Elegir entre Access y Excel


La gran pregunta: ¿Cómo desea organizar los datos?

Si no sabe si elegir Access o Excel, dedique un momento a responder una pregunta importante: ¿Necesita organizar los datos en una estructura de datos relacional o una estructura de datos plana? Sí, son términos de experto, pero no permita que le intimiden. Decidir una estructura es difícil. En las siguientes secciones se ofrece información acerca de cada tipo de estructura de datos y aprenderá a decidir cuál es la mejor opción.

Por ahora, sólo tenga presente que Access está diseñado para trabajar con datos relacionales, mientras que Excel funciona mejor con estructuras de datos planas.

¿Análisis y números? Elija Excel

¿En qué se destaca Excel? ¡Con los números! Puede ejecutar análisis de modelos Y si sofisticados y análisis de costes y beneficios que no podrá lograr con Access.

¿Necesita informes de tablas dinámicas? Son tablas interactivas que le permiten girar filas y columnas y visualizar diferentes resúmenes de los datos. Excel facilita el trabajo mediante informes de tablas dinámicas e informes de gráficos dinámicos, que son gráficos basados en esas tablas.

¿Desea transmitir visualmente la información, mediante gráficos o barras de datos? Excel es su herramienta.

Finalmente, no todos tienen Access, y no todos saben usarlo. Es posible que sus compañeros prefieran Excel.

Éstas son algunas de las razones para usar Access:

¿Necesita brindar asistencia a los usuarios para que escriban los datos? Por ejemplo, a algunos usuarios les resulta difícil escribir los datos en una cuadrícula de celdas. Con Access, puede solucionar ese problema al crear formularios de entrada de datos que facilitan la escritura precisa de los datos.

¿Los usuarios necesitan informes? Con Access, puede crear informes que los usuarios pueden ejecutar en cualquier momento.

Access también es la mejor opción cuando necesita que diferentes usuarios trabajen sobre los mismos datos de forma simultánea. Varios usuarios pueden trabajar sobre los mismos datos, porque Access bloquea un registro mientra un usuario lo modifica. Puede compartir un libro de Excel con varios usuarios, pero el proceso funciona mejor cuando los usuarios realizan cambios en los datos en Excel en distintos momentos.

exacc

 

Si necesita conectarse a varios orígenes de datos y editar los datos directamente en esos orígenes, Access es su opción. Puede ver datos externos con Excel, pero no puede modificarlos.

Consigna: Sin embargo ésto no es tan así. Ambos productos fueron diseñados con la misma arquitectura, y al no usar “ambos” se desaprovechan las relaciones y conexiones entre los dos productos, integrantes de un mismo paquete MS OFFICE.

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