Diseñar una base de datos con multiples tablas.:


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Es comprensible que queramos poner a funcionar ya nuestra base de datos. Pasar directamente a introducir datos y sacarle provecho a nuestro flamanteAccess. Pero como hemos visto anteriormente el diseño de la base de datos previamente a su creación es un paso imprescindible y fundamental, en un buen diseño esta la diferencia entre una base de datos ágil y funcional o por el contrario encontrarnos con problemas a cada clic de ratón que nos hará desesperante la mas mínima búsqueda de datos.Por eso vamos a diseñar lo masdidácticamente posible un ejemplo para nuestra base de datos.Supongamos que trabajamos en una empresa. Cualquier empresa. Toda empresa tiene una actividad principal que es vender algo, que en este caso a ese algo lo llamaremos producto. Vamos a partir desde aquí.

Los datos que necesitamos para cada venta son:
Qué hemos vendido (Nombre de producto), Cuanto hemos vendido (Cantidad), A quien se lo hemos vendido (cliente) y Numero de cuenta para cobrárselo (NCcliente).

 

Pero según trabajemos con estos datos necesitaremos otros datos del cliente, como son el nombre de la empresa para la que trabaja (Empresa), Sus apellidos (Apellidos), Puesto que desempeña (Puesto), Teléfono de contacto (Teléfono), Los datos para enviar los pedidos (Dirección, Población, CP)

 

Pero claro, podríamos pedirle algo mas a nuestra base de datos, también seria conveniente que cada venta tuviese en cuenta las existencias del almacén y que llegado el caso se notificase la necesidad de hacer un nuevo pedido al proveedor.

Es evidente que si añadimos mas campos a nuestra tabla pronto se convertiría en un dolor de cabeza mas que en una ayuda. Para ello debemos unificar los campos por criterios como ya sabemos.

Empezaremos con la tabla de los datos referidos exclusivamente al cliente.

 

Ahora veremos los datos referidos exclusivamente al producto

 

Quizás sea necesario explicar aquí la necesidad de algunos campos. “CodigoProducto” es el campo clave necesario para distinguir unos productos de otros y relacionarlos con otras tablas.
Tal vez no sea tan evidente la necesidad de un campo para el proveedor, veámoslo mas detenidamente. En realidad el producto no tiene solo su nombre, digamos que también tiene apellidos, esta relacionado con la empresa que lo distribuye, no basta decir que necesitamos producto “DentifricoMasBlanco”, necesitamos pedírselo a quien pueda proporcionárnoslos. Y para esto necesitamos los datos del Proveedor.

Pero la primera norma es agrupar campos por afinidad y aunque es evidente que los campos del producto dependen de la tabla del proveedor, también es fácil ver que la tabla del proveedor no depende de los productos. Es decir que un solo proveedor tiene muchos productos pero que además podemos utilizar los datos de la tabla proveedores para otras funciones distintas, por ejemplo para tener contactos con los comerciales, o para desarrollar nuevas líneas de negocio.

Así pues la solución es crear un campo que relacione una con otra tabla para aprovechar todas las ventajas de las bases de datos relacionales, y el vinculo entre las dos tablas es el campo “IDProveedor

Vamos a complicar aun más las cosas,

En esta tabla de pedidos vemos que hay tres campos de Códigos, el primero “CodigoPedido” es el propio a la tabla “Pedidos“, la función de los siguientes es relacionar esta tabla con las otras.
Gracias al “CodigoCliente” no es necesario introducir en esta tabla los datos del cliente que realiza el pedido, basta con teclear su numero de código, y Access se encargara de escribir por nosotros todos los campos que le pidamos, como son el nombre de la empresa, la dirección, el numero de Cuenta, etc…

Con el campo “CodigoProducto” pasa exactamente igual, en vez de teclear en cada pedido una y otra vez todos los datos de todos los artículos, como su nombre, o su precio o descripción del producto. Access se encarga de relacionar las dos tablas gracias a este campo.

 

Fuente: http://www.aulafacil.com/Access2/CursoAccess/Lecc-6-Acc.htm

 

 

 

Access SQL: conceptos básicos, vocabulario y sintaxis


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Cuando desea recuperar datos de una base de datos, puede solicitar los datos mediante el Lenguaje de consulta estructurado o SQL.

SQL es un lenguaje de computación que se asemeja al inglés, y que los programas de bases de datos comprenden. Cada consulta que se ejecuta usa SQL en segundo plano.

Si comprende el funcionamiento de SQL podrá crear mejores consultas además de solucionar una consulta que no brinda los resultados deseados.

Éste es uno de varios artículos acerca de Access SQL. En este artículo se describe el uso básico de SQL para seleccionar datos y se usan ejemplos para ilustrar la sintaxis de SQL.


¿Qué es SQL?

SQL es un lenguaje de computación que sirve para trabajar con conjuntos de datos y las relaciones entre ellos. Los programas de bases de datos relacionales, como Microsoft Office Access, usan SQL para trabajar con datos. A diferencia de muchos lenguajes de computación, SQL no es difícil de leer y entender, incluso para un usuario inexperto. Al igual que muchos lenguajes de computación, SQL es un estándar internacional que es reconocido por organismos de estándares, como ISO y ANSI.

“SQL no es difícil de leer y entender, incluso para un usuario inexperto.”

SQL se usa para describir conjuntos de datos que pueden ayudarle a responder preguntas. Cuando usa SQL, debe emplear la sintaxis correcta. La sintaxis es el conjunto de reglas mediante las cuales se combinan los elementos de un lenguaje correctamente. La sintaxis de SQL se basa en la sintaxis del inglés y usa muchos de los mismos elementos que la sintaxis de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) (Visual Basic para Aplicaciones (VBA): versión del lenguaje de macros de Microsoft Visual Basic que se utiliza para programar aplicaciones basadas en Microsoft Windows y que se incluye en varios programas de Microsoft.).

Por ejemplo, una simple instrucción SQL que recupera una lista de los apellidos de contactos cuyo nombre es María podría ser similar a esto:

SELECT Apellidos
FROM Contactos
WHERE Nombre = 'María';

Nota  SQL no se usa sólo para manipular datos, sino también para crear y modificar el diseño de objetos de una base de datos, como tablas. La parte de SQL que se usa para crear y modificar objetos de una de base de datos se denomina lenguaje de definición de datos (DDL). Este tema no cubre el DDL. Para obtener más información, vea el artículo Crear o modificar tablas o índices mediante una consulta de definición de datos.

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Instrucciones SELECT

Para describir un conjunto de datos mediante SQL, escriba una instrucción SELECT. Una instrucción SELECT contiene una descripción completa del conjunto de datos que desea obtener de una base de datos. Incluye lo siguiente:

  • Qué tablas contienen los datos.
  • Cómo se relacionan los datos de orígenes diferentes.
  • Qué campos o cálculos proporcionarán los datos.
  • Criterios que los datos deben cumplir para ser incluidos.
  • Si se deben ordenar los datos y, en caso de ser así, cómo deben ordenarse.

Cláusulas de SQL

Al igual que una frase, una instrucción SQL tiene cláusulas. Cada cláusula realiza una función para la instrucción SQL. Algunas cláusulas son obligatorias en una instrucción SELECT. En la siguiente tabla se enumeran las cláusulas SQL más comunes.

Cláusula SQL Función Obligatoria
SELECT Muestra una lista de los campos que contienen datos de interés.
FROM Muestra las tablas que contienen los campos de la cláusula SELECT.
WHERE Especifica los criterios de campo que cada registro debe cumplir para poder ser incluido en los resultados. No
ORDER BY Especifica la forma de ordenar los resultados. No
GROUP BY En una instrucción SQL que contiene funciones de agregado, muestra los campos que no se resumen en la cláusula SELECT. Sólo si están estos campos
HAVING En una SQL instrucción que contiene funciones de agregado, especifica las condiciones que se aplican a los campos que se resumen en la instrucción SELECT. No

Términos de SQL

Cada cláusula SQL consta de términos, comparables a diferentes partes de la oración. En la siguiente tabla se enumeran los tipos de términos de SQL.

Término de SQL Parte de la oración comparable Definición Ejemplo
identificador sustantivo Nombre que se usa para identificar un objeto de la base de datos, como el nombre de un campo. Clientes.[Número de teléfono]
operador verbo o adverbio Palabra clave que representa o modifica una acción. AS
constante sustantivo Valor que no cambia, como un número o NULO. 42
expresión adjetivo Combinación de identificadores, operadores, constantes y funciones que se evalúa como un valor único. > = Productos.[Precio por unidad]

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Cláusulas SQL básicas: SELECT, FROM y WHERE

Una instrucción SQL tiene el formato general:

SELECT campo_1
FROM tabla_1
WHERE criterio_1
;

Notas

  • Access pasa por alto los saltos de línea en una instrucción SQL. Sin embargo, conviene usar una línea para cada cláusula para mejorar la legibilidad de las instrucciones SQL.
  • Cada una de las instrucciones SELECT termina con un punto y coma (;). El punto y coma (;) puede aparecer al final de la última cláusula o solo en una línea al final de la instrucción SQL.

Un ejemplo en Access

A continuación se muestra el aspecto que podría tener en Access una instrucción SQL para una consulta de selección simple:

Ficha de objeto SQL que muestra una instrucción SELECT

Llamada 1 Cláusula SELECT
Llamada 2 Cláusula FROM
Llamada 3 Cláusula WHERE

Este ejemplo de instrucción SQL indica “Seleccionar los datos almacenados en los campos Dirección de correo electrónico y Empresa de la tabla llamada Contactos, específicamente aquellos registros en los cuales el valor del campo Ciudad sea Seattle”.

Veamos el ejemplo, una cláusula cada vez, para ver cómo funciona la sintaxis de SQL.

La cláusula SELECT

SELECT [Dirección de correo electrónico], Empresa

Ésta es la cláusula SELECT. Se compone de un operador (SELECT) seguido de dos identificadores ([Dirección de correo electrónico] y Empresa).

Si un identificador contiene espacios en blanco o caracteres especiales (como “Dirección de correo electrónico”), se debe escribir entre corchetes.

Una cláusula SELECT no tiene que mencionar las tablas que contienen los campos y no puede especificar las condiciones que deben cumplir los datos que se van a incluir.

La cláusula SELECT siempre aparece antes que la cláusula FROM en una instrucción SELECT.

La cláusula FROM

FROM Contactos

Ésta es la cláusula FROM. Se compone de un operador (FROM) seguido de un identificador (Contactos).

Una cláusula FROM no enumera los campos que desea seleccionar.

La cláusula WHERE

WHERE Ciudad="Seattle"

Ésta es la cláusula WHERE. Se compone de un operador (WHERE) seguido de un identificador (Ciudad=”Seattle”).

Nota  A diferencia de las cláusulas SELECT y FROM, la cláusula WHERE no es un elemento obligatorio en una instrucción SELECT.

Puede realizar muchas de las acciones que SQL permite realizar mediante las cláusulas SELECT, FROM y WHERE. En los siguientes artículos adicionales encontrará más información sobre cómo usar estas cláusulas:

 

 

Ordenar los resultados: ORDER BY

Al igual que Microsoft Office Excel, Access le permite ordenar los resultados de la consulta en una hoja de datos. También puede especificar en la consulta cómo desea ordenar los resultados cuando se ejecuta la consulta, mediante una cláusula ORDER BY. Si usa una cláusula ORDER BY, ésta será la última cláusula en la instrucción SQL.

Una cláusula ORDER BY contiene una lista de los campos que desea usar para ordenar, en el mismo orden en que desea aplicar las operaciones de ordenación.

Por ejemplo, suponga que desea ordenar sus resultados por el valor del campo Empresa en orden descendente y, en caso de que haya registros con el mismo valor para Empresa, desea ordenarlos también por el valor indicado en el campo Dirección de correo electrónico en orden ascendente. Su cláusula ORDER BY podría parecerse a la siguiente:

ORDER BY Empresa DESC, [Dirección de correo electrónico]

Nota  De forma predeterminada, Access ordena los valores de forma ascendente (A-Z, de menor a mayor). Use la palabra clave DESC para ordenar los valores en orden descendente.

Para obtener más información sobre la cláusula ORDER BY, vea el tema Cláusula ORDER BY.

Trabajar con datos resumidos: GROUP BY y HAVING

A veces, desea trabajar con datos resumidos, como las ventas totales de un mes o los elementos más caros en el inventario. Para ello, debe aplicar una función de agregado (función de agregado: función, como Suma, Cuenta, Promedio o Var, que se utiliza para calcular totales.) a un campo en la cláusula SELECT. Por ejemplo, si desea que la consulta muestre la cantidad de direcciones de correo electrónico para cada una de las empresas, la cláusula SELECT debería parecerse a la siguiente:

SELECT COUNT([Dirección de correo electrónico]), Empresa

Las funciones de agregado que se pueden usar dependen del tipo de datos del campo o la expresión que desea emplear. Para obtener más información acerca de las funciones de agregado disponibles, vea el artículo Funciones de agregado de SQL.

Especificar campos que no se usan en una función de agregado: la cláusula GROUP BY

Al usar las funciones de agregado, normalmente debe crear una cláusula GROUP BY. Una cláusula GROUP BY muestra una lista de todos los campos a los que no se aplica una función de agregado. Si aplica las funciones de agregado a todos los campos de una consulta, no es necesario crear la cláusula GROUP BY.

Una cláusula GROUP BY se encuentra inmediatamente después de la cláusula WHERE, o la cláusula FROM si no hay una cláusula WHERE. La cláusula GROUP BY muestra una lista de los campos que aparecen en la cláusula SELECT.

Por ejemplo, siguiendo con el ejemplo anterior, si la cláusula SELECT aplica una función de agregado a [Dirección de correo electrónico] pero no a Empresa, la cláusula GROUP BY se parecería a la siguiente:

GROUP BY Empresa

Para obtener más información sobre la cláusula GROUP BY, vea el tema Cláusula GROUP BY.

Limitar los valores de agregado mediante los criterios de agrupación: la cláusula HAVING

Si desea usar criterios para limitar sus resultados, pero el campo al que desea aplicar el criterio se usa en una función de agregado, no puede usar una cláusula WHERE. Por el contrario, debe usar una cláusula HAVING. La cláusula HAVING funciona como la cláusula WHERE, pero se usa para los datos agregados.

Por ejemplo, suponga que usa la función COUNT (que devuelve un número de filas) con el primer campo de la cláusula SELECT:

SELECT COUNT([Dirección de correo electrónico]), Empresa

Si desea que la consulta limite los resultados según el valor de la función COUNT, no puede usar un criterio para dicho campo en la cláusula WHERE. Por el contrario, debe colocar el criterio en una cláusula HAVING. Por ejemplo, si sólo desea que la consulta indique las filas en caso de que exista más de una dirección de correo electrónico asociada con la empresa, la cláusula HAVING debería parecerse a la siguiente:

HAVING COUNT([Dirección de correo electrónico])>1

Nota  Una consulta puede incluir una cláusula WHERE y una cláusula HAVING: los criterios para los campos que no se usan en una función de agregado corresponden a la cláusula WHERE y los criterios de los campos que se usan en las funciones de agregado corresponden a la cláusula HAVING.

Para obtener más información sobre la cláusula HAVING, vea el tema Cláusula HAVING.

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Combinar los resultados de la consulta: UNION

Cuando desea revisar todos los datos obtenidos en conjunto de varias consultas de selección similares, como un conjunto combinado, use el operador UNION.

El operador UNION le permite combinar dos instrucciones SELECT en una. Las instrucciones SELECT que combine deben tener la misma cantidad de campos de resultado, en el mismo orden y con el mismo tipo de datos o con tipos de datos compatibles. Cuando ejecuta la consulta, los datos de cada conjunto de campos correspondientes se combinan en un único campo de resultado, de modo que el resultado de la consulta tendrá la misma cantidad de campos que cada una de las instrucciones de selección.

Nota A efectos de una consulta de unión, los tipos de datos Texto y Número son compatibles.

Cuando usa el operador UNION, también puede especificar si los resultados de la consulta deben incluir las filas duplicadas, si existe alguna, mediante la palabra clave ALL.

La sintaxis básica de SQL para una consulta de unión que combina dos instrucciones SELECT es la siguiente:

SELECT campo_1
FROM tabla_1
UNION [ALL]
SELECT campo_a
FROM tabla_a
;

Por ejemplo, supongamos que tiene una tabla denominada Productos y otra tabla denominada Servicios. Ambas tablas tienen campos que contienen el nombre del producto o servicio, el precio, la disponibilidad de garantía del servicio o de garantía del producto, y si el producto o servicio se ofrece de forma exclusiva. Si bien en la tabla Productos se almacena información de garantía del producto y en la tabla Servicios se almacena información de garantía del servicio, la información básica es la misma (si un determinado producto o servicio viene acompañado de una garantía de calidad). Puede usar una consulta de unión, como la que figura a continuación, para combinar los cuatro campos de las dos tablas:

SELECT nombre, precio, garantía_disponible, oferta_exclusiva
FROM Productos
UNION ALL
SELECT nombre, precio, garantía_disponible, oferta_exclusiva
FROM Servicios
;

Para obtener más información acerca de cómo combinar instrucciones SELECT mediante el operador UNION, vea el artículo Combinar los resultados de varias consultas de selección mediante una consulta de unión.

Tareas básicas para una base de datos de escritorio de Access 2013


Las bases de datos de Access pueden ayudarle a almacenar y a hacer un seguimiento de cualquier tipo de información, como inventarios, contactos o procesos empresariales. Veamos las rutas que puede tomar para crear una base de datos de escritorio de Access, agregar datos a ella y obtener información sobre los siguientes pasos para personalizar y usar la nueva base de datos.

Nota Si le interesan más los nuevos tipos de aplicaciones Access que están diseñadas para la web, vea cómo crear una aplicación de Access y obtener información sobre las tareas básicas de una aplicación de Access.

Para más información sobre las nuevas funciones, consulte Novedades de Access 2013.

 

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Selección de una plantilla

Las plantillas de Access tienen tablas, consultas, formularios e informes integrados que están preparados para utilizarse. Al iniciar Access, lo primero que verá es una selección de plantillas y podrá buscar más en línea.

1.      En Access, haga clic en Archivo > Nuevo.

  1. Seleccione una plantilla de base de datos de escritorio y escriba un nombre para la base de datos en Nombre de archivo. (Si no encuentra una plantilla que se adapte a usted, use el cuadro Buscar plantillas en línea ).
  2. Puede usar la ubicación predeterminada que Access muestra debajo del cuadro Nombre de archivo o puede hacer clic en el icono de carpeta para elegir una.
  3. Haga clic en Crear.

Según la plantilla que elija, puede que tenga que hacer una de las acciones siguientes para empezar a trabajar:

Si en Access se muestra un cuadro de diálogo de Inicio de sesión con una lista de usuarios vacía:

  1. Haga clic en Nuevo usuario.
  2. Rellene el formulario Detalles del usuario.
  3. Haga clic en Guardar y cerrar.
  4. Seleccione el nombre de usuario que acaba de indicar y, después, haga clic en Iniciar la sesión.

Si en Access se muestra un mensaje de Advertencia de seguridad en la barra de mensajes y confía en el origen de la plantilla, haga clic en Habilitar contenido. Si la base de datos solicita que inicie la sesión, vuelva a iniciarla.

Para más información, vea creación de una base de datos de escritorio de Access a partir de una plantilla.

 

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Creación de una base de datos desde cero

Si ninguna de las plantillas se ajusta a sus necesidades, puede iniciar una base de datos de escritorio en blanco.

  1. En Access, haga clic en Nuevo > Base de datos de escritorio en blanco.
  2. Escriba un nombre para la base de datos en el cuadro Nombre de archivo.
  3. Puede usar la ubicación predeterminada que Access muestra debajo del cuadro Nombre de archivo o puede hacer clic en el icono de carpeta para elegir una.
  4. Haga clic en Crear. Agregación de una tabla

En una base de datos, la información se almacena en varias tablas relacionadas. Para crear una tabla:

  1. Al abrir la base de datos por primera vez, verá una tabla en blanco en la vista Hoja de datos en la que puede agregar datos. Para agregar otra tabla, haga clic en la pestaña Crear > Tabla. Puede empezar a introducir datos en el campo (celda) vacío o pegar datos de otro origen, como un libro de Excel.
  2. Para cambiar el nombre de una columna (campo), haga doble clic en el encabezado de la columna y, después, escriba el nuevo nombre.

Sugerencia Los nombres con sentido le ayudarán a reconocer lo que contiene cada campo sin ver su contenido.

  1. Haga clic en Archivo > Guardar.

Para agregar más campos, escriba en la columna Haga clic para agregar.

Para desplazar una columna, haga clic en el encabezado correspondiente para seleccionarla y, después, arrástrela donde quiera. También puede seleccionar columnas contiguas y arrastrarlas todas a una ubicación nueva.

Para más información, vea Introducción a las tablas.

Copiado y pegado de datos

Puede copiar y pegar datos de otro programa, como Excel o Word a una tabla de Access. Esta acción funciona mejor si los datos se separan en columnas. Si los datos se encuentran en un programa de procesamiento de textos, como Word, use etiquetas para separar las columnas o conviértalos a un formato de tabla antes de copiarlos.

  1. Si los datos se tienen que editar, como separar los nombres completos en nombres y apellidos, hágalo primero en el programa de origen.
  2. Abra el origen y copie (Ctrl + C) los datos.
  3. Abra la tabla de Access en el lugar en el que desea agregar los datos de la vista Hoja de datos y péguelos (Ctrl + V).
  4. Haga doble clic en cada encabezado de columna y escriba un nombre con sentido.
  5. Haga clic en Archivo > Guardar y dele un nombre a la nueva tabla.

Nota Access define el tipo de datos de cada campo en función de la información que copie en la primera fila de cada columna, así que asegúrese de que la información de las filas siguientes coincida con la primera fila.

 

Importación o vinculación a datos

Puede importar datos de otros orígenes o puede vincular los datos desde Access sin mover la información del lugar en el que está almacenada. La vinculación puede ser una buena opción si existen varios usuarios que actualizan los datos y desea asegurarse de que está viendo la versión más reciente o si desea ahorrar espacio de almacenamiento. También puede elegir si desea vincular o importar los datos para la mayoría de los formatos.

El proceso varía ligeramente en función del origen de datos, pero estas instrucciones le ayudarán a empezar a trabajar:

  1. En la pestaña Datos externos, haga clic en el formato de datos desde el que importará o se vinculará. Si no ve el formato correcto, haga clic en Más.

Nota Si aún no encuentra el formato correcto, es posible que necesite exportar los datos primero a un formato de archivo que sea compatible con Access (como un archivo de texto delimitado).

  1. Siga las instrucciones del cuadro de diálogo Obtener datos externos.

Al vincular, algunos formatos estarán disponibles como solo lectura. Aquí tiene los orígenes externos desde los que puede importar o vincular datos:

  Importar Vincular
Microsoft Excel Sí (solo de lectura)
Microsoft Access
Bases de datos ODBC, como SQL Server
Archivos de valores separados por comas (CSV) Sí (solo agregar registros nuevos)
Lista de SharePoint
XML
Data Services Sí (solo de lectura)
Documento HTML
Carpeta de Outlook

Para más información, vea Importación de datos a una base de datos de Access e Importación de datos desde una base de datos de Access.

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Organización de datos con el Analizador de tablas

Puede utilizar el Analizador de tablas para identificar rápidamente los datos redundantes. Después, el asistente proporciona una forma sencilla de organizar los datos en tablas diferentes. Access conserva la tabla original como copia de seguridad.

  1. Abra la base de datos de Access que contenga la tabla que quiera analizar.
  2. Haga clic en Herramientas para bases de datos > Analizar tabla.

Las dos primeras páginas del asistente contienen un breve tutorial con ejemplos. Si ve una casilla titulada ¿Desea mostrar las páginas de introducción?, selecciónela y haga clic en Atrás dos veces para ver la introducción. Si no desea volver a ver las páginas de introducción, anule la selección de ¿Desea mostrar las páginas de introducción?

 

Pasos siguientes

El resto del proceso de diseño varía en función de lo que desee hacer, pero puede ser buena idea crear consultas, formularios, informes y macros. Estos artículos pueden ser de ayuda:

Introducción a las tablas

Introducción a las consultas

Creación de un formulario de Access

Introducción a informes de Access

Proteger los datos con procesos de copia de seguridad y restauración

 

Corresponde a: Access 2013

 

Fuente: http://o15.officeredir.microsoft.com/r/rlidOOHome?clid=11274&CTT=97http://o15.officeredir.microsoft.com/r/rlidOOHome?clid=11274&CTT=97

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MS ACCESS básico: Buscar y organizar la información necesaria


Para buscar y organizar la información necesaria, empiece con la información existente. Por ejemplo, si registra los pedidos de compra en un libro contable o guarda la información de los clientes en formularios de papel en un archivador, puede reunir esos documentos y enumerar cada tipo de información que contienen (por ejemplo, cada casilla de un formulario). Si no dispone de formularios, imagine que tiene que diseñar uno para registrar la información de los clientes. ¿Qué información incluiría en el formulario? ¿Qué casillas crearía? Identifique cada uno de estos elementos y cree un listado. Suponga, por ejemplo, que guarda la lista de clientes en fichas. Cada ficha podría contener un nombre de cliente, su dirección, ciudad, provincia, código postal y número de teléfono. Cada uno de estos elementos representa una columna posible de una tabla.
Cuando prepare esta lista, no se preocupe si no es perfecta al principio. Simplemente, enumere cada elemento que se le ocurra. Si alguien más va a utilizar la base de datos, pídale también su opinión. Más tarde podrá ajustar la lista.
A continuación, considere los tipos de informes o la correspondencia que desea producir con la base de datos. Por ejemplo, tal vez desee crear un informe de ventas de productos que contenga las ventas por región, o un informe de resumen de inventario con los niveles de inventario de los productos. Es posible que también desee generar cartas modelo para enviárselas a los clientes con un anuncio de una actividad de ventas o una oferta. Diseñe el informe en su imaginación y piense cómo le gustaría que fuera. ¿Qué información incluiría en el informe? Cree un listado de cada elemento. Haga lo mismo para la carta modelo y para cualquier otro informe que tenga pensado crear.

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Detenerse a pensar en los informes y en la correspondencia que desea crear le ayudará a identificar los elementos que necesita incluir en la base de datos. Suponga, por ejemplo, que ofrece a sus clientes la oportunidad de inscribirse o borrarse de las actualizaciones periódicas de correo electrónico y desea imprimir un listado de los que han decidido inscribirse. Para registrar esa información, agrega una columna “Enviar correo electrónico” a la tabla de clientes. Para cada cliente, puede definir el campo en Sí o No.
La necesidad de enviar mensajes de correo electrónico a los clientes implica la inclusión de otro elemento. Cuando sepa que un cliente desea recibir mensajes de correo electrónico, tendrá que conocer también la dirección de correo electrónico a la que éstos deben enviarse. Por tanto, tendrá que registrar una dirección de correo electrónico para cada cliente.
Parece lógico crear un prototipo de cada informe o listado de salida y considerar qué elementos necesita para crear el informe. Por ejemplo, cuando examine una carta modelo, puede que se le ocurran algunas ideas. Si desea incluir un saludo (por ejemplo, las abreviaturas “Sr.” o “Sra.” con las que comienza un saludo), tendrá que crear un elemento de saludo. Además, tal vez desee comenzar las cartas con el saludo “Estimado Sr. García”, en lugar de “Estimado Sr. Miguel Ángel García”. Esto implicaría almacenar el apellido independientemente del nombre.
Un punto clave que hay que recordar es que debe descomponer cada pieza de información en sus partes lógicas más pequeñas. En el caso de un nombre, para poder utilizar el apellido, dividirá el nombre en dos partes: el nombre y el apellido. Para ordenar un informe por nombre, por ejemplo, sería útil que el apellido de los clientes estuviera almacenado de forma independiente. En general, si desea ordenar, buscar, calcular o generar informes a partir de un elemento de información, debe incluir ese elemento en su propio campo.
Piense en las preguntas que le gustaría que la base de datos contestara. Por ejemplo, ¿cuántas ventas de un determinado producto se cerraron el pasado mes? ¿Dónde viven sus mejores clientes? ¿Quién es el proveedor del producto mejor vendido? Prever esas preguntas le ayudará a determinar los elementos adicionales que necesita registrar.
Una vez reunida esta información, ya puede continuar con el paso siguiente.

Fuente: http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/conceptos-basicos-del-diseno-de-una-base-de-datos-HA010341617.aspx#BMgood

MS Access básico: Determinar la finalidad de la base de datos


Determinar la finalidad de la base de datos
Es conveniente plasmar en papel el propósito de la base de datos: cómo piensa utilizarla y quién va a utilizarla. Para una pequeña base de datos de un negocio particular, por ejemplo, podría escribir algo tan simple como “La base de datos de clientes contiene una lista de información de los clientes para el envío masivo de correo y la generación de informes”. Si la base de datos es más compleja o la utilizan muchas personas, como ocurre normalmente en un entorno corporativo, la finalidad podría definirse fácilmente en uno o varios párrafos y debería incluir cuándo y cómo va a utilizar cada persona la base de datos. La idea es desarrollar una declaración de intenciones bien definida que sirva de referencia durante todo el proceso de diseño. Esta declaración de intenciones le permitirá centrarse en los objetivos a la hora de tomar decisiones.

Buscar y organizar la información necesaria
Para buscar y organizar la información necesaria, empiece con la información existente. Por ejemplo, si registra los pedidos de compra en un libro contable o guarda la información de los clientes en formularios de papel en un archivador, puede reunir esos documentos y enumerar cada tipo de información que contienen (por ejemplo, cada casilla de un formulario). Si no dispone de formularios, imagine que tiene que diseñar uno para registrar la información de los clientes. ¿Qué información incluiría en el formulario? ¿Qué casillas crearía? Identifique cada uno de estos elementos y cree un listado. Suponga, por ejemplo, que guarda la lista de clientes en fichas. Cada ficha podría contener un nombre de cliente, su dirección, ciudad, provincia, código postal y número de teléfono. Cada uno de estos elementos representa una columna posible de una tabla.
Cuando prepare esta lista, no se preocupe si no es perfecta al principio. Simplemente, enumere cada elemento que se le ocurra. Si alguien más va a utilizar la base de datos, pídale también su opinión. Más tarde podrá ajustar la lista.
A continuación, considere los tipos de informes o la correspondencia que desea producir con la base de datos. Por ejemplo, tal vez desee crear un informe de ventas de productos que contenga las ventas por región, o un informe de resumen de inventario con los niveles de inventario de los productos. Es posible que también desee generar cartas modelo para enviárselas a los clientes con un anuncio de una actividad de ventas o una oferta. Diseñe el informe en su imaginación y piense cómo le gustaría que fuera. ¿Qué información incluiría en el informe? Cree un listado de cada elemento. Haga lo mismo para la carta modelo y para cualquier otro informe que tenga pensado crear.

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Detenerse a pensar en los informes y en la correspondencia que desea crear le ayudará a identificar los elementos que necesita incluir en la base de datos. Suponga, por ejemplo, que ofrece a sus clientes la oportunidad de inscribirse o borrarse de las actualizaciones periódicas de correo electrónico y desea imprimir un listado de los que han decidido inscribirse. Para registrar esa información, agrega una columna “Enviar correo electrónico” a la tabla de clientes. Para cada cliente, puede definir el campo en Sí o No.
La necesidad de enviar mensajes de correo electrónico a los clientes implica la inclusión de otro elemento. Cuando sepa que un cliente desea recibir mensajes de correo electrónico, tendrá que conocer también la dirección de correo electrónico a la que éstos deben enviarse. Por tanto, tendrá que registrar una dirección de correo electrónico para cada cliente.
Parece lógico crear un prototipo de cada informe o listado de salida y considerar qué elementos necesita para crear el informe. Por ejemplo, cuando examine una carta modelo, puede que se le ocurran algunas ideas. Si desea incluir un saludo (por ejemplo, las abreviaturas “Sr.” o “Sra.” con las que comienza un saludo), tendrá que crear un elemento de saludo. Además, tal vez desee comenzar las cartas con el saludo “Estimado Sr. García”, en lugar de “Estimado Sr. Miguel Ángel García”. Esto implicaría almacenar el apellido independientemente del nombre.
Un punto clave que hay que recordar es que debe descomponer cada pieza de información en sus partes lógicas más pequeñas. En el caso de un nombre, para poder utilizar el apellido, dividirá el nombre en dos partes: el nombre y el apellido. Para ordenar un informe por nombre, por ejemplo, sería útil que el apellido de los clientes estuviera almacenado de forma independiente. En general, si desea ordenar, buscar, calcular o generar informes a partir de un elemento de información, debe incluir ese elemento en su propio campo.
Piense en las preguntas que le gustaría que la base de datos contestara. Por ejemplo, ¿cuántas ventas de un determinado producto se cerraron el pasado mes? ¿Dónde viven sus mejores clientes? ¿Quién es el proveedor del producto mejor vendido? Prever esas preguntas le ayudará a determinar los elementos adicionales que necesita registrar.
Fuente: http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/conceptos-basicos-del-diseno-de-una-base-de-datos-HA010341617.aspx#BMgood

Bases de datos de muestra incluidas en Access

La base de datos y proyecto Neptuno de Access (disponible con el comando Bases de datos de ejemplo en el menú Ayuda) contiene los datos de ventas de una compañía ficticia denominada Importadores Neptuno, que importa y exporta comestibles especiales de todo el mundo. Viendo los objetos de base de datos (objetos de base de datos: una base de datos de Access contiene objetos como tablas, consultas, formularios, informes, páginas, macros y módulos. Un proyecto de Access contiene objetos como formularios, informes, páginas, macros y módulos.) incluidos en la base de datos Neptuno, podrá desarrollar ideas para su propia aplicación de base de datos. También puede utilizar los datos de Neptuno para hacer pruebas con Access antes de escribir sus propios datos. Por ejemplo, puede practicar el diseño de consultas con la tabla Pedidos de Neptuno, ya que contiene los registros suficientes para generar resultados significativos.
Fuente: http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/bases-de-datos-de-muestra-incluidas-en-access-HP005188620.aspx

Access: ¿Qué es un buen diseño de base de datos?


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El proceso de diseño de una base de datos se guía por algunos principios. El primero de ellos es que se debe evitar la información duplicada o, lo que es lo mismo, los datos redundantes, porque malgastan el espacio y aumentan la probabilidad de que se produzcan errores e incoherencias. El segundo principio es que es importante que la información sea correcta y completa. Si la base de datos contiene información incorrecta, los informes que recogen información de la base de datos contendrán también información incorrecta y, por tanto, las decisiones que tome a partir de esos informes estarán mal fundamentadas.
Un buen diseño de base de datos es, por tanto, aquél que:
Divide la información en tablas basadas en temas para reducir los datos redundantes.
Proporciona a Access la información necesaria para reunir la información de las tablas cuando así se precise.
Ayuda a garantizar la exactitud e integridad de la información.
Satisface las necesidades de procesamiento de los datos y de generación de informes.
El proceso de diseño
El proceso de diseño consta de los pasos siguientes:
Determinar la finalidad de la base de datos
Esto le ayudará a estar preparado para los demás pasos.
Buscar y organizar la información necesaria
Reúna todos los tipos de información que desee registrar en la base de datos, como los nombres de productos o los números de pedidos.
Dividir la información en tablas
Divida los elementos de información en entidades o temas principales, como Productos o Pedidos. Cada tema pasará a ser una tabla.
Convertir los elementos de información en columnas
Decida qué información desea almacenar en cada tabla. Cada elemento se convertirá en un campo y se mostrará como una columna en la tabla. Por ejemplo, una tabla Empleados podría incluir campos como Apellido y Fecha de contratación.
Especificar claves principales
Elija la clave principal de cada tabla. La clave principal es una columna que se utiliza para identificar inequívocamente cada fila, como Id. de producto o Id. de pedido.
Definir relaciones entre las tablas
Examine cada tabla y decida cómo se relacionan los datos de una tabla con las demás tablas. Agregue campos a las tablas o cree nuevas tablas para clarificar las relaciones según sea necesario.
Ajustar el diseño
Analice el diseño para detectar errores. Cree las tablas y agregue algunos registros con datos de ejemplo. Compruebe si puede obtener los resultados previstos de las tablas. Realice los ajustes necesarios en el diseño.
Aplicar las reglas de normalización
Aplique reglas de normalización de los datos para comprobar si las tablas están estructuradas correctamente. Realice los ajustes necesarios en las tablas.

http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/conceptos-basicos-del-diseno-de-una-base-de-datos-HA010341617.aspx#BMgood

Definir la clave principal con los campos existentes
Para que una clave principal funcione correctamente, el campo debe identificar inequívocamente cada fila, no debe contener un valor vacío o nulo y casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar.
1. Abra la base de datos que desea modificar.
2. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla en la que desea establecer la clave principal y, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.
Sugerencia Si no ve el panel de navegación, presione F11.
3. Seleccione el campo o los campos que desea usar como clave principal.
Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee.
Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo.
4. En el grupo Herramientas de la pestaña Diseño, haga clic en Clave principal.
Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave principal.
http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/agregar-o-cambiar-la-clave-principal-de-una-tabla-HA102749633.aspx#_Set_the_primary

Access 2013 Claves compuestas


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Uso de varios campos combinados a modo de clave principal
En algunos casos, tal vez convenga usar dos o más campos como clave principal de una tabla. Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que contenga artículos de línea de pedidos tendría dos campos en su clave principal: Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal está formada por más de un campo se denomina clave compuesta. Para crear una clave externa compuesta, puede usar una consulta de definición de datos con la que crear una restricción de varios campos. Encontrará más información al respecto en el tema Crear o modificar tablas o índices mediante una consulta de definición de datos.
Agregar una clave principal de Autonumeración
 Nota   Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le asigna el tipo de datos Autonumeración.
1. Abra la base de datos que desea modificar.
2. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla a la que desee agregar la clave principal y, a continuación, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.
 Sugerencia   Si no ve el panel de navegación, presione F11.
1. Busque la primera fila vacía disponible en la cuadrícula de diseño de la tabla.
2. En el campo Nombre del campo, escriba un nombre (como IdCliente).
3. En el campo Tipo de datos, haga clic en la flecha desplegable y en Autonumeración.
4. En Propiedades del campo, en Nuevos valores, haga clic en Incremento para usar valores numéricos incrementales para la clave principal, o haga clic en Aleatorio para utilizar números aleatorios.
Definir la clave principal con los campos existentes
Para que una clave principal funcione correctamente, el campo debe identificar inequívocamente cada fila, no debe contener un valor vacío o nulo y casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar.
1. Abra la base de datos que desea modificar.
2. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla en la que desea establecer la clave principal y, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.
 Sugerencia   Si no ve el panel de navegación, presione F11.
1. Seleccione el campo o los campos que desea usar como clave principal.
Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee.
Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo.
1. En el grupo Herramientas de la pestaña Diseño, haga clic en Clave principal.
Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave principal.
Quitar la clave principal
Cuando quite la clave principal, el campo o campos que hacían la función de clave principal ya no servirán como identificadores principales de un registro.
Al quitar la clave principal, no se eliminan los campos de la tabla, pero sí el índice que se creó para dicha clave.
1. Antes de quitar una clave principal, debe asegurarse de que no interviene en ninguna relación de tabla. Si intenta quitar una clave principal que forma parte de una o más relaciones, Access le advertirá de que debe eliminar primero la relación.

Haga lo siguiente para eliminar una relación de tabla:   
a. Si las tablas que intervienen en las relaciones de tabla están abiertas, ciérrelas. No se puede eliminar una relación entre tablas abiertas.
b. En el grupo Relaciones de la pestaña Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.
c. Si las tablas que participan en la relación de tabla no aparecen, en el grupo Relaciones de la pestaña Diseño, haga clic en Mostrar tabla.
d. Seleccione las tablas que vaya a agregar en el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en Agregar y, después, en Cerrar.
e. Haga clic en la línea de relación de tabla correspondiente a la relación que desea eliminar (la línea se mostrará en negrita al seleccionarla) y, a continuación, presione la tecla SUPR.
f. En el grupo Relaciones de la pestaña Diseño, haga clic en Cerrar.
1. Tras eliminar las relaciones, en el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla cuya clave principal desee eliminar y, después, haga clic en Vista Diseño.
 Sugerencia   Si no ve el panel de navegación, presione F11.
1. Haga clic en el selector de filas de la clave principal actual.
Si la clave principal consta de un solo campo, haga clic en el selector de filas de ese campo.
Si la clave principal consta de varios campos, haga clic en el selector de filas de todos los campos de la clave principal.
1. En el grupo Herramientas de la pestaña Diseño, haga clic en Clave principal.
El indicador de clave se quita del campo o campos que especificó previamente como clave principal.
 Nota   Si guarda una tabla nueva sin definir una clave principal, Access le pide que cree una. Si elige Sí, se crea un campo Id. con el tipo de datos Autonumeración para proporcionar un valor único para cada registro. Si la tabla ya incluye un campo Autonumeración, Access lo usa como clave principal.

Fuente: http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/agregar-o-cambiar-la-clave-principal-de-una-tabla-HA102749633.aspx#Autonumber

Access 2013 Agregar o cambiar la clave principal de una tabla


Una clave principal es un campo (o conjunto de campos) que presenta valores únicos en una tabla. Estos valores se pueden usar para hacer referencia a registros enteros, ya que cada registro tiene un valor distinto para la clave. Una tabla solo puede tener una clave principal.
Para definir la clave principal de una tabla, abra la tabla en la vista Diseño. Seleccione el campo (o campos) que quiera usar y, en la cinta, haga clic en Clave principal.
Nota Los procedimientos de este artículo se refieren únicamente a las bases de datos de escritorio. Access administra automáticamente las claves principales de las tablas nuevas en bases de datos web y aplicaciones de Access. Aunque no recomendados hacerlo, estas claves principales automatizadas se pueden invalidar.

Access usa los campos de clave principal con diversos propósitos:
Para leer los datos de tablas distintas y combinarlos de forma que tenga sentido. Puede incluir los campos de clave principal en otras tablas para hacer referencia a la tabla que sea origen de la clave principal. En esas tablas, los campos se denominan claves externas. Por ejemplo, un campo Id. de cliente de la tabla Clientes también podría aparecer en la tabla Pedidos. En la tabla Clientes, esta es la clave principal. En la tabla Pedidos se denomina clave externa. Una clave externa es, sencillamente, la clave principal de otra tabla. Para más información, vea el tema Conceptos básicos del diseño de una base de datos.
http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/conceptos-basicos-del-diseno-de-una-base-de-datos-HA010341617.aspx?CTT=5&origin=HA102749633

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1 Clave principal
2 Clave externa
Si va a mover los datos existentes a una base de datos, debe tener un campo que pueda usar como clave principal. A menudo, se suele usar un número de identificación único, como un número de identificador, un número de serie o un código, como clave principal para una tabla. Por ejemplo, es posible que tenga una tabla Clientes en la que cada cliente tenga un número de identificador único de cliente. El campo de identificador de cliente es la clave principal.
Access crea automáticamente un índice para la clave principal, que permite agilizar las consultas y otras operaciones. También comprueba que cada registro tiene un valor en el campo de clave principal y que este es siempre distinto.
Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le asigna el nombre de campo “Id.” y el tipo de datos Autonumeración. El campo está oculto de forma predeterminada en la vista Hoja de datos, pero se puede ver en la vista Diseño.

Una clave principal correcta debe tener varias características:
Identifica inequívocamente cada fila.
Nunca debe estar vacía ni ser nula (siempre debe contener un valor).
Los valores que contiene no suelen cambiar (lo ideal es que no cambien).
Si no halla una clave correcta, cree un campo Autonumeración para usarlo como tal. Un campo Autonumeración genera un valor para sí mismo automáticamente cuando cada registro se guarda por primera vez. Por lo tanto, un campo Autonumeración reúne las tres características de una clave principal correcta. Para obtener más información sobre cómo agregar un campo Autonumeración, vea la sección Agregar una clave principal de Autonumeración.

http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/agregar-o-cambiar-la-clave-principal-de-una-tabla-HA102749633.aspx#Autonumber

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Un campo Autonumeración constituye una clave principal correcta.

Sobre un proyecto de Access (ADP)


¿Qué es un proyecto de Microsoft Access?
Un proyecto de Microsoft Access (. Adp) es un archivo de datos de Access que proporciona un acceso eficaz en modo nativo a una base de datos de Microsoft SQL Server a través del OLE DB Arquitectura de componentes. Utilizando un proyecto de Access, puede crear una aplicación cliente / servidor con la misma facilidad como una aplicación de servidor de archivos. javascript:AppendPopup(this,’627631422_2′)Esta aplicación cliente / servidor puede ser una solución tradicional basada en formularios e informes, o una solución basada en Web basado en páginas de acceso a datos , o una combinación de ambos. Puede conectar el proyecto de Access a una base de datos de SQL Server remota, una base de datos local de SQL Server, o una instalación local de SQL Server 2000 Desktop Engine.

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1- Conecta el proyecto Acceso a la base de datos de SQL Server
2 – Objetos de base de datos almacenados en la base de datos de SQL Server

Objetos de base de datos almacenados en el proyecto de Access
Un proyecto de Access se llama un proyecto, ya que contiene sólo basado en código u objetos de base de datos basados en HTML: formularios, informes, el nombre y la ubicación de las páginas de acceso a datos, macros y módulos. Estos son los objetos de base de datos que se utilizan para crear una aplicación.
A diferencia de una base de datos de Microsoft Access , un proyecto de Access no contiene datos ni objetos basados en definiciones de datos: tablas , vistas , diagramas de bases de datos , procedimientos almacenados , o funciones definidas por el usuario . En lugar de ello, estos objetos de base de datos se almacenan en la base de datos de SQL Server.
Para crear la aplicación y acceder a los datos, conecte el proyecto Acceso a la base de datos de SQL Server mediante el comando Nuevo del menú Archivo para abrir el cuadro de diálogo Propiedades de vínculo de datos o mediante el Asistente de base de datos.

Trabajar con un proyecto de Access

Trabajar con un proyecto de Access es muy similar a trabajar con una base de datos Access. El proceso de crear formularios, informes, páginas de acceso a datos, macros y módulos es prácticamente el mismo que se utiliza para crear una base de datos Access.
Una vez que se conecta a una base de datos SQL Server, puede ver, crear, modificar y eliminar tablas, vistas, procedimientos almacenados, funciones definidas por el usuario y diagramas de base de datos mediante el Diseñador de bases de datos, Diseñador de tablas, el Diseñador de consultas, el Generador de consultas, y Editor de texto SQL. Aunque la interfaz de usuario para trabajar con estos objetos de base de datos es diferente de los objetos de base de equivalentes en una base de datos Access, es igual de fácil de usar. Un proyecto de Access contiene también muchos de los mismos asistentes como una base de datos, como el Asistente para formularios, el Asistente para informes, el Asistente para páginas y el Asistente para máscaras de entrada. Estos asistentes le ayudan a crear rápidamente un prototipo o una aplicación simple, y también hacen que sea más fácil crear una aplicación avanzada.

Acerca de las propiedades extendidas

Si el proyecto de Access está conectado a una base de datos SQL Server 2000, puede utilizar y aprovechar las propiedades extendidas. Las propiedades extendidas almacenan información atributo adicional acerca de los objetos de base de datos de SQL Server que se almacenan en la base de datos SQL Server y proporcionan una funcionalidad adicional para un proyecto de Access, tales como:
Creación de una búsqueda en una columna.
Visualización de texto de validación fácil de usar.
Formateo de datos y definición de las máscaras de entrada.
El uso de hojas secundarias de datos, ahorrando orden de clasificación y filtros, y el ahorro de aspecto hoja de datos de las tablas, vistas, procedimientos almacenados y funciones definidas por el usuario en línea.

Fuente: http://office.microsoft.com/en-us/access-help/about-an-access-project-adp-HP005273103.aspx

Tareas básicas para una aplicación de Access


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Las aplicaciones de Access están creadas para que sea más sencillo compartir y colaborar en exploradores. Para crear y usar una aplicación de Access necesitará Access y un sitio de Office 365 o SharePoint Server 2013. Aquí encontrará más información sobre la creación de una aplicación de Access. Veamos rápidamente cómo crear una aplicación, agregar datos a ella y más pasos para personalizar y usar la aplicación.

Si está más interesado en trabajar con una base de datos de escritorio, consulte Tareas básicas para base de datos de escritorio en Access 2013.

Cómo crear una aplicación de una plantilla

Es más rápido empezar con una de las plantillas de aplicaciones de Access.
1.En la pantalla de inicio de Access, desplace hacia abajo para ver las plantillas incluidas. Las aplicaciones más populares como, por ejemplo, Seguimiento de activos, Contactos y Seguimiento de asuntos aparecen primero en la lista. Las aplicaciones que aparecen con el icono de bola del mundo son las que crearán aplicaciones de Access:

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Las plantillas que incluyan la palabra “escritorio” en el título permiten crear bases de datos de escritorio tradicionales.

2.Haga clic en una plantilla y escriba un nombre en el cuadro Nombre de aplicación.
3.Seleccione una ubicación web para la aplicación y haga clic en Crear.

Obtener más información sobre comenzar la base de datos de una plantilla de aplicación de Access. Si prefiere diseñar una aplicación propia, continúe con la siguiente sección.

Creación de una aplicación personalizada

Si ninguna plantilla se ajusta a sus necesidades, puede crear una aplicación desde el principio.

1.Abra Access y haga clic en Personalizar aplicación web.

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2.Escriba un nombre y la ubicación web de su aplicación (o seleccione una ubicación de la lista Ubicaciones) y haga clic en Crear.

Para obtener más detalles, consulte crear una aplicación web personalizada.

Tanto si ha empezado con una plantilla o con una aplicación en blanco, siempre puede personalizar una aplicación de Access.

Cómo importar o vincular a datos

Después de crear la aplicación, deseará agregar datos. Puede importar datos de otros orígenes. Aquí encontrará instrucciones para empezar:
1.Abra su aplicación en Access (o desde el explorador, haga clic en Configuración > Personalizar en Access) y haga clic en Inicio > Tabla.
2.En la página Agregar tablas, elija su origen de Crear una tabla de un origen existente y siga los pasos del asistente Obtener datos externos.

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Para crear relaciones para la nueva tabla, puede agregar campos de búsqueda. Para obtener detalles, consulte Mostrar elementos relacionados en la vista de una aplicación.

Pasos siguientes

El resto del proceso de diseño de una aplicación varía dependiendo de lo que desee hacer a continuación con la aplicación. Estos son algunos artículos que pueden ayudarle a obtener más información:
Novedades de Access 2013
Cómo modificar una plantilla de aplicación de Access
Buscar datos agregando un formulario emergente
Agregar acciones personalizadas a la Barra de acciones
Personalización de una vista mediante la creación de una macro de interfaz de usuario

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Fuente:
http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/tareas-basicas-para-una-aplicacion-de-access-HA102840210.aspx?CTT=5&origin=HA102809500©
2013 Microsoft Corporation. Todos los derechos reservados.

Bases de datos para principiantes


Una introducción a las bases de datos, SQL y Microsoft Access
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Access SQL: conceptos básicos, vocabulario y sintaxis
Cuando desea recuperar datos de una base de datos, puede solicitar los datos mediante el Lenguaje de consulta estructurado o SQL. SQL es un lenguaje de computación que se asemeja al inglés, y que los programas de bases de datos comprenden. Cada consulta que se ejecuta usa SQL en segundo plano.
Si comprende el funcionamiento de SQL podrá crear mejores consultas además de solucionar una consulta que no brinda los resultados deseados.
Éste es uno de varios artículos acerca de Access SQL. En este artículo se describe el uso básico de SQL para seleccionar datos y se usan ejemplos para ilustrar la sintaxis de SQL.
En este artículo

¿Qué es SQL?
Cláusulas SQL básicas: SELECT, FROM y WHERE
Ordenar los resultados: ORDER BY
Trabajar con datos resumidos: GROUP BY y HAVING
Combinar los resultados de las consultas: UNION

SQL es un lenguaje de computación que sirve para trabajar con conjuntos de datos y las relaciones entre ellos. Los programas de bases de datos relacionales, como Microsoft Office Access, usan SQL para trabajar con datos. A diferencia de muchos lenguajes de computación, SQL no es difícil de leer y entender, incluso para un usuario inexperto. Al igual que muchos lenguajes de computación, SQL es un estándar internacional que es reconocido por organismos de estándares, como ISO y ANSI.

“SQL no es difícil de leer y entender, incluso para un usuario inexperto.”
SQL se usa para describir conjuntos de datos que pueden ayudarle a responder preguntas. Cuando usa SQL, debe emplear la sintaxis correcta. La sintaxis es el conjunto de reglas mediante las cuales se combinan los elementos de un lenguaje correctamente. La sintaxis de SQL se basa en la sintaxis del inglés y usa muchos de los mismos elementos que la sintaxis de Visual Basic para Aplicaciones (VBA).
Por ejemplo, una simple instrucción SQL que recupera una lista de los apellidos de contactos cuyo nombre es María podría ser similar a esto:

SELECT Apellidos
FROM Contactos
WHERE Nombre = ‘María’;

Nota: SQL no se usa sólo para manipular datos, sino también para crear y modificar el diseño de objetos de una base de datos, como tablas. La parte de SQL que se usa para crear y modificar objetos de una de base de datos se denomina lenguaje de definición de datos (DDL). Este tema no cubre el DDL. Para obtener más información, vea el artículo Crear o modificar tablas o índices mediante una consulta de definición de datos.

Instrucciones SELECT
Para describir un conjunto de datos mediante SQL, escriba una instrucción SELECT. Una instrucción SELECT contiene una descripción completa del conjunto de datos que desea obtener de una base de datos. Incluye lo siguiente:
Qué tablas contienen los datos.
Cómo se relacionan los datos de orígenes diferentes.
Qué campos o cálculos proporcionarán los datos.
Criterios que los datos deben cumplir para ser incluidos.
Si se deben ordenar los datos y, en caso de ser así, cómo deben ordenarse.

Cláusulas de SQL
Al igual que una frase, una instrucción SQL tiene cláusulas. Cada cláusula realiza una función para la instrucción SQL. Algunas cláusulas son obligatorias en una instrucción SELECT. En la siguiente tabla se enumeran las cláusulas SQL más comunes.

Cláusula SQL Función Obligatoria

SELECT Muestra una lista de los campos que contienen datos de interés. Sí
FROM Muestra las tablas que contienen los campos de la cláusula SELECT. Sí
WHERE Especifica los criterios de campo que cada registro debe cumplir para poder ser incluido en los resultados. No
ORDER BY Especifica la forma de ordenar los resultados. No
GROUP BY En una instrucción SQL que contiene funciones de agregado, muestra los campos que no se resumen en la cláusula SELECT. Sólo si están estos campos
HAVING En una SQL instrucción que contiene funciones de agregado, especifica las condiciones que se aplican a los campos que se resumen en la instrucción SELECT. No

Términos de SQL
Cada cláusula SQL consta de términos, comparables a diferentes partes de la oración. En la siguiente tabla se enumeran los tipos de términos de SQL.

Término de SQL Parte de la oración comparable Definición Ejemplo
identificador sustantivo Nombre que se usa para identificar un objeto de la base de datos, como el nombre de un campo. Clientes.[Número de teléfono]
operador verbo o adverbio Palabra clave que representa o modifica una acción. AS
constante sustantivo Valor que no cambia, como un número o NULO. 42
expresión adjetivo Combinación de identificadores, operadores, constantes y funciones que se evalúa como un valor único. > = Productos.[Precio por unidad]

Cláusulas SQL básicas: SELECT, FROM y WHERE
Una instrucción SQL tiene el formato general:
SELECT campo_1
FROM tabla_1
WHERE criterio_1
;

Notas
Access pasa por alto los saltos de línea en una instrucción SQL. Sin embargo, conviene usar una línea para cada cláusula para mejorar la legibilidad de las instrucciones SQL.
Cada una de las instrucciones SELECT termina con un punto y coma (;). El punto y coma (;) puede aparecer al final de la última cláusula o solo en una línea al final de la instrucción SQL.

Un ejemplo en Access
A continuación se muestra el aspecto que podría tener en Access una instrucción SQL para una consulta de selección simple:

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1 Cláusula SELECT
2 Cláusula FROM
3 Cláusula WHERE

Este ejemplo de instrucción SQL indica “Seleccionar los datos almacenados en los campos Dirección de correo electrónico y Empresa de la tabla llamada Contactos, específicamente aquellos registros en los cuales el valor del campo Ciudad sea Seattle”.
Veamos el ejemplo, una cláusula cada vez, para ver cómo funciona la sintaxis de SQL.

La cláusula SELECT
SELECT [Dirección de correo electrónico], Empresa
Ésta es la cláusula SELECT. Se compone de un operador (SELECT) seguido de dos identificadores ([Dirección de correo electrónico] y Empresa).
Si un identificador contiene espacios en blanco o caracteres especiales (como “Dirección de correo electrónico”), se debe escribir entre corchetes.
Una cláusula SELECT no tiene que mencionar las tablas que contienen los campos y no puede especificar las condiciones que deben cumplir los datos que se van a incluir.
La cláusula SELECT siempre aparece antes que la cláusula FROM en una instrucción SELECT.

La cláusula FROM
FROM Contactos
Ésta es la cláusula FROM. Se compone de un operador (FROM) seguido de un identificador (Contactos).
Una cláusula FROM no enumera los campos que desea seleccionar.

La cláusula WHERE
WHERE Ciudad=”Seattle”
Ésta es la cláusula WHERE. Se compone de un operador (WHERE) seguido de un identificador (Ciudad=”Seattle”).
Nota A diferencia de las cláusulas SELECT y FROM, la cláusula WHERE no es un elemento obligatorio en una instrucción SELECT.

Puede realizar muchas de las acciones que SQL permite realizar mediante las cláusulas SELECT, FROM y WHERE. En los siguientes artículos adicionales encontrará más información sobre cómo usar estas cláusulas:
Access SQL: cláusula SELECT
Access SQL: cláusula FROM
Access SQL: cláusula WHERE

Ordenar los resultados: ORDER BY
Al igual que Microsoft Office Excel, Access le permite ordenar los resultados de la consulta en una hoja de datos. También puede especificar en la consulta cómo desea ordenar los resultados cuando se ejecuta la consulta, mediante una cláusula ORDER BY. Si usa una cláusula ORDER BY, ésta será la última cláusula en la instrucción SQL.
Una cláusula ORDER BY contiene una lista de los campos que desea usar para ordenar, en el mismo orden en que desea aplicar las operaciones de ordenación.
Por ejemplo, suponga que desea ordenar sus resultados por el valor del campo Empresa en orden descendente y, en caso de que haya registros con el mismo valor para Empresa, desea ordenarlos también por el valor indicado en el campo Dirección de correo electrónico en orden ascendente. Su cláusula ORDER BY podría parecerse a la siguiente:
ORDER BY Empresa DESC, [Dirección de correo electrónico]
Nota De forma predeterminada, Access ordena los valores de forma ascendente (A-Z, de menor a mayor). Use la palabra clave DESC para ordenar los valores en orden descendente.
Para obtener más información sobre la cláusula ORDER BY, vea el tema Cláusula ORDER BY.

Trabajar con datos resumidos: GROUP BY y HAVING
A veces, desea trabajar con datos resumidos, como las ventas totales de un mes o los elementos más caros en el inventario. Para ello, debe aplicar una función de agregado a un campo en la cláusula SELECT. Por ejemplo, si desea que la consulta muestre la cantidad de direcciones de correo electrónico para cada una de las empresas, la cláusula SELECT debería parecerse a la siguiente:

SELECT COUNT([Dirección de correo electrónico]), Empresa
Las funciones de agregado que se pueden usar dependen del tipo de datos del campo o la expresión que desea emplear. Para obtener más información acerca de las funciones de agregado disponibles, vea el artículo Funciones de agregado de SQL.
Especificar campos que no se usan en una función de agregado: la cláusula GROUP BY
Al usar las funciones de agregado, normalmente debe crear una cláusula GROUP BY. Una cláusula GROUP BY muestra una lista de todos los campos a los que no se aplica una función de agregado. Si aplica las funciones de agregado a todos los campos de una consulta, no es necesario crear la cláusula GROUP BY.
Una cláusula GROUP BY se encuentra inmediatamente después de la cláusula WHERE, o la cláusula FROM si no hay una cláusula WHERE. La cláusula GROUP BY muestra una lista de los campos que aparecen en la cláusula SELECT.
Por ejemplo, siguiendo con el ejemplo anterior, si la cláusula SELECT aplica una función de agregado a [Dirección de correo electrónico] pero no a Empresa, la cláusula GROUP BY se parecería a la siguiente:
GROUP BY Empresa
Para obtener más información sobre la cláusula GROUP BY, vea el tema Cláusula GROUP BY.

Limitar los valores de agregado mediante los criterios de agrupación: la cláusula HAVING
Si desea usar criterios para limitar sus resultados, pero el campo al que desea aplicar el criterio se usa en una función de agregado, no puede usar una cláusula WHERE. Por el contrario, debe usar una cláusula HAVING. La cláusula HAVING funciona como la cláusula WHERE, pero se usa para los datos agregados.
Por ejemplo, suponga que usa la función COUNT (que devuelve un número de filas) con el primer campo de la cláusula SELECT:

SELECT COUNT([Dirección de correo electrónico]), Empresa

Si desea que la consulta limite los resultados según el valor de la función COUNT, no puede usar un criterio para dicho campo en la cláusula WHERE. Por el contrario, debe colocar el criterio en una cláusula HAVING. Por ejemplo, si sólo desea que la consulta indique las filas en caso de que exista más de una dirección de correo electrónico asociada con la empresa, la cláusula HAVING debería parecerse a la siguiente:

HAVING COUNT([Dirección de correo electrónico])>1

Nota Una consulta puede incluir una cláusula WHERE y una cláusula HAVING: los criterios para los campos que no se usan en una función de agregado corresponden a la cláusula WHERE y los criterios de los campos que se usan en las funciones de agregado corresponden a la cláusula HAVING.
Para obtener más información sobre la cláusula HAVING, vea el tema Cláusula HAVING.

Combinar los resultados de la consulta: UNION
Cuando desea revisar todos los datos obtenidos en conjunto de varias consultas de selección similares, como un conjunto combinado, use el operador UNION.
El operador UNION le permite combinar dos instrucciones SELECT en una. Las instrucciones SELECT que combine deben tener la misma cantidad de campos de resultado, en el mismo orden y con el mismo tipo de datos o con tipos de datos compatibles. Cuando ejecuta la consulta, los datos de cada conjunto de campos correspondientes se combinan en un único campo de resultado, de modo que el resultado de la consulta tendrá la misma cantidad de campos que cada una de las instrucciones de selección.

Nota: A efectos de una consulta de unión, los tipos de datos Texto y Número son compatibles.
Cuando usa el operador UNION, también puede especificar si los resultados de la consulta deben incluir las filas duplicadas, si existe alguna, mediante la palabra clave ALL.

La sintaxis básica de SQL para una consulta de unión que combina dos instrucciones SELECT es la siguiente:
SELECT campo_1
FROM tabla_1
UNION [ALL]
SELECT campo_a
FROM tabla_a
;

Por ejemplo, supongamos que tiene una tabla denominada Productos y otra tabla denominada Servicios. Ambas tablas tienen campos que contienen el nombre del producto o servicio, el precio, la disponibilidad de garantía del servicio o de garantía del producto, y si el producto o servicio se ofrece de forma exclusiva. Si bien en la tabla Productos se almacena información de garantía del producto y en la tabla Servicios se almacena información de garantía del servicio, la información básica es la misma (si un determinado producto o servicio viene acompañado de una garantía de calidad). Puede usar una consulta de unión, como la que figura a continuación, para combinar los cuatro campos de las dos tablas:

SELECT nombre, precio, garantía_disponible, oferta_exclusiva
FROM Productos
UNION ALL
SELECT nombre, precio, garantía_disponible, oferta_exclusiva
FROM Servicios
;

Para obtener más información acerca de cómo combinar instrucciones SELECT mediante el operador UNION, vea el artículo Combinar los resultados de varias consultas de selección mediante una consulta de unión.

Fuente: http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/access-sql-conceptos-basicos-vocabulario-y-sintaxis-HA010256402.aspx

Copia de seguridad de una base de datos Access 2013


Preparándose para la copia de seguridad 1 de 6

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Copia de seguridad de su base de datos Access 2013 es un paso importante para preservar la integridad y disponibilidad de sus datos importantes. En este tutorial, caminamos a través del proceso de copia de seguridad de una base de datos Access 2013, paso a paso. La protección de la integridad de la información almacenada en una base de datos es una de las responsabilidades más importantes de un administrador de base de datos. Una de las tareas asociadas a esta responsabilidad está realizando copias de seguridad de bases de datos regulares.

Afortunadamente, Microsoft Access incluye una copia de seguridad robusto y función que hace que la creación y el mantenimiento de los datos de copia de seguridad tan simple como apuntar y hacer clic de restauración. En este tutorial, vamos a utilizar esta funcionalidad incorporada para crear una copia de seguridad de base de datos.

Es importante recordar que las copias de seguridad de Microsoft Access se llevan a cabo en una base de datos de base de base de datos. Usted tendrá que repetir estos pasos para cada base de datos que utiliza. Copia de seguridad de una base de datos no se copia de seguridad de otras bases de datos que haya almacenado en el mismo sistema. Además, copias de seguridad de bases de datos no conservará otro dato almacenado en su sistema. Una vez que haya terminado de configurar las copias de seguridad de bases de datos, también debe configurar las copias de seguridad completas de su equipo .

Nota: Estas instrucciones se aplican a Microsoft Access 2013. Si está utilizando una versión anterior de Access, consulte Copia de seguridad de una base de datos Access 2003 , Copia de seguridad de una base de datos Access 2007 , o copias de seguridad de una base de datos Access 2010 .

continúa en: http://databases.about.com/od/tutorials/ss/access_2013_backups_2.htm

Lectura Sugerida
• Creación de una base de datos Access a partir de cero
http://databases.about.com/od/tutorials/ss/createaccessdb.htm

Fuente : Mike Chapple
About.com Bases de datos http://databases.about.com/od/tutorials/ss/access_2013_backups.htm

Access 2013: Introducción a las tablas


Visión de conjunto. Una base de datos relacional como el acceso general tiene varias tablas relacionadas. En una base de datos bien diseñada, cada tabla almacena datos acerca de un tema en particular, como empleados o productos. Una tabla tiene registros (filas) y campos (columnas). Los campos tienen diferentes tipos de datos, como texto, números, fechas, y los hipervínculos.

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Un registro : Contiene datos específicos, como la información sobre un empleado en particular o un producto.

Un campo : Contiene datos sobre un aspecto de la tabla sujeto, tales como nombre o dirección de correo electrónico.

Un valor de campo : Cada registro tiene un valor de campo. Por ejemplo, Contoso, Ltd. o someone@example.com.

De mesa y campo propiedades
Las características y el comportamiento de tablas y los campos están definidos y controlados por las propiedades. Las propiedades de una tabla se establecen en la hoja de propiedades de la tabla, por ejemplo, se puede establecer propiedad Vista predeterminada de una tabla para especificar cómo se muestra la tabla de forma predeterminada. La propiedad de un campo define un aspecto del comportamiento del campo. También puede establecer propiedades de campo en la vista Diseño mediante el panel Propiedades del campo. Cada campo tiene un tipo de datos que define el tipo de información almacenada en el campo. Por ejemplo, varias líneas de texto o la moneda son los tipos de datos

Las relaciones de tabla
Aunque cada tabla en una base de datos almacena datos acerca de un tema específico, tablas de bases de datos relacionales, tales como datos de Access, tiendas sobre temas relacionados. Por ejemplo, una base de datos podría contener:
Una tabla de clientes que enumera los clientes de su empresa y sus direcciones.
Una tabla de los productos que se enumeran los productos que usted vende, incluidos los precios y fotos de cada artículo.
Una tabla de pedidos que sigue las órdenes de los clientes.
Para conectar los datos almacenados en diferentes tablas, debe crear relaciones. Una relación es una conexión lógica entre dos tablas que tienen un campo común.
Keys
Los campos que forman parte de una relación de tabla se denominan llaves. Una de las claves por lo general consta de un campo, pero puede consistir en más de un campo. Hay dos tipos de teclas:
Clave principal: Una tabla sólo puede tener una clave principal. Una clave principal se compone de uno o más campos que identifican de forma única cada registro que se almacenan en la tabla. Access proporciona automáticamente un número de identificación único, se llama un número de identificación que sirve como clave principal. Clave externa: Una tabla puede tener una o más claves externas. Una clave externa contiene valores que corresponden a los valores de la clave principal de otra tabla. Por ejemplo, usted podría tener una tabla Pedidos en la que cada orden tiene un número de identificación de cliente que corresponde a un registro en una tabla Clientes. El campo ID de cliente es una clave externa de la tabla Pedidos.
La correspondencia entre los valores de los campos clave forma la base de una relación de tabla. Se utiliza una relación de tabla para combinar datos de tablas relacionadas. Por ejemplo, suponga que tiene una tabla Clientes y una tabla Pedidos. En la tabla de clientes, cada registro se identifica mediante el campo de clave principal, ID.
Para asociar cada pedido con un cliente, se agrega un campo de clave externa a la tabla Pedidos que se corresponde con el campo ID de la tabla Customers y, a continuación, crear una relación entre las dos llaves. Cuando se agrega un registro a la tabla Pedidos, se utiliza un valor de ID de cliente que viene de la tabla Clientes. Cada vez que usted desea ver toda la información acerca del cliente de un pedido, se utiliza la relación para identificar qué datos de la tabla de clientes corresponde a los registros en la tabla Pedidos.

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Una relación de tabla, vista en la ventana Relaciones

Una clave principal se identifica por el icono de llave junto al nombre del campo.
Una clave externa – señalar la ausencia del icono de la llave.

Beneficios del uso de las relaciones
Mantener datos separados en tablas relacionadas produce los siguientes beneficios:
Consistencia Como cada elemento de los datos, se registra sólo una vez, en una tabla, hay menos oportunidad para la ambigüedad o incoherencia. Por ejemplo, puede almacenar el nombre de un cliente sólo una vez, en una mesa sobre los clientes, en lugar de almacenarla en varias ocasiones (y potencialmente inconsistente) en una tabla que contiene los datos del pedido.
Registro de datos de eficiencia en un solo lugar significa utilizar menos espacio en disco. Además, las tablas más pequeñas tienden a proporcionar datos más rápidamente que las tablas más grandes. Por último, si usted no utiliza tablas separadas para materias separadas, usted introducir los valores nulos (ausencia de datos) y la redundancia en las tablas, los cuales puede desaprovechar el espacio e impedir el rendimiento.
Comprensibilidad El diseño de una base de datos es más fácil de entender si los sujetos se separan correctamente en tablas.

Fuente:
http://office.microsoft.com/en-us/access-help/introduction-to-tables-HA102749616.aspx

Access 2013: Introducción a los informes


gastos

¿Qué se puede hacer con un informe?. Los informes ofrecen una manera de ver, el formato, y resumir la información en su base de datos de Microsoft Access. Por ejemplo, puede crear un informe sencillo de números de teléfono de todos sus contactos, o un informe de síntesis sobre las ventas totales a través de las diferentes regiones y épocas.
A partir de este artículo, usted obtendrá una visión general de los informes de Access. También aprenderá los fundamentos de la creación de un informe, y el uso de opciones como ordenar, agrupar y resumir los datos, y la manera de obtener una vista previa e imprimir el informe.
Nota La información de este artículo está destinada a ser utilizada únicamente con bases de datos de escritorio de Access.

Un informe es un objeto de base de datos que es muy útil cuando se quiere presentar la información en su base de datos por cualquiera de los siguientes usos:
– Mostrar o distribuir un resumen de los datos.
– Archivo instantáneas de los datos.
– Proporcionar información sobre los registros individuales.
– Crear etiquetas.

Las partes de un informe
Si bien es posible crear informes “sin consolidar” que no se muestran los datos, pero para los propósitos de este artículo, vamos a suponer que un informe se enlaza a un origen de datos como una tabla o consulta. El diseño de un informe se divide en secciones que se pueden ver en la vista Diseño. La comprensión de cómo funciona cada sección puede le ayuda a crear mejores reportes. Por ejemplo, la sección en la que se decide colocar un control calculado determina cómo Access calcula los resultados. La siguiente lista es un resumen de los tipos de sección y sus usos:

Sección ¿Cómo se muestra la sección cuando se imprima ¿Dónde se puede utilizar la sección

Encabezado del informe Al principio del informe. Utilice el encabezado del informe para obtener información que normalmente podría aparecer en una portada, como un logotipo, un título o una fecha. Cuando se coloca un control calculado que utiliza la función de agregado Sum en el encabezado del informe, la suma calculada es para todo el informe. El encabezamiento del informe se imprime antes del encabezado de la página.

Encabezado de página En la parte superior de cada página. Utilice un encabezado de página para repetir el título del informe en cada página.

Encabezado de grupo Al comienzo de cada nuevo grupo de registros. Utilice el encabezado de grupo para imprimir el nombre del grupo. Por ejemplo, en un informe que se agrupa por producto, utilice el encabezado de grupo para imprimir el nombre del producto. Cuando se coloca un control calculado que utiliza la función de agregado Sum en el encabezado de grupo, la suma es para el grupo actual. Puede tener varias secciones de encabezado de grupo en un informe, dependiendo del número de niveles de agrupación que haya agregado. Para obtener más información sobre cómo crear encabezados y pies de grupo, vea la sección Agregar agrupamiento,
clasificación o totales.

Detalle Aparece una vez por cada fila del origen de registros. Aquí es donde se colocan los controles que componen el cuerpo principal del informe.

Pie de grupo Al final de cada grupo de registros. Use un pie de grupo para imprimir información de

resumen de un grupo. Puede tener varias secciones de pie de página de grupo en un informe, dependiendo del número de niveles de agrupación que haya agregado.

Pie de página Al final de cada página. Use un pie de página para imprimir números de página o información por páginas.

Pie de informe Al final del informe.

Nota: En la vista Diseño, el pie del informe aparece debajo del pie de página. Sin embargo, en todos los demás puntos de vista (vista Diseño, por ejemplo, o cuando el informe se imprime o vista previa), el pie del informe aparece encima del pie de página, justo después del último pie de grupo o línea de detalle en la página final. Utilice el pie del informe para imprimir los totales del informe u otra información de resumen de todo el informe.

Usted encontrará que es mucho más fácil crear informes significativos cuando su base de datos tiene una estructura de mesa bien diseñado y las relaciones.
Para una introducción a la planificación y el diseño de una base de datos, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de bases de datos .

Crear un informe
Puede crear informes para que acceda a la base de datos de escritorio, siga estos pasos:
Paso 1: Elegir un origen de registros
El origen de registros de un informe puede ser una tabla, una consulta con nombre, o una consulta incrustada. El origen de registros debe contener todas las filas y columnas de datos que desea visualizar en el informe.

Si los datos de una tabla o consulta existente, seleccione la tabla o consulta en el panel de exploración y, a continuación, siga el paso 2 .
Si el origen de registros todavía no existe, siga uno de los siguientes:
Siga el paso 2 y utilice la herramienta Informe en blanco, O
Cree la tabla (s) o una consulta que contiene los datos requeridos. Seleccione la consulta o la tabla en el panel de exploración y, a continuación, siga el paso 2.

Paso 2: Seleccione una herramienta de informes
Las herramientas de informe se encuentra en la ficha Crear de la cinta, en el grupo Informes. En la siguiente tabla se describen las opciones:

Herramienta Descripción

Informe Crea un informe sencillo, tabla que contiene todos los campos del origen de registros que ha seleccionado en el panel de exploración.

Diseño de informes Abre un informe en blanco en la vista Diseño, al que se pueden agregar los campos y los controles necesarios.

Informe en blanco Abre un informe en blanco en la vista Diseño, y muestra la lista de campos desde donde se puede añadir campos al informe

Asistente para informes Muestra un asistente de varios pasos que le permite especificar los campos, la agrupación / clasificación de los niveles, y las opciones de diseño.

Etiquetas Muestra un asistente que le permite seleccionar tamaños estándar o personalizados de etiquetas, así como los campos que desea mostrar y cómo desea que ellos ordenan.

Paso 3: Crear el informe
1. Haga clic en el botón de la herramienta que desea utilizar. Si aparece un asistente, siga los pasos del asistente y haga clic en Finalizar en la última página.
Access muestra el informe en la vista Diseño.
2. Formato del informe para lograr las miradas que desee:

Cambiar el tamaño de los campos y las etiquetas, seleccionándolos y luego arrastrando los bordes hasta que el tamaño que desee.

Mover un campo seleccionándolo (y su etiqueta, si lo hay), y luego arrastrarlo a la nueva ubicación.

Haga clic en un campo y utilizar los comandos del menú contextual para fusionar o dividir celdas, borrar o seleccionar campos, y realizar otras tareas de formato.
Además, puede utilizar las funciones descritas en las siguientes secciones para que su informe sea más atractiva y fácil de leer.

Añadir agrupación, ordenación o totales
La forma más rápida de agregar agrupación, ordenación o totales a un informe de la base de datos de escritorio es hacer clic derecho en el campo al que desee aplicar el grupo, más o menos, o total y, a continuación, haga clic en el comando que desee en el menú contextual.
También puede agregar agrupación, ordenación o totales mediante la Agrupación, orden y total, mientras que el panel de informe está abierto en la vista Diseño o la vista Diseño:
1. Si la Agrupación, orden y total panel aún no está abierta, en la ficha Diseño, en el grupo Agrupación y totales, haga clic en Agrupar y ordenar.
2. Haga clic en Agregar un grupo o Agregar clase y, a continuación, seleccione el campo por el que desea agrupar u ordenar.
3. Haga clic en más en una línea de agrupar o clasificar para configurar más opciones y agregar totales.

Para obtener información más detallada acerca de agrupación, ordenación y totales, vea el artículo Crear un informe agrupado o de resumen .

Resalte los datos con formato condicional

Access incluye herramientas para poner de relieve los datos de un informe. Puede agregar reglas de formato condicional para cada control o grupo de controles, y en los informes de cliente, también puede agregar barras de datos para comparar los datos.
Para agregar formato condicional a los controles:
1. Haga clic en el informe en el panel de exploración y haga clic en Vista Diseño.
2. Seleccione los controles necesarios y en la ficha Formato, en el grupo Formato de control, haga clic en Formato condicional.
Sugerencia Para seleccionar varios controles, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los controles.
3. En el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicional, haga clic en Nueva regla.
4. En el cuadro de diálogo Nueva regla de formato, seleccione un valor en Seleccionar un tipo de regla:
Para crear una regla que se evalúa para cada registro individual, seleccione Buscar valores en el registro actual o utilizar una expresión.
Para crear una regla que compara los registros entre sí mediante el uso de barras de datos, haga clic en comparación con otros registros.
5. En Editar una descripción de regla, especifique la norma para cuando el formato se aplica, así como qué formato se debe aplicar y, a continuación, haga clic en Aceptar.
6. Para crear una regla adicional para el mismo control o grupo de controles, repita este procedimiento desde el paso 4.

Personalización de colores y fuentes
Pruebe una aplicación Opciones de tema para personalizar el color y las fuentes.
1. Abra un informe en la vista Diseño, haga clic en él en el panel de exploración y haga clic en Diseño V ista.
2. A partir de un diseño de informe Opciones de Herramientas, en la ficha Diseño, haga clic en Temas y señalar con el cursor sobre los diferentes temas de la galería para obtener una vista previa de los efectos. Haga clic en un tema para seleccionarlo y, a continuación, guardar el informe.
3. Utilice los colores o las fuentes galerías para definir los colores o las fuentes de forma independiente.

Añadir una imagen logo o el fondo
Usted puede agregar una imagen de logotipo o de fondo a un informe y si actualiza la imagen, la actualización se realiza automáticamente siempre que la imagen se utiliza en la base de datos.
Para agregar o eliminar una imagen:
1. En el panel de navegación, haga clic en el informe y haga clic en Vista Diseño.
2. En el informe, haga clic en la posición en la que desea agregar la imagen y, en la ficha Diseño, en el Encabezado / Pie de página de grupo, haga clic en Logo.
3. Desplácese hasta la imagen y haga clic en Abrir. Access agrega la imagen a la memoria.
4. Para eliminar la imagen, haga clic en la imagen y haga clic en Eliminar en el menú contextual.
Para agregar una imagen de fondo:
1. En el panel de navegación, haga clic en el informe y haga clic en Vista Diseño.
2. En la ficha Formato, en el grupo Fondo, haga clic en la imagen de fondo.
3. Seleccione una imagen de la lista Galería de imágenes o haga clic en Examinar, seleccione una imagen y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Ver e imprimir un informe

Vista previa de un informe
1. Haga clic en el informe en el panel de exploración y haga clic en Vista preliminar. Puede utilizar los comandos de la ficha Vista previa de impresión para realizar cualquiera de los siguientes:
Imprimir el informe
Ajuste el tamaño de la página o el diseño
Acercar o alejar, o ver varias páginas a la vez
Actualizar los datos del informe
Exportar el informe a otro formato de archivo.
2. Haga clic en Cerrar vista preliminar.

Impresión de un informe
Para imprimir un informe sin una vista previa:
Haga clic en el informe en el panel de exploración y haga clic en Imprimir. El informe se envía a la impresora predeterminada.

Nota: Si selecciona el informe en el panel de navegación y seleccione Imprimir desde la ficha Archivo, puede seleccionar las opciones de impresión adicionales, como el número de páginas y copias y especificar una impresora.
Para abrir un cuadro de diálogo donde se puede seleccionar una impresora, especifique el número de copias, etc, haga clic en Imprimir.

Fuente: http://office.microsoft.com/en-us/access-help/basic-tasks-for-an-access-2013-desktop-database-HA102809525.aspx

MS ACCESS 2013: Introducción a las consultas


Access

Con una consulta hace que sea más fácil de ver, agregar, eliminar o cambiar los datos de su base de datos Access. Algunas otras razones para el uso de consultas:
Encuentre datos de forma rápida específicas mediante el filtrado de criterios específicos (condiciones)
Calcular o resumir los datos
Automatice las tareas de gestión de datos, tales como la revisión de los datos más actualizados de forma recurrente.

Usted obtiene un conjunto más robusto de opciones de consulta cuando se trabaja con una base de datos de escritorio de acceso, pero las aplicaciones de acceso ofrecen algunas de las opciones de consulta que se muestran a continuación. Para obtener más información acerca de las aplicaciones de acceso, el nuevo tipo de base de datos de diseño con Access y publicar en línea, vea Crear una aplicación de acceso .

Nota Si desea probar las consultas en los ejemplos, utilice una base de datos de escritorio de acceso.

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Las consultas ayudan a encontrar y trabajar con sus datos
Crear una consulta de selección
Crear una consulta de parámetros
Crear una consulta de totales
Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas
Crear una consulta de creación de tabla
Crear una consulta de datos anexados
Crear una consulta de actualización
Crear una consulta de eliminación

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Las consultas ayudan a encontrar y trabajar con sus datos

En una base de datos bien diseñada, los datos que desea presentar a través de un formulario o informe por lo general se encuentran en varias tablas. Una consulta puede tirar de la información de varias tablas y montarlo para la exhibición en el formulario o informe. Una consulta puede ser una petición de resultados de los datos de su base de datos o para la acción en los datos, o para ambos. Una consulta le puede dar una respuesta a una pregunta simple, realizar cálculos, combinar datos de diferentes tablas, añadir, cambiar o eliminar datos de una base de datos. Como las consultas son tan versátiles, hay muchos tipos de consultas y crearían un tipo de consulta sobre la base de la tarea.

Los principales tipos de consulta

Utilizar

Seleccionar

Para recuperar datos de una tabla o hacer cálculos.

Acción

Agregar, cambiar o eliminar datos. Cada tarea tiene un tipo específico de consulta de acción. Las consultas de acción no están disponibles en las aplicaciones de acceso.

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Crear una consulta de selección

Si desea revisar los datos de sólo algunos campos de una tabla o revisar datos de varias tablas al mismo tiempo o simplemente ver los datos en base a ciertos criterios, un selecto tipo de consulta sería su elección. Para más información ver, crear una consulta de selección .

Revisar los datos de los campos seleccionados

Por ejemplo, si su base de datos tiene una tabla con una gran cantidad de información acerca de los productos y desea revisar una lista de productos y sus precios, esto es lo que tienes que crear una consulta de selección para devolver sólo los nombres de los productos y el precio correspondiente:
1. Abra la base de datos y en la ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta.
2. En el cuadro Mostrar tabla, en la ficha Tablas, haga doble clic en la tabla Products y luego cerrar el cuadro de diálogo.
3. En la tabla productos, vamos a decir que usted tiene Nombre del producto y campos de Lista de Precios. Haga doble clic en el nombre del producto y el precio de lista para agregar estos campos a la consulta cuadrícula de diseño .
4. En la ficha Diseño, haga clic en Ejecutar. La consulta se ejecuta y muestra una lista de productos y sus precios.

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Revise los datos de varias tablas relacionadas de forma simultánea

Por ejemplo, si usted tiene una base de datos para una tienda que vende productos alimenticios y desea revisar las órdenes de los clientes que viven en una ciudad en particular. Dicen que los datos sobre los pedidos y los datos sobre los clientes se almacenan en dos tablas denominadas Customers y Orders, respectivamente. Si cada tabla tiene un campo ID de cliente, que constituye la base de una relación de uno a varios entre las dos tablas. Puede crear una consulta que devuelve los pedidos de los clientes en una ciudad en particular, por ejemplo, Las Vegas, mediante el siguiente procedimiento:
1. Abra la base de datos. En la ficha Crear, en el grupo de consulta, haga clic en Diseño de consulta.
2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, en la ficha Tablas, haga doble clic en Clientes y Pedidos.
3. Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Observe la línea (llamada join) que conecta el campo ID de la tabla Clientes y el campo ID de cliente de la tabla Pedidos. Esta línea muestra la relación entre las dos tablas.
4. En la tabla Clientes, haga doble clic en Empresa y Ciudad para agregar estos campos a la cuadrícula de diseño de consulta.
5. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la columna de la Ciudad, desactive la casilla de verificación en la fila Mostrar.
6. En la fila Criterios de la columna Ciudad, tipo Las Vegas.

Al desactivar la casilla de verificación Mostrar impide la consulta de visualización de la ciudad en sus resultados, y la tipificación de Las Vegas en la fila Criterios especifica que desea ver solamente registros donde el valor del campo es la ciudad de Las Vegas. En este caso, la consulta devuelve sólo los clientes que se encuentran en Las Vegas. No es necesario para mostrar un campo para usarlo con un criterio.
7. En la tabla Pedidos, haga doble clic en Id. de pedido y Fecha de pedido para agregar estos campos a las siguientes dos columnas de la cuadrícula de diseño de consulta.
8. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. La consulta se ejecuta y, a continuación, muestra una lista de pedidos de los clientes en Las Vegas.
9. Presione CTRL + S para guardar la consulta.

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Crear una consulta de parámetros

Si a menudo desea ejecutar variaciones de una consulta en particular, considere usar una consulta de parámetros. Cuando se ejecuta una consulta de parámetros, la consulta que solicita los valores de campo, y luego utiliza los valores especificados para crear los criterios de la consulta.

Nota No puede crear una consulta de parámetros en una aplicación de Access.

Continuando con el ejemplo anterior, donde aprendió a crear una consulta de selección que devuelva los pedidos de los clientes ubicados en Las Vegas, puede modificar la consulta de selección para pedirle que especifique la ciudad cada vez que se ejecuta la consulta. Para seguir adelante, abra la base de datos que ha creado en el ejemplo anterior:
1. En el panel de navegación, haga clic en la consulta denominada Orders por ciudad (que creó en la sección anterior) y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
2. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la fila Criterios de la columna Ciudad, delete Las Vegas, a continuación, escriba [¿Para qué ciudad?].

La cadena [¿Para qué ciudad?] Se solicitará el parámetro. Los corchetes indican que desea que la consulta para pedir la entrada, y el texto (en este caso, por lo que la ciudad?) Es la pregunta que las pantallas de solicitud de parámetros.

Nota Ni un punto (.), Ni un signo de exclamación (!) Puede ser utilizado como texto en un parámetro del sistema.
3. Seleccione la casilla de verificación en la fila Mostrar de la columna de la Ciudad, por lo que los resultados de la consulta se mostrará la ciudad.
4. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. La consulta se le pedirá que introduzca un valor para la ciudad.
5. Tipo de New York y, a continuación, presione ENTRAR para ver los pedidos de los clientes en Nueva York.

¿Qué pasa si usted no sabe cuáles son los valores que puede especificar? Puede utilizar caracteres comodín como parte del sistema:
6. En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.
7. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la fila Criterios de la columna Ciudad, escriba Like [¿Para qué ciudad?] & “*”.

En este parámetro del sistema, igual que la palabra clave, el signo (&), y el asterisco (*) entre comillas permite que el usuario escriba una combinación de caracteres, incluyendo caracteres comodín, para volver una variedad de resultados. Por ejemplo, si el usuario escribe *, la consulta devuelve todas las ciudades, si el usuario escribe L, la consulta devuelve todas las ciudades que comienzan con la letra “L”, y si el usuario * s *, la consulta devuelve todas las ciudades que contener la letra “s”.
8. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar y, en el indicador de consulta, escriba New y pulse ENTER.

La consulta se ejecuta y, a continuación, muestra los pedidos de los clientes en Nueva York.

Especificar los tipos de datos de parámetros

También se puede especificar el tipo de datos de un parámetro debe aceptar. Usted puede establecer el tipo de datos para cualquier parámetro, pero es especialmente importante para establecer el tipo de datos para numérica, moneda o fecha / datos de tiempo. Cuando se especifica el tipo de datos que debe aceptar un parámetro, los usuarios ven un mensaje de error más útil si entran en el tipo incorrecto de datos, tales como la introducción de texto cuando se espera moneda.

Nota Si un parámetro está configurado para aceptar datos de texto, cualquier entrada se interpreta como texto y no aparece ningún mensaje de error.

Para especificar el tipo de datos para los parámetros de una consulta, utilice el siguiente procedimiento:
1. Con la consulta abierta en la vista Diseño, en la ficha Diseño, en el grupo Mostrar / Ocultar, haga clic en Parámetros.
2. En el cuadro de diálogo Parámetros de la consulta, en la columna Parámetro, escriba el mensaje para cada parámetro para el que desea especificar el tipo de datos. Asegúrese de que cada parámetro coincide con el indicador que se utiliza en la fila Criterios de la cuadrícula de diseño de consulta.
3. En la columna Tipo de datos, seleccione el tipo de datos de cada parámetro.

Más información sobre el uso de parámetros para pedir la opinión al ejecutar una consulta .

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Crear una consulta de totales

La fila Total de una hoja de datos es muy útil, pero para cuestiones más complejas, puede utilizar una consulta de totales. Una consulta de totales es una consulta de selección que le permite agrupar y resumir los datos, como cuando se desea ver las ventas totales por producto. En una consulta de totales, se puede utilizar la función Sum (una función agregada), para ver las ventas totales por producto.

Nota No es posible utilizar funciones de agregado en una aplicación de Access.

Utilice el siguiente procedimiento para modificar el subtotales Producto consulta creada en el ejemplo anterior para que resume los subtotales de producto por producto.
1. En la ficha Inicio, haga clic en Ver> Vista Diseño.

La consulta Subtotales de productos se abre en la vista Diseño.
2. En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar / Ocultar, haga clic en Totales.

La fila Total aparece en la cuadrícula de diseño de consulta.

Nota Aunque tienen nombres similares, la fila Total en la cuadrícula de diseño y la fila Total en una hoja de datos no son los mismos:
Puede agrupar por valores de campo mediante la fila Totales en la cuadrícula de diseño.
Puede agregar una fila Total hoja de datos para los resultados de una consulta de totales.
Cuando se utiliza la fila Totales en la cuadrícula de diseño, se debe elegir una función de agregado para cada campo. Si no desea realizar un cálculo en un campo, puede agrupar por el campo.
3. En la segunda columna de la cuadrícula de diseño, en la fila Total, seleccione Suma en la lista desplegable.
4. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. La consulta se ejecuta y, a continuación, muestra una lista de productos con subtotales.
5. Presione CTRL + S para guardar la consulta. Deje la consulta abierta.

Para obtener más información, consulte sumando los valores en una hoja de datos con una fila Totales .

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Hacer cálculos basados en los datos

Por lo general, no utilizaría tablas para almacenar valores calculados, como subtotales, aunque se basan en los datos en la misma base de datos, ya que los valores calculados pueden llegar a ser obsoletos si los valores que se basan en los cambios. Por ejemplo, no sería almacenar la edad de alguien en una mesa, ya que cada año habría que actualizar el valor, sino que se almacena la fecha de nacimiento de la persona, y luego utiliza una consulta para calcular la edad de la persona.

Por ejemplo, si tiene una base de datos para algunos productos que le gustaría vender. Esta base de datos tiene una tabla denominada Pedidos detalles que contiene información acerca de los productos en campos tales como, el precio de cada producto y la cantidad. Se puede calcular el subtotal mediante una consulta que se multiplica la cantidad de cada producto por el precio unitario de este producto, se multiplica la cantidad de cada producto por el precio unitario y el descuento para ese producto, y luego resta el descuento total del total de la unidad precio. Si ha creado la base de datos de la muestra en el ejemplo anterior, ábralo y siga adelante:
1. Ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta.
2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, en la ficha Tablas, haga doble clic en Order Details.
3. Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
4. En la tabla Order Details, haga doble clic en ID de producto para agregar este campo a la primera columna de la cuadrícula de diseño de consulta.
5. En la segunda columna de la cuadrícula, haga clic en la fila Campo y, a continuación, haga clic en Zoom en el menú contextual.
6. En el cuadro Zoom, escriba o pegue el siguiente: Total: ([Cantidad] * [Precio unidad]) – ([Cantidad] * [Precio unidad] * [Descuento])
7. Haga clic en Aceptar.
8. En la ficha Diseño, haga clic en Ejecutar. La consulta se ejecuta y, a continuación, muestra una lista de productos y subtotales por pedido.
9. Presione CTRL + S para guardar la consulta y, a continuación, el nombre de los subtotales de producto consulta.

Véase también, sumando los valores en una hoja de datos con una fila Totales .

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Mostrar resumen o los datos agregados

Cuando utilice tablas para registrar las transacciones o tienda que ocurre regularmente datos numéricos, es útil ser capaz de revisar los datos en conjunto, tales como sumas o promedios. En Access, puede agregar una fila Totales a una hoja de datos . Fila Total es una fila en la parte inferior de la hoja de datos que puede mostrar un valor total u otro agregado corriendo.
1. Ejecutar la consulta Subtotales de productos, y dejar el resultado abierto en vista Hoja de datos .
2. En la ficha Inicio, haga clic en Totales. Aparece una nueva fila en la parte inferior de la hoja de datos, con la palabra total en la primera columna.
3. Haga clic en la celda de la última fila de la hoja de datos llamado total.
4. Haga clic en la flecha para ver las funciones de agregado disponibles. Debido a que la columna contiene datos de texto, sólo hay dos opciones: Ninguno y el conde.
5. Seleccione Cuenta. El contenido de los cambios en las células del total a un recuento de los valores de la columna.
6. Haga clic en la celda contigua (la segunda columna). Tenga en cuenta que una flecha que aparece en la celda.
7. Haga clic en la flecha y, a continuación, haga clic en Suma. El campo muestra la suma de los valores de la columna.
8. Deje la consulta abierta en la vista Hoja de datos.

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Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas

Ahora supongamos que usted desea revisar los subtotales de productos, sino que también quieren agregada por mes, de modo que cada fila muestra los subtotales de un producto, y cada columna muestra los subtotales de producto para un mes. Para mostrar los subtotales de un producto y para mostrar los subtotales de productos durante un mes, utilice una consulta de referencias cruzadas .

Nota Una consulta de referencias cruzadas no se puede mostrar en una aplicación de Access.

Puede modificar los subtotales de producto consultar de nuevo para que la consulta devuelve filas de subtotales de productos y las columnas de subtotales mensuales.
1. En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.
2. En el grupo Configuración de consultas, haga clic en Mostrar tabla.
3. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Pedidos y, a continuación, haga clic en Cerrar.
4. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Tabla de referencias cruzadas. En la cuadrícula de diseño, la fila Mostrar está oculta y se muestra la fila Tabla de referencias cruzadas.
5. En la tercera columna de la cuadrícula de diseño, haga clic en la fila Campo y, a continuación, haga clic en Zoom en el menú contextual. Se abre el cuadro Zoom.
6. En el cuadro Zoom, escriba o pegue el siguiente: Mes: “Mes” y ParcFecha (“m”, [Order Date])
7. Haga clic en Aceptar.
8. En la fila de tabla de referencias cruzadas, seleccione los siguientes valores de la lista desplegable: Encabezado de fila de la primera columna, Valor de la segunda columna y encabezado de columna para la tercera columna.
9. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. La consulta se ejecuta y, a continuación, muestra los subtotales de productos, agrupados por mes.
10. Presione CTRL + S para guardar la consulta.

Para obtener más información, consulte

Inicio de la página

Crear una consulta de creación de tabla

Puede utilizar una consulta de creación de tabla para crear una nueva tabla de datos que están almacenados en otras tablas.

Nota Una consulta de creación de tabla no está disponible en las aplicaciones de acceso.

Por ejemplo, suponga que desea enviar los datos de pedidos de Chicago a un socio de negocios de Chicago que use Access para preparar informes. En lugar de enviar todos los datos de su pedido, quiere restringir los datos que se envían a los datos específicos de las órdenes de Chicago.

Puede crear una consulta de selección que contiene los datos del pedido de Chicago, y luego utilizar la consulta de selección para crear la nueva tabla mediante el siguiente procedimiento:
1. Abrir la base de datos de ejemplo en el ejemplo anterior.

Para ejecutar una consulta de creación de tabla, es posible que tenga que habilitar el contenido de la base de datos.

Nota Si aparece un mensaje debajo de la cinta sobre la habilitación de la base de datos, haga clic en Habilitar contenido. Si su base de datos ya se encuentra en una ubicación de confianza, no se ve la barra de mensajes.
2. En la ficha Crear, en el grupo de consulta, haga clic en Diseño de consulta.
3. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Detalles de pedidos y órdenes y cerrar el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
4. En la tabla Pedidos, haga doble clic en ID de cliente y el buque Ciudad de agregar estos campos a la cuadrícula de diseño.
5. En la tabla Order Details, haga doble clic en Order ID, ID del producto, cantidad, precio unitario, y el descuento para agregar estos campos a la cuadrícula de diseño.
6. En la columna de la Ciudad de envío de la cuadrícula de diseño, desactive la casilla de la fila Mostrar. En la fila Criterios, escriba ‘Chicago’ (incluya las comillas simples). Compruebe los resultados de la consulta antes de usarlos para crear la tabla.
7. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
8. Presione Ctrl + S para guardar la consulta.
9. En el cuadro Nombre de la consulta, escriba Chicago órdenes consulta y haga clic en Aceptar.
10. En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.
11. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Crear tabla.
12. En el cuadro de diálogo Crear tabla, en el cuadro Nombre de tabla, escriba órdenes de Chicago, y luego haga clic en Aceptar.
13. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
14. En el cuadro de diálogo de confirmación, haga clic en Sí, y ver la nueva tabla que se muestra en el panel de exploración.

Nota Si ya existe una tabla con el mismo nombre que ha especificado, Access elimina esa tabla antes de ejecutar la consulta.

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Crear una consulta de datos anexados

Puede utilizar una consulta de datos anexados para recuperar datos de una o más tablas y agregar los datos a otra tabla.

Nota Consulta de datos anexados no está disponible en aplicaciones de acceso.

Por ejemplo, suponga que ha creado una mesa para compartir con un socio de negocios de Chicago, pero te das cuenta de que el socio también trabaja con los clientes en el área de Milwaukee. Usted desea agregar filas que contienen datos del área de Milwaukee a la mesa antes de compartir la mesa con su socio. Usted puede agregar los datos del área de Milwaukee a la tabla Pedidos de Chicago mediante el siguiente procedimiento:
1. Abra la consulta con nombre “Chicago órdenes de consulta” en la vista Diseño.
2. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Anexar. Se abre el cuadro de diálogo Anexar.
3. En el cuadro de diálogo Anexar, haga clic en la flecha en el cuadro Nombre de tabla, seleccione Ordenes de Chicago desde la lista desplegable y haga clic en Aceptar.
4. En la cuadrícula de diseño, en la fila Criterios de la columna Ciudad del Barco, eliminar ‘Chicago’ y escriba ‘Milwaukee’.
5. En la fila Anexar a, seleccione el campo apropiado para cada columna.

En este ejemplo, los valores de la fila Anexar a debe coincidir con los valores de la fila del campo, pero eso no es necesario para anexar las consultas de trabajo.
6. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Nota Mientras se ejecuta una consulta que devuelve una gran cantidad de datos que puede obtener un mensaje de error que indica que usted no será capaz de deshacer la consulta. Intente aumentar el límite en el segmento de memoria de 3MB para permitir la consulta a pasar.

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Crear una consulta de actualización

Puede usar una consulta de actualización para cambiar los datos de las tablas, y se puede utilizar una consulta de actualización para introducir criterios para especificar las filas que deben actualizarse. Una consulta de actualización que ofrece la oportunidad de revisar los datos actualizados antes de realizar la actualización.

Importante Una consulta de acción no se puede deshacer. Usted debe considerar hacer una copia de seguridad de las tablas que va a actualizar mediante una consulta de actualización.

Nota Una consulta de actualización no está disponible en aplicaciones de acceso.

En el ejemplo anterior, que acaba de añadir filas a la tabla Pedidos de Chicago. En la tabla Pedidos de Chicago, el campo ID de producto muestra el ID del producto numérico. Para que los datos sean más útiles en los informes, puede sustituir los ID de producto con los nombres de productos, utilice el siguiente procedimiento:
1. Abra la tabla Pedidos de Chicago en la vista Diseño.
2. En la fila de identificación del producto, cambiar el tipo de datos de Número a Texto.
3. Guarde y cierre la tabla Pedidos de Chicago.
4. En la ficha Crear, en el grupo de consulta, haga clic en Diseño de consulta.
5. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Pedidos de Chicago y Productos, y cerrar el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
6. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Actualizar.
7. En la cuadrícula de diseño, el estilo y Mostrar filas desaparecen, y la fila Actualizar A aparece.
8. En la tabla Pedidos de Chicago, haga doble clic en ID de producto para agregar este campo a la cuadrícula de diseño.
9. En la cuadrícula de diseño, en la fila Actualizar a de la ID del Producto columna, escriba o pegue el siguiente:. [Productos] [Nombre del producto]

Sugerencia Puede utilizar una consulta de actualización para eliminar los valores de campo mediante el uso de una cadena vacía (“”) o NULL en la fila Actualizar a.
10. En la fila Criterios, escriba o pegue el siguiente: [ID de producto] Me gusta (. [Productos] [ID])
11. Puede revisar qué valores se pueden cambiar por una consulta de actualización mediante la visualización de la consulta en la vista Hoja de datos.
12. En la ficha Diseño, haga clic en Ver> Vista Hoja de datos. La consulta devuelve una lista de los ID de producto que se actualizarán.
13. En la ficha Diseño, haga clic en Ejecutar.

Cuando abra la tabla Pedidos de Chicago, se verá que los valores numéricos en el campo ID de producto han sido sustituidos por los nombres de los productos de la tabla Products. Ver crear una consulta de actualización .

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Crear una consulta de eliminación

Puede utilizar una consulta de eliminación para eliminar datos de las tablas, y se puede utilizar una consulta de eliminación para introducir los criterios para especificar las filas que se deben eliminar. Una consulta de eliminación que ofrece la oportunidad de revisar las filas que se eliminarán antes de realizar la eliminación.

Nota Una opción de consulta de eliminación no está disponible en aplicaciones de acceso.

Por ejemplo, digamos que mientras se estaban preparando para enviar la tabla Pedidos de Chicago en el ejemplo anterior, a su socio de negocios de Chicago, observa que algunas de las filas contienen una serie de campos vacíos. Usted decidió eliminar estas filas antes de enviar la tabla. Se podía abrir la tabla y eliminar las filas manualmente, pero si tiene muchos registros a borrar y tiene criterios claros para las filas que deben ser eliminados, puede que le resulte útil usar una consulta de eliminación.

Puede utilizar una consulta para eliminar filas en la tabla Pedidos de Chicago que no tienen un valor de identificación de la orden mediante el siguiente procedimiento:
1. En la ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta.
2. En el cuadro Mostrar tabla, haga doble clic en Pedidos de Chicago y cerrar el cuadro Mostrar tabla.
3. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Eliminar. En la cuadrícula de diseño, el estilo y Mostrar filas desaparecen, y aparece la fila Eliminar.
4. En la tabla Pedidos de Chicago, haga doble clic en Order ID para agregarlo a la cuadrícula.
5. En la cuadrícula de diseño, en la fila Criterios de la columna ID de la Orden, el tipo es nulo.
6. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Fuente: http://office.microsoft.com/en-us/access-help/basic-tasks-for-an-access-2013-desktop-database-HA102809525.aspx

Bases de datos de muestra incluidas en Access ( y SQL Server)


Microsoft Access proporciona ejemplos de bases de datos que puede utilizar mientras aprende a utilizar Access.

neptuno

Neptuno1

Ejemplo de base de datos Importadores Neptuno
La base de datos y proyecto Neptuno de Access (disponible con el comando Bases de datos de ejemplo en el menú Ayuda) contiene los datos de ventas de una compañía ficticia denominada Importadores Neptuno, que importa y exporta comestibles especiales de todo el mundo. Viendo los objetos de base de datos incluidos en la base de datos Neptuno, podrá desarrollar ideas para su propia aplicación de base de datos. También puede utilizar los datos de Neptuno para hacer pruebas con Access antes de escribir sus propios datos. Por ejemplo, puede practicar el diseño de consultas con la tabla Pedidos de Neptuno, ya que contiene los registros suficientes para generar resultados significativos.

Crear la base de datos de SQL Server NeptunoCS.adp
A diferencia de la base de datos de Microsoft Access (Neptuno.mdb) de ejemplo, los datos y las definiciones de los datos del ejemplo de proyecto de Access (NeptunoCS.adp) se deben crear la primera vez que se abre el proyecto desde el comando Bases de datos de ejemplo del menú Ayuda. Sin embargo, Access puede crear automáticamente la base de datos de SQL Server Neptuno la primera vez que se abre el proyecto de Access Neptuno.
El formulario de inicio le solicita que inicie la sesión en SQL Server, busca Microsoft SQL Server 2000 Personal Desktop Engine o el SQL Server en ejecución en el equipo y, a continuación, realiza uno de los pasos siguientes:
• Si el formulario de inicio encuentra el SQL Server en ejecución en el equipo, pregunta si desea crear la base de datos NeptunoCS de SQL Server para poder conectarse a éste.
• Si el formulario de inicio no encuentra el SQL Server en ejecución en el equipo, solicita que se especifique el nombre de servidor, el nombre de usuario y la contraseña para poder conectarse a la base de datos de SQL Server de la red.
En ambos casos, si contesta de forma afirmativa, el proyecto de ejemplo Neptuno de Access ejecuta la secuencia de comandos de instalación SQL (NorthwindCS.SQL), que se encuentra en la carpeta \Archivos de programa\Microsoft Office\Office 11\Samples. Esta secuencia de comandos SQL es una secuencia de instrucciones SQL que crea la estructura de los datos de la base de datos SQL Server, propiedades extendidas, consultas y diagramas de la base de datos y, finalmente, carga los datos de ejemplo. Tras finalizar la ejecución de la secuencia de comandos, el proyecto de ejemplo Neptuno de Access se conecta a la nueva base de datos SQL Server.

Fuente: http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/bases-de-datos-de-muestra-incluidas-en-access-HP005188620.aspx

Base de datos de clientes


clientes1

Una base de datos de clientes puede ser una de las herramientas de mercadeo más valiosas para su empresa. Hay muchos paquetes de software disponibles, pero antes de empezar, piense en cómo va a usar los datos que recoge. He aquí algunas recomendaciones:

Buena gente y buenos sistemas = buena base de datos
Considere qué quiere hacer cada persona de su compañía con la información. Por ejemplo, ¿necesitará una lista de teléfonos de sus clientes? ¿Un informe de qué clientes compraron cuáles productos? ¿Una lista de correo para enviar tarjetas postales o boletines? Según cómo use usted la base de datos, puede crear y agregar campos para llevar un registro de la información. Recuerde que una base de datos práctica, simple y flexible no se obtiene por el simple hecho de usar un programa de computación; usted necesita gente que entienda la importancia de recoger información, que piense de antemano en la manera en que se van a usar los datos, y que esté dedicada a mantener la información al día.

Limite el número de bases de datos que crea
Cuantas más bases de datos separadas usted cree, más difícil le será referenciar la información. Si un cliente se muda, tal vez tenga que cambiar sus datos en varias bases de datos separadas. Eso no es eficiente desde el punto de vista del tiempo y de los costos. Establezca una base de datos única para llevar cuenta de sus clientes y para las tareas de mercadeo. Tenga presente que su personal contable puede necesitar su propia base de datos para llevar los registros de proveedores, facturas y pago de salarios.
Incluir a todos
El objetivo es que su base de datos crezca constantemente. Cualquier persona que exprese interés en su negocio – llamando, yendo a una venta, solicitando información, etc. – deben agregarse a la base de datos. Siga agregando información nueva y actualizaciones de forma oportuna.

Quién es el encargado
Todas las personas que trabajan en su empresa deben contribuir información a la base de datos. Sin embargo, considere asignar a una persona fija la responsabilidad de ingresar, cambiar o borrar información en la base de datos. Esto reduce los registros duplicados, los conflictos de información, etc. Si más de una persona está ingresando información, usted tiene que crear una categoría que registre quién hizo cada entrada.

Acceso universal
Si bien una persona puede estar encargada de la base de datos, todo el personal debe tener acceso a la información y al uso de la misma.

Qué datos registrar
¿Qué información sobre sus clientes necesita ahora, y qué información puede necesitar en el futuro? He aquí algunas sugerencias de unas pocas categorías de datos a tener en cuenta:
• nombre
• apellido
• salutación
• dirección postal
• compañía afiliada
• cargo
• teléfono diurno
• teléfono fuera del horario de trabajo
• fax
• dirección de correo electrónico
• datos ingresados en el sistema
• última fecha de actualización de los datos
• referido por
• categoría/categorías de participación (productos comprados, eventos a los que asistió, etc.)
• categoría de “no contactar”

Organizar la información
Una buena base de datos computarizada debe permitirle organizar y visualizar la información de distintas maneras. Por ejemplo, puede interesarle generar:
• Una lista alfabética de clientes que compraron determinado producto
• Cartas personalizadas a los clientes que han gastado más de cierta cantidad de dinero
• Una hoja de etiquetas de correo para una ciudad o condado determinados, clasificada por código postal
• Una lista de teléfonos de personas interesadas en un producto o servicio específico

Diseñar la base de datos internamente
Podría considerar la contratación de un consultor externo para ayudarle a crear la base de datos. La persona de su equipo que más va a usar la base de datos debería participar en el proceso de diseño de la base de datos, de ser posible. Seleccione el paquete de software más simple que tenga la flexibilidad necesaria para sus necesidades actuales y futuras. Asegúrese de obtener el entrenamiento necesario en el uso del software.

Seguridad
Considere tener contraseñas de seguridad para los diferentes niveles de uso (una para ingresar información, otra para diseñar pantallas, otra distinta para ver datos confidenciales, etc.). Esto asegura la confidencialidad necesaria e impide que el personal que no sabe usar el sistema haga cambios no intencionales pero costosos.

Haga copias de seguridad de sus datos
Si su base de datos está computarizada, haga copias de seguridad de los datos frecuentemente Guarde estas copias de seguridad en un lugar seguro, posiblemente en otro sitio.

Borrar a alguien de la base de datos
A veces una persona solicitará ser retirada de su base de datos. En vez de borrar el nombre, considere crear una categoría de “No contactar”. Esto evitará que el nombre de la persona vuelva a ser ingresado accidentalmente en el futuro. Asegúrese de eliminar los registros duplicados de su base de datos, así como las personas que se han mudado fuera de su área geográfica de mercado, o que tienen una dirección donde no se recibe correo.

Fuente: http://www.handsonbanking.org/biz/?p=510&lang=es

Mysql Vs MS Access


mysql

Semejanzas |
Acces | MySQL |
Es una herramienta para la definición y manipulación de bases de datos.Una base de datos es un sistema informatizado cuyo propósito principal es mantener información y hacer que esté disponible en el momento requerido. | Es un sistema de gestión de bases de datos |
Acces es un programa local, usted puede tomar sus datos desde cualquier lugar que desee con sólo copiar el archivo en un disco. | Usted puede obtener sus datos de MySQL de forma remota desde cualquier lugar que desee sin tener en cuenta la plataforma, siempre que la base de datos está conectado a Internet y que tienen nombres de inicio de sesión para ello. |

Diferencias |
Acces | MySQL |
Es un programa, utilizado en los sistemas operativos Microsoft Windows, para la gestión de bases de datos creado y modificado por Microsoft | Es un sistema de gestión de bases de datos relacional, MySQL es multiplataforma |
Acces es un programa de usuario único para uso local. A pesar de que tiene algunas funciones para compartir, sus datos no se pueden acceder al mismo tiempo en Access. | MySQL es un programa de usuario múltiple. Se adapta a situaciones en la que usted no es la única persona que está controlando los datos. MySQL está diseñado para trabajar bien en un entorno de red y es capaz de servir a un número de clientes. |
Los datos se almacenan en un equipo local y siempre que la máquina se deja sin atención, cualquier persona puede robar sus datos mediante la copia en un disco. Aunque Access permite a los usuarios establecer una contraseña para una base de datos pero no es del todo confiable. | MySQL requiere autenticación antes de abrir una conexión a una base de datos. Esto aumenta la seguridad. También permite la configuración de usuarios privilegiados lo cual ayuda a los administradores de base de datos a gestionar las acciones de cada usuario en particular. |
Access suele ser mucho más lenta mientras más datos almacene | MySQL es una base de datos muy… [continua]

En http://www.buenastareas.com/ensayos/Mysql-Vs-Acces/2393376.html

Microsoft Access Versus SQL Server


Accesssql

“Microsoft Access parece tener algunas funciones muy útiles, ¿por qué iba yo a querer utilizar cualquier otro paquete de base de datos?”. En particular, si usted ha oído hablar de SQL Server, puede que se pregunte cuál es la diferencia entre Microsoft Access y SQL Server.

Ahora que ha aprendido a usar MS Access, hay algunas muy buenas razones por las que no se usará en algunos casos. He aquí un resumen en Microsoft Access contra SQL Server.
MS Access

El acceso es más adecuado para el uso de escritorio con un pequeño número de usuarios que acceden a ella al mismo tiempo. Una de las razones que usted puede optar por utilizar el acceso a través de SQL Server para la compatibilidad / compartir. Puede que tenga que enviar a alguien una copia de su base de datos. Las personas son más propensas a tener acceso a su computadora de escritorio de SQL Server. Por lo general, sólo se encuentra SQL Server en ordenadores / servidores de los desarrolladores o en servidores de producción.

Otra razón podría utilizar Access en lugar de SQL Server es el dinero. Es posible que ya tienen Access instalado como parte de la suite Microsoft Office. La compra de SQL Server sería un gasto extra que puede no ser necesario – en función de su situación. SQL Server también puede ser bastante caro.
MS SQL Server

SQL Server es un sistema de gestión de base de datos más robusta. SQL Server se ha diseñado para tener muchos cientos o incluso miles de usuarios que acceden a él en cualquier momento. Microsoft Access en el otro lado, no se ocupa de este tipo de carga muy bien.

Esto hace que SQL Server adapta perfectamente a la base de datos sitios web impulsada. Nunca se debe utilizar el acceso a un sitio web impulsado por la base de datos – a menos que tenga una muy pequeña cantidad de tráfico (como usted y algunos de sus amigos). Incluso entonces, usted puede encontrar que los errores debidos a varios usuarios que intentan acceder a la base de datos al mismo tiempo.

SQL Server también contiene algunas herramientas de administración de bases de datos avanzadas que permiten a las organizaciones para programar tareas, recibir alertas, optimizar las bases de datos, configurar cuentas de seguridad / roles, transferir datos entre otras fuentes dispares, y mucho más.
Así que uno – Microsoft Access o SQL Server?

Usted necesita para tomar la decisión. Ya se puede hacer para usted. Si usted acaba de terminar todo este tutorial, entonces hay una buena probabilidad de que usted ya tiene MS Access. Esto probablemente significa que usted tiene una buena razón para utilizar Access.

Si usted piensa que necesita para actualizar a SQL Server, no se preocupe – no es un miedo como usted podría pensar! Y no sólo perder el tiempo de acceso aprendizaje. Usted encontrará que SQL Server es similar en muchos aspectos a Access. Ahora que ya sabes el camino de acceso, usted debería ser capaz de relacionarse con SQL Server mucho mejor.

En cualquier caso, le recomiendo aprender acerca de SQL Server y SQL (Structured Query Language), especialmente si usted está interesado en una carrera en el desarrollo de bases de datos sitios web impulsada. Esto le dará una mejor comprensión de los sistemas de bases de datos en general, y cómo encaja todo. Para más información visite:

http://www.onlinecheck.com/business_loans.html

Fuente: http://forums.mysql.com/read.php?65,506600,506600

Combine Access y MySQL


mysql

MySQL es una base de datos gratuita que te permitirá manejar sin problemas cientos de megas de información, pero que carece de las facilidades de Access a la hora de crear tablas y consultas o programar formularios de acceso a los datos.
Esta última, por su parte, presenta importantes problemas de rendimiento cuando el tamaño de las bases de datos supera los 20 o 30 megas, e incluso antes, dependiendo del poco o mucho cuidado que hayamos puesto en la manipulación de los datos. El mejor de los mundos sería, por tanto, almacenar los datos en MySQL y acceder a ellos desde Access, que es exactamente lo que vamos a hacer en este artículo.
Si nos mantenemos dentro del mundo de Microsoft, la alternativa sería migrar la base de datos a SQLServer 2008 Express (www.microsoft.com/sqlserver), que es gratuita mientras la base de datos no supere los 4,5 Gbytes. Las aplicaciones pueden desarrollarse en Microsoft Visual Studio 2008 y la migración es muy sencilla con el asistente que incorpora el propio Access. Si estamos hablando de un proyecto nuevo y nuestra experiencia es un entorno Windows, la solución más adecuada será sin duda SQLServer.
Si lo que se trata es de «remozar» un proyecto antiguo en Access, la alternativa de MySQL se vuelve muy atractiva. La migración es un poco más laboriosa, pero, a cambio, no tendremos límite de capacidad… Y probaremos algo distinto.
El proceso es sencillo: instalaremos My¬SQL en nuestro sistema Windows, migraremos la estructura y datos de nuestra base de datos al nuevo entorno y, luego, la enlazaremos con nuestra base de datos actual en Access para que las aplicaciones que hemos desarrollado sigan funcionando sin cambios.
PASO 1. INSTALA MYSQL, EL DRIVER ODBC Y LA HERRAMIENTA DE MIGRACIÓN
Accedemos a la página principal de My¬SQL en http://www.mysql.com o al DVD que acompaña a la versión más completa de PC Actual 221 para descargarnos el software. La versión más reciente de la base de datos que nos ofrece es la 5.1.35, de la que descargaremos el archivo correspondiente al enlace Windows Essentials (x86) si nuestro sistema operativo Windows es de 32 bits. Si es de 64 bits, elegiremos la opción del epígrafe Windows x64 downloads. Para nuestro ejemplo, usaremos la versión de 32 bits.

mysql1

Una vez descargado el archivo, lo ejecutamos y seguimos los pasos del instalador. Elegimos la instalación típica y marcamos la casilla de configurar MySQL. En el asistente de configuración, tenemos que tener cuidado de elegir las siguientes opciones: Standard Configuration (si nuestro PC no tiene una instalación previa de MySQL, este asistente es mucho más sencillo y práctico que el detallado), Include Bin Directory in Windows PATH (nos permitirá acceder a MySQL desde la línea de comandos, sea cual sea la carpeta con la que estemos trabajando) y Modify Security Settings (password con el que accederemos a MySQL).

mysql2

PASO 2. EJECUTA LA HERRAMIENTA DE MIGRACIÓN
Bullzip dispone de un asistente que facilita la migración. La arrancamos y nos pedirá, en primer lugar, el archivo Access con nuestra base de datos y, en caso de que estuviera protegido por contraseña, el usuario y password.
En el siguiente paso, indicamos el usuario y contraseña de nuestra base de datos MySQL. Utilizaremos el usuario root y la clave que hayamos indicado durante la instalación. Elegimos la opción Direct transfer para traspasar la información directamente a la base de datos.
La alternativa Create dump file nos permite generar un fichero de texto con las instrucciones SQL necesarias para generar la base de datos, que, luego, tendríamos que procesar en MySQL. Tiene la ventaja de que el archivo queda como copia de seguridad, pero, en nuestro caso, aparte de ser más lento, puede presentar problemas con caracteres especiales como la ñ o las comillas simples. También debemos dar un nombre a nuestra base de datos en MySQL y el tipo de tabla, que será siempre InnoDB.
A continuación, nos pide que elijamos las tablas que queremos migrar, que, en principio, serían todas. En el paso siguiente, nos pregunta qué elementos deseamos transferir: estructura y datos, solo datos, etc. Para una migración completa, dejaremos marcadas todas las opciones. Hacemos clic sobre el botón Run Now y se ejecutará la migración.
Podemos tener problemas si en el diseño de nuestra base de datos no hemos sido cuidadosos con los índices, por ejemplo, Access nos permite mezclar en una misma clave principal de tabla campos autonuméricos y de otro tipo, mientras que MySQL exige que los campos autonuméricos sean únicos en cada índice.

Fuente: http://www.pcactual.com/articulo/zona_practica/paso_a_paso/4465/combina_access_mysql.html

SQL Server: Detrás de la escena de Access 2013


Office-2013-Access-Infographic

Usted no puede cuidar lo que está pasando detrás de la cortina, pero si lo hace, SQL Server se ha mejorado en Access 2013, que se traduce en más oportunidades y una mejor velocidad y fiabilidad.
En concreto, las bases de datos de SQL Azure estará disponible para algunos planes de negocio de Office 365.
Debido a todas las mejoras de SQL, ahora también tiene más opciones para gestionar las conexiones de Access 2013. Los permisos son más avanzados en Access 2013. Usted también será capaz de incorporar más fácilmente las herramientas de informes avanzados como Power View, Excel y Crystal Reports en su base de datos Access 2013. Estos permiten un mayor análisis de los datos.

Uso de las plantillas de Access 2013

Access-2013-bis

Uso de plantillas en Access 2013 es fácil porque, al igual que con otros programas de Office, puede seleccionar una plantilla de la derecha en la pantalla del documento. Office 2013, en general, cuenta con una gran cantidad de plantillas útiles para ayudarle a empezar en los proyectos más rápidamente, y te darás cuenta de algunos interesantes en Access 2013.
El acceso es en realidad el programa que utilizó por primera plantillas pulg Puedo poner documentos juntos muy rápidamente en los demás programas y le gusta personalizar mi propia. Una base de datos de acceso puede tener tantos elementos que usar algo así como una base de datos de inventario con los informes ya creados sentido realmente hizo. Después de eso, me di cuenta de plantillas suelen ser lo suficientemente adaptables que hacen más fácil la creación de documentos en otras aplicaciones, también.
Si utiliza bases de datos Access mucho, espero que encuentres algo de programador de Microsoft Access 2013 ayuda para sus proyectos.

http://office.about.com/od/Office2013/ss/Access-2013-Gallery-Of-Features_5.htm

¿Cuáles son los componentes de Access?


access

Una aplicación de Access tiene los mismos objetos que una base de datos como:
Formularios objetos que los usuarios ven y utilizan directamente.
Informes
Tablas
Consultas objetos de apoyo que controlan el funcionamiento de los formularios
Macros informes
Módulos
Lo que diferencia una aplicación de una base de datos es la forma en la que el usuario enlaza los objetos para formar un sistema coherente
Los objetos se almacenan en uno o varios archivos de base de datos

Sistema de gestión de bases de datos relacionales
Un sistema de gestión de bases de datos relacionales es aquel que sigue el modelo relacional de Reglas de Codd.
Reglas de Codd
• Regla 0: debe ser relacional, una base de datos y un sistema de gestión
• Regla 1: regla de la información
• Regla 2: regla del acceso garantizado
• Regla 3: tratamiento sistemático de valores nulos
• Regla 4: diccionario dinámico en línea basado en el modelo relacional
• Regla 5: regla del sub lenguaje de datos completo
• Regla 6: regla de actualización de vistas
• Regla 7: inserción, actualización y borrado de alto nivel
• Regla 8: independencia física de datos
• Regla 9: independencia lógica de datos
• Regla 10: independencia de integridad
• Regla 11: independencia de distribución
• Regla 12: regla de la no subversión

Base de datos relacional
Una base de datos relacional es una base de datos que cumple con el modelo relacional, el cual es el modelo más utilizado en la actualidad para implementar bases de datos ya planificadas. Permiten establecer interconexiones (relaciones) entre los datos (que están guardados en tablas), y a través de dichas conexiones relacionar los datos de ambas tablas, de ahí proviene su nombre: “Modelo Relacional”. Tras ser postuladas sus bases en 1970 por Edgar Frank Codd, de los laboratorios IBM en San José (California), no tardó en consolidarse como un nuevo paradigma en los modelos de base de datos.
Los diferentes objetos que componen una base de datos.
• Tablas
• Formularios y páginas de acceso a datos
• Informes
• Consultas
• Programación

VENTAJAS
Las ventajas más importantes que se tiene con acces son:
• Microsoft Office Access ayuda a los trabajadores de la información a controlar y crear informes de datos de forma rápida y sencilla gracias a la interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent y funciones de diseño interactivas que no requieren conocimientos especializados de bases de datos.
• Office Access proporciona una experiencia completamente nueva gracias a la interfaz de usuario de Office Fluent, un nuevo panel de navegación y una vista de ventanas por fichas. Incluso sin tener experiencia con bases de datos, cualquier usuario puede realizar un seguimiento de la información y crear informes para tomar decisiones mejor fundadas.
• La creación de un informe en Office Access es una verdadera experiencia del tipo “lo que se ve es lo que se obtiene”. Puede modificar un informe con una respuesta visual en tiempo real y guardar varias vistas para audiencias distintas. El nuevo panel de agrupamiento y las nuevas capacidades de filtrado y ordenación le ayudarán tomar decisiones mejor fundadas.
• Crear tablas rápidamente sin preocuparse de la complejidad de las bases de datos.

DESVENTAJAS
Dentro de las desventajas que podemos encontrar están:
• Es una base de datos para pequeños escenarios.
• Para bases de datos de gran calibre (en cuanto a volumen de datos o de usuarios) es recomendable usar otros sistemas como My SQL o Microsoft SQL Server, y código VBA (Visual Basic para Aplicaciones).

Fuente: http://rescate-estudiantil.com/wp-content/uploads/2010/05/PED-RESUMEN-PARA-EL-EXAMEN-FINAL.pdf

MS ACCESS: Descripción de la integridad referencial


Al diseñar una base de datos, se divide la información en muchas tablas basadas en temas para minimizar la redundancia de los datos. A continuación, se proporciona a Office Access 2007 los medios para recopilar de nuevo la información, colocando campos comunes en tablas relacionadas. Por ejemplo, para representar una relación de uno a varios se toma la clave principal de la tabla “uno” y se agrega como un campo adicional a la tabla “varios”. Para recopilar de nuevo los datos, Access toma el valor de la tabla “varios” y busca el valor correspondiente en la tabla “uno”. De este modo los valores de la tabla “varios” hacen referencia a los valores correspondientes de la tabla “uno”.
Suponga que tiene una relación de uno a varios entre las tablas Transportistas y Pedidos y desea eliminar un transportista. Si el destinatario que desea quitar tiene pedidos en la tabla Pedidos, dichos pedidos quedarán “huérfanos” si elimina el registro Transportista. Los pedidos todavía contendrán un Id.de transportista, pero el Id. ya no será válido, porque el registro al que hace referencia ya no existe.
El propósito de la integridad referencial es evitar los registros huérfanos y mantener las referencias sincronizadas para que esta situación hipotética no ocurra nunca.
La integridad referencial se aplica habilitándola para una relación de tabla (vea Exigir integridad referencial para obtener instrucciones paso a paso). Una vez habilitada, Access rechazará todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial de esa relación de tabla. Esto significa que Access rechaza las actualizaciones que cambian el destino de una referencia, así como las eliminaciones que quitan el destino de una referencia. Sin embargo, es posible que tenga la necesidad perfectamente válida de cambiar la clave principal de un transportista que tiene pedidos en la tabla Pedidos. Para tales casos, lo que realmente necesita es que Access actualice automáticamente todas las filas afectadas como parte de una única operación. De ese modo, Access se asegura de que la actualización es completa y la base de datos no tiene un estado inconsistente con algunas filas actualizadas y otras no. Por ello, Access incluye la opción Eliminar en cascada los registros relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial, se selecciona la opción Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuación, se actualiza una clave principal, Access actualiza automáticamente todos los campos que hacen referencia a la clave principal.
También es posible que tenga la necesidad válida de eliminar una fila y todos los registros relacionados; por ejemplo, un registro Transportista y todos los pedidos relacionados de ese transportista. Por ello, Access incluye la opción Eliminar en cascada los registros relacionados. Si aplica la integridad referencial y selecciona la opción Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuación, elimina un registro en la parte de la clave principal de la relación, Access eliminará automáticamente todos los campos que hagan referencia a la clave principal.

Ver relaciones de tabla
Para ver las relaciones de tabla, haga clic en Relaciones en la ficha Herramientas de base de datos. Se abrirá la ventana Relaciones y se mostrarán las relaciones existentes. Si aún no se han definido relaciones de tabla y abre la ventana Relaciones por primera vez, Access le pedirá que agregue una tabla o consulta a la ventana.
Abra la ventana Relaciones.
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.

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4. Si la base de datos contiene relaciones, aparecerá la ventana Relaciones y se mostrarán las relaciones existentes. Si la base de datos no contiene relaciones y abre la ventana Relaciones por primera vez, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo.
5. En el grupo Relaciones de la ficha Diseño, haga clic en Todas las relaciones.
Se mostrarán todas las relaciones definidas en la base de datos. Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto del cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarán a no ser que esté activada la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del panel de exploración.

La clave principal
Esta línea representa la relación
La clave externa
Una relación de tabla se representa mediante una línea de relación trazada entre las tablas en la ventana Relaciones. Una relación que no exige integridad referencial aparece como una línea delgada entre los campos comunes que admiten la relación. Si selecciona la relación haciendo clic en su línea, la línea se hará más gruesa para indicar que está seleccionada. Si exige la integridad referencial, la línea aparecerá más gruesa en los extremos. Además, aparece el número 1 sobre la parte gruesa de un extremo de la línea de relación y aparece el símbolo de infinito (∞) en la parte gruesa del otro extremo de la línea.
Cuando la ventana Relaciones está activa, puede seleccionar los siguientes comandos en la cinta de opciones, que forma parte de la Interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent:
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas:
Modificar relaciones Abre el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Si selecciona una línea de relación, puede hacer clic en Modificar relaciones para cambiar la relación de tabla. También puede hacer doble clic en la línea de relación.
Borrar diseño Oculta de la visualización todas las relaciones y tablas en la ventana Relaciones. Observe que este comando sólo oculta las relaciones y tablas, no las elimina.
Informe Relaciones Crea un informe que muestra las relaciones y tablas de la base de datos. El informe sólo muestra todas las relaciones y tablas que no están ocultas en la ventana Relaciones.
En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones:
Mostrar tabla Abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla para que pueda seleccionar tablas y consultas para verlas en la ventana Relaciones.
Ocultar tabla Oculta la tabla seleccionada en la ventana Relaciones.
Mostrar relaciones directas Muestra todas las relaciones y tablas relacionadas de la tabla seleccionada en la ventana Relaciones, si aún no se muestran.
Mostrar todas las relaciones Muestra todas las relaciones y tablas relacionadas de la base de datos en la ventana Relaciones. Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto del cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarán a no ser que esté activada la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar tablas ocultas, vea el artículo Guía del panel de exploración.
Cerrar Cierra la ventana Relaciones. Si realiza algún cambio en el diseño de la ventana Relaciones, le pedirán que guarde los cambios.

Fuente: http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/guia-de-relaciones-de-tablas-HA010120534.aspx#BM4

MS ACCESS: tipos de relaciones de tabla


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Existen tres tipos de relaciones de tabla.
Una relación uno a varios
Considere una base de datos de seguimiento de pedidos que incluya una tabla Clientes y una tabla Pedidos. Un cliente puede realizar cualquier número de pedidos. Por lo tanto, para cualquier cliente representado en la tabla Clientes puede haber representados muchos pedidos en la tabla Pedidos. Por consiguiente, la relación entre la tabla Clientes y la tabla Pedidos es una relación de uno a varios.
Para representar una relación de uno a varios en el diseño de la base de datos, tome la clave principal del lado “uno” de la relación y agréguela como un campo o campos adicionales a la tabla en el lado “varios” de la relación. En este caso, por ejemplo, agregaría un nuevo campo: (el campo Id. de la tabla Clientes) a la tabla Pedidos y le denominaría Id. de cliente. Access utilizaría entonces el número de identificador del cliente de la tabla Pedidos para localizar el cliente correcto de cada producto.
Una relación de varios a varios
Considere la relación entre una tabla Productos y una tabla Pedidos. Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otro lado, un único producto puede aparecer en muchos pedidos. Por tanto, para cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios registros en la tabla Productos. Además, para cada registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos. Este tipo de relación se denomina relación de varios a varios porque para un producto puede haber varios pedidos, y para un pedido puede haber varios productos. Tenga en cuenta que para detectar las relaciones de varios a varios existentes entre las tablas, es importante que considere ambas partes de la relación.
Para representar una relación de varios a varios, debe crear una tercera tabla, a menudo denominada tabla de unión, que divide la relación de varios a varios en dos relaciones uno a varios. Debe insertar la clave principal de cada una de las dos tablas en la tercera. Como resultado, la tercera tabla registra cada ocurrencia, o instancia, de la relación. Por ejemplo, la tabla Pedidos y la tabla Productos tienen una relación varios a varios que se define mediante la creación de dos relaciones uno a varios con la tabla Detalles de pedidos. Un pedido puede incluir muchos productos, y cada producto puede aparecer en muchos pedidos.
Una relación uno a uno
En una relación uno a uno, cada registro de la primera tabla sólo puede tener un registro coincidente en la segunda tabla y viceversa. Este tipo de relación no es común porque, muy a menudo, la información relacionada de este modo se almacena en la misma tabla. Puede utilizar la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar información que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla principal. Cuando identifique esta relación, ambas tablas deben compartir un campo común.
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¿Por qué crear relaciones de tabla?
Puede crear relaciones de tabla explícitamente mediante la ventana Relaciones, o arrastrando un campo desde el panel Lista de campos . Office Access 2007 usa relaciones de tabla para combinar tablas si hay que utilizarlas en un objeto de base de datos. Existen varias razones por las que se deben crear relaciones de tabla antes de crear otros objetos de base de datos, como formularios, consultas e informes.
Las relaciones de tabla informan de los diseños de consulta
Para trabajar con registros de más de una tabla, a menudo se debe crear una consulta que combine las tablas. La consulta compara los valores del campo de clave principal de la primera tabla con el campo de clave externa de la segunda tabla. Por ejemplo, para devolver filas que enumeren todos los pedidos de cada cliente, deberá crear una consulta que combine la tabla Clientes con la tabla Pedidos de acuerdo con el campo Id. de cliente. En la ventana Relaciones, puede especificar manualmente los campos que desea combinar. Sin embargo, si ya tiene definida una relación entre las tablas, Office Access 2007 suministrará la combinación predeterminada, de acuerdo con la relación de tabla existente. Además, si usa uno de los asistentes para consultas, Access utilizará la información recopilada de las relaciones de tabla ya definidas para presentarle selecciones bien fundamentadas y para rellenar de antemano los valores predeterminados de las opciones de la propiedad.
Las relaciones de tabla informan de los diseños de formulario e informe
Al diseñar un formulario o informe, Office Access 2007 utiliza la información recopilada de las relaciones de tabla ya definidas para presentarle selecciones bien fundamentadas y para rellenar de antemano los valores predeterminados de las opciones de la propiedad.
Las relaciones de tabla son la base con la que exigir integridad referencial y evitar los registros huérfanos en la base de datos. Un registro huérfano es el que hace referencia a otro registro que no existe por ejemplo, un registro de un pedido que hace referencia a un registro de un cliente que no existe.
Al diseñar una base de datos, se divide la información en tablas, cada una de las cuales tiene una clave principal. A continuación, se agregan claves externas a las tablas relacionadas que hacen referencia a dichas claves principales. Estos pares de clave principal y clave externa forman la base de las relaciones de tabla y de las consultas de varias tablas. Por lo tanto, resulta importante, que dichas referencias de clave principal y clave externa estén sincronizadas. La integridad referencial sirve para asegurarse de que las referencias permanecen sincronizadas y depende de las relaciones de tabla.

Escenarios comunes para importar datos de Excel a Access


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Comprender la importación de datos de Excel

Si su objetivo es guardar parte o todos los datos de una o varias hojas de cálculo de Access, debe importar el contenido de la hoja de cálculo a una base de datos de Access nueva o existente. Al importar datos, Access crea una copia de los datos en una tabla nueva o existente sin alterar el archivo de origen de Excel.

Es usuario de Excel desde hace tiempo pero para seguir avanzando desea utilizar Access para trabajar con estos datos. Desea moverlos de las hojas de cálculo de Excel a una o varias bases de datos nuevas de Access.
Su departamento o grupo de trabajo utiliza Access pero recibe ocasionalmente datos en formato de Excel que se deben combinar con sus bases de datos de Access. Desea importar estas hojas de cálculo de Excel a su base de datos a medida que las va recibiendo.
Utiliza Access para administrar los datos pero los informes semanales que recibe del resto de su equipo son libros de Excel. Desea agilizar el proceso de importación para garantizar que se importan datos cada semana a una hora determinada a su base de datos.

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Usar el Asistente para importación de hojas de cálculo
1. En la primera página del Asistente, seleccione la hoja de cálculo que contiene los datos que desea importar. A continuación, haga clic en Siguiente.
2. En la segunda página del asistente, haga clic en Mostrar hojas de cálculo o en Mostrar rangos con nombre, seleccione la hoja de cálculo o el rango con nombre que desee importar y haga clic en Siguiente.
3. Si la primera fila de la hoja de cálculo o del rango de origen contiene los nombres de campos, seleccione La primera columna contiene encabezado de columna y haga clic en Siguiente.
Si está importando los datos a una nueva tabla, Access utiliza los encabezados de columnas para dar nombre a los campos de la tabla. Puede cambiar estos nombres durante o después de la operación de importación. Si está anexando datos a una tabla existente, asegúrese de que los encabezados de columna en la hoja de cálculo de origen coincidan exactamente con los nombres de los campos en la tabla de destino.
Si está anexando datos a una tabla existente, vaya directamente al paso 6. Si está agregando los datos a una tabla nueva, lleve a cabo los pasos que quedan.

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4. El Asistente le pide que revise las propiedades de campos. Haga clic en una columna en la parte inferior de la página para ver las propiedades de los campos correspondientes. Si lo desea, puede realizar alguna de estas tareas.
Revise y cambie, si lo desea, el nombre y el tipo de datos del campo de destino.
Access revisa las primeras ocho filas en cada columna y sugiere el tipo de datos para el campo correspondiente. Si la columna de la hoja de cálculo contiene distintos tipos de valores, como texto y números, en las primeras ocho filas de una columna, el Asistente sugiere un tipo de datos que es compatible con todos los valores de la columna, a menudo, el tipo de datos de texto. Aunque puede elegir un tipo de datos distinto, recuerde que los valores que no son compatibles con el tipo de datos que elige se omitirán o se convertirán incorrectamente durante el proceso de importación. Para obtener más información sobre cómo corregir valores incorrectos o valores que falten, vea la sección Solucionar valores que faltan o son incorrectos, más adelante en este artículo.
Para crear un índice en el campo, establezca Indizado en Sí.
Para omitir completamente una columna de origen, active la casilla de verificación No importar el campo (Saltar).
Haga clic en Siguiente cuando termine de seleccionar las opciones.
5. En la siguiente pantalla, especifique una clave principal para la tabla. Si selecciona Permitir a Access agregar la clave principal, Access agrega un campo Autonumérico como primer campo en la tabla de destino y lo rellena automáticamente con valores de identificador únicos, comenzando por 1. A continuación, haga clic en Siguiente.
6. En la última pantalla del asistente, especifique un nombre para la tabla de destino. En el cuadro Importar a la tabla, escriba un nombre para la tabla. Si la tabla ya existe, Access muestra un mensaje que solicita si desea sobrescribir el contenido existente de la tabla. Haga clic en Sí para continuar o en No para especificar un nombre diferente para la tabla de destino y, a continuación, haga clic en Finalizar para importar los datos.
Si Access puede importar algunos o todos los datos, el Asistente muestra una página que indica el estado de la operación de importación. Además, puede guardar la información de la operación para un uso futuro como especificación. Por el contrario, si la operación no se ejecutó correctamente, Access muestra el mensaje de error Error al intentar importar el archivo.
7. Haga clic en Sí para guardar la información de la operación para un uso futuro. Guardar la información le ayuda a repetir la operación sin tener que examinar el Asistente cada vez.

Crédito:
http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/importar-o-vincular-a-los-datos-de-un-libro-de-excel-HA001219419.aspx#BM2

 

Microsoft Access 2013 Fundamentos


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¿Qué es una base de datos?
En el nivel más básico, una base de datos no es más que una colección organizada de datos. Un sistema de gestión de base de datos (DBMS), como Microsoft Access, Oracle o SQL Server le proporciona las herramientas de software que necesita para organizar los datos de una manera flexible. Incluye facilidades para agregar, modificar o eliminar datos de la base de datos, hacer preguntas (o consultas) sobre los datos almacenados en la base de datos y producir informes que resumen los contenidos seleccionados.
Microsoft Access 2013
Microsoft Access 2013 proporciona a los usuarios una de las soluciones DBMS más simples y más flexibles en el mercado hoy. Los consumidores habituales de productos de Microsoft podrán disfrutar de los familiares de Windows se ven y se sienten, así como la integración con otros productos de la familia Microsoft Office. Para más información sobre la interfaz de Access 2010, lea nuestra Access 2013 Tour de interfaz de usuario .

Primero vamos a examinar tres de los principales componentes de Access que la mayoría de los usuarios de bases de datos se encontrarán – tablas, consultas y formularios. Si aún no dispone de una base de datos, es posible que desee leer sobre Creación de una base de datos de access 2013 desde cero o Creación de una base de datos de access 2013 desde una plantilla .
Tablas de Microsoft Access
Tablas comprenden los bloques fundamentales de construcción de cualquier base de datos. Si usted está familiarizado con las hojas de cálculo, encontrará tablas de bases de datos muy similar.

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Una tabla de base de datos común puede contener información de los empleados, incluyendo características tales como nombre, fecha de nacimiento y el título. Podría ser estructurado de la siguiente manera:
• ID Empleado
• Apellido
• Nombre
• Título
• Saludo
• Fecha de nacimiento
Examinar la construcción de la mesa y usted encontrará que cada columna de la tabla corresponde a una característica específica de los empleados (o atributo en términos de base de datos). Cada fila corresponde a un empleado en particular y contiene su información. Eso es todo lo que hay que hacer! Si te ayuda, piensa en cada una de estas tablas como una lista de estilo de hoja de cálculo de la información. Para obtener más información, consulte Agregar tablas a una base de datos de acceso 2013
Extraer información de una base de datos Access
Obviamente, una base de datos que almacena información sólo sería inútil – necesitamos métodos para recuperar información también. Si sólo desea recuperar la información almacenada en una tabla, Microsoft Access le permite abrir la mesa y desplazarse por los registros contenidos en el mismo. Sin embargo, el verdadero poder de una base de datos reside en su capacidad para responder a las solicitudes más complejas o consultas. Consultas de Access proporcionan la capacidad para combinar datos de varias tablas y establecer condiciones específicas de los datos obtenidos.

 

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Imagine que su organización requiere de un método simple para crear una lista de los productos que actualmente se venden por encima de su precio medio. Si simplemente recuperó la tabla de información de producto, el cumplimiento de esta tarea requeriría una gran cantidad de clasificación a través de los datos y la realización de cálculos a mano. Sin embargo, el poder de una consulta le permite simplemente solicita que Access sólo devuelve aquellos registros que cumplen la condición de precio superior a la media. Además, puede indicar a la base de datos a la lista sólo el nombre y el precio unitario del artículo.

Para obtener más información sobre la potencia de las consultas de base de datos en Access, lea Creación de una consulta simple en Microsoft Access 2013 .
Inserción de la información en una base de datos Access
Hasta ahora, usted ha aprendido los conceptos detrás de la organización de la información en una base de datos y recuperación de información de una base de datos. Todavía necesitamos mecanismos para colocar la información en las tablas en el primer lugar! Microsoft Access proporciona dos mecanismos principales para lograr este objetivo. El primer método es simplemente abrir la tabla en una ventana haciendo doble clic en él y añadiendo información a la parte inferior de la misma, al igual que uno podría agregar información a una hoja de cálculo.

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El acceso también proporciona una interfaz de formularios de fácil uso que permite a los usuarios introducir información de forma gráfica y tener esa información de manera transparente pasa a la base de datos. Este método es menos intimidante para el operador de entrada de datos, pero requiere un poco más de trabajo por parte del administrador de la base de datos. Para obtener más información, consulte Creación de formularios en Access 2013
Informes de Microsoft Access
Los informes proporcionan la capacidad para producir rápidamente resúmenes atractivo formato de los datos contenidos en una o más tablas y / o consultas. A través del uso de trucos de acceso directo y plantillas, los usuarios de bases de datos se pueden crear informes en literalmente una cuestión de minutos.

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Supongamos que se quiere producir un catálogo de compartir información sobre los productos con los clientes actuales y potenciales. En las secciones anteriores, hemos aprendido que este tipo de información puede ser recuperada de la base de datos mediante el uso juicioso de las consultas. Sin embargo, hay que recordar que esta información se presenta en forma de tabla – no es exactamente el material de marketing más atractivo! Los informes permiten la inclusión de gráficos, atractivo formato y paginación. Para obtener más información, consulte Creación de informes en Access 2013 .

Crédito: http://databases.about.com/od/access/a/Microsoft-Access-2013-Fundamentals.htm

Alojar tus bases de datos en la nube con Office 365


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Si su plan de Office 365 incluye SharePoint, puede alojar Access 2013 data bases sin configuración adicional que se requiere. Microsoft se asegurará de que sus datos están seguros, copia de seguridad, y está disponible para que usted pueda centrarse en hacer las cosas. Usted puede probar mediante la firma de una vista previa de Office 365 Small Business Premium o Office 365 empresas . Si usted es una pequeña empresa o una gran corporación, usted será capaz de aprovechar el poder de Access 2013 en la nube de manera sencilla. Por supuesto, las empresas también tienen la opción de albergar bases de datos a sí mismos mediante la instalación de SharePoint 2013 y SQL Server 2012 en su propia red.

Comience rápido

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Búsqueda de una biblioteca de plantillas de tabla para ayudarle a rastrear a las personas, cosas, eventos o tareas que le interesan. Cada plantilla de tabla viene con campos, vistas, relaciones y reglas de integridad de los datos, para que pueda disfrutar de todas las grandes características de Access 2013 con un solo clic. Es fácil de combinar diferentes plantillas de tabla en una sola aplicación o modificar una tabla existente mediante la adición o eliminación de campos. Tendrá la oportunidad de pasar su tiempo a personalizar su base de datos para satisfacer sus necesidades específicas en lugar de preocuparse por los detalles repetitivos.
Una interfaz de usuario elegante y profesional para sus aplicaciones

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Tanto si utiliza plantillas de tablas, importar datos existentes o definir sus propios esquemas a partir de cero, Access 2013 le proporcionará a su base de datos con una gran interfaz de usuario de forma automática. Sin ningún esfuerzo de su parte, Access generar vistas de los datos, incluyendo una vista de la lista de búsqueda y una hoja de Excel-como. Botones para navegar entre las vistas y tablas son gratis, también. Si ha relacionado los datos – como facturas y artículos de línea – Access creará automáticamente vistas que muestran estos elementos juntos, lo que le permite perforar a través de obtener más detalles. Por supuesto, todo sigue personalizable, pero ahora usted puede concentrarse en lo que es único acerca de su aplicación.
Aplicaciones de acceso = SharePoint aplicaciones

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Access 2013 bases de datos web un gran trabajo con SharePoint 2013, que se ha mejorado en esta versión con aplicaciones de SharePoint . Como una aplicación de acceso es igual que cualquier otra aplicación de SharePoint, es fácil de implementar, administrar y compartir con seguridad. No hay contraseñas o nombres de usuarios adicionales a las que hacer porque la seguridad se controla a través de la misma infraestructura. Los usuarios pueden descubrir y compartir aplicaciones de acceso público a través de la App Store SharePoint o un catálogo App privado. I nstalar una aplicación requiere sólo unos pocos clics. Corporate IT puede controlar todo el centro con herramientas de SharePoint familiares. Lo mejor de todo, cualquier persona con un navegador web y una conexión a Internet puede utilizar la aplicación, incluso si no tiene acceso instalado en su dispositivo.
Back-end de SQL Server
Una de las mayores mejoras en Access 2013 es uno que ni siquiera puede notar – excepto que estás aplicación todo será más rápido, más fiable y un gran trabajo con grandes cantidades de datos. Cuando se publican las bases de datos de acceso a SharePoint – ya sea en sus instalaciones o por medio de la Oficina 365 – una base de datos en toda regla SQL Server se crea automáticamente para almacenar los datos. Los usuarios avanzados que ya están familiarizados con SQL Server será capaz de conectarse directamente a esta base de datos para informes avanzados y análisis con herramientas familiares como Excel, Power View y Crystal Reports. Todos los días los usuarios pueden estar seguros de que sus aplicaciones están preparadas para el futuro, si es que alguna vez necesitan mejorar con integraciones avanzadas o migraciones. Echa un vistazo a Access 2013 Centro de desarrollo para más detalles.

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Crédito: http://blogs.office.com/b/microsoft-access/archive/2012/07/20/introducing-access-2013-.aspx

Estamos mirando adelante a su presentación de lo que es increíble y nueva acerca de Access 2013. ¡Estén pendientes!

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SharePoint 2013: ¿Se pueden publicar aplicaciones Access en el Office Store? (I)


Pues la respuesta es que sí ya que como vamos a ver en este artículo, el Office Store ya dispone de aplicaciones Access publicadas y listas para ser utilizadas:
• Accedemos a un sitio de SharePoint 2013 On-Premise u Online y desde la página “Contenido del sitio –> Sus aplicaciones” que nos permite añadir una nueva aplicación pulsamos el enlace “Almacén de SharePoint”.
• En la tienda de aplicaciones de SharePoint, en la categoría de “Project Management” podemos encontrar un ejemplo de aplicación Access lista para su uso.
• Accedemos a la página de detalle de la misma y revisamos sus funcionalidades. Para añadirla, simplemente presionamos el botón “AGREGAR” en la página.

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• En la siguiente página que se muestra, pulsamos el botón “Continue”.
• A continuación hacemos clic en el botón “Volver al sitio” del diálogo informativo que se muestra.
• Como siempre, pulsamos el botón “Confiar” en la página de solicitud de confirmación de uso de la aplicación

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• En la página de contenidos del sitio, comprobamos que la aplicación se ha agregado.
• Finalmente, accedemos a la aplicación.

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Crédito: http://geeks.ms/blogs/jcgonzalez/archive/2013/07/08/sharepoint-2013-191-se-pueden-publicar-aplicaciones-access-en-el-office-store-i.aspx

MS Access Contabilidad


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Conocer la situación financiera de su empresa es muy importante, por no decir imprescindible. Contabilidad Microsoft Access es una solución en Access, como su propio nombre indica, para llevar el control integral de la contabilidad de su negocio.

Con este programa podrá obtener todos los informes básicos característicos de los gestores contables, interpretar sus resultados y hacer una buena planificación estratégica futura. Saber si su negocio va por buen camino y si mantiene una estabilidad es muy fácil gracias a los resúmenes que puede generar con Contabilidad Microsoft Access. El único inconveniente es que se basa en el Plan General de Contabilidad de 2007 por lo que no le vendría mal una actualización.

Además podrás hacer modificaciones en cualquier documento y encontrar toda la información que necesitas gracias a su complejo sistema de búsqueda. Podrás consultar los extractos de cuentas, el Balance de Situación, etc. También localizará asientos que puedan tener errores para que puedas corregirlos.

Contabilidad Microsoft Access esta pensado para ser utilizado por distintos usuarios e incluyo contiene soporte multiempresa, pudiendo funcionar en monopuesto o en red. Además, si descargas Contabilidad todos tus datos estarán protegidos gracias a sus copias de seguridad y su sistema de recuperación de datos.

Crédito: http://gratis.portalprogramas.com/Contabilidad.html

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Las finanzas son las actividades relacionadas para el intercambio de distintos bienes de capital entre individuos, empresas, o Estados y con la incertidumbre y el riesgo que estas actividades conllevan.1 Se le considera una de las ramas de la economía. Se dedica al estudio de la obtención de capital para la inversión en bienes productivos y de las decisiones de inversión de los ahorradores. Está relacionado con las transacciones y con la administración del dinero.2 En ese marco se estudia la obtención y gestión, por parte de una compañía, un individuo, o del propio Estado, de los fondos que necesita para cumplir sus objetivos, y de los criterios con que dispone de sus activos; en otras palabras, lo relativo a la obtención y gestión del dinero, así como de otros valores o sucedáneos del dinero, como lo son los títulos, los bonos, etc. Según Bodie y Merton, las finanzas “estudian la manera en que los recursos escasos se asignan a través del tiempo”. Las finanzas tratan, por lo tanto, de las condiciones y la oportunidad con que se consigue el capital, de los usos de éste, y los retornos que un inversionista obtiene de sus inversiones.3
El estudio académico de las finanzas se divide principalmente en dos ramas,4 que reflejan las posiciones respectivas de aquel que necesita fondos o dinero para realizar una inversión , llamada finanzas corporativas, y de aquél que quiere invertir su dinero dándoselo a alguien que lo quiera usar para invertir, llamada valuación de activos. El área de finanzas corporativas estudia cómo le conviene más a un inversionista conseguir dinero, por ejemplo, si vendiendo acciones, pidiendo prestado a un banco o vendiendo deuda en el mercado. El área de valuación de activos estudia cómo le conviene más a un inversionista invertir su dinero, por ejemplo, si comprando acciones, prestando/comprando deuda, o acumulado dinero en efectivo.
Estas dos ramas de las finanzas se dividen en otras más. Algunas de las áreas más populares dentro del estudio de las finanzas son: Intermediación Financiera, Finanzas Conductistas, Microestructura de los Mercados Financieros, Desarrollo Financiero, Finanzas Internacionales, y Finanzas de Consumidor.5 Una disciplina recientemente creada son las neurofinanzas, rama de la neuroeconomía, encargada del estudio de los sesgos cerebrales relacionados con el manejo de la economía.

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Conceptos clave

• Riesgo y beneficio: Los inversores actúan en los diferentes mercados intentando obtener el mayor rendimiento para su dinero a la vez que pretenden minimizar el riesgo de su inversión. El mercado de capitales ofrece en cada momento una frontera eficiente, que relaciona una determinada rentabilidad con un determinado nivel de riesgo o volatilidad. El inversor obtiene una mayor rentabilidad esperada a cambio de soportar una mayor incertidumbre. El precio de la incertidumbre es la diferencia entre la rentabilidad de la inversión y el tipo de interés de aquellos valores que se consideran seguros. A esta diferencia la conocemos como prima de riesgo.
• El valor del dinero en el tiempo: Ante la misma cantidad de dinero, un inversor prefiere disponer de ella en el presente que en el futuro. Por ello, el transvase intertemporal de dinero cuenta con un factor de descuento (si intercambiamos renta futura por capital presente, por ejemplo, en un préstamo hipotecario), o con una rentabilidad (si ìntercambiamos renta presente por renta futura, por ejemplo, en un plan de pensiones).
• Tasa de interés: Se define como el precio que se paga por los fondos solicitados en préstamo, en un periodo de tiempo. Por lo general es expresado en porcentaje y representa una tasa de intercambio entre el precio del dinero al día de hoy en términos del dinero futuro.

Crédito: http://es.wikipedia.org/wiki/Finanzas

Conectividad con Microsoft Access y Microsoft Excel


Ahora Microsoft Access aparece como una de las tecnologías disponibles de manera predeterminada:

Bingo Intelligence es una plataforma de Business Intelligence que destaca por su facilidad de uso y la potencia de las aplicaciones analíticas generadas.
(http://www.businessintelligence.es/ayuda/articulo.html?id=30)

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Además, en la ventana para definir la conexión se ha añadido un botón para seleccionar el fichero de la base de datos:

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De esta manera, es posible crear rápidamente un catalogo y una aplicación de Business Intelligence conectándonos a una base de datos Access. Por supuesto, se pueden utilizar todas las funcionalidades que ofrece Bingo para la creación de catálogos y aplicaciones.
Técnicamente, también han cambiado algunas cosas: Hasta ahora, de manera predeterminada, se utilizaba el motor de Microsoft Jet (Microsoft.Jet.OLEDB.4.0), que ya no está soportado por Microsoft, y no dispone de driver para plataformas de 64 bits.
A partir de ahora, utilizaremos los drivers de Microsoft Access Database Engine 2010 (Microsoft.ACE.OLEDB.12.0), por lo que si deseas conectarte a bases de datos Access, o ficheros Excel, deberás instalarte este componente: Microsoft Access Database Engine 2010.
Desafortunadamente, no es posible instalar el driver de 64 bits en una máquina que tiene el Office de 32 bits (que sigue siendo lo más habitual). Por lo tanto, deberás instalar la versión de 32 bits (plataforma x86).
También conviene señalar que Microsoft desaconseja utilizar esta tecnología en el lado del servidor. Es decir: Sólo deberíamos conectarnos a ficheros Excel o Access desde soluciones locales de Bingo Intelligence. Para escenarios donde se requiera concurrencia de usuarios se recomienda migrar la base de datos a SQL Server Express, por ejemplo.
Todas estas funcionalidades ya están disponibles en la versión de evaluación.
Fuente: http://www.businessintelligence.es/blog/conecitivdad-microsoft-access-excel.html

Microsoft Access: Inteligencia de negocios en una cinta de zapatos


Aprenda cómo entregar contenido dinámico mediante la construcción de un Business Intelligence Aplicación significativa, utilizando sólo lo que está disponible en el escritorio del cliente, cuando un almacén BI Application Data, SQL Server y SSIS / SSRS no son una opción.
Introducción
Hace poco estaba entre los principales contratos y se puso en contacto por una agencia que he trabajado para antes. Tenían un departamento dentro de un banco minorista importante que estaba teniendo dificultades con una base de datos de Microsoft Access, que había sido creado para permitir que el departamento para hacer un seguimiento de los resultados de satisfacción del cliente en la empresa. Como ya he comenzado la vida como un desarrollador de Acceso y tenía un par de meses de sobra antes de mi próximo gran proyecto debía comenzar. Estuve de acuerdo para estudiar sus problemas.
La base de datos, aunque bien escrito por un recurso interno. era bastante rudimentaria en su funcionalidad y sólo se utiliza para almacenar las importaciones manuales de archivos de Excel y CSV una vez al mes en varias tablas de datos. Después de la importación, el usuario tendría que seguir una serie de instrucciones para modificar las consultas almacenadas en la base de datos para obtener resultados significativos, que luego podrían ser exportados a Excel para volver al equipo a formato a las gráficas. Una vez exportados los datos se utilizó para crear manualmente gráficos y tablas que se pueden agregar a un panel de control, que se utiliza para presentar los datos de esta empresa. Los problemas, según lo descrito por el jefe del departamento, fueron el hecho de que la base de datos era lento y requiere dos o tres días de intenso trabajo por un recurso de carácter no técnico para introducir los datos y luego crear los informes, que se había producido datos contradictorios debido al factor de “error humano” al modificar las consultas en el segundo paso.
Después de ver la base de datos, estuve de acuerdo en celebrar una reunión con las principales partes interesadas para discutir sus necesidades reales y ofrecer orientación sobre lo que realmente lo requieran. Después de la reunión, era obvio que el departamento requiere lo siguiente:
• La capacidad de almacenar más que el límite de 2 GB de MS Access para permitir que las tendencias que se prevén a partir de datos almacenados
• Automatizado de subida de archivos entregados
• La producción automatizada de los informes requeridos, incluyendo cuadros de mando y KPI de
• La entrega automática de los tableros resultantes para la empresa
En la reunión, hablé de mis recomendaciones y sugirió que este proyecto sería un escenario ideal para un almacén de datos de aplicaciones de BI utilizando SQL Server y SSIS / SSRS para entregar el contenido dinámico para el departamento y las partes interesadas mediante un servidor Sharepoint. El jefe del departamento de mis recomendaciones discutió con él y le preguntó acerca de la viabilidad de un proyecto para ofrecer lo anterior, lo que sin embargo no tuvo éxito ya que la empresa estaba pasando por una fusión y que ya estaba plenamente comprometido con la actualización de los sistemas de administración de base dentro de la empresa . En este punto, el jefe del departamento discutió conmigo si yo pensaba que había alguna manera de que pudiera ayudarle. Tras las conversaciones con un compañero, a quien había conocido en un papel anterior cuando trabajaba en el área de IT, se estableció que podía tener acceso a una instancia de servidor de MS SQL, lo que me llevó a creer que podía ayudar. Tras una nueva negociación, me embarqué en la entrega de una suite de BI utilizando sólo las aplicaciones disponibles en el escritorio estándar junto con el acceso a una instancia de SQL Server.
Discusión
El objetivo principal de este proyecto es establecer la aplicación de un rudimentario Microsoft Access Database a una aplicación de pleno derecho con lo que sea aplicaciones y herramientas que estaban disponibles en el área de negocios. Investigación del escritorio estableció que MS Office 2003 Professional se instala en el escritorio de cada usuario, junto con Adobe Distiller 6.0. Esto, junto con la disponibilidad de una instancia de SQL Server 2005, condujo a la decisión de convertir la base de datos de MS Access existente a un proyecto de Microsoft Access conectado a un servidor SQL Server, que luego utilizan VBA y COM para automatizar todos los procesos manuales incluyendo la creación y la entrega del Dashboard. Utilizando un proyecto de MS Access limpio, me conecta a una instancia de SQL Server 2005 en el cuadro de desarrollo de las empresas y procedió a convertir las rutinas de importación de la antigua base de datos en cargas de datos y comprobación de errores rutinas, utilizando VBA y procedimientos almacenados de SQL Server para comprobar los datos sobre la carga. Debido a la exigencia de no creación de la tabla impuesta a la empresa de SQL Server, que era necesario construir tablas de carga permanente para cargar los datos en el ADP.
Para permitir que los datos agrupados y se suman para ser utilizados con la salida de la ADP, adapté una rutina de pivote dinámico que he utilizado antes en SQL Server 2005 – He incluido un ejemplo más abajo – esto proporciona una funcionalidad muy similar a la consulta de la lengüeta dentro de la Cruz MS Access.
– =============================================
– Autor: Peter Evans
– Autor: Peter Evans
12 de enero 2008,: – Fecha de Creación
– Descripción: Este procedimiento proporciona una lista de todas las
– Ciento para apuntar las puntuaciones por la división y mes
– Para la creación de paneles. Se llama desde el extremo delantero que es un acceso
– 2002 el frontal. El procedimiento se llama mediante llamadas VBA.
– Parámetros pasados son una coma septiembre listado no de meses para
– El primer año y segundo año y los dos años las fechas como enteros a lo largo de
– Con identificador de canal y concpet identificador
– Los datos se devuelve desde el DBoardConceptScore Vista que tiene un
– MonthId campo derivado, que proporciona una capacidad de ordenación de la
– Tabla dinámica creada y también un identificador del mes en formato varchar
– =============================================

ALTER PROCEDURE [dbo]. [T100output_DBoardConceptPercData]
– Añadir los parámetros para el procedimiento almacenado aquí
@ IntChanId smallint, @ strRMth1 nvarchar (2000), @ intYear1 smallint,
@ StrRMth2 nvarchar (2000), @ intYear2 smallint, @ intConcept smallint

COMO
EMPEZAR

DECLARE @ colsY2 NVARCHAR (MAX)
SELECT @ colsY2 COSAS = ((SELECT DISTINCT TOP 100 POR CIENTO
‘], [‘ + Cast (t2.MonthId como Varchar (9))
DE CalendarView COMO t2 INNER JOIN
dbo.iter_intlist_to_tbl (@ strRMth1) AS i EN t2.Month = i.number DONDE Año = @ intYear1
ORDER BY ‘], [‘ + Cast (t2.MonthId como varchar (9))
FOR XML PATH (”)
), 1, 2,”) + ‘],’

SELECT @ colsY2 = @ colsY2 + COSAS ((SELECT DISTINCT TOP 100 POR CIENTO
‘], [‘ + Cast (t2.MonthId como Varchar (9))
DE CalendarView COMO t2 INNER JOIN
dbo.iter_intlist_to_tbl (@ strRMth2) AS i EN t2.Month = i.number DONDE Año = @ intYear2
ORDER BY ‘], [‘ + Cast (t2.MonthId como varchar (9))
FOR XML PATH (”)
), 1, 2,”) + ‘]’

DECLARE @ cols2 NVARCHAR (MAX)
SELECT @ cols2 COSAS = ((SELECT DISTINCT TOP 100 POR CIENTO
‘], Pvt. [‘ + Cast (t2.Monthid como Varchar (9))
DE CalendarView COMO t2 INNER JOIN
dbo.iter_intlist_to_tbl (@ strRMth1) AS i EN t2.Month = i.number
DONDE Año = @ intYear1
ORDER BY ‘], pvt. [‘ + Cast (t2.MonthId como Varchar (9))
FOR XML PATH (”)
), 1, 2,”) + ‘],’

SELECT @ cols2 = @ cols2 + COSAS ((SELECT DISTINCT TOP 100 POR CIENTO
‘], Pvt. [‘ + Cast (t2.Monthid como Varchar (9))
DE CalendarView COMO t2 INNER JOIN
dbo.iter_intlist_to_tbl (@ strRMth2) AS i EN t2.Month = i.number
DONDE Año = @ intYear2
ORDER BY ‘], pvt. [‘ + Cast (t2.MonthId como Varchar (9))
FOR XML PATH (”)
), 1, 2,”) + ‘]’

DECLARE @ query NVARCHAR (MAX)
SET @ query = N ‘
SELECCIONAR pvt.Title, ‘+ @ cols2 +’
FROM (SELECT t2.Title, t2.MonthId, t2.Concept, t2.PercScore
DE DBoardConceptScores como T2
DONDE t2.Concept = ‘+ cast (@ intConcept como varchar (2)) +’
Y t2.ChanFk = ‘+ cast (@ intChanId como varchar (1)) +’) p
PIVOTE (Suma ([percscore]) Para [Monthid] IN (‘+ @ colsY2 +’)) AS PVT
ORDER BY pvt.Title ‘

EXEC (@ query)

FIN

Una vez que los datos se habían importado y guardado correctamente, fue luego a la cuestión de la entrega de los informes. Permitir a los usuarios seleccionar mediante un formulario de la ADP y luego usando un módulo dentro de VBA para llamar a un procedimiento almacenado para crear los datos necesarios para los informes extraídos del lado “error humano” de la ecuación. Una vez seleccionados, los informes se ejecutan en segundo plano, la creación de una versión en Excel de cada informe seleccionado, utilizando vba com llama para abrir excel en la máquina del cliente, llame a una plantilla existente y rellenar los datos con registros ADO basado en procedimientos almacenados. Estos informes incluyen datos medios mensuales y los resultados contra los objetivos, los datos resumidos sobre la base de los datos almacenados y creados dinámicamente anuales y trimestrales y el salpicadero mensual, lo que dio una visión general de los resultados de las empresas en contra no sólo los objetivos, sino también su competencia, pero utilizan produce automáticamente cartas en vez de figuras.

BI3

BI1

Después de los informes de Excel han sido verificados por el equipo que se requiere la capacidad de crear versiones PDF de los documentos que se han enviado por correo electrónico automáticamente a sucursales, divisiones y regiones. Esto se logró usando pdf, los que se habían instalado en las máquinas del usuario como estándar. El envío por correo electrónico de los informes se logró mediante el aprovechamiento del componente COM de MS Access para hablar con un servidor SMTP para crear el elemento de correo y adjuntar los informes requeridos y después de envío. El servidor SMTP se utiliza para evitar que las recientes actualizaciones de seguridad de MS Outlook, lo que habría requerido un script especial que ha sido escrito para los usuarios de despachar el correo para evitar que los molestos pop de la advertencia de seguridad, que habría aparecido por cada informe (en el nivel más bajo de este sería de más de 700). Para lograr un elemento de ‘enviado’ en el buzón departamentos, se envió una copia a la casilla de correo de grupo de departamentos y una regla de ejecutar en la carpeta de entrada para transferir mails con cierta línea de asunto en la carpeta de enviados del buzón. Junto con los informes y gráficos elaborados, los usuarios también se les dio la posibilidad de generar informes en formato Excel para permitir más trabajo de investigación se complete.
Conclusión
Es posible con un poco de creatividad y mucho trabajo duro para proporcionar una forma de inteligencia de negocios para la comunidad en general y sin la utilización de un almacén de datos o de cualquiera de las herramientas normales asociados ya sea con o almacenamiento MOLAP ROLAP. Usando una combinación de aplicaciones de escritorio estándar y medios de almacenamiento disponibles, un almacén seudo ha creado la que se accede a los procedimientos almacenados de SQL controlados desde el escritorio. Se aprecia que esta aplicación se centra casi exclusivamente en un área de la entrega de inteligencia de negocios, pero se espera que la capacidad de exportación de las rebanadas de las tablas de datos almacenados en MS Excel le permitirá al departamento de entregar informes extendidos basa en el cuadro de mandos y KPI ha creado. Esta aplicación ya ha estado funcionando en la empresa desde hace casi dos años y ha tenido un gran impacto en cómo la empresa trata a sus clientes.
Prestaciones incluidas:
• Automatizado de subida de excel y cvs entrega de datos – incluidos los controles de datos para la coherencia e integridad de los archivos que se cargan.
• Conversión de las consultas y los módulos a 2.005 procedimientos almacenados y funciones MS SQL Server MS Access.
• Población automática de tablas de datos almacenados resumidos.
• Las reglas del juego de MS Excel capacidades COM COM MS Access y crear la producción de tablero automatizado una vez al mes utilizando 15 indicadores individuales.
• Las reglas del juego de MS capacidades de Outlook COM para crear distribución mensual automatizado incluyendo dinámicamente datos actualizables a cada grupo de correos electrónicos de MS Access y COM.

Por Peter Evans http://www.databasejournal.com/features/msaccess/article.php/3871841/Microsoft-Access-Business-Intelligence-on-a-Shoestring.htm

¿Qué es Business Intelligence?


Business Intelligence es la habilidad para transformar los datos en información, y la información en conocimiento, de forma que se pueda optimizar el proceso de toma de decisiones en los negocios.

data_info_cogno1

Desde un punto de vista más pragmático, y asociándolo directamente con las tecnologías de la información, podemos definir Business Intelligence como el conjunto de metodologías, aplicaciones y tecnologías que permiten reunir, depurar y transformar datos de los sistemas transaccionales e información desestructurada (interna y externa a la compañía) en información estructurada, para su explotación directa (reporting, análisis OLTP / OLAP, alertas…) o para su análisis y conversión en conocimiento, dando así soporte a la toma de decisiones sobre el negocio.
La inteligencia de negocio actúa como un factor estratégico para una empresa u organización, generando una potencial ventaja competitiva, que no es otra que proporcionar información privilegiada para responder a los problemas de negocio: entrada a nuevos mercados, promociones u ofertas de productos, eliminación de islas de información, control financiero, optimización de costes, planificación de la producción, análisis de perfiles de clientes, rentabilidad de un producto concreto, etc…
Los principales productos de Business Intelligence que existen hoy en día son:
Cuadros de Mando Integrales (CMI)
Sistemas de Soporte a la Decisión (DSS)
Sistemas de Información Ejecutiva (EIS)
Por otro lado, los principales componentes de orígenes de datos en el Business Intelligence que existen en la actualidad son:
Datamart
Datawarehouse
Los sistemas y componentes del BI se diferencian de los sistemas operacionales en que están optimizados para preguntar y divulgar sobre datos. Esto significa típicamente que, en un datawarehouse, los datos están desnormalizados para apoyar consultas de alto rendimiento, mientras que en los sistemas operacionales suelen encontrarse normalizados para apoyar operaciones continuas de inserción, modificación y borrado de datos. En este sentido, los procesos ETL (extracción, transformación y carga), que nutren los sistemas BI, tienen que traducir de uno o varios sistemas operacionales normalizados e independientes a un único sistema desnormalizado, cuyos datos estén completamente integrados.

ciclo_informacion1

En definitiva, una solución BI completa permite:
Observar ¿qué está ocurriendo?
Comprender ¿por qué ocurre?
Predecir ¿qué ocurriría?
Colaborar ¿qué debería hacer el equipo?
Decidir ¿qué camino se debe seguir

Fuente: http://www.sinnexus.com/business_intelligence/

Convertir una hoja de cálculo de Excel en una base de datos de Access 2013


Prepare sus datos

001231excel1

Después de enviar sus tarjetas navideñas último año, ¿te haces una promesa que usted organice su lista de direcciones para hacer el proceso más fácil el año que viene? ¿Tiene una gran hoja de cálculo Excel que no se puede hacer ni pies ni cabeza? Tal vez tu libreta de direcciones tiene un aspecto como el que se muestra en el siguiente archivo. O, tal vez, a mantener su libreta de direcciones (¡oh!) Pedazos de papel.

Es el momento de cumplir esa promesa a sí mismo – organizar su lista de contactos en una base de datos de Microsoft Access . Es mucho más fácil de lo que imaginas y que sin duda estará encantado con los resultados. Este tutorial te guiará a través de todo el proceso paso a paso.

Si usted no tiene su propia hoja de cálculo y desea seguir con el tutorial, puede descargar el archivo de Excel de muestra utilizado para generar el tutorial .

Nota: Este tutorial es para Access 2013. Si está utilizando una versión anterior de Access, leer Convertir una hoja de cálculo de Excel en una base de datos de Access 2010 o convertir una hoja de cálculo de Excel en una base de datos Access 2007 .

Fuente: Mike Chapple –
http://databases.about.com/od/tutorials/ss/convert_excel_to_access_2013_database.htm

Access 2013: Plantillas de tablas


access1

Puede añadir tablas fácilmente a su aplicación utilizando plantillas de tablas prediseñadas. Si está haciendo el seguimiento de tareas, busque la plantilla Tareas y selecciónela.
Si ve el indicador de varias tablas al lado de una plantilla, esto significa que Access añadirá las tablas relacionadas utilizadas más habitualmente para que usted pueda empezar con una base de datos relacional real. Access crea vistas para cada tabla, que muestran datos de tablas relacionales.
Para más información, vea Crear una aplicación de Access, Cómo crear una aplicación de Access de una plantilla y Tareas básicas para una aplicación de Access.

Macros de interfaz de usuario (UI)
Con macros de interfaz puede realizar acciones como abrir otra vista, aplicar un filtro o crear un nuevo registro. Existen dos clases: macros de UI “incrustadas”, que se adjuntan directamente a objetos de interfaz de usuario como botones de comando, cuadros combinados o el objeto del botón de la Barra de acciones, y macros de UI “independientes”, en objetos de macro.
Para no duplicar código, vuelva a usar macros de UI independientes llamándolas desde otras macros. Puede ver las macros de UI independientes en el Panel de navegación, bajo Macros, pero no puede ejecutarlas directamente desde allí. Use la acción Ejecutar Macro para ejecutar una macro de UI independiente desde una macro de UI incrustada.
Las macros pueden estar incluidas en objetos de macro (que a veces reciben el nombre de macros independientes) o incrustadas en las propiedades de evento de formularios, informes o controles. Las macros incrustadas forman parte del objeto o control en el que están incrustadas. Los objetos de macro se pueden ver en el panel de navegación, bajo Macros, pero no ocurre lo mismo con las macros incrustadas.
Las macros pueden estar contenidos en macro objetos (a veces llamados macros independientes), o pueden ser integrados en las propiedades de evento de formularios, informes o controles. Las macros incrustadas forman parte del objeto o control en el que están inmersos. Objetos macro son visibles en el panel de navegación, en Macros, macros incrustadas no lo son.
Cada macro se compone de una o más acciones de macro. Dependiendo del contexto en el que se está trabajando, algunas acciones de macro pueden no estar disponibles para su uso. En particular, si usted está diseñando una base de datos Web, usted no será capaz de utilizar algunas acciones de macro que son incompatibles con la publicación de acceso a funciones de Servicios.
http://translate.googleusercontent.com/translate_c?depth=1&hl=es&prev=/search%3Fq%3Dmacros%2Bde%2BUI%26biw%3D1067%26bih%3D589&rurl=translate.google.com.ar&sl=en&u=http://office.microsoft.com/en-us/access-help/redir/HA010356866.aspx%3FCTT%3D5%26origin%3DHA010341573&usg=ALkJrhj_lDk9s00ceu6rcT9bKwyy85d4ww
Para obtener más información sobre cómo crear bases de datos web, vea el artículo Crear una base de datos para compartir en la Web .

Fuente: http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/novedades-de-access-2013-HA102809500.aspx

¿Qué puede hacerse con VBA? (Visual Basic for Applications)


Prácticamente todo… y más rápido, de hecho a medida que las utilices iras encontrando muchas aplicaciones para VBA, pero por ahora te daré algunas ideas:
1. Insertar textos: En caso de que existan textos que ingreses repetidamente como el nombre de la empresa, números telefónicos, direcciones, etc.
2. Automatizar tareas que hagas frecuentemente:.
3. Desarrollar funciones propias (funciones como SUM, AVG, etc, claro pero que realicen otras tareas)
4. Crear aplicaciones con formularios, botones y todo eso.
5. Realizar cálculos complejos.
6. Validar datos.
http://excel.facilparami.com/2012/05/introduccion-a-vba-visual-basic-for-applications/#comment-2321

Intercambiar datos entre Excel y Access 2010 (ADO) con macros VBA


ActiveX Data Objects (ADO) es uno de los mecanismos que usan los programas de computadoras para comunicarse con las bases de datos, darles órdenes y obtener resultados de ellas.
Con ADO, un programa puede leer, insertar, editar, o borrar, la información contenida en diferentes áreas de almacenamiento dentro de la base de datos llamadas tablas. Además, se puede manipular la propia base de datos para crear nuevas áreas para el almacenamiento de información (tablas), como también alterar o eliminar las ya existentes, entre otras cosas.
Fue desarrollado por Microsoft y es usado en ambientes Windows por lenguajes de programación como Visual Basic, C++, Delphi entre otros, como también en la Web mediante el uso de Active Server Pages (ASP) y el lenguaje VBScript.
Un ejemplo muy simple de como intercambiar datos entre Excel y Access 2010 usando una conexión ADO y macros VBA.
El primer trozo de código escribe o transfiere datos desde Excel 2010 hacia Access 2010, desde las celdas “A1″ (para el nombre) y “B1″ (para el apellido) hacia la base de datos que lleva el nombre de “datos.accdb” con una sola tabla “tabla1″ y dos campos “nombre” y “apellido”, que se encuentran en la misma carpeta que nuestro archivo en Excel 2010.

Sub escribiraccess()

Dim cs As String
Dim sPath As String
Dim sql As String
Dim cn As ADODB.Connection

sPath = ThisWorkbook.Path & “\datos.accdb”
cs = “Provider=Microsoft.ACE.OLEDB.12.0;Data Source=” & sPath & “;Persist Security Info=False;”

Set cn = New ADODB.Connection
cn.Open cs

sql = “insert into tabla1 (nombre, apellido) values(‘” & Cells(1, 1).Value & “‘, ‘” & Cells(1, 2).Value & “‘)”

cn.Execute sql

cn.Close

Set cn = Nothing

End Sub

El segundo trozo de código transfiere datos desde Access 2010 hacia Excel 2010 previamente escritos con el código anterior y lo enviará a la celda “C1″.

Sub escribirexcel()

Dim cs As String
Dim sPath As String
Dim sql As String
Dim cn As ADODB.Connection
Dim rs As ADODB.Recordset

sPath = ThisWorkbook.Path & “\datos.accdb”
cs = “Provider=Microsoft.ACE.OLEDB.12.0;Data Source=” & sPath & “;Persist Security Info=False;”

Set cn = New ADODB.Connection
cn.Open cs

Set rs = New ADODB.Recordset
With rs
.CursorLocation = adUseClient
.CursorType = adOpenStatic
.LockType = adLockOptimistic
End With

sql = “select * from tabla1”

rs.Open sql, cn

Range(“C1”).CopyFromRecordset rs

rs.Close
cn.Close
Set rs = Nothing
Set cn = Nothing

End Sub

Descargar ejemplo sobre Excel y Access 2010
Escrito por M. Vizcarra el 12/01/2012. Clasificado como Access, Excel
http://www.combito.com/?p=464

Herramientas de comparación para Excel (y Access, también)


finally

Las nuevas herramientas de escritorio ofrecen algunas grandes mejoras en la eficiencia. Si usted siempre quiso una forma fácil de comparar 2 hojas de cálculo, ahora lo tiene.

La Hoja de cálculo Compare le permite elegir cualquiera de los 2 libros y los compara en una fracción del tiempo que tomaría para hacerlo manualmente. Además, las diferencias entre las hojas de cálculo se clasifican por lo que es fácil centrarse en los cambios importantes, como los cambios en las fórmulas o VBA. También puede ver los cambios en los datos de las celdas.La  Hoja de cálculo Compare hace que sea fácil de distinguir entre los diferentes tipos de cambios que pueden ocurrir en una hoja de cálculo. Además, la hoja de cálculo Compare es capaz de determinar cuando se han insertado o suprimido filas o columnas y factores de esos cambios en la ecuación antes de comparar las células que puede haber cambiado como resultado. En lugar de mostrar las diferencias sólo porque miles de células se ha movido por una fila, la Hoja de cálculo compare  puede simplemente informar de que se ha insertado una fila.
Compare Database proporciona una capacidad similar para bases de datos Access. Ahora usted puede escoger cualquiera de los 2 bases de datos Access y obtener un informe de las diferencias entre las tablas, consultas, módulos y más. Si alguien cambia una consulta importante, ahora usted puede ver fácilmente exactamente lo que se ha cambiado

http://blogs.office.com/b/microsoft-excel/archive/2013/05/14/new-server-release-spreadsheet-controls-in-office-2013.aspx

Plantillas de bases de datos para crear aplicaciones completas


Access 2010 incluye un conjunto de plantillas de bases de datos de diseño profesional para el seguimiento de contactos, tareas, eventos, estudiantes y activos, entre otros tipos de datos. Se pueden usar tal cual o se pueden mejorar y perfeccionar para realizar el seguimiento de la información exactamente del modo en el que desee.

a25

Cada plantilla es una aplicación de seguimiento completa que incluye tablas, formularios, informes, consultas, macros y relaciones predefinidos. Las plantillas se han diseñado de modo que se puedan usar inmediatamente. Si el diseño de la plantilla se ajusta a sus necesidades, podrá usarla tal cual. De lo contrario, podrá usarla para crear más rápidamente una base de datos que se ajuste a sus necesidades específicas.

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Además de las plantillas incluidas en Access 2010, se puede conectar a Office.comy descargar más plantillas.

Elementos de aplicación para agregar funcionalidad a una base de datos existente

Puede agregar funcionalidad a una base de datos existente fácilmente mediante el uso de un elemento de la aplicación. Como novedad en Access 2010, un elemento de aplicación es una plantilla que incluye parte de una base de datos, por ejemplo, una tabla con formato previo, o bien una tabla con un formulario y un informe asociados. Por ejemplo, si agrega un elemento de la aplicación Tareas a la base de datos, tendrá una tabla Tareas, un formulario Tareas y la opción de relacionar la tabla Tareas con otra tabla de la base de datos.

http://office.microsoft.com/es-hn/access-help/novedades-de-microsoft-access-HA010342117.aspx?CTT=5&origin=HA010341722#BM0

XML y Access


a1

Es posible que parte del contenido de este tema no pueda aplicarse a algunos lenguajes.

El Lenguaje de marcado extensible (Lenguaje de marcas extensible (XML): forma condensada del Lenguaje de marcado generalizado estándar (SGML) que permite a los desarrolladores crear etiquetas personalizadas que ofrecen flexibilidad para organizar y presentar información.) (XML, Extensible Markup Language) es el lenguaje estándar para describir y enviar datos a través del Web (World Wide Web (WWW): rama multimedia de Internet que presenta no sólo texto, sino también gráficos, sonido y vídeo. En el Web, los usuarios pueden saltar fácilmente de un elemento a otro, de una página a otra o de un sitio a otro utilizando hipervínculos.), del mismo modo que el Lenguaje de marcado de hipertexto (HTML: lenguaje de marcado estándar utilizado para los documentos del World Wide Web. HTML utiliza etiquetas para indicar cómo deben mostrar los exploradores Web los elementos de página, como texto y gráficos, y cómo deben responder a las acciones del usuario.) (HTML, Hypertext Markup Language) es el lenguaje estándar para crear y mostrar páginas Web. Microsoft Access proporciona medios para importar y exportar datos XML, así como para transformarlos a y desde otros formatos mediante archivos relacionados con XML.

Formato XML

Siempre ha sido complicado mover información en Internet y entre aplicaciones de software debido a los diferentes formatos y estructuras con derecho de propiedad. Aunque HTML esté bien equipado para proporcionar información de texto e imagen para exploradores Web, su capacidad está limitada por la definición de datos y estructuras de datos. El HTML describe el aspecto que debería tener una página Web, mientras que el XML define los datos y describe cómo deberían estar estructurados. El XML es un formato de intercambio de datos, ya que permite intercambiar datos entre sistemas o aplicaciones diferentes. El XML separa los datos de la presentación para que los éstos mismos puedan ser presentados de varias formas al usar archivos de presentación distintos.

El XML es un protocolo basado en estándares regulado por el World Wide Web Consortium (World Wide Web Consortium (W3C): consorcio de instituciones educativas y comerciales que supervisa la investigación y promociona estándares en todas las áreas relacionadas con World Wide Web.) (W3C). El protocolo XML es un conjunto de reglas, instrucciones y convenciones para diseñar formatos y estructuras de datos, de modo que se creen archivos que puedan ser generados y leídos con facilidad por diferentes equipos y aplicaciones. Además, las estructuras definidas por el XML no son ambiguas, es decir, que son auto descriptivas y tienen una plataforma independiente. Al igual que el HTML, el XML utiliza etiquetas y atributos, pero mientras el HTML especifica qué quiere decir cada etiqueta y atributo (y por lo tanto cómo se mostrarán los datos entre ellos en un explorador), el XML utiliza las etiquetas únicamente para delimitar datos y deja la interpretación total de los mismos a la aplicación que los lee. Para obtener más información acerca del XML, visite el sitio MSDN de Microsoft (sólo disponible en inglés) en el Web.

Importar datos XML

Access permite utilizar datos de varias fuentes externas. El uso de  XML permite transformar los datos desde casi cualquier aplicación externa para su uso en Access de manera más sencilla. Permite:

  • Importar datos XML a Jet (motor de base de datos Microsoft Jet: parte del sistema de base de datos de Access que recupera y almacena datos en las bases de datos de usuario y del sistema. Se puede decir que es un administrador de datos sobre el que se construyen sistemas de bases de datos, como Access.), a Microsoft SQL Server (base de datos de Microsoft SQL Server: una base de datos de Microsoft SQL Server consta de tablas, vistas, índices, procedimientos almacenados, funciones y desencadenadores.), o a una base de datos Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine (denominada anteriormente MSDE).
  • Importar datos de un esquema XML a Jet, SQL Server o a una base de datos Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine.
  • Utilizar un archivo XSLT (Extensible Stylesheet Language Transformation) para transformar los datos en un formato XML compatible con Access.

Nota  Para poder importar archivos XML a SQL Server o a una base de datos Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine, a través de un proyecto de Access (ADP), es necesario que Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine esté instalado en el equipo local.

Es posible utilizar el comando Importar (señale Obtener datos externos en el menú Archivo) para importar archivos de datos XML a Access. Este comando muestra el cuadro de diálogo Importar, en el que se puede seleccionar un documento o un esquema XML que describa la estructura de los datos. Sólo se puede importar a Access un documento cada vez. Los datos deben estar en un formato reconocido por Access, ya sea en un formato nativo o mediante la utilización de un esquema. Tenga en cuenta que al importar datos XML no es posible elegir un subconjunto del documento XML. Es necesario importar el archivo completo.

Los datos XML de cualquier tipo pueden transformarse en un formato compatible con Access, para ello seleccione un tipo de transformación en el cuadro de diálogo Importar XML. También es posible especificar si se desea sobrescribir cualquier tabla existente o anexar a datos existentes.

Qué son esquemas XML

Los esquemas XML se utilizan para describir la estructura de los datos en un formato común que tanto clientes, como otros exploradores Web o cualquier programa de software habilitado para XML puedan reconocer. De forma específica, los esquemas definen las reglas de un documento de datos XML, entre los que se incluyen nombres de elementos y tipos de datos, qué elementos pueden aparecer en combinación y qué atributos están disponibles para cada elemento. Los esquemas proporcionan un modelo para un documento de datos XML que define la organización de etiquetas y texto en los documentos a los que se refiere el esquema. Access es compatible con el estándar de esquema XML (XSD). El XSD es un estándar aprobado por el consorcio W3C (World Wide Web Consortium (W3C): consorcio de instituciones educativas y comerciales que supervisa la investigación y promociona estándares en todas las áreas relacionadas con World Wide Web.) diseñado como una infraestructura básica para describir el tipo y estructura de los documentos XML.

La utilización de un esquema permite asegurar que cualquier documento XML utilizado para importar datos a Access o para exportar desde Access a otro formato contiene datos específicos y se ajusta a una estructura definida. Puede facilitar el esquema a otros negocios y aplicaciones para que sepan cómo estructurar la información que les van a proporcionar, y a cambio, proporcionarle su esquema.

Mostrar datos XML

La sintaxis XML (las etiquetas y su organización en un documento) define y describe los datos de un documento XML pero no indica cómo se han de mostrar éstos. En aplicaciones anteriores se utilizaban y en algunos usos actuales se siguen utilizando hojas de estilos en cascada (CSS, Cascading Style Sheets) para indicar al explorador cómo mostrar los datos XML. Sin embargo, las CSS no siempre son una buena elección, ya que están escritas en un lenguaje especializado, lo que significa que el programador tiene que utilizar otro lenguaje para escribir, modificar o entender la estructura de la hoja de estilos. Los archivos CSS sólo permiten especificar el formato de cada elemento XML sin demasiado control sobre el resultado.

Por otra parte, la hoja de estilos XSL (Extensible Stylesheet Language) es mucho más flexible que un archivo CSS. Permite seleccionar con precisión los datos que se mostrarán, especificar el orden o la colocación de éstos y modificar o añadir información. Además, está escrita en un estilo similar a un documento XML, ya que utiliza una combinación de etiquetas parecidas a XML y HTML para crear una plantilla para un estilo de resultado concreto. Para obtener más información acerca de las hojas de estilos XSL, visite el sitio MSDN de Microsoft (sólo disponible en inglés) en el Web.

Observe que no es necesario vincular un archivo CSS o una hoja de estilos XSL a un documento XML para que Microsoft Internet Explorer 5.01 con Service Pack 2 (SP2), o posterior, muestre el documento. Internet Explorer tiene una hoja de estilos predeterminada integrada que muestra el código fuente XML como un árbol contraíble/expansible.

Puede utilizar hojas de estilos para asegurarse de que todas las páginas Web basadas en XML de la intranet o sitio Web son coherentes y presentan una apariencia uniforme sin tener que agregar HTML a cada página.

Extensible Stylesheet Language Transformation (XSLT)

XSLT es una especificación recomendada por el World Wide Web Consortium (World Wide Web Consortium (W3C): consorcio de instituciones educativas y comerciales que supervisa la investigación y promociona estándares en todas las áreas relacionadas con World Wide Web.) (W3C), compatible con Access. El XSLT es un lenguaje basado en XML que permite que un documento XML sea asignado a, o transformado en, otro documento XML. Esto proporciona un medio de transformar la información de la presentación de un documento XML de un formato fuente a un formato destino y así sucesivamente. Normalmente el programador crea un archivo de transformación XSL que al aplicarse a un documento XML durante la exportación interpreta o transforma los datos XML en un formato de presentación que puede ser reconocido por otra aplicación, como el Protocolo de anuncio de servicios (SAP) o por un formato de pedido personalizado.

El XSLT tiene muchas de las construcciones (estructuras y comandos) que se encuentran en otros lenguajes de programación, lo que permite al programador utilizar variables, bucles, iteraciones e instrucciones condicionales. De esta forma el programador puede tener un control considerable sobre el resultado de los datos XML. Para obtener más información acerca de los archivos XSLT, visite el sitio MSDN de Microsoft (sólo disponible en inglés) en el Web.

Exportar a archivos XML

Exportar datos y objetos de bases de datos a un archivo XML es un modo práctico de mover y almacenar información en un formato que puede ser utilizado sin problemas en todo el Web. En Access es posible exportar los datos, los esquemas (estructuras de datos), o ambos, a archivos XML. Permite:

  • Exportar datos de un archivo XML y, de forma opcional, utilizar XSLT para transformar los datos a otro formato.
  • Exportar los esquemas de datos mediante un esquema estándar XML (XSD).
  • Exportar los datos subyacentes de los formularios y los informes a un archivo XML.

También es posible transformar los datos a otro formato de presentación mediante un archivo XSL durante el proceso de exportación. Puede exportar tablas, consultas y los datos subyacentes de los formularios e informes desde una base de datos de Microsoft Access (base de datos: colección de datos relacionados con un fin o tema concreto. Dentro de una base de datos, la información sobre una entidad en particular, como un empleado o un pedido, se categoriza en tablas, registros y campos.) (.mdb), así como tablas, consulta, procedimientos almacenados, funciones y los datos subyacentes de los formularios e informes de un proyecto de Microsoft Access (proyecto de Microsoft Access: archivo de Access que se conecta con una base de datos de Microsoft SQL Server y se utiliza para crear aplicaciones cliente-servidor. Un archivo de proyecto no contiene datos ni objetos basados en definiciones de datos, como, por ejemplo, tablas o vistas.) (.adp).

http://www.monografias.com/trabajos34/microsoft-access/microsoft-access.shtml#archiv

Archivos de base de datos de Access


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Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un único archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede utilizar:

  • Tablas para almacenar los datos.
  • Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que necesita.
  • Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.
  • Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico.
  • Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet.

Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios lugares.

Cuando se actualizan los datos, se actualizan en todos los lugares donde aparecen.

Mostrar los datos en una consulta

Mostrar los datos en un formulario

Mostrar los datos en un informe

Mostrar los datos en una página de acceso a datos

Tablas y relaciones

Para almacenar los datos, cree una tabla para cada tipo de información de la que hace el seguimiento. Para reunir los datos de varias tablas en una consulta, formulario, informe o página de acceso a datos, defina relaciones entre las tablas.

La información de clientes que antes se guardaba en una lista de correo ahora reside en la tabla Clientes.

La información de pedidos que antes se guardaba en una hoja de cálculo ahora reside en la tabla Pedidos.

Un Id. exclusivo, como un Id. de cliente, permite distinguir los registros de una tabla. Si se agrega el campo de Id. exclusivo de una tabla a otra tabla y después se define una relación, Microsoft Access puede cotejar los registros relacionados de ambas tablas de manera que se puedan combinar en un formulario, un informe o una consulta.

Consultas

Para buscar y recuperar tan sólo los datos que cumplen las condiciones especificadas, incluyendo datos de varias tablas, cree una consulta. Una consulta puede también actualizar o eliminar varios registros al mismo tiempo, y realizar cálculos predefinidos o personalizados en los datos.

Esta consulta tiene acceso a tablas distintas para recuperar la información de Id. de pedido, fecha de entrega, nombre de la organización y ciudad para los clientes de Londres cuyos pedidos se entregaron en el mes de abril.

Formularios

Para ver, escribir y cambiar datos de manera sencilla directamente en una tabla, cree un formulario. Al abrir un formulario, Microsoft Access recupera los datos de una o más tablas, y los muestra en la pantalla con el diseño elegido en el Asistente para formularios, o con un diseño que haya creado en la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.).

Una tabla muestra muchos registros al mismo tiempo, pero puede que sea necesario desplazarse para ver todos los datos de un solo registro. Por otra parte, cuando se visualiza una tabla, no se pueden actualizar los datos de más de una tabla al mismo tiempo.

Un formulario sitúa el enfoque en un registro cada vez, pero puede mostrar los campos de más de una tabla. También puede mostrar imágenes y otros objetos.

Un formulario puede incluir un botón que imprima o abra otros objetos, o puede realizar otras tareas automáticamente.

Informes

Para analizar los datos o presentarlos de cierta manera al imprimirlos, cree un informe. Por ejemplo, puede imprimir un informe que agrupe datos y calcule totales, y otro informe de datos diferentes con formato para imprimir etiquetas postales.

  • Utilice un informe para crear etiquetas postales.
  • Utilice un informe para mostrar totales en un gráfico.
  • Utilice un informe para calcular tota

http://www.monografias.com/trabajos34/microsoft-access/microsoft-access.shtml#archiv

Crear una base de datos de Access para compartir en Web


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 Puede usar Access 2010 y Servicios de Access, un nuevo componente de SharePoint, para crear aplicaciones de bases de datos web. Esto es útil para lo siguiente:

  • Proteger y administrar el acceso a los datos
  • Compartir datos dentro de una organización o a través de Internet

Nota Se requiere una cuenta de usuario para usar una base de datos web. El acceso anónimo no se admite.

  • Crear aplicaciones de base de datos que no requieran el uso de Access

 

Cuando se publica una base de datos web, Servicios de Access crea un sitio de SharePoint que la contiene. Todos los datos y los objetos de la base de datos se mueven a listas de SharePoint ubicadas en dicho sitio.

http://office.microsoft.com/es-es/access-help/crear-una-base-de-datos-de-access-para-compartir-en-web-HA010356866.aspx?CTT=5&origin=HA010341617

 

 

MS Access : eventos


 

Cuando se crea un procedimiento de eventos para un objeto, Microsoft Access agrega una plantilla de procedimiento de eventos, que lleva el nombre del evento y del objeto, al formulario o al módulo de informe. Todo lo que necesita hacer es agregar código que responda de la forma que desee cuando se produzca el evento en el formulario o informe.

Suponga que desea que un formulario Detalles de producto se abra cuando haga clic en un botón de comando Detalles de producto en un formulario Pedidos. En el ejemplo siguiente se indica cómo llevar a cabo esta tarea mediante un procedimiento de eventos.

 a1.jpg

Para hacer que un procedimiento de eventos se ejecute cuando un usuario haga clic en el botón de comando, haga clic en la propiedad AlHacerClic (OnClick) del comando …

 a2.jpg

 

… haga clic en el botón Generar y, a continuación, haga clic en Generador de código para agregar código de Visual Basic al procedimiento de eventos.

 

El procedimiento de evento ProductDetails_Click utiliza el método OpenForm para abrir el formulario Detalles de producto.

 

 

Aplicaciones que funcionan con Access



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Microsoft Office Access 2003 ofrece características para trabajar con otros programas.

  • Trabajar con Microsoft SQL Server Puede crear un proyecto de Microsoft Access que se conecte fácilmente a una base de datos de Microsoft SQL Server o bien utilizar el Asistente para bases de datos de Microsoft SQL Server para crear rápidamente una base de datos de SQL Server y un proyecto de Access al mismo tiempo. Trabajar con un proyecto de Access es similar a trabajar con una base de datos de Microsoft Access (el proceso de crear formularios, informes, páginas de acceso a datos, macros y módulos es el mismo). Una vez que conecte con una base de datos de SQL Server, puede ver, crear, modificar y eliminar tablas, vistas, procedimientos almacenados y diagramas de base de datos mediante las herramientas de diseño de Microsoft SQL Server.
  • Crear una nueva base de datos de Access a partir de los datos de un formato de archivo distinto Puede abrir el archivo que tiene un formato distinto (como por ejemplo formato de texto, de hoja de cálculo, dBASE o Paradox) en Access; Microsoft Access crea automáticamente una base de datos de Access y establece un vínculo con el archivo.
  • Importar o vincular datos de Microsoft Outlook o Microsoft Exchange Puede utilizar el Asistente para importar de Exchange u Outlook o el Asistente para vincular Exchange u Outlook, para importar o vincular datos de Microsoft Exchange Server y Microsoft Outlook. Por ejemplo, puede que desee establecer un vínculo con la carpeta de contactos de Microsoft Outlook y, a continuación, crear cartas modelo y etiquetas postales combinando los datos con el Asistente para combinar correspondencia de Microsoft Word.
  • Exportar, importar o vincular datos de una lista de Microsoft Windows SharePoint Services En Access puede utilizar varios asistentes para compartir datos almacenados en una lista de Windows SharePoint Services:

      El Asistente para exportar a Windows SharePoint Services para exportar una tabla de acceso a una lista de SharePoint.

      El Asistente para importar de Windows SharePoint Services para importar datos desde una lista de SharePoint.

      El Asistente para vincular a Windows SharePoint Services para vincular una lista de SharePoint con una tabla de Access.

  • Exportar a otros orígenes Puede exportar datos a varios formatos y aplicaciones de Access.

http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/aplicaciones-que-funcionan-con-access-HP005186428.aspx

 

Cómo construir un diccionario de datos en Access


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El diccionario de datos es como un mapa de navegación o código de llave para todos los tipos diferentes de datos que podrían ingresarse en cualquier base de datos dada. Los diccionarios de datos contienen datos sobre los datos mismos. Construir uno ayuda a quienes mantienen y actualizan la base de datos para mantener los términos y las convenciones de nombre de manera consistente. Puedes encontrar útil utilizar un bolígrafo y un papel para esbozar una idea general de las cosas que quieres que incluya tu base de datos.

Instrucciones

Necesitarás

  • Un bolígrafo (opcional)
  • Un papel (opcional)
  • Microsoft Acces instalado en una computadora
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Abre el programa Microsoft Access. Ubica la tira de menú por la parte superior de la página y elige la opción “Archivo”. Haz clic en “Nuevo” y luego en “Base de datos en blanco”. Aparecerá una base de datos nueva en blanco. Haz clic en “Archivo” nuevamente y luego en “Guardar como”. Escribe el nombre de tu base de datos en el recuadro de “Nombre de archivo” y luego haz clic en “Guardar”.

http://www.ehowenespanol.com/construir-diccionario-datos-access-como_115143/

Macros de Access


Sirve de ayuda pensar en que las macros de Access son como un lenguaje de programación simplificado en el que se crea código generando una lista de acciones (acción: componente básico de una macro; instrucción independiente que se puede combinar con otras acciones para automatizar tareas. A veces se denomina comando en otros lenguajes de macros.) que realizar. Cuando genera una macro, selecciona cada acción de una lista desplegable y, a continuación, rellena la información requerida para cada acción. Las macros permiten agregar funcionalidad a formularios, informes y controles sin escribir código en un módulo de VBA. Las macros proporcionan un subconjunto de los comandos que están disponibles en VBA, y la mayoría de la gente encuentra más fácil crear una macro que escribir código de VBA.

Las macros se crean usando el Generador de macros que se muestra en la ilustración siguiente.

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http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/introduccion-a-la-programacion-en-access-HA001214213.aspx#BMlearnaboutmacros

 

 

MS Access: ¿se deben utilizar macros o código de VBA?


accessmacros

Debe basar su decisión de utilizar macros o código de VBA en dos puntos: la seguridad y la funcionalidad que necesite. La seguridad es un aspecto problemático porque se puede utilizar VBA para crear código que comprometa la seguridad de los datos o dañe los archivos de su equipo. Cuando utiliza una base de datos creada por otra persona, debe habilitar código de VBA sólo si tiene la certeza de que la base de datos procede de una fuente de confianza. Cuando crea una base de datos que va a ser utilizada por otros usuarios, debe evitar la inclusión de herramientas de programación requeridas por dichos usuarios para otorgar específicamente el estado de confianza a la base de datos. Las técnicas generales para evitar que los usuarios necesiten tener confianza en la base de datos se exponen más adelante en esta sección.

Para obtener más información sobre cómo habilitar o deshabilitar contenido potencialmente no seguro, vea el artículo Habilitar o deshabilitar macros en documentos de Office (como se ha mencionado en otro punto de este artículo, la mayoría de los demás programas de Microsoft Office usan el término “macro” para referirse a código de VBA, por lo que no hay que confundirlo con las macros de Access).

Para garantizar la seguridad de su base de datos, debe utilizar macros siempre que sea posible y recurrir a la programación de VBA sólo en operaciones que no se puedan realizar mediante acciones de macro. Además, debe utilizar sólo acciones de macro que no requieran la concesión del estado de confianza a la base de datos para poder ejecutarla. La limitación del uso de acciones de macro permite a los usuarios tener confianza en que la base de datos no contiene programación que pueda dañar sus datos u otros archivos de sus equipos.

En parte para fomentar un uso más generalizado de macros, Office Access 2007 contiene muchas acciones de macro nuevas que permiten generar macros más eficientes que las que se pueden crear mediante el uso de versiones anteriores de Access. Por ejemplo, ahora puede crear y utilizar variables temporales globales mediante el uso de acciones de macro, así como controlar errores más fácilmente utilizando las nuevas acciones de macro para el control de errores. En versiones anteriores de Access, estos tipos de características sólo están disponibles si se utiliza VBA. Además, en Access 2007, puede incrustar una macro directamente en la propiedad de evento de un objeto o control. Una macro incrustada forma parte del objeto o control y permanece con el objeto o control si se mueve o se copia. En versiones anteriores de Access, las macros se deben mantener como objetos independientes, dificultando muchas veces el mantenimiento de la base de datos.

 http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/introduccion-a-la-programacion-en-access-HA001214213.aspx#BMwhenusewhat

Introducción a la programación en Access


macrosaccess

Cuando crea una nueva base de datos, suele empezar creando unos cuantos objetos de base de datos como tablas, formularios e informes. Finalmente, llega a un punto en que necesita agregar alguna programación para automatizar ciertos procesos y mantener agrupados los objetos de base de datos. Este artículo proporciona orientación al usuario sobre las herramientas de programación en Microsoft Office Access 2007 y destaca algunos recursos en los que se puede obtener más información acerca de la programación.

http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/introduccion-a-la-programacion-en-access-HA001214213.aspx#BMlearnaboutmacros

 En Office Access 2007, la programación es el proceso de agregar funcionalidad a la base de datos mediante el uso de macros de Access o código de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Por ejemplo, suponga que ha creado un formulario y un informe y desea agregar un botón de comando al formulario que, cuando se haga clic en él, abra el informe. En este caso, la programación es el proceso de crear una macro o un procedimiento de VBA y establecer a continuación la propiedad de evento (propiedad de evento: atributo con nombre de un control, formulario, informe, página de acceso a datos o sección que se utiliza para responder a un evento asociado. Puede ejecutar un procedimiento o macro cuando tiene lugar un evento definiendo la propiedad del evento relacionada.)OnClick del botón de comando de manera que, al hacer clic en el botón de comando, se ejecute la macro o el procedimiento. En el caso de una operación sencilla, como abrir un informe, puede usar el Asistente para botones de comando para que realice todo el trabajo, o puede desactivarlo y realizar la programación usted mismo.

Nota Muchos programas de Microsoft Office utilizan el término “macro” para referirse a código de VBA. Esto puede inducir a confusión a los usuarios de Access porque, en Access, el término “macro” hace referencia a una colección con nombre de acciones de macro que puede reunir mediante el uso del Generador de macros. Las acciones de macro de Access representan únicamente un subconjunto de los comandos disponibles en VBA. El Generador de macros proporciona una interfaz más estructurada que el Editor de Visual Basic, permitiendo al usuario agregar programación a controles y objetos sin tener que aprender código de VBA. Debe recordar que, en los artículos de Ayuda de Access, las macros de Access reciben el nombre de macros. Sin embargo, el código, las funciones o los procedimientos de VBA se denominan código de VBA. El código de VBA está contenido en módulos de clases (que forman parte de formularios o informes individuales y que, normalmente, contienen código sólo para esos objetos) y en módulos (que no están vinculados a objetos específicos y que suelen contener código “global” que se puede utilizar en la base de datos).

Los objetos (por ejemplo, formularios e informes) y los controles (por ejemplo, botones de comando y cuadros de texto) tienen una gran variedad de propiedades de evento a las que se pueden adjuntar macros o procedimientos. Cada propiedad de evento está asociada a un evento concreto, como hacer clic en un botón del mouse (ratón), abrir un formulario o modificar datos en un cuadro de texto. Los eventos también pueden ser desencadenados por factores externos a Access, como eventos del sistema, o por macros o procedimientos adjuntos a otros eventos. La base de datos puede aumentar su complejidad si se agregan numerosos procedimientos o macros a varias propiedades de evento de muchos objetos pero, en la mayoría de los casos, se pueden conseguir los resultados deseados utilizando muy poca programación.

Importar una hoja de cálculo de Excel a Access


 

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Muchos usuarios comienzan a explorar Access después de crear primero una lista en Excel, que es una excelente aplicación para iniciar una lista. Sin embargo, a medida que crece la lista, se vuelve más difícil de organizar y actualizar. Mover la lista a Access suele ser el siguiente paso lógico.

La estructura de una tabla de base de datos es similar a la de una hoja de cálculo, ya que los datos se almacenan en filas y columnas. Como consecuencia, suele ser fácil importar una hoja de cálculo a una tabla de una base de datos. La principal diferencia entre almacenar datos en una hoja de cálculo y almacenarlos en una base de datos reside en la forma en que los datos están organizados. Si simplemente se importa una hoja de cálculo completa como una nueva tabla en una base de datos, no se resolverán los problemas asociados a la organización y la actualización de los datos, sobre todo si la hoja de cálculo contiene datos redundantes. Para solucionar esos problemas, es preciso dividir los datos de la hoja de cálculo en tablas independientes. Cada una de esas tablas contiene datos relacionados. Para obtener más información sobre la organización de datos en las tablas, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos.

Access ofrece el Asistente para analizar tablas, que puede ayudar a completar este proceso. Después de importar los datos en una tabla, el asistente ayuda a dividir la tabla en tablas separadas, cada una con datos que no están duplicados en ninguna otra. Además, el asistente crea las relaciones necesarias entre las tablas.

http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/tareas-basicas-en-access-2010-HA101829991.aspx#_Toc254780082

MS Access: consulta de referencias cruzadas


  ej_cruzada_mes

Se define una consulta de referencias cruzadas cuando queremos representar una consulta resumen con dos columnas de agrupación como una tabla de doble entrada en la que cada una de las columnas de agrupación es una entrada de la tabla.
Por ejemplo queremos obtener las ventas mensuales de nuestros empleados a partir de los pedidos vendidos. Tenemos que diseñar una consulta resumen calculando la suma de los importes de los pedidos agrupando por empleado y mes de la venta.  
La consulta quedaría mucho más elegante y clara presentando los datos en un formato más compacto como el siguiente:

ej_cruzada_sin

 
Pues este último resultado se obtiene mediante una consulta de referencias cruzadas.Observa que una de las columnas de agrupación (empleado) sigue definiendo las filas que aparecen (hay una fila por cada empleado), mientras que la otra columna de agrupación (mes) ahora sirve para definir las otras columnas, cada valor de mes define una columna en el resultado, y la celda en la intersección de un valor de empleado y un valor de mes es la columna resumen, la que contiene la función de agregado (la suma de importes).

Las consultas de referencias cruzadas se pueden crear desde la vista diseño pero es mucho más cómodo y rápido utilizar el asistente.

http://www.aulaclic.es/access2007/t_9_1.htm

Para MS Access 2003


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  Diseñar una base de datos  

 

Un buen diseño de base de datos garantiza su fácil mantenimiento. Los datos se almacenan en tablas y cada tabla contiene datos acerca de un tema, por ejemplo, clientes. Por tanto, cuando se actualiza una parte de los datos concreta, como una dirección, se hace en un solo lugar, pero ese cambio aparece automáticamente en toda la base de datos.

Una base de datos bien diseñada suele contener distintos tipos de consultas que muestran la información necesaria. Una consulta puede mostrar un subconjunto de datos, como todos los clientes de Londres, o combinaciones de datos de tablas diferentes, como la información de pedidos combinada con la información de clientes.

Esta consulta recupera la información de Id. de pedido, nombre de la compañía, ciudad y fecha de entrega para los clientes de Londres cuyos pedidos se entregaron en el mes de abril.

Los resultados que se desea obtener de una base de datos , es decir, los formularios y las páginas de acceso a datos (página de acceso a datos: página Web, publicada desde Access, que tiene una conexión a una base de datos. En una página de acceso a datos, puede ver, agregar, editar y manipular los datos almacenados en la base de datos. Una página puede incluir también datos de otros orígenes de datos, como Excel.) que se desea utilizar, y los informes que se desea imprimir , no siempre ofrecen una pista acerca de la estructura de las tablas de la base de datos, ya que normalmente los formularios, los informes y las páginas de acceso a datos se basan en consultas en lugar de basarse en tablas.

Antes de utilizar Microsoft Access para crear tablas, consultas, formularios y otros objetos definitivos, se recomienda realizar un esquema en papel y trabajar el diseño primero. También puede examinar bases de datos bien diseñadas que sean similares a la suya, o puede abrir la ventana Relaciones (ventana Relaciones: ficha de objeto en la que se pueden ver, crear y modificar las relaciones entre tablas y consultas.) de la base de datos de ejemplo Neptuno para examinar su diseño.

Siga estos pasos básicos a la hora de diseñar su base de datos.

Determinar la finalidad de la base de datos.

El primer paso para diseñar una base de datos es determinar su finalidad y cómo se va a utilizar.

  • Hable con los demás usuarios que utilizarán la base de datos. Piensen detenidamente en las preguntas que desean que responda la base de datos.
  • Realice bocetos de los informes que desea que genere la base de datos.
  • Reúna los formularios que utiliza actualmente para registrar los datos.

En cuanto determine la finalidad de su base de datos, comenzarán a surgir ideas acerca de la información que desea obtener de ella. Entonces ya puede determinar qué hechos necesita almacenar en la base de datos y a qué tema corresponde cada hecho. Estos hechos se corresponden con los campos (columnas) de la base de datos y los temas a los que pertenecen los hechos son las tablas.

Determinar los campos necesarios en la base de datos

Cada campo es un hecho acerca de un tema determinado. Por ejemplo, puede que sea necesario almacenar los hechos siguientes acerca de los clientes: nombre de la organización, dirección, ciudad, estado o provincia, y número de teléfono. Deberá crear un campo independiente para cada uno de estos hechos. A la hora de determinar qué campos son necesarios, tenga presentes estos principios de diseño:

  • Incluya toda la información que necesite.
  • Almacene información en partes lógicas que sean lo más pequeñas posibles. Por ejemplo, los nombres de los empleados suelen repartirse en dos campos, Nombre y Apellidos, para que sea más fácil ordenar los datos por Apellidos.
  • No cree campos para datos que estén formados por listas de múltiples elementos. Por ejemplo, si en una tabla Proveedores se crea un campo Productos que contenga una lista con los productos que se reciben del proveedor separados mediante una coma, después será más difícil encontrar los proveedores que suministren un producto determinado.
  • No incluya datos derivados ni calculados (datos que son el resultado de una expresión (expresión: cualquier combinación de operadores matemáticos o lógicos, constantes, funciones y nombres de campos, controles y propiedades que evalúa a un solo valor. Las expresiones pueden realizar cálculos, manipular caracteres o probar datos.)). Por ejemplo, si tiene un campo PrecioUnitario y un campo Cantidad, no cree otro campo que multiplique los valores de ambos.
  • No cree campos que sean similares entre sí. Por ejemplo, si en una tabla Proveedores crea los campos Producto1, Producto2 y Producto3, será más difícil encontrar todos los proveedores que suministran un producto determinado. Asimismo, será necesario cambiar el diseño de la base de datos si un proveedor suministra más de tres productos. Sólo necesitará un campo para los productos si coloca dicho campo en una tabla Productos en lugar de en una tabla Proveedores.

Determinar las tablas que se necesitan en la base de datos.

Cada tabla debe contener información sobre un asunto. Su lista de campos le dará pistas acerca de las tablas que necesita. Por ejemplo, si tiene un campo FechaContratación, su asunto es un empleado y, por tanto, pertenece a la tabla Empleados. Puede tener una tabla para Clientes, una tabla para Productos y una tabla para Pedidos.

Determinar a qué tabla pertenece cada campo

A la hora de decidir a qué tabla pertenece cada campo, tenga presentes estos principios de diseño:

  • Agregue el campo a una sola tabla.
  • No agregue el campo a una tabla si, como resultado, la misma información va a aparecer en varios registros de esa tabla. Si determina que un campo de una tabla va a contener mucha información duplicada, seguramente ese campo se encuentra en una tabla que no le corresponde.

Por ejemplo, si coloca el campo que contiene la dirección de un cliente en la tabla Pedidos, probablemente esa información se va a repetir en más de un registro, porque seguramente el cliente va a realizar más de un pedido. Sin embargo, si coloca el campo de dirección en la tabla Clientes, aparecerá una sola vez. A este respecto, una tabla de una base de datos de Microsoft Access (base de datos de Microsoft Access: colección de datos y objetos (como tablas, consultas o formularios), que está relacionada con un tema o propósito concreto. es diferente de una tabla de base de datos de archivos simples, como una hoja de cálculo.

Cuando cada elemento de información se almacena una sola vez, se actualiza en un solo lugar. Esto resulta más eficiente y elimina la posibilidad de que existan entradas duplicadas que contengan información diferente.

Identificar el campo o los campos con valores únicos en cada registro

Para que Microsoft Access conecte información almacenada en tablas distintas (por ejemplo, para conectar un cliente con todos los pedidos del cliente) , cada tabla de la base de datos debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifiquen de forma exclusiva cada registro de la tabla. Este campo o conjunto de campos se denomina clave principal (clave principal: uno o más campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un índice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.).

Determinar las relaciones entre las tablas.

Ahora que ha dividido la información en tablas y que ha identificado los campos de clave principal (clave principal: uno o más campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un índice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.), necesita una forma de indicar a Microsoft Access cómo volver a reunir toda la información relacionada de un modo significativo. Para ello se definen relaciones (relación: asociación que se establece entre campos comunes (columnas) en dos tablas. Una relación puede ser uno a uno, uno a varios o varios a varios.) entre las tablas.

Puede resultar útil ver las relaciones de una base de datos existente bien diseñada, como la base de datos de ejemplo Neptuno.

Perfeccionar el diseño

Una vez diseñadas las tablas, los campos y las relaciones (relación: asociación que se establece entre campos comunes (columnas) en dos tablas. Una relación puede ser uno a uno, uno a varios o varios a varios.) que necesita, es el momento de estudiar el diseño y detectar los posibles fallos. Es más sencillo cambiar el diseño de la base de datos ahora que una vez que haya rellenado las tablas con datos.

Utilice Microsoft Access para crear las tablas, especificar relaciones entre las tablas e introducir suficientes datos de ejemplo en las tablas para poder comprobar el diseño. Para probar las relaciones de la base de datos, compruebe si puede crear consultas para obtener las respuestas que desea. Cree bocetos de los formularios e informes, y compruebe si muestran los datos esperados. Busque duplicaciones de datos innecesarias y elimínelas.

Introducir datos y crear otros objetos de la base de datos

Cuando considere que la estructura de las tablas cumple los principios de diseño descritos anteriormente, es el momento de comenzar a agregar los datos existentes a las tablas. Después, puede crear otros objetos de base de datos (consultas (consulta: pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una acción en los datos. Una consulta puede unir los datos de varias tablas para que sirvan como origen de datos para un formulario o informe.), formularios (formulario: objeto de base de datos de Access en el que se colocan controles para realizar acciones o para especificar, mostrar y editar datos en los campos.), informes (informe: objeto de base de datos de Access que puede imprimir, el cual contiene información a la que se ha dado formato y se ha organizado de acuerdo con sus especificaciones. Ejemplos de informes: resúmenes de ventas, listas de teléfonos y etiquetas postales.), páginas de acceso a datos (página de acceso a datos: página Web, publicada desde Access, que tiene una conexión a una base de datos. En una página de acceso a datos, puede ver, agregar, editar y manipular los datos almacenados en la base de datos. Una página puede incluir también datos de otros orígenes de datos, como Excel.), macros (macro: acción o conjunto de acciones utilizados para automatizar tareas.) y módulos (módulo: colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos almacenados juntos como una unidad con nombre. Existen dos tipos de módulos: módulos estándar y módulos de clase.)).

Utilizar las herramientas de análisis de Microsoft Access

Microsoft Access incluye dos herramientas que pueden ayudarle a perfeccionar el diseño de una base de datos de Microsoft Access (base de datos de Microsoft Access: colección de datos y objetos (como tablas, consultas o formularios), que está relacionada con un tema o propósito concreto..

Para obtener más información sobre cómo se diseña una base de datos en Access, lea el artículo de Knowledge Base Dónde encontrar información acerca del diseño de una base de datos en Access.

 
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Cómo automatizar Microsoft Access utilizando Visual C#


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En este artículo se muestra cómo automatizar Microsoft Access utilizando Microsoft Visual C# 2005 o Microsoft Visual C#. NET. Los temas y el código de ejemplo muestran cómo hacer lo siguiente:

  • Abrir una base de datos en Access.
  • Imprimir o vista previa de un informe de Access.
  • Mostrar y editar un formulario de Access.
  • Evite los cuadros de diálogo cuando se abre una base de datos protegida con contraseña o cuando está activada la seguridad por usuarios.
  • Automatizar el tiempo de ejecución de Access.

Automatización frente a ADO.NET

// Un desarrollador puede trabajar con una base de datos de Microsoft Access desde Visual C# 2005 o Visual C# .NET mediante dos tecnologías diferentes: Microsoft ADO.NET y automatización.

ADO.NET es la tecnología preferida si desea trabajar con objetos de datos, como tablas y consultas en una base de datos de Access. Utilizar la automatización sólo si necesita características específicas de la aplicación de Microsoft Access, tales como la capacidad para imprimir u obtener una vista previa de un informe de Access, para mostrar un formulario de Access, o llamar a macros.

Este artículo describe cómo automatizar Access. El artículo no trata de ADO.NET. Para obtener información acerca de ADO.NET, haga clic en los números de artículo siguientes para verlos en Microsoft Knowledge Base:

306636

(http://support.microsoft.com/kb/306636/)

Cómo conectarse a una base de datos y ejecutar un comando mediante ADO 2005 y Visual C# 2005 o mediante ADO.NET y Visual C#.

314145

(http://support.microsoft.com/kb/314145/)

Cómo rellenar un objeto DataSet desde una base de datos mediante Visual C#.

307587

(http://support.microsoft.com/kb/307587/)

Cómo actualizar una base de datos desde un objeto DataSet mediante Visual C# 2005 o Visual C# .NET

La automatización es una tecnología de modelo de objetos componentes (COM). La automatización permite que las aplicaciones escritas en lenguajes como Visual C# .NET controlen otras aplicaciones mediante programación. Cuando se automatiza una aplicación de Microsoft Office, ejecuta una instancia de esa aplicación en la memoria y, a continuación, llamar a en el modelo de objetos de la aplicación para realizar diversas tareas de la aplicación. Con Access y otras aplicaciones de Microsoft Office, prácticamente todas las acciones que se pueden realizar manualmente a través de la interfaz de usuario pueden también realizarse mediante programación utilizando la automatización.

Access expone esta funcionalidad mediante programación a través de un modelo de objetos. El modelo de objetos es una colección de clases y métodos que actúan como homólogos de los componentes lógicos de acceso. Para obtener acceso al modelo de objetos desde Visual C#., puede establecer una referencia de proyecto a la biblioteca de tipos. Para obtener más información acerca de este proceso o para obtener más información acerca de la documentación del modelo de objetos de Office, haga clic en el número de artículo siguiente para verlo en Microsoft Knowledge Base:

222101

(http://support.microsoft.com/kb/222101/)

Cómo encontrar y utilizar la documentación del modelo de objetos de Office

http://support.microsoft.com/kb/317114/es

 

Access: Un cuadro de diálogo personalizado


 dialogo

 La mayoría de los formularios están enlazados a una o varias tablas y consultas (consulta: pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una acción en los datos. Una consulta puede unir datos de varias tablas para servir como origen de datos de un formulario, informe o página de acceso a datos.) de la base de datos. El origen de registros (origen de registros: origen de datos subyacente de un formulario, informe o página de acceso a datos. En una base de datos de Access, puede ser una tabla, una consulta o una instrucción SQL. En un proyecto de Access, puede ser una tabla, una vista, una instrucción SQL o un procedimiento almacenado.) de un formulario hace referencia a los campos de las tablas y consultas base. No es necesario que un formulario contenga todos los campos de cada una de las tablas o consultas en las que está basado.

Un formulario dependiente almacena o recupera los datos del origen de registros base. Otra información del formulario, con el título, la fecha y el número de página, se almacena en el diseño del formulario.

  • Los elementos gráficos como, por ejemplo, líneas y rectángulos, se almacenan en el diseño del formulario.
  • Los datos proceden de los campos del origen de registros base.
  • Un cálculo procede de una expresión almacenada en el diseño del informe.
  • El texto descriptivo se almacena en el diseño del formulario.

El vínculo entre un formulario y su origen de registros se crea mediante los objetos gráficos denominados controles (control: objeto de interfaz gráfica para el usuario, como un cuadro de texto, una casilla de verificación, una barra de desplazamiento o un botón de comando, que permite a los usuarios controlar el programa. Utilice los controles para mostrar datos y opciones, realizar una opción o facilitar la lectura de la interfaz.). El tipo de control más comúnmente utilizado para mostrar y escribir datos es un cuadro de texto.

Leer más: http://www.monografias.com/trabajos34/microsoft-access/microsoft-access.shtml#cuadro#ixzz2KUX40E3T

Formularios en ACCESS: Datos de aspecto agradable


formulario 

Un formulario es un tipo de objeto de base de datos que se utiliza fundamentalmente para introducir o mostrar datos en una base de datos. También puede usar un formulario como un panel de control que abra otros formularios e informes en la base de datos, o como un cuadro de diálogo personalizado que aceptar los datos del usuario y realiza la acción basada en la entrada.

  • Formulario de entrada de datos
  • Formulario de panel de control

Un cuadro de diálogo personalizado

La mayoría de los formularios están enlazados a una o varias tablas y consultas (consulta: pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una acción en los datos. Una consulta puede unir datos de varias tablas para servir como origen de datos de un formulario, informe o página de acceso a datos.) de la base de datos. El origen de registros (origen de registros: origen de datos subyacente de un formulario, informe o página de acceso a datos. En una base de datos de Access, puede ser una tabla, una consulta o una instrucción SQL. En un proyecto de Access, puede ser una tabla, una vista, una instrucción SQL o un procedimiento almacenado.) de un formulario hace referencia a los campos de las tablas y consultas base. No es necesario que un formulario contenga todos los campos de cada una de las tablas o consultas en las que está basado.

Un formulario dependiente almacena o recupera los datos del origen de registros base. Otra información del formulario, con el título, la fecha y el número de página, se almacena en el diseño del formulario.

Leer más: http://www.monografias.com/trabajos34/microsoft-access/microsoft-access.shtml#formuldatos#ixzz2KS4oSCgD

Leer más: http://www.monografias.com/trabajos34/microsoft-access/microsoft-access.shtml#formuldatos#ixzz2KS4IVe9a

MS Access:y más sobre consultas SQL


consusql

 

 

 

 Una consulta SQL es una consulta creada con una instrucción SQL (cadena o instrucción de SQL: expresión que define un comando de SQL, como SELECT, UPDATE o DELETE, e incluye cláusulas como WHERE y ORDER BY. Las instrucciones o cadenas de SQL se utilizan en consultas y en funciones de agregado.). Puede utilizar el Lenguaje de consulta estructurado (SQL o Structured Query Language) para consultar, actualizar y administrar bases de datos relacionales, como Access.

Cuando se crea una consulta en la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.) de la consulta, Access construye en segundo plano las instrucciones SQL equivalentes.

De hecho, la mayoría de las propiedades de consulta de la hoja de propiedades de la vista Diseño de la consulta tienen cláusulas y opciones equivalentes a las que están disponibles en la vista SQL (vista SQL: ventana que muestra la instrucción SQL para la consulta activa o que se utiliza para crear una consulta específica de SQL (unión, paso a través o definición de datos). Cuando se crea una consulta en la vista Diseño, Access construye el SQL equivalente en la vista SQL.). Si lo desea, puede ver o editar la instrucción SQL en la vista SQL. Sin embargo, después de hacer cambios en una consulta en la vista SQL, puede que su aspecto no sea el que tenía en la vista Diseño.

Algunas consultas SQL, denominadas consultas específicas de SQL (consulta específica de SQL: consulta que consta de una instrucción SQL. Las subconsultas y consultas de paso a través, unión y definición de datos son consultas específicas de SQL.), no se pueden crear en la cuadrícula de diseño (cuadrícula de diseño: cuadrícula utilizada para diseñar una consulta o un filtro en la vista Diseño de consulta o en la ventana Filtro u orden avanzado. Para las consultas, esta cuadrícula se conocía antes como la cuadrícula QBE.). En el caso de las consultas de paso a través (consulta de paso a través: una consulta específica de SQL que se utiliza para enviar comandos directamente a un servidor de base de datos ODBC.

Las consultas de paso a través permiten trabajar directamente con las tablas del servidor en lugar de hacer que el motor de base de datos Microsoft Jet procese los datos.), consultas de definición de datos (consulta de definición de datos: consulta específica de SQL que contiene instrucciones DDL (lenguaje de definición de datos). Estas instrucciones permiten crear o alterar objetos de la base de datos.) y consultas de unión (consulta de unión: consulta que utiliza el operador UNION para combinar los resultados de dos o más consultas de selección.), debe crear las instrucciones SQL directamente en la vista SQL. En el caso de las subconsultas (subconsulta: instrucción SQL SELECT que está dentro de otra consulta de selección o de acción.), la instrucción SQL se escribe en la fila Campo o en la fila Criterios de la cuadrícula de diseño de la consulta.

Leer más: http://www.monografias.com/trabajos34/microsoft-access/microsoft-access.shtml#archiv#ixzz2KQU7Sup5

Atreverse a Microsoft Access


access9 

 

Archivos de base de datos de Access

Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un único archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede utilizar:

  • Tablas para almacenar los datos.
  • Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que necesita.
  • Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.
  • Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico.
  • Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet.

Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios lugares.

Cuando se actualizan los datos, se actualizan en todos los lugares donde aparecen.

Mostrar los datos en una consulta

Mostrar los datos en un formulario

Mostrar los datos en un informe

Mostrar los datos en una página de acceso a datos

Tablas y relaciones

Para almacenar los datos, cree una tabla para cada tipo de información de la que hace el seguimiento. Para reunir los datos de varias tablas en una consulta, formulario, informe o página de acceso a datos, defina relaciones entre las tablas.

Leer más: http://www.monografias.com/trabajos34/microsoft-access/microsoft-access.shtml#archiv#ixzz2KQ23ncuY

 

 

Enviado por Everts Garay

Partes: 1, 2, 3, 4

Cláusulas SQL básicas: SELECT, FROM y WHERE


 SQL5

Una instrucción SQL tiene el formato general:

SELECT campo_1

FROM tabla_1

WHERE criterio_1

;

Notas

  • Access pasa por alto los saltos de línea en una instrucción SQL. Sin embargo, conviene usar una línea para cada cláusula para mejorar la legibilidad de las instrucciones SQL.
  • Cada una de las instrucciones SELECT termina con un punto y coma (;). El punto y coma (;) puede aparecer al final de la última cláusula o solo en una línea al final de la instrucción SQL.

Un ejemplo en Access

A continuación se muestra el aspecto que podría tener en Access una instrucción SQL para una consulta de selección simple:

Cláusula SELECT

Cláusula FROM

Cláusula WHERE

Este ejemplo de instrucción SQL indica “Seleccionar los datos almacenados en los campos Dirección de correo electrónico y Empresa de la tabla llamada Contactos, específicamente aquellos registros en los cuales el valor del campo Ciudad sea Seattle”.

Veamos el ejemplo, una cláusula cada vez, para ver cómo funciona la sintaxis de SQL.

La cláusula SELECT

SELECT [Dirección de correo electrónico], Empresa

Ésta es la cláusula SELECT. Se compone de un operador (SELECT) seguido de dos identificadores ([Dirección de correo electrónico] y Empresa).

Si un identificador contiene espacios en blanco o caracteres especiales (como “Dirección de correo electrónico”), se debe escribir entre corchetes.

Una cláusula SELECT no tiene que mencionar las tablas que contienen los campos y no puede especificar las condiciones que deben cumplir los datos que se van a incluir.

La cláusula SELECT siempre aparece antes que la cláusula FROM en una instrucción SELECT.

La cláusula FROM

FROM Contactos

Ésta es la cláusula FROM. Se compone de un operador (FROM) seguido de un identificador (Contactos).

Una cláusula FROM no enumera los campos que desea seleccionar.

La cláusula WHERE

WHERE Ciudad=”Seattle”

Ésta es la cláusula WHERE. Se compone de un operador (WHERE) seguido de un identificador (Ciudad=”Seattle”).

Nota A diferencia de las cláusulas SELECT y FROM, la cláusula WHERE no es un elemento obligatorio en una instrucción SELECT.

Puede realizar muchas de las acciones que SQL permite realizar mediante las cláusulas SELECT, FROM y WHERE. En los siguientes artículos adicionales encontrará más información sobre cómo usar estas cláusulas:

http://office.microsoft.com/es-es/access-help/access-sql-conceptos-basicos-vocabulario-y-sintaxis-HA010256402.aspx#BM2

Access SQL: conceptos básicos, vocabulario y sintaxis


SQL6 Cuando desea recuperar datos de una base de datos, puede solicitar los datos mediante el Lenguaje de consulta estructurado o SQL. SQL es un lenguaje de computación que se asemeja al inglés, y que los programas de bases de datos comprenden. Cada consulta que se ejecuta usa SQL en segundo plano.

Si comprende el funcionamiento de SQL podrá crear mejores consultas además de solucionar una consulta que no brinda los resultados deseados.

Éste es uno de varios artículos acerca de Access SQL. En este artículo se describe el uso básico de SQL para seleccionar datos y se usan ejemplos para ilustrar la sintaxis de SQL.

http://office.microsoft.com/es-es/access-help/access-sql-conceptos-basicos-vocabulario-y-sintaxis-HA010256402.aspx

MS Access 2010


lobo 

Crear aplicaciones rápidamente sin ser un programador

Despegue de la pantalla de bienvenida. Empiece a crear aplicaciones personalizadas desde la pantalla de bienvenida, o inspírese con las nuevas plantillas de aplicaciones diseñadas por profesionales.

Plantilla de tabla. Basta con escribir lo que desee controlar y Access usará plantilla de tabla para encontrar la aplicación que realiza esa tarea. Access administra las complejidades de campos, relaciones y reglas para que se pueda concentrar en su proyecto. Dispondrá de una aplicación nueva con una IU natural para que pueda empezar a usarla de inmediato.

Crear y ejecutar bases de datos heredadas. Disfrute de soporte técnico para sus bases de datos de escritorio (ACCDB/MDB).

http://office.microsoft.com/es-ar/access/

Bases de datos de muestra incluidas en MS Access


bases Microsoft Access proporciona ejemplos de bases de datos que puede utilizar mientras aprende a utilizar Access.

Ejemplo de base de datos Importadores Neptuno

La base de datos y proyecto Neptuno de Access (disponible con el comando Bases de datos de ejemplo en el menú Ayuda) contiene los datos de ventas de una compañía ficticia denominada Importadores Neptuno, que importa y exporta comestibles especiales de todo el mundo. Viendo los objetos de base de datos (objetos de base de datos: una base de datos de Access contiene objetos como tablas, consultas, formularios, informes, páginas, macros y módulos. Un proyecto de Access contiene objetos como formularios, informes, páginas, macros y módulos.) incluidos en la base de datos Neptuno, podrá desarrollar ideas para su propia aplicación de base de datos. También puede utilizar los datos de Neptuno para hacer pruebas con Access antes de escribir sus propios datos. Por ejemplo, puede practicar el diseño de consultas con la tabla Pedidos de Neptuno, ya que contiene los registros suficientes para generar resultados significativos.

Crear la base de datos de SQL Server NeptunoCS.adp

A diferencia de la base de datos de Microsoft Access (base de datos de Microsoft Access: colección de datos y objetos (como tablas, consultas o formularios), que está relacionada con un tema o propósito concreto. (Neptuno.mdb) de ejemplo, los datos y las definiciones de los datos del ejemplo de proyecto de Access (proyecto de Microsoft­ Access: archivo de Access que se conecta con una base de datos de Microsoft SQL Server y se usa para crear aplicaciones cliente/servidor. Un archivo de proyecto no contiene datos ni objetos basados en definiciones de datos, como tablas o vistas.) (NeptunoCS.adp) se deben crear la primera vez que se abre el proyecto desde el comando Bases de datos de ejemplo del menú Ayuda. Sin embargo, Access puede crear automáticamente la base de datos de SQL Server (base de datos de Microsoft SQL Server: base de datos que consta de tablas, vistas, índices, procedimientos almacenados, funciones y desencadenadores. Puede conectar su base de datos a datos de SQL Server mediante ODBC o creando un archivo de proyecto de Access (*.adp).) Neptuno la primera vez que se abre el proyecto de Access Neptuno.

El formulario de inicio le solicita que inicie la sesión en SQL Server, busca Microsoft SQL Server 2000 Personal Desktop Engine o el SQL Server en ejecución en el equipo y, a continuación, realiza uno de los pasos siguientes:

  • ·Si el formulario de inicio encuentra el SQL Server en ejecución en el equipo, pregunta si desea crear la base de datos NeptunoCS de SQL Server para poder conectarse a éste.
  • ·Si el formulario de inicio no encuentra el SQL Server en ejecución en el equipo, solicita que se especifique el nombre de servidor, el nombre de usuario y la contraseña para poder conectarse a la base de datos de SQL Server de la red.

En ambos casos, si contesta de forma afirmativa, el proyecto de ejemplo Neptuno de Access ejecuta la secuencia de comandos de instalación SQL (NorthwindCS.SQL), que se encuentra en la carpeta \Archivos de programa\Microsoft Office\Office 11\Samples. Esta secuencia de comandos SQL es una secuencia de instrucciones SQL que crea la estructura de los datos de la base de datos SQL Server, propiedades extendidas, consultas y diagramas de la base de datos y, finalmente, carga los datos de ejemplo. Tras finalizar la ejecución de la secuencia de comandos, el proyecto de ejemplo Neptuno de Access se conecta a la nueva base de datos SQL Server.

Asistente para bases de datos

http://office.microsoft.com/es-es/access-help/bases-de-datos-de-muestra-incluidas-en-access-HP005188620.aspx

Bases de datos: dividir la información en tablas


Para dividir la información en tablas, elija las entidades o los temas principales. Por ejemplo, después de buscar y organizar la información de una base de datos de ventas de productos, la lista preliminar podría ser similar a la siguiente:

base13

Las entidades principales mostradas aquí son los productos, los proveedores, los clientes y los pedidos. Por tanto, parece lógico empezar con estas cuatro tablas: una para los datos sobre los productos, otra para los datos sobre los proveedores, otra para los datos sobre los clientes y otra para los datos sobre los pedidos. Aunque esto no complete la lista, es un buen punto de partida. Puede seguir ajustando la lista hasta obtener un diseño correcto.

Cuando examine por primera vez la lista preliminar de elementos, podría estar tentado a incluirlos todos ellos en una sola tabla en lugar de en las cuatro tablas mostradas en la ilustración anterior. A continuación le explicaremos por qué eso no es una buena idea. Considere por un momento la tabla que se muestra a continuación:

base14

En este caso, cada fila contiene información sobre el producto y su proveedor. Como hay muchos productos del mismo proveedor, la información del nombre y la dirección del proveedor debe repetirse muchas veces, con lo que se malgasta el espacio en disco. Registrar la información del proveedor una sola vez en una tabla Proveedores distinta y luego vincular esa tabla a la tabla Productos es una solución mucho mejor.

Otro problema de este diseño surge cuando es necesario modificar la información del proveedor. Suponga, por ejemplo, que necesita cambiar la dirección de un proveedor. Como ésta aparece en muchos lugares, podría sin querer cambiar la dirección en un lugar y olvidarse de cambiarla en los demás lugares. Ese problema se resuelve registrando la información del proveedor en un único lugar.

Cuando diseñe la base de datos, intente registrar siempre cada dato una sola vez. Si descubre que está repitiendo la misma información en varios lugares, como la dirección de un determinado proveedor, coloque esa información en una tabla distinta.

Por último, suponga que el proveedor Bodega Sol sólo suministra un producto y desea eliminar ese producto pero conservar el nombre del proveedor y la información de dirección. ¿Cómo eliminaría el producto sin perder la información del proveedor? No puede. Como cada registro contiene datos sobre un producto, además de datos sobre un proveedor, no puede eliminar unos sin eliminar los otros. Para mantener estos datos separados, debe dividir la tabla en dos: una tabla para la información sobre los productos y otra tabla para la información sobre los proveedores. Al eliminar un registro de producto sólo se eliminarían los datos del producto y no los datos del proveedor.

Una vez seleccionado el tema representado por una tabla, las columnas de esa tabla deben almacenar datos únicamente sobre ese tema. Por ejemplo, la tabla de productos sólo debe contener datos de productos. Como la dirección del proveedor es un dato del proveedor, pertenece a la tabla de proveedores.

Bases de datos: Aplicar las reglas de normalización


base11

En el siguiente paso del diseño, puede aplicar las reglas de normalización de datos (denominadas a veces simplemente reglas de normalización). Estas reglas sirven para comprobar si las tablas están estructuradas correctamente. El proceso de aplicar las reglas al diseño de la base de datos se denomina normalizar la base de datos o, simplemente, normalización.

La normalización es más útil una vez representados todos los elementos de información y después de haber definido un diseño preliminar. La idea es asegurarse de que se han dividido los elementos de información en las tablas adecuadas. Lo que la normalización no puede hacer es garantizar que se dispone de los elementos de datos correctos para empezar a trabajar.

Las reglas se aplican consecutivamente en cada paso para garantizar que el diseño adopta lo que se conoce como “forma normal”. Hay cinco formas normales ampliamente aceptadas: de la primera forma normal a la quinta forma normal. En este artículo se abordan las tres primeras, porque todas ellas son necesarias para la mayoría de los diseños de base de datos.

http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/conceptos-basicos-del-diseno-de-una-base-de-datos-HA001224247.aspx

Crear relaciones entre las tablas en una base de datos


Ahora que ha dividido la información en tablas necesita un modo de reunir de nuevo la información de forma provechosa. Por ejemplo, el siguiente formulario incluye información de varias tablas.

 Neptuno1

La información de este formulario procede de la tabla Clientes…

…la tabla Empleados…

…la tabla Pedidos…

…la tabla Productos…

…y la tabla Detalles de pedidos.


MS Access es un sistema de administración de bases de datos relacionales. En una base de datos relacional, la información se divide en tablas distintas en función del tema. A continuación, se utilizan relaciones entre las tablas para reunir la información según se precise.

Bases de datos: Buscar y organizar la información necesaria


neptuno

Para buscar y organizar la información necesaria, empiece con la información existente. Por ejemplo, si registra los pedidos de compra en un libro contable o guarda la información de los clientes en formularios en papel en un archivador, puede reunir esos documentos y enumerar cada tipo de información que contienen (por ejemplo, cada casilla de un formulario). Si no dispone de formularios, imagine que tiene que diseñar uno para registrar la información de los clientes. ¿Qué información incluiría en el formulario? ¿Qué casillas crearía? Identifique cada uno de estos elementos y cree un listado. Suponga, por ejemplo, que guarda la lista de clientes en fichas. Cada ficha podría contener un nombre de cliente, su dirección, ciudad, provincia, código postal y número de teléfono. Cada uno de estos elementos representa una columna posible de una tabla.

Cuando prepare esta lista, no se preocupe si no es perfecta al principio. Simplemente, enumere cada elemento que se le ocurra. Si alguien más va a utilizar la base de datos, pídale también su opinión. Más tarde podrá ajustar la lista.

A continuación, considere los tipos de informes o la correspondencia que desea producir con la base de datos. Por ejemplo, tal vez desee crear un informe de ventas de productos que contenga las ventas por región, o un informe de resumen de inventario con los niveles de inventario de los productos. Es posible que también desee generar cartas modelo para enviárselas a los clientes con un anuncio de una actividad de ventas o una oferta. Diseñe el informe en su imaginación y piense cómo le gustaría que fuera. ¿Qué información incluiría en el informe? Cree un listado de cada elemento. Haga lo mismo para la carta modelo y para cualquier otro informe que tenga pensado crear.

Determinar la finalidad de una base de datos


bd1Es conveniente plasmar en papel el propósito de la base de datos: cómo piensa utilizarla y quién va a utilizarla. Para una pequeña base de datos de un negocio particular, por ejemplo, podría escribir algo tan simple como “La base de datos de clientes contiene una lista de información de los clientes para el envío masivo de correo y la generación de informes”. Si la base de datos es más compleja o la utilizan muchas personas, como ocurre normalmente en un entorno corporativo, la finalidad podría definirse fácilmente en uno o varios párrafos y debería incluir cuándo y cómo va a utilizar cada persona la base de datos. La idea es desarrollar una declaración de intenciones bien definida que sirva de referencia durante todo el proceso de diseño. Esta declaración de intenciones le permitirá centrarse en los objetivos a la hora de tomar decisiones.

http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/conceptos-basicos-del-diseno-de-una-base-de-datos-HA001224247.aspx

El proceso de diseño de una base de datos


base1o

El proceso de diseño consta de los pasos siguientes:

  • Determinar la finalidad de la base de datos

Esto le ayudará a estar preparado para los demás pasos.

  • Buscar y organizar la información necesaria

Reúna todos los tipos de información que desee registrar en la base de datos, como los nombres de productos o los números de pedidos.

  • Dividir la información en tablas

Divida los elementos de información en entidades o temas principales, como Productos o Pedidos. Cada tema pasará a ser una tabla.

  • Convertir los elementos de información en columnas

Decida qué información desea almacenar en cada tabla. Cada elemento se convertirá en un campo y se mostrará como una columna en la tabla. Por ejemplo, una tabla Empleados podría incluir campos como Apellido y Fecha de contratación.

  • Especificar claves principales

Elija la clave principal de cada tabla. La clave principal es una columna que se utiliza para identificar inequívocamente cada fila, como Id. de producto o Id. de pedido.

  • Definir relaciones entre las tablas

Examine cada tabla y decida cómo se relacionan los datos de una tabla con las demás tablas. Agregue campos a las tablas o cree nuevas tablas para clarificar las relaciones según sea necesario.

  • Ajustar el diseño

Analice el diseño para detectar errores. Cree las tablas y agregue algunos registros con datos de ejemplo. Compruebe si puede obtener los resultados previstos de las tablas. Realice los ajustes necesarios en el diseño.

  • Aplicar las reglas de normalización

Aplique reglas de normalización de los datos para comprobar si las tablas están estructuradas correctamente. Realice los ajustes necesarios en las tablas.

http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/conceptos-basicos-del-diseno-de-una-base-de-datos-HA001224247.aspx

Un buen diseño de una base de datos


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El proceso de diseño de una base de datos se guía por algunos principios. El primero de ellos es que se debe evitar la información duplicada o, lo que es lo mismo, los datos redundantes, porque malgastan el espacio y aumentan la probabilidad de que se produzcan errores e incoherencias. El segundo principio es que es importante que la información sea correcta y completa. Si la base de datos contiene información incorrecta, los informes que recogen información de la base de datos contendrán también información incorrecta y, por tanto, las decisiones que tome a partir de esos informes estarán mal fundamentadas.

Un buen diseño de base de datos es, por tanto, aquél que:

  • Divide la información en tablas basadas en temas para reducir los datos redundantes.
  • Proporciona a Access la información necesaria para reunir la información de las tablas cuando así se precise.
  • Ayuda a garantizar la exactitud e integridad de la información.
  • Satisface las necesidades de procesamiento de los datos y de generación de informes.

http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/conceptos-basicos-del-diseno-de-una-base-de-datos-HA001224247.aspx#BMgood

Conceptos básicos del diseño de una base de datos


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Una base de datos correctamente diseñada permite obtener acceso a información exacta y actualizada. Puesto que un diseño correcto es esencial para lograr los objetivos fijados para la base de datos, parece lógico emplear el tiempo que sea necesario en aprender los principios de un buen diseño ya que, en ese caso, es mucho más probable que la base de datos termine adaptándose a sus necesidades y pueda modificarse fácilmente.

En este artículo se proporcionan instrucciones para preparar una base de datos. Aprenderá a decidir qué información necesita, a dividir la información en las tablas y columnas adecuadas y a relacionar las tablas entre sí. Debe leer este artículo antes de crear la primera base de datos.


http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/conceptos-basicos-del-diseno-de-una-base-de-datos-HA001224247.aspx?CTT=3

Introducción a Access 2010


Access1

  de   http://exceltotal.com/introduccion-a-access-2010/ 

Microsoft Access es un sistema de administración de bases de datos que forma parte de la suite Microsoft Office y es ampliamente utilizada alrededor del mundo como repositorio de información de muchas aplicaciones.

Los usuarios de Access pueden crear tablas, consultas (queries), formularios e informes que permiten almacenar y presentar la información contenida dentro de la base de datos. Aunque Access tiene cierta compatibilidad con el lenguaje SQL no es indispensable tener un conocimiento previo de él ya que la herramienta provee de una interface gráfica que nos permitirá consular fácilmente los datos almacenados.

Es importante que toda persona que se dedica al análisis de datos tenga un conocimiento de esta herramienta, ya que dado su amplio uso, seguramente se encontrarán en la necesidad de consultar o extraer información almacenada en una base de datos Access.

A continuación encontrarás una serie de artículos que presentan los conceptos básicos de Access y que te ayudarán a familiarizarte con la herramienta.

  1. Bases de datos en Access
  2. Crear una base de datos en Access
  3. Crear una tabla en Access
  4. Crear una tabla en la vista Diseño de Access
  5. Agregar registros en Access
  6. Importar datos de Excel a Access
  7. Crear una consulta en Access
  8. Crear una consulta con criterios en Access
  9. Crear un formulario en Access
  10. Crear informes en Access
  11. La Vista Presentación de un informa de Access
  12. Respaldar una base de datos Access

Artículos relacionados
Diseño de bases de datos

Excelente trabajo de Moisés Ortíz http://exceltotal.com/ Es bueno divulgarlo

Microsoft office access: conceptos , caracteristicas y ventajas


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 Access concepto Una base de datos se puede definir como un conjunto de información homogénea que mantiene una estructura ordenada, y que toda ella se encuentra relacionada con un mismo tema.
Un ejemplo claro de lo que es una base de datos, lo constituye la agenda de una empresa, en la cual se almacenan una serie de datos (nombre, dirección, teléfono, etc.), referentes a cada uno de sus clientes, proveedores o empleados. Para gestionar ésta información se necesitaría crear la base de datos “Agenda”. Otro ejemplo de base de datos, sería el conjunto de datos e informaciones referidas a un video club (datos de películas, clientes, distribuidoras, géneros…) con lo cual, mediante un programa específico para estas tareas, un Gestor de Base de Datos, tendríamos que crear una base de datos “video club”. Otro ejemplo mas de base de datos sería la base de datos de una academia donde se archiva todo lo necesario para controlar los alumnos, profesores, asignaturas, precios, etc…La base de datos bien la podríamos llamar “Academia”.
A menudo se confunde la idea de una base de datos con la idea de tabla. Una tabla es una estructura de filas y columnas que alberga información o datos de una determinada naturaleza, como por ejemplo una tabla con los datos (código, nombre, dirección, actividad…) de los 555 clientes, por ejemplo, de una empresa; sería en éste caso la tabla de clientes. En cada fila tendríamos todos los datos de cada cliente, tendríamos lo que en términos de bases de datos se denomina un registro: Antes se llamaba ficha. En cada columna tendríamos todos los datos referidos a un elemento de dicha tabla (todos los nombres, todas las actividades…) a esto se le llama campo, y en cada campo de cada registro se alberga un dato.
Sin embargo, una base de datos (toda la información y elementos de gestión de esa información referida a un mismo tema) puede contener varias tablas (clientes, proveedores, artículos, familias, descuentos) así como otros elementos que permiten trabajar cómodamente con dichos datos de las tablas. En Access, a esos otros elementos se les denomina consultas, formularios, informes, módulos, macros… Por lo tanto, dentro de una base de datos, pueden existir elementos de diferentes naturalezas.

Características y ventajas

Microsoft Access 2010 se basa en la simplicidad, con plantillas listas para que empiece a trabajar y herramientas eficaces para mantenerse al día a medida que los datos crecen.
Access 2010 le otorga capacidades para aprovechar la información, incluso si no es experto en bases de datos. Además, a través de bases de datos web recién agregadas, Access amplía la eficacia de los datos, facilitando el seguimiento, la creación de informes y el uso compartido con otras personas. Los datos nunca estarán más allá del explorador web más cercano.

http://tutorialesoffice11-9.wikispaces.com/Microsoft+officce+acces+concepto+%2C+caracteristicas+y+ventajas

Normalización de datos – Visual Studio .NET 2003


 

 

 

La tarea de un diseñador de bases de datos consiste en estructurar los datos de forma que se eliminen duplicaciones innecesarias y se proporcione una ruta de búsqueda rápida para toda la información necesaria. El proceso de perfeccionar tablas, claves, columnas y relaciones para crear una base de datos eficaz se denomina normalización. La normalización no sólo es aplicable a archivos relacionales; también es una actividad de diseño común para archivos indizados.

Es un proceso complejo formado por muchas reglas específicas y distintos niveles de intensidad. La definición completa de normalización es el proceso de descartar la repetición de grupos, minimizar la redundancia, eliminar claves compuestas para la dependencia parcial y separar los atributos que no sean de la clave. En términos generales, las reglas de normalización se pueden resumir en una sola frase: “Cada atributo (columna) debe ser una realidad de la clave, toda la clave y nada más que la clave”. Cada tabla debe describir sólo un tipo de entidad (como una persona, un lugar, un pedido de cliente o un producto).

A continuación se enumeran algunas de las ventajas de la normalización:

  • Integridad de datos (porque no hay datos redundantes ni omitidos).
  • Consultas optimizadas (porque las tablas normalizadas generan combinaciones eficaces y rápidas).
  • Creación y ordenación de índices más rápidas (porque las tablas tienen menos columnas).
  • Ejecución más rápida de la instrucción UPDATE (porque hay menos índices por tabla).
  • Resolución de concurrencias mejorada (porque los bloqueos de tabla afectarán a menos datos).

La mayoría de las bases de datos simples se puede normalizar siguiendo una simple regla empírica: las tablas que contienen información repetida deben dividirse en tablas independientes para eliminar la duplicación.

Por ejemplo, puede crear una nueva aplicación para un librero que realice un seguimiento de cada libro, e incluya los datos siguientes.

  • Nombre del autor.
  • Dirección del autor.
  • Número de teléfono del autor.
  • Título.
  • Número ISBN.
  • Año de publicación.
  • Nombre de la editorial.
  • Dirección de la editorial.
  • Número de teléfono de la editorial.

Es posible crear una única tabla con un campo para cada uno de los elementos de información enumerados anteriormente. No obstante, si se examinan los datos detenidamente, es evidente que una tabla con estas características contendría numerosas redundancias. Por ejemplo, como lo normal es que muchos autores hayan escrito más de un libro, la información correspondiente al autor y a la editorial de cada libro se repetiría muchas veces. Si todos estos campos se colocan en una única tabla habrá muchas entradas duplicadas y confusas.

Sin embargo, de acuerdo con los principios de la normalización, los datos se podrían dividir en cuatro grupos: Authors, AuthorsTitles, Titles y Publishers, tal y como se muestra en la siguiente tabla.

Tabla Authors Tabla AuthorsTitles Tabla Titles Tabla Publishers
id_au (clave) id_au (clave externa) isbn_ti (clave) id_edit (clave)
nombre_au isbn_ti (clave externa) título_ti nombre_edit
dirección_au   añopublic_ti dir_edit
teléfono_au   id_edit (clave externa) teléfono_edit

Las claves proporcionan una forma de establecer relaciones entre tablas. Por ejemplo, la tabla AuthorsTitles crea una relación varios a varios entre las tablas Authors y Titles (un autor puede haber escrito muchos libros y un libro puede haber sido escrito por varios autores). Con la tabla AuthorsTitles, se pueden realizar consultas de los números de libros escritos por un autor (utilizando id_au), así como determinar qué autor o autores han escrito un libro determinado (utilizando isbn_ti).

Conviene señalar que, en lugar de crear la tabla AuthorsTitles, otra alternativa sería agregar el atributo id_au en la tabla Titles, pero esta opción sólo es viable en el supuesto de que cada libro tenga un único autor. Observemos con más detenimiento otra interpretación: la colocación del atributo id_edit en la tabla Titles sugiere que cada título pertenece a una sola editorial. Si varias editoriales publican el mismo título, la inserción de más filas Título en la tabla Titles para cada editorial daría lugar a una duplicación de datos y, por lo tanto, la tabla no estaría normalizada. Estas alternativas de diseño requieren una evaluación minuciosa de los puntos siguientes: significado de los datos de empresa, tipos de consultas previstos en la aplicación, posibles conflictos durante el uso simultáneo de varios usuarios y posibles problemas de rendimiento derivados de la existencia de muchos índices en una tabla.

Si se evalúa la normalización de otras alternativas de diseño, es conveniente conocer la existencia de diversas técnicas que se pueden utilizar para desnormalizar una base de datos de forma intencionada. ¿Cuándo se puede dar este caso?. Podría desnormalizar los datos intencionadamente en el caso de que se detectasen problemas de rendimiento o, simplemente, desease simplificar el proceso de generación de informes apropiados. Los problemas de rendimiento se derivan de las consultas de producción que requieren combinaciones con un uso intensivo del disco y de gran lentitud. El proceso de generación de informes con fines específicos consiste en la realización de consultas no estructuradas por parte de los usuarios finales; puede que estos usuarios no tengan la formación adecuada y tengan inseguridad a la hora de obtener información de varias tablas relacionadas.

Las técnicas de desnormalización existentes consisten en duplicar datos, proporcionar información de resumen, dividir tablas en particiones horizontales o verticales y crear vistas sin normalizar para simplificar el proceso de generación de informes; una alternativa inteligente que permite dejar intacta la base de datos normalizada.

Un ejemplo de desnormalización sería el caso de las direcciones de los clientes. Una tabla de clientes suele incluir estos atributos: nombre, calle, ciudad, estado y código postal. Bien es cierto que la ciudad y el estado se pueden deducir a partir del código postal, por lo tanto, se podría normalizar la tabla de clientes eliminando la ciudad y el estado de los datos de cada cliente; sin embargo, es una práctica común dejar la dirección sin normalizar.

Hay varias razones que justifican esta acción:

  • Las direcciones se utilizan en muchos lugares (consultas, informes, sobres, pantallas de servicio al cliente), y la desnormalización evita que se tenga que agregar en la aplicación una gran cantidad de código para reconstruir las direcciones.
  • Las consultas basadas en la dirección utilizan una sintaxis SQL mucho más sencilla.
  • Los errores en las direcciones se limitan a clientes individuales.

Para obtener más información sobre la normalización de datos, vea la documentación del servidor de base de datos. Si utiliza Microsoft SQL Server, vea “Normalization” en Libros en pantalla de SQL Server.

Vea también

Integridad de datos | Diseño de bases de datos lógicas |

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MS ACCESS: diseñar una base de datos


Un buen diseño de base de datos garantiza su fácil mantenimiento. Los datos se almacenan en tablas y cada tabla contiene datos acerca de un tema, por ejemplo, clientes. Por tanto, cuando se actualiza una parte de los datos concreta, como una dirección, se hace en un solo lugar, pero ese cambio aparece automáticamente en toda la base de datos.

Una base de datos bien diseñada suele contener distintos tipos de consultas que muestran la información necesaria. Una consulta puede mostrar un subconjunto de datos, como todos los clientes de Londres, o combinaciones de datos de tablas diferentes, como la información de pedidos combinada con la información de clientes.

Esta consulta recupera la información de Id. de pedido, nombre de la compañía, ciudad y fecha de entrega para los clientes de Londres cuyos pedidos se entregaron en el mes de abril.

Los resultados que se desea obtener de una base de datos , es decir, los formularios y las páginas de acceso a datos (página de acceso a datos: página Web, publicada desde Access, que tiene una conexión a una base de datos. En una página de acceso a datos, puede ver, agregar, editar y manipular los datos almacenados en la base de datos. Una página puede incluir también datos de otros orígenes de datos, como Excel.) que se desea utilizar, y los informes que se desea imprimir , no siempre ofrecen una pista acerca de la estructura de las tablas de la base de datos, ya que normalmente los formularios, los informes y las páginas de acceso a datos se basan en consultas en lugar de basarse en tablas.

Antes de utilizar Microsoft Access para crear tablas, consultas, formularios y otros objetos definitivos, se recomienda realizar un esquema en papel y trabajar el diseño primero. También puede examinar bases de datos bien diseñadas que sean similares a la suya, o puede abrir la ventana Relaciones (ventana Relaciones: ficha de objeto en la que se pueden ver, crear y modificar las relaciones entre tablas y consultas.) de la base de datos de ejemplo Neptuno para examinar su diseño.

Siga estos pasos básicos a la hora de diseñar su base de datos.

Determinar la finalidad de la base de datos.

El primer paso para diseñar una base de datos es determinar su finalidad y cómo se va a utilizar.

  • ·Hable con los demás usuarios que utilizarán la base de datos. Piensen detenidamente en las preguntas que desean que responda la base de datos.
  • ·Realice bocetos de los informes que desea que genere la base de datos.
  • ·Reúna los formularios que utiliza actualmente para registrar los datos.

En cuanto determine la finalidad de su base de datos, comenzarán a surgir ideas acerca de la información que desea obtener de ella. Entonces ya puede determinar qué hechos necesita almacenar en la base de datos y a qué tema corresponde cada hecho. Estos hechos se corresponden con los campos (columnas) de la base de datos y los temas a los que pertenecen los hechos son las tablas.

Determinar los campos necesarios en la base de datos

Cada campo es un hecho acerca de un tema determinado. Por ejemplo, puede que sea necesario almacenar los hechos siguientes acerca de los clientes: nombre de la organización, dirección, ciudad, estado o provincia, y número de teléfono. Deberá crear un campo independiente para cada uno de estos hechos. A la hora de determinar qué campos son necesarios, tenga presentes estos principios de diseño:

  • ·Incluya toda la información que necesite.
  • ·Almacene información en partes lógicas que sean lo más pequeñas posibles. Por ejemplo, los nombres de los empleados suelen repartirse en dos campos, Nombre y Apellidos, para que sea más fácil ordenar los datos por Apellidos.
  • ·No cree campos para datos que estén formados por listas de múltiples elementos. Por ejemplo, si en una tabla Proveedores se crea un campo Productos que contenga una lista con los productos que se reciben del proveedor separados mediante una coma, después será más difícil encontrar los proveedores que suministren un producto determinado.
  • ·No incluya datos derivados ni calculados (datos que son el resultado de una expresión (expresión: cualquier combinación de operadores matemáticos o lógicos, constantes, funciones y nombres de campos, controles y propiedades que evalúa a un solo valor. Las expresiones pueden realizar cálculos, manipular caracteres o probar datos.)). Por ejemplo, si tiene un campo PrecioUnitario y un campo Cantidad, no cree otro campo que multiplique los valores de ambos.
  • ·No cree campos que sean similares entre sí. Por ejemplo, si en una tabla Proveedores crea los campos Producto1, Producto2 y Producto3, será más difícil encontrar todos los proveedores que suministran un producto determinado. Asimismo, será necesario cambiar el diseño de la base de datos si un proveedor suministra más de tres productos. Sólo necesitará un campo para los productos si coloca dicho campo en una tabla Productos en lugar de en una tabla Proveedores.

Determinar las tablas que se necesitan en la base de datos.

Cada tabla debe contener información sobre un asunto. Su lista de campos le dará pistas acerca de las tablas que necesita. Por ejemplo, si tiene un campo FechaContratación, su asunto es un empleado y, por tanto, pertenece a la tabla Empleados. Puede tener una tabla para Clientes, una tabla para Productos y una tabla para Pedidos.

Determinar a qué tabla pertenece cada campo

A la hora de decidir a qué tabla pertenece cada campo, tenga presentes estos principios de diseño:

  • ·Agregue el campo a una sola tabla.
  • ·No agregue el campo a una tabla si, como resultado, la misma información va a aparecer en varios registros de esa tabla. Si determina que un campo de una tabla va a contener mucha información duplicada, seguramente ese campo se encuentra en una tabla que no le corresponde.

Por ejemplo, si coloca el campo que contiene la dirección de un cliente en la tabla Pedidos, probablemente esa información se va a repetir en más de un registro, porque seguramente el cliente va a realizar más de un pedido. Sin embargo, si coloca el campo de dirección en la tabla Clientes, aparecerá una sola vez. A este respecto, una tabla de una base de datos de Microsoft Access (base de datos de Microsoft Access: colección de datos y objetos (como tablas, consultas o formularios), que está relacionada con un tema o propósito concreto. es diferente de una tabla de base de datos de archivos simples, como una hoja de cálculo.

Cuando cada elemento de información se almacena una sola vez, se actualiza en un solo lugar. Esto resulta más eficiente y elimina la posibilidad de que existan entradas duplicadas que contengan información diferente.

Identificar el campo o los campos con valores únicos en cada registro

Para que Microsoft Access conecte información almacenada en tablas distintas (por ejemplo, para conectar un cliente con todos los pedidos del cliente) , cada tabla de la base de datos debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifiquen de forma exclusiva cada registro de la tabla. Este campo o conjunto de campos se denomina clave principal (clave principal: uno o más campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un índice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.).

Determinar las relaciones entre las tablas.

Ahora que ha dividido la información en tablas y que ha identificado los campos de clave principal (clave principal: uno o más campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un índice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.), necesita una forma de indicar a Microsoft Access cómo volver a reunir toda la información relacionada de un modo significativo. Para ello se definen relaciones (relación: asociación que se establece entre campos comunes (columnas) en dos tablas. Una relación puede ser uno a uno, uno a varios o varios a varios.) entre las tablas.

Puede resultar útil ver las relaciones de una base de datos existente bien diseñada, como la base de datos de ejemplo Neptuno.

Perfeccionar el diseño

Una vez diseñadas las tablas, los campos y las relaciones (relación: asociación que se establece entre campos comunes (columnas) en dos tablas. Una relación puede ser uno a uno, uno a varios o varios a varios.) que necesita, es el momento de estudiar el diseño y detectar los posibles fallos. Es más sencillo cambiar el diseño de la base de datos ahora que una vez que haya rellenado las tablas con datos.

Utilice Microsoft Access para crear las tablas, especificar relaciones entre las tablas e introducir suficientes datos de ejemplo en las tablas para poder comprobar el diseño. Para probar las relaciones de la base de datos, compruebe si puede crear consultas para obtener las respuestas que desea. Cree bocetos de los formularios e informes, y compruebe si muestran los datos esperados. Busque duplicaciones de datos innecesarias y elimínelas.

Introducir datos y crear otros objetos de la base de datos

Cuando considere que la estructura de las tablas cumple los principios de diseño descritos anteriormente, es el momento de comenzar a agregar los datos existentes a las tablas. Después, puede crear otros objetos de base de datos (consultas (consulta: pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una acción en los datos. Una consulta puede unir los datos de varias tablas para que sirvan como origen de datos para un formulario o informe.), formularios (formulario: objeto de base de datos de Access en el que se colocan controles para realizar acciones o para especificar, mostrar y editar datos en los campos.), informes (informe: objeto de base de datos de Access que puede imprimir, el cual contiene información a la que se ha dado formato y se ha organizado de acuerdo con sus especificaciones. Ejemplos de informes: resúmenes de ventas, listas de teléfonos y etiquetas postales.), páginas de acceso a datos (página de acceso a datos: página Web, publicada desde Access, que tiene una conexión a una base de datos. En una página de acceso a datos, puede ver, agregar, editar y manipular los datos almacenados en la base de datos. Una página puede incluir también datos de otros orígenes de datos, como Excel.), macros (macro: acción o conjunto de acciones utilizados para automatizar tareas.) y módulos (módulo: colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos almacenados juntos como una unidad con nombre. Existen dos tipos de módulos: módulos estándar y módulos de clase.)).

 Utilizar las herramientas de análisis de Microsoft Access

Microsoft Access incluye dos herramientas que pueden ayudarle a perfeccionar el diseño de una base de datos de Microsoft Access (base de datos de Microsoft Access: colección de datos y objetos (como tablas, consultas o formularios), que está relacionada con un tema o propósito concreto..

Para obtener más información sobre cómo se diseña una base de datos en Access, lea el artículo de Knowledge Base Dónde encontrar información acerca del diseño de una base de datos en Access. : http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb%3BES%2DES%3B289533

 

MS ACCESS: Conceptos básicos del diseño de una base de datos


 

Una base de datos correctamente diseñada permite obtener acceso a información exacta y actualizada. Puesto que un diseño correcto es esencial para lograr los objetivos fijados para la base de datos, parece lógico emplear el tiempo que sea necesario en aprender los principios de un buen diseño ya que, en ese caso, es mucho más probable que la base de datos termine adaptándose a sus necesidades y pueda modificarse fácilmente.

En este artículo se proporcionan instrucciones para preparar una base de datos. Aprenderá a decidir qué información necesita, a dividir la información en las tablas y columnas adecuadas y a relacionar las tablas entre sí. Debe leer este artículo antes de crear la primera base de datos.

En este artículo



Algunos términos sobre bases de datos que debe conocer

Microsoft Office Access 2007 organiza la información en tablas, que son listas y columnas similares a las de los libros contables o a las de las hojas de cálculo de Microsoft Office Excel 2007. Una base de datos simple puede que sólo contenga una tabla, pero la mayoría de las bases de datos necesitan varias tablas. Por ejemplo, podría tener una tabla con información sobre productos, otra con información sobre pedidos y una tercera con información sobre clientes.

Cada fila recibe también el nombre de registro y cada columna se denomina también campo. Un registro es una forma lógica y coherente de combinar información sobre alguna cosa. Un campo es un elemento único de información: un tipo de elemento que aparece en cada registro. En la tabla Products (Productos), por ejemplo, cada fila o registro contendría información sobre un producto, y cada columna contendría algún dato sobre ese producto, como su nombre o el precio.

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¿Qué es un buen diseño de base de datos?

El proceso de diseño de una base de datos se guía por algunos principios. El primero de ellos es que se debe evitar la información duplicada o, lo que es lo mismo, los datos redundantes, porque malgastan el espacio y aumentan la probabilidad de que se produzcan errores e incoherencias. El segundo principio es que es importante que la información sea correcta y completa. Si la base de datos contiene información incorrecta, los informes que recogen información de la base de datos contendrán también información incorrecta y, por tanto, las decisiones que tome a partir de esos informes estarán mal fundamentadas.

Un buen diseño de base de datos es, por tanto, aquél que:

  • Divide la información en tablas basadas en temas para reducir los datos redundantes.
  • Proporciona a Access la información necesaria para reunir la información de las tablas cuando así se precise.
  • Ayuda a garantizar la exactitud e integridad de la información.
  • Satisface las necesidades de procesamiento de los datos y de generación de informes.

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El proceso de diseño

El proceso de diseño consta de los pasos siguientes:

  • Determinar la finalidad de la base de datos

Esto le ayudará a estar preparado para los demás pasos.

  • Buscar y organizar la información necesaria

Reúna todos los tipos de información que desee registrar en la base de datos, como los nombres de productos o los números de pedidos.

  • Dividir la información en tablas

Divida los elementos de información en entidades o temas principales, como Productos o Pedidos. Cada tema pasará a ser una tabla.

  • Convertir los elementos de información en columnas

Decida qué información desea almacenar en cada tabla. Cada elemento se convertirá en un campo y se mostrará como una columna en la tabla. Por ejemplo, una tabla Empleados podría incluir campos como Apellido y Fecha de contratación.

  • Especificar claves principales

Elija la clave principal de cada tabla. La clave principal es una columna que se utiliza para identificar inequívocamente cada fila, como Id. de producto o Id. de pedido.

  • Definir relaciones entre las tablas

Examine cada tabla y decida cómo se relacionan los datos de una tabla con las demás tablas. Agregue campos a las tablas o cree nuevas tablas para clarificar las relaciones según sea necesario.

  • Ajustar el diseño

Analice el diseño para detectar errores. Cree las tablas y agregue algunos registros con datos de ejemplo. Compruebe si puede obtener los resultados previstos de las tablas. Realice los ajustes necesarios en el diseño.

  • Aplicar las reglas de normalización

Aplique reglas de normalización de los datos para comprobar si las tablas están estructuradas correctamente. Realice los ajustes necesarios en las tablas.

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Determinar la finalidad de la base de datos

Es conveniente plasmar en papel el propósito de la base de datos: cómo piensa utilizarla y quién va a utilizarla. Para una pequeña base de datos de un negocio particular, por ejemplo, podría escribir algo tan simple como “La base de datos de clientes contiene una lista de información de los clientes para el envío masivo de correo y la generación de informes”. Si la base de datos es más compleja o la utilizan muchas personas, como ocurre normalmente en un entorno corporativo, la finalidad podría definirse fácilmente en uno o varios párrafos y debería incluir cuándo y cómo va a utilizar cada persona la base de datos. La idea es desarrollar una declaración de intenciones bien definida que sirva de referencia durante todo el proceso de diseño. Esta declaración de intenciones le permitirá centrarse en los objetivos a la hora de tomar decisiones.

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Buscar y organizar la información necesaria

Para buscar y organizar la información necesaria, empiece con la información existente. Por ejemplo, si registra los pedidos de compra en un libro contable o guarda la información de los clientes en formularios en papel en un archivador, puede reunir esos documentos y enumerar cada tipo de información que contienen (por ejemplo, cada casilla de un formulario). Si no dispone de formularios, imagine que tiene que diseñar uno para registrar la información de los clientes. ¿Qué información incluiría en el formulario? ¿Qué casillas crearía? Identifique cada uno de estos elementos y cree un listado. Suponga, por ejemplo, que guarda la lista de clientes en fichas. Cada ficha podría contener un nombre de cliente, su dirección, ciudad, provincia, código postal y número de teléfono. Cada uno de estos elementos representa una columna posible de una tabla.

Cuando prepare esta lista, no se preocupe si no es perfecta al principio. Simplemente, enumere cada elemento que se le ocurra. Si alguien más va a utilizar la base de datos, pídale también su opinión. Más tarde podrá ajustar la lista.

A continuación, considere los tipos de informes o la correspondencia que desea producir con la base de datos. Por ejemplo, tal vez desee crear un informe de ventas de productos que contenga las ventas por región, o un informe de resumen de inventario con los niveles de inventario de los productos. Es posible que también desee generar cartas modelo para enviárselas a los clientes con un anuncio de una actividad de ventas o una oferta. Diseñe el informe en su imaginación y piense cómo le gustaría que fuera. ¿Qué información incluiría en el informe? Cree un listado de cada elemento. Haga lo mismo para la carta modelo y para cualquier otro informe que tenga pensado crear.

Detenerse a pensar en los informes y en la correspondencia que desea crear le ayudará a identificar los elementos que necesita incluir en la base de datos. Suponga, por ejemplo, que ofrece a sus clientes la oportunidad de inscribirse o borrarse de las actualizaciones periódicas de correo electrónico y desea imprimir un listado de los que han decidido inscribirse. Para registrar esa información, agrega una columna “Enviar correo electrónico” a la tabla de clientes. Para cada cliente, puede definir el campo en Sí o No.

La necesidad de enviar mensajes de correo electrónico a los clientes implica la inclusión de otro elemento. Cuando sepa que un cliente desea recibir mensajes de correo electrónico, tendrá que conocer también la dirección de correo electrónico a la que éstos deben enviarse. Por tanto, tendrá que registrar una dirección de correo electrónico para cada cliente.

Parece lógico crear un prototipo de cada informe o listado de salida y considerar qué elementos necesita para crear el informe. Por ejemplo, cuando examine una carta modelo, puede que se le ocurran algunas ideas. Si desea incluir un saludo (por ejemplo, las abreviaturas “Sr.” o “Sra.” con las que comienza un saludo), tendrá que crear un elemento de saludo. Además, tal vez desee comenzar las cartas con el saludo “Estimado Sr. García”, en lugar de “Estimado Sr. Miguel Ángel García”. Esto implicaría almacenar el apellido independientemente del nombre.

Un punto clave que hay que recordar es que debe descomponer cada pieza de información en sus partes lógicas más pequeñas. En el caso de un nombre, para poder utilizar el apellido, dividirá el nombre en dos partes: el nombre y el apellido. Para ordenar un informe por nombre, por ejemplo, sería útil que el apellido de los clientes estuviera almacenado de forma independiente. En general, si desea ordenar, buscar, calcular o generar informes a partir de un elemento de información, debe incluir ese elemento en su propio campo.

Piense en las preguntas que le gustaría que la base de datos contestara. Por ejemplo, ¿cuántas ventas de un determinado producto se cerraron el pasado mes? ¿Dónde viven sus mejores clientes? ¿Quién es el proveedor del producto mejor vendido? Prever esas preguntas le ayudará a determinar los elementos adicionales que necesita registrar.

Una vez reunida esta información, ya puede continuar con el paso siguiente.

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Dividir la información en tablas

Para dividir la información en tablas, elija las entidades o los temas principales. Por ejemplo, después de buscar y organizar la información de una base de datos de ventas de productos, la lista preliminar podría ser similar a la siguiente:

Las entidades principales mostradas aquí son los productos, los proveedores, los clientes y los pedidos. Por tanto, parece lógico empezar con estas cuatro tablas: una para los datos sobre los productos, otra para los datos sobre los proveedores, otra para los datos sobre los clientes y otra para los datos sobre los pedidos. Aunque esto no complete la lista, es un buen punto de partida. Puede seguir ajustando la lista hasta obtener un diseño correcto.

Cuando examine por primera vez la lista preliminar de elementos, podría estar tentado a incluirlos todos ellos en una sola tabla en lugar de en las cuatro tablas mostradas en la ilustración anterior. A continuación le explicaremos por qué eso no es una buena idea. Considere por un momento la tabla que se muestra a continuación:

En este caso, cada fila contiene información sobre el producto y su proveedor. Como hay muchos productos del mismo proveedor, la información del nombre y la dirección del proveedor debe repetirse muchas veces, con lo que se malgasta el espacio en disco. Registrar la información del proveedor una sola vez en una tabla Proveedores distinta y luego vincular esa tabla a la tabla Productos es una solución mucho mejor.

Otro problema de este diseño surge cuando es necesario modificar la información del proveedor. Suponga, por ejemplo, que necesita cambiar la dirección de un proveedor. Como ésta aparece en muchos lugares, podría sin querer cambiar la dirección en un lugar y olvidarse de cambiarla en los demás lugares. Ese problema se resuelve registrando la información del proveedor en un único lugar.

Cuando diseñe la base de datos, intente registrar siempre cada dato una sola vez. Si descubre que está repitiendo la misma información en varios lugares, como la dirección de un determinado proveedor, coloque esa información en una tabla distinta.

Por último, suponga que el proveedor Bodega Sol sólo suministra un producto y desea eliminar ese producto pero conservar el nombre del proveedor y la información de dirección. ¿Cómo eliminaría el producto sin perder la información del proveedor? No puede. Como cada registro contiene datos sobre un producto, además de datos sobre un proveedor, no puede eliminar unos sin eliminar los otros. Para mantener estos datos separados, debe dividir la tabla en dos: una tabla para la información sobre los productos y otra tabla para la información sobre los proveedores. Al eliminar un registro de producto sólo se eliminarían los datos del producto y no los datos del proveedor.

Una vez seleccionado el tema representado por una tabla, las columnas de esa tabla deben almacenar datos únicamente sobre ese tema. Por ejemplo, la tabla de productos sólo debe contener datos de productos. Como la dirección del proveedor es un dato del proveedor, pertenece a la tabla de proveedores.

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Convertir los elementos de información en columnas

Para determinar las columnas de una tabla, decida qué información necesita registrar sobre el tema representado por la tabla. Por ejemplo, para la tabla Clientes, una buena lista de columnas iniciales sería Nombre, Dirección, Ciudad-Provincia-Código postal, Enviar correo electrónico, Saludo y Correo electrónico. Cada registro de la tabla contiene el mismo número de columnas, por lo que puede almacenar información sobre el nombre, dirección, ciudad-provincia-código postal, envío de correo electrónico, saludo y dirección de correo electrónico para cada registro. Por ejemplo, la columna de dirección podría contener las direcciones de los clientes. Cada registro contendrá datos sobre un cliente y el campo de dirección, la dirección de ese cliente.

Cuando haya determinado el conjunto inicial de columnas para cada tabla, puede ajustar con mayor precisión las columnas. Por ejemplo, tiene sentido almacenar los nombres de los clientes en dos columnas distintas (el nombre y el apellido) para poder ordenar, buscar e indizar por esas columnas. De igual forma, la dirección consta en realidad de cinco componentes distintos: dirección, ciudad, provincia, código postal y país o región, y parece lógico también almacenarlos en columnas distintas. Si desea realizar, por ejemplo, una búsqueda o una operación de ordenación o filtrado por provincia, necesita que la información de provincia esté almacenada en una columna distinta.

Debe considerar también si la base de datos va a contener información sólo de procedencia nacional o internacional. Por ejemplo, si piensa almacenar direcciones internacionales, es preferible tener una columna Región en lugar de Provincia, ya que esa columna puede incluir provincias del propio país y regiones de otros países o regiones. De igual forma, es más lógico incluir una columna Región en lugar de Comunidad Autónoma si va a almacenar direcciones internacionales.

En la lista siguiente se incluyen algunas sugerencias para determinar las columnas de la base de datos.

  • No incluya datos calculados

En la mayoría de los casos, no debe almacenar el resultado de los cálculos en las tablas. En lugar de ello, puede dejar que Access realice los cálculos cuando desee ver el resultado. Suponga, por ejemplo, que tiene un informe Productos bajo pedido que contiene el subtotal de unidades de un pedido para cada categoría de producto de la base de datos. Sin embargo, no hay ninguna tabla que contenga una columna de subtotal Unidades en pedido. La tabla Productos contiene una columna Unidades en pedido que almacena las unidades incluidas en un pedido de cada producto. Con esos datos, Access calcula el subtotal cada vez que se imprime el informe, pero el subtotal propiamente dicho no debe almacenarse en una tabla.

  • Almacene la información en sus partes lógicas más pequeñas

Puede ceder a la tentación de habilitar un único campo para los nombres completos o para los nombres de productos junto con sus descripciones. Si combina varios tipos de información en un campo, será difícil recuperar datos individuales más adelante. Intente dividir la información en partes lógicas. Por ejemplo, cree campos distintos para el nombre y el apellido, o para el nombre del producto, la categoría y la descripción.

Una vez ajustadas las columnas de datos de cada tabla, ya puede seleccionar la clave principal de cada tabla.

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Especificar claves principales

Cada tabla debe incluir una columna o conjunto de columnas que identifiquen inequívocamente cada fila almacenada en la tabla. Ésta suele ser un número de identificación exclusivo, como un número de identificador de empleado o un número de serie. En la terminología de bases de datos, esta información recibe el nombre de clave principal de la tabla. Access utiliza los campos de clave principal para asociar rápidamente datos de varias tablas y reunir automáticamente esos datos.

Si ya tiene un identificador exclusivo para una tabla, como un número de producto que identifica inequívocamente cada producto del catálogo, puede utilizar ese identificador como clave principal de la tabla, pero sólo si los valores de esa columna son siempre diferentes para cada registro. No puede tener valores duplicados en una clave principal. Por ejemplo, no utilice los nombres de las personas como clave principal, ya que los nombres no son exclusivos. Es muy fácil que dos personas tengan el mismo nombre en la misma tabla.

Una clave principal siempre debe tener un valor. Si el valor de una columna puede quedar sin asignar o vacío (porque no se conoce) en algún momento, no puede utilizarlo como componente de una clave principal.

Debe elegir siempre una clave principal cuyo valor no cambie. En una base de datos con varias tablas, la clave principal de una tabla se puede utilizar como referencia en las demás tablas. Si la clave principal cambia, el cambio debe aplicarse también a todos los lugares donde se haga referencia a la clave. Usar una clave principal que no cambie reduce la posibilidad de que se pierda su sincronización con las otras tablas en las que se hace referencia a ella.

A menudo, se utiliza como clave principal un número único arbitrario. Por ejemplo, puede asignar a cada pedido un número de pedido distinto. La única finalidad de este número de pedido es identificar el pedido. Una vez asignado, nunca cambia.

Si piensa que no hay ninguna columna o conjunto de columnas que pueda constituir una buena clave principal, considere la posibilidad de utilizar una columna que tenga el tipo de datos Autonumérico. Cuando se utiliza el tipo de datos Autonumérico, Access asigna automáticamente un valor. Este tipo de identificador no es “fáctico”, es decir, no contiene información objetiva sobre la fila que representa. Los identificadores de este tipo son perfectos para usarlos como claves principales, ya que no cambian. Una clave principal que contiene datos sobre una fila, como un número de teléfono o el nombre de un cliente, es más probable que cambie, ya que la propia información “fáctica” podría cambiar.


Una columna establecida en el tipo de datos Autonumérico suele constituir una buena clave principal. No hay dos identificadores de producto iguales.


En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o más campos juntos como clave principal de una tabla. Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que contenga artículos de línea de pedidos tendría dos columnas en su clave principal: Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal está formada por más de una columna se denomina clave compuesta.

Para la base de datos de ventas de productos, puede crear una columna autonumérica para cada una de las tablas que funcione como clave principal: IdProducto para la tabla Productos, IdPedido para la tabla Pedidos, IdCliente para la tabla Clientes e IdProveedores para la tabla Proveedores.

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Crear relaciones entre las tablas

Ahora que ha dividido la información en tablas necesita un modo de reunir de nuevo la información de forma provechosa. Por ejemplo, el siguiente formulario incluye información de varias tablas.


La información de este formulario procede de la tabla Clientes…

…la tabla Empleados…

…la tabla Pedidos…

…la tabla Productos…

…y la tabla Detalles de pedidos.


Access es un sistema de administración de bases de datos relacionales. En una base de datos relacional, la información se divide en tablas distintas en función del tema. A continuación, se utilizan relaciones entre las tablas para reunir la información según se precise.

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Crear una relación de uno a varios

Considere este ejemplo: las tablas Proveedores y Productos de la base de datos de pedidos de productos. Un proveedor puede suministrar cualquier número de productos y, por consiguiente, para cada proveedor representado en la tabla Proveedores, puede haber muchos productos representados en la tabla Productos. La relación entre la tabla Proveedores y la tabla Productos es, por tanto, una relación de uno a varios.

Para representar una relación de uno a varios en el diseño de la base de datos, tome la clave principal del lado “uno” de la relación y agréguela como columna o columnas adicionales a la tabla en el lado “varios” de la relación. En este caso, por ejemplo, agregaría la columna Id. de proveedor de la tabla Proveedores a la tabla Productos. Access utilizaría entonces el número de identificador de proveedor de la tabla Productos para localizar el proveedor correcto de cada producto.

La columna Id. de proveedor de la tabla Productos se denomina clave externa. Una clave externa es la clave principal de otra tabla. La columna Id. de proveedor de la tabla Productos en una clave externa porque también es la clave principal en la tabla Proveedores.

El punto de partida para la unión de tablas relacionadas se proporciona estableciendo parejas de claves principales y claves externas. Si no está seguro de las tablas que deben compartir una columna común, al identificar una relación de uno a varios se asegurará de que las dos tablas implicadas requerirán una columna compartida.

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Crear una relación de varios a varios

Considere la relación entre la tabla Productos y la tabla Pedidos.

Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otro lado, un único producto puede aparecer en muchos pedidos. Por tanto, para cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios registros en la tabla Productos. Y para cada registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos. Este tipo de relación se denomina relación de varios a varios porque para un producto puede haber varios pedidos, y para un pedido puede haber varios productos. Tenga en cuenta que para detectar las relaciones de varios a varios entre las tablas, es importante que considere ambas partes de la relación.

Los temas de las dos tablas (pedidos y productos) tienen una relación de varios a varios. Esto presenta un problema. Para comprender el problema, imagine qué sucedería si intenta crear la relación entre las dos tablas agregando el campo Id. de producto a la tabla Pedidos. Para que haya más de un producto por pedido, necesita más de un registro en la tabla Pedidos para cada pedido y, en ese caso, tendría que repetir la información de pedido para cada fila relacionada con un único pedido, lo que daría lugar a un diseño ineficaz que podría producir datos inexactos. El mismo problema aparece si coloca el campo Id. de pedido en la tabla Productos: tendría varios registros en la tabla Productos para cada producto. ¿Cómo se soluciona este problema?

La solución a este problema consiste en crear una tercera tabla que descomponga la relación de varios a varios en dos relaciones de uno a varios. Insertaría la clave principal de cada una de las dos tablas en la tercera tabla y, por consiguiente, la tercera tabla registraría todas las apariciones o instancias de la relación.

Cada registro de la tabla Detalles de pedidos representa un artículo de línea de un pedido. La clave principal de la tabla Detalles de pedidos consta de dos campos: las claves externas de las tablas Pedidos y Productos. El campo Id. de pedido no se puede utilizar en solitario como clave principal, ya que un pedido puede tener varios artículos de línea. El identificador de pedido se repite para cada artículo de línea del pedido, por lo que el campo no contiene valores únicos. Tampoco serviría utilizar solamente el campo Id. de producto, porque un producto puede aparecer en varios pedidos. Pero los dos campos juntos producen un valor exclusivo para cada registro.

En la base de datos de ventas de productos, la tabla Pedidos y la tabla Productos no se relacionan directamente entre sí, sino indirectamente a través de la tabla Detalles de pedidos. La relación de varios a varios entre los pedidos y los productos se representa en la base de datos mediante dos relaciones de uno a varios:

  • La tabla Pedidos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relación de uno a varios. Cada pedido tiene varios artículos de línea, pero cada artículo está asociado a un único pedido.
  • La tabla Productos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relación de uno a varios. Cada producto puede tener varios artículos asociados, pero cada artículo de línea hace referencia únicamente a un producto.

Desde la tabla Detalles de pedidos puede determinar todos los productos de un determinado pedido, así como todos los pedidos de un determinado producto.

Después de incorporar la tabla Detalles de pedidos, la lista de tablas y campos sería similar a la siguiente:

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Crear una relación de uno a uno

Otro tipo de relación es la relación de uno a uno. Suponga, por ejemplo, que necesita registrar información complementaria sobre productos que apenas va a necesitar o que sólo se aplica a unos pocos productos. Como no necesita la información con frecuencia, y como almacenar la información en la tabla Productos crearía un espacio vacío para todos los productos que no necesitan esa información, la coloca en una tabla distinta. Al igual que en la tabla Productos, utiliza el identificador de producto como clave principal. La relación entre esta tabla complementaria y la tabla Productos es una relación de uno a uno. Para cada registro de la tabla Productos hay un único registro coincidente en la tabla complementaria. Cuando identifique esta relación, ambas tablas deben compartir un campo común.

Cuando necesite crear una relación de uno a uno en la base de datos, considere si puede incluir la información de las dos tablas en una tabla. Si no desea hacer eso por algún motivo (quizás porque se crearía una gran cantidad de espacio vacío), puede representar esa relación en su diseño guiándose por las pautas siguientes:

  • Si las dos tablas tienen el mismo tema, probablemente podrá definir la relación utilizando la misma clave principal en ambas tablas.
  • Si las dos tablas tienen temas diferentes con claves principales distintas, elija una de las tablas (cualquiera de ellas) e inserte su clave principal en la otra tabla como clave externa.

Determinar las relaciones entre las tablas le ayudará a asegurarse de que tiene las tablas y columnas correctas. Cuando existe una relación de uno a uno o de uno a varios, las tablas implicadas deben compartir una o varias columnas comunes. Cuando la relación es de varios a varios, se necesita una tercera tabla para representar la relación.

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Ajustar el diseño

Cuando tenga las tablas, los campos y las relaciones necesarias, debe crear y rellenar las tablas con datos de ejemplo y probar que funcionan con la información: creando consultas, agregando nuevos registros, etc. Esto le permitirá encontrar posibles problemas, como la necesidad de agregar una columna que olvidó insertar durante la fase de diseño, o dividir una tabla en dos tablas para eliminar datos duplicados.

Compruebe si puede usar la base de datos para obtener las respuestas que desea. Cree formularios e informes provisionales y compruebe si muestran los datos según lo previsto. Compruebe si existen datos duplicados innecesarios y, si encuentra alguno, modifique el diseño para eliminar la duplicación.

Cuando pruebe la base de datos inicial, probablemente se dará cuenta de que se puede mejorar. Éstas son algunas comprobaciones que puede hacer:

  • ¿Olvidó incluir alguna columna? Y, en ese caso, ¿pertenece la información a alguna de las tablas existentes? Si se trata de información sobre otro tema, tal vez necesite crear otra tabla. Cree una columna para cada elemento de información que desee registrar. Si la información no se puede calcular a partir de otras columnas, es probable que necesite una nueva columna para esa información.
  • ¿Hay alguna columna innecesaria porque se puede calcular con los campos existentes? Si un elemento de información se puede calcular a partir de otras columnas existentes (como un descuento calculado a partir del precio de venta al público), normalmente es preferible que se calcule en lugar de crear una nueva columna.
  • ¿Ha proporcionada información duplicada en alguna de las tablas? Si es así, probablemente tendrá que dividir la tabla en dos tablas que tengan una relación de uno a varios.
  • ¿Tiene tablas con muchos campos, un número limitado de registros y muchos campos vacíos en cada registro? En ese caso, considere la posibilidad de volver a diseñar la tabla de forma que tenga menos campos y más registros.
  • ¿Ha dividido cada elemento de información en sus partes lógicas más pequeñas? Si necesita generar informes, ordenar, buscar o calcular a partir de un elemento de información, incluya ese elemento en su propia columna.
  • ¿Contiene cada columna datos sobre el tema de la tabla? Si una columna no contiene información sobre el tema de la tabla, pertenece a una tabla distinta.
  • ¿Están representadas todas las relaciones entres las tablas mediante campos comunes o mediante una tercera tabla? Las relaciones de uno a uno y de uno a varios requieren columnas comunes. Las relaciones de varios a varios requieren una tercera tabla.

Ajustar la tabla Productos

Suponga que cada producto de la base de datos de ventas de productos pertenece a una categoría general, como bebidas, condimentos o marisco. La tabla Productos podría incluir un campo que mostrara la categoría de cada producto.

Suponga que después de examinar y ajustar el diseño de la base de datos, decide almacenar una descripción de la categoría junto con su nombre. Si agrega un campo Descripción de categoría a la tabla Productos, tendría que repetir la descripción de cada categoría para cada producto perteneciente a dicha categoría, lo cual no es una buena solución.

Una solución mejor es convertir las categorías en un nuevo tema de la base de datos, con su propia tabla y su propia clave principal. A continuación, puede agregar la clave principal de la tabla Categorías a la tabla Productos como clave externa.

Las tablas Categorías y Productos tienen una relación de uno a varios: una categoría puede incluir varios productos, pero un producto pertenece únicamente a una categoría.

Cuando examine las estructuras de las tablas, compruebe si existen grupos extensibles. Por ejemplo, considere una tabla con las siguientes columnas:

  • Id. de producto
  • Nombre
  • Id1 de producto
  • Nombre1
  • Id2 de producto
  • Nombre2
  • Id3 de producto
  • Nombre3

Aquí, cada producto es un grupo extensible de columnas que se diferencia de los demás solamente por el número agregado al final del nombre de columna. Si tiene columnas numeradas de esta forma, debe revisar el diseño.

Un diseño como éste tiene varios defectos. Para empezar, obliga a crear un límite máximo de número de productos. En cuanto supere ese límite, deberá agregar un nuevo grupo de columnas a la estructura de la tabla, lo que supone una tarea administrativa importante.

Otro problema es que se malgastará el espacio en aquellos proveedores que tengan menos que el número máximo de productos, ya que las columnas adicionales quedarán en blanco. El defecto más grave de este diseño es que muchas tareas son difíciles de realizar, como ordenar o indizar la tabla por identificador de producto o nombre.

Siempre que aparezcan grupos extensibles, revise atentamente el diseño con vistas a dividir la tabla en dos. En el ejemplo anterior, sería conveniente usar dos tablas, una para proveedores y otra para productos, vinculadas por el identificador de proveedor.

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Aplicar las reglas de normalización

En el siguiente paso del diseño, puede aplicar las reglas de normalización de datos (denominadas a veces simplemente reglas de normalización). Estas reglas sirven para comprobar si las tablas están estructuradas correctamente. El proceso de aplicar las reglas al diseño de la base de datos se denomina normalizar la base de datos o, simplemente, normalización.

La normalización es más útil una vez representados todos los elementos de información y después de haber definido un diseño preliminar. La idea es asegurarse de que se han dividido los elementos de información en las tablas adecuadas. Lo que la normalización no puede hacer es garantizar que se dispone de los elementos de datos correctos para empezar a trabajar.

Las reglas se aplican consecutivamente en cada paso para garantizar que el diseño adopta lo que se conoce como “forma normal”. Hay cinco formas normales ampliamente aceptadas: de la primera forma normal a la quinta forma normal. En este artículo se abordan las tres primeras, porque todas ellas son necesarias para la mayoría de los diseños de base de datos.

Primera forma normal

La primera forma normal establece que en cada intersección de fila y columna de la tabla existe un valor y nunca una lista de valores. Por ejemplo, no puede haber un campo denominado Precio en el que se incluya más de un precio. Si considera cada intersección de filas y columnas como una celda, cada celda sólo puede contener un valor.

Segunda forma normal

La segunda forma normal exige que cada columna que no sea clave dependa por completo de toda la clave principal y no sólo de parte de la clave. Esta regla se aplica cuando existe una clave principal formada por varias columnas. Suponga, por ejemplo, que existe una tabla con las siguientes columnas, de las cuales Id. de pedido e Id. de producto forman la clave principal:

  • Id. de pedido (clave principal)
  • Id. de producto (clave principal)
  • Nombre de producto

Este diseño infringe los requisitos de la segunda forma normal, porque Nombre de producto depende de Id. de producto, pero no de Id. de pedido, por lo que no depende de toda la clave principal. Debe quitar Nombre de producto de la tabla, ya que pertenece a una tabla diferente (a la tabla Productos).

Tercera forma normal

La tercera forma normal exige no sólo que cada columna que no sea clave dependa de toda la clave principal, sino también que las columnas que no sean clave sean independientes unas de otras.

O dicho de otra forma: cada columna que no sea clave debe depender de la clave principal y nada más que de la clave principal. Por ejemplo, considere una tabla con las siguientes columnas:

  • IdProducto (clave principal)
  • Nombre
  • PVP
  • Descuento

Suponga que la columna Descuento depende del precio de venta al público (PVP) sugerido. Esta tabla infringe los requisitos de la tercera forma normal porque una columna que no es clave, la columna Descuento, depende de otra columna que no es clave, la columna PVP. La independencia de las columnas implica que debe poder cambiar cualquier columna que no sea clave sin que ninguna otra columna resulte afectada. Si cambia un valor en el campo PVP, la columna Descuento cambiaría en consecuencia e infringiría esa regla. En este caso, la columna Descuento debe moverse a otra tabla cuya clave sea PVP.

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Para obtener más información

Para obtener más información sobre los principios básicos de diseño de una tabla, vea el artículo Crear tablas en una base de datos.

Para obtener información adicional sobre el diseño de la base de datos, vea los libros siguientes:

  • Hernandez, Michael J. Database Design for Mere Mortals: A Hands-On Guide to Relational Database Design, Second Edition. Addison-Wesley Professional. 2003.
  • Fleming, Candace C. von Halle, Barbara. Handbook of Relational Database Design. Addison-Wesley Professional. 1989.
  • Riordan, Rebecca M. Designing Effective Database Systems. Addison-Wesley Professional. 2005.

 

Corresponde a:

Access 2007

Vea también:

Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal

Crear tablas en una base de datos

Demostración: Configurar la relación entre dos tablas

Demostración: Seleccionar la vista Formulario adecuada

Guía de relaciones de tablas

Información sobre la estructura de una base de datos de Access

Insertar, agregar o crear un nuevo campo en una tabla

Final del formulario

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¿Por qué Microsoft Access y Excel?


Definir un “por qué” en pocas líneas se me haría extremadamente difícil dados la inmensa cantidad de argumentos que os puedo dar. Access y Excel son primos hermanos. Uno empieza manejando la información en Excel y llega un día en que esa información tiene un volumen importante, o necesitas más seguridad para tus datos y Excel se te queda corto. Ahí es donde entra Access para echar un cabo.

Pero no es que Access sea el sustituto de las hojas de cálculo de Excel, cada programa está diseñado para lo que es, ambos se complementan. Juntos son dos monstruos creados por Microsoft con tantísimas posibilidades y aplicaciones en nuestro día a día que, una vez los descubres ya no puedes pasar sin ellos.

Un ejemplo, hace años tuve la necesidad de gestionar la caja contable de un pequeño comercio y con excel pude solucionar el problema de forma eficaz sin tener que invertir un duro en carísimos programas de contabilidad. Tiempo después tuve que delegar a un tercero esa tarea y necesitaba cierta seguridad en la información y un control extra que Excel no me proporcionaba, necesitaba comprar un programa de contabilidad, pero afortunadamente ahí estaba Access y con apenas unas nociones básicas pude crear una base de datos con sus menús, sus formularios, su seguridad y, todo esto sin invertir un duro en caros programas de contabilidad. Obviamente el programa diseñado en Access a su nacimiento distaba mucho de lo que era un programa comercial de contabilidad pero, convertirme en mi propio programador me permitió ir mejorándola día a día hasta que llegó a ser una gran aplicación.

Me considero un enamorado de ambas herramientas, desde que estoy en el mercado laboral me han acompañado siempre y gracias a ellas he sido mas eficaz, he trabajado menos y mejor, y me han abierto innumerables puertas.

Hay otros a parte de los de Microsoft, algunos gratuitos, pero ninguno de ellos le llegan a la suela de los zapatos a los de Microsoft.

http://www.accessyexcel.com/2012/03/una-prueba-de-codigo/

Lenguajes de manipulación de datos (DML) (Transact-SQL) SQL Server


 

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Microsoft SQL Server  proporciona elementos de sintaxis de consulta nuevos y mejorados para mejorar la eficacia del procesamiento y acceso a los datos.

Nuevas cláusulas y opciones de DML


Cláusula   u opción Descripción
OUTPUT Devuelve filas   insertadas, actualizadas o eliminadas a la aplicación que realiza la llamada   como parte de la instrucción INSERT, UPDATE o DELETE.
WITH   common_table_expression Especifica un conjunto de   resultados o vista con nombre temporal definidos en el ámbito de una   instrucción SELECT, INSERT, UPDATE o DELETE.
UPDATE Permite actualizaciones   parciales y anexos de alto rendimiento en las columnas de tipos de datos varchar(max),   nvarchar(max) y varbinary(max) como parte de la instrucción   UPDATE.

Instrucciones y cláusulas de DML mejoradas


Instrucción   o cláusula Descripción
SELECT Proporciona los   siguientes elementos de sintaxis nuevos:

  •   Expresión de tabla común WITH
  •   Expresión TOP
  •   Nombre de columna de tipo definido por el usuario para seleccionar un   valor de tipo definido por el usuario
INSERT Proporciona los   siguientes elementos de sintaxis nuevos:

  •   Expresión de tabla común WITH
  •   Expresión TOP
  •   Cláusula OUTPUT

Permite la inserción de   valores de tipo definido por el usuario.

UPDATE Proporciona los   siguientes elementos de sintaxis nuevos:

  •   Expresión de tabla común WITH
  •   Expresión TOP
  •   Cláusula OUTPUT
  •   Nombre de columna de tipo definido por el usuario para actualizar un   valor de tipo definido por el usuario
  •   Cláusula .WRITE
DELETE Proporciona los   siguientes elementos de sintaxis nuevos:

  •   Expresión de tabla común WITH
  •   Expresión TOP
  •   Cláusula OUTPUT
FOR Proporciona las   siguientes directivas de FOR XML:

  •   TYPE permite la recuperación de resultados de consulta como un tipo xml.
  •   XMLSCHEMA permite las solicitudes de un esquema XSD.

Permite consultas FOR XML   anidadas.

FROM Proporciona la siguiente   sintaxis de origen de tabla adicional:

  •   APPLY
  •   PIVOT/UNPIVOT
  •   TABLESAMPLE
  •   Alias de columna masivo
TOP Se puede utilizar con las   instrucciones SELECT, INSERT, UPDATE y DELETE.

SQL Server 2005 incluye además instrucciones de DDL nuevas. Para obtener más información, vea Instrucciones de lenguaje de definición de datos (DDL) (Transact-SQL).

Nuevas instrucciones relacionadas con Service Broker


Una cola puede ser el destino de una instrucción SELECT, pero no se puede utilizar con una instrucción INSERT, UPDATE o DELETE. SQL Server 2005 presenta las siguientes instrucciones de DML para trabajar con objetos de Service Broker.

Instrucción Descripción
BEGIN   DIALOG Inicia una conversación   nueva entre dos servicios.
BEGIN   CONVERSATION TIMER Inicia un temporizador en   una conversación.
END   CONVERSATION Finaliza una conversación   existente.
GET   CONVERSATION GROUP Bloquea el grupo de   conversación para el siguiente mensaje disponible de la cola.
MOVE   CONVERSATION Asocia una conversación   existente a otro grupo de conversación.
RECEIVE Recupera uno o más   mensajes de una cola.
SEND Envía un mensaje a un   servicio.

SQL Server 2005 incluye además instrucciones de DDL nuevas para trabajar con objetos de Service Broker. Para obtener más información, vea Instrucciones de lenguaje de definición de datos (DDL) (Transact-SQL).

Vea también


Otros recursos

Novedades y mejoras en Transact-SQL (Transact-SQL)

MySQL: distintos tipos de datos


                                        

Después de la fase de diseño de una base de datos, y una vez se ha realizado el paso a tablas del mismo, en necesario crear las tablas correspondientes dentro de la base de datos. Para cada campo de cada una de las tablas, es necesario determinar el tipo de datos que contiene, para de esa forma ajustar el diseño de la base de datos, y conseguir un almacenamiento óptimo con la menor utilización de espacio. El presente artículo describe cada uno de los tipos de datos que puede tener un campo en Mysql, para la versión 4.xx.xx.

Los tipos de datos que puede haber en un campo, se pueden agrupar en tres grandes grupos:

  1. Tipos      numéricos
  2. Tipos de      Fecha
  3. Tipos de      Cadena

1 Tipos numéricos:

Existen tipos de datos numéricos, que se pueden dividir en dos grandes grupos, los que están en coma flotante (con decimales) y los que no.

TinyInt: es un número entero con o sin signo. Con signo el rango de valores válidos va desde -128 a 127. Sin signo, el rango de valores es de 0 a 255

Bit ó Bool: un número entero que puede ser 0 ó 1

SmallInt: número entero con o sin signo. Con signo el rango de valores va desde -32768 a 32767. Sin signo, el rango de valores es de 0 a 65535.

MediumInt: número entero con o sin signo. Con signo el rango de valores va desde -8.388.608 a 8.388.607. Sin signo el rango va desde 0 a16777215.

Integer, Int: número entero con o sin signo. Con signo el rango de valores va desde -2147483648 a 2147483647. Sin signo el rango va desde 0 a 429.4967.295

BigInt: número entero con o sin signo. Con signo el rango de valores va desde -9.223.372.036.854.775.808 a 9.223.372.036.854.775.807. Sin signo el rango va desde 0 a 18.446.744.073.709.551.615.

Float: número pequeño en coma flotante de precisión simple. Los valores válidos van desde -3.402823466E+38 a -1.175494351E-38, 0 y desde 1.175494351E-38 a 3.402823466E+38.

xReal, Double: número en coma flotante de precisión doble. Los valores permitidos van desde -1.7976931348623157E+308 a -2.2250738585072014E-308, 0 y desde 2.2250738585072014E-308 a 1.7976931348623157E+308

Decimal, Dec, Numeric: Número en coma flotante desempaquetado. El número se almacena como una cadena

Tipo de Campo Tamaño de Almacenamiento
TINYINT 1 byte
SMALLINT 2 bytes
MEDIUMINT 3 bytes
INT 4 bytes
INTEGER 4 bytes
BIGINT 8 bytes
FLOAT(X) 4 ú 8 bytes
FLOAT 4 bytes
DOUBLE 8 bytes
DOUBLE PRECISION 8 bytes
REAL 8 bytes
DECIMAL(M,D M+2 bytes sí D > 0,   M+1 bytes sí D = 0
NUMERIC(M,D) M+2   bytes if D > 0, M+1 bytes if D = 0

2 Tipos fecha:

A la hora de almacenar fechas, hay que tener en cuenta que Mysql no comprueba de una manera estricta si una fecha es válida o no. Simplemente comprueba que el mes esta comprendido entre 0 y 12 y que el día esta comprendido entre 0 y 31.
Date: tipo fecha, almacena una fecha. El rango de valores va desde el 1 de enero del 1001 al 31 de diciembre de 9999. El formato de almacenamiento es de año-mes-dia

DateTime: Combinación de fecha y hora. El rango de valores va desde el 1 de enero del 1001 a las 0 horas, 0 minutos y 0 segundos al 31 de diciembre del 9999 a las 23 horas, 59 minutos y 59 segundos. El formato de almacenamiento es de año-mes-dia horas:minutos:segundos

TimeStamp: Combinación de fecha y hora. El rango va desde el 1 de enero de 1970 al año 2037. El formato de almacenamiento depende del tamaño del campo:

Tamaño Formato
14 AñoMesDiaHoraMinutoSegundo   aaaammddhhmmss
12 AñoMesDiaHoraMinutoSegundo   aammddhhmmss
8 ñoMesDia aaaammdd
6 AñoMesDia aammdd
4 AñoMes aamm
2 Año aa

Time: almacena una hora. El rango de horas va desde -838 horas, 59 minutos y 59 segundos a 838, 59 minutos y 59 segundos. El formato de almacenamiento es de ‘HH:MM:SS’

Year: almacena un año. El rango de valores permitidos va desde el año 1901 al año 2155. El campo puede tener tamaño dos o tamaño 4 dependiendo de si queremos almacenar el año con dos o cuatro dígitos.

Tipo de Campo Tamaño de Almacenamiento
DATE 3 bytes
DATETIME 8 bytes
TIMESTAMP 4 bytes
TIME 3 bytes
YEAR 1 byte

3 Tipos de cadena:

Char(n): almacena una cadena de longitud fija. La cadena podrá contener desde 0 a 255 caracteres.

VarChar(n): almacena una cadena de longitud variable. La cadena podrá contener desde 0 a 255 caracteres.

Dentro de los tipos de cadena se pueden distinguir otros dos subtipos, los tipo Test y los tipo BLOB (Binary large Object)

La diferencia entre un tipo y otro es el tratamiento que reciben a la hora de realizar ordenamientos y comparaciones. Mientras que el tipo test se ordena sin tener en cuenta las Mayúsculas y las minúsculas, el tipo BLOB se ordena teniéndolas en cuenta.

Los tipos BLOB se utilizan para almacenar datos binarios como pueden ser ficheros.

TinyText y TinyBlob: Columna con una longitud máxima de 255 caracteres.

Blob y Text: un texto con un máximo de 65535 caracteres.

MediumBlob y MediumText: un texto con un máximo de 16.777.215 caracteres.

LongBlob y LongText: un texto con un máximo de caracteres 4.294.967.295. Hay que tener en cuenta que debido a los protocolos de comunicación los paquetes pueden tener un máximo de 16 Mb.

Enum: campo que puede tener un único valor de una lista que se especifica. El tipo Enum acepta hasta 65535 valores distintos

Set: un campo que puede contener ninguno, uno ó varios valores de una lista. La lista puede tener un máximo de 64 valores.

Tipo de campo Tamaño de Almacenamiento
CHAR(n) n bytes
VARCHAR(n) n +1 bytes
TINYBLOB, TINYTEXT Longitud+1 bytes
BLOB, TEXT Longitud +2 bytes
MEDIUMBLOB, MEDIUMTEXT Longitud +3 bytes
LONGBLOB, LONGTEXT Longitud +4 bytes
ENUM(‘value1′,’value2’,…) 1 ó dos bytes dependiendo   del número de valores
SET(‘value1′,’value2’,…) 1, 2, 3, 4 ó 8 bytes,   dependiendo del número de valores

Diferencia de almacenamiento entre los tipos Char y VarChar

Valor CHAR(4) Almace
namiento
VARCHAR(4) Almace
namiento
4 bytes 1 byte
‘ab’ ‘ab ‘ 4 bytes ‘ab’ 3 bytes
‘abcd’ ‘abcd’ 4 bytes ‘abcd’
‘abcdefgh’ ‘abcd’ 4 bytes ‘abcd’ 5 bytes

 

 

Por Carlos Luis Cuenca    http://www.desarrolloweb.com/articulos/1054.php

MS ACCESS: cómo buscar registros


   Supongamos que ha creado una base de datos a partir de una de las nuevas plantillas incluidas en Microsoft Office Access 2007. Puede tratarse de una base de datos Contactos y ha importado información de contacto desde Microsoft Office Outlook 2007. En un momento determinado, va a tener tantos datos que para buscar registros específicos ya no basta con echar un vistazo a una hoja de datos.

Hay cuatro formas de buscar registros específicos:

  • Desplazamiento El desplazamiento implica moverse entre los registros, generalmente de uno en uno, en una tabla o vista.

Nota Una vista es un objeto de base de datos que muestra la información almacenada en las tablas. Los formularios, consultas e informes pueden ser vistas.

Todas las plantillas de Office Access 2007 incluyen consultas que se pueden usar inmediatamente. Asimismo, puede crear sus propias consultas para buscar registros específicos y responder a preguntas concretas.

En este artículo se explican las técnicas que puede usar para desplazarse, buscar y filtrar los registros. Se incluye asimismo un ejemplo de cómo usar una consulta para buscar registros específicos y se proporcionan vínculos a otros artículos de ayuda para obtener información más detallada sobre el uso de las consultas.

¿Qué desea hacer?



Desplazarse por los registros

Hay varias formas de desplazarse por los registros. Puede presionar la tecla TAB para moverse por los registros según el orden en que aparecen y de uno en uno. Cuando abre una tabla o vista en la vista Hoja de datos (vista Hoja de datos: vista que muestra datos de una tabla, un formulario, una consulta, una vista o un procedimiento almacenado con formato de filas y columnas. En la vista Hoja de datos, puede editar campos, buscar y agregar o eliminar datos.), puede usar los botones de desplazamiento parar moverse entre los registros. La mayoría de los formularios incluyen asimismo botones de desplazamiento. En las plantillas de Office Access 2007, algunos formularios disponen del cuadro Ir a que permite elegir un registro basándose en los datos de los campos de clave.

Usar los botones de desplazamiento por los registros

Los botones de desplazamiento permiten ir de un registro a otro. Dependiendo del botón en el que se haga clic, el desplazamiento se realiza al registro primero, último, siguiente, anterior o a un nuevo registro.

 

Primer registro

Registro anterior

Registro activo

Siguiente registro

Último registro

Nuevo registro (vacío)

Indicador de filtro

Cuadro Buscar

Cuando haga clic en el cuadro Registro activo, podrá escribir un número de registro y, a continuación, presionar ENTRAR para ir a ese registro. El número de registro se cuenta secuencialmente desde el inicio del formulario o de la hoja de datos. No se corresponde con ningún valor de campo.

El botón del indicador de filtro muestra si se ha aplicado algún filtro. Si no hay ningún filtro aplicado o se han borrado todos los filtros, se ve Sin filtro. Para quitar el filtro, puede hacer clic en este botón si muestra Filtrado. De manera similar, si muestra Sin filtrar, puede hacer clic en este botón para aplicar el último filtro usado.

Si escribe texto en el cuadro Buscar, se resaltará el primer valor coincidente en tiempo real a medida que vaya escribiendo cada carácter. Puede usar esta característica para buscar rápidamente un registro con valor coincidente.

Seleccionar un registro mediante el cuadro Ir a

El cuadro Ir a permite elegir un registro concreto en una lista desplegable. El botón aparece en las bases de datos creadas a partir de una plantilla de Access, normalmente en los formularios de detalles que muestran información sobre personas, como el formulario Detalles de contactos en las bases de datos basadas en la plantilla Contactos. A veces, el cuadro Ir a aparece también en otros formularios, como el formulario Proyectos y tareas de las bases de datos basadas en la plantilla Proyectos de marketing.

Si un formulario incluye el cuadro Ir a, éste se sitúa en la sección superior izquierda de ese formulario y es similar a la siguiente ilustración:

 

Usar el cuadro Ir a

  1. Haga clic en la flecha situada en el borde del cuadro.
  2. Seleccione un registro en la lista desplegable.

Nota Si conoce los primeros caracteres del registro al que se desea desplazar, escríbalos en el cuadro Ir a para que pueda buscar rápidamente ese registro.

El cuadro Ir a muestra tantos datos como sean necesarios para identificar de manera única cada registro. Cuando se selecciona un registro en la lista, Access muestra el resto de los datos de ese registro en el área principal del formulario.

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Buscar registros específicos

Puede usar la ficha Buscar del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para buscar registros específicos. Puede buscar en un campo concreto o en una tabla o vista completa.

Nota El cuadro de diálogo Buscar y reemplazar puede usarse únicamente si la tabla o vista muestra datos, incluso si no hay registros visibles por la aplicación de un filtro.

Buscar registros

  1. Abra la tabla o vista en la que desee buscar.
  2. Haga clic en el campo en el que desee buscar.
  3. En el grupo Buscar de la ficha Inicio, haga clic en Buscar o presione CTRL+F.

O bien,

Método abreviado de teclado Presione CTRL+B.

Aparece el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, con la ficha Buscar seleccionada.

  1. En el cuadro Buscar, escriba el valor que desee buscar.
  2. De manera opcional, use la lista Buscar en para cambiar el campo en el que desea realizar la búsqueda o para buscar en toda la tabla subyacente.
  3. De manera opcional, en la lista Coincidir, haga clic en Cualquier parte del campo. De este modo, se realiza la búsqueda más amplia posible.

La lista Coincidir representa el operador de comparación. El elemento Cualquier parte del campo equivale a “contiene” y busca el criterio de búsqueda en cualquier parte del campo objeto de la búsqueda.

  1. En la lista Buscar, seleccione Todo y, a continuación, haga clic en Buscar siguiente.
  2. Cuando esté resaltado el elemento buscado, haga clic en Cancelar en el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para cerrar el cuadro de diálogo.

Para obtener más información sobre cómo usar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, vea el artículo Usar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para cambiar datos.

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Filtrar registros

Puede aplicar un filtro para limitar los registros mostrados a los que cumplen los criterios. Al aplicar un filtro, será más fácil buscar los registros que desee. Por ejemplo, para limitar rápidamente los registros mostrados, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en un campo cuyo valor desee hacer coincidir y, a continuación, seleccione una de las opciones Igual a, No es igual a, Contiene o No contiene situadas en la parte inferior del menú contextual.

Aplicar un filtro por selección

  1. Abra una tabla o un formulario.
  2. Para asegurarse de que la tabla o el formulario aún no está filtrado, en la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Avanzado y, a continuación, en Borrar todos los filtros si este comando está disponible.
  3. Vaya al registro que contiene el valor que desee usar como parte del filtro y, a continuación, haga clic en el campo. Para filtrar por una selección parcial, seleccione únicamente los caracteres que desee.
  4. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio, haga clic en Selección y, a continuación, haga clic en el filtro que desee aplicar.

O bien,

Haga clic con el botón secundario del mouse en el campo y, a continuación, seleccione una de las opciones Igual a, No es igual a, Contiene o No contiene en la parte inferior del menú contextual.

  1. Para filtrar otros campos basándose en una selección, repita los anteriores pasos 3 y 4.

Para explorar otras formas de filtrar, use los comandos que aparecen en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio.

Para obtener más información sobre cómo aplicar un filtro, vea el artículo Filtrar: limitar el número de registros en una vista.

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Buscar registros mediante una consulta

Las técnicas que se pueden usar para buscar y filtrar los registros son muy útiles a la hora de buscar registros específicos. Sin embargo, a veces puede que desee realizar periódicamente la misma operación de búsqueda o filtro. En vez de reproducir cada vez un conjunto de procedimientos de búsqueda y filtro, puede crear una consulta.

Diferentes tipos de información se almacenan como distintas clases de datos. Por ejemplo, las fechas de cumpleaños se almacenan como datos de fecha/hora, mientras que los nombres se almacenan como datos de texto. Cuando se usa una consulta para buscar o filtrar, se usan criterios basándose en el tipo de datos que se está buscando.

A veces, no encuentra un registro que sabe que existe. Esto puede suceder si ve los registros en un formulario o una consulta que no muestre determinados registros debido al valor de un campo concreto. Por ejemplo, en la plantilla Problemas, el formulario Lista de problemas no muestra los problemas con el estado “Cerrado” porque los registros proceden de una consulta que excluye específicamente esos casos. Para ver los casos cerrados, puede buscarlos en la tabla Problemas o el formulario Detalles de problemas, usar el informe Casos cerrados, o bien, crear una consulta que muestre los casos cerrados. En el siguiente ejemplo se muestra cómo usar una consulta para buscar registros.

Supongamos que usa una base de datos creada a partir de la plantilla Problemas de Access 2007 para realizar un seguimiento de los problemas. La tabla Problemas tiene un campo denominado Estado que indica si un problema concreto está activo, se ha resuelto o está cerrado. Puede crear una consulta que muestre los problemas con el estado Cerrado siguiendo estos procedimientos:

  1. En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta.
  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Problemas y, a continuación, haga clic en Cerrar.
  3. En el diseñador de consultas, haga doble clic en el asterisco (*) en la tabla Problemas. De este modo, asegura que la consulta mostrará todos los campos de los registros que devuelva.

Aparece Problemas.* en la primera columna de la cuadrícula de diseño, en la fila Campo. Esto indica que deben devolverse todos los campos de la tabla Problemas.

  1. En el diseñador de consultas, haga doble clic en Estado en la tabla Problemas.

Aparece Estado en la segunda columna de la cuadrícula de diseño, en la fila Campo.

  1. En la segunda columna de la cuadrícula de diseño, desactive la casilla de verificación en la fila Mostrar. De este modo, asegura que la consulta no mostrará el campo Estado.

Si no desactiva la casilla de verificación Mostrar situada en la columna Estado, se mostrará el campo Estado dos veces en los resultados de la consulta.

  1. En la segunda columna de la cuadrícula de diseño, en la fila Criterios, escriba =”Cerrado”. Éste es el criterio de búsqueda. De este modo, asegura que la consulta devolverá únicamente los registros cuyo valor de Estado sea “Cerrado”.

Nota En este ejemplo se usa un solo criterio de búsqueda. Se pueden usar varios criterios de búsqueda agregando criterios a más campos y mediante la fila o y las filas adicionales debajo de o.

La consulta ya puede ejecutarse y es similar a la siguiente ilustración:

 

  1. En el grupo Resultados de la ficha Diseño, haga clic en Ejecutar.

Nota A menos que ya haya empezado a registrar problemas y, por lo tanto, tenga datos en la tabla Problemas y haya establecido el estado de al menos un problema en “Cerrado”, la consulta no devolverá resultados. No obstante, puede guardar la consulta y usarla en cualquier momento.

  1. Presione CTRL+S para guardar la consulta. En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre para la consulta (por ejemplo, Problemas cerrados) y, a continuación, haga clic en Aceptar.

La consulta mostrará los problemas cuyo estado sea Cerrado.

Para obtener más información sobre cómo crear consultas para que le ayuden a buscar registros, vea los artículos Crear una consulta de selección sencilla y Crear una consulta basada en varias tablas.

Para obtener más información sobre los criterios de búsqueda y de filtro, vea el artículo Ejemplos de criterios de consulta.

Corresponde a:

Access 2007

Vea también:

Buscar registros con las fechas más recientes o más antiguas

Buscar registros con valores superiores o inferiores en un grupo o campo

Buscar, ocultar o eliminar datos duplicados

Filtrar y ordenar

Final del formulario

 

MS ACCESS: Propiedades de control de derecha a izquierda


 La característica descrita en este tema de Ayuda sólo está disponible si el soporte para idiomas de derecha a izquierda (derecha a izquierda: hace referencia a la configuración de teclado, vistas de documentos, objetos de interfaz de usuario y la dirección en la que se muestra texto. El árabe y el hebreo son idiomas de derecha a izquierda.) está habilitado mediante la Configuración de idioma de Microsoft Office.

Asimismo, para habilitar (idiomas habilitados: idiomas que pueden agregarse para editar texto en los programas de Microsoft Office. Estos idiomas se utilizan además de la versión de idioma instalada del producto y proporcionan funciones adicionales para trabajar en un entorno de varios idiomas.) las características de derecha a izquierda en Microsoft Access, deberá ejecutar un sistema operativo Microsoft Windows de 32 bits con soporte de derecha a izquierda – por ejemplo, la versión en árabe de Microsoft Windows 2000.

Los valores de estas propiedades al principio se determinan cuando el control se coloca en la cuadrícula vista Diseño (vista Diseño: vista que muestra el diseño de los siguientes objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes y macros. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.) de un formulario o informe.

Nota Los valores asociados a estas propiedades están disponibles en formularios e informes. El comportamiento de controles de tablas y consultas es una configuración con capacidad fija bidireccional (bidireccional: describe un entorno en el que se utilizan juntos los atributos de comportamiento de derecha a izquierda y de izquierda a derecha, como sucede en el caso de que haya texto inglés y texto árabe dentro de la misma oración.): AlineaciónDeBarraDeDesplazamientoVertical = Sistema (sistema: configuración de controles y otras opciones que deriva sus valores del sistema operativo Microsoft Windows.), FormasNumerales = Sistema, IdiomaTeclado = Sistema, AlineaciónTexto = General (alineación General: formato que, normalmente, alinea el texto a la izquierda y los números a la derecha. Cuando están activas las funciones de escritura de derecha a izquierda, la alineación General se amplía para incluir el modo Texto (disponible siempre) y el modo Interfaz (disponible a veces).), OrdenLectura = Contexto (contexto: orden de lectura y configuración de alineación que se suele utilizar en controles que muestran texto. Cuando se selecciona el valor Contexto, el orden de lectura se determina por el primer carácter fuerte (no un número ni un carácter especial) que se escribe.) y la posición del punto de inserción inicial = depende de los datos. Si el control no contiene texto, la alineación, el orden de lectura (orden de lectura: orden visual en el que se muestran caracteres, palabras y grupos de palabras. El español y la mayoría de los demás idiomas europeos se muestran en el orden de izquierda a derecha, y el hebreo, árabe, persa y urdu se muestran en el orden de derecha a izquierda.) y la posición del punto de inserción inicial se determinan mediante el idioma del teclado (idioma del teclado: idioma seleccionado para insertar texto.) al especificar el control: de derecha a izquierda si el idioma del teclado es un idioma de derecha a izquierda y de izquierda a derecha (de izquierda a derecha: hace referencia a las configuraciones de teclado, las vistas de documento, los objetos de interfaz de usuario y la dirección en la que se muestra el texto. El español y la mayoría de los demás idiomas europeos son idiomas de escritura de izquierda a derecha.) en caso contrario.

PropiedadOrdenLectura (ReadingOrder)

Determina el orden de lectura del control. Puede especificar el orden de lectura de derecha a izquierda o de izquierda a derecha o hacer que el orden de lectura se determine mediante el idioma del teclado del primer texto especificado.

Propiedad IdiomaTeclado (KeyboardLanguage)

La propiedad IdiomaTeclado (KeyboardLanguage) anula el idioma del teclado que se está utilizando (incluyendo el cambio del icono de idioma del teclado activo en la barra de tareas). Esta propiedad especifica el idioma del teclado inicial cuando el control recibe el enfoque. Esta función es útil para programas de entrada de grandes cantidades de datos porque reduce los cambios de idioma del teclado al mover de un campo al otro. Después, puede seleccionar un nuevo idioma del teclado.

En la vista Formulario (vista Formulario: vista que muestra un formulario para mostrar o aceptar datos. La vista Formulario es el medio principal para agregar y modificar datos a tablas. También se puede cambiar el diseño de un formulario en esta vista.) o en la vista Hoja de datos (vista Hoja de datos: vista que muestra datos de una tabla, un formulario, una consulta, una vista o un procedimiento almacenado con formato de filas y columnas. En la vista Hoja de datos, puede editar campos, buscar y agregar o eliminar datos.), Access activará el idioma del teclado designado. Si la operación falla (es lo más probable, porque el idioma del teclado solicitado no está disponible en el sistema del programador o del usuario), no se cambia el idioma del teclado activo.

Propiedad AlineaciónTexto (TextAlign)

Esta propiedad determina la colocación del texto dentro de un control. Además de las alineaciones estándar de caracteres a la izquierda, derecha y el centro, las características de derecha a izquierda de Access usan el valor Alineación general para especificar la manera de alinear el texto.

Propiedad AlineaciónDeBarraDeDesplazamientoVertical (ScrollBarAlign)

Esta propiedad permite colocar las barras de desplazamiento verticales del control y los botones en la dirección (dirección: especifica el orden de lectura, la alineación y/o la apariencia visual de documentos y texto de derecha a izquierda, independientemente del idioma del teclado. La dirección describe también cómo se orientan la interfaz de usuario, los controles y otros objetos de la pantalla.) de derecha a izquierda o de izquierda a derecha. Para que la barra de desplazamiento siga el valor de la propiedad Orientación para el formulario o informe que contiene el control, haga clic en Sistema. (Una barra de desplazamiento vertical se coloca a la izquierda si la propiedad Orientación (Orientation) del formulario o informe está establecida De derecha a izquierda, y se coloca a la derecha si la propiedad Orientación (Orientation) del formulario o informe está establecida De izquierda a derecha.)

Propiedad FormasNumerales

Esta propiedad determina si se utilizarán formas occidentales (árabes) o formas específicas del lugar para mostrar valores numéricos. Por ejemplo, en varios países árabes se utilizan dos representaciones distintas de formas de dígitos: árabe e hindi. Puede elegir entre controles de texto específicamente árabes o nacionales (normalmente hindi en una configuración regional árabe), puede dejar que el sistema operativo Microsoft Windows determine las formas numerales que deben mostrarse o bien puede dejar que el contexto del idioma de un texto adyacente determine la forma numeral (sólo formas árabes e hindi).

Propiedades de derecha a izquierda admitidas por controles de diferentes tipos

 

 

ACCESS: exigir integridad referencial entre las tablas (ADP)


Nota   La información recogida en este tema sólo se aplicará a proyectos de Microsoft Access (.adp).

La integridad referencial entre tablas se exige de manera predeterminada cuando se crea una relación en el diagrama de base de datos. La exigencia de una relación garantiza que cada valor especificado en una columna de clave externa coincide con un valor existente en la columna de clave principal relacionada.

Puede cambiar las condiciones en las que se exige la integridad referencial al modificar las propiedades de la relación.

OcultarCambiar las opciones de integridad referencial de una relación nueva

  1. En la ventana Base de datos, elija Diagramas de base de datos Imagen del botón   en Objetos, haga clic en el diagrama de base de datos que desee abrir y, a continuación, elija Diseño en la barra de herramientas de la ventana Base de datos.
  2. Cree una relación en el diagrama de base de datos.

Mostrar¿Cómo?

Si desea asociar filas de una tabla con filas de otra, cree relaciones entre las dos tablas.

MostrarCrear relaciones en un diagrama de base de datos

  1. En la ventana Base de datos, elija Diagramas de base de datos Imagen del botón   en Objetos, haga clic en el diagrama de base de datos que desee abrir y, a continuación, elija Diseño en la barra de herramientas de la ventana Base de datos.
  2. En el diagrama de base de datos, haga clic en el selector de fila Icono de selector de fila de la columna o combinación de columnas de base de datos que desee relacionar con una columna de otra tabla.
  3. Con el puntero situado encima del selector de fila, haga clic y arrastre la tabla relacionada.
  4. Suelte el botón del mouse. Aparece el cuadro de diálogo Crear relación e intenta hacer coincidir las columnas seleccionadas con columnas que tengan el mismo nombre y tipo de datos en la tabla relacionada.
  5. En el cuadro de diálogo Crear relación, confirme que las columnas que desea relacionar aparecen en las listas Tabla de claves principales y Tabla de claves externas.
  6. Elija Aceptar para crear la relación.

En el diagrama, el lado de la clave principal de la relación está representado mediante el símbolo de una llave Icono de llave. En relaciones uno a uno, la tabla que inició la relación determina el lado de la clave principal. Por ejemplo, si crea una relación de la columna id_editores de la tabla editores con la columna id_editores de la tabla info_editores, la tabla editores estará en el lado de la clave principal de la relación.

MostrarCrear una relación con el Diseñador de tablas

  1. Elija Tablas Imagen del botón   en Objetos, haga clic en la tabla que está en el lado de la clave externa de la relación y, a continuación, en Diseño en la barra de herramientas de la ventana Base de datos.
  2. Haga clic con el botón secundario del mouse en el Diseñador de tablas y elija Relaciones.
  3. Haga clic en el botón Nueva.
  4. En la lista desplegable Tabla de claves principales, seleccione la tabla que estará en el lado de la clave principal de la relación. En la cuadrícula situada debajo, especifique las columnas que constituyen a la clave principal de la tabla. En la celda de cuadrícula adyacente, situada a la izquierda de cada columna, especifique la correspondiente columna de clave externa de la tabla de claves externas.
    El Diseñador de tablas le sugerirá un nombre para la relación. Para cambiar este nombre, modifique el contenido del cuadro de texto Nombre de la relación.
  5. Elija Cerrar para crear la relación.
  1. En el cuadro de diálogo Crear relación desactive o active una o varias opciones. Para obtener más información sobre cada opción, haga clic en Ayuda.

OcultarCambiar las opciones de integridad referencial de una relación existente

  1. En la ventana Base de datos, elija Diagramas de base de datos Imagen del botón   en Objetos, haga clic en el diagrama de base de datos que desee abrir y, a continuación, elija Diseño en la barra de herramientas de la ventana Base de datos.
  2. Seleccione la línea de relación en el diagrama de base de datos.
  3. Haga clic con el botón secundario del mouse en la línea de relación y elija Propiedades.
  4. Elija la ficha Relaciones.
  5. Elija la relación en la lista Relación seleccionada.
  6. Desactive o active una o más opciones. Para obtener más información sobre cada opción, haga clic en Ayuda.

La relación se actualiza en la base de datos al guardar el diagrama o alguna de las tablas relacionadas.

ACCESS: propiedades de los cuadros de lista…


 

Propiedades que puede utilizar para crear o modificar cuadros de lista y cuadros combinados en un formulario

Cuando utilice un asistente para crear un cuadro de lista o cuadro combinado, Microsoft Access establecerá determinadas propiedades para el control (control: objeto de interfaz gráfica para el usuario, como un cuadro de texto, una casilla de verificación, una barra de desplazamiento o un botón de comando, que permite a los usuarios controlar el programa. Utilice los controles para mostrar datos y opciones, realizar una opción o facilitar la lectura de la interfaz.). Se puede trabajar con estas propiedades directamente si no se necesita utilizar un asistente para crear el control, o se puede utilizar un asistente para crear el control y, posteriormente, modificar estas propiedades para que el control funcione tal como se desee. Para obtener más información sobre las propiedades que se especifican a continuación, haga clic en la propiedad incluida en la hoja de propiedades y presione la tecla F1.

En una base de datos de Access (base de datos de Microsoft Access: colección de datos y objetos (como tablas, consultas o formularios), que está relacionada con un tema o propósito concreto. o un proyecto de Access (proyecto de Microsoft­ Access: archivo de Access que se conecta con una base de datos de Microsoft SQL Server y se usa para crear aplicaciones cliente/servidor. Un archivo de proyecto no contiene datos ni objetos basados en definiciones de datos, como tablas o vistas.) conectado a Microsoft SQL Server 2000 o Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine, también puede utilizar estas propiedades para personalizar un campo de búsqueda (campo de búsqueda: campo utilizado en un formulario o un informe de una base de datos de Access que muestra una lista de valores recuperados de una tabla o consulta, o almacena un conjunto estático de valores.).

Propiedad Descripción
TipoDeOrigenDeLaFila   (RowSourceType) Funciona junto con la   propiedad OrigenDeLaFila. Esta propiedad se utiliza para especificar   el tipo de origen de la fila (Tabla o consulta, Tabla/Vista/ProcAlmacenado,   Lista de valores, Lista de campos o Función de Visual Basic (procedimiento Function: procedimiento que   devuelve un valor y que se puede utilizar en una expresión. Se declara una   función con la instrucción Function y se finaliza con la instrucción End   Function.)) y, a continuación, se especifica el origen de   la fila actual en la propiedad RowSource.
OrigenDeLaFila   (RowSource) Especifica el nombre de   la tabla, consulta o instrucción SQL, si TipoDeOrigenDeLaFila está   establecido a Tabla/Consulta. Especifica las entradas en la lista,   separadas por punto y coma, si TipoDeOrigenDeLaFila está establecida a   List