Access 2013: Introducción a los informes


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¿Qué se puede hacer con un informe?. Los informes ofrecen una manera de ver, el formato, y resumir la información en su base de datos de Microsoft Access. Por ejemplo, puede crear un informe sencillo de números de teléfono de todos sus contactos, o un informe de síntesis sobre las ventas totales a través de las diferentes regiones y épocas.
A partir de este artículo, usted obtendrá una visión general de los informes de Access. También aprenderá los fundamentos de la creación de un informe, y el uso de opciones como ordenar, agrupar y resumir los datos, y la manera de obtener una vista previa e imprimir el informe.
Nota La información de este artículo está destinada a ser utilizada únicamente con bases de datos de escritorio de Access.

Un informe es un objeto de base de datos que es muy útil cuando se quiere presentar la información en su base de datos por cualquiera de los siguientes usos:
– Mostrar o distribuir un resumen de los datos.
– Archivo instantáneas de los datos.
– Proporcionar información sobre los registros individuales.
– Crear etiquetas.

Las partes de un informe
Si bien es posible crear informes “sin consolidar” que no se muestran los datos, pero para los propósitos de este artículo, vamos a suponer que un informe se enlaza a un origen de datos como una tabla o consulta. El diseño de un informe se divide en secciones que se pueden ver en la vista Diseño. La comprensión de cómo funciona cada sección puede le ayuda a crear mejores reportes. Por ejemplo, la sección en la que se decide colocar un control calculado determina cómo Access calcula los resultados. La siguiente lista es un resumen de los tipos de sección y sus usos:

Sección ¿Cómo se muestra la sección cuando se imprima ¿Dónde se puede utilizar la sección

Encabezado del informe Al principio del informe. Utilice el encabezado del informe para obtener información que normalmente podría aparecer en una portada, como un logotipo, un título o una fecha. Cuando se coloca un control calculado que utiliza la función de agregado Sum en el encabezado del informe, la suma calculada es para todo el informe. El encabezamiento del informe se imprime antes del encabezado de la página.

Encabezado de página En la parte superior de cada página. Utilice un encabezado de página para repetir el título del informe en cada página.

Encabezado de grupo Al comienzo de cada nuevo grupo de registros. Utilice el encabezado de grupo para imprimir el nombre del grupo. Por ejemplo, en un informe que se agrupa por producto, utilice el encabezado de grupo para imprimir el nombre del producto. Cuando se coloca un control calculado que utiliza la función de agregado Sum en el encabezado de grupo, la suma es para el grupo actual. Puede tener varias secciones de encabezado de grupo en un informe, dependiendo del número de niveles de agrupación que haya agregado. Para obtener más información sobre cómo crear encabezados y pies de grupo, vea la sección Agregar agrupamiento,
clasificación o totales.

Detalle Aparece una vez por cada fila del origen de registros. Aquí es donde se colocan los controles que componen el cuerpo principal del informe.

Pie de grupo Al final de cada grupo de registros. Use un pie de grupo para imprimir información de

resumen de un grupo. Puede tener varias secciones de pie de página de grupo en un informe, dependiendo del número de niveles de agrupación que haya agregado.

Pie de página Al final de cada página. Use un pie de página para imprimir números de página o información por páginas.

Pie de informe Al final del informe.

Nota: En la vista Diseño, el pie del informe aparece debajo del pie de página. Sin embargo, en todos los demás puntos de vista (vista Diseño, por ejemplo, o cuando el informe se imprime o vista previa), el pie del informe aparece encima del pie de página, justo después del último pie de grupo o línea de detalle en la página final. Utilice el pie del informe para imprimir los totales del informe u otra información de resumen de todo el informe.

Usted encontrará que es mucho más fácil crear informes significativos cuando su base de datos tiene una estructura de mesa bien diseñado y las relaciones.
Para una introducción a la planificación y el diseño de una base de datos, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de bases de datos .

Crear un informe
Puede crear informes para que acceda a la base de datos de escritorio, siga estos pasos:
Paso 1: Elegir un origen de registros
El origen de registros de un informe puede ser una tabla, una consulta con nombre, o una consulta incrustada. El origen de registros debe contener todas las filas y columnas de datos que desea visualizar en el informe.

Si los datos de una tabla o consulta existente, seleccione la tabla o consulta en el panel de exploración y, a continuación, siga el paso 2 .
Si el origen de registros todavía no existe, siga uno de los siguientes:
Siga el paso 2 y utilice la herramienta Informe en blanco, O
Cree la tabla (s) o una consulta que contiene los datos requeridos. Seleccione la consulta o la tabla en el panel de exploración y, a continuación, siga el paso 2.

Paso 2: Seleccione una herramienta de informes
Las herramientas de informe se encuentra en la ficha Crear de la cinta, en el grupo Informes. En la siguiente tabla se describen las opciones:

Herramienta Descripción

Informe Crea un informe sencillo, tabla que contiene todos los campos del origen de registros que ha seleccionado en el panel de exploración.

Diseño de informes Abre un informe en blanco en la vista Diseño, al que se pueden agregar los campos y los controles necesarios.

Informe en blanco Abre un informe en blanco en la vista Diseño, y muestra la lista de campos desde donde se puede añadir campos al informe

Asistente para informes Muestra un asistente de varios pasos que le permite especificar los campos, la agrupación / clasificación de los niveles, y las opciones de diseño.

Etiquetas Muestra un asistente que le permite seleccionar tamaños estándar o personalizados de etiquetas, así como los campos que desea mostrar y cómo desea que ellos ordenan.

Paso 3: Crear el informe
1. Haga clic en el botón de la herramienta que desea utilizar. Si aparece un asistente, siga los pasos del asistente y haga clic en Finalizar en la última página.
Access muestra el informe en la vista Diseño.
2. Formato del informe para lograr las miradas que desee:

Cambiar el tamaño de los campos y las etiquetas, seleccionándolos y luego arrastrando los bordes hasta que el tamaño que desee.

Mover un campo seleccionándolo (y su etiqueta, si lo hay), y luego arrastrarlo a la nueva ubicación.

Haga clic en un campo y utilizar los comandos del menú contextual para fusionar o dividir celdas, borrar o seleccionar campos, y realizar otras tareas de formato.
Además, puede utilizar las funciones descritas en las siguientes secciones para que su informe sea más atractiva y fácil de leer.

Añadir agrupación, ordenación o totales
La forma más rápida de agregar agrupación, ordenación o totales a un informe de la base de datos de escritorio es hacer clic derecho en el campo al que desee aplicar el grupo, más o menos, o total y, a continuación, haga clic en el comando que desee en el menú contextual.
También puede agregar agrupación, ordenación o totales mediante la Agrupación, orden y total, mientras que el panel de informe está abierto en la vista Diseño o la vista Diseño:
1. Si la Agrupación, orden y total panel aún no está abierta, en la ficha Diseño, en el grupo Agrupación y totales, haga clic en Agrupar y ordenar.
2. Haga clic en Agregar un grupo o Agregar clase y, a continuación, seleccione el campo por el que desea agrupar u ordenar.
3. Haga clic en más en una línea de agrupar o clasificar para configurar más opciones y agregar totales.

Para obtener información más detallada acerca de agrupación, ordenación y totales, vea el artículo Crear un informe agrupado o de resumen .

Resalte los datos con formato condicional

Access incluye herramientas para poner de relieve los datos de un informe. Puede agregar reglas de formato condicional para cada control o grupo de controles, y en los informes de cliente, también puede agregar barras de datos para comparar los datos.
Para agregar formato condicional a los controles:
1. Haga clic en el informe en el panel de exploración y haga clic en Vista Diseño.
2. Seleccione los controles necesarios y en la ficha Formato, en el grupo Formato de control, haga clic en Formato condicional.
Sugerencia Para seleccionar varios controles, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los controles.
3. En el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicional, haga clic en Nueva regla.
4. En el cuadro de diálogo Nueva regla de formato, seleccione un valor en Seleccionar un tipo de regla:
Para crear una regla que se evalúa para cada registro individual, seleccione Buscar valores en el registro actual o utilizar una expresión.
Para crear una regla que compara los registros entre sí mediante el uso de barras de datos, haga clic en comparación con otros registros.
5. En Editar una descripción de regla, especifique la norma para cuando el formato se aplica, así como qué formato se debe aplicar y, a continuación, haga clic en Aceptar.
6. Para crear una regla adicional para el mismo control o grupo de controles, repita este procedimiento desde el paso 4.

Personalización de colores y fuentes
Pruebe una aplicación Opciones de tema para personalizar el color y las fuentes.
1. Abra un informe en la vista Diseño, haga clic en él en el panel de exploración y haga clic en Diseño V ista.
2. A partir de un diseño de informe Opciones de Herramientas, en la ficha Diseño, haga clic en Temas y señalar con el cursor sobre los diferentes temas de la galería para obtener una vista previa de los efectos. Haga clic en un tema para seleccionarlo y, a continuación, guardar el informe.
3. Utilice los colores o las fuentes galerías para definir los colores o las fuentes de forma independiente.

Añadir una imagen logo o el fondo
Usted puede agregar una imagen de logotipo o de fondo a un informe y si actualiza la imagen, la actualización se realiza automáticamente siempre que la imagen se utiliza en la base de datos.
Para agregar o eliminar una imagen:
1. En el panel de navegación, haga clic en el informe y haga clic en Vista Diseño.
2. En el informe, haga clic en la posición en la que desea agregar la imagen y, en la ficha Diseño, en el Encabezado / Pie de página de grupo, haga clic en Logo.
3. Desplácese hasta la imagen y haga clic en Abrir. Access agrega la imagen a la memoria.
4. Para eliminar la imagen, haga clic en la imagen y haga clic en Eliminar en el menú contextual.
Para agregar una imagen de fondo:
1. En el panel de navegación, haga clic en el informe y haga clic en Vista Diseño.
2. En la ficha Formato, en el grupo Fondo, haga clic en la imagen de fondo.
3. Seleccione una imagen de la lista Galería de imágenes o haga clic en Examinar, seleccione una imagen y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Ver e imprimir un informe

Vista previa de un informe
1. Haga clic en el informe en el panel de exploración y haga clic en Vista preliminar. Puede utilizar los comandos de la ficha Vista previa de impresión para realizar cualquiera de los siguientes:
Imprimir el informe
Ajuste el tamaño de la página o el diseño
Acercar o alejar, o ver varias páginas a la vez
Actualizar los datos del informe
Exportar el informe a otro formato de archivo.
2. Haga clic en Cerrar vista preliminar.

Impresión de un informe
Para imprimir un informe sin una vista previa:
Haga clic en el informe en el panel de exploración y haga clic en Imprimir. El informe se envía a la impresora predeterminada.

Nota: Si selecciona el informe en el panel de navegación y seleccione Imprimir desde la ficha Archivo, puede seleccionar las opciones de impresión adicionales, como el número de páginas y copias y especificar una impresora.
Para abrir un cuadro de diálogo donde se puede seleccionar una impresora, especifique el número de copias, etc, haga clic en Imprimir.

Fuente: http://office.microsoft.com/en-us/access-help/basic-tasks-for-an-access-2013-desktop-database-HA102809525.aspx

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