Bases de datos: Buscar y organizar la información necesaria


neptuno

Para buscar y organizar la información necesaria, empiece con la información existente. Por ejemplo, si registra los pedidos de compra en un libro contable o guarda la información de los clientes en formularios en papel en un archivador, puede reunir esos documentos y enumerar cada tipo de información que contienen (por ejemplo, cada casilla de un formulario). Si no dispone de formularios, imagine que tiene que diseñar uno para registrar la información de los clientes. ¿Qué información incluiría en el formulario? ¿Qué casillas crearía? Identifique cada uno de estos elementos y cree un listado. Suponga, por ejemplo, que guarda la lista de clientes en fichas. Cada ficha podría contener un nombre de cliente, su dirección, ciudad, provincia, código postal y número de teléfono. Cada uno de estos elementos representa una columna posible de una tabla.

Cuando prepare esta lista, no se preocupe si no es perfecta al principio. Simplemente, enumere cada elemento que se le ocurra. Si alguien más va a utilizar la base de datos, pídale también su opinión. Más tarde podrá ajustar la lista.

A continuación, considere los tipos de informes o la correspondencia que desea producir con la base de datos. Por ejemplo, tal vez desee crear un informe de ventas de productos que contenga las ventas por región, o un informe de resumen de inventario con los niveles de inventario de los productos. Es posible que también desee generar cartas modelo para enviárselas a los clientes con un anuncio de una actividad de ventas o una oferta. Diseñe el informe en su imaginación y piense cómo le gustaría que fuera. ¿Qué información incluiría en el informe? Cree un listado de cada elemento. Haga lo mismo para la carta modelo y para cualquier otro informe que tenga pensado crear.

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