsoft Data Access Components 2.1 Service Pack 1

Microsoft Data Access Components 2.1 Service Pack 2

Microsoft Data Access Components 2.5

Microsoft Excel 2002 Standard Edition

Microsoft Excel 97 Standard Edition

Microsoft Excel 95 Standard Edition

   Palabras     clave:       kbhowto     kbiisam KB257819   

http://support.microsoft.com/kb/318373

   

                      

   

   

                      

   

   

                      

   

 

 

 

   

                     

   

   

                      

   

 

 

   

                     

   

   

                     

   

   

                      

   

   

                      

   

   

                      

   

 

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MS EXCEL 2010 – Usar la cinta de opciones en lugar de las barras de herramientas y los menús


 

Al iniciar por primera vez algunos de los programas de 2007 Microsoft Office System, es posible que se sorprenda con lo que ve. Los menús y las barras de herramientas de algunos programas se han reemplazado por la cinta de opciones, que forma parte de la Interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent. 

La cinta de opciones como aparece en Microsoft Office Word 2007

La cinta de opciones se ha diseñado para ayudarle a encontrar rápidamente los comandos necesarios para completar una tarea. Los comandos se organizan en grupos lógicos, que se reúnen en fichas. Cada ficha está relacionada con un tipo de actividad (como escribir o diseñar una página). Para reducir la aglomeración en pantalla, algunas fichas sólo se muestran cuando son necesarias. Por ejemplo, la ficha Herramientas de imagen solo se muestra cuando se selecciona una imagen.

En este artículo



Programas que usan la cinta de opciones

La cinta de opciones se presenta en los siguientes programas de 2007 Microsoft Office System:

  • Office Access 2007
  • Office Excel 2007
  • Office PowerPoint 2007
  • Office Word 2007
  • Office Outlook 2007 (en los elementos abiertos, como Correo, Contactos y Citas)

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Más información acerca del uso de la cinta de opciones

Haga clic en cualquiera de los siguientes elementos para obtener vínculos a temas, cursos y demostraciones que pueden ayudarlo a ponerse al día con la cinta de opciones.

 Versión de Office 2007

 Microsoft Office Access 2007

 Microsoft Office Excel 2007

 Microsoft Office Outlook 2007

 Microsoft Office PowerPoint 2007

 Microsoft Office Word 2007

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Minimizar la cinta de opciones

La cinta de opciones se ha diseñado para ayudarle a encontrar rápidamente los comandos necesarios para completar una tarea. Los comandos están organizados en grupos lógicos reunidos en fichas. Cada ficha está relacionada con un tipo de actividad (como escribir o diseñar una página). Para reducir la aglomeración en pantalla, algunas fichas sólo se muestran cuando son necesarias.

No hay forma de eliminar la cinta de opciones ni de reemplazarla por las barras de herramientas y los menús de las versiones anteriores de Microsoft Office. No obstante, puede minimizar la cinta de opciones para que el área de trabajo sea mayor en la pantalla.

Mantener siempre la cinta de opciones minimizada

  1. Haga clic en Personalizar barra de herramientas de acceso rápido .
  2. En la lista, haga clic en Minimizar la cinta de opciones.
  3. Para usar la cinta de opciones aunque esté minimizada, haga clic en la pestaña que desee utilizar y, a continuación, en la opción o el comando deseados.
     Por ejemplo, con la cinta de opciones minimizada, puede seleccionar texto en el documento de Microsoft Office Word, hacer clic en la pestaña Inicio y, a continuación, en el grupo Fuente, hacer clic en el tamaño de texto que desee. Después, la cinta de opciones se vuelve a minimizar.

Mantener la cinta de opciones minimizada durante poco tiempo

  • Para minimizar rápidamente la cinta de opciones, haga doble clic en el nombre de la pestaña activa. Vuelva a hacer doble clic en una pestaña para restaurar la cinta de opciones.

Método abreviado de teclado Para minimizar o restaurar la cinta de opciones, presione CTRL+F1.

Restaurar la cinta de opciones

  1. Haga clic en Personalizar barra de herramientas de acceso rápido .
  2. En la lista, haga clic en Minimizar la cinta de opciones.

Método abreviado de teclado Para minimizar o restaurar la cinta de opciones, presione CTRL+F1.

Sugerencia Puede seguir usando los métodos abreviados de teclado mientas la cinta de opciones esté minimizada. Para obtener más información sobre los métodos abreviados de teclado, vea Usar el teclado para trabajar con los programas de la cinta de opciones.

Corresponde a:

Access 2007, Excel 2007, Outlook 2007, PowerPoint 2007, Word 2007

Vea también:

» Obtener el complemento Comandos de búsqueda (Office Labs)

Demostración: Descripción general

Demostración: Descripción general

Demostración: Descripción general

Demostración: Descripción general

Office Casual: Procedimientos para trabajar con la cinta de opciones

Usar el teclado para trabajar con los programas de la cinta de opciones

© 2012 Microsoft Corporation. Reservados todos los derechos.

Sencilla herramienta de contabilidad para Pymes en Excel


 ContaPIVOT es una sencilla utilidad de contabilidad orientada a la pequeña y mediana empresa, que funciona integrada como una hoja de cálculo dentro de Microsoft Excel.

Es por ello que se recomienda tener un conocimiento medio del manejo de Excel, pero de todas maneras el programa cuenta con detalladas instrucciones y notas de ayuda.

Con ContaPIVOT podrás realizar asientos automáticos de facturas recibidas y emitidas, calcular el IVA, obtener extractos y balances e incluso controlar el Libro del IVA.

Permite además exportar todos estos datos a Microsoft Access como tablas, sacando provecho de esta manera del motor de informes de Access y del lenguaje de consultas estructuradas de bases de datos (SQL) de Microsoft.

Equipo de Softonic

http://contapivot.softonic.com/

MS ACCESS: Conceptos básicos del diseño de una base de datos


 

Una base de datos correctamente diseñada permite obtener acceso a información exacta y actualizada. Puesto que un diseño correcto es esencial para lograr los objetivos fijados para la base de datos, parece lógico emplear el tiempo que sea necesario en aprender los principios de un buen diseño ya que, en ese caso, es mucho más probable que la base de datos termine adaptándose a sus necesidades y pueda modificarse fácilmente.

En este artículo se proporcionan instrucciones para preparar una base de datos. Aprenderá a decidir qué información necesita, a dividir la información en las tablas y columnas adecuadas y a relacionar las tablas entre sí. Debe leer este artículo antes de crear la primera base de datos.

En este artículo



Algunos términos sobre bases de datos que debe conocer

Microsoft Office Access 2007 organiza la información en tablas, que son listas y columnas similares a las de los libros contables o a las de las hojas de cálculo de Microsoft Office Excel 2007. Una base de datos simple puede que sólo contenga una tabla, pero la mayoría de las bases de datos necesitan varias tablas. Por ejemplo, podría tener una tabla con información sobre productos, otra con información sobre pedidos y una tercera con información sobre clientes.

Cada fila recibe también el nombre de registro y cada columna se denomina también campo. Un registro es una forma lógica y coherente de combinar información sobre alguna cosa. Un campo es un elemento único de información: un tipo de elemento que aparece en cada registro. En la tabla Products (Productos), por ejemplo, cada fila o registro contendría información sobre un producto, y cada columna contendría algún dato sobre ese producto, como su nombre o el precio.

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¿Qué es un buen diseño de base de datos?

El proceso de diseño de una base de datos se guía por algunos principios. El primero de ellos es que se debe evitar la información duplicada o, lo que es lo mismo, los datos redundantes, porque malgastan el espacio y aumentan la probabilidad de que se produzcan errores e incoherencias. El segundo principio es que es importante que la información sea correcta y completa. Si la base de datos contiene información incorrecta, los informes que recogen información de la base de datos contendrán también información incorrecta y, por tanto, las decisiones que tome a partir de esos informes estarán mal fundamentadas.

Un buen diseño de base de datos es, por tanto, aquél que:

  • Divide la información en tablas basadas en temas para reducir los datos redundantes.
  • Proporciona a Access la información necesaria para reunir la información de las tablas cuando así se precise.
  • Ayuda a garantizar la exactitud e integridad de la información.
  • Satisface las necesidades de procesamiento de los datos y de generación de informes.

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El proceso de diseño

El proceso de diseño consta de los pasos siguientes:

  • Determinar la finalidad de la base de datos

Esto le ayudará a estar preparado para los demás pasos.

  • Buscar y organizar la información necesaria

Reúna todos los tipos de información que desee registrar en la base de datos, como los nombres de productos o los números de pedidos.

  • Dividir la información en tablas

Divida los elementos de información en entidades o temas principales, como Productos o Pedidos. Cada tema pasará a ser una tabla.

  • Convertir los elementos de información en columnas

Decida qué información desea almacenar en cada tabla. Cada elemento se convertirá en un campo y se mostrará como una columna en la tabla. Por ejemplo, una tabla Empleados podría incluir campos como Apellido y Fecha de contratación.

  • Especificar claves principales

Elija la clave principal de cada tabla. La clave principal es una columna que se utiliza para identificar inequívocamente cada fila, como Id. de producto o Id. de pedido.

  • Definir relaciones entre las tablas

Examine cada tabla y decida cómo se relacionan los datos de una tabla con las demás tablas. Agregue campos a las tablas o cree nuevas tablas para clarificar las relaciones según sea necesario.

  • Ajustar el diseño

Analice el diseño para detectar errores. Cree las tablas y agregue algunos registros con datos de ejemplo. Compruebe si puede obtener los resultados previstos de las tablas. Realice los ajustes necesarios en el diseño.

  • Aplicar las reglas de normalización

Aplique reglas de normalización de los datos para comprobar si las tablas están estructuradas correctamente. Realice los ajustes necesarios en las tablas.

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Determinar la finalidad de la base de datos

Es conveniente plasmar en papel el propósito de la base de datos: cómo piensa utilizarla y quién va a utilizarla. Para una pequeña base de datos de un negocio particular, por ejemplo, podría escribir algo tan simple como «La base de datos de clientes contiene una lista de información de los clientes para el envío masivo de correo y la generación de informes». Si la base de datos es más compleja o la utilizan muchas personas, como ocurre normalmente en un entorno corporativo, la finalidad podría definirse fácilmente en uno o varios párrafos y debería incluir cuándo y cómo va a utilizar cada persona la base de datos. La idea es desarrollar una declaración de intenciones bien definida que sirva de referencia durante todo el proceso de diseño. Esta declaración de intenciones le permitirá centrarse en los objetivos a la hora de tomar decisiones.

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Buscar y organizar la información necesaria

Para buscar y organizar la información necesaria, empiece con la información existente. Por ejemplo, si registra los pedidos de compra en un libro contable o guarda la información de los clientes en formularios en papel en un archivador, puede reunir esos documentos y enumerar cada tipo de información que contienen (por ejemplo, cada casilla de un formulario). Si no dispone de formularios, imagine que tiene que diseñar uno para registrar la información de los clientes. ¿Qué información incluiría en el formulario? ¿Qué casillas crearía? Identifique cada uno de estos elementos y cree un listado. Suponga, por ejemplo, que guarda la lista de clientes en fichas. Cada ficha podría contener un nombre de cliente, su dirección, ciudad, provincia, código postal y número de teléfono. Cada uno de estos elementos representa una columna posible de una tabla.

Cuando prepare esta lista, no se preocupe si no es perfecta al principio. Simplemente, enumere cada elemento que se le ocurra. Si alguien más va a utilizar la base de datos, pídale también su opinión. Más tarde podrá ajustar la lista.

A continuación, considere los tipos de informes o la correspondencia que desea producir con la base de datos. Por ejemplo, tal vez desee crear un informe de ventas de productos que contenga las ventas por región, o un informe de resumen de inventario con los niveles de inventario de los productos. Es posible que también desee generar cartas modelo para enviárselas a los clientes con un anuncio de una actividad de ventas o una oferta. Diseñe el informe en su imaginación y piense cómo le gustaría que fuera. ¿Qué información incluiría en el informe? Cree un listado de cada elemento. Haga lo mismo para la carta modelo y para cualquier otro informe que tenga pensado crear.

Detenerse a pensar en los informes y en la correspondencia que desea crear le ayudará a identificar los elementos que necesita incluir en la base de datos. Suponga, por ejemplo, que ofrece a sus clientes la oportunidad de inscribirse o borrarse de las actualizaciones periódicas de correo electrónico y desea imprimir un listado de los que han decidido inscribirse. Para registrar esa información, agrega una columna «Enviar correo electrónico» a la tabla de clientes. Para cada cliente, puede definir el campo en Sí o No.

La necesidad de enviar mensajes de correo electrónico a los clientes implica la inclusión de otro elemento. Cuando sepa que un cliente desea recibir mensajes de correo electrónico, tendrá que conocer también la dirección de correo electrónico a la que éstos deben enviarse. Por tanto, tendrá que registrar una dirección de correo electrónico para cada cliente.

Parece lógico crear un prototipo de cada informe o listado de salida y considerar qué elementos necesita para crear el informe. Por ejemplo, cuando examine una carta modelo, puede que se le ocurran algunas ideas. Si desea incluir un saludo (por ejemplo, las abreviaturas «Sr.» o «Sra.» con las que comienza un saludo), tendrá que crear un elemento de saludo. Además, tal vez desee comenzar las cartas con el saludo «Estimado Sr. García», en lugar de «Estimado Sr. Miguel Ángel García». Esto implicaría almacenar el apellido independientemente del nombre.

Un punto clave que hay que recordar es que debe descomponer cada pieza de información en sus partes lógicas más pequeñas. En el caso de un nombre, para poder utilizar el apellido, dividirá el nombre en dos partes: el nombre y el apellido. Para ordenar un informe por nombre, por ejemplo, sería útil que el apellido de los clientes estuviera almacenado de forma independiente. En general, si desea ordenar, buscar, calcular o generar informes a partir de un elemento de información, debe incluir ese elemento en su propio campo.

Piense en las preguntas que le gustaría que la base de datos contestara. Por ejemplo, ¿cuántas ventas de un determinado producto se cerraron el pasado mes? ¿Dónde viven sus mejores clientes? ¿Quién es el proveedor del producto mejor vendido? Prever esas preguntas le ayudará a determinar los elementos adicionales que necesita registrar.

Una vez reunida esta información, ya puede continuar con el paso siguiente.

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Dividir la información en tablas

Para dividir la información en tablas, elija las entidades o los temas principales. Por ejemplo, después de buscar y organizar la información de una base de datos de ventas de productos, la lista preliminar podría ser similar a la siguiente:

Las entidades principales mostradas aquí son los productos, los proveedores, los clientes y los pedidos. Por tanto, parece lógico empezar con estas cuatro tablas: una para los datos sobre los productos, otra para los datos sobre los proveedores, otra para los datos sobre los clientes y otra para los datos sobre los pedidos. Aunque esto no complete la lista, es un buen punto de partida. Puede seguir ajustando la lista hasta obtener un diseño correcto.

Cuando examine por primera vez la lista preliminar de elementos, podría estar tentado a incluirlos todos ellos en una sola tabla en lugar de en las cuatro tablas mostradas en la ilustración anterior. A continuación le explicaremos por qué eso no es una buena idea. Considere por un momento la tabla que se muestra a continuación:

En este caso, cada fila contiene información sobre el producto y su proveedor. Como hay muchos productos del mismo proveedor, la información del nombre y la dirección del proveedor debe repetirse muchas veces, con lo que se malgasta el espacio en disco. Registrar la información del proveedor una sola vez en una tabla Proveedores distinta y luego vincular esa tabla a la tabla Productos es una solución mucho mejor.

Otro problema de este diseño surge cuando es necesario modificar la información del proveedor. Suponga, por ejemplo, que necesita cambiar la dirección de un proveedor. Como ésta aparece en muchos lugares, podría sin querer cambiar la dirección en un lugar y olvidarse de cambiarla en los demás lugares. Ese problema se resuelve registrando la información del proveedor en un único lugar.

Cuando diseñe la base de datos, intente registrar siempre cada dato una sola vez. Si descubre que está repitiendo la misma información en varios lugares, como la dirección de un determinado proveedor, coloque esa información en una tabla distinta.

Por último, suponga que el proveedor Bodega Sol sólo suministra un producto y desea eliminar ese producto pero conservar el nombre del proveedor y la información de dirección. ¿Cómo eliminaría el producto sin perder la información del proveedor? No puede. Como cada registro contiene datos sobre un producto, además de datos sobre un proveedor, no puede eliminar unos sin eliminar los otros. Para mantener estos datos separados, debe dividir la tabla en dos: una tabla para la información sobre los productos y otra tabla para la información sobre los proveedores. Al eliminar un registro de producto sólo se eliminarían los datos del producto y no los datos del proveedor.

Una vez seleccionado el tema representado por una tabla, las columnas de esa tabla deben almacenar datos únicamente sobre ese tema. Por ejemplo, la tabla de productos sólo debe contener datos de productos. Como la dirección del proveedor es un dato del proveedor, pertenece a la tabla de proveedores.

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Convertir los elementos de información en columnas

Para determinar las columnas de una tabla, decida qué información necesita registrar sobre el tema representado por la tabla. Por ejemplo, para la tabla Clientes, una buena lista de columnas iniciales sería Nombre, Dirección, Ciudad-Provincia-Código postal, Enviar correo electrónico, Saludo y Correo electrónico. Cada registro de la tabla contiene el mismo número de columnas, por lo que puede almacenar información sobre el nombre, dirección, ciudad-provincia-código postal, envío de correo electrónico, saludo y dirección de correo electrónico para cada registro. Por ejemplo, la columna de dirección podría contener las direcciones de los clientes. Cada registro contendrá datos sobre un cliente y el campo de dirección, la dirección de ese cliente.

Cuando haya determinado el conjunto inicial de columnas para cada tabla, puede ajustar con mayor precisión las columnas. Por ejemplo, tiene sentido almacenar los nombres de los clientes en dos columnas distintas (el nombre y el apellido) para poder ordenar, buscar e indizar por esas columnas. De igual forma, la dirección consta en realidad de cinco componentes distintos: dirección, ciudad, provincia, código postal y país o región, y parece lógico también almacenarlos en columnas distintas. Si desea realizar, por ejemplo, una búsqueda o una operación de ordenación o filtrado por provincia, necesita que la información de provincia esté almacenada en una columna distinta.

Debe considerar también si la base de datos va a contener información sólo de procedencia nacional o internacional. Por ejemplo, si piensa almacenar direcciones internacionales, es preferible tener una columna Región en lugar de Provincia, ya que esa columna puede incluir provincias del propio país y regiones de otros países o regiones. De igual forma, es más lógico incluir una columna Región en lugar de Comunidad Autónoma si va a almacenar direcciones internacionales.

En la lista siguiente se incluyen algunas sugerencias para determinar las columnas de la base de datos.

  • No incluya datos calculados

En la mayoría de los casos, no debe almacenar el resultado de los cálculos en las tablas. En lugar de ello, puede dejar que Access realice los cálculos cuando desee ver el resultado. Suponga, por ejemplo, que tiene un informe Productos bajo pedido que contiene el subtotal de unidades de un pedido para cada categoría de producto de la base de datos. Sin embargo, no hay ninguna tabla que contenga una columna de subtotal Unidades en pedido. La tabla Productos contiene una columna Unidades en pedido que almacena las unidades incluidas en un pedido de cada producto. Con esos datos, Access calcula el subtotal cada vez que se imprime el informe, pero el subtotal propiamente dicho no debe almacenarse en una tabla.

  • Almacene la información en sus partes lógicas más pequeñas

Puede ceder a la tentación de habilitar un único campo para los nombres completos o para los nombres de productos junto con sus descripciones. Si combina varios tipos de información en un campo, será difícil recuperar datos individuales más adelante. Intente dividir la información en partes lógicas. Por ejemplo, cree campos distintos para el nombre y el apellido, o para el nombre del producto, la categoría y la descripción.

Una vez ajustadas las columnas de datos de cada tabla, ya puede seleccionar la clave principal de cada tabla.

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Especificar claves principales

Cada tabla debe incluir una columna o conjunto de columnas que identifiquen inequívocamente cada fila almacenada en la tabla. Ésta suele ser un número de identificación exclusivo, como un número de identificador de empleado o un número de serie. En la terminología de bases de datos, esta información recibe el nombre de clave principal de la tabla. Access utiliza los campos de clave principal para asociar rápidamente datos de varias tablas y reunir automáticamente esos datos.

Si ya tiene un identificador exclusivo para una tabla, como un número de producto que identifica inequívocamente cada producto del catálogo, puede utilizar ese identificador como clave principal de la tabla, pero sólo si los valores de esa columna son siempre diferentes para cada registro. No puede tener valores duplicados en una clave principal. Por ejemplo, no utilice los nombres de las personas como clave principal, ya que los nombres no son exclusivos. Es muy fácil que dos personas tengan el mismo nombre en la misma tabla.

Una clave principal siempre debe tener un valor. Si el valor de una columna puede quedar sin asignar o vacío (porque no se conoce) en algún momento, no puede utilizarlo como componente de una clave principal.

Debe elegir siempre una clave principal cuyo valor no cambie. En una base de datos con varias tablas, la clave principal de una tabla se puede utilizar como referencia en las demás tablas. Si la clave principal cambia, el cambio debe aplicarse también a todos los lugares donde se haga referencia a la clave. Usar una clave principal que no cambie reduce la posibilidad de que se pierda su sincronización con las otras tablas en las que se hace referencia a ella.

A menudo, se utiliza como clave principal un número único arbitrario. Por ejemplo, puede asignar a cada pedido un número de pedido distinto. La única finalidad de este número de pedido es identificar el pedido. Una vez asignado, nunca cambia.

Si piensa que no hay ninguna columna o conjunto de columnas que pueda constituir una buena clave principal, considere la posibilidad de utilizar una columna que tenga el tipo de datos Autonumérico. Cuando se utiliza el tipo de datos Autonumérico, Access asigna automáticamente un valor. Este tipo de identificador no es «fáctico», es decir, no contiene información objetiva sobre la fila que representa. Los identificadores de este tipo son perfectos para usarlos como claves principales, ya que no cambian. Una clave principal que contiene datos sobre una fila, como un número de teléfono o el nombre de un cliente, es más probable que cambie, ya que la propia información «fáctica» podría cambiar.


Una columna establecida en el tipo de datos Autonumérico suele constituir una buena clave principal. No hay dos identificadores de producto iguales.


En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o más campos juntos como clave principal de una tabla. Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que contenga artículos de línea de pedidos tendría dos columnas en su clave principal: Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal está formada por más de una columna se denomina clave compuesta.

Para la base de datos de ventas de productos, puede crear una columna autonumérica para cada una de las tablas que funcione como clave principal: IdProducto para la tabla Productos, IdPedido para la tabla Pedidos, IdCliente para la tabla Clientes e IdProveedores para la tabla Proveedores.

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Crear relaciones entre las tablas

Ahora que ha dividido la información en tablas necesita un modo de reunir de nuevo la información de forma provechosa. Por ejemplo, el siguiente formulario incluye información de varias tablas.


La información de este formulario procede de la tabla Clientes…

…la tabla Empleados…

…la tabla Pedidos…

…la tabla Productos…

…y la tabla Detalles de pedidos.


Access es un sistema de administración de bases de datos relacionales. En una base de datos relacional, la información se divide en tablas distintas en función del tema. A continuación, se utilizan relaciones entre las tablas para reunir la información según se precise.

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Crear una relación de uno a varios

Considere este ejemplo: las tablas Proveedores y Productos de la base de datos de pedidos de productos. Un proveedor puede suministrar cualquier número de productos y, por consiguiente, para cada proveedor representado en la tabla Proveedores, puede haber muchos productos representados en la tabla Productos. La relación entre la tabla Proveedores y la tabla Productos es, por tanto, una relación de uno a varios.

Para representar una relación de uno a varios en el diseño de la base de datos, tome la clave principal del lado «uno» de la relación y agréguela como columna o columnas adicionales a la tabla en el lado «varios» de la relación. En este caso, por ejemplo, agregaría la columna Id. de proveedor de la tabla Proveedores a la tabla Productos. Access utilizaría entonces el número de identificador de proveedor de la tabla Productos para localizar el proveedor correcto de cada producto.

La columna Id. de proveedor de la tabla Productos se denomina clave externa. Una clave externa es la clave principal de otra tabla. La columna Id. de proveedor de la tabla Productos en una clave externa porque también es la clave principal en la tabla Proveedores.

El punto de partida para la unión de tablas relacionadas se proporciona estableciendo parejas de claves principales y claves externas. Si no está seguro de las tablas que deben compartir una columna común, al identificar una relación de uno a varios se asegurará de que las dos tablas implicadas requerirán una columna compartida.

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Crear una relación de varios a varios

Considere la relación entre la tabla Productos y la tabla Pedidos.

Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otro lado, un único producto puede aparecer en muchos pedidos. Por tanto, para cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios registros en la tabla Productos. Y para cada registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos. Este tipo de relación se denomina relación de varios a varios porque para un producto puede haber varios pedidos, y para un pedido puede haber varios productos. Tenga en cuenta que para detectar las relaciones de varios a varios entre las tablas, es importante que considere ambas partes de la relación.

Los temas de las dos tablas (pedidos y productos) tienen una relación de varios a varios. Esto presenta un problema. Para comprender el problema, imagine qué sucedería si intenta crear la relación entre las dos tablas agregando el campo Id. de producto a la tabla Pedidos. Para que haya más de un producto por pedido, necesita más de un registro en la tabla Pedidos para cada pedido y, en ese caso, tendría que repetir la información de pedido para cada fila relacionada con un único pedido, lo que daría lugar a un diseño ineficaz que podría producir datos inexactos. El mismo problema aparece si coloca el campo Id. de pedido en la tabla Productos: tendría varios registros en la tabla Productos para cada producto. ¿Cómo se soluciona este problema?

La solución a este problema consiste en crear una tercera tabla que descomponga la relación de varios a varios en dos relaciones de uno a varios. Insertaría la clave principal de cada una de las dos tablas en la tercera tabla y, por consiguiente, la tercera tabla registraría todas las apariciones o instancias de la relación.

Cada registro de la tabla Detalles de pedidos representa un artículo de línea de un pedido. La clave principal de la tabla Detalles de pedidos consta de dos campos: las claves externas de las tablas Pedidos y Productos. El campo Id. de pedido no se puede utilizar en solitario como clave principal, ya que un pedido puede tener varios artículos de línea. El identificador de pedido se repite para cada artículo de línea del pedido, por lo que el campo no contiene valores únicos. Tampoco serviría utilizar solamente el campo Id. de producto, porque un producto puede aparecer en varios pedidos. Pero los dos campos juntos producen un valor exclusivo para cada registro.

En la base de datos de ventas de productos, la tabla Pedidos y la tabla Productos no se relacionan directamente entre sí, sino indirectamente a través de la tabla Detalles de pedidos. La relación de varios a varios entre los pedidos y los productos se representa en la base de datos mediante dos relaciones de uno a varios:

  • La tabla Pedidos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relación de uno a varios. Cada pedido tiene varios artículos de línea, pero cada artículo está asociado a un único pedido.
  • La tabla Productos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relación de uno a varios. Cada producto puede tener varios artículos asociados, pero cada artículo de línea hace referencia únicamente a un producto.

Desde la tabla Detalles de pedidos puede determinar todos los productos de un determinado pedido, así como todos los pedidos de un determinado producto.

Después de incorporar la tabla Detalles de pedidos, la lista de tablas y campos sería similar a la siguiente:

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Crear una relación de uno a uno

Otro tipo de relación es la relación de uno a uno. Suponga, por ejemplo, que necesita registrar información complementaria sobre productos que apenas va a necesitar o que sólo se aplica a unos pocos productos. Como no necesita la información con frecuencia, y como almacenar la información en la tabla Productos crearía un espacio vacío para todos los productos que no necesitan esa información, la coloca en una tabla distinta. Al igual que en la tabla Productos, utiliza el identificador de producto como clave principal. La relación entre esta tabla complementaria y la tabla Productos es una relación de uno a uno. Para cada registro de la tabla Productos hay un único registro coincidente en la tabla complementaria. Cuando identifique esta relación, ambas tablas deben compartir un campo común.

Cuando necesite crear una relación de uno a uno en la base de datos, considere si puede incluir la información de las dos tablas en una tabla. Si no desea hacer eso por algún motivo (quizás porque se crearía una gran cantidad de espacio vacío), puede representar esa relación en su diseño guiándose por las pautas siguientes:

  • Si las dos tablas tienen el mismo tema, probablemente podrá definir la relación utilizando la misma clave principal en ambas tablas.
  • Si las dos tablas tienen temas diferentes con claves principales distintas, elija una de las tablas (cualquiera de ellas) e inserte su clave principal en la otra tabla como clave externa.

Determinar las relaciones entre las tablas le ayudará a asegurarse de que tiene las tablas y columnas correctas. Cuando existe una relación de uno a uno o de uno a varios, las tablas implicadas deben compartir una o varias columnas comunes. Cuando la relación es de varios a varios, se necesita una tercera tabla para representar la relación.

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Ajustar el diseño

Cuando tenga las tablas, los campos y las relaciones necesarias, debe crear y rellenar las tablas con datos de ejemplo y probar que funcionan con la información: creando consultas, agregando nuevos registros, etc. Esto le permitirá encontrar posibles problemas, como la necesidad de agregar una columna que olvidó insertar durante la fase de diseño, o dividir una tabla en dos tablas para eliminar datos duplicados.

Compruebe si puede usar la base de datos para obtener las respuestas que desea. Cree formularios e informes provisionales y compruebe si muestran los datos según lo previsto. Compruebe si existen datos duplicados innecesarios y, si encuentra alguno, modifique el diseño para eliminar la duplicación.

Cuando pruebe la base de datos inicial, probablemente se dará cuenta de que se puede mejorar. Éstas son algunas comprobaciones que puede hacer:

  • ¿Olvidó incluir alguna columna? Y, en ese caso, ¿pertenece la información a alguna de las tablas existentes? Si se trata de información sobre otro tema, tal vez necesite crear otra tabla. Cree una columna para cada elemento de información que desee registrar. Si la información no se puede calcular a partir de otras columnas, es probable que necesite una nueva columna para esa información.
  • ¿Hay alguna columna innecesaria porque se puede calcular con los campos existentes? Si un elemento de información se puede calcular a partir de otras columnas existentes (como un descuento calculado a partir del precio de venta al público), normalmente es preferible que se calcule en lugar de crear una nueva columna.
  • ¿Ha proporcionada información duplicada en alguna de las tablas? Si es así, probablemente tendrá que dividir la tabla en dos tablas que tengan una relación de uno a varios.
  • ¿Tiene tablas con muchos campos, un número limitado de registros y muchos campos vacíos en cada registro? En ese caso, considere la posibilidad de volver a diseñar la tabla de forma que tenga menos campos y más registros.
  • ¿Ha dividido cada elemento de información en sus partes lógicas más pequeñas? Si necesita generar informes, ordenar, buscar o calcular a partir de un elemento de información, incluya ese elemento en su propia columna.
  • ¿Contiene cada columna datos sobre el tema de la tabla? Si una columna no contiene información sobre el tema de la tabla, pertenece a una tabla distinta.
  • ¿Están representadas todas las relaciones entres las tablas mediante campos comunes o mediante una tercera tabla? Las relaciones de uno a uno y de uno a varios requieren columnas comunes. Las relaciones de varios a varios requieren una tercera tabla.

Ajustar la tabla Productos

Suponga que cada producto de la base de datos de ventas de productos pertenece a una categoría general, como bebidas, condimentos o marisco. La tabla Productos podría incluir un campo que mostrara la categoría de cada producto.

Suponga que después de examinar y ajustar el diseño de la base de datos, decide almacenar una descripción de la categoría junto con su nombre. Si agrega un campo Descripción de categoría a la tabla Productos, tendría que repetir la descripción de cada categoría para cada producto perteneciente a dicha categoría, lo cual no es una buena solución.

Una solución mejor es convertir las categorías en un nuevo tema de la base de datos, con su propia tabla y su propia clave principal. A continuación, puede agregar la clave principal de la tabla Categorías a la tabla Productos como clave externa.

Las tablas Categorías y Productos tienen una relación de uno a varios: una categoría puede incluir varios productos, pero un producto pertenece únicamente a una categoría.

Cuando examine las estructuras de las tablas, compruebe si existen grupos extensibles. Por ejemplo, considere una tabla con las siguientes columnas:

  • Id. de producto
  • Nombre
  • Id1 de producto
  • Nombre1
  • Id2 de producto
  • Nombre2
  • Id3 de producto
  • Nombre3

Aquí, cada producto es un grupo extensible de columnas que se diferencia de los demás solamente por el número agregado al final del nombre de columna. Si tiene columnas numeradas de esta forma, debe revisar el diseño.

Un diseño como éste tiene varios defectos. Para empezar, obliga a crear un límite máximo de número de productos. En cuanto supere ese límite, deberá agregar un nuevo grupo de columnas a la estructura de la tabla, lo que supone una tarea administrativa importante.

Otro problema es que se malgastará el espacio en aquellos proveedores que tengan menos que el número máximo de productos, ya que las columnas adicionales quedarán en blanco. El defecto más grave de este diseño es que muchas tareas son difíciles de realizar, como ordenar o indizar la tabla por identificador de producto o nombre.

Siempre que aparezcan grupos extensibles, revise atentamente el diseño con vistas a dividir la tabla en dos. En el ejemplo anterior, sería conveniente usar dos tablas, una para proveedores y otra para productos, vinculadas por el identificador de proveedor.

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Aplicar las reglas de normalización

En el siguiente paso del diseño, puede aplicar las reglas de normalización de datos (denominadas a veces simplemente reglas de normalización). Estas reglas sirven para comprobar si las tablas están estructuradas correctamente. El proceso de aplicar las reglas al diseño de la base de datos se denomina normalizar la base de datos o, simplemente, normalización.

La normalización es más útil una vez representados todos los elementos de información y después de haber definido un diseño preliminar. La idea es asegurarse de que se han dividido los elementos de información en las tablas adecuadas. Lo que la normalización no puede hacer es garantizar que se dispone de los elementos de datos correctos para empezar a trabajar.

Las reglas se aplican consecutivamente en cada paso para garantizar que el diseño adopta lo que se conoce como «forma normal». Hay cinco formas normales ampliamente aceptadas: de la primera forma normal a la quinta forma normal. En este artículo se abordan las tres primeras, porque todas ellas son necesarias para la mayoría de los diseños de base de datos.

Primera forma normal

La primera forma normal establece que en cada intersección de fila y columna de la tabla existe un valor y nunca una lista de valores. Por ejemplo, no puede haber un campo denominado Precio en el que se incluya más de un precio. Si considera cada intersección de filas y columnas como una celda, cada celda sólo puede contener un valor.

Segunda forma normal

La segunda forma normal exige que cada columna que no sea clave dependa por completo de toda la clave principal y no sólo de parte de la clave. Esta regla se aplica cuando existe una clave principal formada por varias columnas. Suponga, por ejemplo, que existe una tabla con las siguientes columnas, de las cuales Id. de pedido e Id. de producto forman la clave principal:

  • Id. de pedido (clave principal)
  • Id. de producto (clave principal)
  • Nombre de producto

Este diseño infringe los requisitos de la segunda forma normal, porque Nombre de producto depende de Id. de producto, pero no de Id. de pedido, por lo que no depende de toda la clave principal. Debe quitar Nombre de producto de la tabla, ya que pertenece a una tabla diferente (a la tabla Productos).

Tercera forma normal

La tercera forma normal exige no sólo que cada columna que no sea clave dependa de toda la clave principal, sino también que las columnas que no sean clave sean independientes unas de otras.

O dicho de otra forma: cada columna que no sea clave debe depender de la clave principal y nada más que de la clave principal. Por ejemplo, considere una tabla con las siguientes columnas:

  • IdProducto (clave principal)
  • Nombre
  • PVP
  • Descuento

Suponga que la columna Descuento depende del precio de venta al público (PVP) sugerido. Esta tabla infringe los requisitos de la tercera forma normal porque una columna que no es clave, la columna Descuento, depende de otra columna que no es clave, la columna PVP. La independencia de las columnas implica que debe poder cambiar cualquier columna que no sea clave sin que ninguna otra columna resulte afectada. Si cambia un valor en el campo PVP, la columna Descuento cambiaría en consecuencia e infringiría esa regla. En este caso, la columna Descuento debe moverse a otra tabla cuya clave sea PVP.

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Para obtener más información

Para obtener más información sobre los principios básicos de diseño de una tabla, vea el artículo Crear tablas en una base de datos.

Para obtener información adicional sobre el diseño de la base de datos, vea los libros siguientes:

  • Hernandez, Michael J. Database Design for Mere Mortals: A Hands-On Guide to Relational Database Design, Second Edition. Addison-Wesley Professional. 2003.
  • Fleming, Candace C. von Halle, Barbara. Handbook of Relational Database Design. Addison-Wesley Professional. 1989.
  • Riordan, Rebecca M. Designing Effective Database Systems. Addison-Wesley Professional. 2005.

 

Corresponde a:

Access 2007

Vea también:

Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal

Crear tablas en una base de datos

Demostración: Configurar la relación entre dos tablas

Demostración: Seleccionar la vista Formulario adecuada

Guía de relaciones de tablas

Información sobre la estructura de una base de datos de Access

Insertar, agregar o crear un nuevo campo en una tabla

Final del formulario

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¡ No lean ésto la bestias, por favor !. Gracias, es demasiado elemental.


Novedades de Excel 2010

En este artículo se describen las características nuevas y mejoradas de Microsoft Excel 2010.

En este artículo


Tener acceso a las herramientas correctas en el momento adecuado

Cinta de opciones mejorada

Vista Backstage de Microsoft Office

Herramientas de administración de libros

Nuevos modos de acceso a libros

Microsoft Excel Web App

Excel Mobile 2010 para Windows Phone 7

Realizar comparaciones rápidas y eficaces de listas de datos

Minigráficos

Tablas dinámicas mejoradas

Segmentación de datos

Formato condicional mejorado

Obtener análisis eficaces desde el escritorio

Complemento PowerPivot para Excel

Complemento Solver mejorado

Mejora en la precisión de las funciones

Capacidades de filtro mejoradas

Excel para versiones de 64 bits

Mejoras en el rendimiento

Crear libros con más impacto visual

Gráficos mejorados

Compatibilidad con ecuaciones

Más temas

Pegar con vista previa dinámica

Herramientas mejoradas de edición de imágenes

Nuevas maneras de colaborar en libros

Coautoría de libros

Servicios de Excel mejorados

Comprobador de accesibilidad

Herramientas de idioma mejoradas

Nuevos modos de ampliar libros

Características de programación mejoradas

Compatibilidad con sistemas de alto rendimiento


Tener acceso a las herramientas correctas en el momento adecuado

Las características nuevas y mejoradas pueden ayudarle a ser más productivo, pero solo si sabe encontrarlas cuando las necesita. Al igual que con los otros programas de Microsoft Office 2010, Excel 2010 incluye la interfaz de Microsoft Office Fluent, que consiste en un sistema visual personalizable de herramientas y comandos.

Cinta de opciones mejorada

Introducida en Excel 2007 por primera vez, la cinta de opciones permite al usuario encontrar fácilmente los comandos y las características que antes se incluían en complejos menús y barras de herramientas. Aunque en Excel 2007 era posible personalizar la barra de herramientas de acceso rápido, no era posible agregar fichas y grupos personalizados a la cinta de opciones. En Excel 2010, en cambio, se pueden crear fichas y grupos personalizados y cambiar el nombre o el orden de las fichas y grupos integrados.

Más información sobre cómo personalizar la cinta de opciones.

Vista Backstage de Microsoft Office

Haga clic en la pestaña Archivo para abrir la vista Backstage y crear nuevos archivos, abrir archivos existentes, guardar, enviar, proteger, ver una vista previa e imprimir archivos, establecer opciones para Excel, etc.

 

Obtener más información o ver un vídeo sobre la vista Backstage en Excel 2010.

Herramientas de administración de libros

Excel 2010 incluye herramientas que ayudan a administrar, proteger y compartir contenido.

Recuperar versiones anteriores Ahora es posible recuperar las versiones de los archivos que se cerraron sin guardar. Resulta útil cuando el usuario olvida guardar manualmente el archivo, cuando guarda cambios que no quería guardar o cuando desea volver a una versión anterior del libro. Más información sobre cómo recuperar archivos.

Vista protegida Excel 2010 incluye una Vista protegida, para que pueda tomar decisiones fundadas antes de exponer el equipo a posibles vulnerabilidades. Los documentos que proceden de un origen de Internet se abren en la Vista protegida de manera predeterminada. Cuando esto ocurre, se muestra una advertencia en la barra de mensajes, junto a la opción de habilitar la edición. Puede controlar con qué orígenes se activará la Vista protegida. También puede configurar qué tipos de archivo se abrirán en la Vista protegida, independientemente de su origen. Más información sobre la Vista protegida.

Documentos confiables La característica de documentos confiables está diseñada para hacer que sea más fácil abrir libros y otros documentos que contienen contenido activo, como conexiones de datos o macros. Ahora, después de confirmar que es seguro habilitar el contenido activo de un documento, no es necesario repetir esta operación. Excel 2010 recuerda en qué libros confía el usuario para que no se le pregunte cada vez que abra uno de ellos. Más información sobre documentos confiables.

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Nuevos modos de acceso a libros

Ahora puede tener acceso a los archivos y trabajar con ellos desde cualquier lugar, ya sea en el trabajo, en casa o de viaje.

Microsoft Excel Web App

Excel Web App amplía su experiencia de Excel al explorador web, donde puede trabajar con libros directamente en el sitio donde están almacenados. Excel Web App forma parte de Microsoft Office Web Apps y está disponible en Windows Live SkyDrive y en aquellas organizaciones que han configurado Office Web Apps en SharePoint de 2010.

Con Excel Web App, se puede hacer lo siguiente:

Ver un libro en el explorador Cuando haga clic en un libro para abrirlo en Excel Web App, se mostrará en el modo de vista. Puede ordenar y filtrar los datos del libro, expandir tablas dinámicas para ver las relaciones y tendencias en los datos, actualizar valores y ver diferentes hojas de cálculo.

Editar un libro en el explorador Con Excel Web App, lo único que necesita para tener acceso al libro es un explorador. Podrá trabajar con otros integrantes del equipo, independientemente de la versión de Excel que tengan. Cuando hace clic en un libro de Excel que está almacenado en un sitio de SharePoint o en SkyDrive, éste se abre directamente en el explorador. Los libros tienen el mismo aspecto en el explorador que en Excel, y pueden editarse en el explorador manteniendo la apariencia habitual de Excel. Cuando se editan en el explorador, se pueden cambiar los datos, escribir o editar fórmulas y aplicar un formato básico en la hoja de cálculo. También se puede trabajar simultáneamente con otros usuarios en el mismo libro.

Más información sobre Excel Web App.

Excel Mobile 2010 para Windows Phone 7

Si tiene Windows Phone 7, puede usar Microsoft Office Mobile 2010 para trabajar con sus archivos desde cualquier parte, ya sea en el trabajo, en casa o de viaje. Excel Mobile 2010 es parte de Office Mobile y ya se encuentra en su teléfono en el Office Hub, por lo que no necesita descargar ni instalar nada más para comenzar a usarlo.

 

Puede usar Excel Mobile para ver y editar libros almacenados en su teléfono, enviados como datos adjuntos de correo electrónico u hospedados en un sitio de SharePoint 2010 con SharePoint Workspace Mobile 2010. Cuando edita un libro con SharePoint Workspace Mobile, puede guardar los cambios en el sitio de SharePoint cuando esté conectado.

Puede crear, actualizar y recalcular instantáneamente las hojas de cálculo usando muchas de las herramientas que ya conoce y usa en la versión de escritorio de Excel:

Use la vista Esquema para alternar entre hojas de cálculo o gráficos en un libro.

Ordene, filtre y administre las hojas de cálculo.

Agregue o edite texto y números.

Agregue comentarios.

Más información sobre Office Mobile 2010 para Windows Phone 7.

Si tiene Windows Phone 7, obtenga ayuda detallada mediante su teléfono.

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Realizar comparaciones rápidas y eficaces de listas de datos

En Excel 2010, las nuevas características, como los minigráficos y la segmentación de datos, y las mejoras en las tablas dinámicas y otras características existentes permiten detectar patrones o tendencias en los datos.

Minigráficos

Se pueden usar minigráficos (gráficos muy pequeños que se ajustan dentro de una celda) para resumir visualmente las tendencias junto a los datos. Dado que los minigráficos muestran tendencias en un espacio reducido, son especialmente útiles para paneles u otros lugares donde necesite mostrar una instantánea de su empresa en un formato visual de fácil comprensión. En la siguiente imagen los minigráficos que aparecen en la columna Tendencia permiten mostrar de un vistazo el rendimiento de cada departamento en mayo.

 

Obtener más información o ver un vídeo sobre minigráficos.

Tablas dinámicas mejoradas

Ahora las tablas dinámicas son más fáciles de usar y ofrecen una mejor respuesta. Entre las principales mejoras se incluyen:

Mejoras en el rendimiento En Excel 2010, el multithreading ayuda a recuperar, ordenar y filtrar los datos de las tablas dinámicas con mayor rapidez.

Etiquetas de tablas dinámicas Ahora se pueden rellenar las etiquetas de las tablas dinámicas. También se pueden repetir las etiquetas en las tablas dinámicas para mostrar los títulos de elementos en campos anidados en todas las filas y columnas. Ver un vídeo sobre cómo repetir etiquetas de elementos.

Filtrado mejorado Puede usar la segmentación de datos para filtrar datos rápidamente en una tabla dinámica con solo hacer clic en un botón y para ver qué filtros se aplican sin tener que abrir otros menús. Además, la interfaz del filtro incluye un práctico cuadro de búsqueda que le ayuda a encontrar lo que necesita entre miles (o incluso millones) de posibles elementos en las tablas dinámicas.

Compatibilidad con reescritura En Excel 2010, es posible cambiar los valores en el área de valores de tablas dinámicas OLAP y que se reescriban en el cubo de Analysis Services en el servidor OLAP. Se puede usar la característica de reescritura en el modo de hipótesis y luego revertir los cambios cuando ya no se necesitan, o bien, se pueden guardar los cambios. La característica de reescritura se puede usar con cualquier proveedor OLAP que admita la instrucción UPDATE CUBE.

Característica Mostrar valores como La característica Mostrar valores como incluye una serie de cálculos nuevos y automáticos, como % del total de filas principales, % del total de columnas principales, % del total principal, % del total en, Clasificar de menor a mayor y Clasificar de mayor a menor. Ver un vídeo sobre los cambios en la característica Mostrar valores como.

Mejoras en los gráficos dinámicos Ahora es más fácil interactuar con los informes de gráfico dinámico. Concretamente, es más fácil filtrar datos directamente en un gráfico dinámico y agregar o quitar campos para reorganizar el diseño del gráfico. Del mismo modo, con un solo clic se pueden ocultar todos los botones de campos en el informe de gráfico dinámico. Ver un vídeo sobre cómo usar controles interactivos en un informe de gráfico dinámico.

Más información sobre cambios en las tablas dinámicas.

Segmentación de datos

La segmentación de datos son controles visuales que permiten filtrar datos rápidamente en una tabla dinámica de forma interactiva e intuitiva. Cuando se inserta una segmentación de datos, se usan botones para segmentar y filtrar rápidamente los datos para mostrar únicamente lo que se necesita. Además, cuando se aplica más de un filtro a la tabla dinámica, ya no es necesario abrir una lista para ver cuáles son los filtros que se aplican a los datos. En la segmentación de datos, se muestra directamente en la pantalla. Es posible aplicar formato a la segmentación de datos para que coincida con el formato del libro y usarla de nuevo fácilmente en otras tablas dinámicas, gráficos dinámicos y funciones de cubo.

 

Obtener más información o ver un vídeo sobre la segmentación de datos.

Formato condicional mejorado

El formato condicional hace que sea más fácil resaltar celdas o rangos de celdas interesantes, enfatizar valores inusuales y visualizar datos a través de barras de datos, escalas de colores y conjuntos de iconos. Excel 2010 incluye una flexibilidad de formato aún mayor:

Nuevos conjuntos de iconos Los conjuntos de iconos, introducidos por primera vez en Office Excel 2007, permiten mostrar iconos para diferentes categorías de datos según cualquier umbral que se determine. Por ejemplo, se puede emplear una flecha verde hacia arriba para representar valores más altos, una flecha amarilla lateral horizontal para representar valores intermedios y una flecha roja hacia abajo para representar valores más bajos. En Excel 2010, se tiene acceso a más conjuntos de iconos, incluidos triángulos, estrellas y cuadros. También se pueden mezclar y combinar iconos de distintos conjuntos y ocultar más fácilmente iconos de la vista (por ejemplo, se puede elegir mostrar únicamente los iconos de los valores de ganancia elevados y omitir aquellos para los valores bajos e intermedios).

 

Más opciones para las barras de datos Excel 2010 incluye nuevas opciones de formato para las barras de datos. Puede aplicar bordes o rellenos sólidos a la barra de datos o establecer la dirección de la barra de derecha a izquierda, en lugar de izquierda a derecha. Además, las barras de datos para valores negativos aparecen en el lado opuesto de un eje de los valores positivos, tal como se muestra aquí.

 

Otras mejoras Cuando se especifican los criterios para las reglas condicionales o de validación de datos, ahora es posible hacer referencia a valores de otras hojas de cálculo dentro del libro.

Más información sobre el formato condicional

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Obtener análisis eficaces desde el escritorio

Tanto en el trabajo como en casa, necesita poder manipular y analizar los datos de una manera que aporte una nueva perspectiva o le ayude a tomar mejores decisiones (y cuanto más rápido termine mucho mejor). Excel 2010 ofrece herramientas de análisis nuevas y mejoradas que permiten hacer esto exactamente.

Complemento PowerPivot para Excel

Si necesita analizar grandes cantidades de datos, puede descargar el complemento Microsoft SQL Server PowerPivot para Excel, que agrega una ficha PowerPivot a la cinta de opciones de Excel.

 

Con PowerPivot para Excel, puede importar millones de filas de datos desde varios orígenes de datos a un mismo libro de Excel, crear relaciones entre datos heterogéneos, crear medidas y columnas calculadas mediante fórmulas, crear tablas dinámicas y gráficos dinámicos y, además, analizar en detalle los datos para poder tomar decisiones de negocios bien fundamentadas. Todo, sin necesidad de solicitar ayuda a TI.

Más información sobre PowerPivot para Excel.

Complemento Solver mejorado

Excel 2010 incluye una nueva versión del complemento Solver, que sirve para buscar soluciones óptimas en análisis de hipótesis. Solver tiene una interfaz de usuario mejorada, un nuevo Evolutionary Solver, basado en algoritmos genéticos, que controla los modelos con cualquier función de Excel, nuevas opciones de optimización global, una programación lineal y métodos de optimización no lineal mejorados, así como nuevos informes de linealidad y viabilidad. Además, el complemento Solver ahora está disponible en una versión de 64 bits.

Para obtener ayuda detallada con Solver de Frontline Systems, consulte la página de ayuda de Solver en www.solver.com.

Mejora en la precisión de las funciones

En respuesta a los comentarios de las comunidades académicas, científicas y de ingeniería, Excel 2010 incorpora ahora un conjunto de funciones estadísticas más exactas, entre otras funciones. También se ha cambiado el nombre de determinadas funciones existentes para que describa mejor su funcionalidad.

Mejoras en la exactitud Se han optimizado varias funciones para mejorar la exactitud. Por ejemplo, Excel 2010 devuelve resultados más exactos para las distribuciones chi cuadrado y beta.

Funciones más coherentes Se ha cambiado el nombre de ciertas funciones estadísticas para que sean más coherentes con las definiciones de funciones de la comunidad científica y con otros nombres de funciones en Excel. Los nombres de funciones nuevos también describen con mayor exactitud su funcionalidad. Los libros creados con versiones anteriores de Excel continuarán funcionando a pesar de estos cambios en los nombres debido a que las funciones originales aún existen en la categoría Compatibilidad.

 

Obtener más información o ver un vídeo sobre los cambios realizados en las funciones.

Capacidades de filtro mejoradas

Además de la segmentación de datos, que se describe en una parte anterior de este artículo, Excel 2010 incluye nuevas características que facilitan el ordenamiento y filtrado de datos.

Nuevo filtro de búsqueda Cuando se filtran datos en tablas, tablas dinámicas y gráficos dinámicos de Excel, es posible usar un nuevo cuadro de búsqueda que permite encontrar lo que se necesita en listas largas. Por ejemplo, para encontrar un producto específico en un catálogo con más de 100.000 artículos, empiece a escribir el término de búsqueda y los productos relevantes aparecerán instantáneamente en la lista. Puede restringir aún más los resultados si anula la selección de los no desea ver.

 

Filtrar y ordenar independientemente de la ubicación En una tabla de Excel, los encabezados de tabla reemplazan los encabezados comunes de las hojas de cálculo en la parte superior de las columnas cuando se desplaza hacia abajo en una tabla extensa. Ahora, los botones de filtro automático permanecen visibles junto con los encabezados de tabla en las columnas de la tabla de manera que se puedan filtrar y ordenar los datos rápidamente sin la necesidad de desplazarse hasta la parte superior de la tabla.

 

Obtener más información o ver un vídeo sobre cómo crear una tabla de Excel.

Excel para versiones de 64 bits

Excel 2010 está disponible en una versión de 64 bits, lo que significa que los usuarios avanzados y los analistas pueden crear libros más grandes y más complejos. Mediante una versión de 64 bits, puede dirigirse a la memoria física (RAM) que está por encima del límite de 2 gigabytes (GB) que existe en la versión de 32 bits de Excel.

Más información acerca de la versión de 64 bits de Office 2010

Mejoras en el rendimiento

Las mejoras en el rendimiento en Excel 2010 pueden ayudarle a interactuar con los datos de forma más eficiente. Entre las mejoras específicas se incluyen:

Mejoras generales En respuesta a los comentarios de los clientes, Excel 2010 mejora el rendimiento en varias áreas. Por ejemplo, Excel 2010 responde mejor al mover y cambiar el tamaño de los gráficos, al trabajar en la vista Diseño de página y al interactuar con formas en la hoja de cálculo.

Compatibilidad para grandes conjuntos de datos Excel 2010 controla los libros que contienen grandes cantidades de datos de forma más eficiente. Concretamente, tarda menos en realizar las actividades habituales con conjuntos grandes de datos, como filtrar y ordenar los datos, copiar y pegar de una hoja de cálculo a otra, y usar la característica de relleno para copiar fórmulas.

Mejoras multinúcleo Las mejoras de multithreading en Excel 2010 ayudan a agilizar el proceso de recuperar, ordenar y filtrar datos en tablas dinámicas y tablas de Excel. Además, en general, es posible abrir y guardar archivos de gran tamaño de forma más rápida que antes.

Cálculo más rápido Si los libros son importantes para los procesos de negocio clave de la organización, es importante que la velocidad de cálculo no resulte un impedimento. Para lograr un rendimiento de cálculo más rápido, Excel 2010 ofrece compatibilidad para funciones asincrónicas definidas por el usuario, que se pueden ejecutar simultáneamente sin usar varios subprocesos de cálculo de Excel. Esto es muy útil al importar datos en hojas de cálculo de formas personalizadas y en escenarios de sistemas de alto rendimiento.

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Crear libros con más impacto visual

Independientemente de la cantidad de datos con la que trabaje, es importante disponer de herramientas que permitan explorar y transmitir ideas con efectos visuales atractivos, como gráficos, diagramas, imágenes o capturas de pantalla.

Gráficos mejorados

En Excel 2010 es más fácil trabajar con gráficos. Entre las mejoras específicas se incluyen:

Nuevos límites en los gráficos En Excel 2010, se ha eliminado el límite en el número de puntos de datos que se pueden crear en un gráfico. El número de puntos de datos está limitado únicamente por la memoria que haya disponible. Esto permite a los usuarios, especialmente a los de la comunidad científica, visualizar y analizar grandes conjuntos de datos de manera más eficaz.

Acceso rápido a opciones de formato En Excel 2010, se tiene acceso instantáneo a las opciones de formato al hacer doble clic en un elemento del gráfico.

Grabación de macros para elementos de gráficos En Office Excel 2007, la grabación de una macro no generaba ningún código de macro mientras se aplicaba formato a un gráfico u otro objeto. Sin embargo, en Excel 2010, se puede usar la grabadora de macros para grabar cambios en el formato de gráficos y otros objetos.

Más información sobre cómo crear un gráfico.

Compatibilidad con ecuaciones

Puede usar las nuevas herramientas de edición de ecuaciones de Excel 2010 para insertar ecuaciones matemáticas comunes en las hojas de cálculo o para crear sus propias ecuaciones usando una biblioteca de símbolos matemáticos. También puede insertar nuevas ecuaciones dentro de cuadros de texto y otras formas. Para empezar, en la ficha Insertar, en el grupo Símbolos, haga clic en la flecha situada junto a Ecuación.

 

Más temas

En Excel 2010, hay más temas y estilos que antes. Estos elementos le ayudan a aplicar diseños profesionales de forma coherente en los libros y otros documentos de Microsoft Office. Una vez que se ha seleccionado un tema, Excel 2010 se encarga del trabajo de diseño. El texto, los gráficos, las tablas y los objetos de dibujo cambian para reflejar el tema seleccionado, de modo que todos los elementos del libro se complementen visualmente entre sí.

 

Más información sobre cómo aplicar temas a libros de Excel.

Pegar con vista previa dinámica

La característica de pegado con vista previa dinámica permite ahorrar tiempo cuando se reutiliza contenido en Excel 2010 o en otros programas. Permite obtener una vista previa de las distintas opciones de pegado, como Pega y conserva los anchos de columna de origen, Sin bordes o Mantener formato de origen. La vista previa dinámica permite decidir de manera visual el aspecto que tendrá el contenido pegado antes de pegarlo en la hoja de cálculo. Cuando se mueve el puntero sobre las opciones de pegado para obtener una vista previa de los resultados, se muestra un menú con los elementos que cambian en contexto para ajustar lo mejor posible el contenido que va a reutilizar. La información en pantalla ofrece información adicional que le ayudará a tomar la decisión adecuada.

 

Ver un vídeo sobre cómo obtener una vista previa del contenido antes de pegarlo.

Herramientas mejoradas de edición de imágenes

La comunicación de ideas en Excel 2010 no siempre se refiere a mostrar números o gráficos. Si desea usar fotografías, dibujos o SmartArt para una comunicación visual, puede aprovechar las siguientes características:

Capturas de pantalla Se pueden tomar capturas de pantalla rápidamente y agregarlas al libro; a continuación, mediante las herramientas de la ficha Herramientas de imagen, se puede editar y mejorar la captura de pantalla. Más información sobre capturas de pantalla.

 

Nuevos diseños de gráficos SmartArt Con los nuevos diseños de imagen, es posible contar historias con fotografías. Por ejemplo, use el diseño Imágenes con títulos para mostrar imágenes con títulos atractivos debajo de ellas. Más información sobre gráficos SmartArt.

Corrección de imágenes Se puede ajustar el color, el brillo, el contraste o la nitidez de una imagen, todo ello sin necesidad de usar un software de edición de fotografías adicional. Más información sobre corrección de imágenes.

Efectos artísticos nuevos y mejorados Aplique diversos efectos artísticos a la imagen para que tenga una apariencia de boceto, dibujo o pintura. Los nuevos efectos artísticos incluyen: Boceto con lápiz, Dibujo de línea, Esponja de acuarela, Globos de mosaico, Cristal, Pasteles suaves, Plastificado, Fotocopia, Trazos de pintura y muchos más. Más información sobre cómo agregar efectos.

Mejor compresión y recorte Ahora, se tiene un mejor control de la calidad de imagen y las desventajas de la compresión para poder tomar la decisión correcta en cuanto al medio (impresión, pantalla o correo electrónico) para el que se usará el libro. Más información sobre recorte y compresión de imágenes.

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Nuevas maneras de colaborar en libros

Excel 2010 ofrece métodos mejorados para publicar, editar y compartir libros con otras personas de su organización.

Coautoría de libros

Con Excel Web App, que es parte de Office Web Apps, ahora varios usuarios pueden editar un libro al mismo tiempo desde distintos lugares. Si trabaja en una empresa pequeña o desde casa o la escuela, todo lo que necesita es una cuenta gratuita de Windows Live para crear libros simultáneamente con otros usuarios. Los usuarios corporativos de empresas que usan tecnología Microsoft SharePoint 2010 también pueden usar esta funcionalidad dentro de su firewall.

Ver un vídeo sobre cómo colaborar en una hoja de cálculo en el explorador.

Mejoras en Servicios de Excel

Si su organización usaba anteriormente Servicios de Excel para compartir libros de Excel en sitios de SharePoint Server, tome nota de las siguientes mejoras:

Experiencia de usuario mejorada Entre los cambios más visibles se encuentran la posibilidad de actualizar elementos de una página, en lugar de tener que actualizar la página para cada cambio, y la adición de barras de desplazamiento, que permiten al usuario desplazarse fácilmente por la hoja de cálculo.

Mayor integración con las características de SharePoint 2010 En esta versión de Servicios de Excel, se consigue una mejor integración con las características destacadas de SharePoint 2010, entre las que se incluyen la seguridad, la administración de contenido, el control de versiones, la administración de la conexión de datos y las características de administración de servicios. Además, Servicios de Excel se integra mejor con las capacidades de inteligencia empresarial integradas de SharePoint.

Compatibilidad mejorada para las características de libro Anteriormente, si un libro contenía características no compatibles, no se podía abrir en el explorador. Ahora, si un libro contiene una característica de Excel que no es compatible, se abrirá en el explorador en la mayoría de los casos. Además, Servicios de Excel admite más características de Excel, incluidas las características nuevas de Excel 2010, como los minigráficos y la segmentación de datos.

Más compatibilidad para el desarrollo de aplicaciones Tanto los desarrolladores como los que no lo son podrán aprovechar las nuevas herramientas, como una interfaz de programación de aplicaciones REST, para generar aplicaciones empresariales.

Más información sobre Servicios de Excel.

Comprobador de accesibilidad

La nueva herramienta Comprobador de accesibilidad de Excel 2010 permite buscar y resolver problemas que pueden dificultar a las personas con discapacidades la tarea de leer o interactuar con el libro. Para abrir el Comprobador de accesibilidad, haga clic en la pestaña Archivo, elija Comprobar si hay problemas y, a continuación, haga clic en Comprobar accesibilidad. Aparecerán errores y advertencias en un panel de tareas. Puede revisarlos y decidir cuáles necesita corregir.

Además del Comprobador de accesibilidad, puede agregar texto alternativo a más objetos en la hoja de cálculo, incluidas tablas de Excel y tablas dinámicas. Esta información es útil para personas con deficiencias visuales que podrían tener problemas para ver el objeto totalmente o con facilidad.

Obtener más información o ver un vídeo sobre el Comprobador de accesibilidad.

Herramientas de idioma mejoradas

En el cuadro de diálogo Opciones de Excel, los usuarios multilingües pueden configurar rápidamente sus preferencias de idioma para la edición, la presentación, la información en pantalla y la Ayuda. Al cambiar la configuración de idioma en Excel, se cambia automáticamente en todas las aplicaciones de Microsoft Office 2010 aplicables. Si no tiene instalado el software o la distribución del teclado que necesita, se le notificará y se proporcionarán vínculos que facilitarán la resolución rápida de dichos problemas.

Más información sobre cómo establecer las preferencias de idioma.

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Nuevos modos de ampliar libros

Si desarrolla soluciones de libros personalizadas, puede aprovechar las nuevas maneras que se ofrecen de ampliar estas soluciones.

Características de programación mejoradas

Entre las mejoras para desarrolladores se incluyen las siguientes:

Cambios en el SDK de XLL El Kit de desarrollo de software (SDK) de XLL admite ahora la llamada a nuevas funciones de hoja de cálculo, el desarrollo de funciones asíncronas definidas por el usuario, el desarrollo de funciones seguras para clústeres definidas por el usuario que puedan descargarse en el clúster de un equipo, y la creación de complementos de XLL para versiones de 64 bits.

Mejoras de VBA Excel 2010 dispone de una serie de características que permiten migrar cualquier macro que pueda quedar de Excel 4.0 a VBA. Entre las mejoras, se incluyen un mayor rendimiento para los métodos relacionados con la impresión y las propiedades de gráficos a las que no se podía tener acceso anteriormente con VBA.

Mayor capacidad de ampliación de la interfaz del usuario Si desarrolla soluciones de libro personalizadas, dispone de más opciones para personalizar mediante programación la cinta de opciones y la nueva Vista Backstage. Por ejemplo, puede activar fichas mediante programación en la cinta de opciones y hacer que las fichas personalizadas se comporten de manera similar a fichas contextuales integradas, donde las fichas aparecen solo cuando se producen determinados eventos. También puede hacer que los grupos personalizados de la cinta de opciones se expandan o se contraigan al cambiar el tamaño de la cinta de opciones, y personalizar el contenido de los menús con controles enriquecidos. Además, puede agregar una interfaz de usuario personalizada y otros elementos a la Vista Backstage.

Cambios en el SDK de Open XML El SDK de Open XML 2.0 admite ahora objetos de nivel de esquema, además de la compatibilidad de nivel de elemento introducida en el SDK de Open XML 1.0. Esto permite manipular libros y otros documentos de manera más sencilla mediante programación fuera de las aplicaciones de escritorio de Office 2010, como por ejemplo, como parte de una solución basada en servidor.

Más información sobre características para desarrolladores.

Compatibilidad con sistemas de alto rendimiento

Muchas organizaciones dependen de sistemas de alto rendimiento para aumentar la escala computacional. Por ejemplo, es posible que una empresa financiera use clústeres de cálculo para acelerar la ejecución prolongada de modelos financieros de cálculo intensivo. Excel 2010 incluye la capacidad de integración con clústeres de sistemas de alto rendimiento. Cuando hay disponible un clúster compatible, los usuarios pueden indicar a Excel que use ese clúster; para ello, deben seleccionar un conector y configurar un nombre para usar en las opciones Avanzadas del cuadro de diálogo Opciones de Excel.

Más información sobre Excel 2010 y sistemas de alto rendimiento.

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Excel 2010

Vea también:

Características y funcionalidades que ya no se utilizan o que se han modificado en Excel 2010

Introducción a Excel 2010

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DIRECCION (función DIRECCION) – MS EXCEL


dir1

 

En este artículo se describen la sintaxis de la fórmula y el uso de la función (función: fórmula ya escrita que toma un valor o valores, realiza una operación y devuelve un valor o valores. Utilice funciones para simplificar y acortar fórmulas en una hoja de cálculo, especialmente aquellas que llevan a cabo cálculos prolongados o complejos.) DIRECCION en Microsoft Excel. Puede encontrar vínculos a información sobre cómo trabajar con direcciones de correo o crear etiquetas postales en la sección Vea también.

Descripción

Puede usar la función DIRECCION para obtener la dirección de una celda en una hoja de cálculo, con los números específicos de fila y columna. Por ejemplo, DIRECCION(2;3) devuelve $C$2. Otro ejemplo, DIRECCION(77;300) devuelve $KN$77. Puede usar otras funciones, como FILA y COLUMNA, para proporcionar los argumentos (argumento: valor que proporciona información a una acción, un evento, un método, una propiedad, una función o un procedimiento.) de número de fila y columna para la función DIRECCION.

Sintaxis

DIRECCION(fila; columna; [abs]; [a1]; [hoja])

La sintaxis de la función DIRECCION tiene los siguientes argumentos (argumento: valor que proporciona información a una acción, un evento, un método, una propiedad, una función o un procedimiento.):

  • fila Obligatorio. Valor numérico que especifica el número de fila que se va a usar en la referencia de celda.
  • columna Obligatorio. Valor numérico que especifica el número de columna que se va a usar en la referencia de celda.
  • abs Opcional. Valor numérico que especifica el tipo de referencia que se devolverá.

dir2

 

 

abs Devuelve este tipo de referencia
1 u omitido Absoluta (referencia de celda absoluta: en una fórmula, dirección   exacta de una celda, independientemente de la posición de la celda que   contiene la fórmula. Una referencia de celda absoluta tiene la forma $A$1.)
2 Fila   absoluta, columna relativa
3 Fila   relativa, columna absoluta
4 Relativa
  • A1 Opcional. Valor lógico que especifica el estilo de referencia A1 o R1C1. En el estilo A1, las columnas se rotulan en orden alfabético y las filas se rotulan en orden numérico. En el estilo de referencia R1C1, las columnas y filas se rotulan numéricamente. Si el argumento A1 es VERDADERO o se omite, la función DIRECCION devuelve una referencia de estilo A1; si es FALSO, la función DIRECCION devuelve una referencia de estilo R1C1.

Nota Para cambiar el estilo de referencia que usa Excel, haga clic en la pestaña Archivo, en Opciones y, a continuación, en Fórmulas. En Trabajando con fórmulas, habilite o deshabilite la casilla Estilo de referencia R1C1.

  • hoja Opcional. Valor de texto que especifica el nombre de la hoja de cálculo que se usará como referencia externa. Por ejemplo, la fórmula =DIRECCION(1;1;;;»Hoja2″) devuelve Hoja2!$A$1. Si se omite el argumento hoja, no se usa ningún nombre de hoja y la dirección que devuelve la función hace referencia a una celda de la hoja actual.

dir3

 

Ejemplo

El ejemplo será más fácil de entender si lo copia en una hoja de cálculo en blanco.

¿Cómo copio un ejemplo?

  • ·Seleccione el ejemplo de este artículo.

Importante No seleccione los encabezados de columna o de fila.

Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

  • ·Presione CTRL+C.
  • ·En Excel, cree una hoja de cálculo o un libro en blanco.
  • ·En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.

Importante Para que el ejemplo funcione correctamente, debe pegarlo en la celda A1 de la hoja de cálculo.

  • ·Para cambiar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven los resultados, presione Alt+º, o en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en el botón Mostrar fórmulas.

Después de copiar el ejemplo en una hoja de cálculo en blanco, puede adaptarlo a sus necesidades.

1 2 3
4

5

6

B         C

Descripción         Resultado

Referencia     absoluta         $C$2

Fila     absoluta, columna relativa         C$2

Fila     absoluta, columna relativa de estilo de referencia R1C1         R2C[3]

Referencia     absoluta a otro libro y hoja de cálculo         [Libro1]Hoja1!R2C3

Referencia     absoluta a otra hoja de cálculo         ‘HOJA     EXCEL’!R2C3

A
Fórmula =DIRECCION(2;     3) =DIRECCION(2;     3; 2) =DIRECCION(2;     3; 2; FALSO) =DIRECCION(2;     3; 1; FALSO; «[Libro1]Hoja1») =DIRECCION(2;     3; 1; FALSO; «HOJA EXCEL»)

 

Fuente: http://office.microsoft.com/es-ar/excel-help/direccion-funcion-direccion-HP010342163.aspx

Comprobador de compatibilidad (Power Point)


Cuando se usa el Comprobador de compatibilidad, es posible ver mensajes que indican posibles pérdidas de funcionalidad al guardar una presentación de Microsoft PowerPoint 2010 con el formato de archivo de PowerPoint 97-2003 (.ppt). Este documento contiene mensajes que genera el Comprobador de compatibilidad. Use la información incluida con cada mensaje para determinar cuál es la causa y para ver sugerencias sobre cómo proceder.

Nota Para aprender a usar el Comprobador de compatibilidad, vea Determinar si una presentación de PowerPoint 2010 es compatible con PowerPoint 2003 o versiones anteriores.

En este artículo



El Comprobador de compatibilidad proporciona dos tipos diferentes de mensajes:

  1. En el caso más común, se perderá la funcionalidad de modificación al abrir el archivo en una versión anterior de PowerPoint. Por ejemplo, si se guarda una presentación con un elemento gráfico SmartArt con un formato de una versión anterior de PowerPoint y, posteriormente, se abre dicho archivo en una versión anterior de PowerPoint, el elemento gráfico SmartArt cambiará a una imagen. Sin embargo, si se abre el archivo de nuevo en PowerPoint 2010 y no se realiza ninguna modificación en dicha imagen de elemento gráfico SmartArt, es posible continuar modificando el elemento gráfico SmartArt. Estos tipos de mensajes incluyen la frase “en versiones anteriores de PowerPoint”.
  2. En el segundo caso, se perderá la funcionalidad de forma permanente. Por ejemplo, si se ha modificado el texto del marcador de posición en un diseño personalizado, el texto del marcador se perderá de forma permanente.

No se puede modificar determinado contenido de PowerPoint 2010 en algunas versiones anteriores de PowerPoint. Por ejemplo, las formas y el texto con efectos nuevos se convierten en imágenes (mapas de bits (mapa de bits: imagen creada con una serie de puntos pequeños, como un trozo de papel milimetrado donde se han rellenado algunos cuadrados para crear formas y líneas. Cuando se almacenan como archivos, los mapas de bits suelen tener la extensión .bmp.)) en algunas versiones anteriores de PowerPoint para garantizar que tengan el mismo aspecto en una presentación. Por tanto, no se puede cambiar el ancho de línea, el color de relleno ni otros aspectos de las formas y el texto. Además, una vez que el texto se convierte en un mapa de bits, las animaciones de dicho texto no se muestran durante la presentación.

Sugerencia Si desea modificar un elemento gráfico SmartArt, una forma u otros objetos (objeto: tabla, gráfico, ecuación u otra forma de información. Los objetos creados en una aplicación, por ejemplo, hojas de cálculo, y vinculados o incrustados en otra aplicación son objetos OLE.) de la presentación de PowerPoint 2010, guarde una copia de la presentación de PowerPoint 2010 y, a continuación, guarde la copia como un archivo de PowerPoint 97-2003 (.ppt). De este modo, podrá realizar cambios en la presentación de PowerPoint 2010 original si los elementos gráficos SmartArt, las formas o los otros objetos se convierten en imágenes al guardar la presentación con el formato de archivo de una versión anterior.

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“Los clips multimedia insertados o actualizados en esta versión de PowerPoint se guardarán como Imágenes”.

Los clips multimedia insertados o actualizados en PowerPoint 2010 se convierten en una imagen que no se puede editar en versiones anteriores de PowerPoint.

Este mensaje aparece porque la presentación   contiene Solución posible
Clip multimedia insertado o actualizado en la presentación. Vuelva a insertar el clip multimedia y utilice Vincular a archivo en   lugar de incrustación.

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«La forma ya no puede modificarse, aunque el texto de la misma sí se puede modificar al usar versiones anteriores de PowerPoint».

Para mantener el aspecto visual de la forma, algunos efectos se convierten en imágenes que se utilizan como relleno de la forma. Puede modificar cualquier texto porque éste aparece sobre estas imágenes.

Este mensaje aparece porque la presentación   contiene Solución posible
Una forma con uno o más de los efectos siguientes: sombra (interior),   iluminado, bisel, bordes suaves relleno degradado. Quitar los   efectos.

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«La forma y el texto no pueden modificarse al usar versiones anteriores de PowerPoint».

Para mantener el aspecto visual de la forma, ésta y el texto de la misma se convierten en una imagen que no puede modificar en versiones anteriores de PowerPoint.

Este mensaje aparece porque la presentación   contiene Solución posible
Texto con uno o más de los efectos siguientes: reflejo, sombra   (interior), iluminado, distorsión, giro 3D, contornos de texto o rellenos   (degradado, imagen y textura). Quitar los   efectos del texto.
Texto tachado o con doble tachado, columnas de texto, texto con   niveles de sangría 6 – 9 o texto vertical. Quitar estos efectos mediante los botones del grupo Fuente o   del grupo Párrafo de la ficha Inicio.
Forma con un efecto de reflejo. Quitar los   efectos.

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«Las formas agrupadas y el texto de las mismas no pueden modificarse al usar versiones anteriores de PowerPoint».

Para mantener el aspecto visual de las formas agrupadas, éstas se convierten en una imagen que no se puede modificar en versiones anteriores de PowerPoint.

Este mensaje aparece porque la presentación   contiene Solución posible
Formas agrupadas con uno o más de los efectos siguientes aplicados a   todas las formas: reflejo, iluminado, giro 3D o rellenos (degradado, imagen y   textura). Quitar los   efectos.

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«El elemento gráfico SmartArt y el texto del mismo no pueden modificarse al usar versiones anteriores de PowerPoint».

Para mantener el aspecto visual del elemento gráfico SmartArt, éste se convierte en una imagen que no se puede modificar en versiones anteriores de PowerPoint.

Este mensaje aparece porque la presentación   contiene Solución posible
Un elemento gráfico SmartArt. Los elementos gráficos SmartArt se convierten en un objeto simple que   no se puede modificar en versiones de PowerPoint anteriores a Office   PowerPoint 2007. No obstante, puede Desagrupar el elemento gráfico   SmartArt y después se puede modificar utilizando versiones anteriores de   PowerPoint. Tenga en cuenta que una vez que convierta el elemento gráfico   SmartArt en formas individuales, ya no está disponible la funcionalidad en   las fichas Herramientas de SmartArt.

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«La tabla y el texto de la misma no pueden modificarse al usar versiones anteriores de PowerPoint».

Para conservar el aspecto visual de la tabla, ésta se convierte en una imagen que no se puede modificar en versiones anteriores de PowerPoint.

Este mensaje aparece porque la presentación   contiene Solución posible
Una tabla con WordArt en las celdas. Quitar los   efectos del texto.
Una tabla con uno o más de los efectos siguientes: reflejo,   resplandor, bisel, sombra (interior o en perspectiva), distorsión, giro 3D,   contornos de texto o rellenos (degradado, imagen y textura). Quitar los   efectos.

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«Los efectos en la forma se eliminan al usar versiones anteriores de PowerPoint».

Cuando agrega un efecto a una forma que hace que la imagen convertida sea superior a 30 megabytes (MB), aparece este mensaje.

Este mensaje aparece porque la forma   contiene Solución posible
Una forma con uno o más de los efectos siguientes: reflejo, iluminado,   bisel, bordes suaves, giro 3D o rellenos (degradado, imagen y textura). Quitar los   efectos.

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«Los efectos en formas agrupadas se eliminan en versiones anteriores de PowerPoint».

Para mantener el aspecto visual de las formas agrupadas, éstas se convierten en una imagen que no se puede modificar en versiones anteriores de PowerPoint y se eliminan los efectos.

Este mensaje aparece porque la presentación   contiene Solución posible
Formas agrupadas con uno o más de los siguientes efectos aplicados a   todas las formas: reflejo, iluminado, bisel, bordes suaves, giro 3D o   rellenos (degradado, imagen y textura). Quitar los   efectos.

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«Las personalizaciones específicas del documento agregadas a la barra de herramientas de acceso rápido y las partes personalizadas de la interfaz de usuario se pierden si se guardan».

Podría recibir este mensaje si la presentación contiene una barra de herramientas de acceso rápido personalizada, partes personalizadas de la interfaz de usuario que no se admiten en versiones de PowerPoint anteriores a Office PowerPoint 2007, o ambas. Estas características personalizadas no estarán disponibles en versiones anteriores de PowerPoint.

Este mensaje aparece porque la presentación   contiene Solución posible
Uno o más botones agregados a la barra de   herramientas de acceso rápido específicos en esta presentación.Una interfaz personalizada. Dado que la Interfaz de usuario de   Microsoft Office Fluent de Office PowerPoint 2007 y PowerPoint 2010 es muy   distinto de los menús y barras de herramientas de las versiones anteriores de   PowerPoint, las personalizaciones realizadas en Office PowerPoint 2007 o   PowerPoint 2010 no están disponibles en dichas versiones anteriores.En versiones anteriores de PowerPoint,   puede agregar comandos personalizados similares a las barras de herramientas   y menús.

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«Un gráfico en este documento puede contener datos en celdas que están fuera del límite de columna y fila del formato de archivo seleccionado. Los datos más allá de 256 (IV) columnas y 65.536 filas no se pueden guardar».

En Microsoft Office Excel 2007 y Microsoft Excel 2010, el tamaño de la hoja de cálculo es de 16.384 columnas y 1.048.576 filas, pero el tamaño de la hoja en versiones anteriores es solo de 256 columnas y 65.536 filas. Los datos de las celdas que excedan este límite de filas y columnas se perderán en versiones anteriores de Excel. Las referencias de fórmula a datos que se encuentren en esta área devolverán un error #¡REF!.

Este mensaje aparece porque la presentación   contiene Solución posible
Gráfico creado a partir de datos incluidos en celdas que exceden el   límite de columnas y filas del formato de archivo seleccionado. En el Comprobador de compatibilidad de Office Excel 2007 o Excel 2010,   haga clic en Buscar para localizar las celdas y rangos que exceden los   límites de columnas y filas. Selecciónelos y colóquelos dentro de los límites   de filas y columnas o en otra hoja usando los comandos Cortar y Pegar.

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«Se eliminará el código asociado a los objetos del diseño personalizado si se guardan».

Cuando se guarda una presentación de PowerPoint 2010 que contiene un diseño personalizado con uno o más controles ActiveX (control ActiveX: control, como una casilla de verificación o un botón, que ofrece opciones a los usuarios o ejecuta macros o scripts que automatizan una tarea. Puede escribir macros para el control en Microsoft Visual Basic para Aplicaciones o scripts en Microsoft Script Editor.) como presentación de PowerPoint 97-2003 (.ppt), aparece este mensaje.

Este mensaje aparece porque la presentación   contiene Solución posible
Uno o más controles ActiveX agregados a un diseño personalizado. Ai su presentación no contiene código, haga   clic en Continuar. Posteriormente, el código se quita de la   presentaciónSi su presentación contiene código y desea   conservarlo, haga clic en Cancelar.

Notas

  • En PowerPoint 2010, no es posible guardar código asociado a controles ActiveX en diseños personalizados en formatos de archivo de versiones anteriores a PowerPoint 2007.
  • Para evitar que el código se pierda o se dañe, guarde el archivo como una presentación (.pptx).

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«El texto del mensaje personalizado en diseños personalizados se quitará en versiones anteriores de PowerPoint.»

Cuando se guarda una presentación que contiene un diseño personalizado con texto de mensaje personalizado, aparece este mensaje.

Este mensaje aparece porque la presentación   contiene Solución posible
Un diseño personalizado con texto de mensaje personalizado. Cuando se guarda un archivo de PowerPoint   2010 como una versión anterior, PowerPoint convierte automáticamente el texto   de mensaje en el texto del marcador de posición o en un cuadro de texto.Convierta el marcador de posición en un   cuadro de texto y escriba el mensaje personalizado dentro del cuadro de   texto.

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«Se quitará la animación aplicada a los marcadores en los diseños personalizados si se guarda».

Cuando se agrega un efecto de animación a un marcador de posición (marcadores de posición: cuadros con bordes punteados que forman parte de la mayor parte de diseños de diapositivas. Estos cuadros mantienen el título y el texto principal u objetos como gráficos, tablas e imágenes.) en un diseño personalizado, aparece este mensaje.

Este mensaje aparece porque la presentación   contiene Solución posible
Un efecto de animación agregado a un diseño personalizado. Cuando se guarda un archivo de PowerPoint   2010 como una versión anterior, PowerPoint cambia automáticamente el marcador   de posición al marcador de posición predeterminado sin animación.Convierta el marcador de posición en un   cuadro de texto o en una forma y aplíquele la animación.

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«Es posible que se eliminen animaciones de formas que no se pueden editar al usar versiones anteriores de PowerPoint».

Al aplicar efectos de animación determinados a las formas y al guardar la presentación con un formato de archivo de versiones anteriores de PowerPoint, es posible que no se vean las animaciones. Esto se debe a que la animación está conectada a un texto o una forma que se convirtió en una imagen.

Este mensaje aparece porque la presentación   contiene Solución posible
Efecto de animación aplicado a una forma que no se podrá modificar   (por ejemplo, elemento gráfico SmartArt). Cuando se guarda un archivo de PowerPoint   2010 como una versión anterior, PowerPoint cambia automáticamente el marcador   de posición al marcador de posición predeterminado sin animación.Convierta el objeto en una imagen animada   de la siguiente manera:

  1.   Seleccione la forma en la diapositiva.
  2.   Haga clic con el botón secundario en la   forma y seleccione Guardar como imagen.
  3.   En la ficha Animaciones en el grupo Animación   avanzada, haga clic en Panel de animación.
  4.   Busque la imagen y luego haga clic en Insertar.
  5.   Aplique la animación a la imagen.

«Los controles ActiveX no inicializados se convierten en objetos estáticos si se guardan».

Si se guarda una presentación que contiene un control ActiveX (control ActiveX: control, como una casilla de verificación o un botón, que ofrece opciones a los usuarios o ejecuta macros o scripts que automatizan una tarea. Puede escribir macros para el control en Microsoft Visual Basic para Aplicaciones o scripts en Microsoft Script Editor.) sin inicializar, aparece este mensaje. Un control ActiveX sin inicializar es un control que no se ha habilitado. Para obtener más información acerca de cómo habilitar controles ActiveX, consulte Habilitar o deshabilitar la configuración de controles ActiveX en archivos de Office.

Este mensaje aparece porque la presentación   contiene Solución posible
Un control ActiveX sin inicializar.
  1.   Haga clic en Opciones en la barra de   mensajes. Aparecerá un cuadro de diálogo de seguridad con la opción de   habilitar el control ActiveX. Al habilitarlo, éste se inicializará. Para   obtener información para tomar una decisión segura antes de hacer clic en una   opción, consulte Habilitar o   deshabilitar la configuración de controles ActiveX en archivos de Office.
  2.   Si vuelve a aparecer el mensaje después de   seguir el paso 1, elimine el control ActiveX de la presentación.

http://office.microsoft.com/es-mx/powerpoint-help/comprobador-de-compatibilidad-HA010354750.aspx

EXCEL 2010: problemas de compatibilidad con el formato condicional


Problemas de compatibilidad con el formato condicional

El Comprobador de compatibilidad encontró uno o varios problemas de compatibilidad relacionados con el formato condicional.

Importante Antes de guardar el libro en un formato de archivo anterior, debe ocuparse de los problemas que provocan una pérdida significativa de funcionalidad para evitar la pérdida permanente de datos o una funcionalidad incorrecta.

Problemas de compatibilidad que producen una pérdida significativa de funcionalidad

Problema Solución
Algunas celdas contienen   más formatos condicionales de los permitidos en el formato de archivo   seleccionado. En las versiones anteriores de Excel solamente se mostrarán las   tres primeras condiciones. En   Excel 2007, el formato condicional puede contener un máximo de sesenta y   cuatro condiciones, pero en versiones anteriores de Excel sólo se pueden   utilizar tres.En las   versiones anteriores de Excel, los usuarios solamente verán las tres primeras   condiciones. Sin embargo, todas las reglas de formato condicional seguirán   estando disponibles en el libro y se aplicarán cuando éste se abra de nuevo   en Excel 2007, a menos que las reglas se hayan modificado en la versión   anterior de Excel.En el   Comprobador de compatibilidad, haga clic en Buscar para localizar las   celdas a las que se ha aplicado el formato condicional que utilicen más de   tres condiciones y, a continuación, realice los cambios necesarios.Para   obtener más información, vea:Agregar,   cambiar o borrar formatos condicionales
Algunas   celdas tienen intervalos de formato condicional superpuestos. Las versiones   anteriores de Excel no evaluarán todas las reglas de formato condicional en   las celdas superpuestas. Las celdas superpuestas mostrarán un formato   condicional diferente. En   Excel 2007, los intervalos de formato condicional de las celdas se pueden   superponer, pero esto no está permitido en versiones anteriores de Excel. En   consecuencia, el formato condicional no se muestra de la forma esperada.En las   versiones anteriores de Excel, los usuarios verán un formato condicional   distinto del esperado. Sin embargo, todas las reglas de formato condicional   seguirán estando disponibles en el libro y se aplicarán cuando se abra éste   de nuevo en Excel 2007, a menos que las reglas se hayan modificado en la   versión anterior de Excel.En el   Comprobador de compatibilidad, haga clic en Buscar para localizar las   celdas que tienen intervalos de formato condicional superpuestos y, a   continuación, realice los cambios necesarios.Para   obtener más información, vea:Agregar,   cambiar o borrar formatos condicionalesAdministrar   la prioridad de la regla de formato condicional
Algunas   celdas de este libro contienen un tipo de formato condicional que no se   admite en versiones anteriores de Excel, como barras de datos, escalas de   color o conjuntos de iconos. Excel   2007 ofrece los siguientes tipos de formato condicional nuevos que no se   admiten en versiones anteriores de Excel:

  •   Escalas de color
  •   Barras de datos
  •   Conjuntos de iconos
  •   Valores de rango inferior o superior
  •   Valores por debajo o por encima del promedio
  •   Valores únicos o duplicados
  •   Comparación de las columnas de la tabla para determinar a qué celdas   se va a aplicar formato

En   versiones anteriores de Excel, los usuarios no verán el formato condicional,   como barras de datos, escalas de color o conjuntos de iconos. Sin embargo,   todas las reglas de formato condicional seguirán estando disponibles en el   libro y se aplicarán cuando se abra éste de nuevo en Excel 2007, a menos que   las reglas se hayan modificado en la versión anterior de Excel.En el   Comprobador de compatibilidad, haga clic en Buscar para localizar las   celdas con tipos de formato condicional que son nuevos en Excel 2007 y, a   continuación, realice los cambios necesarios.Para   obtener más información, vea:Agregar,   cambiar o borrar formatos condicionales

Algunas   celdas contienen formato condicional con la opción Detener si es verdad   desactivada. Las versiones anteriores de Excel no reconocen esta opción y se   detendrán después de la primera condición verdadera. En   Excel 2007, podrá aplicar formato condicional sin detenerse cuando se haya   cumplido la condición. Este tipo de formato no es compatible con las   versiones anteriores de Excel.En el   Comprobador de compatibilidad, haga clic en Buscar para localizar las   celdas que contienen formato condicional con la opción Detener si es   verdad desactivada y, a continuación, haga clic en Arreglar para   resolver el problema de compatibilidad.En   versiones anteriores de Excel, los resultados del formato condicional no   serán los mismos que en Excel 2007, debido a que dicho formato ya no se   aplicará después de que se cumpla la primera condición. Sin embargo, todas   las reglas de formato condicional seguirán estando disponibles en el libro y   se aplicarán cuando se abra éste de nuevo en Excel 2007, a menos que las   reglas se hayan modificado en la versión anterior de Excel.Para   obtener más información, vea:Agregar,   cambiar o borrar formatos condicionales
Una o   varias de las celdas de este libro contienen un tipo de formato condicional   en un rango no adyacente (como N inferior/superior, N% inferior/superior, por   debajo/por encima del promedio o por debajo/por encima de la desviación   estándar). Este tipo de formato no es compatible con las versiones anteriores   de Excel. En   Excel 2007, puede aplicar formato condicional a los rangos que no sean   adyacentes. Este tipo de formato no es compatible con las versiones   anteriores de Excel.En las   versiones anteriores de Excel, los usuarios no verán el formato condicional   en las celdas no adyacentes. Sin embargo, todas las reglas de formato   condicional seguirán estando disponibles en el libro y se aplicarán cuando se   abra éste de nuevo en Excel 2007, a menos que las reglas se hayan modificado   en la versión anterior de Excel.En el   Comprobador de compatibilidad, haga clic en Buscar para localizar las   celdas que contienen un tipo de formato condicional en un rango no adyacente   y, a continuación, realice los cambios necesarios.Para   obtener más información, vea:Agregar,   cambiar o borrar formatos condicionales
Algunas   tablas dinámicas de este libro contienen un formato condicional que podría no   funcionar correctamente en versiones anteriores de Excel. Las reglas de   formato condicional no mostrarán los mismos resultados cuando utilice estas   tablas dinámicas en versiones anteriores de Excel. El   formato condicional que se aplica a los informes de tabla dinámica de Excel   2007 no muestra los mismos resultados en los informes de tabla dinámica de   versiones anteriores de Excel.En   versiones anteriores de Excel, los resultados del formato condicional en los   informes de tabla dinámica no serán los mismos que en Excel 2007. Sin   embargo, todas las reglas de formato condicional seguirán estando disponibles   en el libro y se aplicarán cuando se abra éste de nuevo en Excel 2007, a   menos que las reglas se hayan modificado en la versión anterior de Excel.En el   Comprobador de compatibilidad, haga clic en Buscar para localizar los   campos de informes de tabla dinámica que contienen reglas de formato   condicional y, a continuación, realice los cambios necesarios.Para   obtener más información, vea:Agregar,   cambiar o borrar formatos condicionales

                       

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¿Por qué Microsoft Access y Excel?


Definir un “por qué” en pocas líneas se me haría extremadamente difícil dados la inmensa cantidad de argumentos que os puedo dar. Access y Excel son primos hermanos. Uno empieza manejando la información en Excel y llega un día en que esa información tiene un volumen importante, o necesitas más seguridad para tus datos y Excel se te queda corto. Ahí es donde entra Access para echar un cabo.

Pero no es que Access sea el sustituto de las hojas de cálculo de Excel, cada programa está diseñado para lo que es, ambos se complementan. Juntos son dos monstruos creados por Microsoft con tantísimas posibilidades y aplicaciones en nuestro día a día que, una vez los descubres ya no puedes pasar sin ellos.

Un ejemplo, hace años tuve la necesidad de gestionar la caja contable de un pequeño comercio y con excel pude solucionar el problema de forma eficaz sin tener que invertir un duro en carísimos programas de contabilidad. Tiempo después tuve que delegar a un tercero esa tarea y necesitaba cierta seguridad en la información y un control extra que Excel no me proporcionaba, necesitaba comprar un programa de contabilidad, pero afortunadamente ahí estaba Access y con apenas unas nociones básicas pude crear una base de datos con sus menús, sus formularios, su seguridad y, todo esto sin invertir un duro en caros programas de contabilidad. Obviamente el programa diseñado en Access a su nacimiento distaba mucho de lo que era un programa comercial de contabilidad pero, convertirme en mi propio programador me permitió ir mejorándola día a día hasta que llegó a ser una gran aplicación.

Me considero un enamorado de ambas herramientas, desde que estoy en el mercado laboral me han acompañado siempre y gracias a ellas he sido mas eficaz, he trabajado menos y mejor, y me han abierto innumerables puertas.

Hay otros a parte de los de Microsoft, algunos gratuitos, pero ninguno de ellos le llegan a la suela de los zapatos a los de Microsoft.

http://www.accessyexcel.com/2012/03/una-prueba-de-codigo/

Microsoft : solucionar problemas de recuperación de archivos


Cuando reinicia un programa de Microsoft Office después de un corte eléctrico o un problema similar, el programa abre automáticamente los archivos recuperados. Si por alguna razón el archivo de recuperación no se abre, puede abrirlo manualmente.

  1. En la barra de herramientas (barra de herramientas: barra con botones y opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una barra de herramientas, presione ALT y, a continuación, MAYÚS+F10.) Estándar, haga clic en Abrir imagen del botón.
  2. En la lista de carpetas, ubique y haga doble clic en la carpeta en la que se almacenan los archivos recuperados.

La ubicación suele ser C:\documents and settings\<nombre de usuario>\Application Data\Microsoft\<nombre de programa>.

  1. En el cuadro Tipo de archivo, haga clic en Todos los archivos.

Cada archivo recuperado se denomina «Guardado con Autorrecuperación de nombre de archivo» y tiene la extensión de archivo del programa en cuestión.

  1. Haga clic en el nombre del archivo que desee recuperar y, a continuación, haga clic en Abrir.
  2. En la barra de herramientas Estándar, haga clic en Guardar imagen del botón.
  3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo existente.
  4. Cuando aparezca un mensaje preguntando si desea reemplazar el archivo existente, haga clic en .

OcultarEl archivo recuperado no contiene los cambios efectuados.

La cantidad de información nueva que contiene el archivo recuperado depende de la frecuencia con que el programa de Microsoft Office guarde el archivo de recuperación. Por ejemplo, si el archivo de recuperación se guarda sólo cada 15 minutos, el archivo recuperado no contendrá los 14 minutos de trabajo anteriores al corte en la corriente o al problema que se haya producido. Para cambiar el intervalo de almacenamiento de la opción Autorrecuperación, escriba un número en el cuadro Minutos que se encuentra en la ficha Guardar del cuadro de diálogo Opciones (Menú Herramientas).
¿
Corresponde a:

Importar una hoja de cálculo de Microsoft Excel o un gráfico


1. Los datos importados pueden tener un máximo de 4.000 filas de largo por 4.000 columnas de ancho, pero no más de 255 series de datos se pueden visualizar en el gráfico.

Si selecciona la opción Sobrescribir celdas existentes casilla de verificación, los datos importados reemplaza todos los datos existentes en la hoja de datos.
1.Conecte a la hoja de datos.

¿Cómo?
2.Si usted está importando una hoja de cálculo de Microsoft Excel y desea que los datos importados a empezar en una celda distinta de la celda superior izquierda de la hoja de datos, seleccione la celda.
3.En el menú Edición, haga clic en Importar archivo.
4.In el cuadro Buscar en, haga clic en la unidad, carpeta o ubicación de Internet que contiene el archivo.

Para abrir un archivo creado en otro programa, haga clic en el formato de archivo que desee en el cuadro Archivos de tipo. También puede escribir la extensión de nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo,. Por ejemplo, escriba * xls para encontrar archivos de Microsoft Excel. En la lista de carpetas, haga doble clic en las carpetas hasta que abra la carpeta que contiene el archivo que desea.
5.Double clic en el archivo que desea importar.
6.En ha seleccionado un libro de Microsoft Excel creado con la versión 5.0 o posterior, seleccione la hoja que desea importar. Sólo puede importar una hoja.

Para importar todos los datos en la hoja de cálculo, haga clic en Toda la hoja en Importar.

Para importar parte de los datos, haga clic en Intervalo y escriba el rango de datos que desea. Por ejemplo, para importar las celdas A1 a B5 tipo A1, B5: en el cuadro Rango.

Si ha seleccionado una celda en el paso 2, desactive la opción Sobrescribir celdas existentes casilla de verificación.

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MS EXCEL 2010 – Funciones financieras


 
Función Descripción
AMORTIZ.LIN Devuelve la amortización de cada uno de los períodos contables
AMORTIZ.PROGRE Devuelve la amortización de cada período contable mediante el uso de un coeficiente de amortización
CANTIDAD.RECIBIDA Devuelve la cantidad recibida al vencimiento de un valor bursátil completamente invertido
CUPON.DIAS Devuelve el número de días del período (entre dos cupones) donde se encuentra la fecha de liquidación
CUPON.DIAS.L1 Devuelve el número de días desde el principio del período de un cupón hasta la fecha de liquidación
CUPON.DIAS.L2 Devuelve el número de días desde la fecha de liquidación hasta la fecha del próximo cupón
CUPON.FECHA.L1 Devuelve la fecha de cupón anterior a la fecha de liquidación
CUPON.FECHA.L2 Devuelve la fecha del próximo cupón después de la fecha de liquidación
CUPON.NUM Devuelve el número de pagos de cupón entre la fecha de liquidación y la fecha de vencimiento
DB Devuelve la amortización de un bien durante un período específico a través del método de amortización de saldo fijo
DDB Devuelve la amortización de un bien durante un período específico a través del método de amortización por doble disminución de saldo u otro método que se especifique
DURACION Devuelve la duración anual de un valor bursátil con pagos de interés periódico
DURACION.MODIF Devuelve la duración de Macauley modificada de un valor bursátil con un valor nominal supuesto de 100 $
INT.ACUM Devuelve el interés acumulado de un valor bursátil con pagos de interés periódicos
INT.ACUM.V Devuelve el interés acumulado de un valor bursátil con pagos de interés al vencimiento
INT.EFECTIVO Devuelve la tasa de interés anual efectiva
INT.PAGO.DIR Calcula el interés pagado durante un período específico de una inversión
LETRA.DE.TES.EQV.A.BONO Devuelve el rendimiento de un bono equivalente a una letra del Tesoro (de EE.UU.)
LETRA.DE.TES.PRECIO Devuelve el precio por un valor nominal de 100 $ de una letra del Tesoro (de EE.UU.)
LETRA.DE.TES.RENDTO Devuelve el rendimiento de una letra del Tesoro (de EE.UU.)
MONEDA.DEC Convierte una cotización de un valor bursátil expresada en forma fraccionaria en una cotización de un valor bursátil expresada en forma decimal
MONEDA.FRAC Convierte una cotización de un valor bursátil expresada en forma decimal en una cotización de un valor bursátil expresada en forma fraccionaria
NPER Devuelve el número de períodos de una inversión
PAGO Devuelve el pago periódico de una anualidad
PAGO.INT.ENTRE Devuelve el interés acumulado pagado entre dos períodos
PAGO.PRINC.ENTRE Devuelve el capital acumulado pagado de un préstamo entre dos períodos
PAGOINT Devuelve el pago de intereses de una inversión durante un período determinado
PAGOPRIN Devuelve el pago de capital de una inversión durante un período determinado
PRECIO Devuelve el precio por un valor nominal de 100 $ de un valor bursátil que paga una tasa de interés periódico
PRECIO.DESCUENTO Devuelve el precio por un valor nominal de 100 $ de un valor bursátil con descuento
PRECIO.PER.IRREGULAR.1 Devuelve el precio por un valor nominal de 100 $ de un valor bursátil con un primer período impar
PRECIO.PER.IRREGULAR.2 Devuelve el precio por un valor nominal de 100 $ de un valor bursátil con un último período impar
PRECIO.VENCIMIENTO Devuelve el precio por un valor nominal de 100 $ de un valor bursátil que paga interés a su vencimiento
RENDTO Devuelve el rendimiento de un valor bursátil que paga intereses periódicos
RENDTO.DESC Devuelve el rendimiento anual de un valor bursátil con descuento; por ejemplo, una letra del Tesoro (de EE.UU.)
RENDTO.PER.IRREGULAR.1 Devuelve el rendimiento de un valor bursátil con un primer período impar
RENDTO.PER.IRREGULAR.2 Devuelve el rendimiento de un valor bursátil con un último período impar
RENDTO.VENCTO Devuelve el rendimiento anual de un valor bursátil que paga intereses al vencimiento
SLN Devuelve la amortización por método directo de un bien en un período dado
SYD Devuelve la amortización por suma de dígitos de los años de un bien durante un período especificado
TASA Devuelve la tasa de interés por período de una anualidad
TASA.DESC Devuelve la tasa de descuento de un valor bursátil
TASA.INT Devuelve la tasa de interés para la inversión total de un valor bursátil
TASA.NOMINAL Devuelve la tasa nominal de interés anual
TIR Devuelve la tasa interna de retorno para una serie de flujos de efectivo periódicos
TIR.NO.PER Devuelve la tasa interna de retorno para un flujo de efectivo que no es necesariamente periódico
TIRM Devuelve la tasa interna de retorno donde se financian flujos de efectivo positivos y negativos a tasas diferentes
VA Devuelve el valor actual de una inversión
VDS Devuelve la amortización de un bien durante un período específico o parcial a través del método de cálculo del saldo en disminución
VF Devuelve el valor futuro de una inversión
VF.PLAN Devuelve el valor futuro de un capital inicial después de aplicar una serie de tasas de interés compuesto
VNA Devuelve el valor neto actual de una inversión en función de una serie de flujos periódicos de efectivo y una tasa de descuento
VNA.NO.PER Devuelve el valor neto actual para un flujo de efectivo que no es necesariamente periódico
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Sparklines Class – Office 2010


Define la clase Sparklines Class. Esto sólo está disponible en Office 2010. Cuando el objeto se serializa como XML, su nombre completo es x14: minigráficos.
Jerarquía de herencia

System.Object
DocumentFormat.OpenXml.OpenXmlElement
DocumentFormat.OpenXml.OpenXmlCompositeElement
DocumentFormat.OpenXml.Office2010.Excel.Sparklines

Espacio de nombres: DocumentFormat.OpenXml.Office2010.Excel
Montaje: DocumentFormat.OpenXml (en DocumentFormat.OpenXml.dll)

Sintaxis

————————————————– ——————————

C #

VB

————————————————– ——————————

En la tabla siguiente se enumeran los tipos secundarios posibles:

Sparkline

2.6.8 CT_Sparklines

Espacio de nombres de destino: http://schemas.microsoft.com/office/spreadsheetml/2010/main

Referenciado por: CT_SparklineGroup

Un tipo complejo que especifica una lista de minigráficos individuales de un grupo minigráfico. Debe contener menos de 231 elementos.

Elementos secundarios:

minigráfico: Un elemento CT_Sparkline que especifica las propiedades de un minigráfico individual.

El siguiente esquema XML de W3C ([XMLSchema1] sección 2,1) fragmento especifica el contenido de este tipo complejo.

<xsd:complexType name=»CT_Sparklines»>

<xsd:sequence>

<xsd:element name=»sparkline» type=»CT_Sparkline» minOccurs=»1″ maxOccurs=»unbounded»/>

sequence>

complexType>

Vea la sección 5.3 para la plena esquema XML de W3C ([XMLSchema1] sección 2.1).

Seguridad para subprocesos

————————————————– ——————————

Todos los miembros static (Shared en Visual Basic) públicos de este tipo son seguros para subprocesos. Los miembros de instancias no se garantiza que sea seguro para subprocesos.

Vea también

————————————————– ——————————

Referencia

Minigráficos Miembros

DocumentFormat.OpenXml.Office2010.Excel Espacio de nombres

Lenguajes de manipulación de datos (DML) (Transact-SQL) SQL Server


 

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Microsoft SQL Server  proporciona elementos de sintaxis de consulta nuevos y mejorados para mejorar la eficacia del procesamiento y acceso a los datos.

Nuevas cláusulas y opciones de DML


Cláusula   u opción Descripción
OUTPUT Devuelve filas   insertadas, actualizadas o eliminadas a la aplicación que realiza la llamada   como parte de la instrucción INSERT, UPDATE o DELETE.
WITH   common_table_expression Especifica un conjunto de   resultados o vista con nombre temporal definidos en el ámbito de una   instrucción SELECT, INSERT, UPDATE o DELETE.
UPDATE Permite actualizaciones   parciales y anexos de alto rendimiento en las columnas de tipos de datos varchar(max),   nvarchar(max) y varbinary(max) como parte de la instrucción   UPDATE.

Instrucciones y cláusulas de DML mejoradas


Instrucción   o cláusula Descripción
SELECT Proporciona los   siguientes elementos de sintaxis nuevos:

  •   Expresión de tabla común WITH
  •   Expresión TOP
  •   Nombre de columna de tipo definido por el usuario para seleccionar un   valor de tipo definido por el usuario
INSERT Proporciona los   siguientes elementos de sintaxis nuevos:

  •   Expresión de tabla común WITH
  •   Expresión TOP
  •   Cláusula OUTPUT

Permite la inserción de   valores de tipo definido por el usuario.

UPDATE Proporciona los   siguientes elementos de sintaxis nuevos:

  •   Expresión de tabla común WITH
  •   Expresión TOP
  •   Cláusula OUTPUT
  •   Nombre de columna de tipo definido por el usuario para actualizar un   valor de tipo definido por el usuario
  •   Cláusula .WRITE
DELETE Proporciona los   siguientes elementos de sintaxis nuevos:

  •   Expresión de tabla común WITH
  •   Expresión TOP
  •   Cláusula OUTPUT
FOR Proporciona las   siguientes directivas de FOR XML:

  •   TYPE permite la recuperación de resultados de consulta como un tipo xml.
  •   XMLSCHEMA permite las solicitudes de un esquema XSD.

Permite consultas FOR XML   anidadas.

FROM Proporciona la siguiente   sintaxis de origen de tabla adicional:

  •   APPLY
  •   PIVOT/UNPIVOT
  •   TABLESAMPLE
  •   Alias de columna masivo
TOP Se puede utilizar con las   instrucciones SELECT, INSERT, UPDATE y DELETE.

SQL Server 2005 incluye además instrucciones de DDL nuevas. Para obtener más información, vea Instrucciones de lenguaje de definición de datos (DDL) (Transact-SQL).

Nuevas instrucciones relacionadas con Service Broker


Una cola puede ser el destino de una instrucción SELECT, pero no se puede utilizar con una instrucción INSERT, UPDATE o DELETE. SQL Server 2005 presenta las siguientes instrucciones de DML para trabajar con objetos de Service Broker.

Instrucción Descripción
BEGIN   DIALOG Inicia una conversación   nueva entre dos servicios.
BEGIN   CONVERSATION TIMER Inicia un temporizador en   una conversación.
END   CONVERSATION Finaliza una conversación   existente.
GET   CONVERSATION GROUP Bloquea el grupo de   conversación para el siguiente mensaje disponible de la cola.
MOVE   CONVERSATION Asocia una conversación   existente a otro grupo de conversación.
RECEIVE Recupera uno o más   mensajes de una cola.
SEND Envía un mensaje a un   servicio.

SQL Server 2005 incluye además instrucciones de DDL nuevas para trabajar con objetos de Service Broker. Para obtener más información, vea Instrucciones de lenguaje de definición de datos (DDL) (Transact-SQL).

Vea también


Otros recursos

Novedades y mejoras en Transact-SQL (Transact-SQL)

MySQL: distintos tipos de datos


                                        

Después de la fase de diseño de una base de datos, y una vez se ha realizado el paso a tablas del mismo, en necesario crear las tablas correspondientes dentro de la base de datos. Para cada campo de cada una de las tablas, es necesario determinar el tipo de datos que contiene, para de esa forma ajustar el diseño de la base de datos, y conseguir un almacenamiento óptimo con la menor utilización de espacio. El presente artículo describe cada uno de los tipos de datos que puede tener un campo en Mysql, para la versión 4.xx.xx.

Los tipos de datos que puede haber en un campo, se pueden agrupar en tres grandes grupos:

  1. Tipos      numéricos
  2. Tipos de      Fecha
  3. Tipos de      Cadena

1 Tipos numéricos:

Existen tipos de datos numéricos, que se pueden dividir en dos grandes grupos, los que están en coma flotante (con decimales) y los que no.

TinyInt: es un número entero con o sin signo. Con signo el rango de valores válidos va desde -128 a 127. Sin signo, el rango de valores es de 0 a 255

Bit ó Bool: un número entero que puede ser 0 ó 1

SmallInt: número entero con o sin signo. Con signo el rango de valores va desde -32768 a 32767. Sin signo, el rango de valores es de 0 a 65535.

MediumInt: número entero con o sin signo. Con signo el rango de valores va desde -8.388.608 a 8.388.607. Sin signo el rango va desde 0 a16777215.

Integer, Int: número entero con o sin signo. Con signo el rango de valores va desde -2147483648 a 2147483647. Sin signo el rango va desde 0 a 429.4967.295

BigInt: número entero con o sin signo. Con signo el rango de valores va desde -9.223.372.036.854.775.808 a 9.223.372.036.854.775.807. Sin signo el rango va desde 0 a 18.446.744.073.709.551.615.

Float: número pequeño en coma flotante de precisión simple. Los valores válidos van desde -3.402823466E+38 a -1.175494351E-38, 0 y desde 1.175494351E-38 a 3.402823466E+38.

xReal, Double: número en coma flotante de precisión doble. Los valores permitidos van desde -1.7976931348623157E+308 a -2.2250738585072014E-308, 0 y desde 2.2250738585072014E-308 a 1.7976931348623157E+308

Decimal, Dec, Numeric: Número en coma flotante desempaquetado. El número se almacena como una cadena

Tipo de Campo Tamaño de Almacenamiento
TINYINT 1 byte
SMALLINT 2 bytes
MEDIUMINT 3 bytes
INT 4 bytes
INTEGER 4 bytes
BIGINT 8 bytes
FLOAT(X) 4 ú 8 bytes
FLOAT 4 bytes
DOUBLE 8 bytes
DOUBLE PRECISION 8 bytes
REAL 8 bytes
DECIMAL(M,D M+2 bytes sí D > 0,   M+1 bytes sí D = 0
NUMERIC(M,D) M+2   bytes if D > 0, M+1 bytes if D = 0

2 Tipos fecha:

A la hora de almacenar fechas, hay que tener en cuenta que Mysql no comprueba de una manera estricta si una fecha es válida o no. Simplemente comprueba que el mes esta comprendido entre 0 y 12 y que el día esta comprendido entre 0 y 31.
Date: tipo fecha, almacena una fecha. El rango de valores va desde el 1 de enero del 1001 al 31 de diciembre de 9999. El formato de almacenamiento es de año-mes-dia

DateTime: Combinación de fecha y hora. El rango de valores va desde el 1 de enero del 1001 a las 0 horas, 0 minutos y 0 segundos al 31 de diciembre del 9999 a las 23 horas, 59 minutos y 59 segundos. El formato de almacenamiento es de año-mes-dia horas:minutos:segundos

TimeStamp: Combinación de fecha y hora. El rango va desde el 1 de enero de 1970 al año 2037. El formato de almacenamiento depende del tamaño del campo:

Tamaño Formato
14 AñoMesDiaHoraMinutoSegundo   aaaammddhhmmss
12 AñoMesDiaHoraMinutoSegundo   aammddhhmmss
8 ñoMesDia aaaammdd
6 AñoMesDia aammdd
4 AñoMes aamm
2 Año aa

Time: almacena una hora. El rango de horas va desde -838 horas, 59 minutos y 59 segundos a 838, 59 minutos y 59 segundos. El formato de almacenamiento es de ‘HH:MM:SS’

Year: almacena un año. El rango de valores permitidos va desde el año 1901 al año 2155. El campo puede tener tamaño dos o tamaño 4 dependiendo de si queremos almacenar el año con dos o cuatro dígitos.

Tipo de Campo Tamaño de Almacenamiento
DATE 3 bytes
DATETIME 8 bytes
TIMESTAMP 4 bytes
TIME 3 bytes
YEAR 1 byte

3 Tipos de cadena:

Char(n): almacena una cadena de longitud fija. La cadena podrá contener desde 0 a 255 caracteres.

VarChar(n): almacena una cadena de longitud variable. La cadena podrá contener desde 0 a 255 caracteres.

Dentro de los tipos de cadena se pueden distinguir otros dos subtipos, los tipo Test y los tipo BLOB (Binary large Object)

La diferencia entre un tipo y otro es el tratamiento que reciben a la hora de realizar ordenamientos y comparaciones. Mientras que el tipo test se ordena sin tener en cuenta las Mayúsculas y las minúsculas, el tipo BLOB se ordena teniéndolas en cuenta.

Los tipos BLOB se utilizan para almacenar datos binarios como pueden ser ficheros.

TinyText y TinyBlob: Columna con una longitud máxima de 255 caracteres.

Blob y Text: un texto con un máximo de 65535 caracteres.

MediumBlob y MediumText: un texto con un máximo de 16.777.215 caracteres.

LongBlob y LongText: un texto con un máximo de caracteres 4.294.967.295. Hay que tener en cuenta que debido a los protocolos de comunicación los paquetes pueden tener un máximo de 16 Mb.

Enum: campo que puede tener un único valor de una lista que se especifica. El tipo Enum acepta hasta 65535 valores distintos

Set: un campo que puede contener ninguno, uno ó varios valores de una lista. La lista puede tener un máximo de 64 valores.

Tipo de campo Tamaño de Almacenamiento
CHAR(n) n bytes
VARCHAR(n) n +1 bytes
TINYBLOB, TINYTEXT Longitud+1 bytes
BLOB, TEXT Longitud +2 bytes
MEDIUMBLOB, MEDIUMTEXT Longitud +3 bytes
LONGBLOB, LONGTEXT Longitud +4 bytes
ENUM(‘value1′,’value2’,…) 1 ó dos bytes dependiendo   del número de valores
SET(‘value1′,’value2’,…) 1, 2, 3, 4 ó 8 bytes,   dependiendo del número de valores

Diferencia de almacenamiento entre los tipos Char y VarChar

Valor CHAR(4) Almace
namiento
VARCHAR(4) Almace
namiento
» » 4 bytes « 1 byte
‘ab’ ‘ab ‘ 4 bytes ‘ab’ 3 bytes
‘abcd’ ‘abcd’ 4 bytes ‘abcd’
‘abcdefgh’ ‘abcd’ 4 bytes ‘abcd’ 5 bytes

 

 

Por Carlos Luis Cuenca    http://www.desarrolloweb.com/articulos/1054.php

MS ACCESS: ¿Qué es una clave principal?


 Una clave principal es un campo o conjunto de campos de la tabla que proporcionan a Microsoft Office Access 2007 un identificador exclusivo para cada fila. En una base de datos relacional como Office Access 2007, la información se divide en tablas distintas en función del tema. A continuación, se utilizan relaciones de tablas y claves principales para indicar a Access cómo debe volver a reunir la información. Access utiliza campos de clave principal para asociar rápidamente los datos de varias tablas y combinar esos datos de forma significativa.

Este enfoque funciona porque una vez definida la clave principal, se puede utilizar en otras tablas para hacer referencia a la tabla que contiene la clave principal. Por ejemplo, un campo Id. de cliente de la tabla Compradores podría aparecer también en la tabla Pedidos. En la tabla Compradores es la clave principal y en la tabla Pedidos es una clave externa. Una clave externa, en términos simples, es la clave principal de otra tabla.

                       

Clave principal                                                            

Clave externa

A menudo, un número de identificación exclusivo, como un número de Id. o un número de serie o código, sirve como clave principal en una tabla. Por ejemplo, en una tabla Clientes, cada cliente podría tener un número de Id. de cliente distinto. El campo Id. de cliente sería, en ese caso, la clave principal.

Un buen candidato para una clave principal debe tener varias características. En primer lugar, debe identificar inequívocamente cada fila. En segundo lugar, nunca debe estar vacío ni ser nulo (siempre debe contener un valor). En tercer lugar, casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar. Access utiliza campos de clave principal para reunir rápidamente los datos de varias tablas.

Un ejemplo de una mala elección de clave principal sería un nombre o una dirección, ya que tanto el nombre como la dirección contienen información que puede cambiar con el tiempo.

Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automáticamente un índice para la clave principal, que permite agilizar las consultas y otras operaciones. Access comprueba también que cada registro tiene un valor en el campo de clave principal y que éste es siempre distinto.

Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le asigna un nombre de campo de «Id.» y el tipo de datos Autonumérico. El campo está oculto de forma predeterminada en la vista Hoja de datos, pero se puede ver en la vista Diseño.

Si piensa que no hay ningún campo o conjunto de campos que pueda constituir una buena clave principal, considere la posibilidad de utilizar una columna que tenga el tipo de datos Autonumérico. Este tipo de identificador no es «fáctico», es decir, no contiene información objetiva sobre la fila que representa. Es aconsejable utilizar este tipo de identificadores porque sus valores no cambian. Una clave principal que contiene datos sobre una fila (un número de teléfono o el nombre de un cliente, por ejemplo) es más probable que cambie, ya que la propia información «fáctica» podría cambiar.


 

Una columna con el tipo de datos Autonumérico suele ser una buena clave principal, porque garantiza que no habrá dos Id. de producto iguales.


En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o más campos juntos como clave principal de una tabla. Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que contenga artículos de línea de pedidos tendría dos columnas en su clave principal: Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal está formada por más de una columna se denomina clave compuesta.

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Agregar una clave principal autonumérica

Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le asigna el tipo de datos Autonumérico. Sin embargo, si desea agregar un campo de clave principal a una tabla que ya existe, debe abrir la tabla en la vista Diseño.

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
  2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
  3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla a la que desee agregar la clave principal y, a continuación, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.
  4. Busque la primera fila vacía disponible en la cuadrícula de diseño de la tabla.
  5. En la columna Nombre del campo, escriba un nombre, como IdCliente.
  6. En la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha desplegable y en Autonumérico.
  7. En Propiedades del campo, en Nuevos valores, haga clic en Incremento para usar valores numéricos incrementales para la clave principal, o haga clic en Aleatorio para utilizar números aleatorios.

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Definir la clave principal

Si tiene una tabla en la que cada registro contiene un número de identificación exclusivo, como un número de Id. o un número de serie o código, ese campo podría convertirse en una buena clave principal. Para que una clave principal funcione correctamente, el campo debe identificar inequívocamente cada fila, no debe contener un valor vacío o nulo y casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar.

Para definir explícitamente la clave principal, debe utilizar la vista Diseño.

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
  2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
  3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla en la que desea establecer la clave principal y, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.
  4. Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal.

Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee.

Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo.

  1. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

 

Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave principal.

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Quitar la clave principal

Cuando quite la clave principal, el campo o campos que hacían la función de clave principal ya no servirán como identificadores principales de un registro. Sin embargo, al quitar una clave principal no se elimina el campo o los campos de la tabla. Lo que se quita es la designación de clave principal de esos campos.

Al quitar la clave principal se quita también el índice que se creó para ella.

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
  2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
  3. Antes de quitar una clave principal, debe asegurarse de que no interviene en ninguna relación de tabla. Si intenta quitar una clave principal para la que existe una relación, Access le advertirá de que debe eliminar primero la relación.

Eliminar una relación de tabla

  1. Si las tablas que intervienen en las relaciones de tabla están abiertas, ciérrelas. No se puede eliminar una relación entre tablas abiertas.
  2. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar/Ocultar, haga clic en Relaciones.

 

  1. Si las tablas que participan en la relación de tabla no aparecen, en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla. A continuación, seleccione las tablas que desea agregar en el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en Agregar y luego en Cerrar.
  2. Haga clic en la línea de relación de tabla correspondiente a la relación que desea eliminar (la línea se mostrará en negrita al seleccionarla) y, a continuación, presione la tecla SUPR.
  3. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Cerrar.

 

  1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla cuya clave principal desee eliminar y, a continuación, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.
  2. Haga clic en el selector de filas de la clave principal actual.

Si la clave principal consta de un solo campo, haga clic en el selector de filas de ese campo.

Si la clave principal consta de varios campos, haga clic en el selector de filas de todos los campos de la clave principal.

  1. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

 

El indicador de clave se quita del campo o campos que especificó previamente como clave principal.

Nota Cuando guarde una nueva tabla sin definir ninguna clave principal, Access le pedirá que cree una. Si elige , se crea un campo Id. con el tipo de datos Autonumérico para proporcionar un valor exclusivo para cada registro. Si la tabla ya incluye un campo autonumérico, Access lo utiliza como clave principal.

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Cambiar la clave principal

Si decide cambiar la clave principal de una tabla, siga estos pasos:

  1. Quite la clave principal existente siguiendo las instrucciones de la sección Quitar la clave principal.
  2. Defina la clave principal existente siguiendo las instrucciones de la sección Definir la clave principal.

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Para obtener más información

Para obtener más información sobre el diseño de bases de datos y la selección de una clave principal adecuada, vea los artículos siguientes: Conceptos básicos del diseño de una base de datos y Crear tablas en una base de datos.

http://office.microsoft.com/es-es/access-help/agregar-establecer-cambiar-o-quitar-la-clave-principal-HA010014099.aspx

 

MS ACCESS: cómo buscar registros


   Supongamos que ha creado una base de datos a partir de una de las nuevas plantillas incluidas en Microsoft Office Access 2007. Puede tratarse de una base de datos Contactos y ha importado información de contacto desde Microsoft Office Outlook 2007. En un momento determinado, va a tener tantos datos que para buscar registros específicos ya no basta con echar un vistazo a una hoja de datos.

Hay cuatro formas de buscar registros específicos:

  • Desplazamiento El desplazamiento implica moverse entre los registros, generalmente de uno en uno, en una tabla o vista.

Nota Una vista es un objeto de base de datos que muestra la información almacenada en las tablas. Los formularios, consultas e informes pueden ser vistas.

Todas las plantillas de Office Access 2007 incluyen consultas que se pueden usar inmediatamente. Asimismo, puede crear sus propias consultas para buscar registros específicos y responder a preguntas concretas.

En este artículo se explican las técnicas que puede usar para desplazarse, buscar y filtrar los registros. Se incluye asimismo un ejemplo de cómo usar una consulta para buscar registros específicos y se proporcionan vínculos a otros artículos de ayuda para obtener información más detallada sobre el uso de las consultas.

¿Qué desea hacer?



Desplazarse por los registros

Hay varias formas de desplazarse por los registros. Puede presionar la tecla TAB para moverse por los registros según el orden en que aparecen y de uno en uno. Cuando abre una tabla o vista en la vista Hoja de datos (vista Hoja de datos: vista que muestra datos de una tabla, un formulario, una consulta, una vista o un procedimiento almacenado con formato de filas y columnas. En la vista Hoja de datos, puede editar campos, buscar y agregar o eliminar datos.), puede usar los botones de desplazamiento parar moverse entre los registros. La mayoría de los formularios incluyen asimismo botones de desplazamiento. En las plantillas de Office Access 2007, algunos formularios disponen del cuadro Ir a que permite elegir un registro basándose en los datos de los campos de clave.

Usar los botones de desplazamiento por los registros

Los botones de desplazamiento permiten ir de un registro a otro. Dependiendo del botón en el que se haga clic, el desplazamiento se realiza al registro primero, último, siguiente, anterior o a un nuevo registro.

 

Primer registro

Registro anterior

Registro activo

Siguiente registro

Último registro

Nuevo registro (vacío)

Indicador de filtro

Cuadro Buscar

Cuando haga clic en el cuadro Registro activo, podrá escribir un número de registro y, a continuación, presionar ENTRAR para ir a ese registro. El número de registro se cuenta secuencialmente desde el inicio del formulario o de la hoja de datos. No se corresponde con ningún valor de campo.

El botón del indicador de filtro muestra si se ha aplicado algún filtro. Si no hay ningún filtro aplicado o se han borrado todos los filtros, se ve Sin filtro. Para quitar el filtro, puede hacer clic en este botón si muestra Filtrado. De manera similar, si muestra Sin filtrar, puede hacer clic en este botón para aplicar el último filtro usado.

Si escribe texto en el cuadro Buscar, se resaltará el primer valor coincidente en tiempo real a medida que vaya escribiendo cada carácter. Puede usar esta característica para buscar rápidamente un registro con valor coincidente.

Seleccionar un registro mediante el cuadro Ir a

El cuadro Ir a permite elegir un registro concreto en una lista desplegable. El botón aparece en las bases de datos creadas a partir de una plantilla de Access, normalmente en los formularios de detalles que muestran información sobre personas, como el formulario Detalles de contactos en las bases de datos basadas en la plantilla Contactos. A veces, el cuadro Ir a aparece también en otros formularios, como el formulario Proyectos y tareas de las bases de datos basadas en la plantilla Proyectos de marketing.

Si un formulario incluye el cuadro Ir a, éste se sitúa en la sección superior izquierda de ese formulario y es similar a la siguiente ilustración:

 

Usar el cuadro Ir a

  1. Haga clic en la flecha situada en el borde del cuadro.
  2. Seleccione un registro en la lista desplegable.

Nota Si conoce los primeros caracteres del registro al que se desea desplazar, escríbalos en el cuadro Ir a para que pueda buscar rápidamente ese registro.

El cuadro Ir a muestra tantos datos como sean necesarios para identificar de manera única cada registro. Cuando se selecciona un registro en la lista, Access muestra el resto de los datos de ese registro en el área principal del formulario.

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Buscar registros específicos

Puede usar la ficha Buscar del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para buscar registros específicos. Puede buscar en un campo concreto o en una tabla o vista completa.

Nota El cuadro de diálogo Buscar y reemplazar puede usarse únicamente si la tabla o vista muestra datos, incluso si no hay registros visibles por la aplicación de un filtro.

Buscar registros

  1. Abra la tabla o vista en la que desee buscar.
  2. Haga clic en el campo en el que desee buscar.
  3. En el grupo Buscar de la ficha Inicio, haga clic en Buscar o presione CTRL+F.

O bien,

Método abreviado de teclado Presione CTRL+B.

Aparece el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, con la ficha Buscar seleccionada.

  1. En el cuadro Buscar, escriba el valor que desee buscar.
  2. De manera opcional, use la lista Buscar en para cambiar el campo en el que desea realizar la búsqueda o para buscar en toda la tabla subyacente.
  3. De manera opcional, en la lista Coincidir, haga clic en Cualquier parte del campo. De este modo, se realiza la búsqueda más amplia posible.

La lista Coincidir representa el operador de comparación. El elemento Cualquier parte del campo equivale a «contiene» y busca el criterio de búsqueda en cualquier parte del campo objeto de la búsqueda.

  1. En la lista Buscar, seleccione Todo y, a continuación, haga clic en Buscar siguiente.
  2. Cuando esté resaltado el elemento buscado, haga clic en Cancelar en el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para cerrar el cuadro de diálogo.

Para obtener más información sobre cómo usar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, vea el artículo Usar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para cambiar datos.

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Filtrar registros

Puede aplicar un filtro para limitar los registros mostrados a los que cumplen los criterios. Al aplicar un filtro, será más fácil buscar los registros que desee. Por ejemplo, para limitar rápidamente los registros mostrados, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en un campo cuyo valor desee hacer coincidir y, a continuación, seleccione una de las opciones Igual a, No es igual a, Contiene o No contiene situadas en la parte inferior del menú contextual.

Aplicar un filtro por selección

  1. Abra una tabla o un formulario.
  2. Para asegurarse de que la tabla o el formulario aún no está filtrado, en la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Avanzado y, a continuación, en Borrar todos los filtros si este comando está disponible.
  3. Vaya al registro que contiene el valor que desee usar como parte del filtro y, a continuación, haga clic en el campo. Para filtrar por una selección parcial, seleccione únicamente los caracteres que desee.
  4. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio, haga clic en Selección y, a continuación, haga clic en el filtro que desee aplicar.

O bien,

Haga clic con el botón secundario del mouse en el campo y, a continuación, seleccione una de las opciones Igual a, No es igual a, Contiene o No contiene en la parte inferior del menú contextual.

  1. Para filtrar otros campos basándose en una selección, repita los anteriores pasos 3 y 4.

Para explorar otras formas de filtrar, use los comandos que aparecen en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio.

Para obtener más información sobre cómo aplicar un filtro, vea el artículo Filtrar: limitar el número de registros en una vista.

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Buscar registros mediante una consulta

Las técnicas que se pueden usar para buscar y filtrar los registros son muy útiles a la hora de buscar registros específicos. Sin embargo, a veces puede que desee realizar periódicamente la misma operación de búsqueda o filtro. En vez de reproducir cada vez un conjunto de procedimientos de búsqueda y filtro, puede crear una consulta.

Diferentes tipos de información se almacenan como distintas clases de datos. Por ejemplo, las fechas de cumpleaños se almacenan como datos de fecha/hora, mientras que los nombres se almacenan como datos de texto. Cuando se usa una consulta para buscar o filtrar, se usan criterios basándose en el tipo de datos que se está buscando.

A veces, no encuentra un registro que sabe que existe. Esto puede suceder si ve los registros en un formulario o una consulta que no muestre determinados registros debido al valor de un campo concreto. Por ejemplo, en la plantilla Problemas, el formulario Lista de problemas no muestra los problemas con el estado «Cerrado» porque los registros proceden de una consulta que excluye específicamente esos casos. Para ver los casos cerrados, puede buscarlos en la tabla Problemas o el formulario Detalles de problemas, usar el informe Casos cerrados, o bien, crear una consulta que muestre los casos cerrados. En el siguiente ejemplo se muestra cómo usar una consulta para buscar registros.

Supongamos que usa una base de datos creada a partir de la plantilla Problemas de Access 2007 para realizar un seguimiento de los problemas. La tabla Problemas tiene un campo denominado Estado que indica si un problema concreto está activo, se ha resuelto o está cerrado. Puede crear una consulta que muestre los problemas con el estado Cerrado siguiendo estos procedimientos:

  1. En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta.
  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Problemas y, a continuación, haga clic en Cerrar.
  3. En el diseñador de consultas, haga doble clic en el asterisco (*) en la tabla Problemas. De este modo, asegura que la consulta mostrará todos los campos de los registros que devuelva.

Aparece Problemas.* en la primera columna de la cuadrícula de diseño, en la fila Campo. Esto indica que deben devolverse todos los campos de la tabla Problemas.

  1. En el diseñador de consultas, haga doble clic en Estado en la tabla Problemas.

Aparece Estado en la segunda columna de la cuadrícula de diseño, en la fila Campo.

  1. En la segunda columna de la cuadrícula de diseño, desactive la casilla de verificación en la fila Mostrar. De este modo, asegura que la consulta no mostrará el campo Estado.

Si no desactiva la casilla de verificación Mostrar situada en la columna Estado, se mostrará el campo Estado dos veces en los resultados de la consulta.

  1. En la segunda columna de la cuadrícula de diseño, en la fila Criterios, escriba =»Cerrado». Éste es el criterio de búsqueda. De este modo, asegura que la consulta devolverá únicamente los registros cuyo valor de Estado sea «Cerrado».

Nota En este ejemplo se usa un solo criterio de búsqueda. Se pueden usar varios criterios de búsqueda agregando criterios a más campos y mediante la fila o y las filas adicionales debajo de o.

La consulta ya puede ejecutarse y es similar a la siguiente ilustración:

 

  1. En el grupo Resultados de la ficha Diseño, haga clic en Ejecutar.

Nota A menos que ya haya empezado a registrar problemas y, por lo tanto, tenga datos en la tabla Problemas y haya establecido el estado de al menos un problema en «Cerrado», la consulta no devolverá resultados. No obstante, puede guardar la consulta y usarla en cualquier momento.

  1. Presione CTRL+S para guardar la consulta. En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre para la consulta (por ejemplo, Problemas cerrados) y, a continuación, haga clic en Aceptar.

La consulta mostrará los problemas cuyo estado sea Cerrado.

Para obtener más información sobre cómo crear consultas para que le ayuden a buscar registros, vea los artículos Crear una consulta de selección sencilla y Crear una consulta basada en varias tablas.

Para obtener más información sobre los criterios de búsqueda y de filtro, vea el artículo Ejemplos de criterios de consulta.

Corresponde a:

Access 2007

Vea también:

Buscar registros con las fechas más recientes o más antiguas

Buscar registros con valores superiores o inferiores en un grupo o campo

Buscar, ocultar o eliminar datos duplicados

Filtrar y ordenar

Final del formulario

 

MS ACCESS: Propiedades de control de derecha a izquierda


 La característica descrita en este tema de Ayuda sólo está disponible si el soporte para idiomas de derecha a izquierda (derecha a izquierda: hace referencia a la configuración de teclado, vistas de documentos, objetos de interfaz de usuario y la dirección en la que se muestra texto. El árabe y el hebreo son idiomas de derecha a izquierda.) está habilitado mediante la Configuración de idioma de Microsoft Office.

Asimismo, para habilitar (idiomas habilitados: idiomas que pueden agregarse para editar texto en los programas de Microsoft Office. Estos idiomas se utilizan además de la versión de idioma instalada del producto y proporcionan funciones adicionales para trabajar en un entorno de varios idiomas.) las características de derecha a izquierda en Microsoft Access, deberá ejecutar un sistema operativo Microsoft Windows de 32 bits con soporte de derecha a izquierda – por ejemplo, la versión en árabe de Microsoft Windows 2000.

Los valores de estas propiedades al principio se determinan cuando el control se coloca en la cuadrícula vista Diseño (vista Diseño: vista que muestra el diseño de los siguientes objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes y macros. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.) de un formulario o informe.

Nota Los valores asociados a estas propiedades están disponibles en formularios e informes. El comportamiento de controles de tablas y consultas es una configuración con capacidad fija bidireccional (bidireccional: describe un entorno en el que se utilizan juntos los atributos de comportamiento de derecha a izquierda y de izquierda a derecha, como sucede en el caso de que haya texto inglés y texto árabe dentro de la misma oración.): AlineaciónDeBarraDeDesplazamientoVertical = Sistema (sistema: configuración de controles y otras opciones que deriva sus valores del sistema operativo Microsoft Windows.), FormasNumerales = Sistema, IdiomaTeclado = Sistema, AlineaciónTexto = General (alineación General: formato que, normalmente, alinea el texto a la izquierda y los números a la derecha. Cuando están activas las funciones de escritura de derecha a izquierda, la alineación General se amplía para incluir el modo Texto (disponible siempre) y el modo Interfaz (disponible a veces).), OrdenLectura = Contexto (contexto: orden de lectura y configuración de alineación que se suele utilizar en controles que muestran texto. Cuando se selecciona el valor Contexto, el orden de lectura se determina por el primer carácter fuerte (no un número ni un carácter especial) que se escribe.) y la posición del punto de inserción inicial = depende de los datos. Si el control no contiene texto, la alineación, el orden de lectura (orden de lectura: orden visual en el que se muestran caracteres, palabras y grupos de palabras. El español y la mayoría de los demás idiomas europeos se muestran en el orden de izquierda a derecha, y el hebreo, árabe, persa y urdu se muestran en el orden de derecha a izquierda.) y la posición del punto de inserción inicial se determinan mediante el idioma del teclado (idioma del teclado: idioma seleccionado para insertar texto.) al especificar el control: de derecha a izquierda si el idioma del teclado es un idioma de derecha a izquierda y de izquierda a derecha (de izquierda a derecha: hace referencia a las configuraciones de teclado, las vistas de documento, los objetos de interfaz de usuario y la dirección en la que se muestra el texto. El español y la mayoría de los demás idiomas europeos son idiomas de escritura de izquierda a derecha.) en caso contrario.

PropiedadOrdenLectura (ReadingOrder)

Determina el orden de lectura del control. Puede especificar el orden de lectura de derecha a izquierda o de izquierda a derecha o hacer que el orden de lectura se determine mediante el idioma del teclado del primer texto especificado.

Propiedad IdiomaTeclado (KeyboardLanguage)

La propiedad IdiomaTeclado (KeyboardLanguage) anula el idioma del teclado que se está utilizando (incluyendo el cambio del icono de idioma del teclado activo en la barra de tareas). Esta propiedad especifica el idioma del teclado inicial cuando el control recibe el enfoque. Esta función es útil para programas de entrada de grandes cantidades de datos porque reduce los cambios de idioma del teclado al mover de un campo al otro. Después, puede seleccionar un nuevo idioma del teclado.

En la vista Formulario (vista Formulario: vista que muestra un formulario para mostrar o aceptar datos. La vista Formulario es el medio principal para agregar y modificar datos a tablas. También se puede cambiar el diseño de un formulario en esta vista.) o en la vista Hoja de datos (vista Hoja de datos: vista que muestra datos de una tabla, un formulario, una consulta, una vista o un procedimiento almacenado con formato de filas y columnas. En la vista Hoja de datos, puede editar campos, buscar y agregar o eliminar datos.), Access activará el idioma del teclado designado. Si la operación falla (es lo más probable, porque el idioma del teclado solicitado no está disponible en el sistema del programador o del usuario), no se cambia el idioma del teclado activo.

Propiedad AlineaciónTexto (TextAlign)

Esta propiedad determina la colocación del texto dentro de un control. Además de las alineaciones estándar de caracteres a la izquierda, derecha y el centro, las características de derecha a izquierda de Access usan el valor Alineación general para especificar la manera de alinear el texto.

Propiedad AlineaciónDeBarraDeDesplazamientoVertical (ScrollBarAlign)

Esta propiedad permite colocar las barras de desplazamiento verticales del control y los botones en la dirección (dirección: especifica el orden de lectura, la alineación y/o la apariencia visual de documentos y texto de derecha a izquierda, independientemente del idioma del teclado. La dirección describe también cómo se orientan la interfaz de usuario, los controles y otros objetos de la pantalla.) de derecha a izquierda o de izquierda a derecha. Para que la barra de desplazamiento siga el valor de la propiedad Orientación para el formulario o informe que contiene el control, haga clic en Sistema. (Una barra de desplazamiento vertical se coloca a la izquierda si la propiedad Orientación (Orientation) del formulario o informe está establecida De derecha a izquierda, y se coloca a la derecha si la propiedad Orientación (Orientation) del formulario o informe está establecida De izquierda a derecha.)

Propiedad FormasNumerales

Esta propiedad determina si se utilizarán formas occidentales (árabes) o formas específicas del lugar para mostrar valores numéricos. Por ejemplo, en varios países árabes se utilizan dos representaciones distintas de formas de dígitos: árabe e hindi. Puede elegir entre controles de texto específicamente árabes o nacionales (normalmente hindi en una configuración regional árabe), puede dejar que el sistema operativo Microsoft Windows determine las formas numerales que deben mostrarse o bien puede dejar que el contexto del idioma de un texto adyacente determine la forma numeral (sólo formas árabes e hindi).

Propiedades de derecha a izquierda admitidas por controles de diferentes tipos

 

 

ACCESS: exigir integridad referencial entre las tablas (ADP)


Nota   La información recogida en este tema sólo se aplicará a proyectos de Microsoft Access (.adp).

La integridad referencial entre tablas se exige de manera predeterminada cuando se crea una relación en el diagrama de base de datos. La exigencia de una relación garantiza que cada valor especificado en una columna de clave externa coincide con un valor existente en la columna de clave principal relacionada.

Puede cambiar las condiciones en las que se exige la integridad referencial al modificar las propiedades de la relación.

OcultarCambiar las opciones de integridad referencial de una relación nueva

  1. En la ventana Base de datos, elija Diagramas de base de datos Imagen del botón   en Objetos, haga clic en el diagrama de base de datos que desee abrir y, a continuación, elija Diseño en la barra de herramientas de la ventana Base de datos.
  2. Cree una relación en el diagrama de base de datos.

Mostrar¿Cómo?

Si desea asociar filas de una tabla con filas de otra, cree relaciones entre las dos tablas.

MostrarCrear relaciones en un diagrama de base de datos

  1. En la ventana Base de datos, elija Diagramas de base de datos Imagen del botón   en Objetos, haga clic en el diagrama de base de datos que desee abrir y, a continuación, elija Diseño en la barra de herramientas de la ventana Base de datos.
  2. En el diagrama de base de datos, haga clic en el selector de fila Icono de selector de fila de la columna o combinación de columnas de base de datos que desee relacionar con una columna de otra tabla.
  3. Con el puntero situado encima del selector de fila, haga clic y arrastre la tabla relacionada.
  4. Suelte el botón del mouse. Aparece el cuadro de diálogo Crear relación e intenta hacer coincidir las columnas seleccionadas con columnas que tengan el mismo nombre y tipo de datos en la tabla relacionada.
  5. En el cuadro de diálogo Crear relación, confirme que las columnas que desea relacionar aparecen en las listas Tabla de claves principales y Tabla de claves externas.
  6. Elija Aceptar para crear la relación.

En el diagrama, el lado de la clave principal de la relación está representado mediante el símbolo de una llave Icono de llave. En relaciones uno a uno, la tabla que inició la relación determina el lado de la clave principal. Por ejemplo, si crea una relación de la columna id_editores de la tabla editores con la columna id_editores de la tabla info_editores, la tabla editores estará en el lado de la clave principal de la relación.

MostrarCrear una relación con el Diseñador de tablas

  1. Elija Tablas Imagen del botón   en Objetos, haga clic en la tabla que está en el lado de la clave externa de la relación y, a continuación, en Diseño en la barra de herramientas de la ventana Base de datos.
  2. Haga clic con el botón secundario del mouse en el Diseñador de tablas y elija Relaciones.
  3. Haga clic en el botón Nueva.
  4. En la lista desplegable Tabla de claves principales, seleccione la tabla que estará en el lado de la clave principal de la relación. En la cuadrícula situada debajo, especifique las columnas que constituyen a la clave principal de la tabla. En la celda de cuadrícula adyacente, situada a la izquierda de cada columna, especifique la correspondiente columna de clave externa de la tabla de claves externas.
    El Diseñador de tablas le sugerirá un nombre para la relación. Para cambiar este nombre, modifique el contenido del cuadro de texto Nombre de la relación.
  5. Elija Cerrar para crear la relación.
  1. En el cuadro de diálogo Crear relación desactive o active una o varias opciones. Para obtener más información sobre cada opción, haga clic en Ayuda.

OcultarCambiar las opciones de integridad referencial de una relación existente

  1. En la ventana Base de datos, elija Diagramas de base de datos Imagen del botón   en Objetos, haga clic en el diagrama de base de datos que desee abrir y, a continuación, elija Diseño en la barra de herramientas de la ventana Base de datos.
  2. Seleccione la línea de relación en el diagrama de base de datos.
  3. Haga clic con el botón secundario del mouse en la línea de relación y elija Propiedades.
  4. Elija la ficha Relaciones.
  5. Elija la relación en la lista Relación seleccionada.
  6. Desactive o active una o más opciones. Para obtener más información sobre cada opción, haga clic en Ayuda.

La relación se actualiza en la base de datos al guardar el diagrama o alguna de las tablas relacionadas.

Introducción a la seguridad y protección en Excel


Microsoft Excel proporciona varias capas de seguridad y protección para controlar quién puede tener acceso a los datos de Excel y modificarlos.

Proteger un archivo de libro

Puede ayudar a restringir quién puede abrir un archivo de libro y utilizar los datos exigiendo una contraseña para ver el archivo y guardar los cambios que se realicen.

Seguridad mediante contraseña

La seguridad mediante contraseña en el nivel del archivo de libro usa cifrado avanzado (un método estándar para proteger el contenido de un archivo) para proteger el libro frente a accesos no autorizados. Se puede establecer una contraseña en la ficha Seguridad del cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas, comando Opciones). Puede especificar dos contraseñas independientes que deben escribir los usuarios para:

  • Abrir y ver el archivo Esta contraseña está cifrada para proteger los datos frente a accesos no autorizados.
  • Modificar el archivo Esta contraseña no está cifrada y sólo está destinada a conceder permiso a usuarios específicos para que editen los datos del libro y guarden los cambios en el archivo.

Estas contraseñas se aplican a todo el archivo del libro. Para conseguir una seguridad óptima, es mejor asignar siempre una contraseña para abrir y ver el archivo, y especificar que los usuarios con permisos para modificar los datos escriban ambas contraseña.

Nota La protección mediante contraseña de un archivo de libro es diferente de la protección de la estructura y la ventana del libro que puede establecer en el cuadro de diálogo Proteger libro (menú Herramientas, submenú Protección, comando Proteger libro).

Importante Use contraseñas seguras que combinan letras en mayúsculas y minúsculas, números y símbolos. Las contraseñas no seguras son aquellas que no mezclan dichos elementos. Un ejemplo de contraseña segura sería Y6dh!et5, y de no segura, Casa27. Utilice una contraseña segura que pueda recordar para no tener que anotarla en ningún sitio.

Tipos de cifrado

Para conseguir una protección mediante contraseña más segura del archivo de libro y de sus propiedades, puede elegir entre varios tipos de cifrado que puede usar con los archivos de libro de Excel. El cifrado hace el texto ilegible para todos menos para los usuarios autorizados que dispongan de una clave pública que coincida con el tipo de cifrado y que les permita descifrar el texto.

Para obtener acceso a las opciones de cifrado, haga clic en el botón Avanzadas de la ficha Seguridad del cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas, comando Opciones).

Recomendación de sólo lectura

Si no desea impedir que los usuarios abran un archivo de libro como lectura/escritura, pero desea recordarles que los datos son importantes y no deben cambiarse, puede hacer que Excel recomiende abrir el libro como sólo lectura. Puede hacerlo sin solicitar una contraseña para abrir el archivo.

Si activa la casilla de verificación Recomendado sólo lectura de la ficha Seguridad del cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas, comando Opciones), los usuarios obtendrán una recomendación de sólo lectura al abrir el archivo. Sin embargo, esto no impide que los usuarios abran el archivo como lectura/escritura para poder cambiar el archivo y guardar sus cambios.

Proteger elementos específicos de la hoja de cálculo o libro

Al compartir un archivo de Excel para que otros puedan colaborar en los datos, puede evitar que los usuarios realicen cambios en elementos específicos del libro o la hoja de cálculo protegiendo (o bloqueando) ciertas partes del archivo. También puede especificar una contraseña para permitir que los usuarios individuales modifiquen elementos específicos.

Importante Los siguientes tipos de protección no deben confundirse con la seguridad de los archivos; no están diseñados para hacer el libro más seguro ni pueden protegerlo frente a usuarios malintencionados.

Protección de elementos de la hoja de cálculo

Al proteger una hoja de cálculo, todas sus celdas se bloquean de forma predeterminada, y los usuarios no pueden realizar cambios en una celda bloqueada. Por ejemplo, no pueden insertar, modificar, eliminar ni aplicar formato a los datos de una celda bloqueada. Sin embargo, puede especificar qué elementos pueden modificar los usuarios cuando proteja la hoja de cálculo.

Para proteger una hoja de cálculo, seleccione Protección en el menú Herramientas y, a continuación, haga clic en Proteger hoja. Puede controlar el acceso a elementos individuales de la hoja de cálculo u hoja de gráfico si activa o desactiva las siguientes casillas de verificación.

Opciones de hoja de cálculo

Casilla   de verificación Si   está desactivada, impide que los usuarios puedan
Seleccionar celdas   bloqueadas Mover el puntero a celdas   que tienen activada la casilla de verificación Bloqueado en la ficha Protección   del cuadro de diálogo Formato de celdas. De forma predeterminada, los   usuarios pueden seleccionar celdas bloqueadas.
Seleccionar celdas   desbloqueadas Mover el puntero a celdas   que tienen desactivada la casilla de verificación Bloqueado en la   ficha Protección del cuadro de diálogo Formato de celdas. De   forma predeterminada, los usuarios pueden seleccionar celdas desbloqueadas, y   pueden presionar la tecla TAB para desplazarse por las celdas desbloqueadas   de una hoja de cálculo protegida.
Formato de celdas Cambiar cualquiera de las   opciones de los cuadros de diálogo Formato de celdas o Formato   condicional. Si aplicó formatos condicionales antes de proteger la hoja   de cálculo, el formato seguirá cambiando si un usuario especifica un valor   que satisfaga una condición diferente.
Formato de columnas Usar cualquiera de los   comandos del submenú Columna del menú Formato, incluido cambiar   el ancho de columna u ocultar columnas.
Formato de filas Usar cualquiera de los   comandos del submenú Fila del menú Formato, incluido cambiar el   alto de fila u ocultar filas.
Insertar columnas Insertar columnas.
Insertar filas Insertar filas.
Insertar hipervínculos Insertar nuevos hipervínculos (hipervínculo: texto con color y subrayado   o gráfico en el que se hace clic para ir a un archivo, una ubicación en un   archivo, una página Web en World Wide Web o una página Web en una intranet.   Los hipervínculos también pueden dirigirse a grupos de noticias y a sitios   Gopher, Telnet y FTP.), incluso en celdas desbloqueadas.
Eliminar columnas Eliminar columnas.   Observe que si Eliminar columnas está protegida e Insertar columnas   no está también protegida, un usuario podría insertar columnas que no puede   eliminar.
Eliminar filas Eliminar filas. Observe   que si Eliminar filas está protegida e Insertar filas no está   también protegida, un usuario podría insertar filas que no puede eliminar.
Ordenar Usar cualquiera de los   comandos Ordenar del menú Datos, o los botones Ordenar   de la barra de herramientas Estándar. Los usuarios no pueden ordenar   rangos que contienen celdas en una hoja de cálculo protegida,   independientemente de esta configuración.
Usar Autofiltro Usar las flechas   desplegables para cambiar el filtro de un rango autofiltrado. Los usuarios no   pueden crear ni quitar rangos autofiltrados en una hoja de cálculo protegida,   independientemente de esta configuración.
Usar informes de tabla   dinámica Aplicar formato, cambiar   el diseño, actualizar, o modificar de algún otro modo informes de tabla dinámica (informe de tabla dinámica: informe de   Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como   registros de una base de datos, de varios orígenes, incluidos los que son   externos a Excel.), o crear nuevos informes.
Modificar objetos
  •   Efectuar cambios en los objetos gráficos, incluidos mapas, gráficos   incrustados, formas, cuadros de texto y controles, que no se bloquearon antes   de proteger la hoja de cálculo. Por ejemplo, si una hoja de cálculo tiene un   botón que ejecuta una macro, puede hacer clic en el botón para ejecutar la   macro, pero no puede eliminar el botón.
  •   Efectuar cambios, por ejemplo de formato, en un gráfico incrustado. El   gráfico sigue actualizándose cuando cambian sus datos de origen.
  •   Agregar o editar comentarios.
Modificar   escenarios Ver escenarios (escenario: conjunto de valores de entrada, al que se ha   asignado un nombre, que puede sustituirse en un modelo de hoja de cálculo.)   que ha ocultado, realizar cambios en escenarios protegidos frente a   modificaciones y eliminar dichos escenarios. Los usuarios pueden cambiar los   valores de las celdas modificadas, si las celdas no están protegidas y   agregar nuevos escenarios.

Nota Si ejecuta una macro que afecta a un elemento que está protegido en la hoja de cálculo, aparece un mensaje y la macro deja de ejecutarse.

Opciones de hoja de gráfico

Casilla   de verificación Si   está activada, impide que los usuarios puedan
Contenido Efectuar cambios en   elementos que forman parte del gráfico, por ejemplo series de datos, ejes y   leyendas. El gráfico continúa reflejando los cambios que se efectúan en sus   datos de origen.
Objetos Efectuar cambios en   objetos gráficos, incluidas formas, cuadros de texto y controles, a menos que   desbloquee los objetos antes de proteger la hoja de gráfico.

Permiso para tener acceso a áreas específicas de una hoja de cálculo protegida

Antes de proteger una hoja de cálculo, puede desbloquear los rangos en los que desea que los usuarios puedan cambiar o introducir datos. Puede:

  • Desbloquear celdas para todos los usuarios en la ficha Protección del cuadro de diálogo Formato de celdas (menú Formato, comando Celdas).
  • Desbloquear celdas para usuarios específicos en el cuadro de diálogo Permitir que los usuarios modifiquen rangos (menú Herramientas, submenú Protección, comando Permitir que los usuarios modifiquen rangos).

Los usuarios que especifique en el cuadro de diálogo Permisos para rango (botón Permisos) pueden modificar el rango automáticamente sin escribir la contraseña. A los demás usuarios se les pedirá la contraseña cuando deseen modificar el rango.

Tenga en cuenta lo siguiente:

  • Si una celda pertenece a más de un rango, los usuarios que tengan autorización para modificar cualquiera de los rangos podrán modificar la celda.
  • Si un usuario intenta modificar varias celdas y sólo tiene autorización para modificar algunas de ellas, aparecerá un mensaje indicándole que debe seleccionar y modificar las celdas una a una.
  • Si especifica rangos en el cuadro de diálogo Permitir que los usuarios modifiquen rangos sin asignar una contraseña, dichos rangos se desbloquearán para todos los usuarios.

Protección mediante contraseña de elementos de hojas de cálculo y de libros

Al proteger un libro u hoja de cálculo para bloquear sus elementos, agregar una contraseña es opcional. En este contexto, la contraseña sólo sirve para permitir el acceso a ciertos usuarios e impedir que realicen cambios otros. Este nivel de protección mediante contraseña no asegura que todos los datos confidenciales del libro estén protegidos. Para lograr una seguridad óptima, debería usar una contraseña para proteger el propio archivo de libro frente a accesos no autorizados.

Nota Es muy importante que recuerde la contraseña especificada. Sin la contraseña, no hay forma de desproteger el libro o la hoja de cálculo.

Importante Use contraseñas seguras que combinan letras en mayúsculas y minúsculas, números y símbolos. Las contraseñas no seguras son aquellas que no mezclan dichos elementos. Un ejemplo de contraseña segura sería Y6dh!et5, y de no segura, Casa27. Utilice una contraseña segura que pueda recordar para no tener que anotarla en ningún sitio.

Protección de la estructura y la ventana del libro

Puede bloquear la estructura de un libro para impedir que los usuarios agreguen o eliminen hojas de cálculo, o que muestren hojas de cálculo ocultas. También puede impedir que los usuarios cambien el tamaño o la posición de las ventanas que ha configurado para mostrar un libro. La protección de la estructura y la ventana del libro se aplica a todo el libro.

Para proteger un libro, seleccione Protección en el menú Herramientas y, a continuación, haga clic en Proteger libro.

Puede elegir qué elementos desea proteger (estructura, ventanas del libro, o ambos) activando o desactivando las siguientes casillas de verificación.

Opciones de libro

Casilla   de verificación Si   está activada, impide que los usuarios puedan
Estructura

Nota Si ejecuta una macro que incluye una operación que no se puede   realizar en un libro protegido, aparecerá un mensaje y la macro dejará de   ejecutarse.

Ventanas
  •   Cambiar el tamaño y la posición de las ventanas del libro cuando éste   se abre.
  •   Mover, cambiar el tamaño o cerrar las ventanas. (Sin embargo, los   usuarios pueden ocultar o mostrar ventanas).

Nota En el Editor de Visual Basic (Editor de Visual Basic: entorno en el que puede escribir y modificar código y procedimientos de Visual Basic para Aplicaciones. El Editor de Visual Basic contiene un conjunto completo de herramientas de depuración para buscar sintaxis, tiempo de ejecución y problemas lógicos en el código en uso.), los programadores pueden proteger las macros para que los usuarios no puedan verlas ni modificarlas. Los programadores pueden proteger las macros mediante la ficha Protección del cuadro de diálogo Propiedades del proyecto del Editor de Visual Basic (menú Herramientas, comando Propiedades del proyecto). Para obtener más información, vea la Ayuda de Visual Basic (Ayuda de Microsoft Visual Basic: para obtener ayuda de Visual Basic en Excel, elija Macro en el menú herramientas y haga clic en Editor de Visual Basic. En el menú Ayuda, haga clic en Ayuda de Microsoft Visual Basic.).

Para ocultar todo un libro de forma que los usuarios no puedan verlo pero sí tener acceso a contenido como macros (macro: acción o conjunto de acciones utilizados para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones.), utilice el comando Ocultar del menú Ventana y, a continuación, guarde el libro oculto.

Protección de datos confidenciales

Las características de Excel relacionadas con las operaciones de ocultar datos o bloquear datos mediante contraseñas no están diseñadas para proteger datos o información confidencial en Excel. Estas características pretenden simplemente esconder datos o formulas que podrían confundir a algunos usuarios o impedir que se vean o modifiquen dichos datos.

Excel no cifra los datos que están ocultos o bloqueados en un libro. Para impedir la modificación de datos confidenciales y ayudar a protegerlos para que no se puedan ver, puede que desee limitar el acceso a cualquier archivo de libro que contenga dicho tipo de información, almacenándolos en ubicaciones que sólo sean accesibles para los usuarios autorizados

Advertencias de hipervínculos en programas de Office 2007 y de Office 2010


INTRODUCCIÓN

// En este artículo paso a paso se describe cómo habilitar o deshabilitar los mensajes de advertencia cada vez que se hace clic en un hipervínculo en un programa de Microsoft Office 2007 o de Microsoft Office 2010.

Más información

// Importante Esta sección, método o tarea contiene pasos que le indican cómo modificar el Registro. Sin embargo, la modificación incorrecta del Registro puede producir graves problemas. Por tanto, compruebe que sigue estos pasos cuidadosamente. Para obtener mayor protección, realice una copia de seguridad del Registro antes de modificarlo. De esta manera, puede restaurar el Registro si se produce algún problema. Para obtener más información acerca de cómo realizar una copia de seguridad del Registro y restaurarlo, haga clic en el número de artículo siguiente para verlo en Microsoft Knowledge Base:

322756

(http://support.microsoft.com/kb/322756/es/ )

Cómo realizar una copia de seguridad del Registro y restaurarlo en Windows

En Office 2007 y Office 2010, al hacer clic en un hipervínculo o en un objeto que vincula a un archivo ejecutable, puede recibir el mensaje de advertencia siguiente:

Abriendo «ruta de acceso/nombre de archivo».
Los hipervínculos pueden dañar el equipo y los datos. Para proteger el equipo, haga clic solo en hipervínculos de orígenes de confianza. ¿Desea continuar?

Este comportamiento se produce independientemente de la configuración del nivel de seguridad.

Nota: para encontrar la configuración del nivel de seguridad, en el menú Herramientas, seleccione Macro y, a continuación, haga clic en Seguridad.

Además, cuando se abren imágenes TIFF o archivos de Microsoft Document Imaging (MDI), aparece el siguiente mensaje de advertencia:

Abriendo ruta de acceso/nombre de archivo.
Algunos archivos pueden contener virus o causar daños en el equipo. Asegúrese de que este archivo procede de un origen de confianza. ¿Desea abrir este archivo?

Este mensaje de advertencia aparece incluso cuando ya se ha implementado la clave del Registro que se describe en este artículo. Este mensaje de advertencia proviene del archivo HLINK.dll cuando se gestiona la navegación de los vínculos. La forma de diferenciar el mensaje de advertencia de los hipervínculos de Office 2007 o de Office 2010 del mensaje de advertencia de HLINK es observar las comillas alrededor de la ruta de acceso del archivo en el mensaje de advertencia. El mensaje de Office 2007 o de Office 2010 contiene comillas. El mensaje de HLINK no contiene comillas. Office 2007 y Office 2010 intentan determinar si el tipo de archivo no es seguro comprobando la extensión, el identificador de programa (progid), el identificador de clase (classid) y el tipo MIME del documento.

Cómo habilitar o deshabilitar advertencias de hipervínculos en programas de Office 2007 y de Office 2010

// Para que habilitemos las advertencias de hipervínculo en programas de Office 2007 o de Office 2010, vaya a la sección «Solucionarlo en mi lugar«. Si prefiere habilitar esta configuración usted mismo, vaya a la sección «Solucionarlo por mí mismo«.

Solucionarlo en mi lugar

//

Para solucionar el problema de forma automática, haga clic en el vínculo o en el botón Fix it. Haga clic en Ejecutar en el cuadro de diálogo Descarga de archivos y, a continuación, siga los pasos del Asistente de Fix it.

Habilitar advertencias de hipervínculo
Microsoft Fix it 50681

Notas

Solucionarlo por mí mismo

// Para habilitar o deshabilitar las advertencias de hipervínculo en programas de Office 2007 y de Office 2010 cuando se utiliza una dirección http://, notes:// o ftp://, debe crear una nueva subclave del Registro. Para ello, siga estos pasos:

Haga clic en Inicio y, a continuación, en Ejecutar.

En el cuadro de diálogo Abrir, escriba regedit y, después, haga clic en Aceptar.

Notas

Tiene que modificar solo una de estas subclaves del Registro. No tiene que modificar ambas.

Si la subclave Security ya existe, vaya directamente al paso 6 después de seleccionar dicha subclave.

En el Editor del Registro, busque una de las siguientes subclaves del Registro para Office 2007:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\CommonHKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\12.0\Common

O bien, en el Editor del Registro, busque una de las siguientes subclaves del Registro para Office 2010:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\CommonHKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\14.0\Common

Haga clic en la subclave del Registro, seleccione Nuevo en el menú Edición y, a continuación, haga clic en Clave.

Escriba Security y presione Entrar para asignar un nombre a la clave.

En el menú Edición, seleccione Nuevo y haga clic en Valor DWORD.

Escriba DisableHyperlinkWarning y presione Entrar para asignar un nombre a la entrada.

En el panel derecho, haga clic con el botón secundario del mouse en DisableHyperlinkWarning y después haga clic en Modificar.

En el cuadro de diálogo Editar valor DWORD, haga clic en Decimal y escriba 1 o 0 en Información del valor.

Nota: el valor 0 habilita el mensaje de advertencia de hipervínculo. Un valor de 1 deshabilita el mensaje de advertencia de hipervínculo.

Haga clic en Aceptar.

Salga del Editor del Registro.

Si sigue recibiendo un mensaje de advertencia

// Después de deshabilitar los mensajes de advertencia, puede que siga recibiendo un mensaje de advertencia de Microsoft Windows. Si continúa recibiendo un mensaje de advertencia después de seguir los pasos que se describen en este artículo, utilice uno de los métodos siguientes para resolver este problema.

Nota: el método 1 se aplica sólo a Windows XP y versiones anteriores de Windows. Para Windows Vista y versiones posteriores de Windows, utilice el método 2.

Método 1: Desactivar la opción «Confirmar apertura después de la descarga» para el tipo de archivo que intenta abrir

// Haga doble clic en Mi PC.

En el menú Herramientas, haga clic en Opciones de carpeta.

En la pestaña Tipos de archivo, seleccione la extensión de archivo apropiada (por ejemplo, WMV) en el cuadro Tipos de archivo registrados y haga clic en el botón Opciones avanzadas.

Haga clic en la casilla de verificación Confirmar apertura después de la descarga para desactivarla y, después, haga clic en Aceptar.

En el cuadro de diálogo Opciones de carpeta, haga clic en Cerrar.

Método 2: Modificar la subclave del Registro HKEY_CLASSES_ROOT\WMVFile\EditFlags

// Utilice este método si el mensaje de advertencia afecta a varios equipos.

Para deshabilitar el mensaje de advertencia, siga estos pasos:

Haga clic en Inicio y en Ejecutar, escriba regedit y haga clic en Aceptar.

Busque la siguiente subclave del Registro:

HKEY_CLASSES_ROOT\WMVFile\EditFlags

Haga clic en EditFlags y, en el menú Edición, haga clic en Cambiar nombre.

Escriba OldEditFlags y, a continuación, presione Entrar.

En el menú Edición, seleccione Nuevo y haga clic en Valor DWORD.

Escriba EditFlags y presione ENTRAR.

En el menú Edición, haga clic en Modificar.

En el cuadro de diálogo Editar valor DWORD, haga clic en Hexadecimal debajo de Base.

Escriba 10000 y, después, haga clic en Aceptar.

Para volver a habilitar el mensaje de advertencia, siga estos pasos:

Haga clic en Inicio y en Ejecutar, escriba regedit y haga clic en Aceptar.

Busque la siguiente subclave del Registro:

HKEY_CLASSES_ROOT\WMVFile\EditFlags

Haga clic en EditFlags y, en el menú Edición, haga clic en Modificar.

Escriba 0 y, después, haga clic en Aceptar.
Nota: aun después de haber seguido estos pasos, recibirá el mensaje de advertencia si abre archivos en Office 2010 con Vista protegida.

MS EXCEL: cuándo utilizar una fórmula de matriz SUM(IF())


 

Resumen

 Puede utilizar la función de hoja de cálculo SUMAR.Si () en Microsoft Excel para cualquiera de las siguientes situaciones:

Cuando desee devolver una suma con un criterio único (por ejemplo, una única condición si)

Cuando desee utilizar varios criterios y devolver la suma de varias celdas

Los criterios que puede utilizar con la función de hoja de cálculo SUMAR.Si () se limita al texto, números o un intervalo y la función no puede utilizar constantes de matriz.

Para obtener información adicional acerca de las constantes de matriz y las funciones de hoja de cálculo, haga clic en los números de artículo siguientes para verlos en Microsoft Knowledge Base:

214286

(http://support.microsoft.com/kb/214286/)

Algunas funciones de hoja de cálculo no permiten constantes matriciales

192222

(http://support.microsoft.com/kb/192222/)

Algunas funciones de hoja de cálculo no permiten constantes matriciales

No puede utilizar la función de hoja de cálculo SUMAR.Si () con operadores booleanos lógicos, como o y y.

Para obtener información adicional acerca de las funciones de hoja de cálculo y los operadores booleanos, haga clic en el número de artículo siguiente para verlo en Microsoft Knowledge Base:

267982

(http://support.microsoft.com/kb/267982/)

Cómo utilizar una operación lógica y o en una instrucción SUMA+SI en Excel

Cuando desea utilizar varias condiciones, constantes matriciales, instrucciones si anidadas u operadores booleanos; o desea un total de varias condiciones (criterios); Utilice las dos funciones suma y si juntos. Por ejemplo, utilice SUM(IF()) en lugar de la función SUMAR.Si ().

Este artículo muestra cómo utilizar las dos funciones suma y si juntos en lugar de la función de hoja de cálculo SUMAR.Si ().

 Más información

// Para utilizar las funciones de hoja de cálculo suma y si juntas para sumar varios criterios, consulte los siguientes ejemplos.

Ejemplo 1: Función de si anidada con tipo Boolean o (+)

// Inicie Excel y crear la hoja de cálculo siguiente:

   A1: Dept  B1: Employees C1: Criteria

   A2: A     B2: 2             C2: A

   A3: B     B3: 4             C3: B

   A4: C     B4: 3                    

   A5: A     B5: 3                     

   A6: B     B6: 3                     

   A7: C     B7: 2                    

   A8: A     B8: 4                     

   A9: C     B9: 3                    

                                                          

En la celda D1, escriba la fórmula siguiente:

=SUM(IF((A2:A9=»A»)+(A2:A9=»B»),B2:B9,0))

Presione CTRL + MAYÚS + ENTRAR (o COMMAND+RETURN en Mac) para escribir la fórmula como fórmula matricial.

La fórmula devuelve 16, el número total de empleados en los departamentos A y B.

Ejemplo 2: Función de si anidada con matriz de criterios ({«A», «B»})

// Repita el paso 1 del ejemplo 1.

En la celda D2, escriba la fórmula siguiente:

=SUM(IF(A2:A9={«A»,»B»},B2:B9,0))

Presione CTRL + MAYÚS + ENTRAR (o COMMAND+RETURN en Mac) para escribir la fórmula como fórmula matricial.

Una vez más, la fórmula devuelve 16.

Ejemplo 3: La función de hoja de cálculo SUMAR.Si)

// Repita el paso 1 del ejemplo 1.

En la celda D3, escriba la fórmula siguiente:

=SUMIF(A2:A9,C2:C3,B2:B9)

Presione CTRL + MAYÚS + ENTRAR (o COMMAND+RETURN en Mac) para escribir la fórmula. La fórmula devuelve 9, el número de empleados que cumplen el criterio A.

Tome el asa de relleno y rellene la fórmula hasta la celda D4.

La fórmula devuelve 7, el número de empleados que cumplen el criterio B.

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Referencias

// Para obtener más información acerca de la función de hoja de cálculo de suma, haga clic en Ayuda de Microsoft Excel en el menú Ayuda , escriba suma en el Ayudante de Office o el Asistente para Ayuda y, a continuación, haga clic en Buscar para ver los temas devueltos.

Para obtener más información acerca de la función de hoja de cálculo si, haga clic en Ayuda de Microsoft Excel en el menú Ayuda , escriba Si la función en el Ayudante de Office o en el Asistente para Ayuda y, a continuación, haga clic en Buscar para ver los temas devueltos.

Para obtener más información sobre la función SUMAR.Si, haga clic en Ayuda de Microsoft Excel en el menú Ayuda , escriba sumar.Si en el Ayudante de Office o el Asistente para Ayuda y, a continuación, haga clic en Buscar para ver los temas devueltos.

http://support.microsoft.com/kb/275165/es

 

La información de este artículo se refiere a:

Microsoft Office Excel 2003

Microsoft Office Excel 2007

Microsoft Excel 2010

Microsoft Office 2008 for Mac

 

ACCESS: propiedades de los cuadros de lista…


 

Propiedades que puede utilizar para crear o modificar cuadros de lista y cuadros combinados en un formulario

Cuando utilice un asistente para crear un cuadro de lista o cuadro combinado, Microsoft Access establecerá determinadas propiedades para el control (control: objeto de interfaz gráfica para el usuario, como un cuadro de texto, una casilla de verificación, una barra de desplazamiento o un botón de comando, que permite a los usuarios controlar el programa. Utilice los controles para mostrar datos y opciones, realizar una opción o facilitar la lectura de la interfaz.). Se puede trabajar con estas propiedades directamente si no se necesita utilizar un asistente para crear el control, o se puede utilizar un asistente para crear el control y, posteriormente, modificar estas propiedades para que el control funcione tal como se desee. Para obtener más información sobre las propiedades que se especifican a continuación, haga clic en la propiedad incluida en la hoja de propiedades y presione la tecla F1.

En una base de datos de Access (base de datos de Microsoft Access: colección de datos y objetos (como tablas, consultas o formularios), que está relacionada con un tema o propósito concreto. o un proyecto de Access (proyecto de Microsoft­ Access: archivo de Access que se conecta con una base de datos de Microsoft SQL Server y se usa para crear aplicaciones cliente/servidor. Un archivo de proyecto no contiene datos ni objetos basados en definiciones de datos, como tablas o vistas.) conectado a Microsoft SQL Server 2000 o Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine, también puede utilizar estas propiedades para personalizar un campo de búsqueda (campo de búsqueda: campo utilizado en un formulario o un informe de una base de datos de Access que muestra una lista de valores recuperados de una tabla o consulta, o almacena un conjunto estático de valores.).

Propiedad Descripción
TipoDeOrigenDeLaFila   (RowSourceType) Funciona junto con la   propiedad OrigenDeLaFila. Esta propiedad se utiliza para especificar   el tipo de origen de la fila (Tabla o consulta, Tabla/Vista/ProcAlmacenado,   Lista de valores, Lista de campos o Función de Visual Basic (procedimiento Function: procedimiento que   devuelve un valor y que se puede utilizar en una expresión. Se declara una   función con la instrucción Function y se finaliza con la instrucción End   Function.)) y, a continuación, se especifica el origen de   la fila actual en la propiedad RowSource.
OrigenDeLaFila   (RowSource) Especifica el nombre de   la tabla, consulta o instrucción SQL, si TipoDeOrigenDeLaFila está   establecido a Tabla/Consulta. Especifica las entradas en la lista,   separadas por punto y coma, si TipoDeOrigenDeLaFila está establecida a   Lista Valores. Especifica el nombre de la tabla o consulta si TipoDeOrigenDeLaFila   está establecido a Lista Campos. Está en blanco si TipoDeOrigenDeLaFila   está establecido con un nombre de función.
ColumnaDependiente   (BoundColumn) En un cuadro de lista o   cuadro combinado de columnas múltiples dependientes (control dependiente: control utilizado en un formulario,   informe o página de acceso a datos para mostrar o modificar los datos de una   tabla, consulta o instrucción SQL. La propiedad OrigenDelControl   (ControlSource) del control almacena el nombre del campo del que es   dependiente.), especifica qué columna está vinculada con el   campo base especificado en la propiedad OrigenDelControl. Los datos de   esa columna serán almacenados en el campo cuando los seleccione en la lista.   Estos datos pueden ser diferentes de los datos que aparecen en la lista si se   oculta la columna.
NúmeroDeColumnas   (ColumnCount) Especifica el número de   columnas en un cuadro de lista o cuadro combinado. Puede incluir una columna   pero no mostrarla en una lista estableciendo la propiedad AnchuraDeColumnas   (ColumnWidths) en 0. Resulta útil si tiene una lista que busca   valores en una tabla o consulta. Podría incluir un campo de Id. pero oculto   en la lista. En un cuadro combinado, la primera columna visible en la lista   aparece en la porción del cuadro de texto del cuadro combinado.
AnchuraDeLasColumnas   (ColumnWidths) Especifica el ancho de   cada columna, separadas cada una de ellas por punto y coma. Introduzca 0   para ocultar una columna. Introduzca un punto y coma sin ninguna medida para   utilizar el valor predeterminado (alrededor de 1″ ó 2.5 cm, dependiendo   de la unidad de medida establecida en el Panel de Control de Windows). En un   cuadro combinado, la primera columna visible aparece en el cuadro de texto   del control. El tipo de datos de cualquier valor que escriba en el cuadro   combinado debe ser el mismo o compatible con el tipo de datos de la primera   columna visible.
EncabezadosDeColumna   (ColumnHeads) Determina si el cuadro de   lista o cuadro combinado tiene encabezados de columnas. Si el cuadro   combinado o cuadro de lista está basado en un origen de registros (origen de registros: origen de datos   subyacente de un formulario, informe o página de acceso a datos. En una base   de datos de Access, puede ser una tabla, una consulta o una instrucción SQL.   En un proyecto de Access, puede ser una tabla, una vista, una instrucción SQL   o un procedimiento almacenado.), Access utilizará los   nombres de los campos o columnas del origen de registros como encabezados de   las columnas. Si el cuadro combinado o cuadro de lista está basado en una   lista de valores fijos, Access utilizará los primeros x elementos de   datos de la lista de valores (propiedad RowSource) como encabezado de   las columnas, donde x es igual al número establecido en la propiedad NúmeroDeColumnas   (ColumnCount). Los encabezados aparecen en los cuadros combinados solamente   cuando se despliega la lista.
AnchuraDeLaLista   (ListWidth) Especifica el ancho de la   porción del cuadro de lista de un cuadro combinado.
FilasEnLista (ListRows) Especifica el número   máximo de filas que se van a mostrar en la porción del cuadro de lista de un   cuadro combinado.
LimitarALista   (LimitToList) Determina si un cuadro   combinado acepta cualquier texto introducido o solamente texto que coincida   con uno de los valores de la lista. Si desea agregar a la lista un nuevo   valor que el usuario introducirá, establezca la propiedad a No y   agregue un procedimiento   de evento (procedimiento de evento:   procedimiento que se ejecuta automáticamente en respuesta a un evento   iniciado por un usuario o código de programa o el sistema desencadena.)   a la propiedad AlNoLaLista.
AlNoEnLaLista   (OnNotInList) Ejecuta el procedimiento   de evento adjunto cuando ocurre el evento NotInList. Puede utilizar esta   propiedad para agregar de forma automática un valor nuevo a la lista. Esta   propiedad no está disponible en la ficha Buscar en la vista Diseño de   la tabla.
ExpansiónAutomática   (AutoExpand) Especifica si Access   rellena de forma automática un valor que coincida con los caracteres que se   introducen en un cuadro combinado. Esta propiedad no está disponible en la ficha   Búsqueda de la vista Diseño; Access rellena automáticamente un valor   en un campo de búsqueda. Sin embargo, puede cambiar la propiedad AutoExpand   de un cuadro combinado basado en un campo de búsqueda.
PresentarControl   (DisplayControl) Especifica el tipo de   control (cuadro combinado o cuadro de lista) que Access crea de manera   predeterminada cuando se agrega un campo de búsqueda (campo de búsqueda: campo utilizado en un   formulario o un informe de una base de datos de Access que muestra una lista   de valores recuperados de una tabla o consulta, o almacena un conjunto   estático de valores.) a un formulario. Esta propiedad está   disponible en la ficha Buscar en la vista Diseño de la tabla

Propiedades que se pueden utilizar para crear o modificar un cuadro de lista o un cuadro de lista desplegable en una página de acceso a datos

Cuando se utiliza un asistente para crear un cuadro de lista o un cuadro de lista desplegable (cuadro de lista desplegable: control de una página de acceso a datos que, cuando se hace clic en él, muestra una lista en la que puede seleccionar un valor. No puede escribir ningún valor en un cuadro de lista desplegable.) en una página de acceso a datos (página de acceso a datos: página Web, publicada desde Access, que tiene una conexión a una base de datos. En una página de acceso a datos, puede ver, agregar, editar y manipular los datos almacenados en la base de datos. Una página puede incluir también datos de otros orígenes de datos, como Excel.), Access establece determinadas propiedades para el control (control: objeto de interfaz gráfica para el usuario, como un cuadro de texto, una casilla de verificación, una barra de desplazamiento o un botón de comando, que permite a los usuarios controlar el programa. Utilice los controles para mostrar datos y opciones, realizar una opción o facilitar la lectura de la interfaz.). Se puede trabajar con estas propiedades directamente si no se necesita utilizar un asistente para crear el control, o se puede utilizar un asistente para crear el control y, posteriormente, modificar estas propiedades para que el control funcione tal como se desee. Para obtener más información sobre las propiedades que se especifican a continuación, haga clic en la propiedad incluida en la hoja de propiedades y presione la tecla F1.

Propiedad Descripción
ListRowSource Nombre de un conjunto de   registros en el origen de datos que proporciona los valores y el texto para   el cuadro de lista o el cuadro de lista desplegable.
ListBoundField En cuadros de lista o de   lista desplegable dependientes, especifica qué campo es dependiente del   origen de datos base especificado en la propiedad ListRowSource. Los   datos de esa columna serán almacenados en el campo cuando los seleccione en   la lista.
ListDisplayField En cuadros de lista o de   lista desplegable dependientes, especifica el nombre de un campo en la   propiedad ListRowSource que proporciona los valores de presentación   que se corresponden con los valores de la propiedad ListBoundField.

Introducción a la programación VBA en Office 2010



Resumen: Presenta los no programadores a algunas formas básicas de utilizar Visual Basic para Aplicaciones (VBA) para extender Microsoft Office 2010. Incluye un amplio panorama del lenguaje VBA, algunos detalles clave acerca de cómo acceder a VBA en diferentes aplicaciones de Office 2010, ejemplos simples de programación, y algunas aplicaciones de ejemplo. (13 páginas impresas)

Se aplica a: Microsoft Word 2010 | Microsoft Outlook 2010 | Microsoft Access 2010 | Microsoft Excel 2010 | Microsoft PowerPoint 2010 | Microsoft Publisher 2010

Publicado: noviembre de 2009

Por: Tim Burnett, Kingfisher Computer Consulting

Contenido

Introducción

Programación VBA en Office 2010

Cuándo utilizar VBA y por qué

VBA Programación 101

Consejos y trucos de programación

Continuar con la programación

TODOS mis aplicaciones de Office 2010: Código de Ejemplo

Resumen

Recursos adicionales

Programación VBA en Office 2010

¿Se enfrenta a hasta repetitivo limpio de cincuenta tablas en Word 2010? ¿Quieres un documento en particular para solicitar al usuario datos cuando se abre? ¿Está teniendo dificultades para encontrar la manera de obtener los contactos de Microsoft Outlook 2010 en una hoja de cálculo de Microsoft Excel 2010 de manera eficiente?

Puede llevar a cabo estas tareas y lograr mucho más mediante el uso de VBA para Office 2010-un lenguaje de programación simple, pero poderosa que puede utilizar para extender aplicaciones de Office 2010.

Este artículo es para los usuarios de Office con experiencia que quieren aprender acerca de VBA y que quieren una idea de cómo la programación puede ayudar a personalizar Office 2010.

El Office 2010 suite de aplicaciones tiene un rico conjunto de características. Hay muchas maneras diferentes de autor, formato y manipular documentos, correo electrónico, bases de datos, formularios, hojas de cálculo y presentaciones. El gran poder de la programación VBA en Office 2010 es que casi todas las operaciones que se pueden realizar con el ratón, el teclado o un cuadro de diálogo también se puede hacer mediante el uso de VBA. Además, si se puede hacer una vez con VBA, se puede hacer tan fácilmente cientos de veces. (De hecho, la automatización de tareas repetitivas es uno de los usos más comunes de VBA en Office.)

Más allá del poder de scripts VBA para acelerar las tareas del día a día, puede utilizar VBA para agregar nueva funcionalidad a aplicaciones de Office 2010 o para pedir e interactuar con el usuario de sus documentos en formas que son específicas a las necesidades de su negocio. Por ejemplo, podría escribir algo de código VBA que muestra un mensaje pop-up que recuerda a los usuarios guardar un documento en una unidad de red en particular la primera vez que tratan de salvarlo.

Este artículo explora algunas de las razones principales para aprovechar el poder de la programación de VBA. Se explora el lenguaje VBA y las herramientas fuera de la caja que se puede utilizar para trabajar con sus soluciones. Por último, se incluyen algunos consejos y formas de evitar algunas frustraciones y errores de programación comunes.

Cuándo utilizar VBA y por qué

Hay tres razones principales para tener en cuenta la programación de VBA en Office 2010.

Automatización y repetición

VBA es eficaz y eficiente cuando se trata de soluciones repetitivas a los problemas de formato o de corrección. Por ejemplo, ¿alguna vez has cambiado el estilo del párrafo en la parte superior de cada página en Word? ¿Alguna vez has tenido que formatear tablas múltiples que se pegan de Excel en un documento de Word o en un correo electrónico de Outlook? ¿Alguna vez has tenido que hacer el mismo cambio en los contactos de Outlook múltiples?

Si usted tiene un cambio que tiene que hacer más de diez o veinte veces, puede ser digno de automatización con VBA. Si se trata de un cambio que tiene que hacer cientos de veces, sin duda vale la pena considerar. Casi cualquier formato o cambio de edición que se pueden hacer a mano, se puede hacer en VBA.

Extensiones de interacción con el usuario

Hay momentos en los que desea animar u obligar a los usuarios a interactuar con la aplicación de Office 2010 o un documento de una manera particular, que no es parte de la aplicación estándar. Por ejemplo, es posible que desee pedir a los usuarios a tomar alguna acción en particular cuando se abren, guardar o imprimir un documento.

Interacción entre aplicaciones de Office 2010

¿Es necesario copiar todos los contactos desde Outlook 2010 a Word 2010 y luego formatearlos de alguna manera en particular? O, ¿es necesario para mover datos desde Excel 2010 a un conjunto de diapositivas de PowerPoint 2010? A veces simple copiar y pegar no hacer lo que quieres que haga, o es demasiado lento. Se puede utilizar la programación de VBA para interactuar con los detalles de dos o más aplicaciones de Office 2010 al mismo tiempo y luego modificar el contenido de una aplicación basada en el contenido de otra.

Hacer las cosas de otra manera

Programación de VBA es una poderosa solución, pero no siempre es el enfoque óptimo. A veces tiene sentido utilizar otros medios para lograr sus objetivos.

La cuestión clave es preguntarse si hay una manera más fácil. Antes de comenzar un proyecto de VBA, considere las herramientas integradas y funciones estándar. Por ejemplo, si usted tiene una edición de tiempo o tarea de diseño, considere usar estilos o teclas de aceleración para resolver el problema. ¿Se puede realizar la tarea una vez y luego usar CTRL + Y (Rehacer) para repetirlo? ¿Se puede crear un nuevo documento con el formato correcto o plantilla, y luego copiar el contenido en ese nuevo documento?

Aplicaciones de Office 2010 son de gran alcance, la solución que usted necesita ya esté allí. Tómese su tiempo para aprender más acerca de Office 2010 antes de saltar a la programación.

Antes de comenzar un proyecto de VBA, asegúrese de que usted tiene el tiempo para trabajar con VBA. La programación requiere enfoque y pueden ser impredecibles. Sobre todo como un principiante, nunca recurrir a la programación a menos que tenga tiempo para trabajar con cuidado. Tratando de escribir un «script rápido» para resolver un problema cuando un plazo se cierne puede dar lugar a una situación muy estresante. Si usted está en un apuro, es posible que desee utilizar los métodos convencionales, incluso si son monótonas y repetitivas.

VBA Programación 101

Utilizar código para hacer que las aplicaciones hacen cosas

Se podría pensar que escribir código es misterioso o difícil, pero los principios básicos usan todos los días, razonamiento y son bastante accesibles. Las aplicaciones de Office 2010 se crean de tal manera que se exponga cosas llamadas objetos que pueden recibir instrucciones, en mucho la misma manera que un teléfono está diseñado con botones que se utilizan para interactuar con el teléfono. Cuando se presiona un botón, el teléfono reconoce la instrucción e incluye el número correspondiente en la secuencia que se está marcando. En la programación, se interactúa con la aplicación mediante el envío de instrucciones a los diversos objetos de la aplicación. Estos objetos son extensas, pero tienen sus límites. Ellos sólo pueden hacer lo que están diseñados para hacer, y que sólo hará lo que le indicará que hagan.

Por ejemplo, considere el usuario que abre un documento en Word 2010, hace unos pocos cambios, guarda el documento y, a continuación, lo cierra. En el mundo de la programación VBA, Word 2010 expone un objeto Document. Mediante el uso de código VBA, puede indicar el objeto del documento para hacer cosas tales como Abrir, Guardar o Cerrar.

La siguiente sección discute cómo los objetos están organizados y descritos.

El modelo de objetos

Desarrolladores organizar objetos de programación en una jerarquía, y que se llama jerarquía del modelo de objetos de la aplicación. Word, por ejemplo, tiene un objeto de aplicación de nivel superior que contiene un objeto de documento. El objeto del documento contiene objetos de párrafo y así sucesivamente. Los modelos de objetos más o menos refleja lo que se ve en la interfaz de usuario. Se trata de un mapa conceptual de la aplicación y sus capacidades.

La definición de un objeto se llama una clase, por lo que podría ver a estos dos términos se usan indistintamente. Técnicamente, una clase es la descripción o plantilla que se utiliza para crear o instanciar un objeto.

Una vez que un objeto existe, se puede manipular mediante el establecimiento de sus propiedades y llamar a sus métodos. Si usted piensa en el objeto como un sustantivo, entonces las propiedades son los adjetivos que describen al sustantivo y los métodos son los verbos que animan al sustantivo. Cambio de una propiedad cambia alguna cualidad de la apariencia o el comportamiento del objeto. Llamar a uno de los métodos del objeto hace que el objeto de realizar alguna acción.

El código de VBA en este artículo va en contra de una oficina abierta 2010 application donde muchos de los objetos que manipula el código ya está en marcha y funcionando, por ejemplo, la propia aplicación, la hoja de cálculo en Excel 2010, el Documento en Word 2010, la Presentación en PowerPoint 2010, el Explorador de objetos y carpetas en Outlook 2010. Una vez conocido el esquema básico del modelo de objetos y algunas propiedades fundamentales de la aplicación que da acceso a su estado actual, puede empezar a ampliar y manipular esa aplicación de Office 2010 con VBA en Office.

Métodos

En Word, por ejemplo, puede cambiar las propiedades e invocar los métodos del documento de Word actual mediante la propiedad ActiveDocument del objeto Application. Esta propiedad ActiveDocument devuelve una referencia al objeto del documento que está actualmente activo en la aplicación Word. «Devuelve una referencia a» medios «le da acceso a».

El siguiente código hace exactamente lo que dice, es decir, guarda el documento activo en la aplicación.

VB

Copiar

Application.ActiveDocument.Save

Lea el código de izquierda a derecha: «En esta aplicación, con el documento de referencia ActiveDocument, invoque el método Save.» Tenga en cuenta que Save es la forma más simple de método, sino que no requiere instrucciones detalladas de usted. Usted instruir a un objeto de documento para guardar y no requiere ninguna entrada más de ti.

Si un método requiere más información, esos detalles son llamados parámetros. El código siguiente se ejecuta el método SaveAs, que requiere un nuevo nombre para el archivo.

VB

Copiar

Application.ActiveDocument.SaveAs («Nuevo Documento Name.docx»)

Los valores indicados entre paréntesis después de un nombre de método son los parámetros. En este caso, el nuevo nombre para el archivo es un parámetro para el método SaveAs.

Propiedades

Se utiliza la misma sintaxis para establecer una propiedad que se utiliza para leer una propiedad. El código siguiente ejecuta un método para seleccionar la celda A1 en Excel 2010 y luego para establecer una propiedad para poner algo en esa celda.

VB

Copiar

Application.ActiveSheet.Range («A1»). Seleccione
Application.Selection.Value = «Hello World»

El primer desafío en VBA programación es conseguir una sensación para el modelo de objetos de cada aplicación de Office 2010 y para leer el objeto, el método y la sintaxis de la propiedad. Los modelos de objetos son similares en todas las aplicaciones de Office 2010, pero cada uno es específico para el tipo de documentos y objetos que lo manipula.

En la primera línea del fragmento de código, no es el objeto Application, Excel 2010, esta vez, el ActiveSheet, que proporciona acceso a la hoja de cálculo activa. Después de que es un término no tan familiar, Rango, que significa «definir un rango de celdas de esta manera.» El código indica Range para crearse a sí misma con sólo A1 como el conjunto definido de células. En otras palabras, la primera línea del código define un objeto, la Cordillera, y ejecuta un método contra él para seleccionarlo. El resultado se almacena automáticamente en otra propiedad de la aplicación llamada Selección.

La segunda línea de código establece la propiedad Value de Selección para el texto «Hello World» y ese valor aparece en la celda A1.

El más simple código VBA que usted escribe simplemente podría tener acceso a los objetos de la aplicación de Office que está trabajando y establecer propiedades. Por ejemplo, usted puede tener acceso a las filas de una tabla en Word y cambiar su formato en su secuencia de comandos VBA. Suena simple, pero puede ser muy útil, una vez que pueda escribir ese código, puede aprovechar toda la potencia de la programación para hacer que esos mismos cambios en varias tablas o documentos, o los hacen de acuerdo con una lógica o condición. Para un equipo, por lo que 1000 cambia no es diferente de lo que 10, así que hay una economía de escala aquí con documentos extensos y problemas, y ahí es donde realmente puede brillar VBA y ahorrarle tiempo.

Macros y el Editor de Visual Basic

Ahora que usted sabe algo acerca de cómo aplicaciones de Office 2010 exponen sus modelos de objetos, usted está probablemente dispuesto a intentar llamar a métodos de objeto, establecer las propiedades del objeto, y responder a eventos de objetos. Para ello, debe escribir el código en un lugar y de una manera que la Oficina pueda entender, por regla general, al utilizar el Editor de Visual Basic. A pesar de que se instala por defecto, muchos usuarios no saben que es aún disponible hasta que se habilita en la cinta.

Abrir la ficha Programador

Todas las aplicaciones de Office 2010 usan la cinta. Una ficha de la cinta es la ficha Programador, en el que acceder al Editor de Visual Basic y otras herramientas para desarrolladores. Dado que Office 2010 no muestra la ficha Programador por defecto, debe habilitarlo mediante el procedimiento siguiente:

Para habilitar la ficha Programador

1.
En la pestaña Archivo, elija Opciones para abrir el cuadro de diálogo Opciones.

2.
Haga clic en Personalizar cinta en el lado izquierdo del cuadro de diálogo.

3.
En Comandos desde el lado izquierdo del cuadro de diálogo, seleccione Comandos Populares.

4.
En Personalizar la cinta de opciones en la parte derecha del cuadro de diálogo, seleccione Fichas principales en el cuadro de lista desplegable y, a continuación, seleccione la casilla de verificación Developer.

5.
Haga clic en Aceptar.

Nota:

En Office 2007, aparece la ficha Programador, haga clic en el botón de Office, haga clic en Opciones y, a continuación, seleccione la ficha Programador en la casilla de verificación Mostrar la cinta de opciones en la categoría Más frecuentes del cuadro de diálogo Opciones

Después de habilitar la ficha Programador, es fácil encontrar el Visual Basic y Macros botones.

Figura 1. Los botones de la ficha Programador

Cuestiones de seguridad

Para proteger a los usuarios de Office 2010 contra virus y código macro peligroso, no se puede guardar el código de macro en un documento de Office Standard 2010 que utiliza una extensión de archivo estándar. En su lugar, debe guardar el código en un archivo con una extensión especial. Por ejemplo, usted no puede guardar las macros en un documento normal de Word 2010 con una extensión docx,. Lugar, debe utilizar una palabra especial 2010 habilitada para macros de documentos con una extensión docm..

Cuando se abre un archivo. Docm, Office 2010 seguridad todavía podría evitar que las macros en el documento de ejecución, con o sin decírtelo. Examine la configuración y opciones en el Centro de confianza en todas las aplicaciones de Office 2010. Los ajustes predeterminados desactiva macro se ejecute, pero le advierte que han deshabilitado las macros y te da la opción de volver a encenderlo para ese documento.

Puede designar carpetas específicas en las macros pueden ejecutarse mediante la creación de ubicaciones de confianza, Documentos de confianza o editores de confianza. La opción más portátil es el uso de editores de confianza, que trabaja con los documentos firmados digitalmente que se distribuyen. Para obtener más información acerca de la configuración de seguridad de una oficina especial 2010 aplicación, abra el cuadro de diálogo Opciones, haga clic en Centro de confianza y, a continuación, haga clic en Configuración del Centro de confianza.

Nota:

Algunas aplicaciones de Office 2010, como Outlook 2010, guardar macros por defecto en una plantilla maestra en su computadora local. A pesar de que la estrategia de reducir los problemas de seguridad locales en su propio equipo al ejecutar sus propias macros, se requiere una estrategia de implementación si quieres distribuir tu macro.

Grabación de una macro

Al hacer clic en el botón Macro de la ficha Programador, se abrirá el cuadro de diálogo Macros, que le da acceso a las subrutinas VBA y macros que se puede acceder desde un documento o aplicación en particular. El botón de Visual Basic abre el Editor de Visual Basic, donde puede crear y editar el código VBA.

Otro botón de la ficha Programador en Word 2010 y Excel 2010 es el botón Grabar macro, que genera automáticamente el código VBA que puede reproducir las acciones que se realizan en la aplicación. Grabar macro es una excelente herramienta que puede utilizar para aprender más acerca de VBA. Lectura del código generado puede darle una idea de VBA y proporcionar un puente estable entre su conocimiento de Office 2010 como un usuario y su conocimiento como un programador. La única salvedad es que el código generado puede ser confuso porque el editor de macros deben hacer algunas suposiciones acerca de sus intenciones, y esos supuestos no son necesariamente exactos.

Para grabar una macro

1.
Abra Excel 2010 a un libro nuevo y haga clic en la ficha Programador en la cinta. Haga clic en Grabar macro y acepte todos los valores predeterminados en el cuadro de diálogo Grabar Macro, incluyendo Macro1 como el nombre de la macro y Workbook Este como la ubicación.

2.
Haga clic en Aceptar para comenzar a grabar la macro. Observe cómo cambia el texto del botón para detener la grabación. Haga clic en ese botón en el instante en que usted complete las acciones que desea grabar.

3.
Haga clic en la celda B1 y escribe el programador cadena primer clásico: Hola a todos. Deje de escribir y mirar el botón Detener grabación, sino que está en gris porque Excel 2010 está esperando a que termine de escribir el valor en la celda.

4.
Haga clic en la celda B2 para completar la acción en la celda B1 y, a continuación, haga clic en Detener grabación.

5.
Haga clic en Macros en la ficha Programador, seleccione Macro1 si no está seleccionado y, a continuación, haga clic en Editar para ver el código de Macro1 en el Editor de Visual Basic.

Figura 2. Código de macro en el Editor de Visual Basic

Mirando el Código

La macro que ha creado debería ser similar al código siguiente.

VB

Copiar

Sub Macro1 ()

‘Macro1 Macro


Range («B1»). Seleccione
ActiveCell.FormulaR1C1 = «Hello World»
Range («B2»). Seleccione
End Sub

Sea consciente de las similitudes con el fragmento de código anterior que el texto seleccionado en la celda A1, y las diferencias. En este código, la celda B1 está activada y, a continuación, la cadena «Hola Mundo» se aplica a la celda que se ha hecho activo. Las comillas alrededor del texto especificar un valor de cadena en lugar de un valor numérico.

¿Recuerda cómo se hace clic en la celda B2 para mostrar el botón Detener grabación otra vez? Esta acción se muestra como una línea de código. La grabadora de macros registra cada golpe de teclado.

Las líneas de código que comienza con un apóstrofe y de color verde por el editor son comentarios que explican el código o recordarle a usted y otros programadores el uso del código. VBA hace caso omiso de cualquier línea, o una parte de una línea, que comienza con una comilla simple. Escribir comentarios claros y apropiados en el código es un tema importante, pero que la discusión está fuera del alcance de este artículo. Las referencias posteriores a este código en el artículo no incluyen aquellos cuatro líneas de comentario.

Cuando la grabadora de macros genera el código, utiliza un complejo algoritmo para determinar los métodos y las propiedades que usted desea. Si usted no reconoce una propiedad dada, hay muchos recursos disponibles para ayudarle. Por ejemplo, en la macro que ha grabado, la grabadora de macros genera código que se refiere a la propiedad ForumulaR1C1. No está seguro de lo que eso significa?

Consejo:

Nota: Tenga en cuenta que el objeto Aplicación está implícita en todas las macros VBA. El código que ha grabado trabaja con la aplicación. al comienzo de cada línea.

Uso de la Ayuda del desarrollador

Seleccione ForumulaR1C1 en la macro grabada y pulse F1. El sistema de ayuda se ejecuta una búsqueda rápida, determina que los temas apropiados están en la sección Developer Excel 2010 Excel 2010 de la Ayuda, y enumera la propiedad FormulaR1C1. Puede hacer clic en el enlace para leer más acerca de la propiedad, pero antes de hacerlo, tenga en cuenta que el objeto de Excel modelo de referencia de enlace en la parte inferior de la ventana. Haga clic en el enlace para ver una larga lista de objetos que Excel 2010 utiliza en su modelo de objetos para describir las hojas de trabajo y sus componentes. Haga clic en cualquiera de ellos para ver las propiedades y métodos que se aplican a ese objeto en particular, junto con referencias cruzadas a las diferentes opciones relacionadas. Muchas entradas de ayuda también tienen breves ejemplos de código que pueden ayudarle. Por ejemplo, usted puede seguir los enlaces Fronteras en el objeto para ver cómo establecer una frontera en VBA.

VB

Copiar

Worksheets (1). Range («A1»). Borders.LineStyle = xlDouble

Edición del código

El Código de fronteras se ve diferente desde la macro grabada. Una cosa que se puede confundir con un modelo de objetos es que hay más de una manera para hacer frente a cualquier objeto dado, la celda A1 en este ejemplo.

A veces la mejor manera de aprender a programar es hacer pequeños cambios en un código de trabajo y ver lo que sucede como consecuencia de ello. Pruébalo ahora. Abra Macro1 en el Editor de Visual Basic y cambie el código a la siguiente.

VB

Copiar

Sub Macro1 ()
Worksheets (1). Range («A1»). Value = «Wow!»
Worksheets (1). Range («A1»). Borders.LineStyle = xlDouble
End Sub

Consejo:

Utilice Copiar y pegar tanto como sea posible cuando se trabaja con código para evitar errores de escritura.

No es necesario guardar el código para probarlo, así que volver al documento Excel 2010, haga clic en Macros en la ficha Programador, haga clic en Macro1 y, a continuación, haga clic en Ejecutar. La celda A1 contiene ahora el texto Wow! y tiene un borde de línea doble alrededor.

Figura 3. Los resultados de la primera macro

Usted acaba de combinar la grabación de macros, leyendo la documentación del modelo de objetos y la programación sencilla de hacer un programa VBA que hace algo. ¡Felicitaciones!

¿No funciona? Siga leyendo para obtener sugerencias de depuración en VBA.

Consejos y trucos de programación

Comenzar con ejemplos

La comunidad VBA es muy grande, una búsqueda en la Web casi siempre puede dar un ejemplo de código VBA que hace algo similar a lo que usted quiere hacer. Si usted no puede encontrar un buen ejemplo, trate de dividir la tarea en unidades más pequeñas y buscar en cada uno de ellos, o tratar de pensar en un problema más común, pero similar. A partir de un ejemplo puede ahorrar horas de tiempo.

Eso no quiere decir que el código libre y bien pensado-se encuentra en la Web esperando a que venga. De hecho, una parte del código que encuentre puede tener fallos o errores. La idea es que los ejemplos que puedes encontrar en Internet o en la documentación de VBA le dará una ventaja. Recuerde que el aprendizaje de programación requiere tiempo y reflexión. Antes de entrar en un gran afán de utilizar otra solución para resolver su problema, pregúntese si VBA es la elección correcta para este problema.

Haz un problema más sencillo

La programación puede hacerse muy complejos con rapidez. Es muy importante, sobre todo como un principiante, que rompes el problema a las unidades lógicas más pequeñas posibles y luego escribir y probar cada pieza por separado. Si usted tiene demasiado código en frente de usted y usted se confunde o confusa, detener y ajustar el problema a un lado. Cuando usted se vuelve al problema, copiar un pedazo pequeño del problema en un módulo nuevo, resolver esa pieza, obtener el código de trabajo, y la prueba para asegurarse de que funciona. A continuación, pasar a la siguiente parte.

Errores y depuración

Hay dos tipos principales de errores de programación: errores de sintaxis, que violan las reglas gramaticales del lenguaje de programación, y los errores de tiempo de ejecución, que se ven sintácticamente correcta, pero fallan cuando VBA intenta ejecutar el código.

A pesar de que puede ser frustrante para arreglar los errores de sintaxis son fáciles de atrapar, los pitidos Editor de Visual Basic y destellos en usted si escribe un error de sintaxis en el código.

Por ejemplo, los valores de cadena deben ir entre comillas dobles en VBA. Para saber lo que sucede cuando se utiliza comillas simples en su lugar, volver al Editor de Visual Basic y cambie el «Wow!» cadena en el código de ejemplo con ‘Wow!’ (Es decir, la palabra Wow entre comillas simples). Si hace clic en la siguiente línea, el editor de Visual Basic reacciona. El error «Error de compilación: Se esperaba: la expresión» no es útil, pero la línea que genera el error se vuelve rojo para decirte que tienes un error de sintaxis en esa línea y, como resultado, este programa no se ejecutará.

Haga clic en Aceptar y cambiar el texto de nuevo a «Wow!».

Los errores de ejecución son más difíciles de atrapar porque la sintaxis de programación es correcta, pero el código de error cuando intenta VBA para ejecutarlo.

Por ejemplo, abra el Editor de Visual Basic y cambie el nombre de la propiedad Value para ValueX en su macro, introduciendo deliberadamente un error de ejecución ya que el objeto Range no tiene una propiedad llamada ValueX. Volver al documento Excel 2010, abra el cuadro de diálogo Macros y ejecutar Macro1 nuevo. Debería ver un cuadro de Visual Basic mensaje que explica el error en tiempo de ejecución con el texto, «El objeto no admite esta propiedad de método». A pesar de que el texto es claro, haga clic en Depurar para obtener más información.

Cuando regresa al Editor de Visual Basic, que está en un modo de depuración especial que utiliza un resaltado amarillo que le muestre la línea de código que ha fallado. Como era de esperar, la línea que incluye la propiedad ValueX está resaltado.

Figura 4. Depurador de Visual Basic en el trabajo

Usted puede hacer cambios en el código VBA que se está ejecutando, por lo que cambiar de nuevo a ValueX valor y haga clic en el pequeño botón de reproducción verde debajo del menú Depurar. El programa debería funcionar de nuevo con normalidad.

Es una buena idea aprender cómo utilizar el depurador más deliberadamente durante más tiempo, los programas más complejos. Como mínimo, aprender cómo establecer puntos de ruptura para detener la ejecución en un punto en el que desee echar un vistazo al código, cómo agregar relojes para ver los valores de las diferentes variables y propiedades como se ejecuta el código, y cómo recorrer el código línea por línea. Estas opciones están disponibles en el menú Depurar y usuarios serios depurador típicamente memorizar los atajos de teclado de acompañamiento.

Utilización de los materiales de referencia bien

Para abrir la Referencia del programador que está integrado en Office 2010 Ayuda, abra la Ayuda de referencia de cualquier aplicación de Office 2010, haga clic en el signo de interrogación en la cinta o pulsando F1. Luego, a la derecha del botón Buscar, haga clic en la flecha desplegable para filtrar el contenido. Haga clic en Referencia del programador. Si usted no ve la tabla de contenido en el panel izquierdo, haga clic en el icono pequeño libro para abrirlo ya continuación, expanda la referencia del modelo de objetos de allí.

Figura 5. Filtrado en Ayuda desarrollador se aplica a todos aplicaciones de Office 2010

El tiempo dedicado navegar por la referencia del modelo de objetos vale la pena. Después de comprender los conceptos básicos de la sintaxis VBA y el modelo de objeto para la aplicación de Office 2010 que se está trabajando, se avanza desde las conjeturas a la programación metódica.

Por supuesto, el Microsoft Office Developer Center es un portal excelente para los artículos, consejos, e información de la comunidad.

Foros y Grupos de búsqueda

Todos los programadores se atascan a veces, incluso después de leer todos los artículos de referencia que puedan encontrar y perder el sueño por la noche pensando en diferentes maneras de resolver un problema. Afortunadamente, la Internet ha fomentado una comunidad de desarrolladores que ayuden mutuamente a resolver problemas de programación.

Cualquier búsqueda en la Web para «foro de desarrolladores oficina», revela varios grupos de discusión. Usted puede buscar en el «desarrollo office» o una descripción del problema a descubrir foros, blogs y artículos también.

Si usted ha hecho todo lo posible para resolver un problema, no tenga miedo de publicar su pregunta en un foro de desarrolladores. Estos foros bienvenida a los nuevos puestos de programadores y muchos de los desarrolladores más experimentados están encantados de ayudarle.

Los siguientes son algunos puntos de la etiqueta a seguir cuando usted publique en un foro de desarrolladores:

Antes de publicar, buscar en el sitio para un FAQ o directrices para que los miembros quieren que usted siga. Asegúrese de que publicarás contenido que resulte coherente con las orientaciones y en la sección correcta del foro.

Incluye un ejemplo de código clara y completa, y trate de editar el código para aclarar a los demás, si es parte de una sección más larga de código.

Describa su problema con claridad y concisión, y un resumen de las medidas que ha tomado para resolver el problema. Tómese el tiempo para escribir su mensaje, así como puedas, especialmente si usted está nervioso o tiene prisa. Presentar la situación de una manera que tenga sentido para los lectores de la primera vez que leyó el enunciado del problema.

Sea cortés y expresar su agradecimiento.

Continuar con la programación

Aunque este artículo es corto y sólo rasca la superficie de VBA y programación, esperamos que sea suficiente para empezar.

En esta sección se analiza brevemente algunos de los temas más importantes.

Variables

En los ejemplos simples en este artículo usted manipula los objetos que la aplicación había creado ya. Es posible que desee crear sus propios objetos para almacenar valores o referencias a otros objetos de uso temporal de su aplicación. Estos se llaman variables.

Para utilizar una variable en VBA, debe decirle a VBA qué tipo de objeto representa la variable mediante la instrucción Dim. A continuación, establezca su valor y utilizarlo para configurar otras variables o propiedades.

VB

Copiar

MyStringVariable Dim As String
= MyStringVariable «Wow!»
Worksheets (1). Range («A1»). Valor = MyStringVariable

Bifurcaciones y bucles

Los programas simples de este artículo realizar una línea a la vez, de arriba hacia abajo. El poder real en la programación viene de las opciones que usted tiene para determinar qué líneas de código a ejecutar, sobre la base de una o más condiciones que se especifiquen. Puede ampliar esas capacidades aún más cuando se puede repetir la operación varias veces. Por ejemplo, el código siguiente se extiende Macro1.

VB

Copiar

Sub Macro1 ()
Si el rango de hojas de trabajo (1). («A1»). Value = «¡Sí!» Entonces
Dim i As Integer
Para i = 2 a 10
Worksheets (1). Range («A» + i). Valor = «OK!» & I
Siguiente i
Más
MsgBox «Pon Sí! En la celda A1»
End If
End Sub

Escriba o pegue el código en el Editor de Visual Basic y, a continuación, ejecútelo. Siga las instrucciones en el cuadro de mensaje que aparece y cambiar el texto en la celda A1 de Wow! a Sí! y ejecutarlo de nuevo para ver el poder de bucle. Este fragmento de código muestra variables, bifurcaciones y bucles. Léalo cuidadosamente después de verlo en acción y tratar de determinar lo que sucede, ya que cada línea se ejecuta.

TODOS mis aplicaciones de Office 2010: Código de Ejemplo

http://msdn.microsoft.com/en-us/library/office/ee814735.aspx

MS EXCEL 2010: Guardar un libro con otro formato de archivo


Puede guardar un libro de Microsoft Excel con un formato de archivo de una versión anterior de Excel, con formato de archivo de texto o con otros formatos de archivo, como PDF o XPS. Excel 2010 usa el mismo formato de archivo basado en XML que Excel 2007. También puede guardar cualquier formato de archivo que se pueda abrir en Excel 2010 en el formato de archivo basado en XML actual. De forma predeterminada, los archivos se guardan con el formato de archivo .xlsx, pero es posible cambiar el formato de archivo predeterminado con el que se guardan. Si usa el comando Guardar como frecuentemente, le conviene agregarlo a la Barra de herramientas de acceso rápido.

Para ver una lista de los formatos de archivo que admite Excel 2010, vea el tema sobre formatos de archivo que admite Excel.

¿Qué desea hacer?


  • Guardar un libro de Excel 2010 en otro formato de archivo
  • Guardar otro formato de archivo con formato de archivo de Excel 2007-2010
  • Cambiar el formato de archivo predeterminado para guardar libros
  • Agregar el comando Guardar como a la Barra de herramientas de acceso rápido

Guardar un libro de Excel 2010 en otro formato de archivo

Importante Si guarda un libro con un formato de archivo que no sea el formato de archivo de Excel actual, se perderán los formatos y las características exclusivos de Excel 2010. Para obtener más información, vea el tema sobre cómo usar Office Excel 2010 con versiones anteriores de Excel.

  1. En Excel, abra el libro que desee guardar para usarlo en otro programa.
  2. En la ficha Archivo, haga clic en Guardar como.
  3. Para guardar el libro en otra ubicación, especifique la unidad y la ubicación en los cuadros de ruta del archivo y carpeta.
  4. En el cuadro Nombre de archivo, acepte el nombre sugerido o escriba otro nombre para el libro.
  5. En la lista Guardar como tipo, haga clic en el formato de archivo que sepa que puede abrir en el otro programa.

Si es necesario, haga clic en las flechas para desplazarse a los formatos de archivo que no se muestren en la lista.

Nota Los formatos de archivo disponibles varían según el tipo de hoja activa (una hoja de cálculo, una hoja de gráfico u otro tipo de hoja).

Sugerencia Para obtener más información acerca de cómo guardar un libro con formato de archivo PDF (.pdf) o XPS (.xps), vea el tema sobre cómo guardar como PDF o XPS.

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Guardar otro formato de archivo con formato de archivo de Excel 2007-2010

Puede guardar cualquier formato de archivo que se pueda abrir en Excel 2010 con el formato de archivo de libro de Excel actual (.xlsx). De esta forma, puede usar las nuevas características de Excel 2010, como minigráficos, no admitidas por otros formatos de archivo.

Nota Al guardar un libro creado con una versión anterior de Excel como un libro de Excel 2007-2010, es posible que se pierdan algunos formatos y características. Para obtener más información sobre las características no admitidas en Excel 97-2003, vea el tema sobre cómo usar Office Excel 2010 con versiones anteriores de Excel.

  1. Abra el libro que desee guardar con el formato de archivo actual.
  2. En la ficha Archivo, haga clic en Guardar como.
  3. Para guardar el libro en otra ubicación, especifique la unidad y la ubicación en los cuadros de ruta del archivo y carpeta.
  4. En el cuadro Nombre de archivo, acepte el nombre sugerido o escriba otro nombre para el libro.
  5. En la lista Guardar como tipo, realice uno de los siguientes procedimientos:
  • Si al guardar un libro creado con una versión anterior de Excel, el libro contiene macros que desea conservar, haga clic en Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm).
  • Si desea guardar el libro como una plantilla, haga clic en Plantilla de Excel (*.xltx).
  • Si al guardar un libro creado con una versión anterior de Excel, el libro contiene macros que desea conservar y desea guardar el libro como una plantilla, haga clic en Plantilla de Excel habilitada para macros (*.xltm).
  • Si desea guardar el libro con el formato de archivo de libro de Excel actual, haga clic en Libro de Excel (*.xlsx).
  • Si desea guardar el archivo con el nuevo formato de archivo binario, haga clic en Libro binario de Excel (*.xlsb).
  1. Haga clic en Guardar.

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Cambiar el formato de archivo predeterminado para guardar libros

Puede cambiar el tipo de archivo que se usa de forma predeterminada al guardar libros.

  1. En la ficha Archivo, haga clic en Opciones.
  2. En la categoría Guardar, vaya a Guardar libros y, en el cuadro Guardar archivos en formato, haga clic en el formato de archivo que desee establecer como predeterminado.

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Agregar el comando Guardar como a la Barra de herramientas de acceso rápido

El comando Guardar como no está disponible como botón en la cinta de opciones. No obstante, puede agregar dicho comando a la Barra de herramientas de acceso rápido.

  1. Haga clic en la flecha desplegable de la Barra de herramientas de acceso rápido y, a continuación, en Más comandos.

 

  1. En el cuadro Comandos disponibles en, asegúrese de que Comandos más utilizados está seleccionado.
  2. En el cuadro de lista, desplácese al botón Guardar como y selecciónelo.
  3. Haga clic en Agregar.

Nota En Excel 2010, no es posible agregar el botón Guardar como a la Barra de herramientas de acceso rápido haciendo clic con el botón secundario en el comando Guardar como de la ficha Archivo y, después, haciendo clic en Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido.

 

 

 

 

 

 

 

Cómo guardar un archivo de Office en formato PDF en Office 2010


 

// En este artículo se describe cómo guardar un archivo de Office en formato PDF sin usar otras aplicaciones.


¿Cómo puedo guardar un archivo creado en   Office 2010 en formato PDF? ¿Es necesario adquirir otra aplicación?
Hasta Office 2007, necesita una   aplicación especial para guardar un archivo en formato PDF, pero desde Office   2010, todos los documentos creados en Word, Excel, PowerPoint y OneNote se   pueden guardar con este formato.
Vale, ya entiendo. ¿Cómo puedo crear un   archivo PDF en Office 2010?
Se hace de la siguiente forma. En este   caso, se usa Word 2010, pero los mismos pasos se pueden usar en otras   aplicaciones de Office 2010.

En la Cinta, haga clic en la pestaña Archivos y en Guardar como.

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El cuadro de diálogo Guardar como   aparece.
Haga clic en Guardar como tipo y haga   clic en PDF (*.pdf).

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¿Es este momento se especifica el tipo de   archivo como PDF, verdad?
Sí. Finalmente, haga clic en Guardar.

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Ha sido muy fácil.
Por cierto, los botones Optimizar para aparecen en el cuadro de diálogo Guardar   como. ¿Para qué sirven?
Aquí puede elegir cómo desea guardar el   archivo PDF. Si desea imprimirlo o mostrarlo en la pantalla, elija Estándar   (publicación en línea e impresión). Si sólo desea verlo en la pantalla sin   imprimirlo, puede minimizar el tamaño del archivo. Para ello, elija Minimizar   tamaño (publicación en línea).

La elección depende de su prioridad. Si no le importa el tamaño del archivo,   se recomienda elegir Estándar (publicación en línea e impresión), que es la   opción seleccionada de forma predeterminada.

No sabía lo fácil que era crear un archivo   PDF en Office 2010. Gracias por mostrarlo.

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Propiedades

// Id. de artículo: 2278346 – Última revisión: viernes, 10 de diciembre de 2010 – Versión: 1.0

La información de este artículo se refiere a:

Microsoft Internet Information Services Media Services 2.0

Microsoft Office Home and Business 2010

Microsoft Office Professional 2010