Microsoft Access 2013 Fundamentos


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¿Qué es una base de datos?
En el nivel más básico, una base de datos no es más que una colección organizada de datos. Un sistema de gestión de base de datos (DBMS), como Microsoft Access, Oracle o SQL Server le proporciona las herramientas de software que necesita para organizar los datos de una manera flexible. Incluye facilidades para agregar, modificar o eliminar datos de la base de datos, hacer preguntas (o consultas) sobre los datos almacenados en la base de datos y producir informes que resumen los contenidos seleccionados.
Microsoft Access 2013
Microsoft Access 2013 proporciona a los usuarios una de las soluciones DBMS más simples y más flexibles en el mercado hoy. Los consumidores habituales de productos de Microsoft podrán disfrutar de los familiares de Windows se ven y se sienten, así como la integración con otros productos de la familia Microsoft Office. Para más información sobre la interfaz de Access 2010, lea nuestra Access 2013 Tour de interfaz de usuario .

Primero vamos a examinar tres de los principales componentes de Access que la mayoría de los usuarios de bases de datos se encontrarán – tablas, consultas y formularios. Si aún no dispone de una base de datos, es posible que desee leer sobre Creación de una base de datos de access 2013 desde cero o Creación de una base de datos de access 2013 desde una plantilla .
Tablas de Microsoft Access
Tablas comprenden los bloques fundamentales de construcción de cualquier base de datos. Si usted está familiarizado con las hojas de cálculo, encontrará tablas de bases de datos muy similar.

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Una tabla de base de datos común puede contener información de los empleados, incluyendo características tales como nombre, fecha de nacimiento y el título. Podría ser estructurado de la siguiente manera:
• ID Empleado
• Apellido
• Nombre
• Título
• Saludo
• Fecha de nacimiento
Examinar la construcción de la mesa y usted encontrará que cada columna de la tabla corresponde a una característica específica de los empleados (o atributo en términos de base de datos). Cada fila corresponde a un empleado en particular y contiene su información. Eso es todo lo que hay que hacer! Si te ayuda, piensa en cada una de estas tablas como una lista de estilo de hoja de cálculo de la información. Para obtener más información, consulte Agregar tablas a una base de datos de acceso 2013
Extraer información de una base de datos Access
Obviamente, una base de datos que almacena información sólo sería inútil – necesitamos métodos para recuperar información también. Si sólo desea recuperar la información almacenada en una tabla, Microsoft Access le permite abrir la mesa y desplazarse por los registros contenidos en el mismo. Sin embargo, el verdadero poder de una base de datos reside en su capacidad para responder a las solicitudes más complejas o consultas. Consultas de Access proporcionan la capacidad para combinar datos de varias tablas y establecer condiciones específicas de los datos obtenidos.

 

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Imagine que su organización requiere de un método simple para crear una lista de los productos que actualmente se venden por encima de su precio medio. Si simplemente recuperó la tabla de información de producto, el cumplimiento de esta tarea requeriría una gran cantidad de clasificación a través de los datos y la realización de cálculos a mano. Sin embargo, el poder de una consulta le permite simplemente solicita que Access sólo devuelve aquellos registros que cumplen la condición de precio superior a la media. Además, puede indicar a la base de datos a la lista sólo el nombre y el precio unitario del artículo.

Para obtener más información sobre la potencia de las consultas de base de datos en Access, lea Creación de una consulta simple en Microsoft Access 2013 .
Inserción de la información en una base de datos Access
Hasta ahora, usted ha aprendido los conceptos detrás de la organización de la información en una base de datos y recuperación de información de una base de datos. Todavía necesitamos mecanismos para colocar la información en las tablas en el primer lugar! Microsoft Access proporciona dos mecanismos principales para lograr este objetivo. El primer método es simplemente abrir la tabla en una ventana haciendo doble clic en él y añadiendo información a la parte inferior de la misma, al igual que uno podría agregar información a una hoja de cálculo.

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El acceso también proporciona una interfaz de formularios de fácil uso que permite a los usuarios introducir información de forma gráfica y tener esa información de manera transparente pasa a la base de datos. Este método es menos intimidante para el operador de entrada de datos, pero requiere un poco más de trabajo por parte del administrador de la base de datos. Para obtener más información, consulte Creación de formularios en Access 2013
Informes de Microsoft Access
Los informes proporcionan la capacidad para producir rápidamente resúmenes atractivo formato de los datos contenidos en una o más tablas y / o consultas. A través del uso de trucos de acceso directo y plantillas, los usuarios de bases de datos se pueden crear informes en literalmente una cuestión de minutos.

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Supongamos que se quiere producir un catálogo de compartir información sobre los productos con los clientes actuales y potenciales. En las secciones anteriores, hemos aprendido que este tipo de información puede ser recuperada de la base de datos mediante el uso juicioso de las consultas. Sin embargo, hay que recordar que esta información se presenta en forma de tabla – no es exactamente el material de marketing más atractivo! Los informes permiten la inclusión de gráficos, atractivo formato y paginación. Para obtener más información, consulte Creación de informes en Access 2013 .

Crédito: http://databases.about.com/od/access/a/Microsoft-Access-2013-Fundamentals.htm

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